Страница:
Эмблема организации. В качестве эмблемы могут быть использованы некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема изображается на том же месте, что и герб, а при наличии герба – левее и на уровне реквизита «наименование министерства или ведомства» или «наименование организации».
Изображение наград. Воспроизведение изображения наград на бланке осуществляется или на месте герба, если таковой отсутствует, или на части площади реквизита «наименование министерства или ведомства». Право нанесения изображения наград определяется вышестоящей организацией. Название награды может включаться в наименование организации.
Кодыпо классификатору ОКПО и ОКУД. Реквизиты располагаются в правой верхней части рабочего поля документа. Коды берутся по соответствующему классификатору документации.
Автор документа. Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразделение, которое это должностное лицо представляет.
Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим. Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).
Реквизит «наименование структурного подразделения» впечатывается на бланки машинописным способом.
Адрес организации.В данном реквизите указываются почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона (секретаря или руководителя организации). На случай переписки по расчетно-денежным вопросам приводится номер счета в банке.
Название видадокумента.Название документа впечатывается в общий бланк машинописным способом прописными буквами. Название «ПИСЬМО» не воспроизводится, поскольку для служебных писем выделяется специальный бланк.
Дата.Дата является частью ряда других реквизитов.
Индекс.Индекс документа представляет собой условное обозначение документа. Как правило, индекс состоит из 3 частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 02 – 15/32; здесь 02 – индекс подразделения, 15 – номер дела, 32 – порядковый номер исходящего документа). Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.
Ссылка на индекс и дату входящего документа.Этот реквизит включает дату и индекс входящего документа, на который дается ответ. Реквизит переписывается из инициативного документа (например, на № 02 – 15/32 от 26.10.04).
Место составления или издания.Реквизит оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением Российской Федерации (например, 410555, г. Саратов, ул. Радищева, 69).
Реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа
Гриф ограничениядоступа к документу наносится на документах выше реквизита «адресат» или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: «Для служебного пользования» (ДСП), «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и др. Ниже грифа ограничения через 1, 5 интервала ставится номер экземпляра документа (например, Экз. № 5).
Степень ограничения доступа к документу устанавливается автором документа. Значительный объем переписки носит открытый характер и грифа ограничения не имеет.
Адресат.Реквизит носит сложный характер. Составные части реквизита следующие:
1) наименование организации;
2) наименование структурного подразделения;
3) должность получателя;
4) фамилия и инициалы должностного лица;
5) почтовый адрес.
Наименования организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность получателя и фамилия – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится.
Документ не должен иметь больше четырех адресов. При большем числе адресов составляется список рассылки, который прилагается к документу. В документе при этом указывается лишь один адрес, слово «копия» перед вторым и последующим экземплярами не приводится.
При адресовании документа организации (ее структурному подразделению) сначала указывают наименование организации (структурного подразделения), а затем почтовый адрес (в нижеследующих примерах почтовый адрес приводится только один раз, в первом примере):
Государственный комитет Российской
Федерации по стандартизации,
метрологии и сертификации
117049, Москва
Ленинский проспект, 9
Министерство связи Российской Федерации. Техническое управление.
СОВЕТ:почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности:
Директору Саратовского
механического завода Савину В. Ф.
При адресовании документа иному должностному лицу в организации оформление реквизита выглядит так:
Министерство внутренних дел
Руководителю отдела снабжения
Сидорову С. С.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование включается в название должности руководителя.
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией. Например:
Заведующему кафедрой
экономической теории
Профессору Ивановой Н. И.
СОВЕТ:следует обдумать целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Если документ адресуется частному лицу, то в реквизите сначала приводят почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата:
410050 г. Санкт-Петербург
ул. Ленинградская, 163, кв. 5
Сидорову П. П.
Сейчас стало модным, кроме имени получателя, добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перегружает реквизит. Более удачным представляется размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин Сидоров!
СОВЕТ:после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
Гриф утверждения.Утверждение документа – один из способов его удостоверения. В состав реквизита ходят: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности утверждающего документ лица, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по экономике
(личная подпись) И. О. Фамилия
28.02.04
Документ может быть утвержден изданием другого распорядительного документа. В этом случае гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек и двоеточия), название распорядительного документа с указанием организации, выпустившей документ, даты и номера документа. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора завода
от 30.03.04 № 00
Резолюция.Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.
В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя или наименование подразделения, которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции. Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты.
Заголовок к тексту.Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телеграммах, телефонограммах, телетайпограммах и извещениях заголовок не приводится.
Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а его оперативный поиска в случае необходимости.
Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопрос: «О чем?» (например: О переводе на должность…. О финансировании… и т. п.). Знаки препинания и точка в конце заголовка не ставятся
Текст документа. Текстовая часть документа печатается ниже реквизита «заголовок к тексту» через 3 – 4 межстрочных интервала. Для многостраничных документов на второй и последующих страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 интервала. Если срок хранения документов установлен до 3 лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа.
Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста характеризует уровень культуры составителя и управления в организации в целом.
Этот реквизит строится, как правило, из двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения, сделанного вывода, обращения с просьбой и т. п.
Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.
Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Структурные составляющие текста следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа (например, 1, 2. и т. д.). Подразделы или пункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (например, 1.1, 2.4). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта (например, 1.1. 1.1, 1.1. 1.2 и т. д.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, кроме заглавной. Заголовки структурных частей текста не подчеркивают, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовки разделов отделяются от текста четырьмя межстрочными интервалами сверху и тремя снизу, подзаголовки – тремя и сверху, и снизу.
Приложения к документу. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по примеру:
Приложение: на 5 л., в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование следует приводить:
Приложения: 1. Проект стандарта на 5 л., в 1 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л., в 1 экз.
При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают.
Подписание документа. Реквизит «подпись» состоит из трех частей: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки. Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности, расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. При оформлении документа на бланке название организации не приводится. Например:
Заведующий кафедрой
экономической теории (личная подпись) Н. М. Иванов
Если документ печатается не на бланке (на чистом листе бумаги), в реквизите «подпись» приводится название должности подписавшего документ лица с указанием возглавляемой им организации.
Документ с коллегиальной ответственностью подписывается несколькими должностными лицами. Подписи при этом располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Если документ подписывают лица, состоящие в одной должности, их подписи размещаются на одном уровне. Вторая подпись печатается от 4-го положения табулятора. Например:
СОВЕТ:в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог «За», ставить косую черту и т. д. Необходимо внести в документ наименование должности и фамилию лица, исполняющего обязанности отсутствующего руководителя.
В документах, составляемых комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности как членов комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии).
Согласование и визированиедокументов. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование организации или подразделения), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись».
Все части реквизита согласования – каждая часть отдельной строкой – печатают от 0-го положения табулятора. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Наименование должности размещается непосредственно под словом «СОГЛАСОВАНО», личная подпись ставится под наименованием должности, ее расшифровка печатается от 2-го положения табулятора на одной с подписью горизонтали. Дата согласования размещается под личной подписью. Точка в конце каждой части реквизита не ставится. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления кадров и
учебных заведений министерства
радиопромышленности
(личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.00
Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами. Допускается составление отдельного листа согласования.
Визированиеявляется способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы левого поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:
Визы:
Главный бухгалтер завода (личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.00
Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело.
Простановка печати. Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации.
Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и т. д.
Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.
Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Заверение копии. Копией называют заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. Организация может заверять копии документов, которые разработаны в данной организации, или копии документов других организаций, если они используются для собственных нужд.
Копия документа выполняется на бланке организации или чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов углового штампа. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точки), а на последнем – заверительная подпись по следующему образцу:
Верно: начальник отдела кадров (личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.00
Исполнитель документа. Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:
Фролов 12 34 56
Ниже фамилии исполнителя, его телефона рекомендуется указывать индекс секретаря, напечатавшего документ, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Индекс секретаря чаще всего составляется из первых букв фамилии и имени. Например:
Фролов 12 34 56 ШЕ 2 10.11.04
Реквизиты в служебном поле документа
Отметка о контроле. Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится рядом с «заголовком текста» на левом поле листа простановкой буквы «К», или слова «Контроль». Отметка служит сигналом секретарю о постановке документа на контроль.
Отметка об исполнении документа. Реквизит проставляется на первой странице документа в нижнем левом углу под реквизитом «исполнитель документа».
Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись ответственного лица. Например:
В дело П – 6
Направлен исх. № 03-11/62 от 02.11.04
00.00.00 (личная подпись)
Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса. Например:
Информация перенесена на
машинный носитель
00.00.00
(личная подпись)
Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней его странице.
Отметка о поступлении. Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы.
Реквизит состоит из 3 частей: из сокращенного наименования организации, даты получения и индекса входящего документа. Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных.
Подводя итоги:секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов. По подготовленному документу можно судить о профессионализме секретаря. Все реквизиты документа необходимо знать и применять в соответствии с видом и значимостью документа.
2. Состав управленческих документов организации
Изображение наград. Воспроизведение изображения наград на бланке осуществляется или на месте герба, если таковой отсутствует, или на части площади реквизита «наименование министерства или ведомства». Право нанесения изображения наград определяется вышестоящей организацией. Название награды может включаться в наименование организации.
Кодыпо классификатору ОКПО и ОКУД. Реквизиты располагаются в правой верхней части рабочего поля документа. Коды берутся по соответствующему классификатору документации.
Автор документа. Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразделение, которое это должностное лицо представляет.
Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим. Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).
Реквизит «наименование структурного подразделения» впечатывается на бланки машинописным способом.
Адрес организации.В данном реквизите указываются почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона (секретаря или руководителя организации). На случай переписки по расчетно-денежным вопросам приводится номер счета в банке.
Название видадокумента.Название документа впечатывается в общий бланк машинописным способом прописными буквами. Название «ПИСЬМО» не воспроизводится, поскольку для служебных писем выделяется специальный бланк.
Дата.Дата является частью ряда других реквизитов.
Индекс.Индекс документа представляет собой условное обозначение документа. Как правило, индекс состоит из 3 частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 02 – 15/32; здесь 02 – индекс подразделения, 15 – номер дела, 32 – порядковый номер исходящего документа). Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.
Ссылка на индекс и дату входящего документа.Этот реквизит включает дату и индекс входящего документа, на который дается ответ. Реквизит переписывается из инициативного документа (например, на № 02 – 15/32 от 26.10.04).
Место составления или издания.Реквизит оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением Российской Федерации (например, 410555, г. Саратов, ул. Радищева, 69).
Реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа
Гриф ограничениядоступа к документу наносится на документах выше реквизита «адресат» или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: «Для служебного пользования» (ДСП), «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и др. Ниже грифа ограничения через 1, 5 интервала ставится номер экземпляра документа (например, Экз. № 5).
Степень ограничения доступа к документу устанавливается автором документа. Значительный объем переписки носит открытый характер и грифа ограничения не имеет.
Адресат.Реквизит носит сложный характер. Составные части реквизита следующие:
1) наименование организации;
2) наименование структурного подразделения;
3) должность получателя;
4) фамилия и инициалы должностного лица;
5) почтовый адрес.
Наименования организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность получателя и фамилия – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится.
Документ не должен иметь больше четырех адресов. При большем числе адресов составляется список рассылки, который прилагается к документу. В документе при этом указывается лишь один адрес, слово «копия» перед вторым и последующим экземплярами не приводится.
При адресовании документа организации (ее структурному подразделению) сначала указывают наименование организации (структурного подразделения), а затем почтовый адрес (в нижеследующих примерах почтовый адрес приводится только один раз, в первом примере):
Государственный комитет Российской
Федерации по стандартизации,
метрологии и сертификации
117049, Москва
Ленинский проспект, 9
Министерство связи Российской Федерации. Техническое управление.
СОВЕТ:почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности:
Директору Саратовского
механического завода Савину В. Ф.
При адресовании документа иному должностному лицу в организации оформление реквизита выглядит так:
Министерство внутренних дел
Руководителю отдела снабжения
Сидорову С. С.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование включается в название должности руководителя.
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией. Например:
Заведующему кафедрой
экономической теории
Профессору Ивановой Н. И.
СОВЕТ:следует обдумать целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Если документ адресуется частному лицу, то в реквизите сначала приводят почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата:
410050 г. Санкт-Петербург
ул. Ленинградская, 163, кв. 5
Сидорову П. П.
Сейчас стало модным, кроме имени получателя, добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перегружает реквизит. Более удачным представляется размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин Сидоров!
СОВЕТ:после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
Гриф утверждения.Утверждение документа – один из способов его удостоверения. В состав реквизита ходят: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности утверждающего документ лица, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по экономике
(личная подпись) И. О. Фамилия
28.02.04
Документ может быть утвержден изданием другого распорядительного документа. В этом случае гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек и двоеточия), название распорядительного документа с указанием организации, выпустившей документ, даты и номера документа. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора завода
от 30.03.04 № 00
Резолюция.Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.
В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя или наименование подразделения, которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции. Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты.
Заголовок к тексту.Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телеграммах, телефонограммах, телетайпограммах и извещениях заголовок не приводится.
Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а его оперативный поиска в случае необходимости.
Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопрос: «О чем?» (например: О переводе на должность…. О финансировании… и т. п.). Знаки препинания и точка в конце заголовка не ставятся
Текст документа. Текстовая часть документа печатается ниже реквизита «заголовок к тексту» через 3 – 4 межстрочных интервала. Для многостраничных документов на второй и последующих страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 интервала. Если срок хранения документов установлен до 3 лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа.
Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста характеризует уровень культуры составителя и управления в организации в целом.
Этот реквизит строится, как правило, из двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения, сделанного вывода, обращения с просьбой и т. п.
Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.
Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Структурные составляющие текста следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа (например, 1, 2. и т. д.). Подразделы или пункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (например, 1.1, 2.4). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта (например, 1.1. 1.1, 1.1. 1.2 и т. д.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, кроме заглавной. Заголовки структурных частей текста не подчеркивают, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовки разделов отделяются от текста четырьмя межстрочными интервалами сверху и тремя снизу, подзаголовки – тремя и сверху, и снизу.
Приложения к документу. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по примеру:
Приложение: на 5 л., в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование следует приводить:
Приложения: 1. Проект стандарта на 5 л., в 1 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л., в 1 экз.
При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают.
Подписание документа. Реквизит «подпись» состоит из трех частей: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки. Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности, расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. При оформлении документа на бланке название организации не приводится. Например:
Заведующий кафедрой
экономической теории (личная подпись) Н. М. Иванов
Если документ печатается не на бланке (на чистом листе бумаги), в реквизите «подпись» приводится название должности подписавшего документ лица с указанием возглавляемой им организации.
Документ с коллегиальной ответственностью подписывается несколькими должностными лицами. Подписи при этом располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Если документ подписывают лица, состоящие в одной должности, их подписи размещаются на одном уровне. Вторая подпись печатается от 4-го положения табулятора. Например:
В документах, составляемых комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности как членов комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии).
Согласование и визированиедокументов. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование организации или подразделения), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись».
Все части реквизита согласования – каждая часть отдельной строкой – печатают от 0-го положения табулятора. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Наименование должности размещается непосредственно под словом «СОГЛАСОВАНО», личная подпись ставится под наименованием должности, ее расшифровка печатается от 2-го положения табулятора на одной с подписью горизонтали. Дата согласования размещается под личной подписью. Точка в конце каждой части реквизита не ставится. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления кадров и
учебных заведений министерства
радиопромышленности
(личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.00
Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами. Допускается составление отдельного листа согласования.
Визированиеявляется способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы левого поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:
Визы:
Главный бухгалтер завода (личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.00
Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело.
Простановка печати. Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации.
Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и т. д.
Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.
Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Заверение копии. Копией называют заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. Организация может заверять копии документов, которые разработаны в данной организации, или копии документов других организаций, если они используются для собственных нужд.
Копия документа выполняется на бланке организации или чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов углового штампа. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точки), а на последнем – заверительная подпись по следующему образцу:
Верно: начальник отдела кадров (личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.00
Исполнитель документа. Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:
Фролов 12 34 56
Ниже фамилии исполнителя, его телефона рекомендуется указывать индекс секретаря, напечатавшего документ, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Индекс секретаря чаще всего составляется из первых букв фамилии и имени. Например:
Фролов 12 34 56 ШЕ 2 10.11.04
Реквизиты в служебном поле документа
Отметка о контроле. Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится рядом с «заголовком текста» на левом поле листа простановкой буквы «К», или слова «Контроль». Отметка служит сигналом секретарю о постановке документа на контроль.
Отметка об исполнении документа. Реквизит проставляется на первой странице документа в нижнем левом углу под реквизитом «исполнитель документа».
Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись ответственного лица. Например:
В дело П – 6
Направлен исх. № 03-11/62 от 02.11.04
00.00.00 (личная подпись)
Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса. Например:
Информация перенесена на
машинный носитель
00.00.00
(личная подпись)
Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней его странице.
Отметка о поступлении. Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы.
Реквизит состоит из 3 частей: из сокращенного наименования организации, даты получения и индекса входящего документа. Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных.
Подводя итоги:секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов. По подготовленному документу можно судить о профессионализме секретаря. Все реквизиты документа необходимо знать и применять в соответствии с видом и значимостью документа.
2. Состав управленческих документов организации
Распорядительные документы
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.
Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.
С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на:
1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (собранием, советом, правлением, правительством);
2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.
Распорядительный документ оформляется на общем или специальном бланке. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ правового акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы, или нормативные акты.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛА» – в решениях, «ТРЕБУЮ», «ПОРУЧАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, указаниях, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Так, модальные глаголы: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОРУЧАЮ» и другие принято выносить в отдельную строку и выделять прописными буквами (реже – в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. Для каждого поручения указываются его исполнитель, срок исполнения. Предпоследним пунктом (при необходимости) указывается документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного распорядительного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания и доведения до сведения.
Постановлениеопределено как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ».
Решение –это также правовой акт коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.
Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ», «РЕШИЛА» или «РЕШИЛИ». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.
Образец оформления решения
Приказ –правовой акт, издаваемый единоличными руководителями органов власти и управления, организаций и их подразделений. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.
Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, вопросов, касающихся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации, а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п.
В деятельности организации различают: «кадровые» приказы по личному составу, приказы по организационным вопросам и приказы по основной деятельности.
Образец приказа по организационным вопросам
Распоряжение –документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Как правило, имеет ограниченный срок действия. Распоряжения также издают ведомства на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти.
Образец распоряжения
Указание –распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений, инструкций, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОРУЧАЮ».
Образец указания
Протокол– организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения. Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.
Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.
С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на:
1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (собранием, советом, правлением, правительством);
2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.
Распорядительный документ оформляется на общем или специальном бланке. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ правового акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы, или нормативные акты.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛА» – в решениях, «ТРЕБУЮ», «ПОРУЧАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, указаниях, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Так, модальные глаголы: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОРУЧАЮ» и другие принято выносить в отдельную строку и выделять прописными буквами (реже – в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. Для каждого поручения указываются его исполнитель, срок исполнения. Предпоследним пунктом (при необходимости) указывается документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного распорядительного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания и доведения до сведения.
Постановлениеопределено как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ».
Решение –это также правовой акт коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.
Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ», «РЕШИЛА» или «РЕШИЛИ». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.
Образец оформления решения
Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, вопросов, касающихся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации, а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п.
В деятельности организации различают: «кадровые» приказы по личному составу, приказы по организационным вопросам и приказы по основной деятельности.
Образец приказа по организационным вопросам
Образец распоряжения
Образец указания