Тут необходимо сделать небольшое историческое отступление:
Первые визитные карточки появились в Китае в эпоху расцвета Сунской культуры. Они получили широкое распространение во Франции во время правления Людовика XIV. В XVIII веке каждый французский дворянин имел по несколько разных видов визиток.
Форма, цвет, формат визитной карточки должны были отвечать определенным правилам. Так, параметры визитки строго отражали социальное положение хозяина. Каждая новая визитка становилась все больше и пышнее предыдущей.
К концу XIX века резко меняется функциональное назначение визитной карточки. В моду входит деловой стиль, и визитки выполняют строго информативные функции. На них указываются фамилия, титул, род занятий и точный адрес владельца. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить деловые отношения.
Сейчас предпринимателю рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек. На стандартной визитной карточке печатается прописным шрифтом фамилия, имя, отчество; строчными буквами - должность. Указывается адрес фирмы и телефон, иногда телекс и факс.
На некоторых визитках указывается только адрес и телефон фирмы - это так называемые карточки фирмы. При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если партнеры занимают приблизительно одинаковые должности, то первым визитку должен вручить младший по возрасту. Если и должность возраст одинаковы, то большого значения не имеет, кто первым вручит визитную карточку.
Во время деловой встречи с иностранными партнерами в вашей фирме первыми должны вручить визитную карточку вы. Когда вы находитесь за рубежом, то первыми визитные карточки вручают ваши партнеры.
Во время переговоров визитные карточки рекомендуется располагать на столе в том порядке, в каком сидят партнеры.
Визитные карточки чаще всего вручают лично. При этом не принято выражать благодарность или какие-либо другие чувства.
В чрезвычайно редких случаях визитку посылают по почте. У нас эта практика отсутствует совершенно, но случаи бывают всякие. Поэтому если вы получили визитную карточку по почте, то вы также должны отослать свою визитку в течение суток с момента получения. Во всяком случае, так требуется по правилам хорошего тона, а за быстроту работы нашей почты вы, естественно, не отвечаете.
Кстати, теперь о почте. Сейчас многие говорят о том, что эпистолярный жанр, то есть письма, уходят в прошлое. Как бы не так! Переписка в Интернете, между прочим, показывает, что никуда этот жанр не уходил, и что если человек умеет писать - он писать умеет. Правда, предпочитают общаться по телефону, но все равно есть письма, без которых обойтись невозможно. Это - деловые письма.
Как написать деловое письмо? Это не так просто, как кажется. Так что давайте временно перестанем веселиться и послушаем специалистов:
Для написания делового письма обычно используется фирменный бланк. На нем имеется эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера телефонов и факса и при необходимости банковские реквизиты.
Страницы делового письма нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.
Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. В деловом письме следует избегать переноса слов.
В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата его отправления. В международной переписке дату следует писать следующим образом: 31 января 1999 года; в нашей стране принято писать - 31.01.1999 или 31.1.1999.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем Углу письма. В международной переписке - сначала пишут "кому", а затем "куда". Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение "Г-ну", "Г-же" или "Г-дам". При написании на конверте фамилии вашего адресата укажите его должность. Если вы направляете письмо кому-либо лично и не хотите, чтобы его вскрыли в отсутствие адресата, после фамилии адресата напишите: "лично", "private" "personal", "confidential".
Для отправки письма может быть использован стандартный конверт, но если ваша фирма достаточно крупная, то будет разумным выпустить конверт с логотипом вашей фирмы. Фирменные конверты безусловно поднимут престиж вашего предприятия в глазах любого партнера.
Чтобы составить деловое письмо, не обязательно обладать литературным талантом.
Цель делового письма разъяснить или убедить в чем-либо вашего делового партнера, поэтому в данном случае высокий стиль совершенно неуместен.
При написании делового письма используется официальный язык. Он отличается точностью и ясностью. Существует целый набор клише, штампов, стандартов, с помощью которого составляется деловое письмо.
В российской практике после вступительного обращения ставится восклицательной знак, в международной - запятая.
Первое письмо к какому-либо партнеру следует начинать с представления своей фирмы. Можно послать буклет, в котором подробно рассказывается о вашей фирме, о производимой продукции. Рекламный буклет не должен напоминать многотомный справочник.
Как правило, он состоит из нескольких страничек и выполняет информативную функцию. Текст рекламы должен быть на языке адресата или на английском языке.
Если вы пишете не первое письмо вашему партнеру, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо.
Наиболее приемлемая структура делового письма - это две части. В первой части излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма; во второй части - предложения, решения, распоряжения и просьбы. Текст для лучшего восприятия разбивается на абзацы.
Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается на машинке или на компьютере под его личной подписью.
Как правило, перепиской дело не ограничивается, и рано или поздно вам придется встретиться с партнером лично. Деловые партнеры не должны бестолково метаться по зданию, отыскивая нужный им кабинет. Вряд ли в таком случае они явятся на встречу в доброжелательном настроении, да и мнение их о вашей фирм может сильно измениться, причем не в лучшую для фирмы сторону. В назначенное время их в вестибюле учреждения встречает секретарь или помощник и провожает их к руководителю учреждения. Исключение составляют лишь те случаи, когда нужно встретить очень почетных гостей. В таких случаях руководитель должен сам встретить и поприветствовать своих партнеров. В отсутствие руководителя гостей должен принять его заместитель.
Помимо этого существует еще множество тонкостей делового этикета, постичь которые вам помогут следующие правила:
Если вы встречаете своих гостей на вокзале, то места в автомобиле следует распределить следующим образом: на заднем сиденье, за водителем садится самый почетный гость, рядом с ним - другой гость или гости, а на переднем сиденье, рядом с водителем, встречающий.
Когда для встречи гостей используется лимузин. то самые почетные гости садятся на заднее сиденье, напротив них еще два гостя, рядом с водителем встречающий или гость, занимающий самую низкую должность.
При подаче автомобиля гостям он должен остановиться с левой стороны вдоль тротуара. Первым в автомобиль садится наиболее почетный гость, затем следующий за ним по рангу и так далее.
Если автомобиль не может подъехать с левой стороны, то второй гость садится с левой стороны, чтобы не проходить перед пассажиром, занимающим первое место.
Подъезжая к месту доставки гостей, автомобиль должен остановиться таким образом, чтобы они смогли выйти через правую дверцу. Первым выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место.
При встрече гостей высокого ранга вывешиваются государственные флаги. Существует международный протокол этой процедуры, которого следует неукоснительно придерживаться.
Государственный флаг является символом государства, и всякое неуважение, проявленное в отношении него, рассматривается как сознательное оскорбительное действие в адрес этого государства.
Итак, вы встретили своего партнера именно так, как это предусмотрено этикетом, ни в чем не "прокололись" и вообще оказались на должной высоте. Ура! И... Увы! Потому что только теперь предстоит перейти к тому, ради чего все это, собственно и затевалось: непосредственно к деловым переговорам. А это мероприятия также таит в себе множество подводных камней и ловушек для неискушенного в протокольном этикете человека. Так что не поленитесь тщательно подготовиться к деловой беседе, , поскольку практика доказывает: зачастую переговоры - единственная возможность убедить собеседника сотрудничать с вами.
Любому начинающему предпринимателю необходимо хорошо знать правила ведения деловой беседы и неукоснительно им следовать. Вот что по этому поводу думают специалисты:
Начинает разговор гость, но деловую часть беседы должен вести тот, кто принимает гостей. Инициатива в беседе зависит от вашей активности, интуиции и информированности. Если гость - иностранец, то его нужно с вниманием выслушать, даже если он плохо говорит по-русски.
Не следует усаживать гостя за свой письменный стол. Беседу принято вести за специально предназначенным для этих целей столом, при этом гость должен располагаться справа от вас.
Во время деловой беседы не следует повышать голос, горячиться и раздражаться, курить сигареты в присутствии некурящих, называть по имени человека, который был только что представлен. Не следует снимать пиджак, если остальные не делают этого.
Спиртные напитки во время деловой беседы не подаются.
На стол можно поставить минеральную или фруктовую воду, положить сигареты, а минут через пять-десять предложить кофе или чай.
После окончания беседы принимающий обязательно должен проводить гостей до коридора или лифта.
Но деловые приемы бывают разные, в том числе, и приемы, как таковые, которые давно уже стали одной из форм делового общения между людьми. Прием - это собрание приглашенных лиц (обычно официальных) в честь кого-нибудь или чего-нибудь. Различают приемы деловые и торжественные, а от приемов-переговоров они отличаются, в основном, тем, что гостей зовут не столько к столу переговоров, сколько просто к столу.
Наиболее почетными по своему характеру видами торжественных приемов являются завтрак и обед. Существуют и другие виды приемов: "бокал шампанского" или "бокал вина", чай, "фуршет", "коктейль", "обед-фуршет" и ужин. Эти тонкости и премудрости до нас еще только-только начинают доходить, поттому что единственным более или менее похожим на эти мероприятия были совершенно неизвестные большинству населения "приемы в Кремле". Кто был - помнит и знает, а другие могут почитать любые мемуары любого видного государственного деятеля того времени.
Итак, прием "бокал шампанского" или "бокал вина" начинается в полдень и длится около часа. Этот прием проходит стоя. Форма одежды - повседневный костюм и платье. Присутствовать на таком мероприятии даме в брючном костюме возможно, но не приветствуется, разве уж костюм очень хорош. На таком приеме гостям подают шампанское, вино и соки, иногда водку или виски; в качестве закуски - бутерброды, поджаренные орешки, маленькие пирожные, фрукты.
Завтрак начинается в 12.00 и заканчивается в 15.00. Форма одежды повседневный костюм и платье. Вот уж тут для женщин никаких ограничений, слава богу, нет. А вот мужчинам следует помнить, что "повседневный костюм" - это не джинсы с водолазкой, такие экстравагантности могут себе позволить только звезды первой величины. Тот самый костюм, в котором ходят в офис, и есть повседневный.
Перед завтраком обычно подают аперитив: водку, джин, виски, сухое вино, соки. В меню завтрака входят одно-два блюда холодной закуски, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо и десерт. К холодным закускам предлагается водка, к мясным - сухое красное вино комнатной температуры, к десерту - охлажденное шампанское, к кофе и чаю - коньяк и ликер. По завершении завтрака подают кофе или чай.
Чай проводится между 16.00 и 18.00. (Отсюда, кстати, знаменитый английский "файф-о-клок"). Этот прием организуют обычно женщины, так уж повелось с давних времен и никто эту традицию так и не отменил.. Продолжается чай, как правило, 1,5-2 часа. Форма одежда - повседневный костюм и платье.
Во время "чая" принято подавать чай главный напиток), десертные и сухие вина, соки воды, различные сладости к чаю, кондитерские изделия, бутерброды с икрой, рыбой, сыром, а также фрукты.
Все большей популярностью начинает пользоваться у нас такой фид приемов, как "фуршет". Проводится он, по правилам, между 17.00 и 20.00. и продолжается около двух часов, но в России эта форма тусовки так полюбилась населению, что "фуршет могут организовать в любое время и продолжать, пока не надоест. Этот прием проходит стоя. Форма одежды - повседневный костюм и платье.
Для "фуршета" накрывается один закусочный стол, на который ставят стопкой тарелки, кладут вилки и салфетки. Угощение предусматривает 12-16 наименований холодных закусок, кондитерские изделия, фрукты, спиртные напитки, соки, минеральные воды. В конце приема предлагается мороженое, шампанское или кофе. По идее, обслуживать "фуршет" должны официанты, но, как правило, гости справляются собственными силами.
"Коктейль" проводится так же, как и "фуршет", между 17.00 и 20.00., но значительно менее популярен в России.
Обед как наиболее торжественный вид приема начинается в промежутке от 19.00 до 21.00 и продолжается 2-2,5 часа, при этом все время гости проводят за столом. Форма одежды для мужчин - темный костюм, смокинг или фрак; Для женщин - вечернее платье. Дело это серьезное, поэтому предоставим слово специалистам:
Во время этого приема подают: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт.
После обеда нередко предлагаются коктейли различные аперитивы.
".Обед-фуршет" проводится, как и обычный обед, между 19.00 и 21.00. Форма одежды для мужчин - темный костюм, смокинг или фрак; для женщин вечернее платье.
Во время этого приема различные блюда сервируются на одном столе. Гости, положив себе на тарелку еду, рассаживаются за небольшие столики, которые могут находиться в соседней комнате.
"Ужин" начинается в 21.00 и позднее. Форма одежды указывается в приглашении. Обычно для мужчин - это темный костюм, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье.
Во время "ужина" подают: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После "ужина" предлагают аперитив.
Прием считается официальным, если приглашенными являются исключительно официальные должностные лица.
Мужчины присутствуют на приеме без жен, а приглашенные женщины в силу занимаемого ими официального положения - без мужей.
Завтрак, на который мужчины приглашаются с женами, считается неофициальным независимо от числа приглашенных.
Обеды, на которые приглашаются жены глав дипломатических представительств, рассматриваются как официальные, так как жены разделяют со своими супругами официальное положение.
Официальное приглашение отличается по форме от неофициального. На официальном приглашении указывается титул (ранг) приглашаемого без упоминания его имени и имени его супруги. В тексте приглашения употребляется форма "имеет честь пригласить". Если в приглашении на официальный прием указывается вечерняя форма одежды, то могут быть надеты ордена.
Присутствуя на официальном приеме, надо соблюдать следующие правила:
1. Оказывать соответствующее внимание всем официальным должностным лицам.
2. Оказывать должное внимание всем знатным особам, не относящимся к числу официальных представителей.
3. К каждому присутствующему следует обращаться, называя его звание или титул.
Официальные приемы включают в себя завтраки, дневные приемы, обеды, балы и послеобеденные приемы.
Поведение на этих мероприятиях определяют жесткие правила дипломатического этикета.
Глава четырнадцатая. Долой железный занавес!
Еще совсем недавно поездка за границу - любая! - расценивалась нашими согражданами примерно как полет на Луну. Или на Марс. А поскольку и тот, и другой маршрут был, мягко говоря, проблематичен, то мало кто решался заниматься изучением нравов тамошнего населения. Совершенно бесполезные знания.
Но все когда-нибудь кончается, кончилась эпоха "холодной войны", почти одновременно с Берлинской стеной рухнул железный занавес и теперь, чтобы съездить за границу, нужно всего-навсего купить билет и получить визу в соответствующем посольстве. Не хочу сказать, что это просто, но зато вполне реально. Т если рядовой турист еще может позволить себе абсолютно ничего не знать о нравах аборигенов (на месте с помощью гида разберется), то деловые люди оказались, мягко говоря, в затруднительном положении.
Выяснилось, что при налаживании деловых контактов с зарубежными партнерами и поездках за границу следует ознакомиться с обычаями и этикетом этих стран и некоторыми правилами поведения бизнесменов международного уровня. Главная черта, которая присуща всем европейским бизнесменам, - это пунктуальность. Немцы, англичане, бельгийцы, бизнесмены других европейских стран не любят, если приглашенные - опаздывают на деловую встречу. Мало того, появление на месте "секунда в секунду" тоже не годится. Обычная практика - прийти на назначенную деловую встречу не позже, чем за десять минут до ее начала. Иначе - шокинг!
А теперь мнение специалистов о некоторых характерных чертах, присущих жителям разных стран и играющих не последнюю роль в том, как вы будете приняты в данной стране и насколько успешными будут ваши переговоры:
В Бельгии большое значение имеет ваш внешний вид, марка вашего автомобиля.
Если же бельгийский предприниматель приехал к вам в гости, то первое, на что он обратит внимание, - это на автостоянку, на здание, в котором вы работаете, и, самое главное, на размер вашего офиса. Именно размерами офиса он будет измерять ваше благосостояние.
В Бельгии следует избегать различных шуток, касающихся отношений бельгийцев с французами. Даже если вы услышите шутку о бельгийцах от самого бельгийца, не советуем вам с радостным выражением на лице поделиться с ним кучей подобных историй.
В Великобритании существует определенная дистанция между руководителем и его подчиненными, которая никогда не нарушается. И очень важно, чтобы и вы в общении с англичанами как-нибудь ненароком не нарушили это правило. Самая главная деталь в одежде для англичан - это галстук. По нему определяется социальное положение и благосостояние предпринимателя. Общаясь с англичанами, не называйте их только по фамилии, лучше всего употребляйте "mister".
В Германии не любят сюрпризов в предпринимательской практике. Там принято все планировать заранее. Поэтому вы никогда не сможете обойтись без заранее составленной программы встреч. Деловые отношения в Германии - очень сдержанные. Не стремитесь прорваться в кабинет руководителя, минуя секретаря: с вами все равно не будут разговаривать, так как ни в одной компании шеф и другие работники не принимают деловых визитеров один на один, без присутствия других сотрудников и коллег. Что касается внешнего вида, то если вы появитесь в офисе немецкого бизнесмена без пиджака, то это будет считаться непростительным нарушением этикета с вашей стороны.
В Германии очень трудно наладить личные контакты. Немцы неохотно принимают гостей, но если вы увлекаетесь теннисом или гольфом - у вас есть шанс.
В Голландии, в отличие от Бельгии, не стоит демонстрировать свое богатство и силу. Вы можете появиться в офисе голландского предпринимателя без пиджака, и это не будет воспринято как неуважение к хозяину.
Главное для голландцев - это достигнуть соглашения и заключить контракт, поэтому никакие длинные переговоры их не испугают.
В Греции не стоит говорить о политике. Греческие бизнесмены не любят также длинных деловых писем. Если вы налаживаете деловые контакты с греческими фирмами, постарайтесь, чтобы ваши документы были короткими.
В Дании иерархические отношения на работе весьма неформальны. Во многих датских фирмах руководители обедают за одним столом со своими подчиненными. Датским предпринимателям свойственна открытая манера общения, а после работы они могут пригласить вас в небольшой ресторанчик отдохнуть.
В Ирландии не стоит открыто выражать свое несогласие. Хотя ирландцам и присуще упрямство, с ними можно достигнуть согласия благодаря умению ирландских предпринимателей мыслить диалектически. Кроме того, ирландцы отличаются отменным чувством юмора. Они открыты в общении, куда менее сдержанны, чем их соседи - англичане.
В Испании любят устраивать деловые встречи за обеденным столом, при этом первым начать переговоры должен организатор встречи. Там не рекомендуется, за редким исключением, говорить о бое быков: это будет звучать так же, как если бы испанский предприниматель начал расхваливать наших матрешек, водку и гармошку.
В Португалии первым делом обратят внимание на вашу одежду и манеры поведения. Португальского бизнесмена советуем называть "доктором" - это будет растолковано как проявление уважения. Оказавшись в Португалии, не удивляйтесь, что деловые встречи часто проходят в поздние часы, когда спадает средиземноморская жара. В Португалии деловые встречи часто проходят в поздние часы
Во Франции прежде всего надо помнить о юморе свойственном всем французам. Как и в Ирландии, не стоит открыто выражать свое несогласие. Проявите все свои дипломатические способности - успех вам гарантирован.
В Швейцарии на работе принято обращаться к коллегам на "ты". Вообще, для швейцарцев характерна открытость в общении, но ни в коем случае не пытайтесь подражать манерам швейцарских коллег, в крайнем случае вы можете появиться в офисе без пиджака.
Глава пятнадцатая. Приобщение к культуре
Если вы собрались в театр или на концерт, то следует рассчитать время так, чтобы не только не опоздать к началу, но и полностью привести себя в "парадный вид". Так что лучше прийти заранее, спокойно сдать в гардероб верхнюю одежду, дамам - сменить сапожки на туфли (хотя это в последнее время становится все менее и менее обязательным, мне доводилось даже в Большом театре или консерватории видеть дам в сугубо уличных сапогах, да еще и не чищенных). Номерки в гардеробе получает мужчина (если дама пришла с ним, а не одна), он же после окончания спектакля получает в гардеробе одежду и помогает своей даме.
В театральный, концертный или кинозал мужчина по обычаю входит первым, а при выходе столь же традиционно уступает дорогу даме. Если вы знаете, что ваши места в середине ряда, постарайтесь сесть заранее, не ожидая последнего звонка, чтобы не беспокоить других зрителей. Если вы все-таки пришли, когда все уже сидят на местах, надо вежливо попросить пропустить вас. Проходить к своему месту нужно всегда лицом к сидящим, потому что, согласитесь, мало удовольствия увидеть у себя перед носом чей-то "нижний бюст". Женщина проходит первой, но садится справа от партнера. Мужчина помогает сесть своей спутнице, придерживая откидное сиденье кресла, и только тогда садится сам. Вежливых людей, которые встали, чтобы пропустить вас, непременно поблагодарите.
Если потревожили вас, не делайте недовольное лицо и не высказывайтесь в адрес опоздавших. Вы не должны ждать, пока у вас попросят разрешения пройти, а встать заранее, заметив идущих по узкому проходу.
Вставая и садясь, старайтесь не шуметь. Сиденье кресла надо опускать бесшумно. Вставая, придерживайте его рукой, чтобы оно не ударилось о спинку кресла. Занимать оба подлокотника невежливо, так как ваш сосед может тоже захотеть облокотиться. Не следует опираться на спинку переднего кресла или упираться в нее ногами.
Программу и бинокль лучше приобрести самим, а не одалживать у соседа. Театральный бинокль предусмотрен для того, чтобы смотреть на сцену. Не рассматривайте в него находящихся в зале, хотя, если верить Александру Сергеевичу Пушкину, молодые повесы рассматривали в бинокли все, что было в зрительном зале, но только не сцену. Кстати, хотя по всему свету считается дурным тоном такое "лорнирование публики", везде оно очень распространено: любопытство всегда пересиливает правила поведения.
Если ваши места на балконе, не кладите на барьер балкона бинокли, сумочки, программки или другие предметы - их нужно держать на коленях., потому что нет никакой гарантии того, что в один далеко не прекрасный момент все эти предметы не свалятся на головы сидящих в партере.
Если вы повстречали в театре старого знакомого или подругу, которых не видели бог знает сколько лет, не кричите им через весь зал о своей радости и уж тем более не вступайте с ними в оживленный диалог. Дождитесь антракта и спокойно общайтесь в фойе или в буфете. И вообще не принято выходить из ряда, чтобы поздороваться с кем-то.
Первые визитные карточки появились в Китае в эпоху расцвета Сунской культуры. Они получили широкое распространение во Франции во время правления Людовика XIV. В XVIII веке каждый французский дворянин имел по несколько разных видов визиток.
Форма, цвет, формат визитной карточки должны были отвечать определенным правилам. Так, параметры визитки строго отражали социальное положение хозяина. Каждая новая визитка становилась все больше и пышнее предыдущей.
К концу XIX века резко меняется функциональное назначение визитной карточки. В моду входит деловой стиль, и визитки выполняют строго информативные функции. На них указываются фамилия, титул, род занятий и точный адрес владельца. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить деловые отношения.
Сейчас предпринимателю рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек. На стандартной визитной карточке печатается прописным шрифтом фамилия, имя, отчество; строчными буквами - должность. Указывается адрес фирмы и телефон, иногда телекс и факс.
На некоторых визитках указывается только адрес и телефон фирмы - это так называемые карточки фирмы. При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если партнеры занимают приблизительно одинаковые должности, то первым визитку должен вручить младший по возрасту. Если и должность возраст одинаковы, то большого значения не имеет, кто первым вручит визитную карточку.
Во время деловой встречи с иностранными партнерами в вашей фирме первыми должны вручить визитную карточку вы. Когда вы находитесь за рубежом, то первыми визитные карточки вручают ваши партнеры.
Во время переговоров визитные карточки рекомендуется располагать на столе в том порядке, в каком сидят партнеры.
Визитные карточки чаще всего вручают лично. При этом не принято выражать благодарность или какие-либо другие чувства.
В чрезвычайно редких случаях визитку посылают по почте. У нас эта практика отсутствует совершенно, но случаи бывают всякие. Поэтому если вы получили визитную карточку по почте, то вы также должны отослать свою визитку в течение суток с момента получения. Во всяком случае, так требуется по правилам хорошего тона, а за быстроту работы нашей почты вы, естественно, не отвечаете.
Кстати, теперь о почте. Сейчас многие говорят о том, что эпистолярный жанр, то есть письма, уходят в прошлое. Как бы не так! Переписка в Интернете, между прочим, показывает, что никуда этот жанр не уходил, и что если человек умеет писать - он писать умеет. Правда, предпочитают общаться по телефону, но все равно есть письма, без которых обойтись невозможно. Это - деловые письма.
Как написать деловое письмо? Это не так просто, как кажется. Так что давайте временно перестанем веселиться и послушаем специалистов:
Для написания делового письма обычно используется фирменный бланк. На нем имеется эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера телефонов и факса и при необходимости банковские реквизиты.
Страницы делового письма нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.
Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. В деловом письме следует избегать переноса слов.
В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата его отправления. В международной переписке дату следует писать следующим образом: 31 января 1999 года; в нашей стране принято писать - 31.01.1999 или 31.1.1999.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем Углу письма. В международной переписке - сначала пишут "кому", а затем "куда". Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение "Г-ну", "Г-же" или "Г-дам". При написании на конверте фамилии вашего адресата укажите его должность. Если вы направляете письмо кому-либо лично и не хотите, чтобы его вскрыли в отсутствие адресата, после фамилии адресата напишите: "лично", "private" "personal", "confidential".
Для отправки письма может быть использован стандартный конверт, но если ваша фирма достаточно крупная, то будет разумным выпустить конверт с логотипом вашей фирмы. Фирменные конверты безусловно поднимут престиж вашего предприятия в глазах любого партнера.
Чтобы составить деловое письмо, не обязательно обладать литературным талантом.
Цель делового письма разъяснить или убедить в чем-либо вашего делового партнера, поэтому в данном случае высокий стиль совершенно неуместен.
При написании делового письма используется официальный язык. Он отличается точностью и ясностью. Существует целый набор клише, штампов, стандартов, с помощью которого составляется деловое письмо.
В российской практике после вступительного обращения ставится восклицательной знак, в международной - запятая.
Первое письмо к какому-либо партнеру следует начинать с представления своей фирмы. Можно послать буклет, в котором подробно рассказывается о вашей фирме, о производимой продукции. Рекламный буклет не должен напоминать многотомный справочник.
Как правило, он состоит из нескольких страничек и выполняет информативную функцию. Текст рекламы должен быть на языке адресата или на английском языке.
Если вы пишете не первое письмо вашему партнеру, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо.
Наиболее приемлемая структура делового письма - это две части. В первой части излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма; во второй части - предложения, решения, распоряжения и просьбы. Текст для лучшего восприятия разбивается на абзацы.
Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается на машинке или на компьютере под его личной подписью.
Как правило, перепиской дело не ограничивается, и рано или поздно вам придется встретиться с партнером лично. Деловые партнеры не должны бестолково метаться по зданию, отыскивая нужный им кабинет. Вряд ли в таком случае они явятся на встречу в доброжелательном настроении, да и мнение их о вашей фирм может сильно измениться, причем не в лучшую для фирмы сторону. В назначенное время их в вестибюле учреждения встречает секретарь или помощник и провожает их к руководителю учреждения. Исключение составляют лишь те случаи, когда нужно встретить очень почетных гостей. В таких случаях руководитель должен сам встретить и поприветствовать своих партнеров. В отсутствие руководителя гостей должен принять его заместитель.
Помимо этого существует еще множество тонкостей делового этикета, постичь которые вам помогут следующие правила:
Если вы встречаете своих гостей на вокзале, то места в автомобиле следует распределить следующим образом: на заднем сиденье, за водителем садится самый почетный гость, рядом с ним - другой гость или гости, а на переднем сиденье, рядом с водителем, встречающий.
