Страница:
Шаг номер семь:
решите для себя каждый день делать нечто, что приближает вас к какой-либо вашей крупной цели.Сделайте это частью ваших планов на каждый предстоящий день. Возьмите за привычку прочитывать ежедневно какое-то количество страниц материала по вашему предмету. Обзванивайте каждый день какое-то количество клиентов. Отведите какое-то время каждый день на занятия физкультурой. Изучайте каждый день какое-то количество слов иностранного языка, который изучаете. Не пропускайте ни дня!
Неустанно двигайтесь вперед. Раз начав движение, не давайте себе остановиться. Неустанное предъявление подобного требования к себе в состоянии сделать из вас самого преуспевающего человека своего поколения.
Ясно изложенные на бумаге цели замечательным образом воздействуют на ваше мышление. Они предоставляют вам мотивы для работы и настраивают вас на действие. Они также стимулируют ваше творческое начало, высвобождают энергию, скрытую в вас, и помогают не допускать промедления в делах.
Сформулированные вами цели являются топливом в кузнице вашего успеха. Чем значительнее и яснее ваши цели, тем большее удовлетворение ждет вас после их осуществления. Чем больше вы размышляете о своих целях, тем сильнее будет ваш внутренний стимул их реализовать.
Размышляйте о своих целях и подвергайте их ежедневной ревизии. Каждое утро, начиная работу, предпринимайте действия, касающиеся самой насущной задачи, которую вы в состоянии выполнить в качестве вклада в достижение своей главной на текущий момент цели.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
Возьмите чистый лист бумаги прямо сейчас и составьте список, состоящий из десяти целей, которых вы хотели бы достигнуть в течение следующих двенадцати месяцев. Формулируйте их так, словно год уже прошел и они стали реальностью. Используйте настоящее время, изъявительное наклонение и ведите речь от первого лица, для того чтобы перечисляемые вами цели были позитивно восприняты вашим подсознанием.
Например, вы могли написать: «Я зарабатываю X долларов в год», или «Я вешу X килограммов», или «У меня такая-то машина».
Затем перечитайте полученный перечень и отберите одну цель, которая, если бы вы достигли ее, имела бы самое существенное влияние на вашу жизнь. Теперь выпишите ее на отдельном листе бумаги, укажите для нее срок осуществления, составьте план по ее достижению, начните действовать в соответствии с этим планом, после чего каждый день совершайте что-нибудь, что приближает вас к вашей цели. Подобное упражнение само по себе способно коренным образом изменить вашу жизнь!
ГЛАВА 2
Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам».
А как бы вы ели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.
Ваш интеллект, ваша способность мыслить, планировать и принимать решения является вашим главным орудием в деле недопущения промедления в делах и увеличения собственной продуктивности. Ваше умение определять свои цели, планировать действия и предпринимать их определяет ход вашей жизни. Акт мышления и планирования высвобождает ваши ментальные ресурсы, пускает в ход ваш творческий потенциал и умножает вашу полезную ментальную и физическую энергию.
Созвучна с этим мысль Алекса Маккензи: «Незапланированное действие суть причины всех неудач».
Ваша способность хорошо планировать свои действия, при этом заблаговременно, является мерилом вашей общей компетенции. Чем лучше план, составленный вами, тем легче вам преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, приступить к своей «лягушке», после чего продолжать упорно добиваться своей цели.
Одной из высших целей в любой работе является достижение самой высокой возможной отдачи от затраченной мыслительной, эмоциональной и физической энергии. Выгодным для вас обстоятельством является то, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей. На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа (100-120 минут) потраченного иначе впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.
Вы, вероятно, слышали о так называемой формуле шести «П», которая гласит: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».
Поразмыслив над тем, сколько пользы способно принести планирование в деле повышения вашей продуктивности и производительности, приходится удивляться, почему столь мало людей практикуют его в своей повседневной жизни. А ведь само по себе планирование не представляет собой ничего сложного. Все, что вам нужно, - это бумага и ручка. Сложнейшая компьютерная программа «Палм Пайлот», как и практически любой органайзер, использует все тот же принцип: вы заблаговременно составляете перечень всего, что вам необходимо сделать, до того как приступаете к осуществлению своих целей.
Всегда работайте «по перечню». Когда появляется новое дело, включайте его в перечень, прежде чем приступить к его реализации. Вы в состоянии увеличить собственную продуктивность и производительность на двадцать пять и более процентов с того дня, как начнете работать строго в соответствии с перечнем запланированных дел.
Составляйте свой перечень вечером накануне, в конце рабочего дня. Включите в него все, что вы не успели завершить за день текущий, а также дела, которые планируете назавтра. Составляя таким образом подобный перечень, можете быть уверены, что он подвергнется усвоению вашим подсознанием на протяжении всего ночного сна. Следствием этого нередко бывает то, что вы просыпаетесь с грандиозными идеями, которые, как оказывается, можно с успехом применить в работе, увеличив скорость и качество выполняемых задач.
Чем больше времени вы посвятите составлению письменных перечней всего того, что планируете совершить, тем выше будет успех всех ваших начинаний.
Вам потребуются различные перечни согласно их назначению. Во-первых, вам необходимо составить генеральныйперечень, в котором следует перечислить все, что приходит вам в голову в связи с планируемым на будущее. Его назначение - включить в себя каждую идею, приходящую вам в голову по поводу планируемого, как, например, каждую новую цель или задачу. Сортировку включенных в перечень идей можно выполнить позднее.
