Страница:
«Занятия, которые восстанавливают ваши физические, эмоциональные и интеллектуальные ресурсы, должны придумать вы сами для себя. То, что годится для одного человека, может не подойти другому».
Для определения таких занятий был проведен мозговой штурм. Группу поделили на три подгруппы, каждая из которых должна была найти максимальное количество способов для ежедневного, еженедельного и ежегодного восстановления жизненных ресурсов.
Каждому участнику выдали по 10 стикеров, на каждом из которых необходимо было написать по одному способу восстановления жизненных ресурсов. После того как каждый справился с заданием, можно было структурировать полученные идеи и анализировать информацию.
7.3. Создание интеллект-карты/Анализ
Взяв листы формата А1, участники своих подгрупп начали объединять полученные мысли. Стикер с идеей крепился к подобной области, если она уже была обозначена на листе флипчарта, а если не было, то создавалась новая область (рис. 1.11).
Мы видели перед собой множество разных способов ежегодного восстановления ресурсов, из которых каждый выбрал тот, который подходил именно ему.
7.4. Действие
После того как мы обзорно увидели возможные способы восстановления жизненных ресурсов и поняли, что это тоже можно и нужно планировать, осталось приступить к самому сложному – заставить себя что-то сделать.
После тренинга нам раздали комплект материалов, в который входили три интеллект-карты – для ежедневного, еженедельного и ежегодного восстановления ресурсов, созданные в процессе группового мозгового штурма, переведенные в электронный формат Mind Manager. На основе этих карт я выбрала актуальные для меня способы (рис. 1.12).
Бизнес-тренер порекомендовал повесить карту с ежедневным восстановлением жизненных ресурсов – рядом с рабочим местом, а с еженедельным и ежегодным – на дверце холодильника или туалета.
Благодаря тому что яркие интеллект-карты постоянно привлекают внимание, мне пришлось регулярно задавать себе вопрос «А что я делаю из того, что там написано?». И чем чаще я задавала себе такой вопрос, тем чаще заставляла себя действовать! И потихоньку стал появляться результат…
Комментарий консультанта
Вы можете получить интеллект-карты еженедельного и ежегодного восстановления ресурсов в составе электронного комплекта к книге.
7.5. Результат
Как только я стала осознанно планировать восстановление своих жизненных ресурсов, я заметила интересную особенность: мой организм выделяет гораздо больше энергии под выполнение поставленных задач, если я знаю, что за ними последует гарантированное запланированное заранее восстановление энергии. И чем интереснее планируется отдых, тем больше энергии выделяется, тем больше задач удается выполнить!
Карты с жизненными ресурсами постоянно дополняются, появляются новые варианты. Благодаря выполнению целей каждого из этапов алгоритмамайнд-менеджмента мы с помощью бизнес-тренера компании «Организация Времени» решили такую нестандартную задачу, как нахождение возможных способов восстановления энергии для осуществления более эффективной работы!
Комментарий консультанта
А как часто вы планируете свой отдых? Всегда ли удается вам уделять достаточно внимания наилучшим для вас способам восстановления энергии? Часто ли вам советуют больше отдыхать? Если вы хотите изменить свои ответы на эти вопросы с помощью алгоритма майнд-менеджмента, выполните авторское упражнение на поиск способов восстановления жизненных ресурсов из электронного комплекта к книге.
• Мы не можем оперировать одновременно более чем 7±2 объектами информации.
• Любая мысль может быть тут же потеряна и вытеснена другой, не всегда более важной и приоритетной мыслью.
• Мы недоиспользуем возможности нашего мозга по восприятию сгруппированной и связанной информации, содержащей в себе смысловые цвета, рисунки, схемы, типовые связи.
• Информация воспринимается тем лучше, чем больший объем коры головного мозга подключается к ее восприятию.
• Наш мозг мыслит ассоциативно, выстраивая из полученной информации взаимосвязи мыслей и логичную структуру (на основе нашей и только нашей логики или опыта), после чего у нас формируется понимание информации, то есть появляется образ.