Когда для встречи гостей используется лимузин. то самые почетные гости садятся на заднее сиденье, напротив них еще два гостя, рядом с водителем встречающий или гость, занимающий самую низкую должность.
При подаче автомобиля гостям он должен остановиться с левой стороны вдоль тротуара. Первым в автомобиль садится наиболее почетный гость, затем следующий за ним по рангу и так далее.
Если автомобиль не может подъехать с левой стороны, то второй гость садится с левой стороны, чтобы не проходить перед пассажиром, занимающим первое место.
Подъезжая к месту доставки гостей, автомобиль должен остановиться таким образом, чтобы они смогли выйти через правую дверцу. Первым выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место.
При встрече гостей высокого ранга вывешиваются государственные флаги. Существует международный протокол этой процедуры, которого следует неукоснительно придерживаться.
Государственный флаг является символом государства, и всякое неуважение, проявленное в отношении него, рассматривается как сознательное оскорбительное действие в адрес этого государства.
Итак, вы встретили своего партнера именно так, как это предусмотрено этикетом, ни в чем не "прокололись" и вообще оказались на должной высоте. Ура! И... Увы! Потому что только теперь предстоит перейти к тому, ради чего все это, собственно и затевалось: непосредственно к деловым переговорам. А это мероприятия также таит в себе множество подводных камней и ловушек для неискушенного в протокольном этикете человека. Так что не поленитесь тщательно подготовиться к деловой беседе, , поскольку практика доказывает: зачастую переговоры - единственная возможность убедить собеседника сотрудничать с вами.
Любому начинающему предпринимателю необходимо хорошо знать правила ведения деловой беседы и неукоснительно им следовать. Вот что по этому поводу думают специалисты:
Начинает разговор гость, но деловую часть беседы должен вести тот, кто принимает гостей. Инициатива в беседе зависит от вашей активности, интуиции и информированности. Если гость - иностранец, то его нужно с вниманием выслушать, даже если он плохо говорит по-русски.
Не следует усаживать гостя за свой письменный стол. Беседу принято вести за специально предназначенным для этих целей столом, при этом гость должен располагаться справа от вас.
Во время деловой беседы не следует повышать голос, горячиться и раздражаться, курить сигареты в присутствии некурящих, называть по имени человека, который был только что представлен. Не следует снимать пиджак, если остальные не делают этого.
Спиртные напитки во время деловой беседы не подаются.
На стол можно поставить минеральную или фруктовую воду, положить сигареты, а минут через пять-десять предложить кофе или чай.
После окончания беседы принимающий обязательно должен проводить гостей до коридора или лифта.
Но деловые приемы бывают разные, в том числе, и приемы, как таковые, которые давно уже стали одной из форм делового общения между людьми. Прием - это собрание приглашенных лиц (обычно официальных) в честь кого-нибудь или чего-нибудь. Различают приемы деловые и торжественные, а от приемов-переговоров они отличаются, в основном, тем, что гостей зовут не столько к столу переговоров, сколько просто к столу.
Наиболее почетными по своему характеру видами торжественных приемов являются завтрак и обед. Существуют и другие виды приемов: "бокал шампанского" или "бокал вина", чай, "фуршет", "коктейль", "обед-фуршет" и ужин. Эти тонкости и премудрости до нас еще только-только начинают доходить, поттому что единственным более или менее похожим на эти мероприятия были совершенно неизвестные большинству населения "приемы в Кремле". Кто был - помнит и знает, а другие могут почитать любые мемуары любого видного государственного деятеля того времени.
Итак, прием "бокал шампанского" или "бокал вина" начинается в полдень и длится около часа. Этот прием проходит стоя. Форма одежды - повседневный костюм и платье. Присутствовать на таком мероприятии даме в брючном костюме возможно, но не приветствуется, разве уж костюм очень хорош. На таком приеме гостям подают шампанское, вино и соки, иногда водку или виски; в качестве закуски - бутерброды, поджаренные орешки, маленькие пирожные, фрукты.
Завтрак начинается в 12.00 и заканчивается в 15.00. Форма одежды повседневный костюм и платье. Вот уж тут для женщин никаких ограничений, слава богу, нет. А вот мужчинам следует помнить, что "повседневный костюм" - это не джинсы с водолазкой, такие экстравагантности могут себе позволить только звезды первой величины. Тот самый костюм, в котором ходят в офис, и есть повседневный.
Перед завтраком обычно подают аперитив: водку, джин, виски, сухое вино, соки. В меню завтрака входят одно-два блюда холодной закуски, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо и десерт. К холодным закускам предлагается водка, к мясным - сухое красное вино комнатной температуры, к десерту - охлажденное шампанское, к кофе и чаю - коньяк и ликер. По завершении завтрака подают кофе или чай.
Чай проводится между 16.00 и 18.00. (Отсюда, кстати, знаменитый английский "файф-о-клок"). Этот прием организуют обычно женщины, так уж повелось с давних времен и никто эту традицию так и не отменил.. Продолжается чай, как правило, 1,5-2 часа. Форма одежда - повседневный костюм и платье.
Во время "чая" принято подавать чай главный напиток), десертные и сухие вина, соки воды, различные сладости к чаю, кондитерские изделия, бутерброды с икрой, рыбой, сыром, а также фрукты.
Все большей популярностью начинает пользоваться у нас такой фид приемов, как "фуршет". Проводится он, по правилам, между 17.00 и 20.00. и продолжается около двух часов, но в России эта форма тусовки так полюбилась населению, что "фуршет могут организовать в любое время и продолжать, пока не надоест. Этот прием проходит стоя. Форма одежды - повседневный костюм и платье.
Для "фуршета" накрывается один закусочный стол, на который ставят стопкой тарелки, кладут вилки и салфетки. Угощение предусматривает 12-16 наименований холодных закусок, кондитерские изделия, фрукты, спиртные напитки, соки, минеральные воды. В конце приема предлагается мороженое, шампанское или кофе. По идее, обслуживать "фуршет" должны официанты, но, как правило, гости справляются собственными силами.
"Коктейль" проводится так же, как и "фуршет", между 17.00 и 20.00., но значительно менее популярен в России.
Обед как наиболее торжественный вид приема начинается в промежутке от 19.00 до 21.00 и продолжается 2-2,5 часа, при этом все время гости проводят за столом. Форма одежды для мужчин - темный костюм, смокинг или фрак; Для женщин - вечернее платье. Дело это серьезное, поэтому предоставим слово специалистам:
Во время этого приема подают: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт.
После обеда нередко предлагаются коктейли различные аперитивы.
".Обед-фуршет" проводится, как и обычный обед, между 19.00 и 21.00. Форма одежды для мужчин - темный костюм, смокинг или фрак; для женщин вечернее платье.
Во время этого приема различные блюда сервируются на одном столе. Гости, положив себе на тарелку еду, рассаживаются за небольшие столики, которые могут находиться в соседней комнате.
"Ужин" начинается в 21.00 и позднее. Форма одежды указывается в приглашении. Обычно для мужчин - это темный костюм, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье.
Во время "ужина" подают: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После "ужина" предлагают аперитив.
Прием считается официальным, если приглашенными являются исключительно официальные должностные лица.
Мужчины присутствуют на приеме без жен, а приглашенные женщины в силу занимаемого ими официального положения - без мужей.
Завтрак, на который мужчины приглашаются с женами, считается неофициальным независимо от числа приглашенных.
Обеды, на которые приглашаются жены глав дипломатических представительств, рассматриваются как официальные, так как жены разделяют со своими супругами официальное положение.
Официальное приглашение отличается по форме от неофициального. На официальном приглашении указывается титул (ранг) приглашаемого без упоминания его имени и имени его супруги. В тексте приглашения употребляется форма "имеет честь пригласить". Если в приглашении на официальный прием указывается вечерняя форма одежды, то могут быть надеты ордена.
Присутствуя на официальном приеме, надо соблюдать следующие правила:
1. Оказывать соответствующее внимание всем официальным должностным лицам.
2. Оказывать должное внимание всем знатным особам, не относящимся к числу официальных представителей.
3. К каждому присутствующему следует обращаться, называя его звание или титул.
Официальные приемы включают в себя завтраки, дневные приемы, обеды, балы и послеобеденные приемы.
Поведение на этих мероприятиях определяют жесткие правила дипломатического этикета.
Глава четырнадцатая. Долой железный занавес!
Еще совсем недавно поездка за границу - любая! - расценивалась нашими согражданами примерно как полет на Луну. Или на Марс. А поскольку и тот, и другой маршрут был, мягко говоря, проблематичен, то мало кто решался заниматься изучением нравов тамошнего населения. Совершенно бесполезные знания.
Но все когда-нибудь кончается, кончилась эпоха "холодной войны", почти одновременно с Берлинской стеной рухнул железный занавес и теперь, чтобы съездить за границу, нужно всего-навсего купить билет и получить визу в соответствующем посольстве. Не хочу сказать, что это просто, но зато вполне реально. Т если рядовой турист еще может позволить себе абсолютно ничего не знать о нравах аборигенов (на месте с помощью гида разберется), то деловые люди оказались, мягко говоря, в затруднительном положении.
Выяснилось, что при налаживании деловых контактов с зарубежными партнерами и поездках за границу следует ознакомиться с обычаями и этикетом этих стран и некоторыми правилами поведения бизнесменов международного уровня. Главная черта, которая присуща всем европейским бизнесменам, - это пунктуальность. Немцы, англичане, бельгийцы, бизнесмены других европейских стран не любят, если приглашенные - опаздывают на деловую встречу. Мало того, появление на месте "секунда в секунду" тоже не годится. Обычная практика - прийти на назначенную деловую встречу не позже, чем за десять минут до ее начала. Иначе - шокинг!
А теперь мнение специалистов о некоторых характерных чертах, присущих жителям разных стран и играющих не последнюю роль в том, как вы будете приняты в данной стране и насколько успешными будут ваши переговоры:
В Бельгии большое значение имеет ваш внешний вид, марка вашего автомобиля.
Если же бельгийский предприниматель приехал к вам в гости, то первое, на что он обратит внимание, - это на автостоянку, на здание, в котором вы работаете, и, самое главное, на размер вашего офиса. Именно размерами офиса он будет измерять ваше благосостояние.
В Бельгии следует избегать различных шуток, касающихся отношений бельгийцев с французами. Даже если вы услышите шутку о бельгийцах от самого бельгийца, не советуем вам с радостным выражением на лице поделиться с ним кучей подобных историй.
В Великобритании существует определенная дистанция между руководителем и его подчиненными, которая никогда не нарушается. И очень важно, чтобы и вы в общении с англичанами как-нибудь ненароком не нарушили это правило. Самая главная деталь в одежде для англичан - это галстук. По нему определяется социальное положение и благосостояние предпринимателя. Общаясь с англичанами, не называйте их только по фамилии, лучше всего употребляйте "mister".
В Германии не любят сюрпризов в предпринимательской практике. Там принято все планировать заранее. Поэтому вы никогда не сможете обойтись без заранее составленной программы встреч. Деловые отношения в Германии - очень сдержанные. Не стремитесь прорваться в кабинет руководителя, минуя секретаря: с вами все равно не будут разговаривать, так как ни в одной компании шеф и другие работники не принимают деловых визитеров один на один, без присутствия других сотрудников и коллег. Что касается внешнего вида, то если вы появитесь в офисе немецкого бизнесмена без пиджака, то это будет считаться непростительным нарушением этикета с вашей стороны.
В Германии очень трудно наладить личные контакты. Немцы неохотно принимают гостей, но если вы увлекаетесь теннисом или гольфом - у вас есть шанс.
В Голландии, в отличие от Бельгии, не стоит демонстрировать свое богатство и силу. Вы можете появиться в офисе голландского предпринимателя без пиджака, и это не будет воспринято как неуважение к хозяину.
Главное для голландцев - это достигнуть соглашения и заключить контракт, поэтому никакие длинные переговоры их не испугают.
В Греции не стоит говорить о политике. Греческие бизнесмены не любят также длинных деловых писем. Если вы налаживаете деловые контакты с греческими фирмами, постарайтесь, чтобы ваши документы были короткими.
В Дании иерархические отношения на работе весьма неформальны. Во многих датских фирмах руководители обедают за одним столом со своими подчиненными. Датским предпринимателям свойственна открытая манера общения, а после работы они могут пригласить вас в небольшой ресторанчик отдохнуть.
В Ирландии не стоит открыто выражать свое несогласие. Хотя ирландцам и присуще упрямство, с ними можно достигнуть согласия благодаря умению ирландских предпринимателей мыслить диалектически. Кроме того, ирландцы отличаются отменным чувством юмора. Они открыты в общении, куда менее сдержанны, чем их соседи - англичане.
В Испании любят устраивать деловые встречи за обеденным столом, при этом первым начать переговоры должен организатор встречи. Там не рекомендуется, за редким исключением, говорить о бое быков: это будет звучать так же, как если бы испанский предприниматель начал расхваливать наших матрешек, водку и гармошку.
В Португалии первым делом обратят внимание на вашу одежду и манеры поведения. Португальского бизнесмена советуем называть "доктором" - это будет растолковано как проявление уважения. Оказавшись в Португалии, не удивляйтесь, что деловые встречи часто проходят в поздние часы, когда спадает средиземноморская жара. В Португалии деловые встречи часто проходят в поздние часы
Во Франции прежде всего надо помнить о юморе свойственном всем французам. Как и в Ирландии, не стоит открыто выражать свое несогласие. Проявите все свои дипломатические способности - успех вам гарантирован.
В Швейцарии на работе принято обращаться к коллегам на "ты". Вообще, для швейцарцев характерна открытость в общении, но ни в коем случае не пытайтесь подражать манерам швейцарских коллег, в крайнем случае вы можете появиться в офисе без пиджака.
Глава пятнадцатая. Приобщение к культуре
Если вы собрались в театр или на концерт, то следует рассчитать время так, чтобы не только не опоздать к началу, но и полностью привести себя в "парадный вид". Так что лучше прийти заранее, спокойно сдать в гардероб верхнюю одежду, дамам - сменить сапожки на туфли (хотя это в последнее время становится все менее и менее обязательным, мне доводилось даже в Большом театре или консерватории видеть дам в сугубо уличных сапогах, да еще и не чищенных). Номерки в гардеробе получает мужчина (если дама пришла с ним, а не одна), он же после окончания спектакля получает в гардеробе одежду и помогает своей даме.
В театральный, концертный или кинозал мужчина по обычаю входит первым, а при выходе столь же традиционно уступает дорогу даме. Если вы знаете, что ваши места в середине ряда, постарайтесь сесть заранее, не ожидая последнего звонка, чтобы не беспокоить других зрителей. Если вы все-таки пришли, когда все уже сидят на местах, надо вежливо попросить пропустить вас. Проходить к своему месту нужно всегда лицом к сидящим, потому что, согласитесь, мало удовольствия увидеть у себя перед носом чей-то "нижний бюст". Женщина проходит первой, но садится справа от партнера. Мужчина помогает сесть своей спутнице, придерживая откидное сиденье кресла, и только тогда садится сам. Вежливых людей, которые встали, чтобы пропустить вас, непременно поблагодарите.
Если потревожили вас, не делайте недовольное лицо и не высказывайтесь в адрес опоздавших. Вы не должны ждать, пока у вас попросят разрешения пройти, а встать заранее, заметив идущих по узкому проходу.
Вставая и садясь, старайтесь не шуметь. Сиденье кресла надо опускать бесшумно. Вставая, придерживайте его рукой, чтобы оно не ударилось о спинку кресла. Занимать оба подлокотника невежливо, так как ваш сосед может тоже захотеть облокотиться. Не следует опираться на спинку переднего кресла или упираться в нее ногами.
Программу и бинокль лучше приобрести самим, а не одалживать у соседа. Театральный бинокль предусмотрен для того, чтобы смотреть на сцену. Не рассматривайте в него находящихся в зале, хотя, если верить Александру Сергеевичу Пушкину, молодые повесы рассматривали в бинокли все, что было в зрительном зале, но только не сцену. Кстати, хотя по всему свету считается дурным тоном такое "лорнирование публики", везде оно очень распространено: любопытство всегда пересиливает правила поведения.
Если ваши места на балконе, не кладите на барьер балкона бинокли, сумочки, программки или другие предметы - их нужно держать на коленях., потому что нет никакой гарантии того, что в один далеко не прекрасный момент все эти предметы не свалятся на головы сидящих в партере.
Если вы повстречали в театре старого знакомого или подругу, которых не видели бог знает сколько лет, не кричите им через весь зал о своей радости и уж тем более не вступайте с ними в оживленный диалог. Дождитесь антракта и спокойно общайтесь в фойе или в буфете. И вообще не принято выходить из ряда, чтобы поздороваться с кем-то.