Страница:
Евгений Александрович Новиков
Организация делопроизводства службы персонала
Функции службы персонала
Чем же сейчас занимается служба управления персоналом? Какие ее функции? В последние годы функции службы персонала резко расширились. На многих предприятиях она стала самостоятельно разрабатывать и формировать организационную структуру, готовить рекомендации по совершенствованию оплаты труда, организовывать корпоративные праздники и поздравления сотрудников и т. д. Все чаще служба персонала имеет свой бюджет. В связи с этим, численность службы персонала постоянно растет, и, соответственно, повышается уровень требований к руководителям и специалистам данного подразделения.
На Схеме № 1 наглядно показаны функциональные обязанности этой службы.
Особо хотелось бы отметить, что работники данной службы должны очень ответственно подходить к своим служебным обязанностям, т. к. от их компетенции и внимания зависят судьбы людей, и, особенно, их пенсии.
Очень часто сталкиваешься с тем, что ошибка сделанная работником отдела кадров двадцать, тридцать лет назад приводит к большим недоразумениям, а нередко и к потере части страхового стажа, при оформлении пенсии, и, особенно, льготной пенсии.
Встречаются случаи, когда запись о переводе на другую должность (например, замещение начальника цеха на период отпуска по уходу за ребенком) не была внесена в трудовую книжку. Такая ошибка способствовала возникновению больших проблем при оформлении на работу на руководящую должность.
Кроме того, хочу обратить Ваше внимание на то, что на каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации – локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция).
Проверяющие могут посетить любую организацию. Наиболее часто поводом для визита служат жалобы работников, на которые инспекторы труда обязаны отвечать в течение месяца. Однако информация о нарушениях трудового законодательства может поступать и от государственных органов – налоговой инспекции, ФСС, милиции, профсоюзов.
Наиболее весомая и значимая структура в этом списке – федеральная инспекция труда (или Гострудинспекция). Она осуществляет свою деятельность в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.) (далее – ТК РФ) (ст. 354–365), Положением о федеральной инспекции труда (Утверждено постановлением Правительства РФ от 28 января 2000 № П78) и Положением о государственной инспекции труда в субъекте РФ (Утверждено приказом Минтруда России от 29.02.2000 №П65). Система органов федеральной инспекции труда обеспечивает соблюдение работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Главная проверяющая фигура в этой структуре – государственные инспекторы труда:
1) правовые инспекторы (проверяют работу кадровых служб);
2) инспектор по охране труда.
Государственные правовые инспекторы при осуществлении контрольно-надзорной деятельности имеют право:
1) при наличии удостоверения установленного образца в любое время суток беспрепятственно посещать предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности;
2) осуществлять проверки и расследование причин нарушений трудового законодательства;
3) запрашивать и безвозмездно получать от работодателей (их представителей) документы, объяснения, информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;
4) предъявлять работодателям (их представителям) обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства, о восстановлении нарушенных прав граждан;
5) привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства.
Все проверки можно разделить на:
1) плановые проверки, которые в свою очередь подразделяются на:
а) комплексные проверки. Испектор смотрит, как в организации соблюдается трудовое законодательство в целом;
б) тематические проверки, проводящиеся по одному из разделов ТК РФ (оплата труда, время отдыха, трудовой договор и т. д.).
Плановые мероприятия в отношении одного и того же юридического лица могут проводиться не более одного раза в два года (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. №П 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» (с изм. и доп. от 2 июля 2005 г.).
2) внеплановые проверки:
а) целевые проверки. Они связаны с жалобами работников или с мероприятиями по расследованию несчастных случаев. Придя в организацию с такой проверкой, инспектор ограничится исследованием тех обстоятельств, которые указаны в жалобе. Но если попутно он обнаружит какие-либо иные нарушения закона, целевая проверка вполне может превратиться в комплексную.
б) контрольные проверки. Назначение контрольных проверок – убедиться в том, что все предписания об устранении нарушений, установленных в ходе основной проверки, выполнены.
Как правило, каждая инспекция не должна длиться более одного месяца. Однако в исключительных случаях, связанных с проведением дополнительных экспертиз или с исследованием большого объема материалов, ее срок может быть продлен еще на 30 дней (п. 3 ст. 7 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Пребыв на предприятие инспектор Гострудинспекции обязан предъявить распоряжение, в котором должны быть указаны:
1) номер и дата документа;
2) наименование органа федеральной инспекции труда, проводящего проверку;
3) фамилия, имя, отчество государственного инспектора труда, уполномоченного на проведение контролирующих мероприятий;
4) наименование организации, подлежащей проверке;
5) цели, задачи, предмет проводимого мероприятия;
6) правовые основания для проведения контроля, в том числе нормативные правовые акты, требования которых подлежат проверке;
7) дата начала и окончания мероприятий по контролю.
Всем работодателям рекомендовано вести специальный журнал данных о визитах правового инспектора (п. 5 ст. 9 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»). Попросите проверяющего инспектора собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке, указать свою фамилию, имя, отчество, цель мероприятия и скрепить все это своей подписью.
Для того чтобы визит государственного инспектора не навлек на предприятие неприятности, в вашем кадровом «хозяйстве» должен быть абсолютный порядок.
О степени законопослушности должностных лиц проверяющий способен сделать лишь на основании представленных ему документов – приказов, распоряжений, постановлений и иных локальных нормативных актов. Бумаги – вот что интересует чиновника. Следовательно, ваше делопроизводство должно быть в идеальном порядке. Если в ходе проверок будет обнаружено отсутствие ряда документов, то придется платить штраф.
Статья 357 ТК РФ подробно разъясняет основные права государственных инспекторов труда.
Государственные инспекторы труда (правовые, по охране труда) при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право:
1) беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности;
2) запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
3) изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
4) расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
5) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
6) приостанавливать работу организаций, отдельных производственных подразделений и оборудования при выявлении нарушений требований охраны труда, которые создают угрозу жизни и здоровью работников, до устранения указанных нарушений;
7) направлять в суды при наличии заключений государственной экспертизы условий труда требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
8) отстранять от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знаний требований охраны труда;
9) запрещать использование и производство не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих требованиям охраны труда средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
10) выдавать разрешения на строительство, реконструкцию, техническое переоснащение производственных объектов, производство и внедрение новой техники, внедрение новых технологий;
11) выдавать заключения о возможности принятия в эксплуатацию новых или реконструируемых производственных объектов;
12) привлекать к административной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, лиц, виновных в нарушении законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при необходимости приглашать их в орган инспекции труда в связи с находящимися в производстве делами и материалами, а также направлять в правоохранительные органы материалы о привлечении указанных лиц к уголовной ответственности, предъявлять иски в суд;
13) выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве.
В случае обращения профсоюзного органа, работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении нарушения трудового законодательства или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в судебном порядке в течение десяти дней с момента его получения работодателем или его представителем.
Давайте посмотрим, какие из документов в первую очередь может потребовать от вас официальное лицо. Конечно, это учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации.
Затем объектом пристального внимания инспектора может стать весь массив кадровой документации. И, прежде всего, локальные нормативные акты, к которым относятся:
1) структура предприятия и штатное расписание;
2) «Правила внутреннего трудового распорядка»;
3) коллективный договор;
4) трудовой договор;
5) «Положение о защите персональных данных»;
6) должностные инструкции;
7) график предоставления отпусков;
8) договор о полной материальной ответственности;
9) приказ об ответственном за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
10) трудовые книжки.
Отсутствие хотя бы одного из перечисленных документов способно обернуться большими неприятностями для работодателя.
Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ):
Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:
1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Однако это не означает, что к другой кадровой документации будет привлечено менее пристальное внимание. Например, на вашем предприятии есть работы, которые по действующему законодательству относятся к разряду вредных или опасных. В таком случае у вас должен быть список работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда (оговаривается в «Коллективном договоре»).
Давайте подробнее рассмотрим образцы некоторых обязательных локальных нормативных документов.
Правила внутреннего трудового распорядка – это обязательный локальный нормативный акт, в котором необходимо показать специфику работы данного предприятия, основываясь при этом на ТК РФ.
Ниже приведен примерный проект «Правила внутреннего трудового распорядка».
1.1. Правила внутреннего трудового распорядка имеют цель способствовать воспитанию работников ОАО «Буренка» в духе добросовестного отношения к труду, укреплению трудовой и служебной дисциплины, организации труда на научной основе, рациональному использованию рабочего времени и повышению качества выполняемых работ.
1.2. Правила внутреннего трудового распорядка разработаны на основе «Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций».
1.3. Настоящие Правила внутреннего трудового распорядка по юридической силе являются локальным нормативным актом.
1.4. Настоящие Правила обязательны для выполнения всеми работниками Общества.
1.5. Настоящие Правила доводятся до каждого работника Общества.
2. Порядок приема и увольнения работников.
Работники реализуют право на труд путем заключения трудового договора (контракта) о работе на предприятии.
При приеме на работу администрация предприятия обязана потребовать от поступающего:
• паспорт или оной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• ИНН;
• документы воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих к призыву на военную службу;
• справка о доходах с предыдущего места работы или заявление о невозможности ее представления;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем. (ст. 65 ТК РФ).
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
Приказ работодателя о приёме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Менеджер по персоналу службы управления персоналом знакомит работника с данным Правилами внутреннего трудового распорядка, перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.
Непосредственный руководитель знакомит работника с должностной инструкцией под роспись.
Уполномоченные лица проводят инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда.
При зачислении на работу администрация компании может устанавливать испытательный срок с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе:
• для рядовых работников – на срок не более 3 месяцев;
• для руководителей компании и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей – на срок до 6 месяцев (ст. 70 ТК РФ).
Испытательный срок не устанавливается для следующих лиц (ст. 70 ТК РФ):
• принятых на работу в порядке перевода (внутреннего или от другого работодателя, приглашенных по согласованию между работодателями);
• беременных женщин;
• не достигших возраста восемнадцати лет;
• окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
• избранных на выборную должность на оплачиваемую работу.
В период испытательного срока на работников полностью распространяются нормы ТК РФ (ст. 70).
При неудовлетворительном результате испытания администрация имеет право до истечения его срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших для этого основанием.
Фактическое допущение к работе соответствующим должностным лицом считается заключением трудового договора (контракта).
При поступлении работника на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу работодатель обязан:
• потребовать представления медицинского заключения о допуске (пригодности) к работе по избранной должности (профессии, специальности,);
• ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;
• ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на данном предприятии;
На всех работников, проработавших свыше 5 дней, ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством.
Всем работникам предприятия работодатель обязан выдавать при выплате заработной платы расчетные листки.
Допускается перевод на другую работу внутри Общества либо перевод в другую организацию, но только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ), за исключением случаев временного перевода на другую работу в случае производственной необходимости (ст. 74 ТК РФ).
Перевод на другую работу оформляется приказом, который объявляется работнику под роспись.
Прекращение трудового договора (контракта) может иметь место только по основаниям, предусмотренным законодательством о труде.
Работники предприятия имеют право расторгнуть трудовой договор (контракт), заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя письменно за две недели. В случаях, когда заявление работника об увольнении по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в учебное заведение, уход на пенсию и другие случаи), работодатель расторгает договор (контракт) в срок, о котором просит работник.
Трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты администрацией Общества в случаях:
• соглашения сторон;
• ликвидации компании, сокращения численности или штата работников;
• обнаружения несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
• систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором, или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
• прогула (в т. ч. отсутствие на работе более четырех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
• неявки на работу более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности;
• восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
• появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения;
• совершения по месту работы хищения (в т. ч. мелкого) имущества Общества установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания или применение мер общественного воздействия.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу, а работодатель предприятия обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет.
