Страница:
БЛАНК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для структурного подразделения организации. Бланк для структурного подразделения создается, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения. Порядок оформления бланка структурного подразделения аналогичен порядку оформления бланка организации.
БЛАНК ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, согласно «Типовому регламенту внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, – бланк установленной формы, на котором оформляются акты федерального органа исполнительной власти, а также исходящие документы. Бланки должны содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти. Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся.
БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно разделу 2.5 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – бланки федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 (в ред. постановления Правительства РФ от 08.06.2001 № 450) изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями. Такие бланки должны изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Гербовые бланки документов подлежат учету, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: 1) бланк организации; 2) бланк структурного подразделения; 3) бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа.
ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки документов с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Вид документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Наименование вида документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов.
РАБОЧЕЕ ПОЛЕ ФОРМАТА БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30– 2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – часть формата бланка, предназначенная для заполнения реквизитами.
РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30—2003. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. При разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле можно оставить шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения устанавливают левое поле в 30–35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм (т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной).
СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ — нормы, установленные в пунктах 4.1–4.9 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ установлены ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготовлять типографским способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы. Бланки должны печататься краской одного цвета, как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только на белой бумаге. При изготовлении бланков документов полиграфическим способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований соответствующего формуляра-образца и определяются по согласованию организации – разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк документа. На нижнем поле бланка следует печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ 7.4—95 «Издания. Выходные сведения».
УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов. На угловом бланке реквизиты «Справочные данные об организации» (09), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: 1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); 2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Угловой бланк является удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. При угловом расположении реквизитов правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», а также резолюций и отметок о рассылке.
УГЛОВОЙ БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов.
ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – факсимильный бланк с воспроизведенным на приемном аппарате изображением оригинала.
ФАКСИМИЛЬНЫЙ БЛАНК, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – лист, ограниченный в размерах, не заполненный информацией и предназначенный для получения оригинала или копии.
ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА – установленный ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» размер листа бумаги с нанесением на нем постоянных реквизитов, применяемый для создания определенных видов документов. Установлены два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов – А4 (210 X 297 мм) и А5 (148 X 210 мм). Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 X 297 мм). Вся площадь формата бланка кроме разбиения его на зоны углового и продольного размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30—2003 условно может быть разделена еще на две части: служебное поле и рабочее поле формата.
Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ФУНКЦИЙ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, согласно параграфу 1.20 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, – правовой акт, устанавливающий административные процедуры, обеспечивающие осуществление функций органа исполнительной власти, эффективную работу его структурных подразделений и должностных лиц, реализацию прав граждан. Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают и утверждают в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти перечни предоставляемых ими государственных услуг, а также обеспечивают их опубликование. Предоставление государственных услуг осуществляется на основе стандартов государственных услуг, устанавливающих необходимый уровень их качества и доступности. До утверждения в установленном порядке стандарта государственной услуги ее предоставление осуществляется на основе требований, установленных законодательством Российской Федерации.
АКТ — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Общий порядок и правила оформления актов соответствует порядку по оформлению приказов и распоряжений, определенному параграфом 2.7.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследований (условий труда, пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологического состояния и др.), испытаний, приема-сдачи (материальных ценностей, документов и др.), приема-передачи, ревизии, инвентаризации, расследований аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и др. Для подготовки перечисленных актов следует использовать формы установленного образца, а в отсутствие таковых – методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. Текст акта в общем случае состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются: наименования их должностей; наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений); фамилии и инициалы. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, и после этого в алфавитном порядке – члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Требования к подготовке и оформлению служебного письма установлены параграфом 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – разновидность служебной записки, адресованной непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю государственного органа, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, регламентирующий деятельность работника. Требования к подготовке и оформлению должностных инструкций установлены параграфом 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, в соответствии с которыми должностная инструкция применяется как самостоятельный правовой акт. Обычно разрабатываются типовые (примерные) должностные инструкции. В структуре должностной инструкции должно быть предусмотрено следующее: 1) наименование организации, наименование подразделения; 2) определение должности; 3) схема подчиненности; 4) возможные замещения; 5) краткое описание работы; 6) цель работы, выполняемые подцели; 7) ответственность; 8) права; 9) должностные обязанности (содержание работы); 10) требуемые результаты, критерии оценки 11) ведение первичной документации; 12) условия работы (режим работы); 13) порядок оформления трудовых отношений. Структура типовой должностной инструкции содержит общую часть (наименование должности, порядок назначения, цель деятельности должностного лица, наличие подчиненных, перечень документов, которыми служащий руководствуется в своей деятельности; основные обязанности; права; квалификационные требования к кандидатам на замещение этой должности, в т. ч. требования к образовательному уровню, стажу работы, деловым и личностным качествам работника. На основе типовой должностной инструкции разрабатывается конкретная (индивидуальная) должностная инструкция, отражающая специфику и особенности условий его трудовой деятельности в данной организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ – документ, содержащий мнение, вывод организации, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления пояснительной записки, утвержденным параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Порядок подготовки заключения должен соответствовать требованиям норм параграфов 7.9–7.14 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452.
ИНСТРУКЦИЯ, согласно параграфу 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – письменный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти. Утверждение инструкций оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия инструкций находится в ведении органа исполнительной власти. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до ее замены новой). Порядок подготовки проекта инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта инструкции печатается на общем бланке. Если проект инструкции утверждается распорядительным документом, то инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (например, должностная инструкция ведущего специалиста). Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
КЛАССИФИКАТОР ПРАВОВЫХ АКТОВ, согласно Указу Президента Российской Федерации «О классификаторе правовых актов» (в ред. указов Президента РФ от 05.10.2002 № 1129, от 28.06.2005 № 736), – классификатор, созданный в целях унификации банков данных правовой информации, а также обеспечения автоматизированного обмена правовой информацией между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами прокуратуры Российской Федерации и органами местного самоуправления.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ АКТ, согласно постановлению Государственной Думы от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т. е. общеобязательных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение. В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), нормативно-правовые акты издаются в форме указов, постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Правовые акты, изданные в ином виде (например, указания и др.), не должны носить нормативный характер. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Структурные подразделения и территориальные органы исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые акты.
НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 1.0—92 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения», – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Термин «нормативный документ» является родовым термином, охватывающим такие понятия, как своды правил, регламенты, стандарты и другие документы, соответствующие основному определению.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – разновидность служебной записки, поясняющая какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Объяснительные записки оформляются на листах бумаги формата А4 и подписываются составителем.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Общие требования к организационно-распорядительным документам установлены ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
АКТ — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Общий порядок и правила оформления актов соответствует порядку по оформлению приказов и распоряжений, определенному параграфом 2.7.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследований (условий труда, пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологического состояния и др.), испытаний, приема-сдачи (материальных ценностей, документов и др.), приема-передачи, ревизии, инвентаризации, расследований аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и др. Для подготовки перечисленных актов следует использовать формы установленного образца, а в отсутствие таковых – методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. Текст акта в общем случае состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются: наименования их должностей; наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений); фамилии и инициалы. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, и после этого в алфавитном порядке – члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Требования к подготовке и оформлению служебного письма установлены параграфом 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – разновидность служебной записки, адресованной непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю государственного органа, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, регламентирующий деятельность работника. Требования к подготовке и оформлению должностных инструкций установлены параграфом 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, в соответствии с которыми должностная инструкция применяется как самостоятельный правовой акт. Обычно разрабатываются типовые (примерные) должностные инструкции. В структуре должностной инструкции должно быть предусмотрено следующее: 1) наименование организации, наименование подразделения; 2) определение должности; 3) схема подчиненности; 4) возможные замещения; 5) краткое описание работы; 6) цель работы, выполняемые подцели; 7) ответственность; 8) права; 9) должностные обязанности (содержание работы); 10) требуемые результаты, критерии оценки 11) ведение первичной документации; 12) условия работы (режим работы); 13) порядок оформления трудовых отношений. Структура типовой должностной инструкции содержит общую часть (наименование должности, порядок назначения, цель деятельности должностного лица, наличие подчиненных, перечень документов, которыми служащий руководствуется в своей деятельности; основные обязанности; права; квалификационные требования к кандидатам на замещение этой должности, в т. ч. требования к образовательному уровню, стажу работы, деловым и личностным качествам работника. На основе типовой должностной инструкции разрабатывается конкретная (индивидуальная) должностная инструкция, отражающая специфику и особенности условий его трудовой деятельности в данной организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ – документ, содержащий мнение, вывод организации, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления пояснительной записки, утвержденным параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Порядок подготовки заключения должен соответствовать требованиям норм параграфов 7.9–7.14 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452.
ИНСТРУКЦИЯ, согласно параграфу 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – письменный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти. Утверждение инструкций оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия инструкций находится в ведении органа исполнительной власти. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до ее замены новой). Порядок подготовки проекта инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта инструкции печатается на общем бланке. Если проект инструкции утверждается распорядительным документом, то инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (например, должностная инструкция ведущего специалиста). Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
КЛАССИФИКАТОР ПРАВОВЫХ АКТОВ, согласно Указу Президента Российской Федерации «О классификаторе правовых актов» (в ред. указов Президента РФ от 05.10.2002 № 1129, от 28.06.2005 № 736), – классификатор, созданный в целях унификации банков данных правовой информации, а также обеспечения автоматизированного обмена правовой информацией между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами прокуратуры Российской Федерации и органами местного самоуправления.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ АКТ, согласно постановлению Государственной Думы от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т. е. общеобязательных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение. В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), нормативно-правовые акты издаются в форме указов, постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Правовые акты, изданные в ином виде (например, указания и др.), не должны носить нормативный характер. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Структурные подразделения и территориальные органы исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые акты.
НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 1.0—92 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения», – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Термин «нормативный документ» является родовым термином, охватывающим такие понятия, как своды правил, регламенты, стандарты и другие документы, соответствующие основному определению.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – разновидность служебной записки, поясняющая какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Объяснительные записки оформляются на листах бумаги формата А4 и подписываются составителем.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Общие требования к организационно-распорядительным документам установлены ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».