Страница:
Совмещение двух задач весьма затруднительно, подобное возможно лишь в ходе демонстрации товара с совершенно особенными свойствами, например, автомобилей. Так, всемирно известен автомобильный салон в Женеве (функционирует с 1904 г.), который представляет собой отраслевую ярмарку, где реализуются образцы автомобилей, заключаются контракты на крупные закупки, совершаются иные сделки по части производства и сбыта престижных моделей и новинок автотранспорта, а также проводится рекламная информация в поддержку фирм-экспонентов.
Организация выставок является для компании способом:[19]
• завоевать известность в определенных кругах, добиться инвестиционных вливаний в свою деятельность, наладить тесные обоюдовыгодные отношения с местной администрацией и ассоциациями предпринимателей;
• найти хороших специалистов для дальнейшего плодотворного сотрудничества;
• встретиться в несколько неформальной обстановке и наладить постоянные контакты с руководителями других крупных мероприятий, которые могут оказаться заинтересованы в проведении совместных презентаций;
• создать устойчивый имидж и не сходить со страниц газет, выбившись в местные ньюсмейкеры от делового мира.
3.2. Принятие решения об организации выставки
3.3. Экономическая эффективность выставок
4. Цели участия в выставке
4.1. Цели фирмы, участвующей в выставке
4.2. Решение об участии в выставке
Организация выставок является для компании способом:[19]
• завоевать известность в определенных кругах, добиться инвестиционных вливаний в свою деятельность, наладить тесные обоюдовыгодные отношения с местной администрацией и ассоциациями предпринимателей;
• найти хороших специалистов для дальнейшего плодотворного сотрудничества;
• встретиться в несколько неформальной обстановке и наладить постоянные контакты с руководителями других крупных мероприятий, которые могут оказаться заинтересованы в проведении совместных презентаций;
• создать устойчивый имидж и не сходить со страниц газет, выбившись в местные ньюсмейкеры от делового мира.
3.2. Принятие решения об организации выставки
Принятие решения об участии в ярмарке или выставке предшествует подготовительному этапу и, в известном смысле слова, открывает его. Окончательную позицию по данному вопросу можно принять лишь с учетом всех ценовых и технических факторов. При этом будущий организатор обязан принять во внимание следующие моменты:
1. Размер общей экспозиционной площади – от этого зависит масштаб мероприятия и число участников; если площадь слишком мала при больших (по бюджету фирмы) затратах на нее, то целесообразнее отказаться от задумки.
2. Степень известности выставки – от этого фактора зависит отдача, то есть способность вернуть вложенные в мероприятие средства с получением дополнительного дохода.
3. Тематика выставки – этот фактор в немалой степени влияет на популярность события (при его анализе учитывается ситуация в отрасли в целом). На первый взгляд определиться с тематикой просто: надо показывать то, что производишь. Но это не верно. Хорошо спланированная выставка нуждается в однозначно очерченной теме, в соответствии с которой проводится подготовка экспонатов – нужного вида и количества, чтобы образовать некую гармоничную последовательность; от этого, в свой черед, зависит выбор стенда, монтажных конструкций, подсветки, рекламы.
4. Успехи крупных организаторов выставок в регионе за предыдущие годы – это ценный опыт, который нужно использовать; если ничего подобного в регионе не наблюдалось стоит задаться вопросом, как повлияет на клиентуру подобный «маркетинговый прецедент»?
5. Время проведения выставки – фактор анализируется в двух аспектах: (1) события в хозяйственной и культурной жизни города/региона и (2) собственный календарный план производства и сбыта предприятия-организатора; закрытие этого вопроса повлияет на составление графика контактов с прессой, агентами, партнерами, местной администрацией и другими заинтересованными лицами.
Важно отметить, что влияние мероприятия на имидж и прочие тонкости выступают по сути дела окольными путями к достижению трех ведущих целей компании, обусловивших потребность в организации выставки:
• подготовка продаж;
• осуществление продаж;
• поддержание продаж.
Таким образом, принятие решения во многом обусловлено правильной оценкой экономической эффективности предстоящего мероприятия.
1. Размер общей экспозиционной площади – от этого зависит масштаб мероприятия и число участников; если площадь слишком мала при больших (по бюджету фирмы) затратах на нее, то целесообразнее отказаться от задумки.
2. Степень известности выставки – от этого фактора зависит отдача, то есть способность вернуть вложенные в мероприятие средства с получением дополнительного дохода.
3. Тематика выставки – этот фактор в немалой степени влияет на популярность события (при его анализе учитывается ситуация в отрасли в целом). На первый взгляд определиться с тематикой просто: надо показывать то, что производишь. Но это не верно. Хорошо спланированная выставка нуждается в однозначно очерченной теме, в соответствии с которой проводится подготовка экспонатов – нужного вида и количества, чтобы образовать некую гармоничную последовательность; от этого, в свой черед, зависит выбор стенда, монтажных конструкций, подсветки, рекламы.
4. Успехи крупных организаторов выставок в регионе за предыдущие годы – это ценный опыт, который нужно использовать; если ничего подобного в регионе не наблюдалось стоит задаться вопросом, как повлияет на клиентуру подобный «маркетинговый прецедент»?
5. Время проведения выставки – фактор анализируется в двух аспектах: (1) события в хозяйственной и культурной жизни города/региона и (2) собственный календарный план производства и сбыта предприятия-организатора; закрытие этого вопроса повлияет на составление графика контактов с прессой, агентами, партнерами, местной администрацией и другими заинтересованными лицами.
Важно отметить, что влияние мероприятия на имидж и прочие тонкости выступают по сути дела окольными путями к достижению трех ведущих целей компании, обусловивших потребность в организации выставки:
• подготовка продаж;
• осуществление продаж;
• поддержание продаж.
Таким образом, принятие решения во многом обусловлено правильной оценкой экономической эффективности предстоящего мероприятия.
3.3. Экономическая эффективность выставок
Существует два типа экономической эффективности, что важно иметь в виду при принятии решения. Во-первых, это быстрое заключение контрактов с получением в обозримой перспективе «живых денег», что означает обеспечение финансовой стабильности и высокую ликвидность активов. В данном случае эффективность выставки предполагает то, что в послевыставочный период фирма не оказывается на мели, но своевременно восстанавливает денежную массу для покрытия текущих расходов.
Во-вторых, эффективность может выражаться в заключении долгосрочных контрактов, что означает высокую занятость фирмы на год-два вперед. Подобная эффективность выгодна предприятиям, которые не стремятся быстро восстановить прежний объем денежной массы, поскольку их финансовое администрирование и без того успешно. Добиться такой эффективности означает обеспечить финансовую стабильность не сиюминутную, а в отдаленной перспективе за счет будущих поступлений. Подобная коммерческая тактика отвечает стратегии устойчивого развития (sustainable development).
В конечном итоге экономическая эффективность события определяется преимущественно по такому ключевому показателю, как возможность окупаемости. Высокой скоростью окупаемости обладают мелкие региональные и местные выставки, причем как для организаторов, так и для участников. В этой связи иные российские специалисты считают полезным для всех без исключения фирм создание и участие в небольших экспозициях, не сопряженных с серьезными затратами. Благодаря низким вложениям подобные выставки окупаются непосредственно во время работы. (В Москве такие выставки представлены, например, «Мосмежопторгом» и ярмаркой в спорткомплексе «Динамо».) Это связано не столько с большим количеством заказов, сколько с низкой ценой площади.
Все возможные способы извлечения выгоды, включая и факторы минимизации затрат на само выставочное мероприятие, должны оговариваться в концепции выставки (она же концепция выставочного проекта). Концепция представляет собой организационный документ, в котором фиксируются важнейшие целевые установки, принципы и правила, регулирующие деятельность инициаторов, участников и гостей события. В частности, именно здесь оговаривается факт спонсорской поддержки, что позволяет на основании концепции определить положение о спонсорстве и составить договор спонсорства. Основные позиции данного документа приведены ниже.
1. Условия проведения
1.1. Сроки проведения Выставки: с […] по […] г.
1.2. Место проведения: […]
1.3. Организатор Выставки: [наименование компании/компаний, контактная информация] (в дальнейшем – Оргкомитет)
1.4. Также в подготовке и проведении Выставки принимают участие: […]
На конкурсной основе организационно-техническое обеспечение Выставки поручено […]. Обеспечение мероприятий по информационному сопровождению Выставки возлагается на […].
2. Цели устроения и проведения Выставки Цели проведения Выставки:
2.1. Поддержка развития производственной сферы.
2.2. Пропаганда достижений российской промышленности, науки и техники.
2.3. Демонстрация результатов государственной поддержки развития [наименование отрасли].
2.4. Демонстрация образцов продукции фирм-участниц.
2.5. Развитие взаимовыгодных деловых контактов, привлечение внимания потенциальных инвесторов и заказчиков к конкурентоспособным компаниям.
2.6. Активизация предпринимательской деятельности, коммерциализация технологий.
2.7. [Иные социально значимые цели].
3. Содержание выставочного проекта
3.1. Выставочная экспозиция формируется из [национальных, международных, международных с преобладанием национальных] экспозиций.
3.1.1. […] российская экспозиция
[…] экспозиция включает тематические и отраслевые российские экспозиции, региональные и/или местные экспозиции, экспозиции организаций и предприятий разных сфер народного хозяйства Российской Федерации.
3.2 Деловая программа
3.2.1. Тематика мероприятий деловой части Выставки: […]. Раскрытие данной тематики предполагает повышение эффективности использования финансовых вложений и научно-технических инноваций и четкой ориентации предприятий на производство конкурентоспособного продукта.
3.2.2. Программные мероприятия объединены задачей привлечения инвестиций в означенную сферу, технологического перевооружения производства, развития рынка продукции данной отрасли, улучшению защиты объектов интеллектуальной собственности в означенной сфере бизнеса, объединения интересов представителей промышленного и финансового бизнеса.
3.3. Специализированные проекты
3.3.1. Ярмарка
Ярмарка проводится для обеспечения возможности обсуждения и заключения контрактных соглашений между экспонентами и посетителями с последующей реализацией части экспонатов непосредственно на Выставке. В целях успешности проведения ярмарочных торгов в рамках Выставки Оргкомитетом составлен и растиражирован «Сборник бизнес-предложений участников Выставки».
3.3.2. Конкурсная программа
В рамках Выставки проводятся конкурсы «Товар года», «Бренд года», «Лучшие инновации Выставки». Положение о Конкурсе утверждается Оргкомитетом Выставки. Основными критериями оценки служат: […]. Для награждения победителей Оргкомитетом учреждаются [Гран-при, медали трех номинаций (золотые, серебряные, бронзовые), дипломы, грамоты]. Определение победителей Конкурса осуществляется на основании решения [экспертного совета, авторитетного жюри]. Состав и регламент работы [экспертного совета, авторитетного жюри] утверждается Оргкомитетом.
4. Информационная поддержка
4.1. Системную информационную поддержку Выставке по освещению в СМИ мероприятий по подготовке Выставки и ее работ оказывает информационный партнер Выставки Наименование информационного партнера] на условиях, согласованных с оргкомитетом.
4.2. Для обеспечения информационной поддержки подготовки и проведения мероприятий Выставки в рамках проекта проводятся пресс-конференции. Бюро информации Оргкомитета реализует программу публикаций, интервью в средствах массовой информации в России, осуществляет целенаправленную рассылку информационных материалов о Выставке в [администрации регионов, ассоциации предпринимателей, торгово-промышленные палаты].
5. Спонсорская поддержка
В целях обеспечения более качественной подготовки Выставки, включая PR-мероприятия, организуется привлечение спонсоров. Положение о спонсорской поддержке Выставки утверждается Оргкомитетом.
Верным средством минимизации затрат и гарантией привлечения большего числа клиентов, чем было бы возможно, является групповая организация выставки, когда фирма-организатор находит себе помощников среди партнеров, живо заинтересованных в демонстрации своей продукции, если таковая удачно дополняет ключевые экспозиции на тему выставки. Так как провинциальная фирма-организатор скорее всего запланирует маленькую выставку с низкими расценками, то участники непременно найдутся (обычно рабочее место на маленькой выставке стоит столько, сколько квадратный метр арендуемой площади на большой престижной). Вот почему фирме-организатору важно уметь привлечь внимание всех заинтересованных лиц к запланированному событию, удержать всех привлеченных и юридически грамотно оформить документы о партнерстве.
На начальном этапе, когда еще только ведутся переговоры о сотрудничестве, от организатора требуется составить оферту – предложение участвовать в выставке в качестве соэкспонентов. Типовой текст данного документа приводится ниже.
1. Предмет оферты
1.1. Оргкомитет оказывает услуги по проведению демонстрации экспозиций и презентации [продукции, работ, услуг], а Заказчик оплачивает эти услуги и проводит своими силами демонстрацию и презентацию в соответствии с условиями настоящей оферты.
1.2. Терминология
1.2.1. Под демонстрацией в настоящей оферте понимается застройка выставки и обустройство экспозиций силами экспонентов и сторонних (подрядных) организаций в целях показа экспонентами результатов своей коммерческой деятельности.
1.2.2. Под презентацией в настоящей оферте понимается комплекс рекламно-информационных мероприятий, направленных на продвижение [продукции, работ, услуг] среди компаний и индивидуальных предпринимателей [наименование региона, населенного пункта].
1.3. Презентация проходит в [наименование населенного пункта] в период с […] по […] г. Технические характеристики выставочных павильонов указаны в приложении № 1 к настоящей оферте.
1.4. Проведение презентации возможно по двум вариантам:
1.4.1. Проведение презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] с использованием всех технических средств, описанных в приложении № 2 к настоящей оферте. Продолжительность презентации до […] часов.
1.4.2. Проведение презентации без [указать отпадающий пункт]. Продолжительность презентации до […] часов.
1.5. Форма проведения презентации определяется экспонентом самостоятельно.
1.6. Оргкомитет по дополнительному письменному запросу экспонента предоставляет дополнительные услуги, из числа указанных в настоящей оферте, в соответствии со ст.6 настоящей оферты.
2. График работы
2.1. Период проведения презентаций: с […] по […] г.
2.2. Предварительный график проведения презентаций: […].
3. Права и обязанности сторон
3.1. Экспонент обязуется
3.1.1. Оплатить заказанные услуги и направить в Оргкомитет копию платежного поручения.
3.1.2. В срок до [дата] представить в Оргкомитет сценарный план проведения презентации для согласования.
3.1.3. Своими силами или силами привлеченных организаций (рекламных агентств, подрядных и субподрядных организаций) осуществить презентацию в соответствии с предъявленным сценарным планом.
3.1.4. Соблюдать регламент работы, установленный Оргкомитетом.
3.1.5. Соблюдать правила пользования предоставленными помещениями, имуществом.
3.1.6. Направить в Оргкомитет список участников презентации, включающий Ф.И.О. участников, их должности и функциональные обязанности на время события.
3.1.7. Предоставлять необходимую информацию относительно проведения презентации по просьбе Оргкомитета.
3.2. Оргкомитет обязуется
3.2.1. Оказать оплаченные услуги.
3.2.2. Отразить презентацию в рекламной кампании выставки в формате, указанном в приложении № 3 к настоящему договору.
3.2.3. Обеспечить безопасность и охрану общественного порядка во время проведения мероприятия.
3.2.4. Обеспечить сохранность реквизита экспонентов.
3.2.5. Оргкомитет имеет право размещать рекламу спонсоров выставки во время проведения презентации.
4. Стоимость
4.1. Стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.
4.2. В стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] в соответствии с п. 1.4.1. входит: […].
4.3. Стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.
4.4. В стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт] в соответствии с п. 1.4.2. входит: […].
4.5. Информация о скидках: […].
5. Условия проведения презентации и порядок оплаты: […].
6. Дополнительные услуги
6.1. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются по предварительным заявкам.
6.2. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются на условиях предварительной оплаты.
6.3. Стоимость дополнительных услуг (указана с учетом НДС): […].
7. Ответственность сторон[21]
7.1. Оргкомитет не несет ответственности за содержание и достоверность рекламно-информационных материалов экспонентов.
8. Адрес Оргкомитета
Во-вторых, эффективность может выражаться в заключении долгосрочных контрактов, что означает высокую занятость фирмы на год-два вперед. Подобная эффективность выгодна предприятиям, которые не стремятся быстро восстановить прежний объем денежной массы, поскольку их финансовое администрирование и без того успешно. Добиться такой эффективности означает обеспечить финансовую стабильность не сиюминутную, а в отдаленной перспективе за счет будущих поступлений. Подобная коммерческая тактика отвечает стратегии устойчивого развития (sustainable development).
В конечном итоге экономическая эффективность события определяется преимущественно по такому ключевому показателю, как возможность окупаемости. Высокой скоростью окупаемости обладают мелкие региональные и местные выставки, причем как для организаторов, так и для участников. В этой связи иные российские специалисты считают полезным для всех без исключения фирм создание и участие в небольших экспозициях, не сопряженных с серьезными затратами. Благодаря низким вложениям подобные выставки окупаются непосредственно во время работы. (В Москве такие выставки представлены, например, «Мосмежопторгом» и ярмаркой в спорткомплексе «Динамо».) Это связано не столько с большим количеством заказов, сколько с низкой ценой площади.
Все возможные способы извлечения выгоды, включая и факторы минимизации затрат на само выставочное мероприятие, должны оговариваться в концепции выставки (она же концепция выставочного проекта). Концепция представляет собой организационный документ, в котором фиксируются важнейшие целевые установки, принципы и правила, регулирующие деятельность инициаторов, участников и гостей события. В частности, именно здесь оговаривается факт спонсорской поддержки, что позволяет на основании концепции определить положение о спонсорстве и составить договор спонсорства. Основные позиции данного документа приведены ниже.
Концепция [наименование выставочного проекта]
[Наименование выставочного проекта] (в дальнейшем – Выставка) проводится [наименование компании-организатора] при поддержке [наименование властной структуры, оказывающей административную поддержку[20] ]1. Условия проведения
1.1. Сроки проведения Выставки: с […] по […] г.
1.2. Место проведения: […]
1.3. Организатор Выставки: [наименование компании/компаний, контактная информация] (в дальнейшем – Оргкомитет)
1.4. Также в подготовке и проведении Выставки принимают участие: […]
На конкурсной основе организационно-техническое обеспечение Выставки поручено […]. Обеспечение мероприятий по информационному сопровождению Выставки возлагается на […].
2. Цели устроения и проведения Выставки Цели проведения Выставки:
2.1. Поддержка развития производственной сферы.
2.2. Пропаганда достижений российской промышленности, науки и техники.
2.3. Демонстрация результатов государственной поддержки развития [наименование отрасли].
2.4. Демонстрация образцов продукции фирм-участниц.
2.5. Развитие взаимовыгодных деловых контактов, привлечение внимания потенциальных инвесторов и заказчиков к конкурентоспособным компаниям.
2.6. Активизация предпринимательской деятельности, коммерциализация технологий.
2.7. [Иные социально значимые цели].
3. Содержание выставочного проекта
3.1. Выставочная экспозиция формируется из [национальных, международных, международных с преобладанием национальных] экспозиций.
3.1.1. […] российская экспозиция
[…] экспозиция включает тематические и отраслевые российские экспозиции, региональные и/или местные экспозиции, экспозиции организаций и предприятий разных сфер народного хозяйства Российской Федерации.
3.2 Деловая программа
3.2.1. Тематика мероприятий деловой части Выставки: […]. Раскрытие данной тематики предполагает повышение эффективности использования финансовых вложений и научно-технических инноваций и четкой ориентации предприятий на производство конкурентоспособного продукта.
3.2.2. Программные мероприятия объединены задачей привлечения инвестиций в означенную сферу, технологического перевооружения производства, развития рынка продукции данной отрасли, улучшению защиты объектов интеллектуальной собственности в означенной сфере бизнеса, объединения интересов представителей промышленного и финансового бизнеса.
3.3. Специализированные проекты
3.3.1. Ярмарка
Ярмарка проводится для обеспечения возможности обсуждения и заключения контрактных соглашений между экспонентами и посетителями с последующей реализацией части экспонатов непосредственно на Выставке. В целях успешности проведения ярмарочных торгов в рамках Выставки Оргкомитетом составлен и растиражирован «Сборник бизнес-предложений участников Выставки».
3.3.2. Конкурсная программа
В рамках Выставки проводятся конкурсы «Товар года», «Бренд года», «Лучшие инновации Выставки». Положение о Конкурсе утверждается Оргкомитетом Выставки. Основными критериями оценки служат: […]. Для награждения победителей Оргкомитетом учреждаются [Гран-при, медали трех номинаций (золотые, серебряные, бронзовые), дипломы, грамоты]. Определение победителей Конкурса осуществляется на основании решения [экспертного совета, авторитетного жюри]. Состав и регламент работы [экспертного совета, авторитетного жюри] утверждается Оргкомитетом.
4. Информационная поддержка
4.1. Системную информационную поддержку Выставке по освещению в СМИ мероприятий по подготовке Выставки и ее работ оказывает информационный партнер Выставки Наименование информационного партнера] на условиях, согласованных с оргкомитетом.
4.2. Для обеспечения информационной поддержки подготовки и проведения мероприятий Выставки в рамках проекта проводятся пресс-конференции. Бюро информации Оргкомитета реализует программу публикаций, интервью в средствах массовой информации в России, осуществляет целенаправленную рассылку информационных материалов о Выставке в [администрации регионов, ассоциации предпринимателей, торгово-промышленные палаты].
5. Спонсорская поддержка
В целях обеспечения более качественной подготовки Выставки, включая PR-мероприятия, организуется привлечение спонсоров. Положение о спонсорской поддержке Выставки утверждается Оргкомитетом.
Верным средством минимизации затрат и гарантией привлечения большего числа клиентов, чем было бы возможно, является групповая организация выставки, когда фирма-организатор находит себе помощников среди партнеров, живо заинтересованных в демонстрации своей продукции, если таковая удачно дополняет ключевые экспозиции на тему выставки. Так как провинциальная фирма-организатор скорее всего запланирует маленькую выставку с низкими расценками, то участники непременно найдутся (обычно рабочее место на маленькой выставке стоит столько, сколько квадратный метр арендуемой площади на большой престижной). Вот почему фирме-организатору важно уметь привлечь внимание всех заинтересованных лиц к запланированному событию, удержать всех привлеченных и юридически грамотно оформить документы о партнерстве.
На начальном этапе, когда еще только ведутся переговоры о сотрудничестве, от организатора требуется составить оферту – предложение участвовать в выставке в качестве соэкспонентов. Типовой текст данного документа приводится ниже.
Оферта по участию в выставочном мероприятии [наименование события]
[Наименование организации], в дальнейшем именуемый (ая) «Оргкомитет», предлагает заинтересованным организациям в качестве экспонентов провести рекламную презентацию результатов своей деятельности – [продукции, работ, услуг] в рамках выставочно-ярмарочного проекта [наименование события], который состоится [дата].1. Предмет оферты
1.1. Оргкомитет оказывает услуги по проведению демонстрации экспозиций и презентации [продукции, работ, услуг], а Заказчик оплачивает эти услуги и проводит своими силами демонстрацию и презентацию в соответствии с условиями настоящей оферты.
1.2. Терминология
1.2.1. Под демонстрацией в настоящей оферте понимается застройка выставки и обустройство экспозиций силами экспонентов и сторонних (подрядных) организаций в целях показа экспонентами результатов своей коммерческой деятельности.
1.2.2. Под презентацией в настоящей оферте понимается комплекс рекламно-информационных мероприятий, направленных на продвижение [продукции, работ, услуг] среди компаний и индивидуальных предпринимателей [наименование региона, населенного пункта].
1.3. Презентация проходит в [наименование населенного пункта] в период с […] по […] г. Технические характеристики выставочных павильонов указаны в приложении № 1 к настоящей оферте.
1.4. Проведение презентации возможно по двум вариантам:
1.4.1. Проведение презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] с использованием всех технических средств, описанных в приложении № 2 к настоящей оферте. Продолжительность презентации до […] часов.
1.4.2. Проведение презентации без [указать отпадающий пункт]. Продолжительность презентации до […] часов.
1.5. Форма проведения презентации определяется экспонентом самостоятельно.
1.6. Оргкомитет по дополнительному письменному запросу экспонента предоставляет дополнительные услуги, из числа указанных в настоящей оферте, в соответствии со ст.6 настоящей оферты.
2. График работы
2.1. Период проведения презентаций: с […] по […] г.
2.2. Предварительный график проведения презентаций: […].
3. Права и обязанности сторон
3.1. Экспонент обязуется
3.1.1. Оплатить заказанные услуги и направить в Оргкомитет копию платежного поручения.
3.1.2. В срок до [дата] представить в Оргкомитет сценарный план проведения презентации для согласования.
3.1.3. Своими силами или силами привлеченных организаций (рекламных агентств, подрядных и субподрядных организаций) осуществить презентацию в соответствии с предъявленным сценарным планом.
3.1.4. Соблюдать регламент работы, установленный Оргкомитетом.
3.1.5. Соблюдать правила пользования предоставленными помещениями, имуществом.
3.1.6. Направить в Оргкомитет список участников презентации, включающий Ф.И.О. участников, их должности и функциональные обязанности на время события.
3.1.7. Предоставлять необходимую информацию относительно проведения презентации по просьбе Оргкомитета.
3.2. Оргкомитет обязуется
3.2.1. Оказать оплаченные услуги.
3.2.2. Отразить презентацию в рекламной кампании выставки в формате, указанном в приложении № 3 к настоящему договору.
3.2.3. Обеспечить безопасность и охрану общественного порядка во время проведения мероприятия.
3.2.4. Обеспечить сохранность реквизита экспонентов.
3.2.5. Оргкомитет имеет право размещать рекламу спонсоров выставки во время проведения презентации.
4. Стоимость
4.1. Стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.
4.2. В стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] в соответствии с п. 1.4.1. входит: […].
4.3. Стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.
4.4. В стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт] в соответствии с п. 1.4.2. входит: […].
4.5. Информация о скидках: […].
5. Условия проведения презентации и порядок оплаты: […].
6. Дополнительные услуги
6.1. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются по предварительным заявкам.
6.2. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются на условиях предварительной оплаты.
6.3. Стоимость дополнительных услуг (указана с учетом НДС): […].
7. Ответственность сторон[21]
7.1. Оргкомитет не несет ответственности за содержание и достоверность рекламно-информационных материалов экспонентов.
8. Адрес Оргкомитета
4. Цели участия в выставке
4.1. Цели фирмы, участвующей в выставке
Цели, которые преследует фирма в ходе участия в выставке, во многом сходны с целями, которые преследуются компанией, организующей собственную выставку. И тем не менее некоторые отличия все же наблюдаются. Одной из наиболее необычных и в то же время закономерных целей является просто присутствие ради самого присутствия. В настоящее время факт отсутствия сколько-нибудь солидного, разрекламированного предприятия на выставке все чаще воспринимается в деловой среде как сигнал скрытого неблагополучия вроде организационных, технических или – что наиболее вероятно – финансовых трудностей.
Далее следует назвать целью получение доступа к колоссальному информационному ресурсу. Каждое выставочное мероприятие представляет собой действенный инструмент маркетинга, помогающий экспоненту:
• выполнить анализ динамики своих продаж и заново оценить выбранную сбытовую политику;
• определить свою позицию на рынке, включая величину охватываемого рыночного сегмента и собственную устойчивость в нем;
• позаимствовать ценные экономические идеи и решения у конкурентов, действия которых на выставке максимально прозрачны;
• увидеть общие тенденции в конкуренции близких и/ или аналогичных товаров.
Указанные цели являются основополагающими, поскольку именно на их основе происходит формирование следующего поколения целей – более явных, очевидных. Таковые классифицируются на общие, одинаковые для всех организаций, и особые, специфичные для каждой организации в зависимости от сбытовой политики последней. Общие цели включают в себя:
а) увеличение объемов продаж;
б) контроль конкурентоспособности предприятия;
в) изучение общей конъюнктуры в отрасли;
г) обмен опытом и иные формы сотрудничества. Особые цели представлены следующими установками:
• совершенствование продукции, включая разработку и презентацию новых товаров;
• проверка приемлемости конкретного товара;
• расширение ассортимента предлагаемых товаров (что не всегда означает изобретение новой продукции, но также и освоение уже существующих видов продукции, новых лишь для данного предприятия);
• вариации ценовой политики;
• моментальная проверка реакции рынка на те или иные новации;
• развитие (включая расширение) дистрибьютерских сетей и контроль их эффективности;
• поиски новых покупательских сегментов, в том числе за счет повышения популярности предприятия (активизация рекламной кампании как «побочный эффект» выставки);
• проработка развивающихся контактов.
Далее следует назвать целью получение доступа к колоссальному информационному ресурсу. Каждое выставочное мероприятие представляет собой действенный инструмент маркетинга, помогающий экспоненту:
• выполнить анализ динамики своих продаж и заново оценить выбранную сбытовую политику;
• определить свою позицию на рынке, включая величину охватываемого рыночного сегмента и собственную устойчивость в нем;
• позаимствовать ценные экономические идеи и решения у конкурентов, действия которых на выставке максимально прозрачны;
• увидеть общие тенденции в конкуренции близких и/ или аналогичных товаров.
Указанные цели являются основополагающими, поскольку именно на их основе происходит формирование следующего поколения целей – более явных, очевидных. Таковые классифицируются на общие, одинаковые для всех организаций, и особые, специфичные для каждой организации в зависимости от сбытовой политики последней. Общие цели включают в себя:
а) увеличение объемов продаж;
б) контроль конкурентоспособности предприятия;
в) изучение общей конъюнктуры в отрасли;
г) обмен опытом и иные формы сотрудничества. Особые цели представлены следующими установками:
• совершенствование продукции, включая разработку и презентацию новых товаров;
• проверка приемлемости конкретного товара;
• расширение ассортимента предлагаемых товаров (что не всегда означает изобретение новой продукции, но также и освоение уже существующих видов продукции, новых лишь для данного предприятия);
• вариации ценовой политики;
• моментальная проверка реакции рынка на те или иные новации;
• развитие (включая расширение) дистрибьютерских сетей и контроль их эффективности;
• поиски новых покупательских сегментов, в том числе за счет повышения популярности предприятия (активизация рекламной кампании как «побочный эффект» выставки);
• проработка развивающихся контактов.
4.2. Решение об участии в выставке
Процесс принятия решения об участии в выставке в целом аналогичен процессу принятия решения об организации собственной выставки, несмотря на некоторое различие в целях экспонента. Естественно, участник выставки несет меньшие расходы и одновременно получает шанс резко повысить свой имидж, в отличие от организатора. Дело в том, что организатор собственной выставки может представить на ней лишь свою продукцию, в редком случае – продукцию партнеров. Конкурирующие фирмы на таком мероприятии оказываются гостями, но никак не экспонентами.
Экспонент – участник выставки поставлен в более выгодные условия в сравнении с экспонентом – организатором мероприятия. Участник затрачивает несравнимо меньшие средства, а заодно, при известном мастерстве подачи своего бизнеса, имеет возможность продемонстрировать превосходство своих товаров над товарами конкурирующих компаний.
Соответственно подготовка к участию в выставке в определенных аспектах значительно проще, чем подготовка к организации выставки. От будущего участника требуется провести сравнительно несложное маркетинговое исследование, по завершении которого уделить максимум внимания инструментам, которые помогут в процессе презентации четко позиционировать компанию и выгодно противопоставить ее фирмам-конкурентам.
Что касается исследования, то его основным элементом является маркетинг-бриф, представляющий собой опросник, посредством которого удается прояснить степень готовности фирмы к выставочному мероприятию, ключевые способы подачи информации о себе посетителям, возможные проблемные моменты в участии в выставке и т. д.
1.1. Название предприятия
1.2. Реализуемые товары/оказываемые услуги: [указываются укрупненные товарные группы]
1.3. Форма продажи: [крупный опт, мелкий опт, розница]
1.4. География продажи: [указывается регион распространения продукции]
1.5. Используемые каналы продажи: [складов оптовой продажи, собственных розничных магазинов, собственных магазинов-салонов розничной продажи, отделов в стороннем магазине,[22] торговля из офиса по каталогу, дистрибьюция через городские магазины, дистрибьюция через оптовиков или дилеров в городе, дистрибьюция через оптовиков или дилеров или через филиалы в регионах […],[23] другое […][24] ]
1.6. Определение собственной рыночной позиции: [указать товарную категорию][25]
2. Информация о товарах/услугах
2.1. Конкретные названия рекламируемых товаров/услуг и их марочные обозначения: [по прайс-листу]
2.2. Стадия жизненного цикла для данной товарной категории:[26] […]
2.3. Потребительские свойства (функции) предлагаемых фирмой товаров/услуг: […]
2.4. Конкурентные преимущества товаров/услуг: […]
2.5. Уровень цен на товары/услуги: [очень высокий; выше, чем у конкурентов; на уровне конкурентов; ниже, чем у конкурентов]
3. Информация о клиентах
3.1. Признаки наиболее активных клиентов[27]
3.1.1. Если клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
Сфера бизнеса: […]
Форма собственности: […]
Приблизительная численность штата: […]
Фактический адрес: […]
Частота и другая специфика заказов: […]
Иное: […]
3.1.2. Если клиент – частное лицо (розничный покупатель)[28]
Пол: […]
Возрастные рамки: [от. до. ]
Семейное положение: […]
Уровень доходов на члена семьи: […]
Род занятий: […]
Место проживания: [район города, город, регион]
Особенности поведения: […]
Тип личности: […]
Иное: […]
3.2. Потребительское поведение
Мотивация потребителя: [причины интереса потребителя к приобретаемому товару/услуге]
Поводы заказа: [событийный фактор для оформления заказа]
4. Информация о конкурентах
4.1. Общие данные
Фирмы-конкуренты: [указать примерную численность конкурирующих компаний]
Безусловный лидер в означенном сегменте рынка: [указать предприятие, занимающее доминирующую позицию по объемам продаж и/или по масштабам зоны сбыта][29]
Претендент на лидерство: [указать компанию, уступающую на рынке пальму первенства лишь безусловному лидеру (так называемая «фирма № 2»)][30]
Конкурент, представляющий наибольшую угрозу
4.2. Сравнительный анализ
Сильные стороны тестируемой компании перед конкурентами: […]
Сильные стороны конкурирующих компаний перед тестируемой фирмой […]
Рекламный бюджет наиболее сильного конкурента: [намного превышает бюджет тестируемой компании, превышает бюджет тестируемой компании, на уровне бюджета тестируемой компании, меньше бюджета тестируемой компании, намного меньше бюджета тестируемой компании]
Экспонент – участник выставки поставлен в более выгодные условия в сравнении с экспонентом – организатором мероприятия. Участник затрачивает несравнимо меньшие средства, а заодно, при известном мастерстве подачи своего бизнеса, имеет возможность продемонстрировать превосходство своих товаров над товарами конкурирующих компаний.
