Страница:
Елена Ивановна Мазилкина
Искусство успешной презентации
ВВЕДЕНИЕ
Умение общаться с людьми – это товар,
который можно купить точно так же,
как мы покупаем сахар и кофе…
И я заплачу за такое умение больше,
чем за что-либо другое на свете.
Д.Д. Рокфеллер
Каждому человеку, занятому в сфере бизнеса, приходится сталкиваться с тем, что называют деловым общением. От того насколько грамотно человек овладевает наукой и искусством общения, зависит успех его профессиональной деятельности. Как правило, умение правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера или провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос или наладить взаимовыгодное сотрудничество оказывается решающим фактором победы в конкурентной борьбе. В связи с этим современный менеджер должен понимать общие закономерности делового общения, уметь анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера и приходить к взаимному согласию при решении производственных задач.
В последнее время к этому перечню навыков добавился еще один – умение проводить презентацию. Необходимость проведения презентации объясняется тем, что:
– презентации сегодня стали частью повседневной деловой жизни;
– не всякая презентация достигает поставленной цели;
– от уровня презентации товаров зависит результат сделки – положительный или отрицательный;
– во многих странах презентация рассматривается как один из важных показателей профессиональной компетенции специалиста.
Для того чтобы овладеть навыками проведения презентации необходимо два условия: наличие желания и реальная востребованность этих навыков в профессиональной деятельности. При этом желательно, чтобы и наличие желания и реальная востребованность этих навыков стали частью вашего способа зарабатывать деньги или осуществить карьерный рост.
Возможно, кому-то из вас в ближайшее время предстоит провести презентацию и вы, уже сейчас задумались над вопросами:
– Чего я хочу от этой презентации?
– Как меня примет аудитория?
– Добьюсь ли я в итоге успеха?
Ответы, на которые вы найдете в этой книге.
Возможно, вы уже имеете опыт проведения неудачной презентации и вы уже старались понять на каком этапе допустили ошибку, что помешало добиться успеха, связано ли это с нехваткой практического материала или плохой аргументацией. Не стоит отчаиваться. Учиться на собственных презентациях самый эффективный способ обучения. Каждая презентация может стать для вас собственным мастер классом при условии, что вы к ней хорошо готовитесь. А если после презентации вы проанализируете положительные и отрицательные стороны своей презентации и подумаете, что вы могли бы сделать лучше, то отдача удвоиться.
Мастерство в любом деле приходит с практикой, и успешное проведение презентации не является исключением. В истории ораторского искусства известен пример Демосфена, который упорным трудом сумел преодолеть дефект речи. Он выходил на берег моря, наполнял рот галькой и старался перекричать шум волн, своим примером доказав, что умение красиво говорить – это искусство, которому можно научиться.
В книге рассматриваются основные элементы успешного выступления во время презентации такие как: планирование, подготовка, репетиция и проведение презентации.
Подготовку презентации условно можно разделить на две части содержательную и организационную. К первой относится формулирование цели презентации, составление плана выступления, определение длительности выступления, работа над стилем выступления, подготовка текста выступления и демонстрационных материалов, подготовка ответов на часто задаваемые вопросы. Организационная часть включает: определение состава присутствующих, подготовку демонстрационных слайдов, выбор и подготовку помещения и технических средств, подготовку поощрений для слушателей (угощение, напитки, подарки).
ГЛАВА 1. ТИПЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
1.1. Информативная презентация
В конце концов, все дело
сводится к одной простой вещи —
общению с людьми!
У.Л. Талбот
Слово «презентация» означает «представление». В современной трактовке п резентация может рассматриваться как мероприятие, в ходе которого один или несколько человек делятся идеями и обмениваются мнениями с другими людьми. В отличие от общего представления о презентации под презентацией товаров или услуг может пониматься рассказ о них, сопровождаемый демонстраций товара или услуги. К сожалению не только товары и услуги, но и хорошие идеи редко сами себе прокладывают дорогу, поэтому в современных условиях важно уметь эффектно представить свои идеи, донести и показать другим их преимущества.
С помощью презентации:
– продаются товары и услуги;
– привлекаются новые клиенты;
– позиционируется новая продукция на рынке;
– представляются новые идеи и проекты.
В любом случае отличительной особенностью презентации является ее интерактивность, поскольку сообщение делается в режиме непосредственного диалога с участниками.
Информативная презентация может происходить в ходе совещаний или заседаний рабочей группы или комитета, в ходе собраний совета директоров, на семинарах и конференциях.
В зависимости от преследуемых целей, совещание может принимать следующие формы:
– инструктивное – дать информацию;
– исследовательское – собрать информацию;
– совещательное – обеспечить информацией;
– консультативное – обменяться взглядами или мнениями;
– коллегиальное – принять решение.
Главными особенностями официального совещания являются установленные правила и процедуры, протокольные записи предыдущих заседаний и список тех, кто имеет право присутствовать на нем. Многие организации работают с использованием системы комитетов, члены которых действуют как представители различных подразделений или заинтересованных групп. За основу проведения совещаний и заседаний принимается повестка дня.
Повестка дня – это перечень подлежащих обсуждению тем, обеспечивающий определенную структуру совещания или заседания. Если повестка дня плохо составлена, то совещание (заседание) будет мало результативным. Приблизительно за две недели до совещания секретарь извещает постоянных членов о необходимости представления пунктов повестки дня. Повестку дня устанавливает председательствующий, основываясь на представленных пунктах.
При определении последовательности рассматриваемых вопросов учитываются следующие факторы:
– логическая последовательность – зависимая тема должна стоять ниже той, от которой она зависит;
– простые пункты рассматривайте первыми – прежде чем переходить к более сложным вопросам, давайте ход простым вопросам;
– бесспорные пункты рассматривайте первыми – это даст возможность разобраться с ними быстро;
– присутствие заинтересованного лица – если отсутствует заинтересованное лицо, имеет смысл перенести вопрос;
– менее важные и менее срочные вопросы рассматривайте последними – в случае нехватки времени эти вопросы можно будет снять с повестки дня и решить эти вопросы другими способами.
У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.
Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.
Во время заседания секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании. Протокол должен представлять собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.
Задача председательствующего состоит в управлении потоком сообщений без подавления полезной дискуссии. Это может оказаться очень трудным делом в связи с необходимостью разрешения спорных вопросов. Для успеха председатель должен обладать тремя основными качествами:
– быть дипломатом;
– обладать напористостью;
– обладать организационными способностями.
До заседания председательствующий должен удостовериться в обоснованности рассматриваемых вопросов. Если вопросов недостаточно или невозможно присутствие основного персонала, следует отменить или отложить заседание. Если повестка дня переполнена, лучше убрать из нее ряд пунктов. Необходимо проверить место проведения совещания (заседания): количество мест для рассадки, достаточность освещения, температура воздуха в помещении. Если необходимо использование видеооборудования или иных вспомогательных материалов, они должны быть заранее подготовлены и пригодны к работе.
Председательствующему имеет смысл заранее прочитать все отчеты и доклады, чтобы иметь осознанное представление о главных вопросах предстоящей дискуссии.
Во время проведения заседания председательствующий должен вести строгий контроль времени, чтобы оно адекватно распределялось между всеми запланированными вопросами. Председательствующий может лишить слова любого, кто отклоняется от обсуждения текущего пункта повестки дня.
Если существует договоренность об окончании заседания к установленному времени, позаботьтесь о ее выполнении. Иначе к концу заседания, вероятнее всего, не останется кворума, поскольку люди начнут расходиться для выполнения своих обязанностей. Старайтесь не оставлять никаких неопределенностей, тем более если по рассматриваемым вопросам необходимо начинать выполнять согласованные действия.
После проведения заседания председательствующий должен убедиться в правильности составления и своевременности его рассылки.
Успешно проводимые совещания или заседания могут, как информировать, так и мотивировать присутствующих. Для того, чтобы проанализировать поведенное совещание или заседание можно воспользоваться следующими вопросами:
– Какими были цели?
– Как по ним проходило общение?
– Были ли они достигнуты?
– Как управлялось совещание (заседание)?
– Какие наилучшие и наихудшие аспекты совещания (заседания) вы можете отметить?
– Как вы чувствовали себя до, во время и после совещания (заседания)?
Конференции проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. На практике выработались определенные правила подготовки конференции:
– прежде всего, необходимо создать организационный комитет (оргкомитет);
– подготовку лучше начинать за полгода до времени ее созыва, вовлекая как можно больше активистов – энтузиастов;
– при оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела и переписку с потенциальными участниками;
– на первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса – кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать;
– приглашения на конференцию рассылаются за два-три месяца до открытия;
– отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет;
– мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе;
– программа конференции может включать культурную программу, отступление от программы будет рассматриваться как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.
1.2. Объяснительная презентация
Умение вести разговор – это талант.
Стендаль.
Презентация, может рассматриваться и как специфическая форма или один из этапов ведения переговоров. Специфичность ее заключается в ответственной миссии представления предприятия или выпускаемого товара, когда каждая из сторон пытается объяснить отстаиваемые ею позиции.
Переговоры – это встреча между лицами или группами лиц, преследующими общую цель, заключающуюся в установлении между собой соглашения.
Переговоры – это часть нашей повседневной жизни, основное средство получить от других то, чего хотите. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует не легко. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении можно наблюдать состязание и противоборство.
Обычно считается, что переговоры нужны только для того, чтобы договориться. Переговоры также нужны и для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Переговоры могут иметь разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнерами. Если стороны заинтересованы в обмене взглядами или точками зрения, то функция переговоров будет информационная. Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых связей и отношений, – коммуникативная. Основная задача таких переговоров сводится к обмену точками зрения и информацией. Поэтому иногда говорят о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.
К функциям переговоров относят регулирование, контроль и координацию действий. Эти функции в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются при наличии хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых ранее совместных решений.
В переговорной практике возможны и такие ситуации, когда одна из сторон не собирается ничего решать. Переговорами эта сторона пользуется для отвлечения партнера.
Торговые переговоры известны издревле. Однако первоначальное понимание успешной торговой сделки было близко к тому, чтобы надуть партнера. Вызывал уважение тот, кто мог избавиться от плохого товара, получив при этом изрядную сумму денег. Иное понимание успешных торговых переговоров господствует сегодня. Успешные переговоры – это, прежде всего, взаимовыгодные решения.
Сегодня к переговорам прибегают обычно тогда, когда в одностороннем порядке решить проблему невозможно, либо это связано с большими затратами. На практике иногда, если стороны не обладают достаточным опытом, интересы партнера просто игнорируются. Поэтому необходимо учитывать не только интересы партнера, но и его видение проблемы и отношение к переговорам. Появляется задача правильно составить представление о партнере. Это представление формируется еще до начала непосредственного переговорного процесса и уточняется в ходе ведения переговоров. Даже когда стороны пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Формируется представление о надежности партнера, насколько он следует предписанным им документам.
Хорошо подготовлен тот, кто задумывается над следующими вопросами:
– Насколько цель партнера по переговорам отличается от вашей собственной?
– Насколько пути, которые может выбрать партнер отличаются от вашего?
– Из каких параметров собственного плана может исходить партнер?
– Насколько широк его временной горизонт?
– Располагает ли партнер информацией, которой нет у вас?
– Каковы его собственные представления об организационном обеспечении своего варианта решения?
Конфликтным переговорам свойственны следующие признаки: соперничество, соревнование, недоверие. Способ взаимодействия участников, при подобных переговорах открыто оппозиционный. Единственной точкой совпадения для них является то, что они выглядят отказавшимися от одностороннего решения. В противоположность всякого рода давлениям на ход переговоров, установки участников могут поддерживать противников в состоянии конфликта и препятствовать продвижению переговоров вперед. Элементами конфликтных переговоров могут быть бурные обсуждения, угрозы и устрашения, презрение. Урегулирование конфликтов может стать действенным способом ведения таких переговоров.
Конструктивные переговоры основываются на продуктивном обмене мнениями, взаимоуважении точек зрения, соответствующих общей цели всех участников. Такие переговоры, как правило, проходят в шесть этапов.
Первый этап – установление контакта. Начальный этап переговоров всегда сопряжен с риском, поэтому изначально следует определиться:
– чего каждая сторона стремиться добиться;
– длительность и число предусмотренных заседаний;
– место заседаний и количество предполагаемых участников.
Второй этап – вопросы и консультации. Ход переговоров предусматривает выяснение некоторых вопросов. Каждый участник во время переговоров должен активно проявлять внимание, сам задавать и отвечать на вопросы.
Третий этап – переформулирование. Является знаком желания сделать консультацию необходимым и полезным этапом на пути к любым конструктивным переговорам. Позволяет частично подвести принимаемый обеими сторонами итог всем элементам разногласий, в результате чего возникает возможность:
– попросить сделать новое уточнение или сообщить ранее не высказанную точку зрения;
– подтвердить наличие обоюдной информированности и хорошего качества обмена мнениями во время консультаций;
– уточнить свое отношение в соответствии с контекстом ситуации.
Четвертый этап – предложения. Включают в себя строгое, четкое и ясное объяснение того, чего хочет другая сторона и внесение предложений. Участникам следует четко представлять, чего они хотят, просят и предлагают.
Пятый этап – дискуссия. Позволяет перечислить аргументы, подтверждающие высказанное предложение, рассмотреть возражения, не бояться твердо повторять не опровергнутые аргументы. Дискуссия по своей природе предполагает некоторое напряжение, в то же время, для того чтобы сохранилась ориентация на конструктивные переговоры, процесс обсуждения необходимо понимать как поиск возможных способов прийти к общему решению.
Шестой этап – итог. Отражает конструктивный ход переговоров, в результате которых каждый получает то, на что рассчитывал.
Принципиальные переговоры заключаются в том, чтобы решать проблемы на основе их качественных свойств, то есть исходить из сути дела, а не торговаться по поводу того, на что может пойти каждая из сторон. Метод означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что вам полагается по праву, и остаться при этом в рамках приличий. Этот метод дает возможность быть справедливым, одновременно предохраняясь от тех, кто мог бы воспользоваться вашей честностью. На практике это означает, что при переговорах вы четко следуете к вашей цели, высоко ставя своих сотрудников и возможности вашей организации, при этом не переходя на личности и действуя строго в рамках приличий.
Любым переговорам предшествует организационная и содержательная подготовка. Организационная подготовка предполагает определение места и времени встречи, формирование делегации и назначение ее главы . Содержательная подготовка включает:
– анализ проблемы и диагностику ситуации;
– определение переговорной позиции и возможных вариантов решения проблемы;
– формулировку предложений и их аргументацию;
– подготовку инструкций участникам переговоров, а также документов и материалов.
Вопрос о месте проведения переговоров имеет под собой тонкую психологическую основу. Ведение переговоров на своем предприятии может иметь как преимуществ, а так и недостатки.
Среди преимуществ можно выделить следующие:
– вы можете контролировать ситуацию и обладаете правом выбора помещения для переговоров;
– сфера влияния на противоположную сторону может быть расширена за счет выбора для нее гостиницы;
– вы будете чувствовать себя комфортно – ведь дома и стены помогают;
– хозяева обычно на переговорах говорят больше и в итоге добиваются для себя лучших результатов;
– при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране пребывания.
Однако существует ряд моментов, осложняющих процесс переговоров для принимающей стороны:
– вы не сможете отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;
– если партнеры приехали из далека у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ними;
– вас могут отвлекать различные организационные моменты.
Сроки проведения переговоров в основном зависят от двух обстоятельств:
– когда вам нужно данное соглашение;
– когда вы будете готовы к переговорам.
Многие организации избегают крупных встреч под конец года, когда сотрудники заняты подготовкой годового отчета. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала. Начинать переговоры лучше с утра, потому что к концу дня и вы, и ваши партнеры будут уставшими. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если таковые возникли. Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на ужин можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство. Если ваши партнеры приезжают из другого города или из другой страны следует предусмотреть для них культурную программу.
При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем – глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Первой должна быть представлена принимающая делегация. Порядок представления делегаций происходит по убывающей, то есть сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном ставе делегаций такой обмен необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей. Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, расположились напротив друг друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз. Опоздание на переговоры может негативно сказаться не только на вашем имидже, но и на самом ходе переговоров, так как другая сторона может вообще отказаться от их проведения.
На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. Уточняющие вопросы задаются после выступления. Если есть необходимость уточнить какую либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать предельно кратким и конкретным. В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегации слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам.
Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. При достаточно длительных переговорах, при необходимости «разрядить атмосферу» или немного отдохнуть, можно объявить перерыв для кофе. В ходе переговоров делегации могут образовывать экспертные рабочие группы для переработки отдельных проблем.
Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе во время переговоров были ручки или карандаши, блокноты или чистая бумага. С иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров.
Обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей – получить информацию о партнере, дать информацию о себе, заключить сделку. Нужно подготовить необходимую техническую и справочную документацию, а также определить возможные варианты решения проблемы. Не стоит искать единственно правильный вариант – каждый имеет свои плюсы и минусы. Поэтому для начала нужно выписать для каждого варианта положительные и отрицательные моменты, определить степень предпочтения решения для вас и для партнера, а также продумать возможность улучшений вариантов для вас, не ухудшая их для партнера. Необходимо сформулировать свои возможные предложения и их аргументацию. Можно ориентироваться на объективные критерии, но обязательно нужно показать преимущество ваших предложений перед партнером. Следует четко сформулировать свою позицию на переговорах, потому что именно позиция является конечным итогом подготовки к переговорам и отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации.