Страница:
Планируя презентации, следует помнить, что ничто никогда не идет так, как было задумано и чем больше заготовок «на всякий случай», тем больше вероятности, что все будет по-вашему.
2.3. Место проведения презентации
Требования к помещению зависят от предполагаемого количества слушателей, от их состава и от задач презентации.
Организаторы презентации должны продумать следующие моменты:
– как долго продлиться презентация;
– будет ли она разбита на части;
– будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуется перемещение в другие места;
– будут ли перерывы на кофе;
– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;
– размечены ли разделы по степени важности (обязательно включить, включить по возможности, стоит упомянуть при наличии времени);
– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;
– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;
– проработан ли план презентации в поисках моментов, где интерес снижается;
– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;
– решено ли, кого необходимо пригласить на презентацию и в каком количестве.
Перед началом презентации необходимо проверить место для выступления на предмет оборудования, планировки, освещения, уровня шума, количества мест для слушателей, размера, звуковой системы, пространства, температуры. В этом вам могут помочь ответы на следующие вопросы:
Знакомо ли вам место, в котором будет проводиться презентация?
Регулярно ли в этом помещении проводятся презентации?
Понадобится ли вам пропуск или сопровождающий?
Знаете ли вы полный адрес того места, где будете выступать, контактные телефоны организации?
Взяли ли вы с собой текс выступления?
Находится ли необходимый реквизит в вашей сумке?
Нужен ли вам стакан воды?
Проверили ли вы уровень звука в зале?
Будет ли вас хорошо слышно?
Умеете ли вы пользоваться микрофоном?
Все ли могут вас видеть?
Есть ли в зале места, откуда плохо видно?
Работает ли оборудование?
Правильно ли оборудование расставлено?
Все ли розетки работают?
Все ли пульты дистанционного управления работают?
Накануне осмотрите помещение, где будет проходить ваша презентация. Как правило, заранее уже бывает известно, в каком помещении будет проходить презентация. Проверьте, не начался ли рядом ремонт. При выявлении неудобств постарайтесь заранее устранить их или заменить помещение.
Опытные выступающие советуют иметь при себе упаковку чистых салфеток для протирания стекол проекторов, крестовую отвертку, широкий скотч, цветные фломастеры и маркеры.
Исходя из размеров комнаты, определите собственное местонахождение во время презентации. Размер комнаты должен соответствовать предполагаемому количеству участников. При группе менее 50 человек расстояние между вами и первым рядом слушателей должен составлять от 3 до 6 м. Форма комнаты предпочтительна такая, чтобы не возникало «мертвых зон», куда не достает ваш взгляд. Место выступающего должно быть удобно расположено и красиво оформлено. Предполагаемое заполнение зала должно быть не слишком свободным, чтобы не создавалось ощущение пустоты, но и не слишком плотным, чтобы не было тесно и душно. Помещение должно иметь достаточно освещения и иметь возможность проветривания. Входы и выходы должны быть расположены так, чтобы входящие и выходящие не отвлекали аудиторию. Техника должна быть установлена таким образом, чтобы исключить возможность, что кто-то из присутствующих споткнется о провод. Звуковые колонны не должны никого оглушать, а проектор не должен загораживать экран.
В случае если в помещении подобные мероприятия проводятся регулярно, то, скорее всего, оно уже приспособлено и для презентаций, а если это обычная комната, у вас есть возможность расставить мебель по собственному усмотрению. Если вас не устраивает расположение столов в помещении, согласуйте возможность перестановки столов, которая должна быть осуществлена накануне презентации.
К наиболее распространенным вариантам размещения участников в помещении для презентаций можно отнести схемы, представленные на рис. 1.
Рис. 1. Варианты размещения участников на презентации
В день проведения презентации все технические средства обязательно должны быть проверены. Раздаточные материалы перед началом презентации разложены перед каждым участником. Если позволяет смета расходов на презентацию, то можно предусмотреть для каждого участника бутылки с минералкой.
Если презентация проходит в рабочем кабинете за прямоугольным столом, возможно четыре варианта размещения.
Первый вариант – угловое расположение. Оно способствует ненавязчивому контакту глаз и позволяет наблюдать за собеседником. Это самое удачное расположение посетителя к хозяину кабинета.
Второй вариант – позиция партнерства. Используется при совместной работе над какой-либо проблемой, когда участники садятся по одну строну рядом друг с другом.
Третий вариант – конкурирующе-оборонительная позиция. Участники рассаживаются друг на против друга. Психологами было доказано, что при прочих равных условиях, чаще конфликты возникают между собеседниками, сидящими напротив друг друга.
Четвертый вариант – независимая позиция. Ее занимают люди, не настроенные на сотрудничество. Партнеры рассаживаются по диагонали (наискосок друг от друга).
Если обстановка не соответствует пафосу вашего выступления, то она будет работать против вас. По своему усмотрению вы можете использовать всю комнату или ее часть, чтобы придать мероприятию соответствующий стиль. Уберите все предметы, которые могут отвлекать внимание от вас и постарайтесь сделать так, чтобы все хорошо видели вас и то, что вы планируете демонстрировать по ходу своего выступления.
Дистанция между людьми в процессе делового общения должна составлять 70 см, при личном собеседовании – 120 см, при коллективном обсуждении вопроса – 220 см, на официальном мероприятии – 400 см.
2.4. Определение уровня знаний и заинтересованности аудитории
Перед написанием текста выступления необходимо тщательно проанализировать аудиторию, ожидаемую на данном мероприятии. Актуальность данного этапа подготовки обусловлена необходимостью собрать потенциальных представителей аудитории вместе, объединить их одной идеей и поддерживать у них интерес к выступлению в течение всей презентации. Для этого необходимо выяснить степень интереса аудитории к данной проблематике, информированности, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми могут столкнуться устроители презентации, нужды и желания, социальные, экономические и образовательные параметры, возможные точки зрения. Поэтому на этом этапе предусматривается анализ восприятия аудитории вами и вас аудиторией, а также продумывание возможных способов:
– создать и поддержать позитивные отношения с вашей аудиторией;
– показать свою осведомленность и опыт;
– выразить уверенность в себе;
– улучшить свой внешний вид;
– красиво держаться;
– понять культурные различия в представлениях и нормах поведения.
Собирайте любую возможную информацию о вашей аудитории, используя все доступные методы. В начале установите, сколько будет слушателей, их состав, области знаний и интересов. Полезная информация может включать следующие сведения: возраст, экономический статус, уровень доходов и заработной платы, образование, пол, уровень полномочий, семейное положение, преобладающие чувства (подозрительность, готовность воспринимать новое), страсти и увлечения, политические пристрастия, роль и статус в рамках организации, религиозные ценности.
Характер аудитории во многом определяют следующие факторы:
– собраны ли зрители плотно, или рассеяны по помещению;
– насколько хорошо они знают друг друга или не знают вовсе;
– видели ли они ведущего раньше;
– расстояние между ведущим и первым рядом;
– тип помещения (светлое или мрачное, комфортное или некомфортное).
По количеству участников выделяют аудитории большие (от 100 до 200 человек), средние (от 15 до 100 человек), малые (до 15 человек). При этом помните, что чем больше аудитория, тем больше ее однородность и наоборот.
Как правило, аудитория, присутствующая на презентации различается уровнем знаний. Это действительно одна из значимых проблем. Надо все хорошо объяснить менее опытным, не нагнать скуку на специалистов, не потакать наиболее просвещенным в ущерб всем остальным. Аудитория может различаться по стилю обучения, по способностям, по стилю коммуникациям, по визуальным и аудио предпочтениям.
Начиная работать над презентацией, постарайтесь ответить на следующие вопросы:
– Какими словами вы начнете изложение этой темы?
– Насколько хорошо вы разбираетесь в проблематике?
– Интересна ли тема презентации для вас самого?
– Какими приемами вы будете активизировать аудиторию?
– Как вы проявите свой личный стиль?
– Каким образом вы собираетесь отрепетировать презентацию?
Ведущий не может требовать от аудитории внимания, он может его только заслужить. Презентацию можно считать успешной, если она возбуждает любопытство и стимулирует желание получить как можно больше информации. В ходе презентации крайне важны первые минуты, поскольку выступающему необходимо, чтобы его приняли и если он сразу убедит, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с большим интересом. К числу эффективных способов расположить к себе зрителей следует отнести:
– любое выражение искренних положительных чувств ведущим;
– какое-нибудь откровение ведущего о себе;
– возражение ведущего собственным доводам во время презентации.
Одно из основных правил успешной презентации – заранее позаботиться о том, чтобы пригласить на нее людей, которые принимают решения. Как правило, это представители высшего управленческого звена. Стараясь наладить контакты с крупной фирмой, скорее всего вам придется проводить презентацию для руководителей среднего звена. Но если вам удастся произвести на них положительное впечатление вполне возможно, что они отстоят свою точку зрения перед своим руководством. Если решение о покупке принимается несколькими лицами, желательно, чтобы они все были на презентации.
ГЛАВА 3. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ
3.1. Прорабтка структуры выступления
Успешная презентация без подготовки состояться не может. Если такое произошло – это, скорее всего, случайная удача. Ваша презентация может рухнуть в один момент, как карточная пирамида, если вы не готовы. За кажущейся легкостью успешных презентаций настоящих профессионалов стоят тщательная подготовка выступления, выбор наиболее подходящих демонстрационных материалов, сбор и обобщение необходимой информации, определение временных рамок, места и времени проведения презентации.
В общем виде п оследовательность подготовки к презентации можно представить в следующем порядке:
– определение цели презентации;
– выбор формы проведения презентации;
– составление плана выступления;
– подготовка тезисов выступления;
– сбор и обобщение необходимой информации;
– составление перечня демонстрационных материалов;
– наброски рисунков, таблиц, графиков;
– увязка демонстрационных материалов к тексту выступления;
– составление развернутого текста выступления.
Данный план подготовки, безусловно, не является универсальным. Каждый выступающий исходя из собственного уровня подготовки и имеющихся навыков останавливается на тех пунктах, которые имеют для него наиболее важное значение. Возможно, кто-то этот план сократит, а кто-то расширит, добавив собственные пункты. Например, план можно расширить пунктом, касающимся выступления перед коллегами, обсуждение с ними вопросов и замечаний.
Устное выступление во время презентации определяет ее успех. Поэтому от того насколько красиво и убедительно выступающий будет говорить, зависит исход презентации: положительный или отрицательный. Настройте себя на позитивный лад, думая о чем-то приятном. Прежде чем начать говорить установите зрительный контакт. Если среди присутствующих есть ваш знакомый, смотрите на него – это придаст вам уверенности. Говорить старайтесь громко и четко, избегая слов-паразитов и запинаний.
Вы должны знать, сколько времени отведено для вашей презентации. Временные рамки определяют стратегию вашего выступления. Самая большая ошибка оратора – говорить очень долго. Заранее определите объем материала, который в состоянии будут воспринять ваши слушатели за запланированное время выступления.
Иногда перед выступающими встает один казалось бы простой, но в то же время очень важный вопрос: «С чего начать презентацию?».
Начинать презентацию следует с представления самого себя, которое должно быть кратким, но содержательным.
Во введении можно прибегнуть к интересному вопросу, цитате, неожиданному заявлению или интересной истории. Необходимо сообщить аудитории, какую цель преследует презентация. Далее вступление должно содержать краткое описание того, о чем говориться в основной части: основные структурные элементы презентации, разбивку по времени и информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники.
Основная част ь выступления должна передать участникам необходимый объем информации, требующийся для достижения цели презентации. Речевой каркас презентации является основой, вокруг которой формируется суть презентации. Во время выступления вы должны не обдумывать, что сказать, а управлять поведением слушателей с целью усовершенствования своего выступления.
Содержание основной части выступления следует разбить на основные пункты и подпункты. Выступление может производиться по памяти, по написанному, по карточкам или по конспектам. Говорить и думать одновременно получается не у всех. И выработать подобный навык нелегко. Поэтому можно вызубрить речь дословно, а можно освоить технику свободного порождения речи. Речевой каркас презентации может послужить основой свободного порождения речи.
Речь для выступления может быть написана заранее. Однако, использование заготовленной речи может таить в себе некоторые опасности. Например, когда речь уже написана, возникает огромное желание взять да и прочитать ее. При этом, забывая, что глаза получаются спрятанными от аудитории и происходит отсутствие эффекта контакта глаз между вами и аудиторией. Теряется и еще одна важная функция зрения – контроль за происходящим в аудитории. При чтении текста у неопытных ораторов речь лишается выражения и интонации, а мимика лица и телодвижения напоминают плохую актерскую игру. Слушатели, в свою очередь, менее склонны доверять выступающему, который читает свою речь по бумажке. Если вы привыкните постоянно пользоваться написанной речью вы так и не научитесь думать, говорить и контролировать аудиторию одновременно.
Чтение заранее подготовленного текста оправданно, когда очень важна передача слов. В некоторых случаях дипломатический протокол требует чтения заранее составленных текстов, изменение фразы в которых может вызвать юридически и политические проблемы.
При чтении по написанному обратите внимание на следующие моменты:
– сделайте между строчками двойной интервал для легкости чтения;
– почерк (шрифт) должен быть достаточно крупным;
– внешне не должно быть заметно, что вы читаете по бумажке;
– не теряйте в тексте место, на котором находитесь.
– на этапах вступления и заключения в текст лучше не подсматривать, поэтому эти пункты лучше заучить заранее;
– чаще смотрите на аудиторию;
– старайтесь, чтобы речь была более эмоциональной;
– не скрепляйте страницы скрепкой или степлером;
– прочитанную страницу лучше откладывать в сторону, не переворачивая.
Как правило, люди не любят когда им читают речь по бумажке, отдавая предпочтение естественной речи. При помощи определенных приемов можно суметь передать речь слово в слово, так чтобы она звучала интересно и позволила установить связь с аудиторией. В тексте сделайте специальные отметки, обозначающие короткую паузу, конец мысли, посмотреть на аудиторию, поднять голос, опустить голос, задать вопрос, призвать к действию и т. д.
При выступлении по памяти необходимо хорошо выучить текст. Хотя нельзя не отметить, что если вы будете произносить заранее написанную речь наизусть, вы потеряете возможность реагировать на зал. Если вы допустили ошибку не суетитесь, возможно, ее никто и не заметил. Тренировать свою память можно с помощью приведенных упражнений.
Упражнение 1.
Можете ли вы вспомнить
О чем вы думали пять минут назад?
О чем вы думали час назад?
Что вы делали вера в это же время?
Что вы ели на завтрак в последние три дня?
Что на вас было надето в последние выходные?
Упражнение 2.
Анализ памяти
Какие ваши самые ранние воспоминания?
Какие ваши наиболее живые воспоминания?
Какие ваши наиболее смутные воспоминания?
Что вы запоминаете лучше всего?
Что вы запоминаете хуже всего?
Упражнение 3.
Кратковременное внимание
Сядьте напротив другого человека, выберите наугад предложение из книги и прочитайте его про себя. Посмотрите в глаза своему напарнику и точно процитируйте предложение. Ваш напарник должен повторить предложение. Если он сделает ошибку, процитируйте предложение еще раз. Когда напарник повторит предложение правильно, перейдите к другому. Поначалу выбирайте короткие предложения и постепенно переходите к более длинным и сложным. Через некоторое время поменяйтесь ролями.
Упражнение 4.
Размышления
Вспомните нечто такое, что вы обещали себе никогда не забывать.
Упражнение 5.
Дневные воспоминания – со стороны
Когда вы вечером ляжете в постель, перед тем как погрузиться в сон, зрительно представьте все дневные события. Воспроизведите все, что с вами происходило, начиная с момента вашего пробуждения. Представьте себе, как выглядела бы ваша жизнь, если бы вас на протяжении дня повсюду сопровождала скрытая камера.
Упражнени е 6.
Дневные воспоминания – изнутри
Прежде чем погрузиться в сон, вспомните все дневные события. Но на этот раз представляйте свою жизнь не как кино, снятое скрытой камерой, а воспроизводите в памяти то, что вы видели своими глазами.
Упражнение 7.
Дневные воспоминания – чувственное восприятие
Ложась в постель, вспомните все, что вы слышали на протяжении дня. Сделайте то же самое для запахов, вкусовых и тактильных ощущений, испытанных вами.
Упражнение 8.
Воспоминание воспоминаний
Потратьте несколько минут на изучение своих туфель. Делая это, помните о том, что вы создаете воспоминание. Через десять минут вызовите воспоминание о том, как вы рассматриваете туфли. Что вы чувствуете? Есть ли какие-нибудь отличия? Еще через пять минут вызовите свое воспоминание. Изменилось ли оно? Затем вспомните, как вы пять минут назад вспоминали себя, рассматривающего туфли.
Упражнение 9.
Памятка для развития воли
Выберите какое-нибудь простое действие, которое вы совершаете повседневно: завязываете шнурки на туфлях, почесываете нос, вытягиваете ноги, и решите совершить это действие в какое-то определенное время в течение дня. К примеру, решите, что в 18:00 вы протрете свои очки. Что может вас заставить об этом забыть?
Вспомогательные карточки лучше делать на плотной бумаге размером 12х20 см, так чтобы и места было достаточно и писать было удобно. На карточку, как правило, заносятся основные фразы и понятия, поскольку задача карточек – помочь выдержать нужный курс во время презентации и не упустить из вида что-нибудь важное. Чем более структурирована речь на карточках, тем лучше. В идеальном варианте последовательность выступления должна определяться порядком карточек, которые содержат названия модуля и его ключевые фразы. Одно осознание того, что у вас под рукой есть карточки, придает вам уверенности. Между тем, подготовка карточек, как и подготовка шпаргалок перед экзаменом, уже есть часть подготовки.
Если вы пользуетесь карточками:
– постарайтесь случайно не перемешать карточки;
– текст должен быть набран крупным шрифтом;
– ограничьтесь минимальным количеством карточек, придерживайтесь соответствия «одна мысль – одна карточка».
Ключевые слова используются как основа для порождения речи и для контроля за направлением ее развития. Ключевые слова систематизируют речевое мышление. Речевое мышление имеет место в случаях, когда человек в процессе мышления оперирует словами. Существует так же образное мышление, когда человек мыслит какими-то мыслительными образами.
Выпишите ключевые слова, соответствующие основным тезисам вашего выступления, и постарайтесь по ним воспроизвести содержание презентации. Если ключевые слова будут подобраны вами удачно, то они сами будут настраивать вас на нужную тему и запускать нужные ассоциативные цепочки. В качестве ключевых слов могут применяться аббревиатуры. Аббревиатуры используются, чтобы:
– облегчить слушателям запоминание ключевых фраз;
– не повторять одни и те же длинные сочетания слов и терминов;
– облегчить слушателям структурирование информации.
Эффект запоминая усиливается, когда участники видят как рождается аббревиатура. Для этого можно воспользоваться флип-чартом или доской, чтобы показать, как осуществляется сокращение слова.
Ключевые фразы – емкие и эмоциональные доводы, иллюстрирующие вашу позицию или заключающие в себе суть предлагаемого. Ключевые фразы должны дополняться яркими и эмоциональными словами и могут касаться организации, продукции, сервиса; завершать каждый модуль основной части; завершать цепочку убеждающих аргументов. Специфика ключевых фраз зависит от целевой аудитории. С ростом профессионализма возможных слушателей роль речевых спецэффектов снижается с одновременным ростом информативных факторов. Ключевые фразы могут быть положены в основу составления конспекта. В свою очередь конспект может представлять собой систему взаимосвязанных фраз, дополняемых графическими изображениями.
Если вы планируете использовани е конспекта:
– не перепутайте листки;
– сделайте большой интервал между строками;
– не теряйте в конспекте место, на котором находитесь;
– ставьте значки на полях для ориентирования.
Если выступать приходится периодически, а направленность презентации остается неизменной, можно сделать предварительные заготовки презентации, рассчитанной на разную продолжительность: короткая (5 мин.), средняя (15 мин.), длинная (30 мин.).
При модульном построении речи презентации содержание основной части презентации разбивается на отдельные части (модули). Каждый модуль посвящен какому-то отдельному вопросу и хорошо структурирован. В каждом модуле есть свое вступление, основная часть с коротким резюме и фраза для перехода к следующему модулю. Количество модулей в общей части не должно превышать 3–4. Такое построение презентации удобно по следующим причинам:
– длительность выступления легко варьируется путем добавления или отбрасывания модулей;
– гибкость выступления обеспечивается перестановкой модулей в произвольном порядке;
– легче удержать внимание слушателей, поскольку в начале каждого модуля внимание слушателей повышается;
– модульная структура легче запоминается;
– демонстрационные материалы легче структурировать.
Чем лучше структурирована ваша речь, тем легче аудитории следовать ходу вашей мысли и удерживать свое внимание на презентации. Привлечь внимание к своему выступлению можно с помощью принципа газетной статьи, согласно которому в заголовок выносится привлекающий внимание факт, а сама суть статьи раскрывается в первом абзаце. Последующие абзацы раскрывают суть первого. Благодаря такому принципу внимание читателя захватывается в самом начале и заставляет его читать дальше. Такое построение выгодно еще и потому, что в случае нехватки времени последние абзацы выступления можно откинуть, без ущерба для хода презентации.
2.3. Место проведения презентации
Судьба всегда на стороне разумных.
Еврипид
Требования к помещению зависят от предполагаемого количества слушателей, от их состава и от задач презентации.
Организаторы презентации должны продумать следующие моменты:
– как долго продлиться презентация;
– будет ли она разбита на части;
– будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуется перемещение в другие места;
– будут ли перерывы на кофе;
– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;
– размечены ли разделы по степени важности (обязательно включить, включить по возможности, стоит упомянуть при наличии времени);
– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;
– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;
– проработан ли план презентации в поисках моментов, где интерес снижается;
– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;
– решено ли, кого необходимо пригласить на презентацию и в каком количестве.
Перед началом презентации необходимо проверить место для выступления на предмет оборудования, планировки, освещения, уровня шума, количества мест для слушателей, размера, звуковой системы, пространства, температуры. В этом вам могут помочь ответы на следующие вопросы:
Знакомо ли вам место, в котором будет проводиться презентация?
Регулярно ли в этом помещении проводятся презентации?
Понадобится ли вам пропуск или сопровождающий?
Знаете ли вы полный адрес того места, где будете выступать, контактные телефоны организации?
Взяли ли вы с собой текс выступления?
Находится ли необходимый реквизит в вашей сумке?
Нужен ли вам стакан воды?
Проверили ли вы уровень звука в зале?
Будет ли вас хорошо слышно?
Умеете ли вы пользоваться микрофоном?
Все ли могут вас видеть?
Есть ли в зале места, откуда плохо видно?
Работает ли оборудование?
Правильно ли оборудование расставлено?
Все ли розетки работают?
Все ли пульты дистанционного управления работают?
Накануне осмотрите помещение, где будет проходить ваша презентация. Как правило, заранее уже бывает известно, в каком помещении будет проходить презентация. Проверьте, не начался ли рядом ремонт. При выявлении неудобств постарайтесь заранее устранить их или заменить помещение.
Опытные выступающие советуют иметь при себе упаковку чистых салфеток для протирания стекол проекторов, крестовую отвертку, широкий скотч, цветные фломастеры и маркеры.
Исходя из размеров комнаты, определите собственное местонахождение во время презентации. Размер комнаты должен соответствовать предполагаемому количеству участников. При группе менее 50 человек расстояние между вами и первым рядом слушателей должен составлять от 3 до 6 м. Форма комнаты предпочтительна такая, чтобы не возникало «мертвых зон», куда не достает ваш взгляд. Место выступающего должно быть удобно расположено и красиво оформлено. Предполагаемое заполнение зала должно быть не слишком свободным, чтобы не создавалось ощущение пустоты, но и не слишком плотным, чтобы не было тесно и душно. Помещение должно иметь достаточно освещения и иметь возможность проветривания. Входы и выходы должны быть расположены так, чтобы входящие и выходящие не отвлекали аудиторию. Техника должна быть установлена таким образом, чтобы исключить возможность, что кто-то из присутствующих споткнется о провод. Звуковые колонны не должны никого оглушать, а проектор не должен загораживать экран.
В случае если в помещении подобные мероприятия проводятся регулярно, то, скорее всего, оно уже приспособлено и для презентаций, а если это обычная комната, у вас есть возможность расставить мебель по собственному усмотрению. Если вас не устраивает расположение столов в помещении, согласуйте возможность перестановки столов, которая должна быть осуществлена накануне презентации.
К наиболее распространенным вариантам размещения участников в помещении для презентаций можно отнести схемы, представленные на рис. 1.
Рис. 1. Варианты размещения участников на презентации
В день проведения презентации все технические средства обязательно должны быть проверены. Раздаточные материалы перед началом презентации разложены перед каждым участником. Если позволяет смета расходов на презентацию, то можно предусмотреть для каждого участника бутылки с минералкой.
Если презентация проходит в рабочем кабинете за прямоугольным столом, возможно четыре варианта размещения.
Первый вариант – угловое расположение. Оно способствует ненавязчивому контакту глаз и позволяет наблюдать за собеседником. Это самое удачное расположение посетителя к хозяину кабинета.
Второй вариант – позиция партнерства. Используется при совместной работе над какой-либо проблемой, когда участники садятся по одну строну рядом друг с другом.
Третий вариант – конкурирующе-оборонительная позиция. Участники рассаживаются друг на против друга. Психологами было доказано, что при прочих равных условиях, чаще конфликты возникают между собеседниками, сидящими напротив друг друга.
Четвертый вариант – независимая позиция. Ее занимают люди, не настроенные на сотрудничество. Партнеры рассаживаются по диагонали (наискосок друг от друга).
Если обстановка не соответствует пафосу вашего выступления, то она будет работать против вас. По своему усмотрению вы можете использовать всю комнату или ее часть, чтобы придать мероприятию соответствующий стиль. Уберите все предметы, которые могут отвлекать внимание от вас и постарайтесь сделать так, чтобы все хорошо видели вас и то, что вы планируете демонстрировать по ходу своего выступления.
Дистанция между людьми в процессе делового общения должна составлять 70 см, при личном собеседовании – 120 см, при коллективном обсуждении вопроса – 220 см, на официальном мероприятии – 400 см.
2.4. Определение уровня знаний и заинтересованности аудитории
Знание некоторых принципов
легко возмещает незнание некоторых фактов.
Гельвеций.
Перед написанием текста выступления необходимо тщательно проанализировать аудиторию, ожидаемую на данном мероприятии. Актуальность данного этапа подготовки обусловлена необходимостью собрать потенциальных представителей аудитории вместе, объединить их одной идеей и поддерживать у них интерес к выступлению в течение всей презентации. Для этого необходимо выяснить степень интереса аудитории к данной проблематике, информированности, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми могут столкнуться устроители презентации, нужды и желания, социальные, экономические и образовательные параметры, возможные точки зрения. Поэтому на этом этапе предусматривается анализ восприятия аудитории вами и вас аудиторией, а также продумывание возможных способов:
– создать и поддержать позитивные отношения с вашей аудиторией;
– показать свою осведомленность и опыт;
– выразить уверенность в себе;
– улучшить свой внешний вид;
– красиво держаться;
– понять культурные различия в представлениях и нормах поведения.
Собирайте любую возможную информацию о вашей аудитории, используя все доступные методы. В начале установите, сколько будет слушателей, их состав, области знаний и интересов. Полезная информация может включать следующие сведения: возраст, экономический статус, уровень доходов и заработной платы, образование, пол, уровень полномочий, семейное положение, преобладающие чувства (подозрительность, готовность воспринимать новое), страсти и увлечения, политические пристрастия, роль и статус в рамках организации, религиозные ценности.
Характер аудитории во многом определяют следующие факторы:
– собраны ли зрители плотно, или рассеяны по помещению;
– насколько хорошо они знают друг друга или не знают вовсе;
– видели ли они ведущего раньше;
– расстояние между ведущим и первым рядом;
– тип помещения (светлое или мрачное, комфортное или некомфортное).
По количеству участников выделяют аудитории большие (от 100 до 200 человек), средние (от 15 до 100 человек), малые (до 15 человек). При этом помните, что чем больше аудитория, тем больше ее однородность и наоборот.
Как правило, аудитория, присутствующая на презентации различается уровнем знаний. Это действительно одна из значимых проблем. Надо все хорошо объяснить менее опытным, не нагнать скуку на специалистов, не потакать наиболее просвещенным в ущерб всем остальным. Аудитория может различаться по стилю обучения, по способностям, по стилю коммуникациям, по визуальным и аудио предпочтениям.
Начиная работать над презентацией, постарайтесь ответить на следующие вопросы:
– Какими словами вы начнете изложение этой темы?
– Насколько хорошо вы разбираетесь в проблематике?
– Интересна ли тема презентации для вас самого?
– Какими приемами вы будете активизировать аудиторию?
– Как вы проявите свой личный стиль?
– Каким образом вы собираетесь отрепетировать презентацию?
Ведущий не может требовать от аудитории внимания, он может его только заслужить. Презентацию можно считать успешной, если она возбуждает любопытство и стимулирует желание получить как можно больше информации. В ходе презентации крайне важны первые минуты, поскольку выступающему необходимо, чтобы его приняли и если он сразу убедит, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с большим интересом. К числу эффективных способов расположить к себе зрителей следует отнести:
– любое выражение искренних положительных чувств ведущим;
– какое-нибудь откровение ведущего о себе;
– возражение ведущего собственным доводам во время презентации.
Одно из основных правил успешной презентации – заранее позаботиться о том, чтобы пригласить на нее людей, которые принимают решения. Как правило, это представители высшего управленческого звена. Стараясь наладить контакты с крупной фирмой, скорее всего вам придется проводить презентацию для руководителей среднего звена. Но если вам удастся произвести на них положительное впечатление вполне возможно, что они отстоят свою точку зрения перед своим руководством. Если решение о покупке принимается несколькими лицами, желательно, чтобы они все были на презентации.
ГЛАВА 3. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ
3.1. Прорабтка структуры выступления
Красноречие – есть искусство
о всякой данной материи красно говорить
и тем преклонять других
к своему об оной материи мнению.
М.В. Ломоносов
Успешная презентация без подготовки состояться не может. Если такое произошло – это, скорее всего, случайная удача. Ваша презентация может рухнуть в один момент, как карточная пирамида, если вы не готовы. За кажущейся легкостью успешных презентаций настоящих профессионалов стоят тщательная подготовка выступления, выбор наиболее подходящих демонстрационных материалов, сбор и обобщение необходимой информации, определение временных рамок, места и времени проведения презентации.
В общем виде п оследовательность подготовки к презентации можно представить в следующем порядке:
– определение цели презентации;
– выбор формы проведения презентации;
– составление плана выступления;
– подготовка тезисов выступления;
– сбор и обобщение необходимой информации;
– составление перечня демонстрационных материалов;
– наброски рисунков, таблиц, графиков;
– увязка демонстрационных материалов к тексту выступления;
– составление развернутого текста выступления.
Данный план подготовки, безусловно, не является универсальным. Каждый выступающий исходя из собственного уровня подготовки и имеющихся навыков останавливается на тех пунктах, которые имеют для него наиболее важное значение. Возможно, кто-то этот план сократит, а кто-то расширит, добавив собственные пункты. Например, план можно расширить пунктом, касающимся выступления перед коллегами, обсуждение с ними вопросов и замечаний.
Устное выступление во время презентации определяет ее успех. Поэтому от того насколько красиво и убедительно выступающий будет говорить, зависит исход презентации: положительный или отрицательный. Настройте себя на позитивный лад, думая о чем-то приятном. Прежде чем начать говорить установите зрительный контакт. Если среди присутствующих есть ваш знакомый, смотрите на него – это придаст вам уверенности. Говорить старайтесь громко и четко, избегая слов-паразитов и запинаний.
Вы должны знать, сколько времени отведено для вашей презентации. Временные рамки определяют стратегию вашего выступления. Самая большая ошибка оратора – говорить очень долго. Заранее определите объем материала, который в состоянии будут воспринять ваши слушатели за запланированное время выступления.
Иногда перед выступающими встает один казалось бы простой, но в то же время очень важный вопрос: «С чего начать презентацию?».
Начинать презентацию следует с представления самого себя, которое должно быть кратким, но содержательным.
Во введении можно прибегнуть к интересному вопросу, цитате, неожиданному заявлению или интересной истории. Необходимо сообщить аудитории, какую цель преследует презентация. Далее вступление должно содержать краткое описание того, о чем говориться в основной части: основные структурные элементы презентации, разбивку по времени и информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники.
Основная част ь выступления должна передать участникам необходимый объем информации, требующийся для достижения цели презентации. Речевой каркас презентации является основой, вокруг которой формируется суть презентации. Во время выступления вы должны не обдумывать, что сказать, а управлять поведением слушателей с целью усовершенствования своего выступления.
Содержание основной части выступления следует разбить на основные пункты и подпункты. Выступление может производиться по памяти, по написанному, по карточкам или по конспектам. Говорить и думать одновременно получается не у всех. И выработать подобный навык нелегко. Поэтому можно вызубрить речь дословно, а можно освоить технику свободного порождения речи. Речевой каркас презентации может послужить основой свободного порождения речи.
Речь для выступления может быть написана заранее. Однако, использование заготовленной речи может таить в себе некоторые опасности. Например, когда речь уже написана, возникает огромное желание взять да и прочитать ее. При этом, забывая, что глаза получаются спрятанными от аудитории и происходит отсутствие эффекта контакта глаз между вами и аудиторией. Теряется и еще одна важная функция зрения – контроль за происходящим в аудитории. При чтении текста у неопытных ораторов речь лишается выражения и интонации, а мимика лица и телодвижения напоминают плохую актерскую игру. Слушатели, в свою очередь, менее склонны доверять выступающему, который читает свою речь по бумажке. Если вы привыкните постоянно пользоваться написанной речью вы так и не научитесь думать, говорить и контролировать аудиторию одновременно.
Чтение заранее подготовленного текста оправданно, когда очень важна передача слов. В некоторых случаях дипломатический протокол требует чтения заранее составленных текстов, изменение фразы в которых может вызвать юридически и политические проблемы.
При чтении по написанному обратите внимание на следующие моменты:
– сделайте между строчками двойной интервал для легкости чтения;
– почерк (шрифт) должен быть достаточно крупным;
– внешне не должно быть заметно, что вы читаете по бумажке;
– не теряйте в тексте место, на котором находитесь.
– на этапах вступления и заключения в текст лучше не подсматривать, поэтому эти пункты лучше заучить заранее;
– чаще смотрите на аудиторию;
– старайтесь, чтобы речь была более эмоциональной;
– не скрепляйте страницы скрепкой или степлером;
– прочитанную страницу лучше откладывать в сторону, не переворачивая.
Как правило, люди не любят когда им читают речь по бумажке, отдавая предпочтение естественной речи. При помощи определенных приемов можно суметь передать речь слово в слово, так чтобы она звучала интересно и позволила установить связь с аудиторией. В тексте сделайте специальные отметки, обозначающие короткую паузу, конец мысли, посмотреть на аудиторию, поднять голос, опустить голос, задать вопрос, призвать к действию и т. д.
При выступлении по памяти необходимо хорошо выучить текст. Хотя нельзя не отметить, что если вы будете произносить заранее написанную речь наизусть, вы потеряете возможность реагировать на зал. Если вы допустили ошибку не суетитесь, возможно, ее никто и не заметил. Тренировать свою память можно с помощью приведенных упражнений.
Упражнение 1.
Можете ли вы вспомнить
О чем вы думали пять минут назад?
О чем вы думали час назад?
Что вы делали вера в это же время?
Что вы ели на завтрак в последние три дня?
Что на вас было надето в последние выходные?
Упражнение 2.
Анализ памяти
Какие ваши самые ранние воспоминания?
Какие ваши наиболее живые воспоминания?
Какие ваши наиболее смутные воспоминания?
Что вы запоминаете лучше всего?
Что вы запоминаете хуже всего?
Упражнение 3.
Кратковременное внимание
Сядьте напротив другого человека, выберите наугад предложение из книги и прочитайте его про себя. Посмотрите в глаза своему напарнику и точно процитируйте предложение. Ваш напарник должен повторить предложение. Если он сделает ошибку, процитируйте предложение еще раз. Когда напарник повторит предложение правильно, перейдите к другому. Поначалу выбирайте короткие предложения и постепенно переходите к более длинным и сложным. Через некоторое время поменяйтесь ролями.
Упражнение 4.
Размышления
Вспомните нечто такое, что вы обещали себе никогда не забывать.
Упражнение 5.
Дневные воспоминания – со стороны
Когда вы вечером ляжете в постель, перед тем как погрузиться в сон, зрительно представьте все дневные события. Воспроизведите все, что с вами происходило, начиная с момента вашего пробуждения. Представьте себе, как выглядела бы ваша жизнь, если бы вас на протяжении дня повсюду сопровождала скрытая камера.
Упражнени е 6.
Дневные воспоминания – изнутри
Прежде чем погрузиться в сон, вспомните все дневные события. Но на этот раз представляйте свою жизнь не как кино, снятое скрытой камерой, а воспроизводите в памяти то, что вы видели своими глазами.
Упражнение 7.
Дневные воспоминания – чувственное восприятие
Ложась в постель, вспомните все, что вы слышали на протяжении дня. Сделайте то же самое для запахов, вкусовых и тактильных ощущений, испытанных вами.
Упражнение 8.
Воспоминание воспоминаний
Потратьте несколько минут на изучение своих туфель. Делая это, помните о том, что вы создаете воспоминание. Через десять минут вызовите воспоминание о том, как вы рассматриваете туфли. Что вы чувствуете? Есть ли какие-нибудь отличия? Еще через пять минут вызовите свое воспоминание. Изменилось ли оно? Затем вспомните, как вы пять минут назад вспоминали себя, рассматривающего туфли.
Упражнение 9.
Памятка для развития воли
Выберите какое-нибудь простое действие, которое вы совершаете повседневно: завязываете шнурки на туфлях, почесываете нос, вытягиваете ноги, и решите совершить это действие в какое-то определенное время в течение дня. К примеру, решите, что в 18:00 вы протрете свои очки. Что может вас заставить об этом забыть?
Вспомогательные карточки лучше делать на плотной бумаге размером 12х20 см, так чтобы и места было достаточно и писать было удобно. На карточку, как правило, заносятся основные фразы и понятия, поскольку задача карточек – помочь выдержать нужный курс во время презентации и не упустить из вида что-нибудь важное. Чем более структурирована речь на карточках, тем лучше. В идеальном варианте последовательность выступления должна определяться порядком карточек, которые содержат названия модуля и его ключевые фразы. Одно осознание того, что у вас под рукой есть карточки, придает вам уверенности. Между тем, подготовка карточек, как и подготовка шпаргалок перед экзаменом, уже есть часть подготовки.
Если вы пользуетесь карточками:
– постарайтесь случайно не перемешать карточки;
– текст должен быть набран крупным шрифтом;
– ограничьтесь минимальным количеством карточек, придерживайтесь соответствия «одна мысль – одна карточка».
Ключевые слова используются как основа для порождения речи и для контроля за направлением ее развития. Ключевые слова систематизируют речевое мышление. Речевое мышление имеет место в случаях, когда человек в процессе мышления оперирует словами. Существует так же образное мышление, когда человек мыслит какими-то мыслительными образами.
Выпишите ключевые слова, соответствующие основным тезисам вашего выступления, и постарайтесь по ним воспроизвести содержание презентации. Если ключевые слова будут подобраны вами удачно, то они сами будут настраивать вас на нужную тему и запускать нужные ассоциативные цепочки. В качестве ключевых слов могут применяться аббревиатуры. Аббревиатуры используются, чтобы:
– облегчить слушателям запоминание ключевых фраз;
– не повторять одни и те же длинные сочетания слов и терминов;
– облегчить слушателям структурирование информации.
Эффект запоминая усиливается, когда участники видят как рождается аббревиатура. Для этого можно воспользоваться флип-чартом или доской, чтобы показать, как осуществляется сокращение слова.
Ключевые фразы – емкие и эмоциональные доводы, иллюстрирующие вашу позицию или заключающие в себе суть предлагаемого. Ключевые фразы должны дополняться яркими и эмоциональными словами и могут касаться организации, продукции, сервиса; завершать каждый модуль основной части; завершать цепочку убеждающих аргументов. Специфика ключевых фраз зависит от целевой аудитории. С ростом профессионализма возможных слушателей роль речевых спецэффектов снижается с одновременным ростом информативных факторов. Ключевые фразы могут быть положены в основу составления конспекта. В свою очередь конспект может представлять собой систему взаимосвязанных фраз, дополняемых графическими изображениями.
Если вы планируете использовани е конспекта:
– не перепутайте листки;
– сделайте большой интервал между строками;
– не теряйте в конспекте место, на котором находитесь;
– ставьте значки на полях для ориентирования.
Если выступать приходится периодически, а направленность презентации остается неизменной, можно сделать предварительные заготовки презентации, рассчитанной на разную продолжительность: короткая (5 мин.), средняя (15 мин.), длинная (30 мин.).
При модульном построении речи презентации содержание основной части презентации разбивается на отдельные части (модули). Каждый модуль посвящен какому-то отдельному вопросу и хорошо структурирован. В каждом модуле есть свое вступление, основная часть с коротким резюме и фраза для перехода к следующему модулю. Количество модулей в общей части не должно превышать 3–4. Такое построение презентации удобно по следующим причинам:
– длительность выступления легко варьируется путем добавления или отбрасывания модулей;
– гибкость выступления обеспечивается перестановкой модулей в произвольном порядке;
– легче удержать внимание слушателей, поскольку в начале каждого модуля внимание слушателей повышается;
– модульная структура легче запоминается;
– демонстрационные материалы легче структурировать.
Чем лучше структурирована ваша речь, тем легче аудитории следовать ходу вашей мысли и удерживать свое внимание на презентации. Привлечь внимание к своему выступлению можно с помощью принципа газетной статьи, согласно которому в заголовок выносится привлекающий внимание факт, а сама суть статьи раскрывается в первом абзаце. Последующие абзацы раскрывают суть первого. Благодаря такому принципу внимание читателя захватывается в самом начале и заставляет его читать дальше. Такое построение выгодно еще и потому, что в случае нехватки времени последние абзацы выступления можно откинуть, без ущерба для хода презентации.