• Для того чтобы быстро достичь результата задуманного интеллектуального продукта, необходимо сначала собрать все мысли, структурировать их, чтобы понять, что же именно нужно сделать для достижения результата.
Умение правильно структурировать информацию становится необходимым навыком в современном мире, так как 90 % информации обычный офисный сотрудник сейчас получает в электронном виде, количество которой удваивается каждые несколько лет.
А так как большинство электронной информации поступает и обрабатывается через такие распространенные офисные программы, как Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point, Lotus Notes и др., которые задействуют в основномна восприятие левым (аналитическим) полушарием, то для большинства современных офисных сотрудников характерна картина, показанная на рис. 1.13.
При отсутствии необходимых навыков структурирования информация, поступающая в электронном виде, является одним из основных поглотителей времени, и роль способности современного сотрудника быстро обрабатывать электронную информацию, анализировать ее и принимать на ее основе решения является одной из ключевых в повышении эффективности его работы.
Приобрести такие навыки и научиться пользоваться современными технологиями использования огромных ресурсов нашего мозга можно с помощью открытий в области майнд-менеджмента (рис. 1.14).
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания
Во время тренингов по тайм-менеджменту нам приходится работать с самыми разными проблемами и задачами.
На одном из тренингов в консалтинговой компании, как раз в начале финансового кризиса, была озвучена очень актуальная проблема – как снизить затраты на время кризиса?
В ходе 10-минутного мозгового штурма и последующего структурирования полученных идей была получена наглядная интеллект-карта с массой интересных работоспособных вариантов (рис. 1.15).
Мы разобрали на адекватность каждый из полученных вариантов, отменив одни, приняв другие и запланировав следующие действия по третьим. По отзывам клиента, через два месяца с помощью конкретных действий по созданной интеллект-карте им удалось снизить затраты более чем на 20 % – вот вам и результат.
Комментарий консультанта
Пугающе огромное количество идей возникает в нашей голове, когда мы начинаем обдумывать такие масштабные задачи и проблемы, как «снижение затрат». Если хвататься за первые попавшиеся идеи и начинать действовать, вряд ли можно добиться желаемого результата. А вот если четко следовать этапам алгоритма майнд-менеджмента и формировать образ проблемы, то результат не заставит себя ждать!
Есть ли резервы снижения затрат в вашей компании? Проведите коллективный мозговой штурм на тему «Как снизить затраты?». О том, как правильно проводить мозговые штурмы, читайте в главе 2.
• Интеллект-карты являются современным инструментом для выполнения эффективной интеллектуальной работы.
• При работе с интеллект-картами задействуется кора правого полушария головного мозга, отвечающая за восприятие наглядных и цветных образов и творческую деятельность. Благодаря этому визуализированная информация воспринимается гораздо быстрее и дольше запоминается.
• Наш мозг воспринимает и обрабатывает информацию ассоциативно, стараясь создать на основе получаемой информации образ, чтобы понять ее. Практически вся информация в головном мозге хранится в виде образов.
• Информация воспринимается легче, если у нас имеется аналогичный опыт или если она представлена в максимально образном виде, позволяющей задействовать максимум объема коры головного мозга.
• Для того чтобы максимально быстро создать готовый интеллектуальный продукт, необходимо пройти пять этапов. рождение идеи; проведение мозгового штурма, создание хаоса мыслей по осуществлению идеи; структурирование полученных идей в виде интеллект-карты, оценка и анализ; действие на основе четкого понимания поставленных задач и будущего результата; получение результата.
• Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания.
• Благо даря соблюдению принципов майнд-менеджмента вы можете существенно облегчить выполнение таких интеллектуальных работ, как:
– решение проблем и нестандартных задач;
– быстрое написание простых для понимания текстов;
– эффективное обучение;
– успешные выступления публично;
– принятие решений;
– управление задачами;
– управление проектами;
– стратегическое планирование;
– мониторинг бизнес-процессов;
– управление совещаниями;
– управление корпоративными знаниями;
– организация эффективной командной работы, в том числе удаленно работающих сотрудников;
– другие области интеллектуальной деятельности.
Глава 2. Решайте успешно проблемы и нестандартные задачи
• познакомитесь с основными правилами и этапами решения проблем и нестандартных задач;
• научитесь правильному проведению мозгового штурма;
• узнаете о том, как повысить эффективность проведения мозгового штурма с помощью Mind Manager;
• увидите на реальных примерах, как решать с помощью правильного проведения мозгового штурма разные личные и бизнес-задачи.
Куда пойти учиться? Как выбрать новый офис или арендовать квартиру? Как повысить эффективность своей работы? Какие есть резервы для повышения эффективности бизнеса? Как повысить лояльность клиента? Эти и многие другие нестандартные задачи и проблемы вызывают в нашей голове огромное количество постоянно меняющихся ассоциаций.
«Как вы решаете подобные задачи?» – такой вопрос мы регулярно задаем нашим клиентам в начале работы. «Обдумываем их в свободное время», «Обсуждаем на совещаниях», «Принимаем решение интуитивно». При таких способах решения проблем и нестандартных задач обязательно возникают сложности, связанные с потерями времени и общей эффективности. Сложно уверенно решать проблемы и нестандартные задачи, предварительно не поняв общей картины, то есть не создав образ проблемы или задачи.
Стоит отметить, что в последнее время все более частым ответом на наш вопрос становится: «Мы проводим мозговой штурм». Правда, это не всегда значит, что проведен он действительно качественно.
Мозговой штурм (Brain storm) – самый логичный шаг алгоритма майнд-менеджмента. Когда сформулирована проблема, необходимо генерировать максимальное количество самых разнообразных идей и ассоциаций, которые на этапе структурирования и создания интеллект-карты позволят сформировать правильный образ проблемы или новой задачи.
Сейчас этот метод используется в самых разных областях интеллектуальной деятельности – от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях. Суть метода заключается в том, что процесс выдвижения идей отделен от процесса их оценки и отбора. Удивительно, но факт: двухшаговый подход к решению проблем был описан еще Тацитом, исследовавшим быт германцев 2000 лет назад. «На пиршествах они толкуют о примирении, заключении браков, о выдвижении вождей, полагая, что ни в какое время душа не бывает столь расположена к откровенности и никогда так не воспламеняется о помыслах о великом… На следующий день возобновляется обсуждение тех же вопросов. И то, что они в два приема занимаются ими, покоится на разумном основании: они обсуждают их, когда неспособны к притворству, и принимают решение, когда ничто не мешает их здравомыслию».
На данный момент техника мозгового штурма общепризнанно является одним из самых известных и эффективных методов генерации идей. Обычно под мозговым штурмом ошибочно понимают простое обсуждение без критики, раскрепощение ума, отбрасывание рамок и правил. Однако здесь как раз важно соблюдение нескольких четких правил, которые позволяют существенно повысить эффективность проведения штурма.
1. Мозговой штурм проводится как коллективно, так и индивидуально. При групповом исполнении его эффективность выше, так как количество полученных идей будет гарантированно больше. Но здесь важно обеспечить компетентную модерацию. Оптимальное количество участников в группе 4–12 человек. Если участников больше 12, то желательно их разбить на подгруппы, тогда количество идей будет еще больше.
2. В состав группы участников желательно пригласить разных людей, являющихся профессионалами в своих областях, – это позволит резко повысить количество сгенерированных идей, так как каждый участник будет смотреть на обсуждаемую проблему или нестандартную задачу сквозь призму своего опыта.
3. Вначале обязательно должна быть четко сформулирована основная цель, поставлены временные границы и установлены количественные критерии успешности (например, в течение 10 минут сформулировать минимум 20 способов решения задачи N).
4. Необходимо выбрать из группы троих участников, которые помимо генерации идей будут выполнять следующие роли:
• ведущий. Его задача – следить за соблюдением правил, управлять очередностью высказываний, держать темп и динамику обсуждения. Как показывает практика, эффективнее выбирать в роли ведущего рядового сотрудника, а не руководителя, так как это существенно раскрепощает группу и увеличивает количество полученных идей;
• ответственный за соблюдение временных рамок. Его задача – регулярно напоминать участникам штурма об оставшемся времени для генерации идей;
• записывающий идеи. Его задача – фиксировать в зоне общего видения абсолютно все сгенерированные идеи.
5. Во время этапа генерации идей запрещена любая критика. Это главное правило, за соблюдением которого должен постоянно следить ведущий. Запрещены высказывания вроде «это невозможно», «не хватит денег», «не примет правление», «не купят клиенты» и др. Во время штурма участники снимают с себя все должностные полномочия. Руководителю важно не садиться во главе стола и не ставить оценок.
6. Не бояться повторений. Все уже полученные идеи должны быть постоянно видны, и новые идеи могут отталкиваться от предыдущих.
1.1. Разминка
Если участники вначале незнакомы с техникой мозгового штурма, необходимо им вкратце рассказать об основных правилах. После инструктажа важно провести разминку. Этот этап часто незаслуженно игнорируется, хотя правильно проведенная разминка позволяет подготовить участников к будущей генерации идей, сплотить их и распределить роли.
Для разминки рекомендуется брать отвлеченную и шутливую тему, которая может звучать так: «Придумать в течение 3 минут минимум 30 способов использования канцелярской скрепки (воздушного шарика, листа бумаги, кирпича, презерватива и др.)».
1.2. Мозговой штурм
Как уже говорилось, в самом начале важно четко, конкретно и измеримо поставить основную цель. Желательно эту цель письменно зафиксировать таким образом, чтобы участники могли постоянно видеть ее и отталкиваться от нее при генерации идей. По сути, основная цель будет центром будущей интеллект-карты, поэтому она должна быть яркой, сочной, провоцирующей мозг на ассоциации.
Например, тема может звучать следующим образом: «Сформулировать 40 основных работ для успешного проведения корпоративного Нового года», или «Предложить 20 способов уменьшения затрат на обслуживание офиса», или «Сгенерировать 15 основных направлений развития компании в следующем году», или «Определить 20 возможных способов повышения продаж на ближайший год» и др.
Как правило, процессу штурма уделяется от 10 до 30 минут, но при этом важно суметь рассчитать время таким образом, чтобы сессия заканчивалась на всплеске активности, а не от упадка сил.
1.3. Структурирование/Анализ
После того как получено множество самых разных идей, необходимо отделить зерна от плевел, найти наиболее работоспособные идеи и структурировать полученную информацию. Этот этап может осуществляться уже другой группой людей и в другое время. Для анализа идей применяются современные методы, в том числе «метод многокритериальной оценки» Томаса Саати (см. пример ниже).
Для того чтобы полученные идеи лучше воспринимались участниками мозгового штурма, эффективнее всего их структурировать в виде интеллект-карт.
1.4. Действие
В соответствии с алгоритмом майнд-менеджмента, когда все идеи записаны, проанализированы и структурированы, можно приступать к действию. От правильного планирования и анализа всех возможностей зависит 80 % успеха этапа действия.
Марат Гарифуллин, заместитель руководителя департамента IT
Horus Capital
2.1. Ситуация
«С технологией мозгового штурма наши сотрудники познакомились во время тренинга по тайм-менеджменту, который проводил Сергей Бехтерев, – рассказывает Марат Гарифуллин, заместитель руководителя департамента IT-компании Horus Capital. – Нельзя сказать, что раньше мы ее не использовали. Однако штурм проводился без учета многих правил и тонкостей, а главное, без использования программы Mind Manager».
Во время отработки командных технологий тайм-менеджмента участникам тренинга было предложено использовать технологию мозгового штурма как способ быстрого коллективного поиска решений сложных задач. В качестве инструмента фиксирования идей был выбран Mind Manager.
2.2. Разминка
«Вначале сама необходимость разминки казалась пустой формальностью, – отмечает IT-директор компании Horus Capital Борис Хапачев. – Однако после объяснений тренера мы выбрали ведущего, ответственного за время и фиксирующего идеи на ноутбуке в программе Mind Manager с выводом информации через проектор на экран. Программа позволяет всем участникам постоянно видеть на экране полученные идеи и, отталкиваясь от них, генерировать новые, а после быстро их обрабатывать».
«В качестве темы для разминки была выбрана следующая задача: «Найти минимум 30 способов использования канцелярской скрепки, – продолжает Марат Гарифуллин. – На решение этой задачи было выделено всего 3 минуты, и это вначале казалось нереальным! Однако благодаря активным действиям ведущего в работу включились все участники, появилось азартное желание найти эти самые 30 способов, и в итоге после всего трех минут на экране была следующая картина (рис. 2.1).
Мы смогли найти 36 способов! После правильно проведенной разминки через 3 минуты все участники были активно включены в работу и готовы к дальнейшему мозговому штурму уже на реальном примере».
2.3. Мозговой штурм
«В качестве реального примера Сергей Бехтерев предложил выбрать задачу, которую мы давно хотим решить, но почему-то для ее решения так и не удается сделать первый шаг. Такая задача была быстро найдена. “Как выбрать дополнительный офис”, – вспоминает Борис Хапачев. – Эта проблема назревала уже давно, нужно было что-то делать, но определиться и сделать первый шаг не получалось. Время от времени мы обсуждали задачу, но сразу же возникало множество ассоциативно связанных вопросов. Как выбрать лучший вариант? Какие критерии мы предъявляем к арендуемому офису? Что должно в нем быть, чтобы нам удобно в нем работалось? В итоге решения откладывались.
В течение 5 минут происходил активный мозговой штурм, предлагались самые разные критерии для выбора наилучшего варианта, важные для тех или иных участников группы. Важно отметить работу ведущего, который умело пресекал любую критику вроде высказываний “это нереально” и напоминал участникам об основных правилах.
В итоге после 5 минут работы на экране возникла следующая картина (рис. 2.2).
После этого полученную информацию надо было структурировать и проанализировать».
2.4. Структурирование/Анализ
«Как оказалось, в Mind Manager предусмотрен очень простой способ структурирования полученной информации, – рассказывает Марат Гарифуллин. – В течение следующих 5 минут мы анализировали и группировали полученные идеи. В итоге получилась вот такая обзорная интеллект-карта» (см. рис. 2.3).
«После структурирования полученных критериев необходимо было проранжировать их по приоритетности, – рассказывает Борис Хапачев. – Для анализа мы решили использовать предложенный Сергеем метод многокритериальной оценки (более подробно см. главу 7). Для этого мы выделили наиболее значимые критерии и проставили веса критериев, перенеся данные из Mind Manager в Excel (рис. 2.4).
Определив критерии и их приоритетность, мы поручили секретарям обзвонить несколько вариантов аренды и выяснить информацию по всем критериям. Данные по пяти возможным офисам были занесены в отдельную обзорную таблицу (рис. 2.5).
Собрав необходимую информацию, мы разослали бланки для проставления оценок руководителям, которые принимали решение. Когда бланки были заполнены, мы свели все оценки в единую таблицу весов и в результате умножения на веса и сложения получили самый лучший вариант 5 (рис. 2.6)».
2.5. Действие
«Уверенность в правильности выбора была подкреплена системным расчетом на основе четких критериев. После получения результатов оценки мы приступили к действию: согласовали и заключили договоры, запланировали мозговой штурм для создания плана переезда. Теперь, когда у нас нет четкого понимания, как решать ту или иную задачу, мы знаем первый шаг, с которого следует начинать, – это мозговой штурм с применением Mind Manager, великолепного инструмента для фиксации и анализа сгенерированных идей!»
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента