Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
● гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
● внутренняя переадресация документов по исполнителям;
● код по тематическому классификатору, ключевые слова;
● количество листов документа;
● наличие приложений;
● должностное лицо, поставившее документ на контроль;
● промежуточные сроки исполнения;
● перенос сроков исполнения;
● срок хранения документа;
● статус документа (проект, версия);
● вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Компании.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
Контроль исполнения обеспечивает руководитель компании и по его поручению Управление делами, которое осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Компании.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документа.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов организации и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
● с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
● без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя компании, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Руководитель компании представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) – автор документа.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель компании или по его поручению Управление делами. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
Управление делами на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в компании, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства компании в установленные им сроки или по запросам.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно».
Руководитель компании, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
Управление делами делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
Управление делами еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя компании о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
О ходе и результатах выполнения каждого документа руководителю компании представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе дано нескольким должностным лицам, то компания, указанная в поручении первой, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой «в дело».
Глава 4. Специфика работы с документацией, составляющей коммерческую или иную тайну.
Принципы построения номенклатуры дел
Каждое учреждение (фирма, предприятие) должно иметь свою номенклатуру дел, в которую включаются все документы, отражающие деятельность этого учреждения.
Основными признаками построения номенклатуры дел являются:
– применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел изменений, добавлений;
– единство в переходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; стабильность индексов дел;
– сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.
Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел необходимо изучить состав, содержание, количество документов структурного подразделения или предприятия.
При составлении номенклатуры дел используют:
Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;
– планы;
– отчеты о работе;
– штатное расписание;
– действующие перечни документов;
– классификаторы;
– номенклатуры дел за прошлые годы;
– список структурных подразделений;
– список корреспондентов;
– список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);
– справочник картотеки.
Составляющие номенклатуры дел
В номенклатуру дел включаются:
– заголовки дел, отражающие все документальные участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, фирмы, организации;
– справочные и контрольные карточки;
– личные дела (вносятся под общим заголовком и единым индексом);
– номенклатура дел;
– документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра;
– дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения (например, избирательных комиссий);
– для общественных организаций, учреждения, фирмы, предприятия (народного контроля, добровольных обществ и т.д.);
– дела органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (советов, комиссий, отделов и т.д.);
– незаконченные дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения.
Различают три вида номенклатурыдел: индивидуальная, типовая, примерная.
Индивидуальная номенклатура дел
Индивидуальнаяноменклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.
При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.
Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.
Структурные подразделения, разрабатывая собственные номенклатуры дел, выполняют следующую работу:
– определяют документы, которые войдут в состав дел;
– составляют номенклатуру дел;
– разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;
– устанавливают сроки хранения дел;
– определяют систему индексов и индексацию дел;
– оформляют и согласовывают номенклатуру дел с заведующим ведомственным архивом и одобряют экспертной комиссией структурного подразделения.
Работе по составлению индивидуальных номенклатуре дел должна предшествовать индексация структурных подразделений или отдельных специалистов. Индексация отражает порядок расположения отделов и специалистов учреждения и производится арабскими цифрами.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатуре дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Типовая номенклатура дел
Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Они позволяют установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.
Примерная номенклатура дел
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
● гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
● внутренняя переадресация документов по исполнителям;
● код по тематическому классификатору, ключевые слова;
● количество листов документа;
● наличие приложений;
● должностное лицо, поставившее документ на контроль;
● промежуточные сроки исполнения;
● перенос сроков исполнения;
● срок хранения документа;
● статус документа (проект, версия);
● вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3.3. Контроль исполнения документов
3.3.1. Организация контроля исполнения
Контроль исполнения включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Компании.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
Контроль исполнения обеспечивает руководитель компании и по его поручению Управление делами, которое осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Компании.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документа.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов организации и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
● с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
● без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя компании, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Руководитель компании представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) – автор документа.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель компании или по его поручению Управление делами. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
Управление делами на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в компании, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства компании в установленные им сроки или по запросам.
3.3.2. Контроль исполнения документов
На контроль ставятся все поступающие, требующие исполнения.В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно».
Руководитель компании, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
Управление делами делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
Управление делами еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя компании о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
О ходе и результатах выполнения каждого документа руководителю компании представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе дано нескольким должностным лицам, то компания, указанная в поручении первой, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой «в дело».
Глава 4. Специфика работы с документацией, составляющей коммерческую или иную тайну.
4.1. Номенклатура дел организации
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в компании с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Принципы построения номенклатуры дел
Каждое учреждение (фирма, предприятие) должно иметь свою номенклатуру дел, в которую включаются все документы, отражающие деятельность этого учреждения.
Основными признаками построения номенклатуры дел являются:
– применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел изменений, добавлений;
– единство в переходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; стабильность индексов дел;
– сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.
Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел необходимо изучить состав, содержание, количество документов структурного подразделения или предприятия.
При составлении номенклатуры дел используют:
Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;
– планы;
– отчеты о работе;
– штатное расписание;
– действующие перечни документов;
– классификаторы;
– номенклатуры дел за прошлые годы;
– список структурных подразделений;
– список корреспондентов;
– список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);
– справочник картотеки.
Составляющие номенклатуры дел
В номенклатуру дел включаются:
– заголовки дел, отражающие все документальные участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, фирмы, организации;
– справочные и контрольные карточки;
– личные дела (вносятся под общим заголовком и единым индексом);
– номенклатура дел;
– документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра;
– дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения (например, избирательных комиссий);
– для общественных организаций, учреждения, фирмы, предприятия (народного контроля, добровольных обществ и т.д.);
– дела органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (советов, комиссий, отделов и т.д.);
– незаконченные дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения.
Различают три вида номенклатурыдел: индивидуальная, типовая, примерная.
Индивидуальная номенклатура дел
Индивидуальнаяноменклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.
При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.
Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.
Структурные подразделения, разрабатывая собственные номенклатуры дел, выполняют следующую работу:
– определяют документы, которые войдут в состав дел;
– составляют номенклатуру дел;
– разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;
– устанавливают сроки хранения дел;
– определяют систему индексов и индексацию дел;
– оформляют и согласовывают номенклатуру дел с заведующим ведомственным архивом и одобряют экспертной комиссией структурного подразделения.
Работе по составлению индивидуальных номенклатуре дел должна предшествовать индексация структурных подразделений или отдельных специалистов. Индексация отражает порядок расположения отделов и специалистов учреждения и производится арабскими цифрами.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатуре дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Типовая номенклатура дел
Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Они позволяют установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.
Примерная номенклатура дел
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента