Часть II
Офисные программы

   К редактору текстов Microsoft Word бухгалтер обращается довольно часто. Это происходит тогда, когда необходимо подготовить отчет, объединить результаты деятельности предприятия в таблицу, подготовить договор.
   Редактор Word используют для создания и оформления текстов. Кроме текстов и таблиц с помощью редактора Word можно создавать веб-страницы для размещения их во Всемирной паутине. Любой документ, созданный в редакторе Word, можно сохранить в формате HTML, то есть использовать язык гиперссылок. Познакомимся с программой Word.
   Запустите программу Word командой Пуск → Все программы → Microsoft Word главного меню.
   Окно редактора содержит стандартные элементы: строку заголовка, строку меню, панели инструментов, строку состояния и рабочее поле программы.
   В заголовке окна редактора Word кроме названия программы отражается и имя редактируемого файла. Каждый пункт меню в строке меню имеет свое подменю. Чтобы выполнить команду меню, щелкните на ее имени. Для просмотра текста, который не помещается на экране, служат вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Здесь же расположены кнопки для перехода к следующей странице документа. Не забудьте, что для перехода по страницам можно использовать клавиши PageUp и PageDown. Если необходимо просмотреть разные части документа, нужно изменить размеры открытого окна. Подведите указатель мыши к границе окна. При этом указатель превратится в двунаправленную стрелку. Захватите таким указателем границу окна и, удерживая левую кнопку мыши, переместите его. Вид окна после изменения размеров приведен на рис. 6.1.
   Рис. 6.1. Окно редактора Word после изменения размеров
 
   Вернуть первоначальное состояние окна можно тем же способом. Управлять изменением размеров окна и их перемещением можно и с клавиатуры. Для этого используйте команду Размер системного меню. После выбора команды измените клавишами управления курсором размер окна и нажмите клавишу Enter.

   Под строкой меню находятся так называемые панели инструментов. Кнопки на этих панелях предназначены для ускоренного (по сравнению с выбором в меню) выполнения команд. При первом запуске после установки на компьютер в окне Word видимы только две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, – на самом деле их гораздо больше. Вывести другие панели инструментов на экран можно соответствующей командой подменю Панели инструментов меню Вид. Для вывода панелей удобно использовать и контекстное меню. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов. Появится меню с названием панелей. На экране присутствуют те панели, около названий которых в меню стоит галочка. Не старайтесь запоминать назначение кнопок панелей инструментов: если вы подведете указатель мыши к любой кнопке, то увидите всплывающую подсказку.
   Рассмотрим подробнее назначение некоторых кнопок панелей инструментов.
   Панель инструментов Стандартная приведена на рис. 6.2. Кнопки Создать, Открыть, Сохранить используются для работы с файлами. Кнопка Печать поможет вывести документ на печать. Кнопку Предварительный просмотр удобно использовать для просмотра документа перед печатью. Кнопка Правописание позволяет проверить текст на наличие ошибок. Не забывайте использовать кнопки редактирования Вырезать, Копировать в буфер, Копировать из буфера. С помощью этих кнопок можно скопировать выделенный фрагмент текста в буфер обмена, а затем вставить в нужном месте документа. Для форматирования (под форматированием понимается улучшение внешнего вида текста) удобно использовать кнопку Формат по образцу. С ее помощью с любовью выполненное форматирование какого-либо фрагмента текста можно применить к другим частям текста.
   Рис. 6.2. Стандартная панель инструментов
 
   Иногда, выполнив форматирование, мы убеждаемся, что оно оказалось неудачным. В этом случае удобно воспользоваться кнопкой Отмена и отменить одно или несколько неудачных действий, выбрав эти действия из открывающегося списка. Если вы все же решили оставить выполненное форматирование, нажмите кнопку Вернуть. Кнопку Непечатаемые символы удобно использовать при форматировании текста. Если щелкнуть на ней, то в тексте отобразятся все символы, которые используются при форматировании и в обычном режиме не видны. Это признак конца абзаца, пробел и табуляция.
   Кнопка Масштаб используется при настройке изображения на экране. С ее помощью устанавливается масштаб увеличения или уменьшения изображения. Не пренебрегайте этой кнопкой, если бережете свое зрение. На реальный размер текста при печати настройка изображения не влияет.
   Кроме названных кнопок на панель можно вывести те кнопки, которые вам нужны для работы. Добавить кнопки можно с помощью команды Сервис → Настройка. О том, как это делать, будет рассказано в подразделе «Настройка».
   Другой панелью инструментов, автоматически выводимой на экран, является панель Форматирования. Кнопки этой панели мы будем использовать при форматировании текста. Перечислим назначение этих кнопок (рис. 6.3).
   Рис. 6.3. Панель инструментов форматирования
 
   Первая на панели кнопка Стиль. С ее помощью выбирают стиль форматирования для выделенного фрагмента текста. Под стилем понимается сразу несколько параметров форматирования, применяемых одновременно. Например, для заголовка надо выполнить выравнивание по центру и взять шрифт Arial размером 16 пт. Под стилем Обычный, который установлен по умолчанию, понимается форматирование с выравниванием по левому краю шрифтом Times New Roman размером 10 пт.
   Далее на панели Форматирование расположены раскрывающиеся списки для выбора названия шрифта, его размера, начертания. Тут же находятся кнопки выравнивания абзаца по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине, кнопка изменения цвета шрифта и создания рамок.

   Сверху и слева от окна редактора Word располагаются линейки, которые помогут вам оценить истинные размеры границ текста на листе бумаги. По умолчанию, то есть так, как установлено разработчиками программы, цифры на линейках означают сантиметры для русской версии и дюймы для английской. Скрыть или показать линейки на экране можно с помощью команды Вид → Линейка.
   В нижней части открытого окна находится строка состояния. Размещенные здесь индикаторы не только отображают состояние определенного режима, но и допускают переключение этого режима. В строке состояния отображаются номер текущей страницы документа, общее количество страниц в документе, номер строки и колонки, в которой находится текстовый курсор. Там же находятся кнопки переключения вставки и замены символов (ЗАМ), кнопка включения режима записи исправлений (ИСПР) и кнопка записи макросов (ЗАП). Изменить режим можно двойным щелчком на индикаторе.
   В левой части окна над строкой состояния находятся кнопки переключения режимов просмотра документа. Обычный режим используют при наборе текста, однако в этом режиме нельзя просмотреть вставленные в текст рисунки и графику. Режим разметки – это наиболее удобный режим работы с документом. В этом режиме отображаются все графические элементы документа. Режим структуры удобен при просмотре и формировании разделов большого многостраничного документа.

   Для настройки программы используется окно Настройка, открыть которое можно командой Сервис → Настройка. Это окно содержит три вкладки: Панели инструментов, Команды и Параметры. На вкладке Панели инструментов устанавливается флажок у названий тех панелей, которые должны быть выведены на экран.
   Вкладка Команды используется для добавления кнопок на панель инструментов. На вкладке Параметры устанавливаются дополнительные настройки для панелей инструментов: вид значков, показ всплывающих подсказок и т. д.

   Для создания новой панели инструментов выберите команду Сервис → Настройка и в открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Далее в окне Создание панелей инструментов дайте новой панели название и щелкните на кнопке ОК. На экране появится пустая панель. На нее можно вывести необходимые вам кнопки.
   Покажем, как добавить кнопки на панель инструментов. После щелчка на вкладке Команды откроется окно Настройка. Выберите категорию, к которой относится выводимая на панель кнопка. Всплывающая подсказка поможет разъяснить назначение команды. Можно перетащить кнопку на панель, соответствующую данной категории, или создать отдельную панель и вывести дополнительные кнопки на нее.

Задание 1

   В качестве примера добавим на панель инструментов кнопки Верхний индекс и Нижний индекс. Для этого проделайте следующее:
   1. Выберите команду Сервис → Настройка и щелкните на вкладке Команды.
   2. В поле Категории укажите категорию, к которой относится выводимая на панель кнопка. В нашем примере это категория Формат.
   3. Выберите команду из списка и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее на панель инструментов. В нашем примере перетащить надо команды Верхний индекс и Нижний индекс.
   Если возникает необходимость восстановить исходный вид панели, выделите ее на вкладке Панели инструментов и щелкните на кнопке Сброс.

   Примечание
   Чтобы удалить кнопки, выведенные на панель инструментов, поступают так. Выбрав команду Сервис → Настройка, на вкладке Команды устанавливают категорию, к которой относится кнопка, и, удерживая левую кнопку мыши, перетаскивают кнопку с панели в любое место экрана. Переместить или удалить кнопку можно и без открытия диалогового окна Настройка. Для этого используется перетаскивание при нажатой клавише Alt.

   Команду Сервис → Параметры используют для настройки записи исправлений, проверки правописания, автосохранения текста.
   В этом диалоговом окне на вкладке Сохранение можно установить пароль для открытия файла или пароль разрешения записи, а также указать, как часто следует производить автосохранение документа (рис. 6.4).
   Рис. 6.4. Параметры сохранения документов

   В редакторе Word имеется обширная справочная система. Вызвать справку можно командой Справка из строки меню. Удобно также использовать помощника. Помощник – очаровательный человечек, или кошечка, или скрепка – появится, если выбрать команду Справка → Показать помощника. Чтобы получить подсказку от помощника, дважды щелкните на нем, в появившемся окне введите свой вопрос и щелкните на кнопке Найти. Если присутствие помощника не требуется, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Скрыть.

   Работа с текстом обычно не вызывает трудностей даже у начинающих пользователей.
   Можно предложить два основных приема работы. Если вам заранее известны требования, предъявляемые к тексту (размер шрифта, величина междустрочного интервала, отступы), установите их, щелкнув для этого на соответствующих кнопках панели инструментов Форматирование или выбрав команду Формат → Шрифт. Если вы собираетесь форматировать текст позднее, то используйте стиль, установленный по умолчанию. Сохраните набранный текст и только затем приступайте к изменению его внешнего вида.
   Запомните, что в редакторе Word курсор автоматически переводится на новую строку после того, как закончилось место на предыдущей строке. Для создания нового абзаца используйте клавишу Enter. Абзац – это отдельный текстовый фрагмент, который начинается с новой строки.

   Внимание!
   Запомните правило. Не нажимайте клавишу Enter для перехода на новую строку. Используйте ее лишь тогда, когда надо начать новый абзац.

   После набора и сохранения текста приступают к его форматированию. Под форматированием понимают изменение внешнего вида документа. Это очень простое действие выполняется так. Выделите символы, которые собираетесь форматировать, а затем меняйте шрифт, начертание, цвет и т. д., используя элементы управления панели форматирования.
   По умолчанию в редакторе используется шрифт Times New Roman. Он относится к шрифтам True Туре. Эти шрифты являются масштабируемыми шрифтами, и все размеры шрифтов, от 4 до 127 пунктов, не имеют искажений. Большинство современных текстовых процессоров поддерживают шрифты True Туре. Они являются основными шрифтами Windows.
   В комплект поставки Windows входят такие шрифты, как Arial, Courier, Symbol, Times New Roman. Arial относится к группе Гельветика. Символы этой группы не имеют засечек и контраста. Шрифт Arial используется для системных сообщений, в заголовках меню. Он несколько крупнее, чем другие шрифты того же размера.

   Вспомним основные приемы выделения текста. Выделение в Word производится так же, как и в редакторе Блокнот (табл. 6.1).