Согласно п. 2 ст. 324.1 НК РФ расходы на формирование резерва относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников.
Если даже в каком-либо месяце сумма фактически выплаченных отпускных (включая единый социальный налог) окажется больше, чем размер сформированного резерва на оплату отпусков, на расходы для целей налогообложения прибыли относятся только суммы ежемесячных отчислений в резерв.
В соответствии с п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода (31 декабря отчетного года) организация обязана провести инвентаризацию созданного резерва.
При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, организация обязана по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был создан, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался данный резерв.
В течение налогового периода организация обычно увольняет работников и принимает новых. При этом вновь принятым работникам предоставляются оплачиваемые отпуска.
Предоставление оплачиваемых отпусков работникам, не состоящим в штате организации на начало налогового периода, не изменяет порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и размер ежемесячных отчислений в него.
Пример.
Если фактически начисленный в налоговом периоде резерв составил в организации 1 120 000 руб., а сумма фактических расходов на оплату использованных в этом периоде отпусков – 1 400 000 руб., то по состоянию на 31 декабря данного года в расходы включается сумма 280 000 руб. (1 400 000 руб. – 1 120 000 руб.).
Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
Под недоиспользованными на последний день текущего налогового периода суммами резерва на оплату отпусков понимается разница между суммой начисленного в отчетном периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом единого социального налога) и на предстоящую оплату не использованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом единого социального налога, исчисленного по методике, применяемой при формировании данного резерва).
Таким образом, если организация не изменяет учетную политику в отношении создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода она может иметь определенный в результате инвентаризации остаток недоиспользованного резерва. Иными словами, организация имеет право не включать в состав внереализационных доходов остаток неиспользованного резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в части, приходящейся на оплату перенесенных в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации на следующий год отпусков, но она вправе делать это только при условии формирования вышеуказанного резерва в следующем налоговом периоде (письмо Минфина России от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46).
Сумма остатка резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, не использованного на оплату отпусков и переносимого на следующий налоговый период, определяется исходя из точного количества дней отпусков, не использованных работниками за текущий год, среднедневного заработка этих работников, который рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, и единого социального налога.
Пример.
Сумма фактически начисленного в налоговом периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков организации составила 1 120 000 руб.
Сумма фактических расходов на оплату использованных в данном периоде отпусков (с учетом единого социального налога) составила 950 000 руб.
Сумма переносимого на следующий налоговый период резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (сумма расходов на оплату не использованных в данном налоговом периоде и перенесенных в соответствии с действующим законодательством о труде на следующий год отпусков) – 100 000 руб.
В состав налоговой базы текущего налогового периода должны быть включены 70 000 руб. (1 120 000 руб. – 950 000 руб. – 100 000 руб.).
Таким образом, суммы оплаты переходящих на следующий год отпусков, начисленные в текущем налоговом периоде, учитываются для целей налогообложения прибыли за счет резерва, начисленного в текущем налоговом периоде, и не включаются в состав расходов следующего налогового периода, а только «присоединяются».
Если в следующем налоговом периоде в организации планируется сохранить практику создания резерва на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков, то производится новый расчет ежемесячного процента отчислений в данный резерв исходя из количества дней не использованного в прошедшем периоде отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.
Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка такого резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается в налоговую базу (в составе внереализационных доходов) текущего налогового периода для целей налогообложения.
Пример.
Сумма фактически начисленного в налоговом периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков составила 1 120 000 руб.
Сумма фактических расходов на оплату использованных в данном периоде отпусков (с учетом единого социального налога) составила 950 000 руб.
В следующем налоговом периоде организация не планирует создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.
Для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода включается сумма 170 000 руб. (1 120 000 руб. – 950 000 руб.).
Данный резерв формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 суммы создаваемого резерва.
Общий размер резерва предстоящих расходов на оплату отпусков включает предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с начислениями на эту сумму (единого социального налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Пример.
Предполагаемая годовая сумма расходов организации на резерв предстоящих расходов на оплату отпусков – 1 000 000 руб.
Единый социальный налог, рассчитанный по ставке 26 %, – 260 000 руб. (1 000 000 руб. x26 %).
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний исходя из тарифа 0,2 % – 2000 руб. (1 000 000 руб. x0,2 %).
Общая расчетная сумма резерва должна составить 1 262 000 руб. (1 000 000 руб. + 260 000 руб. + 2000 руб.).
Размер ежемесячных отчислений в резерв – 105 166,67 руб. (1 262 000 руб.: 12 мес.).
Таким образом, размер ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете представляет собой постоянную (не меняющуюся месяц от месяца) величину.
Для обобщения информации о состоянии и движении зарезервированных сумм используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».
При отчислении сумм в счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков оформляется следующая проводка:
Д-т 20(23«Вспомогательные производства»,25, 26, 44)К-т 96– отражена 1/12 предполагаемой годовой суммы резерва на оплату отпусков [с учетом единого социального налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ежемесячно)].
Использование сумм резерва на оплату фактически предоставленных отпусков в бухгалтерском учете оформляется следующими проводками:
Д-т 96 К-т 70– отражена сумма начисленной оплаты отпусков;
Д-т 96 К-т 69– отражены суммы единого социального налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные на сумму оплаты отпусков.
Организация вправе закрепить в бухгалтерском учете такой порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, который принят в налоговом учете. Это позволит избежать необходимости создавать отдельный налоговый регистр для учета данного резерва и не придется отражать в бухгалтерском учете возникающие разницы, как того требует Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденное приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.
Работодатель должен уведомить работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков, составляемого по унифицированной форме № Т-7 «График отпусков», утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», руководитель издает соответствующий приказ.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором, применяются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».
Приказы (формы № Т-6 и Т-6а) составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под роспись.
Специалисты отмечают несовершенство унифицированных форм № Т-6 и Т-6а, заключающееся, в частности, в том, что в них не предусмотрено:
– место для указания основания предоставления отпуска (график отпусков, заявление работника, справка-вызов и т.д.);
– место для пояснений, каким образом определен рабочий год, за который предоставляется отпуск (это важно, если рабочий год сдвигается на определенное количество дней отпуска без сохранения заработной платы, если предоставляется дополнительный отпуск за вредные условия труда).
Поэтому не является нарушением внесение дополнительных реквизитов в унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Пример.
По общему правилу, в строке формы № Т-6 (в графах 6—7 формы № Т-6а) «за период работы» указываются даты начала и окончания того рабочего года, в счет которого предоставляется отпуск.
Если отпуск разделен на несколько частей, то в приказе о предоставлении очередной части отпуска в данной строке (графах) будут указываться одни и те же сведения, что правильно, но не наглядно.
Работники (и бухгалтеры, и работники отдела кадров) считают, что было бы удобнее показывать, какой период (уже отработанный или еще не отработанный) покрывает предоставляемая в данном конкретном случае часть отпуска.
Например, работнику предоставлялся в течение 2007 года отпуск за рабочий год с 8 октября 2006 года по 7 октября 2007 года с разбивкой на части: 7 календарных дней – со 2 по 8 мая; 21 календарный день – с 7 по 27 августа.
В связи с вышеприведенным при заполнении формы № Т-6 можно было указать:
– предоставить отпуск за период работы с 8 октября 2006 года по 7 октября 2007 года в части, приходящейся на период с 8 октября 2006 года по 7 февраля 2007 года, на 7 календарных дней со 2 мая 2007 года по 8 мая 2007 года;
– предоставить отпуск за период работы с 8 октября 2006 года по 7 октября 2007 года в части, приходящейся на период с 8 февраля 2007 года по 7 октября 2007 года, на 21 календарный день с 7 августа 2007 года по 27 августа 2007 года.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС МС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Поскольку ТК РФ не уточняет, о каких именно днях идет речь, можно сделать вывод, что не будет считаться нарушением выплата отпускных за три календарных (а не рабочих) дня до начала отпуска.
Выплата отпускных сумм более чем за три дня до начала отпуска вполне правомерна.
2. Пособия по временной нетрудоспособности
Правила назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам установлены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» (далее – Закон об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности).
С 1 января 2007 года все ранее принятые нормативно-правовые акты о назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (далее – пособия по временной нетрудоспособности) применяются только в той части, которая не противоречит Закону об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности.
Этот нормативный акт не применяется в отношении выплаты пособий по временной нетрудоспособности, вызванной несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями, которая регулируется Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – Закон об обязательном страховании от несчастных случаев).
Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91 утверждены Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной трудоспособности, по беременности и родам.
Сумма пособий по временной нетрудоспособности исчисляется на основе среднего заработка работника, определяемого по правилам, приведенным в Положении об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию, утвержденном постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375 (далее – Положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности), которым работодатели должны руководствоваться начиная с 1 января 2007 года.
Основным документом для назначения пособия по временной нетрудоспособности является выданный работнику листок нетрудоспособности (больничный лист). Другие документы не могут служить основанием для выплаты данного пособия.
В случае утери листка нетрудоспособности пособие по временной нетрудоспособности может быть выдано по дубликату этого листка.
– лица, работающие в организациях и у индивидуальных предпринимателей на основании трудовых договоров;
– адвокаты, индивидуальные предприниматели, в том числе члены крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ), физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, члены родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, которые добровольно вступили в отношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и уплачивают за себя страховые взносы ФСС РФ;
– граждане, уволившиеся с работы либо прекратившие служебную или иную деятельность, при осуществлении которой они подлежали обязательному социальному страхованию (независимо от причины увольнения), в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы исходя из 60 % среднего заработка;
– лица, которые подписали трудовой договор, но заболели до выхода на работу. При этом они могут получить оплату по листку нетрудоспособности, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Причем за тот день, когда трудовой договор был расторгнут (день увольнения), пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается. Граждане, которые прекратили служебную или иную деятельность, при которой уплачивались взносы в ФСС РФ, или только собираются приступить к работе, могут получить оплату по листку нетрудоспособности, если он был выдан в связи с их заболеванием или травмой. В иных случаях наступления временной нетрудоспособности они не имеют права на получение пособия. Пособие по беременности и родам им также не полагается;
– лица, осужденные к лишению свободы и привлеченные к оплачиваемому труду. Однако общие правила на них не распространяются. Они обеспечиваются пособиями в особом порядке, который определен Положением об обеспечении пособиями по обязательному государственному социальному страхованию осужденных к лишению свободы лиц, привлеченных к оплачиваемому труду, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.10.2001 № 727.
Пособие по временной нетрудоспособности не имеют права получать:
– неработающие граждане, за которых не перечисляются страховые взносы в ФСС РФ;
– граждане, заключившие с работодателем не трудовые, а гражданско-правовые договоры.
В соответствии со ст. 9 Закона об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности застрахованное лицо не имеет права на получение пособия за периоды:
– освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы либо без оплаты (кроме случаев заболевания или травмы, наступившей во время ежегодного оплачиваемого отпуска);
– отстранения от работы, если за это время не начисляется заработная плата;
– заключения под стражу или административного ареста;
– проведения судебно-медицинской экспертизы.
Речь в данном случае идет не о том, в какой момент наступила временная нетрудоспособность, а за какие дни застрахованному лицу нельзя начислять пособие по временной нетрудоспособности.
Примеры.
1.Работник ушел в отпуск без сохранения заработной платы на период с 9 по 12 июня 2008 года. Во время этого отпуска он заболел. Листок нетрудоспособности этого работника может быть оплачен только начиная со дня окончания отпуска – с 12 июня.
2.Работник является студентом вечернего отделения института. 30 июля 2008 года он заболел. С 1 августа у него началась экзаменационная сессия. После окончания сессии работник вышел на работу и представил в бухгалтерию для оплаты листок нетрудоспособности и справку-вызов на сессию из института. Пособие по временной нетрудоспособности сотруднику должно быть выплачено за два дня (30 и 31 июля), поскольку с 1 августа у него начнется оплачиваемый учебный отпуск (дни освобождения от работы).
3.Работница находилась со 2 по 30 июля 2008 года в очередном оплачиваемом отпуске. После отпуска она принесла в бухгалтерию листок нетрудоспособности, выданный ей на период с 20 по 26 июня в связи с болезнью ребенка. Эта работница не имеет права на получение пособия по временной нетрудоспособности ввиду того, что листок нетрудоспособности был выдан ей не по причине наступления у нее заболевания или травмы, а по уходу за больным ребенком.
4.В связи с задержкой заработной платы на срок более 15 дней работник написал заявление, что с 26 июня 2008 года он не выходит на работу до выплаты заработной платы. На следующий день он заболел. Этому работнику должно быть назначено и оплачено пособие по временной нетрудоспособности, так как период невыхода на работу из-за задержки заработной платы приравнивается к времени простоя и оплачивается в соответствующем порядке.
Пособие по временной нетрудоспособности нельзя назначать застрахованному лицу в случае, если временная нетрудоспособность этого лица наступила в результате умышленного причинения вреда своему здоровью или попытки самоубийства, установленного судом, либо вследствие совершения умышленного преступления.
Размер пособия по временной нетрудоспособности может быть снижен до суммы, не превышающей 1 МРОТ за полный календарный месяц, в результате следующих действий застрахованного лица:
– нарушение в период временной нетрудоспособности без уважительных причин режима, предписанного врачом;
– неявка без уважительных причин в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальной экспертизы;
– заболевание или травма, наступившие вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
Если гражданин работает на условиях внешнего совместительства, пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются ему каждым работодателем. Поэтому лечебное учреждение обязано выдать такому работнику несколько листков нетрудоспособности. При этом на лицевой стороне листка нетрудоспособности, выдаваемого для предъявления по основному месту работы, делается пометка «основной», а для представления, например, по месту работы в качестве совместителя – «внешнее совместительство».
Застрахованные лица должны обратиться за пособием по временной нетрудоспособности не позднее шести месяцев со дня, когда они были выписаны на работу либо им была назначена инвалидность.
Такой же срок установлен матерям для обращения за пособием по временной нетрудоспособности, который исчисляется со дня окончания отпуска по беременности и родам.
Вышеуказанный шестимесячный срок является предельным.
Перечень уважительных причин пропуска срока обращения за пособием по временной нетрудоспособности, по беременности и родам утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2007 № 74.
Любая ошибка, допущенная при заполнении листка нетрудоспособности, может стать причиной отказа ФСС РФ в возмещении организации суммы, потраченной на выплату работнику пособия по временной нетрудоспособности.
Лицевая сторона бланка листка нетрудоспособности оформляется медицинским учреждением, а оборотная – уполномоченными сотрудниками организации. Разъяснения по заполнению листка нетрудоспособности приведены в письме ФСС РФ от 25.05.2007 № 02-18/07-4782. На оборотной стороне листка нетрудоспособности указываются сведения, необходимые для назначения пособия, и рассчитывается сумма, подлежащая выплате работнику.
В первом разделе оборотной стороны листка нетрудоспособности, представленного работником к оплате, отражаются наименование организации, название структурного подразделения, должность (профессия) работника и его табельный номер. В следующую строку заносятся вид трудового договора (постоянный или срочный) и его срок. Если трудовой договор бессрочный, в соответствующей строке ставится прочерк. В этом разделе листка нетрудоспособности указываются период, в течение которого работник болел, дата, когда он приступил к работе, и дата заполнения этого раздела. Сведения первого раздела оборотной стороны заверяются подписью руководителя подразделения, в котором трудится работник, и табельщика, заполнившего этот раздел.
Во втором разделе листка нетрудоспособности сотрудник отдела кадров организации приводит с точностью до дня продолжительность страхового стажа работника, представившего этот листок, согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Далее указывается, имеет ли работник группу инвалидности с ограничением способности к труду, относится ли он к лицам:
– подвергшимся воздействию радиации;
– имеющим поствакцинальное осложнение;
– работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
– осуществляющим уход за ребенком-инвалидом.
Сотрудник отдела кадров проставляет вышеуказанные отметки только при наличии подтверждающих документов (свидетельства об инвалидности, справки из органов социальной защиты населения о том, что ребенок является инвалидом, и т.д.).
Все сведения, приведенные во втором разделе, заверяются подписью руководителя кадровой службы организации; они необходимы для правильного расчета суммы пособия по временной нетрудоспособности.
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации, независимо от страхового стажа получают пособие по временной нетрудоспособности исходя из 100 % среднего заработка, но не выше установленного максимального размера (ст. 14 Закона РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и ст. 2 Федерального закона «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»).
Если даже в каком-либо месяце сумма фактически выплаченных отпускных (включая единый социальный налог) окажется больше, чем размер сформированного резерва на оплату отпусков, на расходы для целей налогообложения прибыли относятся только суммы ежемесячных отчислений в резерв.
В соответствии с п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода (31 декабря отчетного года) организация обязана провести инвентаризацию созданного резерва.
При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, организация обязана по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был создан, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался данный резерв.
В течение налогового периода организация обычно увольняет работников и принимает новых. При этом вновь принятым работникам предоставляются оплачиваемые отпуска.
Предоставление оплачиваемых отпусков работникам, не состоящим в штате организации на начало налогового периода, не изменяет порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и размер ежемесячных отчислений в него.
Пример.
Если фактически начисленный в налоговом периоде резерв составил в организации 1 120 000 руб., а сумма фактических расходов на оплату использованных в этом периоде отпусков – 1 400 000 руб., то по состоянию на 31 декабря данного года в расходы включается сумма 280 000 руб. (1 400 000 руб. – 1 120 000 руб.).
Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
Под недоиспользованными на последний день текущего налогового периода суммами резерва на оплату отпусков понимается разница между суммой начисленного в отчетном периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом единого социального налога) и на предстоящую оплату не использованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом единого социального налога, исчисленного по методике, применяемой при формировании данного резерва).
Таким образом, если организация не изменяет учетную политику в отношении создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода она может иметь определенный в результате инвентаризации остаток недоиспользованного резерва. Иными словами, организация имеет право не включать в состав внереализационных доходов остаток неиспользованного резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в части, приходящейся на оплату перенесенных в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации на следующий год отпусков, но она вправе делать это только при условии формирования вышеуказанного резерва в следующем налоговом периоде (письмо Минфина России от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46).
Сумма остатка резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, не использованного на оплату отпусков и переносимого на следующий налоговый период, определяется исходя из точного количества дней отпусков, не использованных работниками за текущий год, среднедневного заработка этих работников, который рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, и единого социального налога.
Пример.
Сумма фактически начисленного в налоговом периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков организации составила 1 120 000 руб.
Сумма фактических расходов на оплату использованных в данном периоде отпусков (с учетом единого социального налога) составила 950 000 руб.
Сумма переносимого на следующий налоговый период резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (сумма расходов на оплату не использованных в данном налоговом периоде и перенесенных в соответствии с действующим законодательством о труде на следующий год отпусков) – 100 000 руб.
В состав налоговой базы текущего налогового периода должны быть включены 70 000 руб. (1 120 000 руб. – 950 000 руб. – 100 000 руб.).
Таким образом, суммы оплаты переходящих на следующий год отпусков, начисленные в текущем налоговом периоде, учитываются для целей налогообложения прибыли за счет резерва, начисленного в текущем налоговом периоде, и не включаются в состав расходов следующего налогового периода, а только «присоединяются».
Если в следующем налоговом периоде в организации планируется сохранить практику создания резерва на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков, то производится новый расчет ежемесячного процента отчислений в данный резерв исходя из количества дней не использованного в прошедшем периоде отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.
Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка такого резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается в налоговую базу (в составе внереализационных доходов) текущего налогового периода для целей налогообложения.
Пример.
Сумма фактически начисленного в налоговом периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков составила 1 120 000 руб.
Сумма фактических расходов на оплату использованных в данном периоде отпусков (с учетом единого социального налога) составила 950 000 руб.
В следующем налоговом периоде организация не планирует создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.
Для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода включается сумма 170 000 руб. (1 120 000 руб. – 950 000 руб.).
1.16.2. Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Решение организации о создании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков должно быть отражено в ее учетной политике в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н.Данный резерв формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 суммы создаваемого резерва.
Общий размер резерва предстоящих расходов на оплату отпусков включает предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с начислениями на эту сумму (единого социального налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Пример.
Предполагаемая годовая сумма расходов организации на резерв предстоящих расходов на оплату отпусков – 1 000 000 руб.
Единый социальный налог, рассчитанный по ставке 26 %, – 260 000 руб. (1 000 000 руб. x26 %).
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний исходя из тарифа 0,2 % – 2000 руб. (1 000 000 руб. x0,2 %).
Общая расчетная сумма резерва должна составить 1 262 000 руб. (1 000 000 руб. + 260 000 руб. + 2000 руб.).
Размер ежемесячных отчислений в резерв – 105 166,67 руб. (1 262 000 руб.: 12 мес.).
Таким образом, размер ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете представляет собой постоянную (не меняющуюся месяц от месяца) величину.
Для обобщения информации о состоянии и движении зарезервированных сумм используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».
При отчислении сумм в счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков оформляется следующая проводка:
Д-т 20(23«Вспомогательные производства»,25, 26, 44)К-т 96– отражена 1/12 предполагаемой годовой суммы резерва на оплату отпусков [с учетом единого социального налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ежемесячно)].
Использование сумм резерва на оплату фактически предоставленных отпусков в бухгалтерском учете оформляется следующими проводками:
Д-т 96 К-т 70– отражена сумма начисленной оплаты отпусков;
Д-т 96 К-т 69– отражены суммы единого социального налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные на сумму оплаты отпусков.
Организация вправе закрепить в бухгалтерском учете такой порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, который принят в налоговом учете. Это позволит избежать необходимости создавать отдельный налоговый регистр для учета данного резерва и не придется отражать в бухгалтерском учете возникающие разницы, как того требует Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденное приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.
1.17. Документальное оформление отпусков
ТК РФ предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков, который согласно ст. 123 настоящего Кодекса должен составляться во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При составлении графика отпусков обязательно должно быть учтено мнение органа первичной профсоюзной организации.Работодатель должен уведомить работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков, составляемого по унифицированной форме № Т-7 «График отпусков», утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», руководитель издает соответствующий приказ.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором, применяются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».
Приказы (формы № Т-6 и Т-6а) составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под роспись.
Специалисты отмечают несовершенство унифицированных форм № Т-6 и Т-6а, заключающееся, в частности, в том, что в них не предусмотрено:
– место для указания основания предоставления отпуска (график отпусков, заявление работника, справка-вызов и т.д.);
– место для пояснений, каким образом определен рабочий год, за который предоставляется отпуск (это важно, если рабочий год сдвигается на определенное количество дней отпуска без сохранения заработной платы, если предоставляется дополнительный отпуск за вредные условия труда).
Поэтому не является нарушением внесение дополнительных реквизитов в унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Пример.
По общему правилу, в строке формы № Т-6 (в графах 6—7 формы № Т-6а) «за период работы» указываются даты начала и окончания того рабочего года, в счет которого предоставляется отпуск.
Если отпуск разделен на несколько частей, то в приказе о предоставлении очередной части отпуска в данной строке (графах) будут указываться одни и те же сведения, что правильно, но не наглядно.
Работники (и бухгалтеры, и работники отдела кадров) считают, что было бы удобнее показывать, какой период (уже отработанный или еще не отработанный) покрывает предоставляемая в данном конкретном случае часть отпуска.
Например, работнику предоставлялся в течение 2007 года отпуск за рабочий год с 8 октября 2006 года по 7 октября 2007 года с разбивкой на части: 7 календарных дней – со 2 по 8 мая; 21 календарный день – с 7 по 27 августа.
В связи с вышеприведенным при заполнении формы № Т-6 можно было указать:
– предоставить отпуск за период работы с 8 октября 2006 года по 7 октября 2007 года в части, приходящейся на период с 8 октября 2006 года по 7 февраля 2007 года, на 7 календарных дней со 2 мая 2007 года по 8 мая 2007 года;
– предоставить отпуск за период работы с 8 октября 2006 года по 7 октября 2007 года в части, приходящейся на период с 8 февраля 2007 года по 7 октября 2007 года, на 21 календарный день с 7 августа 2007 года по 27 августа 2007 года.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС МС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Поскольку ТК РФ не уточняет, о каких именно днях идет речь, можно сделать вывод, что не будет считаться нарушением выплата отпускных за три календарных (а не рабочих) дня до начала отпуска.
Выплата отпускных сумм более чем за три дня до начала отпуска вполне правомерна.
2. Пособия по временной нетрудоспособности
2.1. Общие положения
В случае временной нетрудоспособности работника организация-работодатель выплачивает ему пособие по временной нетрудоспособности.Правила назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам установлены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» (далее – Закон об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности).
С 1 января 2007 года все ранее принятые нормативно-правовые акты о назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (далее – пособия по временной нетрудоспособности) применяются только в той части, которая не противоречит Закону об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности.
Этот нормативный акт не применяется в отношении выплаты пособий по временной нетрудоспособности, вызванной несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями, которая регулируется Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – Закон об обязательном страховании от несчастных случаев).
Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91 утверждены Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной трудоспособности, по беременности и родам.
Сумма пособий по временной нетрудоспособности исчисляется на основе среднего заработка работника, определяемого по правилам, приведенным в Положении об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию, утвержденном постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375 (далее – Положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности), которым работодатели должны руководствоваться начиная с 1 января 2007 года.
Основным документом для назначения пособия по временной нетрудоспособности является выданный работнику листок нетрудоспособности (больничный лист). Другие документы не могут служить основанием для выплаты данного пособия.
В случае утери листка нетрудоспособности пособие по временной нетрудоспособности может быть выдано по дубликату этого листка.
2.2. Назначение пособий по временной нетрудоспособности
2.2.1. Право на получение пособия по временной нетрудоспособности
Пособие по временной нетрудоспособности имеют право получать физические лица, подлежащие обязательному социальному страхованию, а именно:– лица, работающие в организациях и у индивидуальных предпринимателей на основании трудовых договоров;
– адвокаты, индивидуальные предприниматели, в том числе члены крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ), физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, члены родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, которые добровольно вступили в отношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и уплачивают за себя страховые взносы ФСС РФ;
– граждане, уволившиеся с работы либо прекратившие служебную или иную деятельность, при осуществлении которой они подлежали обязательному социальному страхованию (независимо от причины увольнения), в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы исходя из 60 % среднего заработка;
– лица, которые подписали трудовой договор, но заболели до выхода на работу. При этом они могут получить оплату по листку нетрудоспособности, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Причем за тот день, когда трудовой договор был расторгнут (день увольнения), пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается. Граждане, которые прекратили служебную или иную деятельность, при которой уплачивались взносы в ФСС РФ, или только собираются приступить к работе, могут получить оплату по листку нетрудоспособности, если он был выдан в связи с их заболеванием или травмой. В иных случаях наступления временной нетрудоспособности они не имеют права на получение пособия. Пособие по беременности и родам им также не полагается;
– лица, осужденные к лишению свободы и привлеченные к оплачиваемому труду. Однако общие правила на них не распространяются. Они обеспечиваются пособиями в особом порядке, который определен Положением об обеспечении пособиями по обязательному государственному социальному страхованию осужденных к лишению свободы лиц, привлеченных к оплачиваемому труду, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.10.2001 № 727.
Пособие по временной нетрудоспособности не имеют права получать:
– неработающие граждане, за которых не перечисляются страховые взносы в ФСС РФ;
– граждане, заключившие с работодателем не трудовые, а гражданско-правовые договоры.
В соответствии со ст. 9 Закона об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности застрахованное лицо не имеет права на получение пособия за периоды:
– освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы либо без оплаты (кроме случаев заболевания или травмы, наступившей во время ежегодного оплачиваемого отпуска);
– отстранения от работы, если за это время не начисляется заработная плата;
– заключения под стражу или административного ареста;
– проведения судебно-медицинской экспертизы.
Речь в данном случае идет не о том, в какой момент наступила временная нетрудоспособность, а за какие дни застрахованному лицу нельзя начислять пособие по временной нетрудоспособности.
Примеры.
1.Работник ушел в отпуск без сохранения заработной платы на период с 9 по 12 июня 2008 года. Во время этого отпуска он заболел. Листок нетрудоспособности этого работника может быть оплачен только начиная со дня окончания отпуска – с 12 июня.
2.Работник является студентом вечернего отделения института. 30 июля 2008 года он заболел. С 1 августа у него началась экзаменационная сессия. После окончания сессии работник вышел на работу и представил в бухгалтерию для оплаты листок нетрудоспособности и справку-вызов на сессию из института. Пособие по временной нетрудоспособности сотруднику должно быть выплачено за два дня (30 и 31 июля), поскольку с 1 августа у него начнется оплачиваемый учебный отпуск (дни освобождения от работы).
3.Работница находилась со 2 по 30 июля 2008 года в очередном оплачиваемом отпуске. После отпуска она принесла в бухгалтерию листок нетрудоспособности, выданный ей на период с 20 по 26 июня в связи с болезнью ребенка. Эта работница не имеет права на получение пособия по временной нетрудоспособности ввиду того, что листок нетрудоспособности был выдан ей не по причине наступления у нее заболевания или травмы, а по уходу за больным ребенком.
4.В связи с задержкой заработной платы на срок более 15 дней работник написал заявление, что с 26 июня 2008 года он не выходит на работу до выплаты заработной платы. На следующий день он заболел. Этому работнику должно быть назначено и оплачено пособие по временной нетрудоспособности, так как период невыхода на работу из-за задержки заработной платы приравнивается к времени простоя и оплачивается в соответствующем порядке.
Пособие по временной нетрудоспособности нельзя назначать застрахованному лицу в случае, если временная нетрудоспособность этого лица наступила в результате умышленного причинения вреда своему здоровью или попытки самоубийства, установленного судом, либо вследствие совершения умышленного преступления.
Размер пособия по временной нетрудоспособности может быть снижен до суммы, не превышающей 1 МРОТ за полный календарный месяц, в результате следующих действий застрахованного лица:
– нарушение в период временной нетрудоспособности без уважительных причин режима, предписанного врачом;
– неявка без уважительных причин в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальной экспертизы;
– заболевание или травма, наступившие вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
2.2.2. Обращение за пособием по временной нетрудоспособности. Заполнение листка нетрудоспособности
2.2.2.1. Общие положения
Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются застрахованным лицам на основании листков нетрудоспособности, выданных медицинским учреждением. В соответствии со ст. 13 Закона об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности и в целях упорядочения выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514 утвержден Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности.Если гражданин работает на условиях внешнего совместительства, пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются ему каждым работодателем. Поэтому лечебное учреждение обязано выдать такому работнику несколько листков нетрудоспособности. При этом на лицевой стороне листка нетрудоспособности, выдаваемого для предъявления по основному месту работы, делается пометка «основной», а для представления, например, по месту работы в качестве совместителя – «внешнее совместительство».
Застрахованные лица должны обратиться за пособием по временной нетрудоспособности не позднее шести месяцев со дня, когда они были выписаны на работу либо им была назначена инвалидность.
Такой же срок установлен матерям для обращения за пособием по временной нетрудоспособности, который исчисляется со дня окончания отпуска по беременности и родам.
Вышеуказанный шестимесячный срок является предельным.
Перечень уважительных причин пропуска срока обращения за пособием по временной нетрудоспособности, по беременности и родам утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2007 № 74.
2.2.2.2. Заполнение листка нетрудоспособности
Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172.Любая ошибка, допущенная при заполнении листка нетрудоспособности, может стать причиной отказа ФСС РФ в возмещении организации суммы, потраченной на выплату работнику пособия по временной нетрудоспособности.
Лицевая сторона бланка листка нетрудоспособности оформляется медицинским учреждением, а оборотная – уполномоченными сотрудниками организации. Разъяснения по заполнению листка нетрудоспособности приведены в письме ФСС РФ от 25.05.2007 № 02-18/07-4782. На оборотной стороне листка нетрудоспособности указываются сведения, необходимые для назначения пособия, и рассчитывается сумма, подлежащая выплате работнику.
В первом разделе оборотной стороны листка нетрудоспособности, представленного работником к оплате, отражаются наименование организации, название структурного подразделения, должность (профессия) работника и его табельный номер. В следующую строку заносятся вид трудового договора (постоянный или срочный) и его срок. Если трудовой договор бессрочный, в соответствующей строке ставится прочерк. В этом разделе листка нетрудоспособности указываются период, в течение которого работник болел, дата, когда он приступил к работе, и дата заполнения этого раздела. Сведения первого раздела оборотной стороны заверяются подписью руководителя подразделения, в котором трудится работник, и табельщика, заполнившего этот раздел.
Во втором разделе листка нетрудоспособности сотрудник отдела кадров организации приводит с точностью до дня продолжительность страхового стажа работника, представившего этот листок, согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Далее указывается, имеет ли работник группу инвалидности с ограничением способности к труду, относится ли он к лицам:
– подвергшимся воздействию радиации;
– имеющим поствакцинальное осложнение;
– работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
– осуществляющим уход за ребенком-инвалидом.
Сотрудник отдела кадров проставляет вышеуказанные отметки только при наличии подтверждающих документов (свидетельства об инвалидности, справки из органов социальной защиты населения о том, что ребенок является инвалидом, и т.д.).
Все сведения, приведенные во втором разделе, заверяются подписью руководителя кадровой службы организации; они необходимы для правильного расчета суммы пособия по временной нетрудоспособности.
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации, независимо от страхового стажа получают пособие по временной нетрудоспособности исходя из 100 % среднего заработка, но не выше установленного максимального размера (ст. 14 Закона РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и ст. 2 Федерального закона «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»).
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента