Страница:
Глик Даниил Иванович
Подбор торгового персонала
Предисловие
Стремительно изменяющийся социум последнее десятилетие серьёзным образом преобразил отношения во многих областях деятельности человека. Экономическое и социальное расслоение общества внесло изменения и в формы торговых отношений, изменился и рынок трудовых ресурсов. Методы торговли стали значительно разнообразней. В сфере торговли мы наблюдаем интенсивное развитие мелкого, среднего и крупного сетевого бизнеса. Созданы новые системы оптово – розничных отношений. Рынок насыщен разнообразными товарами и услугами. Методы конкурентной борьбы неумолимо исчерпываются. На этом фоне возрастает роль кадрового вопроса способного стать одним из решающих факторов успешного развития бизнеса. В результате относительно свободной конкуренции и насыщенности товарного рынка пришло отчётливое понимание важности в подборе квалифицированного персонала в сфере торговли во всех подразделениях.. Фраза –» Кадры решают всё!» не потеряла своей актуальности а скорее стала ещё более актуальной. Хаотичное и весьма бурное развитие торговли привело к запаздыванию осмысления, важности подбора кадров высокой квалификации. Сегодня не вызывает сомнений – успешное развитие торговли на прямую зависит от квалификации персонала занятого в этой сфере. При прочих равных условиях более успешным оказывается то предприятие, которое серьёзно занимается кадровым вопросом. В настоящем издании мы рассмотрим важнейшие аспекты подбора кадров, формирования коллектива и его управления. Каждый руководитель интуитивно чувствует всё возрастающую роль подбора квалифицированных кадров. В этом издании собраны материалы максимально доходчиво и подробно рассматривающие все аспекты подбора, тестирования, обучения и руководства коллективами предприятий торговой сферы.
Структура коллектива торгового предприятия
Принцип построения трудового коллектива торгового предприятия в основном диктуется формами и задачами самого предприятия. Численность предприятия регламентируется штатным расписанием, размерами самого предприятия и ассортиментом товаров и услуг. Требования к сотрудникам определяются множеством факторов. Управленческие кадры формируются на основе штатного расписания с учётом всех необходимых служб предприятия.
1. Общее руководство.
2. Отдел снабжения и материального обеспечения.
3. Отдел кадров во главе с менеджером персонала
4. Бухгалтерия и складской учёт.
5.Зав. торговых отделов.
6. Кассиры и продавцы.
7. Упаковщики, контролёры, грузчики, охранники.
Весь создаваемый коллектив должен быть подчинён задачам самого предприятия. В супермаркетах и торговых сетях руководители стремятся придать коллективу ещё и «индивидуальное узнаваемое лицо». Это и соответственная униформа и особые требования к возрасту, внешнему виду, формам общения с покупателями и потребителями услуг. Ассортиментом реализуемых товаров и услуг (продовольственные, промышленные, высокотехнологичные, крупногабаритные с доставкой и установкой, наладкой т.д.) так же будет диктовать некоторые требования к подготовке торгового персонала. Такая работа потребует от руководителей предприятия тщательного моделирования и подробных расчётов по количественному и квалификационному подбору персонала.
1. Общее руководство.
2. Отдел снабжения и материального обеспечения.
3. Отдел кадров во главе с менеджером персонала
4. Бухгалтерия и складской учёт.
5.Зав. торговых отделов.
6. Кассиры и продавцы.
7. Упаковщики, контролёры, грузчики, охранники.
Весь создаваемый коллектив должен быть подчинён задачам самого предприятия. В супермаркетах и торговых сетях руководители стремятся придать коллективу ещё и «индивидуальное узнаваемое лицо». Это и соответственная униформа и особые требования к возрасту, внешнему виду, формам общения с покупателями и потребителями услуг. Ассортиментом реализуемых товаров и услуг (продовольственные, промышленные, высокотехнологичные, крупногабаритные с доставкой и установкой, наладкой т.д.) так же будет диктовать некоторые требования к подготовке торгового персонала. Такая работа потребует от руководителей предприятия тщательного моделирования и подробных расчётов по количественному и квалификационному подбору персонала.
Менеджер персонала
В современных условиях менеджмент персонала является актуальнейшей и острой проблемой всех предприятий. Грамотно выстроенный менеджмент коллектива, безусловно, даст высокие положительные результаты для самых разных компаний. В таких областях как торговля и предоставление услуг, где большая часть персонала находится в постоянном контакте с потребителем, роль персонала существенно возрастает. Затраты вложенные в организацию менеджмента персонала является долгосрочным фактором обеспечивающим стабильность, благополучие и процветание компаний. Не стоит экономить на обучении менеджера персонала. Это ключевая фигура, его профессионализм – гарантия грамотного подбора и формирования трудового коллектива.
Умелое развитие, расстановка и ротация персонала – это фундамент, при котором можно действительно добиться значительных успехов в создании жизнеспособного, гибкого, сплоченного коллектива.
В настоящий момент более успешно развиваются те компании, руководители которых благодаря эффективному менеджменту персонала могут позволить себе адекватно и вовремя оценивать и реагировать на ситуации в окружающем мире и перспективы общественного развития. Эффективное управление персоналом базируется на постоянном наблюдении, анализе и своевременной реакции на состояние общества, а также устойчивости к различным проявлениям социума.
Наблюдается усложнение и углубление обязанностей управления сотрудниками и персоналом всех уровней. Трансформация менеджмента персонала в единый, целостный механизм, становится особо значимой для бизнесменов, предпринимателей и руководителей в последнее время.
Исходя из этого в перспективе, для эффективного осуществления менеджмента персонала в торговых предприятиях необходимо проведение или внедрение следующих процессов:
1. Постоянное систематическое планирование всей работы кадрового подразделения.
2. Анализ настоящих и изменяющихся в будущем требований к сотрудникам.
3. Маркетинговые изыскания в специализированных высших учебных заведениях, университетах и колледжах.
4. Планирование и учет настоящих и перспективных вакансий.
5. Учет и планирование предстоящих расходов на обучение и подбор персонала.
6. Периодическое информирование сотрудников о вводимых изменениях и инновациях в деятельности компании.
7. Ознакомление обучение и введение новых сотрудников в специальность.
8. Проведение обучения и повышение квалификации. Поиск форм при которых сотрудники смогут более эффективно адаптироваться в коллектив, и повысить эффективность труда.
9. Разработка и применение постоянных окладов, бонусов, премий.
Также успех эффективности менеджмента персонала зависит от компетенции и профессионализма самих руководителей и руководящего персонала, стилей и методов руководства в управлении коллективом. Важны и социальные программы, способствующие сплачиванию коллектива. Жёсткое во многом стихийное развитие бизнеса в 90–е годы уничтожило практически полностью социальный сегмент. Современные предприятия торговли, да и других направлений лишились объектов социального значения. Исчезли ведомственные детские сады, пионерские лагеря пансионаты и дома отдыха. Культурная и спортивно оздоровительная работа «умерла». В последние 5 – 7 лет более крепкие предприятия стали уделять внимание этим вопросам. Пришло понимание того, что для коллектива важно ощущать внимание своих руководителей и иметь возможность неформального общения с сотрудниками своего предприятия. Совместные праздники, поездки и т.д. Корпоративные мероприятия заставляют членов коллектива чувствовать себя участником общего дела.
Топ менеджер персонала, таким образом, становится главной фигурой, активно влияющей на правильное корректное и эффективное развитие предприятия, через персонал. В его функции входит выбор правильных методик подбора персонала его мониторинг и ротации, обучение и стимулирование мотиваций. Учитывая важность качества персонала в вопросах развития предприятия и эффективной конкурентной борьбе, трудно переоценить важность должности топ менеджера персонала. Очевидно, что на такой должности уместен руководитель из высшего управленческого звена предприятия с превосходными организаторскими способностями. Такой руководитель должен предельно отчётливо представлять стратегию развития предприятия, особенности и специфику торговли, обладать аналитическим складом ума, владеть достаточными знаниями в вопросах социологии, практической психологии и принципах маркетинга. Такой обширный набор требований к личности менеджера персонала ещё раз убедительно подчёркивает важность выбора достойного специалиста на столь ключевую должность.
