Страница:
Рид широко улыбнулся и сказал: «А как насчет десятков миллионов кинолюбителей?» «Отлично!» – согласился я. «А как насчет десятков миллионов кинолюбителей только в США?» Рид принял мои исправления, отшлифовал презентацию и вскоре приступил к процессу первичного размещения акций. Месяц спустя, когда компания Netflix стала публичной, на продажу выставили 5,5 миллиона акций. Но инвесторы подписались на 50 миллионов акций, что почти в десять раз превысило намеченное к выпуску количество ценных бумаг.
Конечно, сами инвесторы легко могли прийти к выводу, что фраза «Прокат любых DVD за 20 долларов в месяц» означает миллионы потенциальных клиентов Netflix, но тогда аудитории пришлось бы провести все расчеты самостоятельно. Выстроив логические схемы за них, Рид привел их к заключению и тем самым укрепил уверенность. Возможность успеха не была упущена.
Никогда не принимайте «вы» в АВТЧ без доказательств. Всегда нужно хорошо подумать, кто ваши слушатели и чего они хотят. Если АВТЧ адресован другой аудитории, он не произведет желаемого впечатления.
Также обратите внимание вот на что: проблема неправильного «вы» – главная причина, которая должна удержать вас от искушения сделать универсальную презентацию о себе, своей компании или продукте. Принято считать, что «общая» презентация, «рекламная речь компании», как ее часто называют, подходит, с минимальными изменениями или вообще без них, для самых разных аудиторий. Однако речь, которая вдохновляет вас и ваших сотрудников, клиентам может показаться скучной, а поставщикам – просто отталкивающей и раздражающей, и наоборот. Доводы, которые убеждают ваших технически подкованных клиентов, могут привести в замешательство потенциальных инвесторов.
Отличным примером, относящимся к данному вопросу, служит история Алекса Накви, бывшего директора Luminous Networks, с которым мы встречались в предыдущей главе. Компания Luminous, начавшая свою деятельность в 1998 году, планировала со временем стать публичной, но учитывая сложные условия на рынке в 2001 году, Алекс и его команда решили избрать частный, а не публичный путь в поисках дополнительного финансирования.
К примеру, после делового знакомства с человеком на неком мероприятии я могу послать ему такое письмо:
Глава 3
Разгрузка данных
Левое и правое полушария головного мозга
Управление мозговым штурмом: метод рамок
Пункт Б
Аудитория
Внешние факторы
Условия
Конечно, сами инвесторы легко могли прийти к выводу, что фраза «Прокат любых DVD за 20 долларов в месяц» означает миллионы потенциальных клиентов Netflix, но тогда аудитории пришлось бы провести все расчеты самостоятельно. Выстроив логические схемы за них, Рид привел их к заключению и тем самым укрепил уверенность. Возможность успеха не была упущена.
Никогда не принимайте «вы» в АВТЧ без доказательств. Всегда нужно хорошо подумать, кто ваши слушатели и чего они хотят. Если АВТЧ адресован другой аудитории, он не произведет желаемого впечатления.
Также обратите внимание вот на что: проблема неправильного «вы» – главная причина, которая должна удержать вас от искушения сделать универсальную презентацию о себе, своей компании или продукте. Принято считать, что «общая» презентация, «рекламная речь компании», как ее часто называют, подходит, с минимальными изменениями или вообще без них, для самых разных аудиторий. Однако речь, которая вдохновляет вас и ваших сотрудников, клиентам может показаться скучной, а поставщикам – просто отталкивающей и раздражающей, и наоборот. Доводы, которые убеждают ваших технически подкованных клиентов, могут привести в замешательство потенциальных инвесторов.
Отличным примером, относящимся к данному вопросу, служит история Алекса Накви, бывшего директора Luminous Networks, с которым мы встречались в предыдущей главе. Компания Luminous, начавшая свою деятельность в 1998 году, планировала со временем стать публичной, но учитывая сложные условия на рынке в 2001 году, Алекс и его команда решили избрать частный, а не публичный путь в поисках дополнительного финансирования.
«До того как выступать с презентациями перед инвесторами, мы тщательно разузнавали все о них и их профессиональной базе. Если в прошлом они были профессионально связаны с миром высоких технологий, мы использовали в презентации сложные технические термины, которые, как мы знали, они понимают. Но если они всегда были инвестиционными банкирами, мы объясняли свою деятельность иначе. Самое главное в том, чтобы каждый присутствующий мог понять, о чем я говорю.Хоть эта глава и называется «Сила АВТЧ», ее можно было бы назвать иначе – «Сила правильного “вы”». «Вы» генерирует бессчетные потенциальные выгоды, каждая из которых направлена на убеждение вашей аудитории. Слово «вы» настолько действенно, что я разработал простое правило, которому следую, когда пишу книги, статьи, письма. Прежде чем поставить точку в любом документе, я еще раз просматриваю написанное и проверяю, нельзя ли еще куда-нибудь вставить «вы». В одной только этой главе я употребил слово «вы» 46 раз, не считая вариаций «ваш», «вам», «вас».
Мы провели в общей сложности 60 презентаций. Условия тогда были очень жесткими, финансовый рынок ослаб. Но в конечном счете благодаря презентациям нам удалось добыть столько денег, сколько нужно – 80 миллионов долларов. Когда я рассказываю об этом, мне не верят, что мы сумели добиться такого результата в то непростое время».
К примеру, после делового знакомства с человеком на неком мероприятии я могу послать ему такое письмо:
«Очень рад нашему знакомству. Надеюсь на будущие встречи».Но если применять правило «вы», получится следующее:
«Я очень рад познакомиться с Вами. Надеюсь на будущие встречи с Вами».Попробуйте сами применять это правило. Оно персонализирует тональность и усиливает воздействие любой книги, статьи, письма или электронного сообщения, которые вы пишете.
Глава 3
Будьте креативным: всеобъемлющее искусство мозгового штурма
Пример из практики компании
• Adobe Systems
Разгрузка данных
Как вы уже знаете, чтобы сделать успешную презентацию, вы прежде всего должны правильно составить историю. Несмотря на то что сильный голос, уместные жесты, искусные ответы на сложные вопросы являются важными факторами, ни один из них не сделает вашу презентацию по-настоящему эффективной, пока ваша история не будет ясной и не поведет аудиторию непосредственно туда, куда вам нужно – в пункт Б.
Создание презентации начинается с разработки истории. И именно на этом этапе традиционные методы создания презентаций терпят неудачу.
Помните синдром «у меня глаза на лоб»? Он проявляется от переизбытка фактов, изливаемых на аудиторию без цели, системы и логики. Когда такое происходит, презентация превращается в «разгрузку данных»: беспорядочное нагромождение всего, что докладчик знает о предмете обсуждения.
Очень многие бизнесмены пребывают в заблуждении, полагая: для того чтобы аудитория поняла хоть что-нибудь, ей нужно поведать все. В результате они готовят пространные презентации, которые, по существу, представляют собой не что иное, как «разгрузку данных»: «Давайте сначала продемонстрируем статистические данные о росте рынка. Затем выдержки из прессы о нашем новом продукте. Перечислим яркие факты из биографии нашей фирмы. И еще надо не забыть о цифрах… чем их больше, тем лучше». Это и есть подход Франкенштейна: компоновка несопоставимых частей.
Зрители – несчастные жертвы такой «разгрузки данных». Но иногда жертвы протестуют. «И к чему вы это говорите?», «Ну и что?» – порой вопрошают слушатели, осаждаемые и ошеломленные бесконечным потоком слов и слайдов. И эти слова – скорее попытка защититься, чем грубость. Дело, дорогой Брут, не в звездах, а в нас самих.
Надеюсь, вы никогда не будете мучить свою аудиторию «разгрузкой данных». Вот в чем секрет: «разгрузка данных» должна быть частью подготовки вашей презентации, а не самой презентацией. Проводите ее за кулисами, а не во время представления. В греческом театре некоторые события, такие как убийство, происходили за сценой, поскольку демонстрировать подобное поведение на публике было считалось неуместным. Современное выражение «закулисная борьба» также подразумевает нечто непристойное. «Разгрузке данных» место там же.
Создание презентации начинается с разработки истории. И именно на этом этапе традиционные методы создания презентаций терпят неудачу.
Помните синдром «у меня глаза на лоб»? Он проявляется от переизбытка фактов, изливаемых на аудиторию без цели, системы и логики. Когда такое происходит, презентация превращается в «разгрузку данных»: беспорядочное нагромождение всего, что докладчик знает о предмете обсуждения.
Очень многие бизнесмены пребывают в заблуждении, полагая: для того чтобы аудитория поняла хоть что-нибудь, ей нужно поведать все. В результате они готовят пространные презентации, которые, по существу, представляют собой не что иное, как «разгрузку данных»: «Давайте сначала продемонстрируем статистические данные о росте рынка. Затем выдержки из прессы о нашем новом продукте. Перечислим яркие факты из биографии нашей фирмы. И еще надо не забыть о цифрах… чем их больше, тем лучше». Это и есть подход Франкенштейна: компоновка несопоставимых частей.
Зрители – несчастные жертвы такой «разгрузки данных». Но иногда жертвы протестуют. «И к чему вы это говорите?», «Ну и что?» – порой вопрошают слушатели, осаждаемые и ошеломленные бесконечным потоком слов и слайдов. И эти слова – скорее попытка защититься, чем грубость. Дело, дорогой Брут, не в звездах, а в нас самих.
Надеюсь, вы никогда не будете мучить свою аудиторию «разгрузкой данных». Вот в чем секрет: «разгрузка данных» должна быть частью подготовки вашей презентации, а не самой презентацией. Проводите ее за кулисами, а не во время представления. В греческом театре некоторые события, такие как убийство, происходили за сценой, поскольку демонстрировать подобное поведение на публике было считалось неуместным. Современное выражение «закулисная борьба» также подразумевает нечто непристойное. «Разгрузке данных» место там же.
Вот в чем секрет: «разгрузка данных» должна быть частью подготовки вашей презентации, а не самой презентацией.Взамен вам нужна проверенная система, позволяющая отбирать нужные факты для создания вашей истории. Такой системой служит мозговой штурм. Этот процесс стимулирует свободные ассоциации, креативность, произвольность и открытость, одновременно помогая вам учитывать всю информацию, которую можно (или не нужно) включать в презентацию. В дальнейшем у вас будет возможность классифицировать, исключать, дополнять и систематизировать эти необработанные данные, приводя их в форму, которая логично и убедительно ведет аудиторию из пункта А в пункт Б. Но для начала главное – не выстроить факты в логической последовательности, а просто вывалить их на стол, чтобы потом рассматривать, оценивать и сортировать. Сначала дистилляция, потом организация – сперва фокусировка, а затем поток.
Сначала дистилляция, потом организация – сперва фокусировка, а затем поток.Чтобы понять сущность такого подхода, необходимо принять во внимание разные процессы и навыки, без которых немыслим творческий процесс создания презентации. Эти идеи я извлек из своей практики сотрудничества с людьми творческих профессий в СМИ.
Левое и правое полушария головного мозга
Ученые давно зачарованы тем фактом, что центры разных ментальных функций расположены в разных отделах человеческого мозга. Большая часть высшей умственной деятельности проходит в головном мозге, который состоит из левого и правого полушарий. Как считает большинство исследователей, левая и правая половины головного мозга отвечают за особые формы мышления. Левая сторона управляет логическими функциями, она связана со структурой, формой, иерархией, порядком. Мыслительный процесс здесь проходит в линейной, последовательной форме. Правая сторона управляет творческой деятельностью, она связана с идеями и общими представлениями. Здесь деятельность проходит, главным образом, нелинейно. В правом полушарии перемешиваются идеи, выстраиваются связи, которые невозможно объяснить логически.
Подготовка презентации – творческий процесс. Следовательно, начинается он в правом полушарии.
И вот в чем проблема: предприниматели в большинстве своем склонны логически подходить к процессу подготовки презентации, который на самом деле является творческим, то есть использовать левое полушарие вместо правого. Они стремятся сразу же получить структурированный конечный продукт.
Почему? Потому что бизнесмены скорее ориентированы на результат, чем на процесс. Конечно, вы, да и большинство ваших коллег, наверняка достаточно ориентированы на процесс, когда дело касается таких важных вопросов, как долговременная стратегия, проектирование изделия, устранение возможных неполадок и решение проблем, но все это не имеет отношения к презентациям.
Когда перед вами стоят задачи, в которых важен результат, к примеру подготовка презентации для очень важной аудитории (которой отводятся лучшие места в зрительном зале), вы жаждете добиться цели кратчайшим путем. Вы думаете, что процесс подготовки, отнимающий много времени, может отсрочить желанный итог. Но если вы решите задействовать левое полушарие, в то время как правое продолжит выдавать свободные ассоциации, вас будет постоянно мотать туда-сюда по этому, казалось бы, короткому пути. В конце концов, вы забуксуете, и все закончится мучительной «разгрузкой данных».
Все решает время. Но не просто количество времени, а его надлежащее использование. Вы должны выстроить правильную последовательность действий: пусть сначала правое полушарие завершит цикл потока сознания, а затем левое начинает структурировать. Сперва фокусировка, а затем поток.
Давайте продемонстрируем этот тезис выдержкой из живых президентских дебатов 2000 года тогдашнего губернатора штата Техас Джорджа Буша младшего и вице-президента Альберта Гора. Дебаты состоялись 17 октября 2000 года, ведущим был Джим Лехрер с канала PBS. Каждый кандидат имел возможность ответить на вопросы простых граждан. Вот ответ губернатора Буша на следующий вопрос: «Как ваши предложения по налогам повлияют на меня, 34-летнюю представительницу среднего класса, не имеющую на своем попечении материально зависимых лиц?»
Губернатор Буш (вскоре ставший президентом) в своем ответе блуждает и перескакивает с темы на тему. Он ни разу не ответил на конкретно поставленный вопрос, разве что в самом начале, когда сделал весьма расплывчатое заявление «Вы получите налоговое послабление», не объясняя, какое именно послабление и насколько.
Губернатор Буш начал с проблемы дальнейшего освобождения от налогов тех, кто заботится о пожилых, забывая или игнорируя тот факт, что женщина, задавшая вопрос, подчеркнула, что на ее попечении материально зависимых лиц нет. Затем он перепрыгнул на «Madicare»[3] (тему, менее чем актуальную для 34-летнего человека). Потом отвлекся еще больше, заговорив о мире, военной политике, образовании и, наконец, о рабочей этике.
Затронув, таким образом, шесть тем, губернатор Буш в последнем предложении, вероятно, вспомнил, что заданный вопрос касался налогов, и вновь упомянул «налоговые послабления в предложении, которые только что описал», оставив без внимания тот факт, что ни о каких конкретных мерах налогового послабления речи не было.
Это не придирки к Джорджу Бушу. Даже среди самых эффективных политических лидеров встречались косноязычные (например, Дуайт Д. Эйзенхауэр). С другой стороны, четкая логичная речь – это не доказательство умения управлять государством или политической мудрости. В зависимости от ваших политических взглядов и личных пристрастий вы можете считать манеру Буша разговаривать раздражающей, комичной или удивительно человечной.
Смысл в другом, и он гораздо шире. Отрывок устного выступления, записанного и распечатанного, никогда не будет читаться как искусная проза. Я, к примеру, недавно сделал аудиозапись своего занятия с клиентами по программе, с которой работаю вот уже двадцать лет. Прочитав распечатку, я удивился, насколько неправильны мои синтаксические построения. Причина в следующем: разговорным языком управляет правое полушарие. Вместо того чтобы фокусироваться на логике, грамматике, синтаксисе и последовательности, сознание течет свободно туда, куда его ведут идеи.
Напротив, письменный язык, как правило, находится в ведении левого полушария. Когда человек пишет письмо, служебную записку или отчет, его сознание направляется левым полушарием, и он концентрируется на логике, грамматике, орфографии и пунктуации. Вместо того чтобы свободно перескакивать с идеи на идею, рассматривая имена, отсылки и концепции, которые возможно или невозможно разработать, он методично проходит через последовательность вопросов, тщательно выверяя синтаксис и логику.
В результате документ получается формально правильным. В нем нет ломаных предложений типа бушевского «Вы будете жить в мире, в котором, согласно моей философии, вы знаете – чем больше ты работаешь, тем больше можешь сохранить» или повторений вроде «Сейчас, я надеюсь, люди понимают, что страхование здоровья по старости – это… это… это важно».
Но если мыслительный процесс пишущего направляет только левое полушарие, это нередко препятствует естественному потоку идей. В результате в документ почти неизбежно не включаются нужные концепции или, что еще хуже, вводятся необязательные, чрезмерно детальные или не относящиеся к делу.
Вы, вероятно, сами писали подобным же образом, в спешке набирая письмо или доклад, на ходу выверяя стиль и содержание. Если так, перечитывая документ позднее, вы наверняка обнаруживали, что забыли упомянуть важный факт, идею или же завязли в совершенно ненужных по дробностях. Это естественный побочный результат доминирования левого полушария.
Разрабатывать презентацию, начиная с внимания к таким «левополушарным» аспектам, как логика, последовательность, грамматика и выбор слов (или даже с содержания, цвета, стиля и дизайна слайдов), неэффективно. Создание презентации – творческая задача, и начинать ее следует с ресурсов, доступных только правому полушарию. Используйте правильный инструмент для каждого вида работы.
Подготовка презентации – творческий процесс. Следовательно, начинается он в правом полушарии.
И вот в чем проблема: предприниматели в большинстве своем склонны логически подходить к процессу подготовки презентации, который на самом деле является творческим, то есть использовать левое полушарие вместо правого. Они стремятся сразу же получить структурированный конечный продукт.
Почему? Потому что бизнесмены скорее ориентированы на результат, чем на процесс. Конечно, вы, да и большинство ваших коллег, наверняка достаточно ориентированы на процесс, когда дело касается таких важных вопросов, как долговременная стратегия, проектирование изделия, устранение возможных неполадок и решение проблем, но все это не имеет отношения к презентациям.
Когда перед вами стоят задачи, в которых важен результат, к примеру подготовка презентации для очень важной аудитории (которой отводятся лучшие места в зрительном зале), вы жаждете добиться цели кратчайшим путем. Вы думаете, что процесс подготовки, отнимающий много времени, может отсрочить желанный итог. Но если вы решите задействовать левое полушарие, в то время как правое продолжит выдавать свободные ассоциации, вас будет постоянно мотать туда-сюда по этому, казалось бы, короткому пути. В конце концов, вы забуксуете, и все закончится мучительной «разгрузкой данных».
