Страница:
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания совета директоров (учредителей).
Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Каждый из видов имеет свои особенности оформления.
Протокол, как и другие внутренние документы, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид документа, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, состав присутствующих, в том числе и для подтверждения правомочности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствующих, например на учредительных протоколах.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то могут ставиться даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.
Таким образом, структура протокола состоит из 3 частей: первая – заголовочная (вводная) содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня; вторая (основная) фиксирует ход заседания; третья (оформляющая) – подписи участников.
Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Словом «СЛУШАЛИ»: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.
После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: «текст (доклада, выступления) прилагается».
Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ»: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако по усмотрению собрания или его председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов-решений (постановлений), составленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола, или из пунктов решений.
Образец полного протокола
Организационно-правовые документы
Важнейшую часть документации составляют организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и др.
Все эти документы пишутся сплошным текстом, разбитым на разделы, пункты и подпункты, и оформляются единообразно в соответствии с ГОСТом Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации, построение, содержание и изложение стандартов», регламентирующим изложение и оформление объемных текстовых документов, и ссылка на который до недавнего времени являлась обязательной в методических материалах по ДОУ. Организационные документы в зависимости от их важности и объема оформляются с использованием титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации и даже на чистых листах бумаги (например, небольшие внутренние должностные инструкции обслуживающему персоналу).
Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия вышестоящими должностными лицами. Подписи авторов остаются, как правило, на готовившемся к утверждению проекте и не переносятся в тиражируемый документ.
Обязательно согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются. Визы и грифы согласования также могут не переноситься на тиражируемый документ.
Обязательной должна быть также процедура ознакомления с организационно-нормативным документом сотрудников, на чью деятельность распространяются его положения. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату.
Довольно распространенной практикой является способ оформления виз ознакомления в виде таблицы. Организационно-нормативные документы часто выпускаются в виде примерных и типовых формуляров-образцов, схем построения документов.
Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, протокол, заявления, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие.
Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложения, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.
Рассмотрим эту группу информационно-справочных документов.
Докладная записка– документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Образец оформления докладной записки
ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ
Генеральному директору 10.10.2004 г. № 26 агентства «КАДРЫ»
г. И. Л. Петрову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О необходимости увеличения штатной численности отдела
В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (например, информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.
Руководитель отдела Подпись О. А. Малигига
Предложения– разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит 2 части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение – перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.
Объяснительная записка:
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из 2 частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Образец оформления объяснительной записки
Участок № 14 Начальнику СМУ-4
П. П. Гущикову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
02.11.2004 г. № 2
О причинах аварии при ремонте теплотрассы
При ремонте теплотрассы в районе СХИ по ул. Навашина в ночь на 2 ноября 2004 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности. Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение 1 рабочего дня – 3 ноября 2004 г.
Прораб Личная подпись М. В. Колосов
Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило вышестоящую, организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.
Образец оформления справки
ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору
компании «МИР»
г. М. М. Савельеву
03.08.04 г. № 35 СПРАВКА
Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.08.2004 г.
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Анкара (Турция).
К 01.07.2004 г. численность туристов, вылетающих в Турцию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с их отправкой из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, однако предоставить большее количество мест она не имела возможности.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Анкара (Турция).
Ст. менеджер Подпись О. Н. Соколиков
Сводка– документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т. д.).
В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и другие информационно-справочные документы.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.
Служебная записка– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Несмотря на то что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.
Конечно, служебная записка ни в коем случае не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка, если и имеет право на существование, то как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки – это внутренняя переписка, переписка между структурными подразделениями. Действительно, опыт показывает, что в деятельности организаций, особенно крупных, в которых руководители структурных подразделений наделяются широкой компетенцией (издание распорядительных документов, ведение переписки), могут возникать ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких ситуациях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка.
Получается, что служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования – изложения причин составления – и предложения, просьбы, заявки и т. п.
Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Акт– документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами – для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составившей.
Во вводной части указывается основание для его составления. Это могут быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»
2-й экз. в дело 05 – 09.
Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо также заверение печатью.
Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, например унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.
Образец акта
ООО «ЛОКЭС» УТВЕРЖДАЮ
Отдел рекламы Директор фирмы
АКТподпись В. Н. Панов
21.06.2002 г. № 5 15.07.2004 г.
Москва
приема-передачи ПЭВМ
Основание: докладная записка нач. отдела 12 Леонтьева Д. К. от 20.04.2004 г.
Комиссия в составе председателя Леонтьева Д. К. и членов: О. Б. Славина и И. М. Орлова составили акт приема-передачи ЭВМ Pentium инв. № 34 из отдела рекламы в отдел 12.
ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полостью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).
ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.
Председатель подпись Д. К. Леонтьев
Члены комиссии подпись И. М. Орлов
подпись О. Б. Славин
Заявление– документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных документов, справки).
Образец личного заявления
Бухгалтерия Директору фирмы «Эталон»
ЗАЯВЛЕНИЕ И. Н. Акимову
17.03.2004 г. Ст. бухгалтера
П. И. Ивановой
Петровой Н. К.
Подготовить приказ об увольнении с
01.04.2004 г. по собственному желанию
личная подпись
18.03.2004 г.
Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по собственному желанию с 1 апреля 2004 г. личная подпись П. И. Иванова
В дело 12 – 03
Издан приказ
№ 5-к от 28.03.2004 г.
личная подпись Петрова 28.03.2004 г.
При составлении и оформлении информационно-справочных документов нередко встречаются ошибки, серьезно снижающие качество документов. Среди таких ошибок следует отметить:
1) неправильное название документа. Названия документов не произвольны, они отражают сложившуюся в нашем делопроизводстве систему видов и разновидностей документов. Тем не менее можно встретить документы, называемые словом «информация», например: Информация о ходе подготовки к празднованию Дня города. В системе видов документов, принятых в стране, нет такого названия документа – информация, но есть докладная записка, справка и др. И в данном случае составитель должен был найти наиболее подходящий для данной ситуации вид документа исходя из содержания документа и его назначения. Если документ только информирует руководство о положении дел, то это справка. Если же документ, кроме информирования, еще содержит предложения, просьбы, рекомендации и тому подобное, то это докладная записка;
2) неправильное оформление документа. Внутренние информационно-справочные документы оформляются не на бланке, а на стандартном листе бумаги, как правило, формата А4 по типу общего бланка. Независимо от того, на бланке оформлен документ или без бланка, в нем должны быть все необходимые реквизиты, и оформлены они должны быть так, как того требует государственный стандарт. Для внутренних докладных записок, справок, сводок, служебных записок обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.При необходимости внутренние информационно-справочные документы визируютсявсеми заинтересованными должностными лицами. Поскольку эти документы составляются в одном экземпляре, который после рассмотрения руководителем и завершения работы с ним идет в дело, то визы проставляются на первом и единственном экземпляре документа.
Несколько особняком стоят такие управленческие документы, как договоры,по содержанию находящиеся между информационными и организационными. Все договоры (контракты) составляются по типовым образцам: в заголовочной части указывается наименование вида документа, предмет заключения договора, на них не должно быть чьих-либо эмблем, грифов утверждения и т. д. При оформлении договора между юридическими лицами он регистрируется в каждой из них, и регистрационные номера проставляются на каждом экземпляре (например, 22/37). Текст договора начинается с указания полных наименований сторон, заключающих договор, затем по пунктам его указываются условия и обоюдная ответственность. В оформляющей части договора приводятся юридические адреса сторон и соответствующие подписи. Договор подписывают все его авторы на одном уровне, нередко подписываются не только все экземпляры договора, но и каждый его лист.
Подводя итоги:секретарь в своей повседневной работе сталкивается с необходимостью составления различного рода документов. Для грамотного составления управленческих документов необходимо знать их состав.
3. Деловая переписка
Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Каждый из видов имеет свои особенности оформления.
Протокол, как и другие внутренние документы, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид документа, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, состав присутствующих, в том числе и для подтверждения правомочности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствующих, например на учредительных протоколах.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то могут ставиться даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.
Таким образом, структура протокола состоит из 3 частей: первая – заголовочная (вводная) содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня; вторая (основная) фиксирует ход заседания; третья (оформляющая) – подписи участников.
Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Словом «СЛУШАЛИ»: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.
После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: «текст (доклада, выступления) прилагается».
Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ»: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако по усмотрению собрания или его председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов-решений (постановлений), составленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола, или из пунктов решений.
Образец полного протокола
Важнейшую часть документации составляют организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и др.
Все эти документы пишутся сплошным текстом, разбитым на разделы, пункты и подпункты, и оформляются единообразно в соответствии с ГОСТом Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации, построение, содержание и изложение стандартов», регламентирующим изложение и оформление объемных текстовых документов, и ссылка на который до недавнего времени являлась обязательной в методических материалах по ДОУ. Организационные документы в зависимости от их важности и объема оформляются с использованием титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации и даже на чистых листах бумаги (например, небольшие внутренние должностные инструкции обслуживающему персоналу).
Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия вышестоящими должностными лицами. Подписи авторов остаются, как правило, на готовившемся к утверждению проекте и не переносятся в тиражируемый документ.
Обязательно согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются. Визы и грифы согласования также могут не переноситься на тиражируемый документ.
Обязательной должна быть также процедура ознакомления с организационно-нормативным документом сотрудников, на чью деятельность распространяются его положения. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату.
Довольно распространенной практикой является способ оформления виз ознакомления в виде таблицы. Организационно-нормативные документы часто выпускаются в виде примерных и типовых формуляров-образцов, схем построения документов.
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, протокол, заявления, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие.
Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложения, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.
Рассмотрим эту группу информационно-справочных документов.
Докладная записка– документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Образец оформления докладной записки
ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ
Генеральному директору 10.10.2004 г. № 26 агентства «КАДРЫ»
г. И. Л. Петрову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О необходимости увеличения штатной численности отдела
В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (например, информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.
Руководитель отдела Подпись О. А. Малигига
Предложения– разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит 2 части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение – перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.
Объяснительная записка:
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из 2 частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Образец оформления объяснительной записки
Участок № 14 Начальнику СМУ-4
П. П. Гущикову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
02.11.2004 г. № 2
О причинах аварии при ремонте теплотрассы
При ремонте теплотрассы в районе СХИ по ул. Навашина в ночь на 2 ноября 2004 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности. Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение 1 рабочего дня – 3 ноября 2004 г.
Прораб Личная подпись М. В. Колосов
Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило вышестоящую, организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.
Образец оформления справки
ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору
компании «МИР»
г. М. М. Савельеву
03.08.04 г. № 35 СПРАВКА
Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.08.2004 г.
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Анкара (Турция).
К 01.07.2004 г. численность туристов, вылетающих в Турцию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с их отправкой из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, однако предоставить большее количество мест она не имела возможности.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Анкара (Турция).
Ст. менеджер Подпись О. Н. Соколиков
Сводка– документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т. д.).
В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и другие информационно-справочные документы.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.
Служебная записка– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Несмотря на то что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.
Конечно, служебная записка ни в коем случае не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка, если и имеет право на существование, то как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки – это внутренняя переписка, переписка между структурными подразделениями. Действительно, опыт показывает, что в деятельности организаций, особенно крупных, в которых руководители структурных подразделений наделяются широкой компетенцией (издание распорядительных документов, ведение переписки), могут возникать ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких ситуациях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка.
Получается, что служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования – изложения причин составления – и предложения, просьбы, заявки и т. п.
Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Акт– документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами – для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составившей.
Во вводной части указывается основание для его составления. Это могут быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»
2-й экз. в дело 05 – 09.
Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо также заверение печатью.
Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, например унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.
Образец акта
ООО «ЛОКЭС» УТВЕРЖДАЮ
Отдел рекламы Директор фирмы
АКТподпись В. Н. Панов
21.06.2002 г. № 5 15.07.2004 г.
Москва
приема-передачи ПЭВМ
Основание: докладная записка нач. отдела 12 Леонтьева Д. К. от 20.04.2004 г.
Комиссия в составе председателя Леонтьева Д. К. и членов: О. Б. Славина и И. М. Орлова составили акт приема-передачи ЭВМ Pentium инв. № 34 из отдела рекламы в отдел 12.
ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полостью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).
ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.
Председатель подпись Д. К. Леонтьев
Члены комиссии подпись И. М. Орлов
подпись О. Б. Славин
Заявление– документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных документов, справки).
Образец личного заявления
Бухгалтерия Директору фирмы «Эталон»
ЗАЯВЛЕНИЕ И. Н. Акимову
17.03.2004 г. Ст. бухгалтера
П. И. Ивановой
Петровой Н. К.
Подготовить приказ об увольнении с
01.04.2004 г. по собственному желанию
личная подпись
18.03.2004 г.
Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по собственному желанию с 1 апреля 2004 г. личная подпись П. И. Иванова
В дело 12 – 03
Издан приказ
№ 5-к от 28.03.2004 г.
личная подпись Петрова 28.03.2004 г.
При составлении и оформлении информационно-справочных документов нередко встречаются ошибки, серьезно снижающие качество документов. Среди таких ошибок следует отметить:
1) неправильное название документа. Названия документов не произвольны, они отражают сложившуюся в нашем делопроизводстве систему видов и разновидностей документов. Тем не менее можно встретить документы, называемые словом «информация», например: Информация о ходе подготовки к празднованию Дня города. В системе видов документов, принятых в стране, нет такого названия документа – информация, но есть докладная записка, справка и др. И в данном случае составитель должен был найти наиболее подходящий для данной ситуации вид документа исходя из содержания документа и его назначения. Если документ только информирует руководство о положении дел, то это справка. Если же документ, кроме информирования, еще содержит предложения, просьбы, рекомендации и тому подобное, то это докладная записка;
2) неправильное оформление документа. Внутренние информационно-справочные документы оформляются не на бланке, а на стандартном листе бумаги, как правило, формата А4 по типу общего бланка. Независимо от того, на бланке оформлен документ или без бланка, в нем должны быть все необходимые реквизиты, и оформлены они должны быть так, как того требует государственный стандарт. Для внутренних докладных записок, справок, сводок, служебных записок обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.При необходимости внутренние информационно-справочные документы визируютсявсеми заинтересованными должностными лицами. Поскольку эти документы составляются в одном экземпляре, который после рассмотрения руководителем и завершения работы с ним идет в дело, то визы проставляются на первом и единственном экземпляре документа.
Несколько особняком стоят такие управленческие документы, как договоры,по содержанию находящиеся между информационными и организационными. Все договоры (контракты) составляются по типовым образцам: в заголовочной части указывается наименование вида документа, предмет заключения договора, на них не должно быть чьих-либо эмблем, грифов утверждения и т. д. При оформлении договора между юридическими лицами он регистрируется в каждой из них, и регистрационные номера проставляются на каждом экземпляре (например, 22/37). Текст договора начинается с указания полных наименований сторон, заключающих договор, затем по пунктам его указываются условия и обоюдная ответственность. В оформляющей части договора приводятся юридические адреса сторон и соответствующие подписи. Договор подписывают все его авторы на одном уровне, нередко подписываются не только все экземпляры договора, но и каждый его лист.
Подводя итоги:секретарь в своей повседневной работе сталкивается с необходимостью составления различного рода документов. Для грамотного составления управленческих документов необходимо знать их состав.