Соответственно подготовка к участию в выставке в определенных аспектах значительно проще, чем подготовка к организации выставки. От будущего участника требуется провести сравнительно несложное маркетинговое исследование, по завершении которого уделить максимум внимания инструментам, которые помогут в процессе презентации четко позиционировать компанию и выгодно противопоставить ее фирмам-конкурентам.
Что касается исследования, то его основным элементом является маркетинг-бриф, представляющий собой опросник, посредством которого удается прояснить степень готовности фирмы к выставочному мероприятию, ключевые способы подачи информации о себе посетителям, возможные проблемные моменты в участии в выставке и т. д.
Маркетинг-бриф
1. Информация о предприятии и его конкурентах1.1. Название предприятия
1.2. Реализуемые товары/оказываемые услуги: [указываются укрупненные товарные группы]
1.3. Форма продажи: [крупный опт, мелкий опт, розница]
1.4. География продажи: [указывается регион распространения продукции]
1.5. Используемые каналы продажи: [складов оптовой продажи, собственных розничных магазинов, собственных магазинов-салонов розничной продажи, отделов в стороннем магазине,[22] торговля из офиса по каталогу, дистрибьюция через городские магазины, дистрибьюция через оптовиков или дилеров в городе, дистрибьюция через оптовиков или дилеров или через филиалы в регионах […],[23] другое […][24] ]
1.6. Определение собственной рыночной позиции: [указать товарную категорию][25]
2. Информация о товарах/услугах
2.1. Конкретные названия рекламируемых товаров/услуг и их марочные обозначения: [по прайс-листу]
2.2. Стадия жизненного цикла для данной товарной категории:[26] […]
2.3. Потребительские свойства (функции) предлагаемых фирмой товаров/услуг: […]
2.4. Конкурентные преимущества товаров/услуг: […]
2.5. Уровень цен на товары/услуги: [очень высокий; выше, чем у конкурентов; на уровне конкурентов; ниже, чем у конкурентов]
3. Информация о клиентах
3.1. Признаки наиболее активных клиентов[27]
3.1.1. Если клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
Сфера бизнеса: […]
Форма собственности: […]
Приблизительная численность штата: […]
Фактический адрес: […]
Частота и другая специфика заказов: […]
Иное: […]
3.1.2. Если клиент – частное лицо (розничный покупатель)[28]
Пол: […]
Возрастные рамки: [от. до. ]
Семейное положение: […]
Уровень доходов на члена семьи: […]
Род занятий: […]
Место проживания: [район города, город, регион]
Особенности поведения: […]
Тип личности: […]
Иное: […]
3.2. Потребительское поведение
Мотивация потребителя: [причины интереса потребителя к приобретаемому товару/услуге]
Поводы заказа: [событийный фактор для оформления заказа]
4. Информация о конкурентах
4.1. Общие данные
Фирмы-конкуренты: [указать примерную численность конкурирующих компаний]
Безусловный лидер в означенном сегменте рынка: [указать предприятие, занимающее доминирующую позицию по объемам продаж и/или по масштабам зоны сбыта][29]
Претендент на лидерство: [указать компанию, уступающую на рынке пальму первенства лишь безусловному лидеру (так называемая «фирма № 2»)][30]
Конкурент, представляющий наибольшую угрозу
4.2. Сравнительный анализ
Сильные стороны тестируемой компании перед конкурентами: […]
Сильные стороны конкурирующих компаний перед тестируемой фирмой […]
Рекламный бюджет наиболее сильного конкурента: [намного превышает бюджет тестируемой компании, превышает бюджет тестируемой компании, на уровне бюджета тестируемой компании, меньше бюджета тестируемой компании, намного меньше бюджета тестируемой компании]