Все решает время. Но не просто количество времени, а его надлежащее использование. Вы должны выстроить правильную последовательность действий: пусть сначала правое полушарие завершит цикл потока сознания, а затем левое начинает структурировать. Сперва фокусировка, а затем поток.
Пусть сначала правое полушарие завершит цикл потока сознания, а затем левое начинает структурировать.Различие между правым и левым полушариями наиболее ярко демонстрируется в разговорном языке. Особенности функционирования правого полушария проявляются в речи – в ее спонтанности, грамматической и синтаксической сбивчивости, в частых логических скачках.
Давайте продемонстрируем этот тезис выдержкой из живых президентских дебатов 2000 года тогдашнего губернатора штата Техас Джорджа Буша младшего и вице-президента Альберта Гора. Дебаты состоялись 17 октября 2000 года, ведущим был Джим Лехрер с канала PBS. Каждый кандидат имел возможность ответить на вопросы простых граждан. Вот ответ губернатора Буша на следующий вопрос: «Как ваши предложения по налогам повлияют на меня, 34-летнюю представительницу среднего класса, не имеющую на своем попечении материально зависимых лиц?»
«Вы получите налоговое послабление. Все, кто платит налоги, получит налоговое послабление. Если вы заботитесь о пожилых членах семьи, вы получите еще большее освобождение от налогов.Как помните (если это еще возможно), вопрос заключался в том, как предлагаемые налоговые планы кандидата повлияют на 34-летнего человека без иждивенцев.
Я также думаю, что вам нужно думать не только о настоящем, а вот, допустим, о страховании здоровья по старости. Вы получаете план, в который входят рецепты на лекарства, и план дает вам возможность выбора. Сейчас, я надеюсь, люди понимают, что страхование здоровья по старости – это… это… это важно, но оно не соответствует уровню современной медицины. Если у вас есть такая страховка, если вы застрахованы, вы по ней не получите новыепроцедуры. Вы застряли во временной ловушке, во многих отношениях. И поэтому у нас будет новая система страхования здоровья по старости, которая доверяет выбор вам.
Вы будете жить в мире без войны. Будет мир без войны, потому что мы собираемся проводить более дально… дальновидную внешнюю политику на мощной военной основе, и миссия, которую проводят наши союзники… в этой миссии мы не станем стараться всем понравиться. Благоразумное применение военной силы поможет сохранить мир.
Вы будете жить в мире, надеюсь, более образованном, так что вероятность того, что вам навредит ваш сосед, уменьшится. Ведь, скорее всего, образованный ребенок будет оптимистом. Вы будете жить в мире, в котором, согласно моей философии, вы знаете – чем больше ты работаешь, тем больше можешь сохранить. Это по-американски.
Правительство не должно быть карающей дланью, как нынешнее федеральное правительство. Оно должно протягивать руку помощи. И налоговые послабления в предложении, которые я только что описал, будут как раз такой протянутой для помощи рукой»[2].
Губернатор Буш (вскоре ставший президентом) в своем ответе блуждает и перескакивает с темы на тему. Он ни разу не ответил на конкретно поставленный вопрос, разве что в самом начале, когда сделал весьма расплывчатое заявление «Вы получите налоговое послабление», не объясняя, какое именно послабление и насколько.
Губернатор Буш начал с проблемы дальнейшего освобождения от налогов тех, кто заботится о пожилых, забывая или игнорируя тот факт, что женщина, задавшая вопрос, подчеркнула, что на ее попечении материально зависимых лиц нет. Затем он перепрыгнул на «Madicare»[3] (тему, менее чем актуальную для 34-летнего человека). Потом отвлекся еще больше, заговорив о мире, военной политике, образовании и, наконец, о рабочей этике.
Затронув, таким образом, шесть тем, губернатор Буш в последнем предложении, вероятно, вспомнил, что заданный вопрос касался налогов, и вновь упомянул «налоговые послабления в предложении, которые только что описал», оставив без внимания тот факт, что ни о каких конкретных мерах налогового послабления речи не было.
Это не придирки к Джорджу Бушу. Даже среди самых эффективных политических лидеров встречались косноязычные (например, Дуайт Д. Эйзенхауэр). С другой стороны, четкая логичная речь – это не доказательство умения управлять государством или политической мудрости. В зависимости от ваших политических взглядов и личных пристрастий вы можете считать манеру Буша разговаривать раздражающей, комичной или удивительно человечной.
Смысл в другом, и он гораздо шире. Отрывок устного выступления, записанного и распечатанного, никогда не будет читаться как искусная проза. Я, к примеру, недавно сделал аудиозапись своего занятия с клиентами по программе, с которой работаю вот уже двадцать лет. Прочитав распечатку, я удивился, насколько неправильны мои синтаксические построения. Причина в следующем: разговорным языком управляет правое полушарие. Вместо того чтобы фокусироваться на логике, грамматике, синтаксисе и последовательности, сознание течет свободно туда, куда его ведут идеи.
Напротив, письменный язык, как правило, находится в ведении левого полушария. Когда человек пишет письмо, служебную записку или отчет, его сознание направляется левым полушарием, и он концентрируется на логике, грамматике, орфографии и пунктуации. Вместо того чтобы свободно перескакивать с идеи на идею, рассматривая имена, отсылки и концепции, которые возможно или невозможно разработать, он методично проходит через последовательность вопросов, тщательно выверяя синтаксис и логику.
В результате документ получается формально правильным. В нем нет ломаных предложений типа бушевского «Вы будете жить в мире, в котором, согласно моей философии, вы знаете – чем больше ты работаешь, тем больше можешь сохранить» или повторений вроде «Сейчас, я надеюсь, люди понимают, что страхование здоровья по старости – это… это… это важно».
Но если мыслительный процесс пишущего направляет только левое полушарие, это нередко препятствует естественному потоку идей. В результате в документ почти неизбежно не включаются нужные концепции или, что еще хуже, вводятся необязательные, чрезмерно детальные или не относящиеся к делу.
Вы, вероятно, сами писали подобным же образом, в спешке набирая письмо или доклад, на ходу выверяя стиль и содержание. Если так, перечитывая документ позднее, вы наверняка обнаруживали, что забыли упомянуть важный факт, идею или же завязли в совершенно ненужных по дробностях. Это естественный побочный результат доминирования левого полушария.
Разрабатывать презентацию, начиная с внимания к таким «левополушарным» аспектам, как логика, последовательность, грамматика и выбор слов (или даже с содержания, цвета, стиля и дизайна слайдов), неэффективно. Создание презентации – творческая задача, и начинать ее следует с ресурсов, доступных только правому полушарию. Используйте правильный инструмент для каждого вида работы.
Создание презентации – творческая задача, и начинать ее следует с ресурсов, доступных только правому полушарию.Итак, начинайте процесс развития истории с того, что и так станет делать ваш мозг: следуйте за потоком сознания, фиксируя результаты мозгового штурма.
Управление мозговым штурмом: метод рамок
Когда вы начинаете процесс мозгового штурма, готовясь к очень важной презентации для очень важного клиента, думаете ли вы о том, что вам надеть? Сомневаюсь. Станете ли вы подробно планировать остаток дня, на который намечена презентация? Не уверен. Облачение и повестка дня имеют отношение к презентации, но только второстепенное. Их не следует касаться в процессе мозгового штурма.
Прежде чем приступить к процессу, вы, в первую очередь, должны исключить из центра внимания все второстепенное. В этом вам поможет метод рамок.
Представьте, что ваша презентация – чистый лист, ограниченный рамкой. В этом пространстве вы и будете проводить мозговой штурм. Чтобы «сжать» фокус, вам нужно установить внешние пределы, параметры своей презентации. В их число входят следующие элементы.
Прежде чем приступить к процессу, вы, в первую очередь, должны исключить из центра внимания все второстепенное. В этом вам поможет метод рамок.
Представьте, что ваша презентация – чистый лист, ограниченный рамкой. В этом пространстве вы и будете проводить мозговой штурм. Чтобы «сжать» фокус, вам нужно установить внешние пределы, параметры своей презентации. В их число входят следующие элементы.
Пункт Б
Поскольку, как показывает практика, в подавляющем большинстве презентаций отсутствует четкая цель (первый из пяти смертных грехов), почему бы не начать с этого? Иначе говоря, приступайте к процессу, держа в голове свою цель, и работайте на нее. В этом правиле воплощена мудрость Аристотеля и Стивена Р. Кови.
Аудитория
Теперь, когда вы осознаете важность принципа поддержки аудитории, вы должны проанализировать, что намерены донести до своих слушателей и что они должны знать, чтобы понимать вас, верить вам или действовать в соответствии с вашими предложениями. Используйте следующие три показателя для анализа своей аудитории:
• Своеобразие. Кто ваши слушатели? Каковы их роли?
• Уровень знаний. Помните, что один из смертных грехов – перегруженность техническими подробностями. Вы не будете эффективным защитником своей аудитории, если не знаете своих слушателей и не готовы общаться на понятном им языке. Поэтому во время подготовки важно проанализировать аудиторию и предугадать, что знают ваши слушатели и чего не знают. Я разработал простой ненаучный инструмент для оценки аудитории – «график восприятия». По вертикальной оси проходит шкала знаний от нуля (отсутствие фундаментальных знаний по теме презентации) до максимума (знания, которыми, как правило, обладает только докладчик). На горизонтальной оси показывается число слушателей.
Для того чтобы составить график, отметьте точки, обозначающие, сколько ваших будущих слушателей, как вы полагаете, обладает тем или иным уровнем знаний. Например, на представлении нового высокотехнологичного продукта большая часть аудитории наверняка окажется относительно неискушенной, и лишь горстка будет разбираться в теме так, как вы. «График восприятия» получится примерно таким, как показано на рис. 3.1.
Форму нарисованной вами линии вы должны держать в уме на протяжении всей подготовки и презентации вашего материала. Если такими же техническими знаниями, как вы, обладает лишь несколько ваших слушателей (как обычно и бывает), не следует слишком углубляться в детали. Вам нужно приложить существенные усилия и представить техническую информацию с помощью примеров и аналогий, понятных каждому.
Рис. 3.1. «График восприятия»
В случае когда без специальной терминологии не обойтись, вы можете несколько повысить уровень знаний своей аудитории в ходе вашего выступления, но при этом ограничьте себя короткими и простыми разъяснениями сложных концепций и терминов, предваряя их вводными словами «Под этим я имею в виду…».
• АВТЧ. Несомненно, это самый важный фактор в анализе аудитории. Помните, что один из смертных грехов – отсутствие явной выгоды для слушателей. Спросите себя, чего хочет ваша публика? Как тема вашей презентации соответствует этому? Как вы можете с кристальной ясностью представить вашей аудитории преимущества вашего предложения?
• Своеобразие. Кто ваши слушатели? Каковы их роли?
• Уровень знаний. Помните, что один из смертных грехов – перегруженность техническими подробностями. Вы не будете эффективным защитником своей аудитории, если не знаете своих слушателей и не готовы общаться на понятном им языке. Поэтому во время подготовки важно проанализировать аудиторию и предугадать, что знают ваши слушатели и чего не знают. Я разработал простой ненаучный инструмент для оценки аудитории – «график восприятия». По вертикальной оси проходит шкала знаний от нуля (отсутствие фундаментальных знаний по теме презентации) до максимума (знания, которыми, как правило, обладает только докладчик). На горизонтальной оси показывается число слушателей.
Для того чтобы составить график, отметьте точки, обозначающие, сколько ваших будущих слушателей, как вы полагаете, обладает тем или иным уровнем знаний. Например, на представлении нового высокотехнологичного продукта большая часть аудитории наверняка окажется относительно неискушенной, и лишь горстка будет разбираться в теме так, как вы. «График восприятия» получится примерно таким, как показано на рис. 3.1.
Форму нарисованной вами линии вы должны держать в уме на протяжении всей подготовки и презентации вашего материала. Если такими же техническими знаниями, как вы, обладает лишь несколько ваших слушателей (как обычно и бывает), не следует слишком углубляться в детали. Вам нужно приложить существенные усилия и представить техническую информацию с помощью примеров и аналогий, понятных каждому.
В случае когда без специальной терминологии не обойтись, вы можете несколько повысить уровень знаний своей аудитории в ходе вашего выступления, но при этом ограничьте себя короткими и простыми разъяснениями сложных концепций и терминов, предваряя их вводными словами «Под этим я имею в виду…».
• АВТЧ. Несомненно, это самый важный фактор в анализе аудитории. Помните, что один из смертных грехов – отсутствие явной выгоды для слушателей. Спросите себя, чего хочет ваша публика? Как тема вашей презентации соответствует этому? Как вы можете с кристальной ясностью представить вашей аудитории преимущества вашего предложения?
Внешние факторы
Внешние факторы – это условия, которые «вовне», в мире, они не зависят от вас и аудитории, но при этом могут повлиять на ваше обращение и то, как оно будет воспринято. Одни внешние факторы позитивны, другие негативны. Например, если вы стремитесь привлечь капиталы в компанию, быстрое расширение рынка вашей продукции станет позитивным внешним фактором, а появление новых сильных конкурентов – негативным. Вы должны учесть все внешние факторы на этапе подготовки презентации. Иногда приходится менять содержание презентации или ее структуру в ответ на особенно мощные факторы. Убедитесь, что вы включили в свою речь аргументы, снижающие силу негативных факторов.
Условия
На этапе подготовки учитывайте условия, в которых будет проводиться презентация. Эти факторы тоже могут повлиять на ее содержание. Чтобы проанализировать условия, задайте себе следующие классические журналистские вопросы и ответьте на них:
• Кто? Будете ли вы единственным докладчиком? Если нет, сколько человек будет выступать до и после вас? Как вы распределите части выступления между собой?
• Когда? Когда будет проходить презентация? Сколько времени вам выделено? Останется ли время на диалог с аудиторией? Планируете ли вы работать в формате вопросов и ответов?
• Где? Где будет проходить встреча – в офисе вашей компании, на площадке ваших слушателей или на нейтральной территории? Как организовано помещение? В больших помещениях, в том случае если микрофон есть только у выступающего, вас наверняка не будут прерывать во время презентации. В менее просторных залах прерывания неизбежны. Если так, запланируйте время для дискуссий.
• Что? Какие аудиовизуальные средства вы будете использовать? Планируете ли вы проводить демонстрацию, чтобы показать свой продукт в действии? Если да, достаточны ли пространство и обзор для показа? Когда будет демонстрация: до, во время или после презентации?
Вы должны определить все эти факторы и указать их в рамке до начала мозгового штурма. Используйте рамку, приведенную на рис. 3.2, чтобы зафиксировать всю информацию, которую вы сейчас прояснили.
Рис. 3.2. Форма для подготовки презентации (загрузить форму The Power Presentations Framework Form вы можете с сайта www.powerltd.com)
Четко, насколько возможно, определите все эти факторы. Не существует такого понятия, как универсальная презентация. Готовьте презентацию для конкретной аудитории, конкретного случая, для конкретных докладчиков, излагающих конкретную историю с конкретной целью. Презентация, построенная не по индивидуальному заказу, будет менее эффективна и с меньшей вероятностью убедит ваших слушателей. Зачем вообще утруждать себя выступлением, если вы не готовы выделить необходимое время на его подготовку?
Значит ли это, что каждую презентацию нужно начинать с нуля? Необязательно. Однажды разработав презентацию, в дальнейшем с каждым разом вы сможете сокращать время подготовки. За мою двадцатилетнюю карьеру в этом бизнесе процесс подготовки презентации на первой встрече с клиентом никогда не занимал более полутора часов, независимо от его сферы деятельности, начиная от биотехнологии и заканчивая простыми продажами. Второй раз, как правило, нам требуется около пятнадцати минут, а затем все меньше. В конце концов, вы сможете выбирать и заимствовать необходимые элементы из одних презентаций для других. Главное – начинать разработку каждой презентации с основных концепций, представленных в рамке. Этот процесс «калибровки» поможет вам удостовериться, что каждая презентация, с которой вы будете выступать, ориентирована на конкретную уникальную ситуацию, в которой вы оказываетесь.
• Кто? Будете ли вы единственным докладчиком? Если нет, сколько человек будет выступать до и после вас? Как вы распределите части выступления между собой?
• Когда? Когда будет проходить презентация? Сколько времени вам выделено? Останется ли время на диалог с аудиторией? Планируете ли вы работать в формате вопросов и ответов?
• Где? Где будет проходить встреча – в офисе вашей компании, на площадке ваших слушателей или на нейтральной территории? Как организовано помещение? В больших помещениях, в том случае если микрофон есть только у выступающего, вас наверняка не будут прерывать во время презентации. В менее просторных залах прерывания неизбежны. Если так, запланируйте время для дискуссий.
• Что? Какие аудиовизуальные средства вы будете использовать? Планируете ли вы проводить демонстрацию, чтобы показать свой продукт в действии? Если да, достаточны ли пространство и обзор для показа? Когда будет демонстрация: до, во время или после презентации?
Вы должны определить все эти факторы и указать их в рамке до начала мозгового штурма. Используйте рамку, приведенную на рис. 3.2, чтобы зафиксировать всю информацию, которую вы сейчас прояснили.
Четко, насколько возможно, определите все эти факторы. Не существует такого понятия, как универсальная презентация. Готовьте презентацию для конкретной аудитории, конкретного случая, для конкретных докладчиков, излагающих конкретную историю с конкретной целью. Презентация, построенная не по индивидуальному заказу, будет менее эффективна и с меньшей вероятностью убедит ваших слушателей. Зачем вообще утруждать себя выступлением, если вы не готовы выделить необходимое время на его подготовку?
Значит ли это, что каждую презентацию нужно начинать с нуля? Необязательно. Однажды разработав презентацию, в дальнейшем с каждым разом вы сможете сокращать время подготовки. За мою двадцатилетнюю карьеру в этом бизнесе процесс подготовки презентации на первой встрече с клиентом никогда не занимал более полутора часов, независимо от его сферы деятельности, начиная от биотехнологии и заканчивая простыми продажами. Второй раз, как правило, нам требуется около пятнадцати минут, а затем все меньше. В конце концов, вы сможете выбирать и заимствовать необходимые элементы из одних презентаций для других. Главное – начинать разработку каждой презентации с основных концепций, представленных в рамке. Этот процесс «калибровки» поможет вам удостовериться, что каждая презентация, с которой вы будете выступать, ориентирована на конкретную уникальную ситуацию, в которой вы оказываетесь.