Страница:
– обслуживание клиентов (работа с клиентами, прием платежных документов, заключение контрактов, сделок, консультирование, предоставление выписок, кассовые операции, подготовка и отправка первых рейсов межбанковских платежей);
– сверка и закрытие дня (проведение внутренних операций, последующий контроль операций, проверка документов, поиск и исправление ошибок, отправка межбанковских платежей, подготовка отчетности, формирование документов дня);
– окончательное утверждение отчетности (получение выписки из Банка России и банков-корреспондентов с подтверждением прохождения платежей, окончательное визирование отчетности и баланса руководителем банка и главным бухгалтером).
В основе организации учетно-операционной работы в банках лежат следующие требования:
– все операции с документами, принятыми от клиентов в течение определенного времени, а также поступившими от органов связи и одногородних учреждений банков, отражаются в бухгалтерском учете в тот же день;
– платежные поручения, принятые на инкассо за 2 часа до окончания рабочего дня, должны быть отправлены в учреждения банков по месту нахождения счета плательщика в тот же день;
– документы, поступившие в банк после окончания операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете следующего рабочего дня;
– платежи по имеющимся претензиям производятся за счет свободного остатка средств на начало рабочего дня и за счет денег, поступивших в банк в течение операционного времени;
1.2. Особенности организации бухгалтерского учета в банках
– сверка и закрытие дня (проведение внутренних операций, последующий контроль операций, проверка документов, поиск и исправление ошибок, отправка межбанковских платежей, подготовка отчетности, формирование документов дня);
– окончательное утверждение отчетности (получение выписки из Банка России и банков-корреспондентов с подтверждением прохождения платежей, окончательное визирование отчетности и баланса руководителем банка и главным бухгалтером).
В основе организации учетно-операционной работы в банках лежат следующие требования:
– все операции с документами, принятыми от клиентов в течение определенного времени, а также поступившими от органов связи и одногородних учреждений банков, отражаются в бухгалтерском учете в тот же день;
– платежные поручения, принятые на инкассо за 2 часа до окончания рабочего дня, должны быть отправлены в учреждения банков по месту нахождения счета плательщика в тот же день;
– документы, поступившие в банк после окончания операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете следующего рабочего дня;
– платежи по имеющимся претензиям производятся за счет свободного остатка средств на начало рабочего дня и за счет денег, поступивших в банк в течение операционного времени;
1.2. Особенности организации бухгалтерского учета в банках
В широком смысле термин «организация» представляет собой внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее автономных частей целого, обусловленных его строением. Она обеспечивает взаимодействие материально– вещественной и личностной составляющих механизма банковского учета на одной технологической основе.
Таким образом, можно отметить, что организация банковского учета – это совокупность мероприятий, проводимых должностными лицами банка в соответствии с его учетной политикой, обеспечивающих полное и всестороннее отражение в учете всех банковских операций, всесторонний контроль за их проведением и соблюдение действующего законодательства. При этом ответственность за организацию учета в банках, соблюдение законодательства при осуществлении различных операций несут руководители банков.
Структура российского коммерческого банка в основном совпадает с основными видами операций, совершаемых конкретным банком, т. е. создаются отделы кассовых, валютных, кредитных, внутрихозяйственных и других операций. В качестве примера можно привести следующую функциональную структуру управления одним из российских банков (рис. 1).
Рис. 1. Схема аппарата управления банком
Учет в банках осуществляется учетно-операционным аппаратом, организация работы которого строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения; образования специализированных отделов; объединения в отделах работников в операционные бригады; предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.
Учетно-операционный персонал возглавляется главным бухгалтером банка, который утверждается руководителем банка и осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и утвержденными руководителем банка должностными обязанностями. В качестве примера можно привести следующие должностные обязанности главного бухгалтера одного из российских банков:
1) главный бухгалтер подчиняется непосредственно председателю правления банка;
2) главный бухгалтер:
– обеспечивает рациональную организацию учетно-операционной работы;
– формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику банка, исходя из необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;
– организует правильное и своевременное проведение банковских операций, рациональное построение документооборота;
– обеспечивает соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов;
– организует внутрибанковский контроль за законностью открытия счетов предприятиям, организациям, учреждениям, кооперативам и иным общественным организациям и за правомерностью проводимых по этим счетам операций;
– осуществляет контроль за строгим соблюдением правил совершения кассовых операций;
– осуществляет контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности банка;
– возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
– обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в структурных подразделениях банка на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;
– обеспечивает формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности банка, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;
– обеспечивает своевременную сверку аналитического учета с синтетическим, составление ежедневного баланса;
– разрабатывает графики документооборота и обслуживания клиентов и осуществляет контроль за их соблюдением;
– проверяет операции, подлежащие дополнительному контролю;
– проверяет периодичную и годовую бухгалтерскую отчетность;
– организует последующий контроль всех участков учетно-операционной работы, рассмотрение результатов этих проверок и осуществляет меры по устранению установленных проверками недостатков;
– организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;
– принимает участие в инвентаризациях операционной кассы, ценностей кладовой;
– обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников банка;
– участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности банка по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутренних резервов и устранения потерь;
– принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового законодательства;
– участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;
– ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;
– обеспечивает эффективное использование персональной вычислительной техники, имеющейся в банке, правильное использование работников, равномерное распределение работы между ними, соблюдение установленного режима работы между ними, соблюдение установленного режима работы;
– оказывает методическую помощь работникам банка по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа, создает условия для повышения профессионального роста работников подчиненных ему служб и структурных подразделений;
– контролирует соблюдение коммерческой тайны и обязательств сторон по заключенным договорам.
3) должен знать: положения, инструкции по организации бухгалтерского учета в банке, правила его ведения; инструкции, приказы, распоряжения и другие руководящие материалы по организационной работе, внутрибанковскому контролю; порядок отчетности учреждений банка по долгосрочному кредитованию, эмиссионно-кассовой работе; порядок инкассации денежной выручки и перевозки ценностей в учреждениях банка; формы и порядок финансовых расчетов; порядок приемки, оприходования, хранения денежных средств, товарно-материальных и других ценностей; правила расчетов с дебиторами и кредиторами, порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь; правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств; порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; правила проведения проверок и документальных ревизий; правила кредитования и финансирования предприятий, организаций, учреждений, кооперативов и иных общественных организаций; правила безналичных расчетов и кредитования по операциям, связанным с расчетами; порядок денежного обращения, выполнения операций с валютой, организацию производства, труда и управления; гражданское, трудовое, финансовое законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Структура учетно-операционного аппарата зависит от видов выполняемых банком услуг и от количества обслуживаемых клиентов. В его состав могут входить, например, следующие отделы:
1) отдел кассовых операций, который занимается оформлением кассовых документов и контролем за ними;
2) операционный, который выполняет функции учета расчетных операций;
3) учета операций с иностранной валютой, который ведет учет операций с наличной и безналичной иностранной валютой по срочным и кассовым сделкам, отчетность по ведению открытой валютной позиции;
4) учета ценных бумаг и вложений, который осуществляет учет приобретенных банком государственных и корпоративных ценных бумаг (включая векселя), участия банка в хозяйственной деятельности других организаций;
5) учета внутрихозяйственных операций, который выполняет функции оформления документов по учету основных средств, нематериальных активов, материалов и контроля за ними, а также расчеты по заработной плате;
6) отчетности и анализа, который подготавливает отчетность банка, проводит анализ финансовой деятельности банка, его ликвидности и доходности операций;
7) межфилиального учета, отражающий операции головного банка с филиалами.
Следует учитывать, что система учета, при которой все учетные работники находятся в едином структурном подразделении банка, называется централизованной.
Необходимо отметить, что в некоторых банках весь учет в части отражения операции по счетам и получения специализированной отчетности децентрализован. Это значит, что в каждом линейном подразделении, где это необходимо, существует своя бухгалтерия, которая в соответствии с установленными ей полномочиями выполняет весь комплекс учетной работы. В центральной бухгалтерии банка формируется консолидированная отчетность, ведется учет внутрихозяйственной деятельности банка, обеспечивается единая методология учета и осуществляются контрольные функции. Такая организация учета называется распределенной, и она чаще применяется в крупных банках.
В небольших и средних банках в основном используется централизованная организация учета, но при этом нередко учетные работники, отвечающие за оформление и учет отдельных банковских операций (кредитных, валютных, с ценными бумагами и др.), располагаются в подразделениях (отделах), ответственных за эти операции.
Основным звеном учетно-операционного аппарата являются ответственные исполнители (операционисты), которые осуществляют расчетное (кассовое) обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, в течение дня производят перечисление денег в установленной очередности.
В банке могут создаваться группы операционистов, выполняющих определенный вид работ (расчетные или кассовые операции и др.). Работой такой группы руководит контролер, который:
– подписывает документы и выписки из лицевых счетов контрольной подписью;
– проверяет правильность подписей на документах по расходованию денег;
– ведет кассовые журналы по расходу;
– удостоверяется в правильности сверки данных аналитического и синтетического учета;
– проверяет отчетность по выполняемым бригадой операциям и т. д.
Операционная группа организуется на тех участках, где совершаемые операции требуют дополнительного контроля, и в случае, если по уровню квалификации работников нецелесообразно организовывать совершение операций по системе ответственных исполнителей.
При этом в банках составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц. В этот перечень могут войти:
– все операции с фондами банка, драгоценными металлами и природными камнями;
– расходные кассовые операции с денежной наличностью;
– клиринговые расчеты;
– расчеты с филиалами;
– расчеты по внесению и возврату обязательных резервов;
– операции по закрытию счетов клиентов;
– все операции по счетам нерезидентов, за исключением счетов юридических лиц – нерезидентов в иностранной валюте;
– расчеты чеками;
– транзитные счета;
– расчеты с клиентами по покупке, продаже им иностранной валюты;
– суммы, поступившие или списанные с корреспондентских счетов до выяснения;
– все операции по счетам доходов, расходов, финансовых результатов, включая доходы и расходы будущих периодов;
– расчеты с дебиторами и кредиторами банка;
– операции, связанные с имуществом банка и его участием в деятельности других юридических лиц и т. д.
При этом перечень операций, подлежащих дополнительному контролю, может быть расширен по решению главного бухгалтера банка, который организует учетно-операционную работу и обеспечивает:
– контроль и отражение в счетах бухгалтерского учета всех операций, осуществляемых банком;
– оформление открытия расчетных, текущих и прочих счетов клиента;
– контроль исправлений в лицевых счетах, начисления процентов по счетам;
– контроль за использованием бланков строгого учета;
– представление руководству банка оперативной информации;
– составление бухгалтерской отчетности;
– осуществление экономического анализа финансовой деятельности банка и др.
Главный бухгалтер ежедневно проверяет:
1) заключение кассовых операций;
2) полноту оприходования денег;
3) сводку оборотов и баланс за день;
4) правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов.
Следует иметь в виду, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности.
В зависимости от структуры организации банковского учета главный бухгалтер может иметь несколько заместителей, которые, как правило, возглавляют определенные отделы. Это могут быть заместители по:
– учету валютных операций;
– учету ценных бумаг;
– внутрихозяйственному учету;
– операционному учету;
– учету доходов, расходов, финансовых результатов и составлению отчетности и др.
Главный бухгалтер определяет конкретные должностные обязанности учетных работников, которые утверждаются руководителем банка. В качестве примера можно привести следующие должностные обязанности одного из заместителей.
1) заместитель главного бухгалтера подчиняется непосредственно главному бухгалтеру и в его отсутствие выполняет его должностные обязанности;
2) заместитель главного бухгалтера осуществляет руководство подчиненным структурным подразделением – отделом бухгалтерского учета и отчетности;
3) заместитель главного бухгалтера:
– обеспечивает рациональную организацию учетно-операционной работы;
– организует правильное и своевременное проведение банковских операций, рациональное построение документооборота;
– организует внутрибанковский контроль за законностью открытия счетов предприятиям, организациям и за правомерностью проводимых по этим счетам операций;
– организует открытие счетов по внутрибанковским операциям;
– обеспечивает своевременное составление ежедневного баланса;
– проверяет операции, подлежащие дополнительному контролю;
– обеспечивает соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов;
– организует последующий контроль всех участков учетно-операционной работы, осуществляет меры по устранению недостатков;
– составляет и проверяет ежедневную, периодичную и годовую бухгалтерскую отчетность;
– составляет ежемесячно финансовую отчетность по форме № 17;
– составляет ежемесячно отчетность по неоплаченным в срок расчетным документам по форме К-2;
– отвечает за подготовку и отправку отчетности в РЦИ г. Саратова по форме № 102, форме № 350 «у»;
– осуществляет ведение корсчета, производит разработку выписок, зачисление денежных сумм на счета клиентов, распечатку документов;
4) должен знать: законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации, составлению отчетности, формы и методы бухгалтерского учета; план и корреспонденции счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета, порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; правила эксплуатации вычислительной техники; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
5) квалификационные требования: высшее образование и стаж работы в банковской системе не менее 3-х лет;
6) несет ответственность за: несоблюдение сроков и качества выполнения работ, приказов и распоряжений руководства банка, нарушение трудовой и производственной дисциплины.
Должностные обязанности заместителя старшего бухгалтера по учету валютных операций:
1) старший бухгалтер по валютным операциям подчиняется непосредственно заместителю главного бухгалтера;
2) старший бухгалтер по валютным операциям:
– осуществляет прием и контроль первичной документации от клиентов по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке бухгалтерией банка;
– отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением валютно-денежных средств;
– принимает к исполнению денежно-расчетные и платежные документы по валютным счетам клиентов: платежные поручения, платежные требования, мемориальные ордера и осуществляет их проводку;
– производит перечисление безналичных валютных денежных средств клиентов и собственных средств банка;
– производит перечисление платежей в бюджет, налогов и других выплат и платежей в иностранной валюте;
– осуществляет прием, обработку, формирование электронных валютных платежей;
– осуществляет операции по валютным текущим, транзитным, специальным транзитным, корсчетам клиентов, а также по внутрибанковским счетам в иностранной валюте;
– ведет бухгалтерский учет обязательств по срочным сделкам в иностранной валюте;
– начисляет в установленные сроки проценты по валютным вкладам клиентов;
– осуществляет проводки по конверсионным сделкам в иностранной валюте;
– ведет кассу банка в иностранной валюте, а также кассу пунктов обмены валюты;
– осуществляет ежедневно прием и обработку документации из пунктов обмена иностранной валюты банка (осуществляет проводки по покупке и продаже иностранной валюты, оформляет расходные кассовые ордера для выдачи аванса в пункты обмена валюты и приходные ордера на сумму остатка аванса, составляет препроводительную ведомость и сводную справку о кассовых оборотах в пунктах обмена иностранной валюты);
– подготавливает данные для бухгалтерии банка по символам для составления отчета по кассе;
– производит ежедневно пересчет курсовой разницы остатков валютных средств на счетах по курсу ЦБ РФ;
– осуществляет работу с СПВБ, получает документы и осуществляет их проводку в баланс, осуществляет перевод валютных средств с биржи по открытым корсчетам;
– осуществляет работу в системе «Клиент-Сбербанка», получает выписки, составляет и отправляет заявки на покупку и продажу валюты, а также заявления на перевод валютных средств от имени клиента;
– подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
– выполняет работу по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации;
– ведет внебалансовый учет (картотеку № 2) неоплаченных в срок платежных документов из-за отсутствия средств на текущем валютном счете клиента, списывает в установленные сроки и с соблюдением действующей очередности платежей суммы со счетов клиентов в оплату имеющихся претензий;
– несет ответственность за соблюдение очередности оплаты претензий и полное использование средств на погашение претензий с текущих валютных счетов, за соблюдение порядка осуществления платежей при наличии длительной просроченной задолженности;
– формирует выписки по лицевым счетам в иностранной валюте, осуществляет их оформление с приложением и выдачу клиентам;
– отвечает на запросы и письма, готовит справки для налоговой инспекции, учреждений Банка России, а также клиентов банка;
– повышает свой профессиональный уровень путем самоподготовки;
– обязан хранить в тайне информацию, содержащую служебную, коммерческую, банковские тайны в соответствии с условиями Положения по обеспечению сохранности сведений ограниченного распространения в банке;
3) должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета в банке; планы и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам учета; порядок документального оформления и отражения в системе бухгалтерского учета денежных средств и их движения; правила эксплуатации вычислительной техники; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
4) квалификационные требования: высшее экономическое образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3-х лет;
5) настоящие должностные инструкции не освобождают работников отдела от выполнения других задач, возложенных руководством банка на отдел бухгалтерского учета и отчетности;
6) в отсутствие того или иного работника отдела его должностные обязанности выполняются в соответствии с данными должностными инструкциями по устному (письменному) распоряжению начальника отдела;
7) за неисполнение своих должностных обязанностей, закрепленных в данном документе, работник несет персональную ответственность, при этом выполнение своих прямых обязанностей не освобождает бухгалтера от знания всего объема задач отдела бухгалтерского учета и отчетности;
8) порядок пересмотра инструкции: изменения в должностную инструкцию могут быть внесены главным бухгалтером, зам. главного бухгалтера.
Закрепление обязанностей за структурными подразделениями учетно-операционного аппарата и отдельными учетными работниками, а также последующее их перераспределение следует оформить записями в специальной книге учета распределения и перераспределения обязанностей между учетно-операционными работниками банка.
Важное значение при организации банковского учета имеет создание условий для более эффективной работы персонала и внедрение более передовой технологии учета. Это относится к:
– оборудованию рабочих мест и удобному их расположению для улучшения взаимодействия работников;
Таким образом, можно отметить, что организация банковского учета – это совокупность мероприятий, проводимых должностными лицами банка в соответствии с его учетной политикой, обеспечивающих полное и всестороннее отражение в учете всех банковских операций, всесторонний контроль за их проведением и соблюдение действующего законодательства. При этом ответственность за организацию учета в банках, соблюдение законодательства при осуществлении различных операций несут руководители банков.
Структура российского коммерческого банка в основном совпадает с основными видами операций, совершаемых конкретным банком, т. е. создаются отделы кассовых, валютных, кредитных, внутрихозяйственных и других операций. В качестве примера можно привести следующую функциональную структуру управления одним из российских банков (рис. 1).
Рис. 1. Схема аппарата управления банком
Учет в банках осуществляется учетно-операционным аппаратом, организация работы которого строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения; образования специализированных отделов; объединения в отделах работников в операционные бригады; предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.
Учетно-операционный персонал возглавляется главным бухгалтером банка, который утверждается руководителем банка и осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и утвержденными руководителем банка должностными обязанностями. В качестве примера можно привести следующие должностные обязанности главного бухгалтера одного из российских банков:
1) главный бухгалтер подчиняется непосредственно председателю правления банка;
2) главный бухгалтер:
– обеспечивает рациональную организацию учетно-операционной работы;
– формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику банка, исходя из необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;
– организует правильное и своевременное проведение банковских операций, рациональное построение документооборота;
– обеспечивает соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов;
– организует внутрибанковский контроль за законностью открытия счетов предприятиям, организациям, учреждениям, кооперативам и иным общественным организациям и за правомерностью проводимых по этим счетам операций;
– осуществляет контроль за строгим соблюдением правил совершения кассовых операций;
– осуществляет контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности банка;
– возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
– обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в структурных подразделениях банка на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;
– обеспечивает формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности банка, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;
– обеспечивает своевременную сверку аналитического учета с синтетическим, составление ежедневного баланса;
– разрабатывает графики документооборота и обслуживания клиентов и осуществляет контроль за их соблюдением;
– проверяет операции, подлежащие дополнительному контролю;
– проверяет периодичную и годовую бухгалтерскую отчетность;
– организует последующий контроль всех участков учетно-операционной работы, рассмотрение результатов этих проверок и осуществляет меры по устранению установленных проверками недостатков;
– организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;
– принимает участие в инвентаризациях операционной кассы, ценностей кладовой;
– обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников банка;
– участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности банка по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутренних резервов и устранения потерь;
– принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового законодательства;
– участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;
– ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;
– обеспечивает эффективное использование персональной вычислительной техники, имеющейся в банке, правильное использование работников, равномерное распределение работы между ними, соблюдение установленного режима работы между ними, соблюдение установленного режима работы;
– оказывает методическую помощь работникам банка по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа, создает условия для повышения профессионального роста работников подчиненных ему служб и структурных подразделений;
– контролирует соблюдение коммерческой тайны и обязательств сторон по заключенным договорам.
3) должен знать: положения, инструкции по организации бухгалтерского учета в банке, правила его ведения; инструкции, приказы, распоряжения и другие руководящие материалы по организационной работе, внутрибанковскому контролю; порядок отчетности учреждений банка по долгосрочному кредитованию, эмиссионно-кассовой работе; порядок инкассации денежной выручки и перевозки ценностей в учреждениях банка; формы и порядок финансовых расчетов; порядок приемки, оприходования, хранения денежных средств, товарно-материальных и других ценностей; правила расчетов с дебиторами и кредиторами, порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь; правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств; порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; правила проведения проверок и документальных ревизий; правила кредитования и финансирования предприятий, организаций, учреждений, кооперативов и иных общественных организаций; правила безналичных расчетов и кредитования по операциям, связанным с расчетами; порядок денежного обращения, выполнения операций с валютой, организацию производства, труда и управления; гражданское, трудовое, финансовое законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Структура учетно-операционного аппарата зависит от видов выполняемых банком услуг и от количества обслуживаемых клиентов. В его состав могут входить, например, следующие отделы:
1) отдел кассовых операций, который занимается оформлением кассовых документов и контролем за ними;
2) операционный, который выполняет функции учета расчетных операций;
3) учета операций с иностранной валютой, который ведет учет операций с наличной и безналичной иностранной валютой по срочным и кассовым сделкам, отчетность по ведению открытой валютной позиции;
4) учета ценных бумаг и вложений, который осуществляет учет приобретенных банком государственных и корпоративных ценных бумаг (включая векселя), участия банка в хозяйственной деятельности других организаций;
5) учета внутрихозяйственных операций, который выполняет функции оформления документов по учету основных средств, нематериальных активов, материалов и контроля за ними, а также расчеты по заработной плате;
6) отчетности и анализа, который подготавливает отчетность банка, проводит анализ финансовой деятельности банка, его ликвидности и доходности операций;
7) межфилиального учета, отражающий операции головного банка с филиалами.
Следует учитывать, что система учета, при которой все учетные работники находятся в едином структурном подразделении банка, называется централизованной.
Необходимо отметить, что в некоторых банках весь учет в части отражения операции по счетам и получения специализированной отчетности децентрализован. Это значит, что в каждом линейном подразделении, где это необходимо, существует своя бухгалтерия, которая в соответствии с установленными ей полномочиями выполняет весь комплекс учетной работы. В центральной бухгалтерии банка формируется консолидированная отчетность, ведется учет внутрихозяйственной деятельности банка, обеспечивается единая методология учета и осуществляются контрольные функции. Такая организация учета называется распределенной, и она чаще применяется в крупных банках.
В небольших и средних банках в основном используется централизованная организация учета, но при этом нередко учетные работники, отвечающие за оформление и учет отдельных банковских операций (кредитных, валютных, с ценными бумагами и др.), располагаются в подразделениях (отделах), ответственных за эти операции.
Основным звеном учетно-операционного аппарата являются ответственные исполнители (операционисты), которые осуществляют расчетное (кассовое) обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, в течение дня производят перечисление денег в установленной очередности.
В банке могут создаваться группы операционистов, выполняющих определенный вид работ (расчетные или кассовые операции и др.). Работой такой группы руководит контролер, который:
– подписывает документы и выписки из лицевых счетов контрольной подписью;
– проверяет правильность подписей на документах по расходованию денег;
– ведет кассовые журналы по расходу;
– удостоверяется в правильности сверки данных аналитического и синтетического учета;
– проверяет отчетность по выполняемым бригадой операциям и т. д.
Операционная группа организуется на тех участках, где совершаемые операции требуют дополнительного контроля, и в случае, если по уровню квалификации работников нецелесообразно организовывать совершение операций по системе ответственных исполнителей.
При этом в банках составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц. В этот перечень могут войти:
– все операции с фондами банка, драгоценными металлами и природными камнями;
– расходные кассовые операции с денежной наличностью;
– клиринговые расчеты;
– расчеты с филиалами;
– расчеты по внесению и возврату обязательных резервов;
– операции по закрытию счетов клиентов;
– все операции по счетам нерезидентов, за исключением счетов юридических лиц – нерезидентов в иностранной валюте;
– расчеты чеками;
– транзитные счета;
– расчеты с клиентами по покупке, продаже им иностранной валюты;
– суммы, поступившие или списанные с корреспондентских счетов до выяснения;
– все операции по счетам доходов, расходов, финансовых результатов, включая доходы и расходы будущих периодов;
– расчеты с дебиторами и кредиторами банка;
– операции, связанные с имуществом банка и его участием в деятельности других юридических лиц и т. д.
При этом перечень операций, подлежащих дополнительному контролю, может быть расширен по решению главного бухгалтера банка, который организует учетно-операционную работу и обеспечивает:
– контроль и отражение в счетах бухгалтерского учета всех операций, осуществляемых банком;
– оформление открытия расчетных, текущих и прочих счетов клиента;
– контроль исправлений в лицевых счетах, начисления процентов по счетам;
– контроль за использованием бланков строгого учета;
– представление руководству банка оперативной информации;
– составление бухгалтерской отчетности;
– осуществление экономического анализа финансовой деятельности банка и др.
Главный бухгалтер ежедневно проверяет:
1) заключение кассовых операций;
2) полноту оприходования денег;
3) сводку оборотов и баланс за день;
4) правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов.
Следует иметь в виду, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности.
В зависимости от структуры организации банковского учета главный бухгалтер может иметь несколько заместителей, которые, как правило, возглавляют определенные отделы. Это могут быть заместители по:
– учету валютных операций;
– учету ценных бумаг;
– внутрихозяйственному учету;
– операционному учету;
– учету доходов, расходов, финансовых результатов и составлению отчетности и др.
Главный бухгалтер определяет конкретные должностные обязанности учетных работников, которые утверждаются руководителем банка. В качестве примера можно привести следующие должностные обязанности одного из заместителей.
1) заместитель главного бухгалтера подчиняется непосредственно главному бухгалтеру и в его отсутствие выполняет его должностные обязанности;
2) заместитель главного бухгалтера осуществляет руководство подчиненным структурным подразделением – отделом бухгалтерского учета и отчетности;
3) заместитель главного бухгалтера:
– обеспечивает рациональную организацию учетно-операционной работы;
– организует правильное и своевременное проведение банковских операций, рациональное построение документооборота;
– организует внутрибанковский контроль за законностью открытия счетов предприятиям, организациям и за правомерностью проводимых по этим счетам операций;
– организует открытие счетов по внутрибанковским операциям;
– обеспечивает своевременное составление ежедневного баланса;
– проверяет операции, подлежащие дополнительному контролю;
– обеспечивает соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов;
– организует последующий контроль всех участков учетно-операционной работы, осуществляет меры по устранению недостатков;
– составляет и проверяет ежедневную, периодичную и годовую бухгалтерскую отчетность;
– составляет ежемесячно финансовую отчетность по форме № 17;
– составляет ежемесячно отчетность по неоплаченным в срок расчетным документам по форме К-2;
– отвечает за подготовку и отправку отчетности в РЦИ г. Саратова по форме № 102, форме № 350 «у»;
– осуществляет ведение корсчета, производит разработку выписок, зачисление денежных сумм на счета клиентов, распечатку документов;
4) должен знать: законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации, составлению отчетности, формы и методы бухгалтерского учета; план и корреспонденции счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета, порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; правила эксплуатации вычислительной техники; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
5) квалификационные требования: высшее образование и стаж работы в банковской системе не менее 3-х лет;
6) несет ответственность за: несоблюдение сроков и качества выполнения работ, приказов и распоряжений руководства банка, нарушение трудовой и производственной дисциплины.
Должностные обязанности заместителя старшего бухгалтера по учету валютных операций:
1) старший бухгалтер по валютным операциям подчиняется непосредственно заместителю главного бухгалтера;
2) старший бухгалтер по валютным операциям:
– осуществляет прием и контроль первичной документации от клиентов по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке бухгалтерией банка;
– отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением валютно-денежных средств;
– принимает к исполнению денежно-расчетные и платежные документы по валютным счетам клиентов: платежные поручения, платежные требования, мемориальные ордера и осуществляет их проводку;
– производит перечисление безналичных валютных денежных средств клиентов и собственных средств банка;
– производит перечисление платежей в бюджет, налогов и других выплат и платежей в иностранной валюте;
– осуществляет прием, обработку, формирование электронных валютных платежей;
– осуществляет операции по валютным текущим, транзитным, специальным транзитным, корсчетам клиентов, а также по внутрибанковским счетам в иностранной валюте;
– ведет бухгалтерский учет обязательств по срочным сделкам в иностранной валюте;
– начисляет в установленные сроки проценты по валютным вкладам клиентов;
– осуществляет проводки по конверсионным сделкам в иностранной валюте;
– ведет кассу банка в иностранной валюте, а также кассу пунктов обмены валюты;
– осуществляет ежедневно прием и обработку документации из пунктов обмена иностранной валюты банка (осуществляет проводки по покупке и продаже иностранной валюты, оформляет расходные кассовые ордера для выдачи аванса в пункты обмена валюты и приходные ордера на сумму остатка аванса, составляет препроводительную ведомость и сводную справку о кассовых оборотах в пунктах обмена иностранной валюты);
– подготавливает данные для бухгалтерии банка по символам для составления отчета по кассе;
– производит ежедневно пересчет курсовой разницы остатков валютных средств на счетах по курсу ЦБ РФ;
– осуществляет работу с СПВБ, получает документы и осуществляет их проводку в баланс, осуществляет перевод валютных средств с биржи по открытым корсчетам;
– осуществляет работу в системе «Клиент-Сбербанка», получает выписки, составляет и отправляет заявки на покупку и продажу валюты, а также заявления на перевод валютных средств от имени клиента;
– подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
– выполняет работу по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации;
– ведет внебалансовый учет (картотеку № 2) неоплаченных в срок платежных документов из-за отсутствия средств на текущем валютном счете клиента, списывает в установленные сроки и с соблюдением действующей очередности платежей суммы со счетов клиентов в оплату имеющихся претензий;
– несет ответственность за соблюдение очередности оплаты претензий и полное использование средств на погашение претензий с текущих валютных счетов, за соблюдение порядка осуществления платежей при наличии длительной просроченной задолженности;
– формирует выписки по лицевым счетам в иностранной валюте, осуществляет их оформление с приложением и выдачу клиентам;
– отвечает на запросы и письма, готовит справки для налоговой инспекции, учреждений Банка России, а также клиентов банка;
– повышает свой профессиональный уровень путем самоподготовки;
– обязан хранить в тайне информацию, содержащую служебную, коммерческую, банковские тайны в соответствии с условиями Положения по обеспечению сохранности сведений ограниченного распространения в банке;
3) должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета в банке; планы и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам учета; порядок документального оформления и отражения в системе бухгалтерского учета денежных средств и их движения; правила эксплуатации вычислительной техники; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
4) квалификационные требования: высшее экономическое образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3-х лет;
5) настоящие должностные инструкции не освобождают работников отдела от выполнения других задач, возложенных руководством банка на отдел бухгалтерского учета и отчетности;
6) в отсутствие того или иного работника отдела его должностные обязанности выполняются в соответствии с данными должностными инструкциями по устному (письменному) распоряжению начальника отдела;
7) за неисполнение своих должностных обязанностей, закрепленных в данном документе, работник несет персональную ответственность, при этом выполнение своих прямых обязанностей не освобождает бухгалтера от знания всего объема задач отдела бухгалтерского учета и отчетности;
8) порядок пересмотра инструкции: изменения в должностную инструкцию могут быть внесены главным бухгалтером, зам. главного бухгалтера.
Закрепление обязанностей за структурными подразделениями учетно-операционного аппарата и отдельными учетными работниками, а также последующее их перераспределение следует оформить записями в специальной книге учета распределения и перераспределения обязанностей между учетно-операционными работниками банка.
Важное значение при организации банковского учета имеет создание условий для более эффективной работы персонала и внедрение более передовой технологии учета. Это относится к:
– оборудованию рабочих мест и удобному их расположению для улучшения взаимодействия работников;