Страница:
В свою очередь руководство компании вправе требовать от сотрудников добросовестного исполнения ими определенных обязанностей. Помимо исполнения обязанностей, связанных с трудовым договором, каждый сотрудник должен в целом заботиться об имидже своей компании и бережно относиться к ее имуществу. На сотрудников можно возложить следующие обязанности:
1) поддерживать деловую репутацию и благоприятный имидж компании в деловых кругах;
2) доверять стратегии и тактике фирмы, а также решениям руководства;
3) в своей профессиональной и общественной деятельности исходить из положений стратегии и тактики фирмы, заботиться о реализации интересов компании, а также общности интересов фирмы и ее персонала. Сотрудники компании обязаны своевременно и качественно исполнять решения, принятые руководством компании. При этом они должны обепечивать конфиденциальность полученной информации и никогда не использовать ее для получения личной выгоды или в интересах третьих лиц.
Сотрудники компании в своих взаимоотношениях с работниками других предприятий и организаций, в том числе при заключении и исполнении договоров, должны быть этичны и справедливы, избегать любых действий, которые можно расценить как протекцию или иную меру, обеспечивающую преимущества или льготы для отдельного предприятия или организации либо их работников. Сотрудники фирмы всегда во всех своих деловых и личных контактах с работниками других организаций должны преследовать интересы своей фирмы, не разглашать сведения, отнесенные согласно приказу к сведениям, составляющим коммерческую тайну фирмы.
Сотрудники компании никогда не должны вступать ни прямо, ни косвенно в коммерческие отношения с третьими лицами, если это может ущемить коммерческие интересы фирмы или нанести ущерб ее деловой репутации либо имиджу.
В отношении сотрудников компании в кодексе поведения персонала можно предусмотреть и ряд общих обязанностей, которые касаются всех сотрудников. Все работники в процессе трудовой деятельности обязаны:
1) исходить из заботы об общих интересах фирмы и общности (единства) всего персонала;
2) всемерно поддерживать корпоративные ценности;
3) вести себя корректно, достойно, не допуская отклонений от признанных норм делового общения, принятых в фирме.
В свою очередь от организации можно требовать соблюдения интересов своих сотрудников, напр., собирать на своих сотрудников. В частности, фирма должна не вмешиваться в личную жизнь своих сотрудников, а полученные сведения не распространять. Персональные данные сорудников собираются, обрабатываются и хранятся по правилам, установленным гл. 14 ТК РФ. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Согласно ст. 86 ТК РФ работодатель при передаче персональных данных работника должен соблюдать следующие требования:
1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;
5) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
6) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
7) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
4) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить работодателю в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Для того чтобы предусмотренные таким кодексом правила имели какое-то реальное обеспечение исполнения, они должны предусматривать определенные санкции за их неисполнение. Поэтому в ряде случаев сотрудника могут привлекать к дисциплинарной ответственности за неоднократное нарушение кодекса поведения персонала фирмы. Кроме того, в трудовом договоре с каждым сотрудником можно предусмотреть пункт, согласно которому сотрудник обязан соблюдать кодекс поведения персонала и другие должностные инструкции (локальные акты), принятые в организации работодателя. Возможно даже установление в трудовом договоре ответственности за неисполнение (нарушение) сотрудником кодекса поведения персонала.
Кодекс поведения персонала фирмы может также содержать условия, касающиеся этичности поведения сотрудников в семье либо в нерабочее время или поведения членов семьи работника, а также условия о недопустимости каких-либо коммерческих действий, которые прямо или косвенно могли бы нанести ущерб экономическим интересам фирмы, либо действий, выражающихся в конкуренции с компанией, либо иных действий, ведущих к получению работником фирмы или членами его семьи каких-либо выгод от служебного положения работника. В связи с этим можно сказать и об уголовной ответственности в сфере экономических преступлений (преступлений против коммерческой службы в организациях всех форм собственности). В частности, можно говорить о ст. 201 и 204 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) (с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля, 28 декабря 2004 г., 21 июля, 19 декабря 2005 г., 5 января, 27 июля 2006 г.). Данными составами установлена уголовная ответственность за использование лицом, выполняющим управленческие функции в коммерческой или иной организации, своих полномочий вопреки законным интересам этой организации и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц либо нанесения вреда другим лицам, если это деяние повлекло причинение существенного вреда правам и законным интересам граждан или организаций либо охраняемым законом интересам общества или государства. К уголовной ответственности такой сотрудник (руководитель) может быть привлечен только по заявлению представителя самой организации. Статья 204 УК РФ установила уголовную ответственность за незаконную передачу лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное оказание ему услуг имущественного характера за совершение действий (бездействия) в интересах дающего в связи с занимаемым этим лицом служебным положением.
Как мы уже говорили, отдельно в организации можно предусмотреть и кодекс поведения руководящего состава сотрудников компании. Хотя он адресован именно руководителям, его положения распространяются и действуют в отношении всех сотрудников, т. е. такой локальный акт будет регулировать отношения сотрудников с руководством компании. Можно и не разделять на два акта кодекс поведения персонала, но в таком случае его все равно придется подразделить на две части, поскольку регулирование отношений между сотрудниками и между сотрудниками и руководством компании всегда строится на различных принципах. Сотрудники в отношениях между собой всегда равны, а в отношениях между сотрудником и руководителем компании всегда будет присутствовать элемент административных полномочий руководителя в отношении своих подчиненных.
Кодекс поведения лиц, занимающих должности в органах управления фирмы, определяет юридические, а также морально-этические требования к членам совета директоров, членам правления, генеральному директору фирмы, руководителям отделов компании и подразделений (филиалов и представительств).
Такой кодекс будет устанавливать дополнительные гарантии по защите сотрудников фирмы от злоупотребления полномочиями со стороны руководства. Кодекс может предусматривать основания, виды, пределы и порядок применения мер ответственности. Можно и определить цели применения такого кодекса:
1) для защиты законных прав и интересов акционеров, кредиторов и других юридических лиц и граждан;
2) недопущения действий, которые могли бы привести к использованию лицами, занимающими должности в органах управления компании, своего официального положения и связанных с ним возможностей, а также возможностей фирмы и ее авторитета в личных, групповых и иных интересах, противоречащих корпоративным интересам фирмы.
Лица, занимающие должности в органах управления компании, обязаны осуществлять возложенные на них обязанности в соответствии со своим статусом, добросовестно, разумно и таким образом, который они считают наилучшим в интересах фирмы. Руководство компании должно всеми своими действиями поддерживать имидж фирмы, соблюдать по отношению к нему лояльность, выражать ценности и корпоративные интересы фирмы. Руководители компании не должны иметь права на использование возможностей фирмы или допускать их использование в иных делах, помимо предусмотренных уставом и утвержденных в установленном порядке корпоративными нормативными актами компании.
Должностные лица организации в период своей работы в этом качестве не имеют права учреждать, принимать участие в коммерческих организациях, конкурирующих с данной организацией, а также занимать оплачиваемые должности или заниматься оплачиваемой деятельностью, кроме научной и преподавательской, в любых органах и организациях, за исключением случаев, когда это было разрешено большинством голосов членов совета директоров компании (или благодаря иному разрешению руководства компании). Они не имеют права прямо или косвенно получать вознаграждения от любых лиц за оказание влияния на принятие решения органом управления фирмой. Такие условия в кодексе поведения руководства компании связаны с соблюдением руководителями коммерческой тайны. Руководители – это особые сотрудники компании. В силу возложенных на них обязанностей они обладают и соответствующими полномочиями. От их неблагоприятных действий фирме может быть причинен огромный ущерб, куда больший, чем от действий одного рядового сотрудника, поэтому требуется подробная и отдельная регламентация запретов на совершение определенных действий руководителями компании. Запреты, установленные в кодексе поведения руководящих сотрудников компании, следует предусмотреть и в трудовом договоре с ними. При этом необходимо устанавливать повышенную ответственность за совершение действий, явно свидетельствующих о коммерческом подкупе, разглашение сведений или помощь конкурирующей фирме.
Лица, занимающие должности в органах управления фирмы, не вправе отказывать физическим и юридическим лицам (в том числе акционерам, облигационерам, кредиторам общества (если это АО), ревизионной комиссии (ревизору), аудитору общества) в информации, предоставление которой предусмотрено действующим законодательством, уставом и иными корпоративными нормативными актами фирмы, а также задерживать ее предоставление, передавать недостоверную или неполную информацию. Совершение подобных действий также может говорить о недобросовестных действиях руководства компании.
Руководители компании обязаны не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну или отнесенные к конфиденциальной информации о деятельности фирмы, как во время исполнения ими своих служебных полномочий в органах управления компании, так и в течение не менее десяти лет после истечения срока исполнения служебных обязанностей.
Что касается сделок, которые могут совершать отдельные руководители для фирмы, то в таких случаях слишком велика вероятность злоупотреблений со стороны должностных лиц, когда за отдельное вознаграждение со стороны поставщиков руководители будут заключать не максимально выгодные для компании сделки, а сделки с теми организациями, которые предложат лично им большее вознаграждение. Поэтому руководителей компании можно обязать довести до сведения совета директоров, ревизионной комиссии фирмы информацию:
1) о юридических лицах, в которых они владеют самостоятельно или совместно со связанным с ними лицом (лицами) 20 % и более голосующих акций;
2) о юридических лицах, в органах управления которых они занимают должности;
3) об известных им совершаемых и предполагаемых сделках, в которых они могут быть признаны заинтересованными лицами.
Решение о заключении компанией сделки, в совершении которой есть заинтересованность, принимается советом директоров компании, причем большинством голосов членов совета, не заинтересованных в ее совершении.
Конечно же самое основное в такой регламентации – это ответственностьдолжностных лиц компании за виновное нарушение возложенных на них обязанностей, в том числе их неисполнение или ненадлежащее исполнение, халатность в исполнении, злоупотребление или превышение власти, причинение компании имущественного ущерба. В таких случаях лица, занимающие должности в органах управления фирмы, несут установленную действующим законодательством, уставом фирмы и другими корпоративными нормативными актами имущественную, дисциплинарную и уголовную ответственность. Желательно предусмотреть в таком кодексе и основания для возмещения фирме убытков, причиненных недобросовестными действиями руководителя.
В каждой организации всегда действуют (вне зависимости от их закрепления в локальных нормативных актах организации) нормы и правила, которыми регулируются отношения (поведение) сотрудников, их общение между собой. Во многом данные правила устанавливают этику и культуру общения между сотрудниками фирмы. Для чего это нужно? Помимо того что этичное отношение сотрудников друг к другу – это хорошо, что еще полезного несет в себе такая регламентация? Для чего менеджеру по управлению персоналом и руководству фирмы тратить ресурсы на поддержание и развитие корпоративной культуры в фирме?
Здесь есть два очень серьезных положительных момента. Во-первых, корпоративная культура (ее часть составляют негласные нормы) помогает формированию у сотрудников правильной мотивации к работе. Сотрудники гораздо лучше работают, когда работа им нравится, а для этого им необходимо осознать общественную полезность своей работы. Кроме того, формирование своей определенной среды внутри компании (негласных правил поведения) ведет к регулированию внутри фирмы всех взаимоотношений между сотрудниками компании. Конечно, свою корпоративную культуру можно и не формировать, но тогда взаимоотношения между сотрудниками не всегда будут гладкими, довольно часто будут возникать конфликты, а они в свою очередь ведут к простоям и срыву работы отдельных коллективов сотрудников (или даже целого отдела), что выливается в убытки для компании. Поэтому получается, что крайне необходимо контролировать процесс правильного формирования корпоративной культуры внутри организации, поскольку:
1) она позволяет фирме повысить производительность труда отдельных сотрудников;
2) предотвращает возникновение убытков для компании, связанных с производственными срывами и простоями в работе (предотвращаются большинство кадровых конфликтов, но не все).
Нормы итрадиции не установлены официально и письменно не зафиксированы. Это могут быть устные указания руководителя, касающиеся регулирования неопределенного числа однородных событий. Например, руководитель отдела, в связи с тем что узнал о дне рождения одного из своих сотрудников, велел провести в этот день небольшое праздничное мероприятие. На самом празднике директор в присутствии всех сотрудников отдела объявил, что теперь так отмечаться будет день рождения каждого сотрудника его отдела. Сотрудники организации, которые принимают самое непосредственное и активное участие в сохранении, распространении и контроле исполнения норм, становятся неформальными лидерами (нельзя сказать, что при этом они обязательно становятся и лидерами группы, коллектива, просто в отношении исполнения данных традиций они играют ведущую роль).
Традиции представляют собой требования, которые, в принципе, никем и не оспариваются, поскольку с ними и так все согласны. Чтобы их соблюдать, не требуется чьего-либо контроля, а руководство разрешает их использование. Более того, их можно даже нарушать, но сам факт постоянного игнорирования сотрудником традиций компании уже свидетельствует о том, что у данного сотрудника проблемы с коллективом, либо о том, что данный сотрудник (если он проработал уже более двух лет) готовится уйти из компании. В любом случае игнорирование сотрудником традиций фирмы говорит о том, что с ним необходимо срочно провести беседу и выяснить причины и мотивацию такого его поведения. В принципе, в последнее время наметилась тенденция к нормативному закреплению в кодексе поведения персонала всех традиций.
Какие действия необходимо совершить руководителю для формирования внутренней культуры сотрудников компании?
Прежде всего необходимо сформировать положительный имидж компании в глазах самих сотрудников. Данную работу можно представить в виде изначальной подготовки определенного проекта, выделения средства для его реализации, этапа реализации проекта, оценки эффективности полученных от реализации проекта результатов.
При подготовке проекта следует проанализировать ситуацию в компании в настоящее время, определить информированность сотрудников компании о целях развития фирмы, основных направлениях деятельности, реализуемых в настоящее время проектах и т. д. При этом можно выяснить и наличие всех неформальных коммуникаций между сотрудниками различных отделов компании. Помимо этого, можно сделать вывод о том, устраивают ли сотрудников все действия компании или реализация какого-то проекта вызывает у них опасения (за дальнейшую судьбу компании или за то, что это может привести к убыткам и к сокращению рабочих мест), т. е. узнать, довольны ли сотрудники политикой, проводимой фирмой. Узнать все это можно посредством проведения личных бесед с работниками, руководителями подразделений, наблюдения, в том числе и в неформальной обстановке, анкетирования.
Во-вторых, нужно оценить масштаб предполагаемых изменений. Возможно, сотрудникам отдела кадров потребуется провести несколько конкретных мероприятий, например организовать работу внутреннего сайта компании или выпустить журнал фирмы и таким образом своевременно информировать работников об изменениях в компании. Возможно, потребуется выстроить целую структуру для выполнения долгосрочной программы: подготовить проект, рассмотреть и утвердить корпоративный кодекс компании, организовать другие мероприятия. Планируя изменения, важно не забывать, что эффективность целой системы всегда будет выше, чем набор ее отдельных элементов.
Коммуникативные мероприятия используются для информирования работников о ситуации в компании. Личные встречи с руководителями, объявления на общем собрании, передачи корпоративного радио, доски объявлений, выпуск корпоративных газет, использование возможностей Интернета, работа внутреннего сайта компании, проведение конференций – все это эффективные инструменты, которые позволяют своевременно извещать сотрудников обо всех основных событиях, происходящих в организации. Так, корпоративные СМИ (газета, Интернет, сайт и др.) призваны выполнять две функции: информирующую и комментирующую. В корпоративной газете можно, например, писать о целях организации на ближайшее время, рассказывать о показателях успешности работы каждого сотрудника, оповещать, за что можно получить премию, а за что – взыскание. Важно, чтобы все это было написано доступно и четко. В газете вы можете размещать снимки с корпоративных праздников, материалы о компании из прессы, даже график роста продаж и фотографии лучших сотрудников, можете поздравлять именинников, молодоженов – всех, кто в ближайшее время отмечает праздничную дату. В компании, где все это есть, гораздо больше лояльных и преданных сотрудников[1].
Корпоративные праздники и соревнования – наиболее значимый элемент в создании хорошего имиджа компании. Совместное празднование важных событий, участие в различных конкурсах не только способствуют сплочению коллектива, но и позволяют руководителю, обязательно присутствующему на праздновании таких событий, увидеть реальную картину взаимоотношений в коллективе, определить все группы и их лидера. Когда руководители и подчиненные «сидят за одним столом», в неформальной обстановке преодолевают препятствия, то организационные вопросы решаются гораздо быстрее, а конфликты возникают гораздо реже. Продлить впечатления от совместного активного отдыха можно, разместив фоторепортажи о таких мероприятиях в корпоративной газете и на сайте компании. Можно сказать, что это один из важнейших моментов в работе руководителя. Он должен не просто присутствовать на празднике, а собрать материал, причем не только для анализа и выявления лидеров в отделе, но и для создания корпоративного журнала, сайта компании. Впоследствии нужно не описать содержание всего праздника, а отразить наиболее яркие и смешные его моменты (желательно даже сделать фотографии). Люди будут стремиться найти себя на снимках, ощутят внимание к себе со стороны компании, почувствуют себя счастливее, поймут, что они в глазах своего начальника незаменимая деталь всего процесса производства.
Крайне эффективно будет и награждение лучших сотрудников каждого отдела по итогам года, причем можно в нескольких номинациях: по самой высокой производительности труда, по соблюдению трудовой дисциплины, по активному участию в организации проведения корпоративных мероприятий. Сотрудники должны увидеть, что руководство замечает и поощряет хорошую работу и лояльность к компании, поэтому после награждения (которое очень важно провести в рабочее время в торжественной обстановке в присутствии всех сотрудников отдела) они будут с большей готовностью выполнять требования руководства. Чтобы такие мероприятия были максимально результативными, на них обязательно должен присутствовать кто-то из руководителей, который лично может произнести похвальную речь и вручить грамоту, премию и т. д. Награда, принятая от представителя высшего звена, имеет большую ценность. Таким образом руководство сможет подчеркнуть, что ценит работу сотрудников, а их достижения не остаются незамеченными, поощрит их к дальнейшему стремлению трудиться на благо компании.
Как только менеджер по работе с персоналом установит необходимый масштаб мероприятий, он должен спланировать их содержание и определить время проведения. Здесь менеджеру по работе с персоналом стоит посоветоваться с руководителями отделов, ведь им также необходимо присутствовать на мероприятиях.
Имиджевые мероприятия своей основной целью имеют повышение уровня доверия сотрудников компании, определение отношения сотрудников к проводимой компанией политике, формирование у сотрудников нужных мотиваций и постановку перед ними задач. Однако важно понимать, что разделять все эти мероприятия нельзя. Эффекта не будет, если, например, провести награждение сотрудников, отметить юбилей компании, а на следующий день собрать всех и в жесткой форме сказать о необходимости достижения определенной задачи. Все необходимо делать вместе, т. е. во время праздника, другого мероприятия воспользоваться тем, что практически все сотрудники на месте, и объявить о нововведениях в компании (если это касается «непопулярных» решений, таких как введение системы штрафов за опоздания на работу). На коллективное обсуждение перед всеми сотрудниками можно вынести вопрос об определении символики фирмы, а также принятие проектов корпоративного кодекса. Основная задача таких действий – сформировать единые стандарты поведения и приверженность ценностям компании.
1) поддерживать деловую репутацию и благоприятный имидж компании в деловых кругах;
2) доверять стратегии и тактике фирмы, а также решениям руководства;
3) в своей профессиональной и общественной деятельности исходить из положений стратегии и тактики фирмы, заботиться о реализации интересов компании, а также общности интересов фирмы и ее персонала. Сотрудники компании обязаны своевременно и качественно исполнять решения, принятые руководством компании. При этом они должны обепечивать конфиденциальность полученной информации и никогда не использовать ее для получения личной выгоды или в интересах третьих лиц.
Сотрудники компании в своих взаимоотношениях с работниками других предприятий и организаций, в том числе при заключении и исполнении договоров, должны быть этичны и справедливы, избегать любых действий, которые можно расценить как протекцию или иную меру, обеспечивающую преимущества или льготы для отдельного предприятия или организации либо их работников. Сотрудники фирмы всегда во всех своих деловых и личных контактах с работниками других организаций должны преследовать интересы своей фирмы, не разглашать сведения, отнесенные согласно приказу к сведениям, составляющим коммерческую тайну фирмы.
Сотрудники компании никогда не должны вступать ни прямо, ни косвенно в коммерческие отношения с третьими лицами, если это может ущемить коммерческие интересы фирмы или нанести ущерб ее деловой репутации либо имиджу.
В отношении сотрудников компании в кодексе поведения персонала можно предусмотреть и ряд общих обязанностей, которые касаются всех сотрудников. Все работники в процессе трудовой деятельности обязаны:
1) исходить из заботы об общих интересах фирмы и общности (единства) всего персонала;
2) всемерно поддерживать корпоративные ценности;
3) вести себя корректно, достойно, не допуская отклонений от признанных норм делового общения, принятых в фирме.
В свою очередь от организации можно требовать соблюдения интересов своих сотрудников, напр., собирать на своих сотрудников. В частности, фирма должна не вмешиваться в личную жизнь своих сотрудников, а полученные сведения не распространять. Персональные данные сорудников собираются, обрабатываются и хранятся по правилам, установленным гл. 14 ТК РФ. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Согласно ст. 86 ТК РФ работодатель при передаче персональных данных работника должен соблюдать следующие требования:
1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;
5) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
6) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
7) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
4) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить работодателю в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Для того чтобы предусмотренные таким кодексом правила имели какое-то реальное обеспечение исполнения, они должны предусматривать определенные санкции за их неисполнение. Поэтому в ряде случаев сотрудника могут привлекать к дисциплинарной ответственности за неоднократное нарушение кодекса поведения персонала фирмы. Кроме того, в трудовом договоре с каждым сотрудником можно предусмотреть пункт, согласно которому сотрудник обязан соблюдать кодекс поведения персонала и другие должностные инструкции (локальные акты), принятые в организации работодателя. Возможно даже установление в трудовом договоре ответственности за неисполнение (нарушение) сотрудником кодекса поведения персонала.
Кодекс поведения персонала фирмы может также содержать условия, касающиеся этичности поведения сотрудников в семье либо в нерабочее время или поведения членов семьи работника, а также условия о недопустимости каких-либо коммерческих действий, которые прямо или косвенно могли бы нанести ущерб экономическим интересам фирмы, либо действий, выражающихся в конкуренции с компанией, либо иных действий, ведущих к получению работником фирмы или членами его семьи каких-либо выгод от служебного положения работника. В связи с этим можно сказать и об уголовной ответственности в сфере экономических преступлений (преступлений против коммерческой службы в организациях всех форм собственности). В частности, можно говорить о ст. 201 и 204 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) (с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля, 28 декабря 2004 г., 21 июля, 19 декабря 2005 г., 5 января, 27 июля 2006 г.). Данными составами установлена уголовная ответственность за использование лицом, выполняющим управленческие функции в коммерческой или иной организации, своих полномочий вопреки законным интересам этой организации и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц либо нанесения вреда другим лицам, если это деяние повлекло причинение существенного вреда правам и законным интересам граждан или организаций либо охраняемым законом интересам общества или государства. К уголовной ответственности такой сотрудник (руководитель) может быть привлечен только по заявлению представителя самой организации. Статья 204 УК РФ установила уголовную ответственность за незаконную передачу лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное оказание ему услуг имущественного характера за совершение действий (бездействия) в интересах дающего в связи с занимаемым этим лицом служебным положением.
Как мы уже говорили, отдельно в организации можно предусмотреть и кодекс поведения руководящего состава сотрудников компании. Хотя он адресован именно руководителям, его положения распространяются и действуют в отношении всех сотрудников, т. е. такой локальный акт будет регулировать отношения сотрудников с руководством компании. Можно и не разделять на два акта кодекс поведения персонала, но в таком случае его все равно придется подразделить на две части, поскольку регулирование отношений между сотрудниками и между сотрудниками и руководством компании всегда строится на различных принципах. Сотрудники в отношениях между собой всегда равны, а в отношениях между сотрудником и руководителем компании всегда будет присутствовать элемент административных полномочий руководителя в отношении своих подчиненных.
Кодекс поведения лиц, занимающих должности в органах управления фирмы, определяет юридические, а также морально-этические требования к членам совета директоров, членам правления, генеральному директору фирмы, руководителям отделов компании и подразделений (филиалов и представительств).
Такой кодекс будет устанавливать дополнительные гарантии по защите сотрудников фирмы от злоупотребления полномочиями со стороны руководства. Кодекс может предусматривать основания, виды, пределы и порядок применения мер ответственности. Можно и определить цели применения такого кодекса:
1) для защиты законных прав и интересов акционеров, кредиторов и других юридических лиц и граждан;
2) недопущения действий, которые могли бы привести к использованию лицами, занимающими должности в органах управления компании, своего официального положения и связанных с ним возможностей, а также возможностей фирмы и ее авторитета в личных, групповых и иных интересах, противоречащих корпоративным интересам фирмы.
Лица, занимающие должности в органах управления компании, обязаны осуществлять возложенные на них обязанности в соответствии со своим статусом, добросовестно, разумно и таким образом, который они считают наилучшим в интересах фирмы. Руководство компании должно всеми своими действиями поддерживать имидж фирмы, соблюдать по отношению к нему лояльность, выражать ценности и корпоративные интересы фирмы. Руководители компании не должны иметь права на использование возможностей фирмы или допускать их использование в иных делах, помимо предусмотренных уставом и утвержденных в установленном порядке корпоративными нормативными актами компании.
Должностные лица организации в период своей работы в этом качестве не имеют права учреждать, принимать участие в коммерческих организациях, конкурирующих с данной организацией, а также занимать оплачиваемые должности или заниматься оплачиваемой деятельностью, кроме научной и преподавательской, в любых органах и организациях, за исключением случаев, когда это было разрешено большинством голосов членов совета директоров компании (или благодаря иному разрешению руководства компании). Они не имеют права прямо или косвенно получать вознаграждения от любых лиц за оказание влияния на принятие решения органом управления фирмой. Такие условия в кодексе поведения руководства компании связаны с соблюдением руководителями коммерческой тайны. Руководители – это особые сотрудники компании. В силу возложенных на них обязанностей они обладают и соответствующими полномочиями. От их неблагоприятных действий фирме может быть причинен огромный ущерб, куда больший, чем от действий одного рядового сотрудника, поэтому требуется подробная и отдельная регламентация запретов на совершение определенных действий руководителями компании. Запреты, установленные в кодексе поведения руководящих сотрудников компании, следует предусмотреть и в трудовом договоре с ними. При этом необходимо устанавливать повышенную ответственность за совершение действий, явно свидетельствующих о коммерческом подкупе, разглашение сведений или помощь конкурирующей фирме.
Лица, занимающие должности в органах управления фирмы, не вправе отказывать физическим и юридическим лицам (в том числе акционерам, облигационерам, кредиторам общества (если это АО), ревизионной комиссии (ревизору), аудитору общества) в информации, предоставление которой предусмотрено действующим законодательством, уставом и иными корпоративными нормативными актами фирмы, а также задерживать ее предоставление, передавать недостоверную или неполную информацию. Совершение подобных действий также может говорить о недобросовестных действиях руководства компании.
Руководители компании обязаны не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну или отнесенные к конфиденциальной информации о деятельности фирмы, как во время исполнения ими своих служебных полномочий в органах управления компании, так и в течение не менее десяти лет после истечения срока исполнения служебных обязанностей.
Что касается сделок, которые могут совершать отдельные руководители для фирмы, то в таких случаях слишком велика вероятность злоупотреблений со стороны должностных лиц, когда за отдельное вознаграждение со стороны поставщиков руководители будут заключать не максимально выгодные для компании сделки, а сделки с теми организациями, которые предложат лично им большее вознаграждение. Поэтому руководителей компании можно обязать довести до сведения совета директоров, ревизионной комиссии фирмы информацию:
1) о юридических лицах, в которых они владеют самостоятельно или совместно со связанным с ними лицом (лицами) 20 % и более голосующих акций;
2) о юридических лицах, в органах управления которых они занимают должности;
3) об известных им совершаемых и предполагаемых сделках, в которых они могут быть признаны заинтересованными лицами.
Решение о заключении компанией сделки, в совершении которой есть заинтересованность, принимается советом директоров компании, причем большинством голосов членов совета, не заинтересованных в ее совершении.
Конечно же самое основное в такой регламентации – это ответственностьдолжностных лиц компании за виновное нарушение возложенных на них обязанностей, в том числе их неисполнение или ненадлежащее исполнение, халатность в исполнении, злоупотребление или превышение власти, причинение компании имущественного ущерба. В таких случаях лица, занимающие должности в органах управления фирмы, несут установленную действующим законодательством, уставом фирмы и другими корпоративными нормативными актами имущественную, дисциплинарную и уголовную ответственность. Желательно предусмотреть в таком кодексе и основания для возмещения фирме убытков, причиненных недобросовестными действиями руководителя.
В каждой организации всегда действуют (вне зависимости от их закрепления в локальных нормативных актах организации) нормы и правила, которыми регулируются отношения (поведение) сотрудников, их общение между собой. Во многом данные правила устанавливают этику и культуру общения между сотрудниками фирмы. Для чего это нужно? Помимо того что этичное отношение сотрудников друг к другу – это хорошо, что еще полезного несет в себе такая регламентация? Для чего менеджеру по управлению персоналом и руководству фирмы тратить ресурсы на поддержание и развитие корпоративной культуры в фирме?
Здесь есть два очень серьезных положительных момента. Во-первых, корпоративная культура (ее часть составляют негласные нормы) помогает формированию у сотрудников правильной мотивации к работе. Сотрудники гораздо лучше работают, когда работа им нравится, а для этого им необходимо осознать общественную полезность своей работы. Кроме того, формирование своей определенной среды внутри компании (негласных правил поведения) ведет к регулированию внутри фирмы всех взаимоотношений между сотрудниками компании. Конечно, свою корпоративную культуру можно и не формировать, но тогда взаимоотношения между сотрудниками не всегда будут гладкими, довольно часто будут возникать конфликты, а они в свою очередь ведут к простоям и срыву работы отдельных коллективов сотрудников (или даже целого отдела), что выливается в убытки для компании. Поэтому получается, что крайне необходимо контролировать процесс правильного формирования корпоративной культуры внутри организации, поскольку:
1) она позволяет фирме повысить производительность труда отдельных сотрудников;
2) предотвращает возникновение убытков для компании, связанных с производственными срывами и простоями в работе (предотвращаются большинство кадровых конфликтов, но не все).
Нормы итрадиции не установлены официально и письменно не зафиксированы. Это могут быть устные указания руководителя, касающиеся регулирования неопределенного числа однородных событий. Например, руководитель отдела, в связи с тем что узнал о дне рождения одного из своих сотрудников, велел провести в этот день небольшое праздничное мероприятие. На самом празднике директор в присутствии всех сотрудников отдела объявил, что теперь так отмечаться будет день рождения каждого сотрудника его отдела. Сотрудники организации, которые принимают самое непосредственное и активное участие в сохранении, распространении и контроле исполнения норм, становятся неформальными лидерами (нельзя сказать, что при этом они обязательно становятся и лидерами группы, коллектива, просто в отношении исполнения данных традиций они играют ведущую роль).
Традиции представляют собой требования, которые, в принципе, никем и не оспариваются, поскольку с ними и так все согласны. Чтобы их соблюдать, не требуется чьего-либо контроля, а руководство разрешает их использование. Более того, их можно даже нарушать, но сам факт постоянного игнорирования сотрудником традиций компании уже свидетельствует о том, что у данного сотрудника проблемы с коллективом, либо о том, что данный сотрудник (если он проработал уже более двух лет) готовится уйти из компании. В любом случае игнорирование сотрудником традиций фирмы говорит о том, что с ним необходимо срочно провести беседу и выяснить причины и мотивацию такого его поведения. В принципе, в последнее время наметилась тенденция к нормативному закреплению в кодексе поведения персонала всех традиций.
Какие действия необходимо совершить руководителю для формирования внутренней культуры сотрудников компании?
Прежде всего необходимо сформировать положительный имидж компании в глазах самих сотрудников. Данную работу можно представить в виде изначальной подготовки определенного проекта, выделения средства для его реализации, этапа реализации проекта, оценки эффективности полученных от реализации проекта результатов.
При подготовке проекта следует проанализировать ситуацию в компании в настоящее время, определить информированность сотрудников компании о целях развития фирмы, основных направлениях деятельности, реализуемых в настоящее время проектах и т. д. При этом можно выяснить и наличие всех неформальных коммуникаций между сотрудниками различных отделов компании. Помимо этого, можно сделать вывод о том, устраивают ли сотрудников все действия компании или реализация какого-то проекта вызывает у них опасения (за дальнейшую судьбу компании или за то, что это может привести к убыткам и к сокращению рабочих мест), т. е. узнать, довольны ли сотрудники политикой, проводимой фирмой. Узнать все это можно посредством проведения личных бесед с работниками, руководителями подразделений, наблюдения, в том числе и в неформальной обстановке, анкетирования.
Во-вторых, нужно оценить масштаб предполагаемых изменений. Возможно, сотрудникам отдела кадров потребуется провести несколько конкретных мероприятий, например организовать работу внутреннего сайта компании или выпустить журнал фирмы и таким образом своевременно информировать работников об изменениях в компании. Возможно, потребуется выстроить целую структуру для выполнения долгосрочной программы: подготовить проект, рассмотреть и утвердить корпоративный кодекс компании, организовать другие мероприятия. Планируя изменения, важно не забывать, что эффективность целой системы всегда будет выше, чем набор ее отдельных элементов.
Коммуникативные мероприятия используются для информирования работников о ситуации в компании. Личные встречи с руководителями, объявления на общем собрании, передачи корпоративного радио, доски объявлений, выпуск корпоративных газет, использование возможностей Интернета, работа внутреннего сайта компании, проведение конференций – все это эффективные инструменты, которые позволяют своевременно извещать сотрудников обо всех основных событиях, происходящих в организации. Так, корпоративные СМИ (газета, Интернет, сайт и др.) призваны выполнять две функции: информирующую и комментирующую. В корпоративной газете можно, например, писать о целях организации на ближайшее время, рассказывать о показателях успешности работы каждого сотрудника, оповещать, за что можно получить премию, а за что – взыскание. Важно, чтобы все это было написано доступно и четко. В газете вы можете размещать снимки с корпоративных праздников, материалы о компании из прессы, даже график роста продаж и фотографии лучших сотрудников, можете поздравлять именинников, молодоженов – всех, кто в ближайшее время отмечает праздничную дату. В компании, где все это есть, гораздо больше лояльных и преданных сотрудников[1].
Корпоративные праздники и соревнования – наиболее значимый элемент в создании хорошего имиджа компании. Совместное празднование важных событий, участие в различных конкурсах не только способствуют сплочению коллектива, но и позволяют руководителю, обязательно присутствующему на праздновании таких событий, увидеть реальную картину взаимоотношений в коллективе, определить все группы и их лидера. Когда руководители и подчиненные «сидят за одним столом», в неформальной обстановке преодолевают препятствия, то организационные вопросы решаются гораздо быстрее, а конфликты возникают гораздо реже. Продлить впечатления от совместного активного отдыха можно, разместив фоторепортажи о таких мероприятиях в корпоративной газете и на сайте компании. Можно сказать, что это один из важнейших моментов в работе руководителя. Он должен не просто присутствовать на празднике, а собрать материал, причем не только для анализа и выявления лидеров в отделе, но и для создания корпоративного журнала, сайта компании. Впоследствии нужно не описать содержание всего праздника, а отразить наиболее яркие и смешные его моменты (желательно даже сделать фотографии). Люди будут стремиться найти себя на снимках, ощутят внимание к себе со стороны компании, почувствуют себя счастливее, поймут, что они в глазах своего начальника незаменимая деталь всего процесса производства.
Крайне эффективно будет и награждение лучших сотрудников каждого отдела по итогам года, причем можно в нескольких номинациях: по самой высокой производительности труда, по соблюдению трудовой дисциплины, по активному участию в организации проведения корпоративных мероприятий. Сотрудники должны увидеть, что руководство замечает и поощряет хорошую работу и лояльность к компании, поэтому после награждения (которое очень важно провести в рабочее время в торжественной обстановке в присутствии всех сотрудников отдела) они будут с большей готовностью выполнять требования руководства. Чтобы такие мероприятия были максимально результативными, на них обязательно должен присутствовать кто-то из руководителей, который лично может произнести похвальную речь и вручить грамоту, премию и т. д. Награда, принятая от представителя высшего звена, имеет большую ценность. Таким образом руководство сможет подчеркнуть, что ценит работу сотрудников, а их достижения не остаются незамеченными, поощрит их к дальнейшему стремлению трудиться на благо компании.
Как только менеджер по работе с персоналом установит необходимый масштаб мероприятий, он должен спланировать их содержание и определить время проведения. Здесь менеджеру по работе с персоналом стоит посоветоваться с руководителями отделов, ведь им также необходимо присутствовать на мероприятиях.
Имиджевые мероприятия своей основной целью имеют повышение уровня доверия сотрудников компании, определение отношения сотрудников к проводимой компанией политике, формирование у сотрудников нужных мотиваций и постановку перед ними задач. Однако важно понимать, что разделять все эти мероприятия нельзя. Эффекта не будет, если, например, провести награждение сотрудников, отметить юбилей компании, а на следующий день собрать всех и в жесткой форме сказать о необходимости достижения определенной задачи. Все необходимо делать вместе, т. е. во время праздника, другого мероприятия воспользоваться тем, что практически все сотрудники на месте, и объявить о нововведениях в компании (если это касается «непопулярных» решений, таких как введение системы штрафов за опоздания на работу). На коллективное обсуждение перед всеми сотрудниками можно вынести вопрос об определении символики фирмы, а также принятие проектов корпоративного кодекса. Основная задача таких действий – сформировать единые стандарты поведения и приверженность ценностям компании.