По договоренности между работником и работодателем трудовой договор (контракт) может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Срочный трудовой договор (контракт) подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по договору (контракту), нарушения работодателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора (контракта) и по другим уважительным причинам.
Расторжение трудового договора (контракта) по инициативе работодателя не допускается без предварительного согласия профсоюзного органа лишь в случаях, определенных действующим законодательством о труде.
Прекращение трудового договора (контракта) оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства о труде и со ссылкой на соответствующую статью, пункта трудового кодекса РФ. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
3. Основные обязанности работников.
Работники обязаны:
• работать честно и добросовестно, прикладывать все усилия для получении максимальной прибыли и увеличения объемов продаж готовой продукции, соблюдать дисциплину труда – основу порядка на производстве, своевременно и точно исполнять распоряжения работодателя, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;
• повышать производительность труда, своевременно и тщательно выполнять работы по нарядам и заданиям, нормы выработки и нормированные производственные задания, добиваться перевыполнения этих норм;
• улучшать качество работы и выпускаемой продукции, не допускать упущений и брака в работе, соблюдать технологическую дисциплину;
• соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране, предусмотренные соответствующими правилами и инструкциями, работать в выданной спецодежде, спецобуви, пользоваться необходимыми средствами индивидуальной защиты;
• принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих нормальное производство работы (простой, авария) и немедленно сообщить о случившемся работодателю;
• содержать свое рабочее место, оборудование и приспособление и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в цехе (отделе) и на территории предприятия, соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;
• экономить все материально-технические и энергетические ресурсы;
• беречь и укреплять акционерную собственность, эффективно использовать машины, станки, другое оборудование, бережно относиться к инструментам, измерительным приборам, спецодежде и другим предметам, выдаваемым в пользование работникам, экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;
• вести себя достойно.
Круг обязанностей (работ), которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности, определяется Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий, квалификационным справочником должностей работников, а также техническими правилами, должностными инструкциями и положениями, утвержденными в установленном порядке.
4. Основные обязанности работодателя.
Работодатель обязан:
• правильно организовать труд работников, чтобы каждый работник работал по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала поручаемой работы был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены); обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и прочего оборудования, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для бесперебойной и ритмичной работы;
На Схеме № 1 наглядно показаны функциональные обязанности этой службы.
Схема № 1
Особо хотелось бы отметить, что работники данной службы должны очень ответственно подходить к своим служебным обязанностям, т. к. от их компетенции и внимания зависят судьбы людей, и, особенно, их пенсии.
Очень часто сталкиваешься с тем, что ошибка сделанная работником отдела кадров двадцать, тридцать лет назад приводит к большим недоразумениям, а нередко и к потере части страхового стажа, при оформлении пенсии, и, особенно, льготной пенсии.
Встречаются случаи, когда запись о переводе на другую должность (например, замещение начальника цеха на период отпуска по уходу за ребенком) не была внесена в трудовую книжку. Такая ошибка способствовала возникновению больших проблем при оформлении на работу на руководящую должность.
Кроме того, хочу обратить Ваше внимание на то, что на каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации – локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция).
Проверяющие могут посетить любую организацию. Наиболее часто поводом для визита служат жалобы работников, на которые инспекторы труда обязаны отвечать в течение месяца. Однако информация о нарушениях трудового законодательства может поступать и от государственных органов – налоговой инспекции, ФСС, милиции, профсоюзов.
Наиболее весомая и значимая структура в этом списке – федеральная инспекция труда (или Гострудинспекция). Она осуществляет свою деятельность в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.) (далее – ТК РФ) (ст. 354–365), Положением о федеральной инспекции труда (Утверждено постановлением Правительства РФ от 28 января 2000 № П78) и Положением о государственной инспекции труда в субъекте РФ (Утверждено приказом Минтруда России от 29.02.2000 №П65). Система органов федеральной инспекции труда обеспечивает соблюдение работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Главная проверяющая фигура в этой структуре – государственные инспекторы труда:
1) правовые инспекторы (проверяют работу кадровых служб);
2) инспектор по охране труда.
Государственные правовые инспекторы при осуществлении контрольно-надзорной деятельности имеют право:
1) при наличии удостоверения установленного образца в любое время суток беспрепятственно посещать предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности;
2) осуществлять проверки и расследование причин нарушений трудового законодательства;
3) запрашивать и безвозмездно получать от работодателей (их представителей) документы, объяснения, информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;
4) предъявлять работодателям (их представителям) обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства, о восстановлении нарушенных прав граждан;
5) привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства.
Все проверки можно разделить на:
1) плановые проверки, которые в свою очередь подразделяются на:
а) комплексные проверки. Испектор смотрит, как в организации соблюдается трудовое законодательство в целом;
б) тематические проверки, проводящиеся по одному из разделов ТК РФ (оплата труда, время отдыха, трудовой договор и т. д.).
Плановые мероприятия в отношении одного и того же юридического лица могут проводиться не более одного раза в два года (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. №П 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» (с изм. и доп. от 2 июля 2005 г.).
2) внеплановые проверки:
а) целевые проверки. Они связаны с жалобами работников или с мероприятиями по расследованию несчастных случаев. Придя в организацию с такой проверкой, инспектор ограничится исследованием тех обстоятельств, которые указаны в жалобе. Но если попутно он обнаружит какие-либо иные нарушения закона, целевая проверка вполне может превратиться в комплексную.
б) контрольные проверки. Назначение контрольных проверок – убедиться в том, что все предписания об устранении нарушений, установленных в ходе основной проверки, выполнены.
Как правило, каждая инспекция не должна длиться более одного месяца. Однако в исключительных случаях, связанных с проведением дополнительных экспертиз или с исследованием большого объема материалов, ее срок может быть продлен еще на 30 дней (п. 3 ст. 7 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Пребыв на предприятие инспектор Гострудинспекции обязан предъявить распоряжение, в котором должны быть указаны:
1) номер и дата документа;
2) наименование органа федеральной инспекции труда, проводящего проверку;
3) фамилия, имя, отчество государственного инспектора труда, уполномоченного на проведение контролирующих мероприятий;
4) наименование организации, подлежащей проверке;
5) цели, задачи, предмет проводимого мероприятия;
6) правовые основания для проведения контроля, в том числе нормативные правовые акты, требования которых подлежат проверке;
7) дата начала и окончания мероприятий по контролю.
Всем работодателям рекомендовано вести специальный журнал данных о визитах правового инспектора (п. 5 ст. 9 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»). Попросите проверяющего инспектора собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке, указать свою фамилию, имя, отчество, цель мероприятия и скрепить все это своей подписью.
Для того чтобы визит государственного инспектора не навлек на предприятие неприятности, в вашем кадровом «хозяйстве» должен быть абсолютный порядок.
О степени законопослушности должностных лиц проверяющий способен сделать лишь на основании представленных ему документов – приказов, распоряжений, постановлений и иных локальных нормативных актов. Бумаги – вот что интересует чиновника. Следовательно, ваше делопроизводство должно быть в идеальном порядке. Если в ходе проверок будет обнаружено отсутствие ряда документов, то придется платить штраф.
Статья 357 ТК РФ подробно разъясняет основные права государственных инспекторов труда.
Государственные инспекторы труда (правовые, по охране труда) при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право:
1) беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности;
2) запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
3) изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
4) расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
5) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
6) приостанавливать работу организаций, отдельных производственных подразделений и оборудования при выявлении нарушений требований охраны труда, которые создают угрозу жизни и здоровью работников, до устранения указанных нарушений;
7) направлять в суды при наличии заключений государственной экспертизы условий труда требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
8) отстранять от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знаний требований охраны труда;
9) запрещать использование и производство не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих требованиям охраны труда средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
10) выдавать разрешения на строительство, реконструкцию, техническое переоснащение производственных объектов, производство и внедрение новой техники, внедрение новых технологий;
11) выдавать заключения о возможности принятия в эксплуатацию новых или реконструируемых производственных объектов;
12) привлекать к административной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, лиц, виновных в нарушении законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при необходимости приглашать их в орган инспекции труда в связи с находящимися в производстве делами и материалами, а также направлять в правоохранительные органы материалы о привлечении указанных лиц к уголовной ответственности, предъявлять иски в суд;
13) выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве.
В случае обращения профсоюзного органа, работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении нарушения трудового законодательства или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в судебном порядке в течение десяти дней с момента его получения работодателем или его представителем.
Давайте посмотрим, какие из документов в первую очередь может потребовать от вас официальное лицо. Конечно, это учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации.
Затем объектом пристального внимания инспектора может стать весь массив кадровой документации. И, прежде всего, локальные нормативные акты, к которым относятся:
1) структура предприятия и штатное расписание;
2) «Правила внутреннего трудового распорядка»;
3) коллективный договор;
4) трудовой договор;
5) «Положение о защите персональных данных»;
6) должностные инструкции;
7) график предоставления отпусков;
8) договор о полной материальной ответственности;
9) приказ об ответственном за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
10) трудовые книжки.
Отсутствие хотя бы одного из перечисленных документов способно обернуться большими неприятностями для работодателя.
Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ):
Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:
1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Однако это не означает, что к другой кадровой документации будет привлечено менее пристальное внимание. Например, на вашем предприятии есть работы, которые по действующему законодательству относятся к разряду вредных или опасных. В таком случае у вас должен быть список работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда (оговаривается в «Коллективном договоре»).
Давайте подробнее рассмотрим образцы некоторых обязательных локальных нормативных документов.
Правила внутреннего трудового распорядка – это обязательный локальный нормативный акт, в котором необходимо показать специфику работы данного предприятия, основываясь при этом на ТК РФ.
Ниже приведен примерный проект «Правила внутреннего трудового распорядка».
П Р А В И Л А
внутреннего трудового распорядка для работников
ОАО «Буренка»
1. Общие положения.1.1. Правила внутреннего трудового распорядка имеют цель способствовать воспитанию работников ОАО «Буренка» в духе добросовестного отношения к труду, укреплению трудовой и служебной дисциплины, организации труда на научной основе, рациональному использованию рабочего времени и повышению качества выполняемых работ.
1.2. Правила внутреннего трудового распорядка разработаны на основе «Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций».
1.3. Настоящие Правила внутреннего трудового распорядка по юридической силе являются локальным нормативным актом.
1.4. Настоящие Правила обязательны для выполнения всеми работниками Общества.
1.5. Настоящие Правила доводятся до каждого работника Общества.
2. Порядок приема и увольнения работников.
Работники реализуют право на труд путем заключения трудового договора (контракта) о работе на предприятии.
При приеме на работу администрация предприятия обязана потребовать от поступающего:
• паспорт или оной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• ИНН;
• документы воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих к призыву на военную службу;
• справка о доходах с предыдущего места работы или заявление о невозможности ее представления;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем. (ст. 65 ТК РФ).
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
Приказ работодателя о приёме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Менеджер по персоналу службы управления персоналом знакомит работника с данным Правилами внутреннего трудового распорядка, перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.
Непосредственный руководитель знакомит работника с должностной инструкцией под роспись.
Уполномоченные лица проводят инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда.
При зачислении на работу администрация компании может устанавливать испытательный срок с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе:
• для рядовых работников – на срок не более 3 месяцев;
• для руководителей компании и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей – на срок до 6 месяцев (ст. 70 ТК РФ).
Испытательный срок не устанавливается для следующих лиц (ст. 70 ТК РФ):
• принятых на работу в порядке перевода (внутреннего или от другого работодателя, приглашенных по согласованию между работодателями);
• беременных женщин;
• не достигших возраста восемнадцати лет;
• окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
• избранных на выборную должность на оплачиваемую работу.
В период испытательного срока на работников полностью распространяются нормы ТК РФ (ст. 70).
При неудовлетворительном результате испытания администрация имеет право до истечения его срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших для этого основанием.
Фактическое допущение к работе соответствующим должностным лицом считается заключением трудового договора (контракта).
При поступлении работника на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу работодатель обязан:
• потребовать представления медицинского заключения о допуске (пригодности) к работе по избранной должности (профессии, специальности,);
• ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;
• ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на данном предприятии;
На всех работников, проработавших свыше 5 дней, ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством.
Всем работникам предприятия работодатель обязан выдавать при выплате заработной платы расчетные листки.
Допускается перевод на другую работу внутри Общества либо перевод в другую организацию, но только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ), за исключением случаев временного перевода на другую работу в случае производственной необходимости (ст. 74 ТК РФ).
Перевод на другую работу оформляется приказом, который объявляется работнику под роспись.
Прекращение трудового договора (контракта) может иметь место только по основаниям, предусмотренным законодательством о труде.
Работники предприятия имеют право расторгнуть трудовой договор (контракт), заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя письменно за две недели. В случаях, когда заявление работника об увольнении по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в учебное заведение, уход на пенсию и другие случаи), работодатель расторгает договор (контракт) в срок, о котором просит работник.
Трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты администрацией Общества в случаях:
• соглашения сторон;
• ликвидации компании, сокращения численности или штата работников;
• обнаружения несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
• систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором, или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
• прогула (в т. ч. отсутствие на работе более четырех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
• неявки на работу более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности;
• восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
• появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения;
• совершения по месту работы хищения (в т. ч. мелкого) имущества Общества установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания или применение мер общественного воздействия.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу, а работодатель предприятия обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет.
По договоренности между работником и работодателем трудовой договор (контракт) может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Срочный трудовой договор (контракт) подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по договору (контракту), нарушения работодателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора (контракта) и по другим уважительным причинам.
Расторжение трудового договора (контракта) по инициативе работодателя не допускается без предварительного согласия профсоюзного органа лишь в случаях, определенных действующим законодательством о труде.
Прекращение трудового договора (контракта) оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства о труде и со ссылкой на соответствующую статью, пункта трудового кодекса РФ. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
3. Основные обязанности работников.
Работники обязаны:
• работать честно и добросовестно, прикладывать все усилия для получении максимальной прибыли и увеличения объемов продаж готовой продукции, соблюдать дисциплину труда – основу порядка на производстве, своевременно и точно исполнять распоряжения работодателя, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;
• повышать производительность труда, своевременно и тщательно выполнять работы по нарядам и заданиям, нормы выработки и нормированные производственные задания, добиваться перевыполнения этих норм;
• улучшать качество работы и выпускаемой продукции, не допускать упущений и брака в работе, соблюдать технологическую дисциплину;
• соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране, предусмотренные соответствующими правилами и инструкциями, работать в выданной спецодежде, спецобуви, пользоваться необходимыми средствами индивидуальной защиты;
• принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих нормальное производство работы (простой, авария) и немедленно сообщить о случившемся работодателю;
• содержать свое рабочее место, оборудование и приспособление и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в цехе (отделе) и на территории предприятия, соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;
• экономить все материально-технические и энергетические ресурсы;
• беречь и укреплять акционерную собственность, эффективно использовать машины, станки, другое оборудование, бережно относиться к инструментам, измерительным приборам, спецодежде и другим предметам, выдаваемым в пользование работникам, экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;
• вести себя достойно.
Круг обязанностей (работ), которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности, определяется Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий, квалификационным справочником должностей работников, а также техническими правилами, должностными инструкциями и положениями, утвержденными в установленном порядке.
4. Основные обязанности работодателя.
Работодатель обязан:
• правильно организовать труд работников, чтобы каждый работник работал по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала поручаемой работы был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены); обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и прочего оборудования, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для бесперебойной и ритмичной работы;