Менеджер по персоналу– осуществляет систематическую работу с персоналом компании. Система работы с персоналом состоит из шести взаимосвязанных подсистем:
1.Кадровая политика.
2. Подбор персонала .
3. Оценка персонала.
4. Расстановка персонала.
5. Адаптация персонала.
6. Обучение персонала.
Менеджер по персоналу разрабатывает кадровую политику предприятия, для этого создает должностные инструкции, предусматривает возможность карьерного роста, организовывает аттестацию персонала.
Менеджер по персоналу осуществляет подбор персонала, формирует резерв кадров на замещение вакантных мест. Обеспечивает взаимозаменяемость в трудовом коллективе.
Одной из важных задач, которую решает менеджер по персоналу, является изучение мотиваций сотрудников, осуществляемое на основе индивидуального подхода к каждому специалисту.
Принято считать, что менеджер персонала должен иметь фундаментальное психологическое образование, которое позволяет грамотно использовать и интерпретировать методы психологической диагностики при отборе и оценке персонала.
Менеджер по персоналу должен обладать хорошими коммуникативными способностями, не стандартным мышлением, высоким творческим потенциалом и уровнем интеллекта.
Многие необходимые знания для специалиста по кадрам лежат в области социологии.
Поиск специалиста такого уровня весьма сложная задача. Только самые крупные торговые предприятия и сети могут удовлетворить мотивационные запросы такого специалиста. Практика показывает, что в торговых предприятиях среднего звена функцию топ менеджера персонала возлагают на главное руководящее лицо. Интуиция руководителя подсказывает важность кадровой политики, и только он в деталях знает политику и стратегию развития возглавляемого предприятия, диктующую некоторые особенные требования к персоналу.
В небольших торговых предприятиях часто кадровыми вопросами заняты коммерческие директора, обличённые повышенным доверием руководителя данного бизнеса. Для малых торговых точек, где отсутствует само понятие коллектив, кадры подбирают сами владельцы бизнеса, как правило, руководствуясь интуицией и жизненным опытом. Для них рынок трудовых ресурсов весьма ограничен. Мелкие торговые предприятия не могут удовлетворить большинство из возможных мотивационных запросов персонала. Система оплаты труда в таких торговых точках, как правило, мала и не может удовлетворить достаточно квалифицированного работника. Малый торговый бизнес слабо конкурентен имеет ограниченные возможности в поиске и привлечении специалистов и занимает отдельный сегмент торгового бизнеса. Для среднего и крупного торгового предприятия специалист в области подбора персонала позволяет экономить значительные средства, так как постоянно нацелен на создание эффективного трудового коллектива.
Умелое развитие, расстановка и ротация персонала – это фундамент, при котором можно действительно добиться значительных успехов в создании жизнеспособного, гибкого, сплоченного коллектива.
В настоящий момент более успешно развиваются те компании, руководители которых благодаря эффективному менеджменту персонала могут позволить себе адекватно и вовремя оценивать и реагировать на ситуации в окружающем мире и перспективы общественного развития. Эффективное управление персоналом базируется на постоянном наблюдении, анализе и своевременной реакции на состояние общества, а также устойчивости к различным проявлениям социума.
Наблюдается усложнение и углубление обязанностей управления сотрудниками и персоналом всех уровней. Трансформация менеджмента персонала в единый, целостный механизм, становится особо значимой для бизнесменов, предпринимателей и руководителей в последнее время.
Исходя из этого в перспективе, для эффективного осуществления менеджмента персонала в торговых предприятиях необходимо проведение или внедрение следующих процессов:
1. Постоянное систематическое планирование всей работы кадрового подразделения.
2. Анализ настоящих и изменяющихся в будущем требований к сотрудникам.
3. Маркетинговые изыскания в специализированных высших учебных заведениях, университетах и колледжах.
4. Планирование и учет настоящих и перспективных вакансий.
5. Учет и планирование предстоящих расходов на обучение и подбор персонала.
6. Периодическое информирование сотрудников о вводимых изменениях и инновациях в деятельности компании.
7. Ознакомление обучение и введение новых сотрудников в специальность.
8. Проведение обучения и повышение квалификации. Поиск форм при которых сотрудники смогут более эффективно адаптироваться в коллектив, и повысить эффективность труда.
9. Разработка и применение постоянных окладов, бонусов, премий.
Также успех эффективности менеджмента персонала зависит от компетенции и профессионализма самих руководителей и руководящего персонала, стилей и методов руководства в управлении коллективом. Важны и социальные программы, способствующие сплачиванию коллектива. Жёсткое во многом стихийное развитие бизнеса в 90–е годы уничтожило практически полностью социальный сегмент. Современные предприятия торговли, да и других направлений лишились объектов социального значения. Исчезли ведомственные детские сады, пионерские лагеря пансионаты и дома отдыха. Культурная и спортивно оздоровительная работа «умерла». В последние 5 – 7 лет более крепкие предприятия стали уделять внимание этим вопросам. Пришло понимание того, что для коллектива важно ощущать внимание своих руководителей и иметь возможность неформального общения с сотрудниками своего предприятия. Совместные праздники, поездки и т.д. Корпоративные мероприятия заставляют членов коллектива чувствовать себя участником общего дела.
Топ менеджер персонала, таким образом, становится главной фигурой, активно влияющей на правильное корректное и эффективное развитие предприятия, через персонал. В его функции входит выбор правильных методик подбора персонала его мониторинг и ротации, обучение и стимулирование мотиваций. Учитывая важность качества персонала в вопросах развития предприятия и эффективной конкурентной борьбе, трудно переоценить важность должности топ менеджера персонала. Очевидно, что на такой должности уместен руководитель из высшего управленческого звена предприятия с превосходными организаторскими способностями. Такой руководитель должен предельно отчётливо представлять стратегию развития предприятия, особенности и специфику торговли, обладать аналитическим складом ума, владеть достаточными знаниями в вопросах социологии, практической психологии и принципах маркетинга. Такой обширный набор требований к личности менеджера персонала ещё раз убедительно подчёркивает важность выбора достойного специалиста на столь ключевую должность.
Менеджер по персоналу– осуществляет систематическую работу с персоналом компании. Система работы с персоналом состоит из шести взаимосвязанных подсистем:
1.Кадровая политика.
2. Подбор персонала .
3. Оценка персонала.
4. Расстановка персонала.
5. Адаптация персонала.
6. Обучение персонала.
Менеджер по персоналу разрабатывает кадровую политику предприятия, для этого создает должностные инструкции, предусматривает возможность карьерного роста, организовывает аттестацию персонала.
Менеджер по персоналу осуществляет подбор персонала, формирует резерв кадров на замещение вакантных мест. Обеспечивает взаимозаменяемость в трудовом коллективе.
Одной из важных задач, которую решает менеджер по персоналу, является изучение мотиваций сотрудников, осуществляемое на основе индивидуального подхода к каждому специалисту.
Принято считать, что менеджер персонала должен иметь фундаментальное психологическое образование, которое позволяет грамотно использовать и интерпретировать методы психологической диагностики при отборе и оценке персонала.
Менеджер по персоналу должен обладать хорошими коммуникативными способностями, не стандартным мышлением, высоким творческим потенциалом и уровнем интеллекта.
Многие необходимые знания для специалиста по кадрам лежат в области социологии.
Поиск специалиста такого уровня весьма сложная задача. Только самые крупные торговые предприятия и сети могут удовлетворить мотивационные запросы такого специалиста. Практика показывает, что в торговых предприятиях среднего звена функцию топ менеджера персонала возлагают на главное руководящее лицо. Интуиция руководителя подсказывает важность кадровой политики, и только он в деталях знает политику и стратегию развития возглавляемого предприятия, диктующую некоторые особенные требования к персоналу.
В небольших торговых предприятиях часто кадровыми вопросами заняты коммерческие директора, обличённые повышенным доверием руководителя данного бизнеса. Для малых торговых точек, где отсутствует само понятие коллектив, кадры подбирают сами владельцы бизнеса, как правило, руководствуясь интуицией и жизненным опытом. Для них рынок трудовых ресурсов весьма ограничен. Мелкие торговые предприятия не могут удовлетворить большинство из возможных мотивационных запросов персонала. Система оплаты труда в таких торговых точках, как правило, мала и не может удовлетворить достаточно квалифицированного работника. Малый торговый бизнес слабо конкурентен имеет ограниченные возможности в поиске и привлечении специалистов и занимает отдельный сегмент торгового бизнеса. Для среднего и крупного торгового предприятия специалист в области подбора персонала позволяет экономить значительные средства, так как постоянно нацелен на создание эффективного трудового коллектива.
Управление изменениями на предприятии при регулярном менеджменте
Процесс изменения происходит постоянно в жизни общества, в организациях и в компаниях независимо от желания и умений людей – этим обуславливается и процесс постоянного изменения управленческой ситуации.
Умение управлять процессом изменения для улучшения среды или улучшения возможностей является одним из необходимых требований к профессиональному менеджеру.
Для успешной реализации изменения в организации необходимо спланировать и подготовить порядок действий.
Рассмотрим процесс внедрения на предприятии системы документирования оперативной управленческой информации о состоянии производства и сбыта.
Потребность в данном изменении вызвана необходимостью иметь управленческую информацию о реальном состоянии дел в каждый момент времени для оперативного принятия правильных решений.
Для управления предприятием необходимы:
1) финансовая информация:
расходы и их влияние на величину дохода;
себестоимость и возможность ее снижения;
движение денежных средств;
кредиторская и дебиторская задолженности.
2) сбытовая и маркетинговая:
объем продаж и структура, доходность сделок;
прогноз продаж и доходов, движение денежных средств;
сроки внедрения и доходность новой продукции.
3) производственная:
выпуск продукции в течении суток,
эффективность использования оборудования,
соответствие расходов производства выпуску продукции;
и другая информация.
Существующий способ принятия решений основывается на укрупненных и не систематических данных: выпуск продукции за прошлый месяц, производственный отчет о расходах за прошлый месяц, реализация и выручка в рублях и по ассортименту, устная оперативная информация о состоянии дел и планах подразделений.
Необходимо поставить систему регулярного (ежедневного) сбора, обработки информации и промежуточного контроля за отклонениями и предоставления руководителю и подразделениям информации в удобном виде. Важность данного изменения в менеджменте обусловлена необходимостью роста и развития предприятия, потребностью совершенствования эффективности работы и результатов.
Осуществление внедрения системы оперативной управленческой информации повлияет на эффективность работы менеджеров подразделений, и их взаимодействие, положительно скажется на психологическом климате коллектива, так как каждому будет понятно как работают другие подразделения.
К внешним факторам, необходимости изменений относятся следующие: недостаточно прибыльная работа предприятия; невозможность моментального ответа покупателям о наличии продукции на складе или возможных сроках производства; рост конкуренции на рынке.
Внутренних факторов больше:
потери времени на поиск информации;
получение искаженной информации и необходимость перепроверки;
отсутствие статистики данных для прогнозирования;
длительный интервал от результатов до поощрения персонала недостаточно мотивирует;
невозможность принятия решений на основе реальной информации.
В данном случае изменение желательно с точки зрения совершенствования управления и повышения конкурентоспособности и необходимо с точки зрения менеджмента. Поэтому задача заключается в том, чтобы помочь всем кого оно будет затрагивать, понять, в какой мере они являются партнерами в данной инициативе – партнерами, которым следует приобрести определенные выгоды от изменения, а не сопротивляться ему.
При этом следует учесть, что если люди не осознают наличие проблемы, то могут не содействовать выработке лучшего решения или не воспринять решение, каким бы оно ни было.
При определении целесообразности проводимых изменений и прогнозировании последствий можно использовать и модель диагностики потребностей изменений Надлера и Ташмена. Модель предполагает что организация находится в процессе постоянного взаимодействия с окружающей средой и внутри организации существуют взаимозависимые компоненты: задачи, организационные структуры и системы, организационная культура, люди, а также разделяемое видение и руководство. Но это имеет смысл при глубоком анализе более значительных изменений.
Для выбранной ситуации целесообразность внедрения заключается в том, что оперативное подведение итогов на основе такой документальной информации:
а) лучшим образом повлияет на мотивацию труда управленческого, и производственного подразделения;
б) ускорит и «автоматизирует» процесс принятия управленческих решений.
Таким образом, целесообразность данного изменения очевидна.
К противоположным аргументам, против внедрения системы документирования информации, можно отнести увеличение времени на документирование и передачу информации, а также необходимость постоянно подводить итоги выполненной работы. При этом балансирующим фактором является то, что рабочее время остается прежним, а подведение и анализ результатов работы служит мотивационным фактором удовлетворения от выполненной работы.
Умение управлять процессом изменения для улучшения среды или улучшения возможностей является одним из необходимых требований к профессиональному менеджеру.
Для успешной реализации изменения в организации необходимо спланировать и подготовить порядок действий.
Рассмотрим процесс внедрения на предприятии системы документирования оперативной управленческой информации о состоянии производства и сбыта.
Потребность в данном изменении вызвана необходимостью иметь управленческую информацию о реальном состоянии дел в каждый момент времени для оперативного принятия правильных решений.
Для управления предприятием необходимы:
1) финансовая информация:
расходы и их влияние на величину дохода;
себестоимость и возможность ее снижения;
движение денежных средств;
кредиторская и дебиторская задолженности.
2) сбытовая и маркетинговая:
объем продаж и структура, доходность сделок;
прогноз продаж и доходов, движение денежных средств;
сроки внедрения и доходность новой продукции.
3) производственная:
выпуск продукции в течении суток,
эффективность использования оборудования,
соответствие расходов производства выпуску продукции;
и другая информация.
Существующий способ принятия решений основывается на укрупненных и не систематических данных: выпуск продукции за прошлый месяц, производственный отчет о расходах за прошлый месяц, реализация и выручка в рублях и по ассортименту, устная оперативная информация о состоянии дел и планах подразделений.
Необходимо поставить систему регулярного (ежедневного) сбора, обработки информации и промежуточного контроля за отклонениями и предоставления руководителю и подразделениям информации в удобном виде. Важность данного изменения в менеджменте обусловлена необходимостью роста и развития предприятия, потребностью совершенствования эффективности работы и результатов.
Осуществление внедрения системы оперативной управленческой информации повлияет на эффективность работы менеджеров подразделений, и их взаимодействие, положительно скажется на психологическом климате коллектива, так как каждому будет понятно как работают другие подразделения.
К внешним факторам, необходимости изменений относятся следующие: недостаточно прибыльная работа предприятия; невозможность моментального ответа покупателям о наличии продукции на складе или возможных сроках производства; рост конкуренции на рынке.
Внутренних факторов больше:
потери времени на поиск информации;
получение искаженной информации и необходимость перепроверки;
отсутствие статистики данных для прогнозирования;
длительный интервал от результатов до поощрения персонала недостаточно мотивирует;
невозможность принятия решений на основе реальной информации.
В данном случае изменение желательно с точки зрения совершенствования управления и повышения конкурентоспособности и необходимо с точки зрения менеджмента. Поэтому задача заключается в том, чтобы помочь всем кого оно будет затрагивать, понять, в какой мере они являются партнерами в данной инициативе – партнерами, которым следует приобрести определенные выгоды от изменения, а не сопротивляться ему.
При этом следует учесть, что если люди не осознают наличие проблемы, то могут не содействовать выработке лучшего решения или не воспринять решение, каким бы оно ни было.
При определении целесообразности проводимых изменений и прогнозировании последствий можно использовать и модель диагностики потребностей изменений Надлера и Ташмена. Модель предполагает что организация находится в процессе постоянного взаимодействия с окружающей средой и внутри организации существуют взаимозависимые компоненты: задачи, организационные структуры и системы, организационная культура, люди, а также разделяемое видение и руководство. Но это имеет смысл при глубоком анализе более значительных изменений.
Для выбранной ситуации целесообразность внедрения заключается в том, что оперативное подведение итогов на основе такой документальной информации:
а) лучшим образом повлияет на мотивацию труда управленческого, и производственного подразделения;
б) ускорит и «автоматизирует» процесс принятия управленческих решений.
Таким образом, целесообразность данного изменения очевидна.
К противоположным аргументам, против внедрения системы документирования информации, можно отнести увеличение времени на документирование и передачу информации, а также необходимость постоянно подводить итоги выполненной работы. При этом балансирующим фактором является то, что рабочее время остается прежним, а подведение и анализ результатов работы служит мотивационным фактором удовлетворения от выполненной работы.
Отдел кадров
Такое подразделение в структуре торгового предприятия, безусловно, важно. Оно обеспечивает, и правильное ведение документации по кадровым вопросам и обеспечивает контроль за управлением персоналом на местах.
Кадровое делопроизводство– это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.
Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Оно предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам:
1. прием на работу,
2. увольнение,
3. перевод,
4. перемещение,
5. совместительство,
6. временный перевод для замещения отсутствующего работника,
7. поощрение,
8. взыскание,
9. предоставление отпуска,
10. командирование,
11. аттестация и т.п.
Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекции труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкциях. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.
Кадровое делопроизводство– это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.
Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Оно предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам:
1. прием на работу,
2. увольнение,
3. перевод,
4. перемещение,
5. совместительство,
6. временный перевод для замещения отсутствующего работника,
7. поощрение,
8. взыскание,
9. предоставление отпуска,
10. командирование,
11. аттестация и т.п.
Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекции труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкциях. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.
Документация отдела кадров
Среди огромного количества кадровой документации особое значение имеет документация по личному составу. Особая аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровой документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе государственного статистического наблюдения (№ П-4) «Сведения о численности, заработной плате и движении работников». (Постановление Госкомстата РФ – от 1 декабря 2003 г. N 105, «Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»). Не меньшую важность представляет и то, что кадровая документация по личному составу представляется всеми юридическими лицами – коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности.
К кадровой документации по личному составу относятся:
1. Трудовые договоры (контракты).
2. Приказы по личному составу.
3. Личные дела.
4. Личные карточки (форма Т-2).
5. Лицевые счета по зарплате.
Существует общепринятая система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию:
1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.
4. Журнал учета приказов по основной деятельности.
5. Журнал учета приказов по личному составу.
6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.
7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.
8. Журнал учета отпусков.
9. Журнал учета личных карточек Т-2.
10. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
11. Журнал учета мероприятий по контролю.
12. Журнал учета командировок.
13. Журнал учета командировочных удостоверений.
14. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.
15. Журнал учета медицинских осмотров.
Таким образом, кадровая документация включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.
К кадровой документации по личному составу относятся:
1. Трудовые договоры (контракты).
2. Приказы по личному составу.
3. Личные дела.
4. Личные карточки (форма Т-2).
5. Лицевые счета по зарплате.
Существует общепринятая система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию:
1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.
4. Журнал учета приказов по основной деятельности.
5. Журнал учета приказов по личному составу.
6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.
7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.
8. Журнал учета отпусков.
9. Журнал учета личных карточек Т-2.
10. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
11. Журнал учета мероприятий по контролю.
12. Журнал учета командировок.
13. Журнал учета командировочных удостоверений.
14. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.
15. Журнал учета медицинских осмотров.
Таким образом, кадровая документация включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.
Личная карточка
Личная карточка– это основной документ по учету персонала предприятия, который подлежит хранению 75 лет и при ликвидации организации сдается в архив вместе с приказами и лицевыми счетами. Ведение личной карточки предусмотрено в Правилах ведения трудовых книжек, то есть при любой записи в трудовой книжке работодатель обязан дать расписаться сотруднику в личной карточке. Личная карточка заводиться на работника в одном экземпляре. Все записи в личной карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных сотрудником. Личная карточка содержит следующие разделы:
Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Прием на работу и переводы на другую работу.
Аттестация.
Повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка.
Поощрение и награды.
Отпуск.
Социальные льготы.
Дополнительные сведения.
Основание увольнения.
Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования и сдаются в архив предприятия.
Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Прием на работу и переводы на другую работу.
Аттестация.
Повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка.
Поощрение и награды.
Отпуск.
Социальные льготы.
Дополнительные сведения.
Основание увольнения.
Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования и сдаются в архив предприятия.
Личное дело
Личное дело– это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. В условиях современного делопроизводства организация вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.
Личное дело сотрудника должно включать следующие документы:
1. внутренняя опись документов.
2. анкета.
3. резюме (автобиография).
4. копии документов об образовании.
5. копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях и т.д.
6. заявление о приеме на работу или трудовой контракт.
7. данные аттестации.
8. характеристики или рекомендательные письма.
Личное дело подшивается в отдельную папку и ему присваивается порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел».
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.
Личное дело не выдается на руки работнику, на которого оно заведено.
Личное дело хранится 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Личное дело сотрудника должно включать следующие документы:
1. внутренняя опись документов.
2. анкета.
3. резюме (автобиография).
4. копии документов об образовании.
5. копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях и т.д.
6. заявление о приеме на работу или трудовой контракт.
7. данные аттестации.
8. характеристики или рекомендательные письма.
Личное дело подшивается в отдельную папку и ему присваивается порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел».
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.
Личное дело не выдается на руки работнику, на которого оно заведено.
Личное дело хранится 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Штатное расписание
Штатное расписание– организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы:
1. Наименование структурного подразделения.
2. Наименование должности.
3. Код профессии.
4. Количество штатных единиц.
5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).
Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.
Ведение кадровой документации трудоёмкий и ответственный процесс. Это диктует наличие у работника отдела кадров такие качества как:
1. внимательность.
2. ответственность.
3.уравновешенность.
Для такой должности возрастной диапазон весьма широк. Правильность ведения документации бухгалтерского учёта облегчит работу и менеджера персонала. Такие вопросы как – текучесть кадров на конкретных местах, – ответственное отношение работников (прогулы), – продвижения, поощрения, уровень заработной платы станут легко отслеживаемыми.
1. Наименование структурного подразделения.
2. Наименование должности.
3. Код профессии.
4. Количество штатных единиц.
5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).
Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.
Ведение кадровой документации трудоёмкий и ответственный процесс. Это диктует наличие у работника отдела кадров такие качества как:
1. внимательность.
2. ответственность.
3.уравновешенность.
Для такой должности возрастной диапазон весьма широк. Правильность ведения документации бухгалтерского учёта облегчит работу и менеджера персонала. Такие вопросы как – текучесть кадров на конкретных местах, – ответственное отношение работников (прогулы), – продвижения, поощрения, уровень заработной платы станут легко отслеживаемыми.
Основа кадровой политики (опыт зарубежных фирм)
Кадровая политика сводится, в конечном счете, к выработке определенного набора кадровых решений, касающихся отдельных лиц или их групп, в целях обеспечения нормального функционирования организации: решений по найму, расстановке, продвижению, обучению, стимулированию и оплате, увольнению кадров. В основе этих решений – разнообразные методы оценки персонала и кадрового состояния организации в целом.
Особая задача этой оценки– отбор так называемого «ключевого персонала», формирование «кадрового ядра» организации, предопределяющего как ее текущее функционирование, так и развитие. Тщательный отбор «ключевого персонала» рассматривается западными фирмами как своего рода гарантия обеспечения наилучшего помещения капитала, направленного на приобретение и развитие человеческих ресурсов.
Речь идет об отборе не только лучших на данный момент работников, но и способных активно влиять на непрерывный процесс обновления производства (это особенно важно в условиях функционирования в организации инновационных проектных структур). Необходимо определить временные границы, в которых организация может рассчитывать на эффективную отдачу работника. Наконец, надо наметить конкретные меры кадрового развития, которые должны быть индивидуальными, а для этого необходимо выяснить, чего именно не хватает данному работнику или кандидату на работу в компании.
Особая задача этой оценки– отбор так называемого «ключевого персонала», формирование «кадрового ядра» организации, предопределяющего как ее текущее функционирование, так и развитие. Тщательный отбор «ключевого персонала» рассматривается западными фирмами как своего рода гарантия обеспечения наилучшего помещения капитала, направленного на приобретение и развитие человеческих ресурсов.
Речь идет об отборе не только лучших на данный момент работников, но и способных активно влиять на непрерывный процесс обновления производства (это особенно важно в условиях функционирования в организации инновационных проектных структур). Необходимо определить временные границы, в которых организация может рассчитывать на эффективную отдачу работника. Наконец, надо наметить конкретные меры кадрового развития, которые должны быть индивидуальными, а для этого необходимо выяснить, чего именно не хватает данному работнику или кандидату на работу в компании.