Во-вторых, вам необходим месячныйперечень - его составляют в конце каждого месяца на перспективу следующего. Сюда могут входить пункты, прежде внесенные вами в генеральный перечень.
В-третьих, вам потребуется недельныйперечень, при помощи которого вы загодя планируете свои действия на следующую неделю. Составление данного перечня следует осуществлять в течение текущей недели.
Предъявление к себе и строгое соблюдение требования систематически планировать свое время может сослужить вам хорошую службу. Многие люди рассказывали мне, что привычка посвящать пару часов в конце недели на составление планов на следующую неделю существенно повлияла на продуктивность их деятельности и, более того, коренным образом изменила их жизнь. Вам данный прием окажет не меньшую услугу.
Наконец, вам следует перенести ряд пунктов из своего месячного и недельного планов в свой ежедневныйплан. Таковыми являются конкретные задачи, которые вы планируете осуществить на протяжении следующего дня.
По ходу работы в течение дня вычеркивайте пункты из своего перечня-плана по мере их выполнения. Ценным для вас в процессе этого является видимая картина достигнутого. Так рождается ощущение успеха и движения вперед. Видя себя последовательно осуществляющим запланированные задачи, вы обретаете мотивацию и энергию, необходимую для того, чтобы дойти до конца перечня. Одновременно повышается и ваша самооценка, и уважение к себе. Подспудно наблюдаемый вами собственный прогресс обеспечивает ваше движение вперед и помогает вам не допускать промедления в делах.
Взявшись за реализацию проекта любого рода, начните с составления перечня, включая в него каждый свой шаг, который планируете предпринять для осуществления проекта от начала до конца. Упорядочьте задачи проекта по приоритетности и в соответствии с хронологической последовательностью. Составьте соответствующую органиграмму, будь то на листе бумаги или на экране компьютера, дав себе возможность видеть как каждую задачу в отдельности, так и все в совокупности. Затем приступайте к последовательному выполнению каждой задачи, не берясь более чем за одну за раз. Вы будете удивлены тому, сколь много может быть достигнуто, сможете достичь, действуя таким образом.
Работая с помощью своих перечней-планов, вы непременно почувствуете большую отдачу от собственного труда. Собственная ваша жизнь станет подконтрольной вашей воле. Ваше продвижение вперед обретет естественную мотивацию. Ваша мысль станет более целенаправленной и творческой; одновременно вас ждут все более вдохновенные идеи в отношении того, как ускорить темп вашей работы.
Пользуясь указанным методом в своей работе, вы обретете замечательное ощущение неуклонного продвижения вперед, обеспечивающее вас зарядом энергии, достаточным, чтобы эффективно использовать весь свой рабочий день.
Одним из важнейших правил в деле достижения высокой продуктивности является правило 10/90.Согласно этому правилу, первые 10 процентов времени, которые затрачиваются на заблаговременное планирование и организацию работы, обеспечивают экономию не менее 90 процентов времени на практическое выполнение работы. Вам достаточно однократно применить это правило, чтобы убедиться в его истинности.
Заблаговременно планируя каждый свой день, вы обнаружите, что вам проще как начать движение, так и продолжать его. Дела идут быстрее и более гладко, нежели шли прежде. Вы чувствуете себя более уверенно, и сознание собственной компетенции дает вам удовлетворение. Со временем вы приходите к выводу, что остановить вас tie может ничто.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
С сегодняшнего дня начните планировать наперед каждый день, неделю и месяц своей жизни. Возьмите блокнот или лист бумаги и составьте перечень всего, что вам необходимо сделать в течение следующих двадцати четырех часов. Дополняйте его по мере того, как в голову приходят новые идеи. Также составьте перечень всех проектов, крупных многозадачных мероприятий, осуществление которых имеет большое значение для вашего будущего.
Отсортируйте свои важнейшие цели, проекты и задачи по признаку приоритетности, а затем разместите их в требуемом хронологическом порядке, указав, что планируете осуществить в первую очередь, что во вторую, что в третью и т. д. Взяв конечную цель в качестве отправной точки, формируйте цепь приводящих к ней мероприятий в обратном порядке.
Думайте на бумаге! Всегда базируйте свою деятельность на исполнении перечня мероприятий. Вы будете поражены, насколько продуктивнее станет ваша работа и насколько проще вам будет съесть свою «лягушку».
ГЛАВА 3
Правило 80/20 представляет собой одну из самых удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования. Его также называют «принципом Парето», по имени впервые сформулировавшего его в 1895 г. итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл «влиятельным меньшинством» (на чью долю с точки зрения богатства и влиятельности приходилось «верхних» 20 процентов населения), на остальных - «тривиальное большинство» (на них приходилось «нижних» 80 процентов).
Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется выведенному им принципу. Например, его принцип гласит, что 20 процентов произведенной вами работы обеспечивают 80 процентов полученных вами результатов; 20 процентов ваших клиентов обеспечивают 80 процентов заключенных вами контрактов; 20 процентов ваших товаров и услуг обеспечивают вам 80 процентов всей выручки; 20 процентов выполняемых вами задач соответствуют 80 процентам производимой вами стоимости и т. д. Это значит, что если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить, то два из них окажутся по конечной приносимой выгоде равноценными (или более ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.
Любопытный факт, не так ли? На решение каждой из упомянутых задач может потребоваться одно и то же время. Однако вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит соответственно десятикратно или пятикратно относительный вклад каждой из остальных задач.
Нередко оказывается, что один пункт в списке из десяти задач, которые вам предстоит выполнить, по своей значимости превышает все остальные девятьпунктов, взятых вместе. Рассматриваемая задача, без вариантов, является «лягушкой», которую необходимо съесть в первую очередь.
Догадываетесь, в отношении каких задач люди более всего проявляют нерешительность и топчутся на месте, выполняя их? Самое печальное состоит в том, что большинство людей склонны к промедлению в отношении тех 10-20 процентов задач, которые имеют наибольшее значение, т. е. «влиятельного меньшинства». Напротив, они озадачивают себя в первую очередь менее существенными 80 процентами, «тривиальным большинством», вклад которых в конечные результаты относительно невелик.
Нередко можно видеть людей, которые, как кажется, заняты по горло работой весь день, но результаты их деятельности почти не видны или малозначащи. Причиной этого почти всегда оказывается то обстоятельство, что они трудятся над несущественными задачами и не решаются приступить к решению одной или двух задач, способных принести весомую пользу как компании, так и их собственной карьере.
Самые значимые задачи нередко самые трудные и сложные. Однако отдача и награда за их эффективное осуществление могут быть колоссальными. По этой причине вам следует твердо отказываться от выполнения задач, содержащихся во второстепенных восьмидесяти процентах, пока у вас остаются невыполненными задачи из главных двадцати.
Всегда, приступая к очередной задаче, спрашивайте у себя: «Входит ли данная задача в главные 20 процентов моих задач или во второстепенные 80 процентов?»
Правило:
«Не поддавайтесь соблазну
прежде разбираться с мелочами»
Помните, что бы вы ни делали вновь и вновь - это приобретает характер привычки, от которой вам, быть может, будет трудно избавиться. Если вы решите начинать свой день с выполнения малозначащих задач, вы вскоре привыкнете всегда именно так начинать свой день. А данную привычку вам едва ли следует приобретать вообще.
Самое трудное с любой важной задачей - это приступить к ее выполнению. Коль скоро вы начали работу, то, как правило, находите тот или иной стимул ее продолжить. Какая-то часть вашей личности всегда получает удовлетворение от работы над важными задачами, и это обстоятельство вам следует использовать. Что в связи с этим нужно делать? Конечно, постоянно поощрять эту часть своей личности.
Даже просто подумав о том, что следует начать и довести до конца решение важной задачи, вы даете себе шанс найти необходимые стимулы к работе и помогаете самому себе не допускать промедления в делах. Время, необходимое на выполнение важной работы, нередко сравнимо со временем, затраченным на работу малозначащую. Разница состоит прежде всего в том, что, осуществив нечто важное и значительное, вы обретаете большее чувство гордости и удовлетворения. С другой стороны, когда вы решили малозначащую задачу, испытываемое вами удовлетворение от выполнения работы либо незначительно, либо отсутствует вовсе.
Планирование времени в конечном счете представляет собой планирование жизни, персональное планирование.Кроме того, это означает, что вы берете под собственный контроль последовательность событий.Пл0анируя свое время, вы определяете, чем будете заниматься в будущем. При этом вы пользуетесь полной свободой в выборе задач, которые собираетесь решать. Ваша способность выбирать между важным и малозначащим есть то, что кардинальным образом определяет ваш успех в жизни и на работе.
Продуктивные и эффективно распоряжающиеся своим временем люди приучают себя начинать с самой важной задачи, стоящей перед ними. Иными словами, они заставляют себя съесть «лягушку», какой бы она ни была. В результате именно такие люди достигают гораздо большего, нежели среднестатистический человек, и в жизни им чаще сопутствует счастье. Вы также можете научиться работать подобным образом.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
Составьте перечень всех важнейших целей, мероприятий, проектов и задач в вашей жизни на сегодняшний момент. Ответьте на вопрос, какие из них входят в число главных 10-20 процентов задач, решение которых приводит к достижению 80-90 процентов результатов.
Решите для себя уже сегодня, что отныне вы будете уделять все больше времени работе над выбранным вами рядом задач, которые, будучи решенными, способны реально повлиять на вашу жизнь и карьеру, и все меньше времени отводить на малозначащие дела.
ГЛАВА 4
Что выделяет выдающийся ум, так это способность точно предсказывать последствия совершения или не совершения чего-либо. Потенциальные последствия любой задачи или действия в основном определяют истинное значение этой задачи или действия для вас лично или компании, на которую вы работаете. Подобный способ оценки важности стоящей перед вами задачи позволяет определить, какова будет ваша следующая «лягушка».
Д-р Эдвард Бэнфилд из Гарвардского университета, посвятив своим исследованиям свыше пятидесяти лет, установил, что «долгосрочная перспектива» является наиболее точным прогнозным показателем социально-экономического развития Америки. Долгосрочная перспектива оказывается более важным фактором, нежели происхождение, образование, раса, интеллект, деловые связи и практически любой другой фактор, способный внести вклад в ваш успех как в жизни вообще, так и на работе в частности.
Ваше отношение к своему времени, вашему «временному горизонту», оказывает огромное влияние на стиль вашей жизни и сделанный вами выбор. Люди, которые смотрят далеко вперед, планируя свою жизнь и карьеру, склонны лучше распоряжаться своим временем и поступками, нежели те, кто мало задумывается о будущем.
Правило:
«Мышление на далекую
перспективу сопровождается
более высоким качеством
принимаемых решений
при достижении краткосрочных
целей»
Людям, добивающимся успеха в своих делах, свойственна ясная ориентация на будущее. Они рассчитывают свои ходы на пять, десять, двадцать лет вперед. Они анализируют принимаемые ими решения и предпринимаемые ими действия в настоящем с точки зрения их согласованности с долгосрочным будущим, к которому стремятся.
Если в своей работе вы обрели полную ясность в отношении того, что важно для вас в долгосрочной перспективе, вам будет гораздо проще принимать единственно верные решения относительно своих приоритетов в обозримом будущем.
По определению то, что является важным, потенциально влечет долгосрочные последствия. Аналогично нечто малозначащее может вовсе не приводить к сколько-нибудь далеко идущим последствиям. Перед тем как приниматься за задачу любого рода, следует всегда задаваться вопросом: «Каковы потенциальные последствия выполнения или невыполнения этой задачи?»
Правило:
«Намерения на будущее оказывают
влияние на действия в настоящем,
часто напрямую определяя их»
Чем яснее ваши намерения на будущее, тем большее влияние они оказывают на вашу текущую деятельность. Обладая ясной картиной долгосрочных перспектив, вам гораздо проще оценивать свои действия в настоящем и обеспечивать их приверженность курсу, ведущему к тому, что составляет вашу долгосрочную цель.
Люди, снискавшие успех, - это те, кто не ищет сиюминутной славы и готовы к краткосрочным жертвам, рассчитывая на гораздо большую награду в более отдаленном будущем. Люди, не обретшие подлинного успеха, напротив, более заинтересованы в сиюминутных радостях и признании своих заслуг, немедленно следующих за поступком, и поэтому мало задумываются о долгосрочной перспективе.
Деннис Уэйтли, авторитет по проблемам мотивации, говорит: «Неудачники делают то, что ведет к снятию напряжения,в то время как победители делают то, что ведет к достижению цели».Например, тому, кто приходит на работу загодя, много читает специальной литературы, посещает курсы, повышая свою квалификацию, и концентрирует внимание на решении важных задач в своей работе, несомненно обеспечен кумулятивный эффект от перечисленных показателей личного усердия, и такой человек может ожидать от них самого положительного влияния на собственное будущее. С другой стороны, приход на работу к самому ее началу, чтение газет на рабочем месте, слишком много кофе-пауз, болтовня с коллегами по работе - все это может снижать «обременительность», которую человек видит в своей работе, однако неизбежно приведет к уменьшению шансов такого работника на продвижение по службе, к достижению результатов, не соответствующих его способностям, и как итог - к устойчивому разочарованию в жизни.
Если выполнение той или иной задачи, на ваш взгляд, способно повлечь значительные по масштабу и влиянию позитивные последствия, присвойте ей статус высшего приоритета и немедленно приступайте к ее выполнению. Если вы предвидите ощутимые негативные последствия, не будь нечто осуществлено достаточно быстро и эффективно, это «нечто» также следует занести в разряд высокоприоритетных задач. Вообще, какой бы ни была ваша «лягушка», проявляйте решительность в том, чтобы управиться с ней первым делом, как только представится случай.
Мотивация предполагает наличие мотива.Чем большего положительного влияния на вашу жизнь вы ожидаете от поступка или действия (при условии, разумеется, что вы корректно определили все возможные последствия), тем большей мотивацией вы будете обладать в деле недопущения промедления и более скорого выполнения задачи.
Воспитывайте в себе целеустремленность и обеспечивайте неуклонное движение вперед путем полного решения в первую очередь задач, имеющих значение как для компании, на которую вы работаете, так и вашего собственного будущего.
Если времени не замечать - оно проходит. Важным в связи с этим является вопрос о его рациональном использовании, а также о том, с какими результатами вы придете к концу неумолимо проходящих недель и месяцев. А это, по большому счету, уже вопрос о том, насколько хорошо вы продумаете возможные последствия своих действий на краткосрочную перспективу.
Постоянный анализ потенциальных последствий своих начинаний, принимаемых решений, поступков представляет собой один из наилучших способов определения подлинных приоритетов как в своей работе, так и в личной жизни.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
Регулярно подвергайте пересмотру и уточнению перечень своих задач, мероприятий и проектов. Постоянно задавайтесь вопросом: «Какие из проектов или мероприятий оказали бы самое положительное влияние на мою жизнь, осуществи я их превосходным образом и в предельно краткий срок?»
Что бы ни являлось «важным предприятием» вашей жизни, превратите его в цель, составьте план по ее достижению и, не мешкая, принимайтесь за осуществление своего плана. Помните прекрасные строчки Гете:
Стоит лишь начать, и вот уж разум разогрет;
Продолжи чуть - задачи вроде бы и нет!
ГЛАВА 5
Чем более скрупулезно вы планируете свою деятельность и определяете приоритетность предстоящих задач, тем больше важных дел вам удается совершить за условную единицу времени. К решению чем более важной проблемы вы приступаете, тем большим будет стимул преодолеть естественную для многих склонность к промедлению в делах и погрузиться в работу.
Неустанно двигайтесь вперед. Раз начав движение, не давайте себе остановиться. Неустанное предъявление подобного требования к себе в состоянии сделать из вас самого преуспевающего человека своего поколения.
Ясно изложенные на бумаге цели замечательным образом воздействуют на ваше мышление. Они предоставляют вам мотивы для работы и настраивают вас на действие. Они также стимулируют ваше творческое начало, высвобождают энергию, скрытую в вас, и помогают не допускать промедления в делах.
Сформулированные вами цели являются топливом в кузнице вашего успеха. Чем значительнее и яснее ваши цели, тем большее удовлетворение ждет вас после их осуществления. Чем больше вы размышляете о своих целях, тем сильнее будет ваш внутренний стимул их реализовать.
Размышляйте о своих целях и подвергайте их ежедневной ревизии. Каждое утро, начиная работу, предпринимайте действия, касающиеся самой насущной задачи, которую вы в состоянии выполнить в качестве вклада в достижение своей главной на текущий момент цели.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
Возьмите чистый лист бумаги прямо сейчас и составьте список, состоящий из десяти целей, которых вы хотели бы достигнуть в течение следующих двенадцати месяцев. Формулируйте их так, словно год уже прошел и они стали реальностью. Используйте настоящее время, изъявительное наклонение и ведите речь от первого лица, для того чтобы перечисляемые вами цели были позитивно восприняты вашим подсознанием.
Например, вы могли написать: «Я зарабатываю X долларов в год», или «Я вешу X килограммов», или «У меня такая-то машина».
Затем перечитайте полученный перечень и отберите одну цель, которая, если бы вы достигли ее, имела бы самое существенное влияние на вашу жизнь. Теперь выпишите ее на отдельном листе бумаги, укажите для нее срок осуществления, составьте план по ее достижению, начните действовать в соответствии с этим планом, после чего каждый день совершайте что-нибудь, что приближает вас к вашей цели. Подобное упражнение само по себе способно коренным образом изменить вашу жизнь!
ГЛАВА 2
Загодя планируйте каждый свой день
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас.
АЛАН ЛЭЙКИН
Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам».
А как бы вы ели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.
Ваш интеллект, ваша способность мыслить, планировать и принимать решения является вашим главным орудием в деле недопущения промедления в делах и увеличения собственной продуктивности. Ваше умение определять свои цели, планировать действия и предпринимать их определяет ход вашей жизни. Акт мышления и планирования высвобождает ваши ментальные ресурсы, пускает в ход ваш творческий потенциал и умножает вашу полезную ментальную и физическую энергию.
Созвучна с этим мысль Алекса Маккензи: «Незапланированное действие суть причины всех неудач».
Ваша способность хорошо планировать свои действия, при этом заблаговременно, является мерилом вашей общей компетенции. Чем лучше план, составленный вами, тем легче вам преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, приступить к своей «лягушке», после чего продолжать упорно добиваться своей цели.
Одной из высших целей в любой работе является достижение самой высокой возможной отдачи от затраченной мыслительной, эмоциональной и физической энергии. Выгодным для вас обстоятельством является то, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей. На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа (100-120 минут) потраченного иначе впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.
Вы, вероятно, слышали о так называемой формуле шести «П», которая гласит: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».
Поразмыслив над тем, сколько пользы способно принести планирование в деле повышения вашей продуктивности и производительности, приходится удивляться, почему столь мало людей практикуют его в своей повседневной жизни. А ведь само по себе планирование не представляет собой ничего сложного. Все, что вам нужно, - это бумага и ручка. Сложнейшая компьютерная программа «Палм Пайлот», как и практически любой органайзер, использует все тот же принцип: вы заблаговременно составляете перечень всего, что вам необходимо сделать, до того как приступаете к осуществлению своих целей.
Всегда работайте «по перечню». Когда появляется новое дело, включайте его в перечень, прежде чем приступить к его реализации. Вы в состоянии увеличить собственную продуктивность и производительность на двадцать пять и более процентов с того дня, как начнете работать строго в соответствии с перечнем запланированных дел.
Составляйте свой перечень вечером накануне, в конце рабочего дня. Включите в него все, что вы не успели завершить за день текущий, а также дела, которые планируете назавтра. Составляя таким образом подобный перечень, можете быть уверены, что он подвергнется усвоению вашим подсознанием на протяжении всего ночного сна. Следствием этого нередко бывает то, что вы просыпаетесь с грандиозными идеями, которые, как оказывается, можно с успехом применить в работе, увеличив скорость и качество выполняемых задач.
Чем больше времени вы посвятите составлению письменных перечней всего того, что планируете совершить, тем выше будет успех всех ваших начинаний.
Вам потребуются различные перечни согласно их назначению. Во-первых, вам необходимо составить генеральныйперечень, в котором следует перечислить все, что приходит вам в голову в связи с планируемым на будущее. Его назначение - включить в себя каждую идею, приходящую вам в голову по поводу планируемого, как, например, каждую новую цель или задачу. Сортировку включенных в перечень идей можно выполнить позднее.
Во-вторых, вам необходим месячныйперечень - его составляют в конце каждого месяца на перспективу следующего. Сюда могут входить пункты, прежде внесенные вами в генеральный перечень.
В-третьих, вам потребуется недельныйперечень, при помощи которого вы загодя планируете свои действия на следующую неделю. Составление данного перечня следует осуществлять в течение текущей недели.
Предъявление к себе и строгое соблюдение требования систематически планировать свое время может сослужить вам хорошую службу. Многие люди рассказывали мне, что привычка посвящать пару часов в конце недели на составление планов на следующую неделю существенно повлияла на продуктивность их деятельности и, более того, коренным образом изменила их жизнь. Вам данный прием окажет не меньшую услугу.
Наконец, вам следует перенести ряд пунктов из своего месячного и недельного планов в свой ежедневныйплан. Таковыми являются конкретные задачи, которые вы планируете осуществить на протяжении следующего дня.
По ходу работы в течение дня вычеркивайте пункты из своего перечня-плана по мере их выполнения. Ценным для вас в процессе этого является видимая картина достигнутого. Так рождается ощущение успеха и движения вперед. Видя себя последовательно осуществляющим запланированные задачи, вы обретаете мотивацию и энергию, необходимую для того, чтобы дойти до конца перечня. Одновременно повышается и ваша самооценка, и уважение к себе. Подспудно наблюдаемый вами собственный прогресс обеспечивает ваше движение вперед и помогает вам не допускать промедления в делах.
Взявшись за реализацию проекта любого рода, начните с составления перечня, включая в него каждый свой шаг, который планируете предпринять для осуществления проекта от начала до конца. Упорядочьте задачи проекта по приоритетности и в соответствии с хронологической последовательностью. Составьте соответствующую органиграмму, будь то на листе бумаги или на экране компьютера, дав себе возможность видеть как каждую задачу в отдельности, так и все в совокупности. Затем приступайте к последовательному выполнению каждой задачи, не берясь более чем за одну за раз. Вы будете удивлены тому, сколь много может быть достигнуто, сможете достичь, действуя таким образом.
Работая с помощью своих перечней-планов, вы непременно почувствуете большую отдачу от собственного труда. Собственная ваша жизнь станет подконтрольной вашей воле. Ваше продвижение вперед обретет естественную мотивацию. Ваша мысль станет более целенаправленной и творческой; одновременно вас ждут все более вдохновенные идеи в отношении того, как ускорить темп вашей работы.
Пользуясь указанным методом в своей работе, вы обретете замечательное ощущение неуклонного продвижения вперед, обеспечивающее вас зарядом энергии, достаточным, чтобы эффективно использовать весь свой рабочий день.
Одним из важнейших правил в деле достижения высокой продуктивности является правило 10/90.Согласно этому правилу, первые 10 процентов времени, которые затрачиваются на заблаговременное планирование и организацию работы, обеспечивают экономию не менее 90 процентов времени на практическое выполнение работы. Вам достаточно однократно применить это правило, чтобы убедиться в его истинности.
Заблаговременно планируя каждый свой день, вы обнаружите, что вам проще как начать движение, так и продолжать его. Дела идут быстрее и более гладко, нежели шли прежде. Вы чувствуете себя более уверенно, и сознание собственной компетенции дает вам удовлетворение. Со временем вы приходите к выводу, что остановить вас tie может ничто.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
С сегодняшнего дня начните планировать наперед каждый день, неделю и месяц своей жизни. Возьмите блокнот или лист бумаги и составьте перечень всего, что вам необходимо сделать в течение следующих двадцати четырех часов. Дополняйте его по мере того, как в голову приходят новые идеи. Также составьте перечень всех проектов, крупных многозадачных мероприятий, осуществление которых имеет большое значение для вашего будущего.
Отсортируйте свои важнейшие цели, проекты и задачи по признаку приоритетности, а затем разместите их в требуемом хронологическом порядке, указав, что планируете осуществить в первую очередь, что во вторую, что в третью и т. д. Взяв конечную цель в качестве отправной точки, формируйте цепь приводящих к ней мероприятий в обратном порядке.
Думайте на бумаге! Всегда базируйте свою деятельность на исполнении перечня мероприятий. Вы будете поражены, насколько продуктивнее станет ваша работа и насколько проще вам будет съесть свою «лягушку».
ГЛАВА 3
Применяйте правило 80/20 во всем
У нас всегда достанет времени, используй
мы его правильно.
ИОГАНН ВОЛЬФГАНГ ГЕТЕ
Правило 80/20 представляет собой одну из самых удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования. Его также называют «принципом Парето», по имени впервые сформулировавшего его в 1895 г. итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл «влиятельным меньшинством» (на чью долю с точки зрения богатства и влиятельности приходилось «верхних» 20 процентов населения), на остальных - «тривиальное большинство» (на них приходилось «нижних» 80 процентов).
Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется выведенному им принципу. Например, его принцип гласит, что 20 процентов произведенной вами работы обеспечивают 80 процентов полученных вами результатов; 20 процентов ваших клиентов обеспечивают 80 процентов заключенных вами контрактов; 20 процентов ваших товаров и услуг обеспечивают вам 80 процентов всей выручки; 20 процентов выполняемых вами задач соответствуют 80 процентам производимой вами стоимости и т. д. Это значит, что если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить, то два из них окажутся по конечной приносимой выгоде равноценными (или более ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.
Любопытный факт, не так ли? На решение каждой из упомянутых задач может потребоваться одно и то же время. Однако вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит соответственно десятикратно или пятикратно относительный вклад каждой из остальных задач.
Нередко оказывается, что один пункт в списке из десяти задач, которые вам предстоит выполнить, по своей значимости превышает все остальные девятьпунктов, взятых вместе. Рассматриваемая задача, без вариантов, является «лягушкой», которую необходимо съесть в первую очередь.
Догадываетесь, в отношении каких задач люди более всего проявляют нерешительность и топчутся на месте, выполняя их? Самое печальное состоит в том, что большинство людей склонны к промедлению в отношении тех 10-20 процентов задач, которые имеют наибольшее значение, т. е. «влиятельного меньшинства». Напротив, они озадачивают себя в первую очередь менее существенными 80 процентами, «тривиальным большинством», вклад которых в конечные результаты относительно невелик.
Нередко можно видеть людей, которые, как кажется, заняты по горло работой весь день, но результаты их деятельности почти не видны или малозначащи. Причиной этого почти всегда оказывается то обстоятельство, что они трудятся над несущественными задачами и не решаются приступить к решению одной или двух задач, способных принести весомую пользу как компании, так и их собственной карьере.
Самые значимые задачи нередко самые трудные и сложные. Однако отдача и награда за их эффективное осуществление могут быть колоссальными. По этой причине вам следует твердо отказываться от выполнения задач, содержащихся во второстепенных восьмидесяти процентах, пока у вас остаются невыполненными задачи из главных двадцати.
Всегда, приступая к очередной задаче, спрашивайте у себя: «Входит ли данная задача в главные 20 процентов моих задач или во второстепенные 80 процентов?»
Правило:
«Не поддавайтесь соблазну
прежде разбираться с мелочами»
Помните, что бы вы ни делали вновь и вновь - это приобретает характер привычки, от которой вам, быть может, будет трудно избавиться. Если вы решите начинать свой день с выполнения малозначащих задач, вы вскоре привыкнете всегда именно так начинать свой день. А данную привычку вам едва ли следует приобретать вообще.
Самое трудное с любой важной задачей - это приступить к ее выполнению. Коль скоро вы начали работу, то, как правило, находите тот или иной стимул ее продолжить. Какая-то часть вашей личности всегда получает удовлетворение от работы над важными задачами, и это обстоятельство вам следует использовать. Что в связи с этим нужно делать? Конечно, постоянно поощрять эту часть своей личности.
Даже просто подумав о том, что следует начать и довести до конца решение важной задачи, вы даете себе шанс найти необходимые стимулы к работе и помогаете самому себе не допускать промедления в делах. Время, необходимое на выполнение важной работы, нередко сравнимо со временем, затраченным на работу малозначащую. Разница состоит прежде всего в том, что, осуществив нечто важное и значительное, вы обретаете большее чувство гордости и удовлетворения. С другой стороны, когда вы решили малозначащую задачу, испытываемое вами удовлетворение от выполнения работы либо незначительно, либо отсутствует вовсе.
Планирование времени в конечном счете представляет собой планирование жизни, персональное планирование.Кроме того, это означает, что вы берете под собственный контроль последовательность событий.Пл0анируя свое время, вы определяете, чем будете заниматься в будущем. При этом вы пользуетесь полной свободой в выборе задач, которые собираетесь решать. Ваша способность выбирать между важным и малозначащим есть то, что кардинальным образом определяет ваш успех в жизни и на работе.
Продуктивные и эффективно распоряжающиеся своим временем люди приучают себя начинать с самой важной задачи, стоящей перед ними. Иными словами, они заставляют себя съесть «лягушку», какой бы она ни была. В результате именно такие люди достигают гораздо большего, нежели среднестатистический человек, и в жизни им чаще сопутствует счастье. Вы также можете научиться работать подобным образом.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
Составьте перечень всех важнейших целей, мероприятий, проектов и задач в вашей жизни на сегодняшний момент. Ответьте на вопрос, какие из них входят в число главных 10-20 процентов задач, решение которых приводит к достижению 80-90 процентов результатов.
Решите для себя уже сегодня, что отныне вы будете уделять все больше времени работе над выбранным вами рядом задач, которые, будучи решенными, способны реально повлиять на вашу жизнь и карьеру, и все меньше времени отводить на малозначащие дела.
ГЛАВА 4
Думайте о последствиях
Каждый человек достиг величия, каждый
человек обрел успех - в меру того, насколько
направил свои силы в одно конкретное русло.
ОРИСОН СУЭТТ МАРДЕН
Что выделяет выдающийся ум, так это способность точно предсказывать последствия совершения или не совершения чего-либо. Потенциальные последствия любой задачи или действия в основном определяют истинное значение этой задачи или действия для вас лично или компании, на которую вы работаете. Подобный способ оценки важности стоящей перед вами задачи позволяет определить, какова будет ваша следующая «лягушка».
Д-р Эдвард Бэнфилд из Гарвардского университета, посвятив своим исследованиям свыше пятидесяти лет, установил, что «долгосрочная перспектива» является наиболее точным прогнозным показателем социально-экономического развития Америки. Долгосрочная перспектива оказывается более важным фактором, нежели происхождение, образование, раса, интеллект, деловые связи и практически любой другой фактор, способный внести вклад в ваш успех как в жизни вообще, так и на работе в частности.
Ваше отношение к своему времени, вашему «временному горизонту», оказывает огромное влияние на стиль вашей жизни и сделанный вами выбор. Люди, которые смотрят далеко вперед, планируя свою жизнь и карьеру, склонны лучше распоряжаться своим временем и поступками, нежели те, кто мало задумывается о будущем.
Правило:
«Мышление на далекую
перспективу сопровождается
более высоким качеством
принимаемых решений
при достижении краткосрочных
целей»
Людям, добивающимся успеха в своих делах, свойственна ясная ориентация на будущее. Они рассчитывают свои ходы на пять, десять, двадцать лет вперед. Они анализируют принимаемые ими решения и предпринимаемые ими действия в настоящем с точки зрения их согласованности с долгосрочным будущим, к которому стремятся.
Если в своей работе вы обрели полную ясность в отношении того, что важно для вас в долгосрочной перспективе, вам будет гораздо проще принимать единственно верные решения относительно своих приоритетов в обозримом будущем.
По определению то, что является важным, потенциально влечет долгосрочные последствия. Аналогично нечто малозначащее может вовсе не приводить к сколько-нибудь далеко идущим последствиям. Перед тем как приниматься за задачу любого рода, следует всегда задаваться вопросом: «Каковы потенциальные последствия выполнения или невыполнения этой задачи?»
Правило:
«Намерения на будущее оказывают
влияние на действия в настоящем,
часто напрямую определяя их»
Чем яснее ваши намерения на будущее, тем большее влияние они оказывают на вашу текущую деятельность. Обладая ясной картиной долгосрочных перспектив, вам гораздо проще оценивать свои действия в настоящем и обеспечивать их приверженность курсу, ведущему к тому, что составляет вашу долгосрочную цель.
Люди, снискавшие успех, - это те, кто не ищет сиюминутной славы и готовы к краткосрочным жертвам, рассчитывая на гораздо большую награду в более отдаленном будущем. Люди, не обретшие подлинного успеха, напротив, более заинтересованы в сиюминутных радостях и признании своих заслуг, немедленно следующих за поступком, и поэтому мало задумываются о долгосрочной перспективе.
Деннис Уэйтли, авторитет по проблемам мотивации, говорит: «Неудачники делают то, что ведет к снятию напряжения,в то время как победители делают то, что ведет к достижению цели».Например, тому, кто приходит на работу загодя, много читает специальной литературы, посещает курсы, повышая свою квалификацию, и концентрирует внимание на решении важных задач в своей работе, несомненно обеспечен кумулятивный эффект от перечисленных показателей личного усердия, и такой человек может ожидать от них самого положительного влияния на собственное будущее. С другой стороны, приход на работу к самому ее началу, чтение газет на рабочем месте, слишком много кофе-пауз, болтовня с коллегами по работе - все это может снижать «обременительность», которую человек видит в своей работе, однако неизбежно приведет к уменьшению шансов такого работника на продвижение по службе, к достижению результатов, не соответствующих его способностям, и как итог - к устойчивому разочарованию в жизни.
Если выполнение той или иной задачи, на ваш взгляд, способно повлечь значительные по масштабу и влиянию позитивные последствия, присвойте ей статус высшего приоритета и немедленно приступайте к ее выполнению. Если вы предвидите ощутимые негативные последствия, не будь нечто осуществлено достаточно быстро и эффективно, это «нечто» также следует занести в разряд высокоприоритетных задач. Вообще, какой бы ни была ваша «лягушка», проявляйте решительность в том, чтобы управиться с ней первым делом, как только представится случай.
Мотивация предполагает наличие мотива.Чем большего положительного влияния на вашу жизнь вы ожидаете от поступка или действия (при условии, разумеется, что вы корректно определили все возможные последствия), тем большей мотивацией вы будете обладать в деле недопущения промедления и более скорого выполнения задачи.
Воспитывайте в себе целеустремленность и обеспечивайте неуклонное движение вперед путем полного решения в первую очередь задач, имеющих значение как для компании, на которую вы работаете, так и вашего собственного будущего.
Если времени не замечать - оно проходит. Важным в связи с этим является вопрос о его рациональном использовании, а также о том, с какими результатами вы придете к концу неумолимо проходящих недель и месяцев. А это, по большому счету, уже вопрос о том, насколько хорошо вы продумаете возможные последствия своих действий на краткосрочную перспективу.
Постоянный анализ потенциальных последствий своих начинаний, принимаемых решений, поступков представляет собой один из наилучших способов определения подлинных приоритетов как в своей работе, так и в личной жизни.
ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!
Регулярно подвергайте пересмотру и уточнению перечень своих задач, мероприятий и проектов. Постоянно задавайтесь вопросом: «Какие из проектов или мероприятий оказали бы самое положительное влияние на мою жизнь, осуществи я их превосходным образом и в предельно краткий срок?»
Что бы ни являлось «важным предприятием» вашей жизни, превратите его в цель, составьте план по ее достижению и, не мешкая, принимайтесь за осуществление своего плана. Помните прекрасные строчки Гете:
Стоит лишь начать, и вот уж разум разогрет;
Продолжи чуть - задачи вроде бы и нет!
ГЛАВА 5
Постоянно применяйте метод «АБВГД»
Первейший закон успеха - концентрация;
направление всей энергии к единой точке
и движение в точности к цели, не оглядываясь
по сторонам - ни направо, ни налево.
УИЛЬЯМ МЭТЬЮЗ
Чем более скрупулезно вы планируете свою деятельность и определяете приоритетность предстоящих задач, тем больше важных дел вам удается совершить за условную единицу времени. К решению чем более важной проблемы вы приступаете, тем большим будет стимул преодолеть естественную для многих склонность к промедлению в делах и погрузиться в работу.