Страница:
Штатное расписание.
В штатном расписании уточняется численный и должностной состав предприятия, указывается месячный фонд заработной платы.Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывает штатное расписание заместитель руководителя предприятия, визирует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
Положение о персонале.
В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия, оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников; права и обязанности сотрудников и администрации и т. п.Положение о персонале обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юристконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ
«_»_2006 г.
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия (подпись) И.О.Ф.
«_»____________2006 г.
1. Общие положения.
2. Прием на работу.
3. Права и обязанности.
4. Рабочее время и время отдыха.
5. Отпуск.
6. Командирование, временное откомандирование и перевод на новое место работы.
7. Заработная плата, социальное страхование и компенсации.
8. Меры поощрения и дисциплинарные меры.
9. Освобождение от работы.
Заместитель руководителя (подпись) И.О.Ф.
Визы
Должностная инструкция.
Функции, права и обязанности сотрудника предприятия определяются в должностной инструкции. В закрепленные трудовым законодательством обязанности любого работника входит соблюдение правил, предусмотренных должностной инструкцией.На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. В тексте трудового договора сложно указать все должностные обязанности работника. Между тем может возникнуть ситуация, когда нерадивого работника нужно наказать или даже уволить за неисполнение обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре. Если при этом работнику не выдавалась должностная инструкция в письменном виде либо он не расписывался под ней, то любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбирательство. И работодатель впоследствии может проиграть дело в суде. Таким образом, должностная инструкция незаменима в случае возникновения в трудовых правоотношениях конфликтных ситуаций или споров.
Разработанная должностная инструкция согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в этот документ вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Должностная инструкция содержит разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения по должности.
В разделе 1 (общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист, в процессе осуществления своей деятельности.
В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок и периодичность предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом, что достигается путем разработки и применения ряда документов организационно-распорядительного, методического, нормативного и иного характера, которые устанавливают нормы, права, требования, методы, используемые в процессе управления (табл. 2). Подобные документы разрабатываются как в самой организации, так и в органах государственной власти и управления.
Таблица 2
Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом
Распорядительные документы
В процессе деятельности предприятия появляется необходимость различного рода распорядительных документов, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
Приказы по основной деятельности.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансирования, по планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
• составление проекта приказа;
• согласование проекта и согласование руководителем. Обычно руководитель поручает подготовить проекты приказов специалистам предприятия. Оформляются приказы на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
После названия вида документа проставляется дата и номер. Датой приказа служит дата подписания руководителем. Нумеруются приказы в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия» и т. п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются основания для издания приказа. Такими основаниями могут быть:
– нормативные документы государственных, муниципальных органов;
– решения совета директоров, общих собраний акционеров;
– производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй, распорядительной, части приказа пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки окончания). Начинается распорядительная часть приказа со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Когда исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе может отсутствовать. Если поручений несколько, текст приказа состоит из пунктов. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль, за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, выполнение данного приказа контролирует руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые отменяются этим приказом.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
«Приложение к приказу директора ЗАО «Стилар» от 01.04.05 г. № 7». После того как текст приказа составлен, согласовывают и подписывают.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Согласование приказа оформляется визой.
Подписывает приказ руководитель или его заместитель, которому предоставлено такое право.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
После издания приказа секретарь-референт организует ознакомление сотрудников предприятия с этим документом. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. В нижней части второго экземпляра документа или на обороте листа ответственные за его исполнение сотрудники пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату ознакомления.
При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
В аналогичном порядке осуществляется работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.
Визирует приказ заместитель руководителя по работе с персоналом, подписывает руководитель.
После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №____
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с_______________________________
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:
1.
2.
3.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №___________
Подпись исполнителя
Дата
Текст распоряжения должен содержать:
– конкретное задание (работу);
– ответственного исполнителя;
– срок исполнения.
Данный документ оформляется аналогично приказу, меняется лишь реквизит «наименование вида документа», и в тексте вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Наименование предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №___________
О проведении диспансеризации сотрудников
В связи с участившимися случаями заболеваний в осенне-зимний период работников предприятия и срывов производственных заданий
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Пройти всем работникам предприятия диспансеризацию в поликлинике №___до____06.
2. Наиболее часто болеющим сотрудникам сделать прививки против вирусных заболеваний.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя директора Ю.М. Левшина.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №
Подпись исполнителя Дата
Часто распоряжения отдаются сотрудникам в устной форме. Документирование распоряжений производителя, когда они имеют важное значение для деятельности предприятия или содержат правовые аспекты.
Наименование предприятия
РЕШЕНИЕ
Дата №___
Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»
На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО «________»
РЕШИЛ:
1. С целью привлечения новых потребителей_________________
2. __________________
3. __________________
4. __________________
5. __________________
Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.
Члены совета (подпись) И.О.Ф.
(подпись) И.О.Ф.
Приказы по основной деятельности.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансирования, по планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
• составление проекта приказа;
• согласование проекта и согласование руководителем. Обычно руководитель поручает подготовить проекты приказов специалистам предприятия. Оформляются приказы на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
После названия вида документа проставляется дата и номер. Датой приказа служит дата подписания руководителем. Нумеруются приказы в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия» и т. п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются основания для издания приказа. Такими основаниями могут быть:
– нормативные документы государственных, муниципальных органов;
– решения совета директоров, общих собраний акционеров;
– производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй, распорядительной, части приказа пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки окончания). Начинается распорядительная часть приказа со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Когда исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе может отсутствовать. Если поручений несколько, текст приказа состоит из пунктов. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль, за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, выполнение данного приказа контролирует руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые отменяются этим приказом.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
«Приложение к приказу директора ЗАО «Стилар» от 01.04.05 г. № 7». После того как текст приказа составлен, согласовывают и подписывают.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Согласование приказа оформляется визой.
Подписывает приказ руководитель или его заместитель, которому предоставлено такое право.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
После издания приказа секретарь-референт организует ознакомление сотрудников предприятия с этим документом. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. В нижней части второго экземпляра документа или на обороте листа ответственные за его исполнение сотрудники пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату ознакомления.
При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
В аналогичном порядке осуществляется работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом директора.Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.
Визирует приказ заместитель руководителя по работе с персоналом, подписывает руководитель.
После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №____
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с_______________________________
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:
1.
2.
3.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №___________
Подпись исполнителя
Дата
Распоряжение.
Распоряжения издаются директором (зам. директора) по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.Текст распоряжения должен содержать:
– конкретное задание (работу);
– ответственного исполнителя;
– срок исполнения.
Данный документ оформляется аналогично приказу, меняется лишь реквизит «наименование вида документа», и в тексте вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Наименование предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №___________
О проведении диспансеризации сотрудников
В связи с участившимися случаями заболеваний в осенне-зимний период работников предприятия и срывов производственных заданий
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Пройти всем работникам предприятия диспансеризацию в поликлинике №___до____06.
2. Наиболее часто болеющим сотрудникам сделать прививки против вирусных заболеваний.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя директора Ю.М. Левшина.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №
Подпись исполнителя Дата
Часто распоряжения отдаются сотрудникам в устной форме. Документирование распоряжений производителя, когда они имеют важное значение для деятельности предприятия или содержат правовые аспекты.
Решение.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров и т. п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписывают решения председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.Наименование предприятия
РЕШЕНИЕ
Дата №___
Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»
На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО «________»
РЕШИЛ:
1. С целью привлечения новых потребителей_________________
2. __________________
3. __________________
4. __________________
5. __________________
Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.
Члены совета (подпись) И.О.Ф.
(подпись) И.О.Ф.
Справочно-информационные документы
К этому разделу относятся документы, которые содержат факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
• Уважаемый Петр Иванович!
• Господин Гусев!
• Иван Федорович!
• Уважаемые господа!
• Уважаемый господин Гусев!
Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.
Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.
Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер. Его содержание может быть основанием для определенных действий, например, для решения вопросов материально-технического оснащения подразделения, перевода или поощрения сотрудников, премирования или награждения трудового коллектива и т. п.
Объяснительная записка – документ, в котором работник или руководитель подразделения объясняет причины некоторых фактов производственно-хозяйственной деятельности, действий и поступков конкретных сотрудников. Обычно это причины невыполнения поручения, задания, чрезвычайного происшествия или аварийной ситуации.
Докладные, служебные и объяснительные записки составляются по форме заявления, от руки, на стандартном листе бумаги.
Как и Заявление, они содержат реквизит адресата (Ф.И.О. и должность руководителя), должность, Ф.И.О. и подпись автора, наименование документа и дату его составления.
Единые требования и правила оформления документов управления устанавливаются независимо от того:
– государственное предприятие или коммерческое;
– каким видом деятельности занимается предприятие;
– как ведется делопроизводство.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
– юридическую силу документов;
– качественное и своевременное составление и исполнение документов;
– организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Документ каждого вида имеет определенный набор реквизитов.
Наименование документа. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 оно размещается по центру бланка, если штамп линейный, или у левого края листа над текстом документа, если штамп угловой.
Регистрационный номер, Место и Дата регистрации. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 эти реквизиты размещаются в следующем порядке:
Регистрационный номер документа проставляется рядом с его наименованием; место регистрации (город, район) – слева от наименования и немного ниже его. Дата регистрации, № экземпляра, код формы документа располагаются справа от наименования.
Визы согласования помещаются после реквизита Подпись. Каждая из них состоит из должности, подписи, расшифровки и даты согласования.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
• Уважаемый Петр Иванович!
• Господин Гусев!
• Иван Федорович!
• Уважаемые господа!
• Уважаемый господин Гусев!
Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.
Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.
Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер. Его содержание может быть основанием для определенных действий, например, для решения вопросов материально-технического оснащения подразделения, перевода или поощрения сотрудников, премирования или награждения трудового коллектива и т. п.
Объяснительная записка – документ, в котором работник или руководитель подразделения объясняет причины некоторых фактов производственно-хозяйственной деятельности, действий и поступков конкретных сотрудников. Обычно это причины невыполнения поручения, задания, чрезвычайного происшествия или аварийной ситуации.
Докладные, служебные и объяснительные записки составляются по форме заявления, от руки, на стандартном листе бумаги.
Как и Заявление, они содержат реквизит адресата (Ф.И.О. и должность руководителя), должность, Ф.И.О. и подпись автора, наименование документа и дату его составления.
Единые требования и правила оформления документов управления устанавливаются независимо от того:
– государственное предприятие или коммерческое;
– каким видом деятельности занимается предприятие;
– как ведется делопроизводство.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
– юридическую силу документов;
– качественное и своевременное составление и исполнение документов;
– организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Документ каждого вида имеет определенный набор реквизитов.
Наименование документа. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 оно размещается по центру бланка, если штамп линейный, или у левого края листа над текстом документа, если штамп угловой.
Регистрационный номер, Место и Дата регистрации. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 эти реквизиты размещаются в следующем порядке:
Регистрационный номер документа проставляется рядом с его наименованием; место регистрации (город, район) – слева от наименования и немного ниже его. Дата регистрации, № экземпляра, код формы документа располагаются справа от наименования.
Визы согласования помещаются после реквизита Подпись. Каждая из них состоит из должности, подписи, расшифровки и даты согласования.
Документы по личному составу
Трудовые отношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников на другую работу. Совокупность документов, в которых зафиксированы периоды трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
– трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате;
– личное заявление.
Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении. Кроме того, им должна быть обеспечена сохранность на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Заявление – чаще всего это письменное обращение частного лица с какой-либо просьбой в организацию или к ее официальному представителю с указанием своего имени и фамилии, места проживания или социального положения, заверенное личной подписью автора.
Заявление пишется от руки на чистом листе бумаги, а в качестве реквизита адресат в правом верхнем углу листа проставляется Ф.И.О. и должность официального представителя организации. Под текстом заявления проставляется подпись автора и дата обращения.
Заявление официального органа печатается и оформляется по форме делового письма на фирменном бланке с реквизитами.
Более подробно документы по личному составу рассматриваются в главе II.
– трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате;
– личное заявление.
Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении. Кроме того, им должна быть обеспечена сохранность на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Заявление – чаще всего это письменное обращение частного лица с какой-либо просьбой в организацию или к ее официальному представителю с указанием своего имени и фамилии, места проживания или социального положения, заверенное личной подписью автора.
Заявление пишется от руки на чистом листе бумаги, а в качестве реквизита адресат в правом верхнем углу листа проставляется Ф.И.О. и должность официального представителя организации. Под текстом заявления проставляется подпись автора и дата обращения.
Заявление официального органа печатается и оформляется по форме делового письма на фирменном бланке с реквизитами.
Более подробно документы по личному составу рассматриваются в главе II.
Глава II
Практика психологии подбора и комплектования персонала
1. Поиск и подбор персонала
Успешное развитие любого предприятия зависит от многих факторов, в том числе и от работающих там людей. А главное от того, насколько правильно они расставлены, организованы в команду, обучены и мотивированы.
Но прежде чем организовывать и обучать сотрудников, их надо подобрать. Рынок труда достаточно богат, однако квалифицированные опытные специалисты и при этом добросовестные сотрудники – явление достаточно редкое. На их поиск уходит много времени.
В небольших компаниях подбором персонала занимается сам директор, но в более крупных структурах эта трудоемкая и профессиональная деятельность возложена на директора (менеджера) по персоналу, начальника отдела кадров, администратора, руководителя подразделения, который выполняет распоряжения первого лица и действует в интересах различных подразделений компании.
Каким образом найти подходящую кандидатуру на ту или иную должность? Рассмотрим наиболее типичные способы подбора персонала.
Первый способ – это опора на внутренние резервы, которые могут существовать в самой организации. Менеджер приступает к поиску по базе данных предприятия, стараясь найти кандидатов, которые по профессиональным признакам максимально подходят к вакантной позиции. Чем выше квалификация менеджера, тем лучше он читает «между строк» и понимает, кто стоит за той или иной информацией.
Второй способ – самостоятельные действия по поиску или подбору. Можно попытаться найти персонал через родственников и знакомых и предложить им выполнение работы на заранее определенных условиях. Положительная сторона этого способа подбора, заключается в том, что кандидаты на вакантную должность прямо или косвенно вам знакомы или информацию о нем вы получаете из достоверных для вас источников. Но есть у этого способа подбора и подводные камни. Случается, что такие работники отбывают свой рабочий день от и до. Они просто хотят жить без волнений и дожидаться указаний, что им следует делать, а это рано или поздно приведет развитие предприятия в тупик, так как отсутствует главная движущая сила – мотив (подробнее см. далее).
Третий способ – публикации объявлений в средствах СМИ. Можно проанализировать предложения на рынке труда рабочей силы, оттолкнуться от объявлений желающих найти или сменить работу. Либо можно опубликовать собственное объявление в газетах типа «Работа для вас», «Из рук в руки», «Работа сегодня», в журналах «Работа и зарплата», а также разместить объявление на страницах в Интернете, если вы подыскиваете специалистов среднего и высшего звена. А затем заняться отбором лучших кандидатов из числа тех, кто откликнулся на ваше предложение. При этом следует обращать внимание и на людей, не являющихся опытными специалистами, но трудолюбивых, ответственных. Поначалу таким работникам приходится уделять много внимания, координировать их действия и даже иногда тратить средства на дополнительное обучение. Однако практика показывает, что работодатели могут рассчитывать на то, что спустя время у них будут сотрудники, которым можно поручить любое ответственное задание или участок работы. Кроме того, когда встанет вопрос о расширении того или иного подразделения, то выбор новых работников можно доверить таким зарекомендовавшим себя на предприятии специалистам. Стимулирующими фактами при этом могут быть рост карьеры либо повышение оплаты труда.
Приведем примеры заявок, которые работодатель направляет в средства СМИ и агентства:
ООО____________приглашает на постоянную работу (на конкурсной основе) высококвалифицированных специалистов по изготовлению кожаной одежды:
• Технолога швейного производства
• Утюжильщиков
• Портных
• Раскройщиков.
Испытательный срок – два месяца. Специальное образование обязательно. Стаж работы от двух лет. Оплата сдельная. Рабочий график – два дня через два.
Станция метро__________. Тел.____________.
Контактное лицо__________________.
При этом, если необходимо, то указываются дополнительные требования:
• Прописка
• Карьерный рост
• Обучение
• Социальные льготы и др.
Четвертый способ – использование внешних консалтинговых услуг, которые берут на себя организацию работы по комплектованию штата сотрудников. Спектр консалтинговых услуг, непосредственно и опосредованно связанных с деятельностью по поиску и подбору персонала, предлагаемых на современном рынке, достаточно широк и разнообразен. Можно обзвонить несколько кадровых служб и выяснить, какая из них предложит наиболее приемлемую схему работы по подбору высококвалифицированных специалистов из числа соискателей, успешно прошедших профессиональное и психологическое тестирование.
Любой из этих требований может быть достаточно эффективен для поиска претендентов на вакантную должность. Но прежде чем выбирать какой-либо способ для подбора персонала, работодатель должен четко сформулировать свои требования по конкретной вакансии.
В интересах профессионального отбора и оптимального распределения кадров особенно важно выявить профессиональные качества, которые дифференцируют людей по их уровню профессиональной деятельности и в период осуществления этой деятельности остаются устойчивыми. Столь серьезный подход к выбору персонала предприятия оправдывается при необходимости пригласить работников на ключевые посты предприятия.
Сегодня перечень специальностей обширен и многообразен, происходят значительные изменения в пределах отдельных специальностей. Технологические процессы в любой отрасли профессиональной деятельности постоянно совершенствуются, поэтому даже опытные специалисты вынуждены периодически повышать свою квалификацию.
Учитывая серьезные изменения на рынке труда и повышение требований к специалистам различных вакансий, сегодня меняется и подход к составлению заявок на вакантную должность. Для этого, необходимо знать не только общие сведения о кандидате: образование, опыт работы в той или иной сфере деятельности, профессиональные навыки, знания языков, чтобы правильно сформулировать свои требования. Но нужна информация и о компании, ее месте на рынке, а также сообщить о характере и графике предлагаемой работы, размере оплаты, о выполнении служебных командировок, имеются ли перспективы роста. Все это следует указать в своей заявке.
Но прежде чем организовывать и обучать сотрудников, их надо подобрать. Рынок труда достаточно богат, однако квалифицированные опытные специалисты и при этом добросовестные сотрудники – явление достаточно редкое. На их поиск уходит много времени.
В небольших компаниях подбором персонала занимается сам директор, но в более крупных структурах эта трудоемкая и профессиональная деятельность возложена на директора (менеджера) по персоналу, начальника отдела кадров, администратора, руководителя подразделения, который выполняет распоряжения первого лица и действует в интересах различных подразделений компании.
Каким образом найти подходящую кандидатуру на ту или иную должность? Рассмотрим наиболее типичные способы подбора персонала.
Первый способ – это опора на внутренние резервы, которые могут существовать в самой организации. Менеджер приступает к поиску по базе данных предприятия, стараясь найти кандидатов, которые по профессиональным признакам максимально подходят к вакантной позиции. Чем выше квалификация менеджера, тем лучше он читает «между строк» и понимает, кто стоит за той или иной информацией.
Второй способ – самостоятельные действия по поиску или подбору. Можно попытаться найти персонал через родственников и знакомых и предложить им выполнение работы на заранее определенных условиях. Положительная сторона этого способа подбора, заключается в том, что кандидаты на вакантную должность прямо или косвенно вам знакомы или информацию о нем вы получаете из достоверных для вас источников. Но есть у этого способа подбора и подводные камни. Случается, что такие работники отбывают свой рабочий день от и до. Они просто хотят жить без волнений и дожидаться указаний, что им следует делать, а это рано или поздно приведет развитие предприятия в тупик, так как отсутствует главная движущая сила – мотив (подробнее см. далее).
Третий способ – публикации объявлений в средствах СМИ. Можно проанализировать предложения на рынке труда рабочей силы, оттолкнуться от объявлений желающих найти или сменить работу. Либо можно опубликовать собственное объявление в газетах типа «Работа для вас», «Из рук в руки», «Работа сегодня», в журналах «Работа и зарплата», а также разместить объявление на страницах в Интернете, если вы подыскиваете специалистов среднего и высшего звена. А затем заняться отбором лучших кандидатов из числа тех, кто откликнулся на ваше предложение. При этом следует обращать внимание и на людей, не являющихся опытными специалистами, но трудолюбивых, ответственных. Поначалу таким работникам приходится уделять много внимания, координировать их действия и даже иногда тратить средства на дополнительное обучение. Однако практика показывает, что работодатели могут рассчитывать на то, что спустя время у них будут сотрудники, которым можно поручить любое ответственное задание или участок работы. Кроме того, когда встанет вопрос о расширении того или иного подразделения, то выбор новых работников можно доверить таким зарекомендовавшим себя на предприятии специалистам. Стимулирующими фактами при этом могут быть рост карьеры либо повышение оплаты труда.
Приведем примеры заявок, которые работодатель направляет в средства СМИ и агентства:
ООО____________приглашает на постоянную работу (на конкурсной основе) высококвалифицированных специалистов по изготовлению кожаной одежды:
• Технолога швейного производства
• Утюжильщиков
• Портных
• Раскройщиков.
Испытательный срок – два месяца. Специальное образование обязательно. Стаж работы от двух лет. Оплата сдельная. Рабочий график – два дня через два.
Станция метро__________. Тел.____________.
Контактное лицо__________________.
При этом, если необходимо, то указываются дополнительные требования:
• Прописка
• Карьерный рост
• Обучение
• Социальные льготы и др.
Четвертый способ – использование внешних консалтинговых услуг, которые берут на себя организацию работы по комплектованию штата сотрудников. Спектр консалтинговых услуг, непосредственно и опосредованно связанных с деятельностью по поиску и подбору персонала, предлагаемых на современном рынке, достаточно широк и разнообразен. Можно обзвонить несколько кадровых служб и выяснить, какая из них предложит наиболее приемлемую схему работы по подбору высококвалифицированных специалистов из числа соискателей, успешно прошедших профессиональное и психологическое тестирование.
Любой из этих требований может быть достаточно эффективен для поиска претендентов на вакантную должность. Но прежде чем выбирать какой-либо способ для подбора персонала, работодатель должен четко сформулировать свои требования по конкретной вакансии.
В интересах профессионального отбора и оптимального распределения кадров особенно важно выявить профессиональные качества, которые дифференцируют людей по их уровню профессиональной деятельности и в период осуществления этой деятельности остаются устойчивыми. Столь серьезный подход к выбору персонала предприятия оправдывается при необходимости пригласить работников на ключевые посты предприятия.
Сегодня перечень специальностей обширен и многообразен, происходят значительные изменения в пределах отдельных специальностей. Технологические процессы в любой отрасли профессиональной деятельности постоянно совершенствуются, поэтому даже опытные специалисты вынуждены периодически повышать свою квалификацию.
Учитывая серьезные изменения на рынке труда и повышение требований к специалистам различных вакансий, сегодня меняется и подход к составлению заявок на вакантную должность. Для этого, необходимо знать не только общие сведения о кандидате: образование, опыт работы в той или иной сфере деятельности, профессиональные навыки, знания языков, чтобы правильно сформулировать свои требования. Но нужна информация и о компании, ее месте на рынке, а также сообщить о характере и графике предлагаемой работы, размере оплаты, о выполнении служебных командировок, имеются ли перспективы роста. Все это следует указать в своей заявке.