Страница:
Наиболее часто службе персонала приходится проводить анализ структуры динамики персонала.
Анализ проводится по следующим направлениям.
1. Структура сотрудников по категориям персонала. Персонал организации подразделяется на три категории. Производственный персонал — основные и производственные рабочие (в компаниях, занимающихся только торгово-закупочной деятельностью, к такому персоналу могут относиться рабочие, занятые непосредственно на обслуживании товарного потока). Вспомогательный или обслуживающий персонал — рабочие и специалисты, занятые на работах, связанных с обеспечением производственного процесса, например инженерная служба, складская служба. Административный персонал (включая сотрудников отдела продаж). Анализ проводится с целью отнесения издержек на персонал различных категорий на себестоимость продукции в соответствии с действующим налоговым законодательством.
2. Половозрастная структура персонала интересна для анализа с точки зрения перспективного развития компании и формирования кадрового резерва.
3. Образовательная и квалификационная структура.
4. Текучесть персонала.
5. Показатели абсентеизма – количество самовольных невыходов на работу по уважительным и неуважительным причинам. Абсентеизм приводит к значительным издержкам в связи с необходимостью замены отсутствующих работников, простоя оборудования и дополнительных выплат, не зависящих от присутствия или отсутствия работника на работе.
6. Внутренняя мобильность и адаптация персонала – характеризуют изменения сотрудниками места работы в пределах организации и успешность адаптации новых работников и работников, сменивших должности внутри компании.
7. Показатели зарплатоемкости отдельных структурных подразделений – показывают экономическое значение структурного подразделения или группы персонала.
2.4. «Застава! В ружье!»: как организовать воинский учет
Одной из чрезвычайно трудоемких сторон деятельности службы персонала является организация воинского учета в организации. Этот довольно хлопотный атавизм дошел до нас неизменным со времен социалистического строительства и того славного времени, когда служить в армии было модно.
Основные принципы организации воинского учета в нашем государстве изложены в Постановлении Правительства Российской Федерации от 22 марта 1995 года № 292 «Об утверждении Положения о воинском учете». Воинский учет граждан Российской Федерации организуется в соответствии с четырьмя основными документами:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) Законом Российской Федерации «Об обороне»;
3) Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе»;
4) Положением о воинском учете в РФ.
Под воинским учетом понимается государственная система учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных ресурсов. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации и органами местного самоуправления. Воинский учет осуществляется постоянно и охватывает все категории граждан, подлежащих призыву на военную службу в мирное или военное время. Полнота и достоверность данных, характеризующих количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов, являются основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету.
Воинский учет преследует три основные цели:
1) обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законами Российской Федерации «Об обороне» и «О воинской обязанности и военной службе»;
2) определение количественного и качественного состава призывных и мобилизационных ресурсов в интересах их эффективного использования для обеспечения нужд обороны;
3) проведение плановой работы по подготовке необходимых военных специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, для обеспечения мероприятий по переводу Вооруженных сил и других войск с мирного на военное время и последующего их доукомплектования личным составом.
Воинскому учету подлежат граждане:
1) мужчины в возрасте от 16 до 60 лет, годные по состоянию здоровья к военной службе;
2) женщины, достигшие 18-летнего возраста, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет, а также граждане женского пола, имеющие воинские звания офицеров и не достигшие возраста 50 лет (не имеющие таких званий – 45 лет). Например, все медицинские работники подлежат особому учету и независимо от пола имеют военный билет и воинское звание.
Не подлежат воинскому учету:
1) граждане, освобожденные от воинской обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе»;
2) женщины, не имеющие военно-учетной специальности;
3) граждане, уже проходящие военную службу;
4) сотрудники органов внутренних дел;
5) отбывающие уголовное наказание в виде лишения свободы;
6) достигшие предельного возраста пребывания в запасе;
7) убывшие на постоянное место жительства за границу.
Существуют два вида воинского учета – общий и специальный.
• На общем воинском учете состоят граждане, которые не забронированы (закреплены) за предприятиями, учреждениями и организациями независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности на период мобилизации и военного времени.
• На специальном воинском учете состоят граждане, которые в установленном порядке закрепляются за предприятиями на период мобилизации и военного времени.
Воинский учет граждан осуществляется военными комиссариатами по месту их жительства. В населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, первичный воинский учет граждан осуществляют органы местного самоуправления. Предприятия осуществляют воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Если на предприятии работает менее 500 сотрудников, работа по ведению воинского учета и бронированию (закреплению) кадров может возлагаться по совместительству в установленном порядке на одного из работников предприятия. Расходы, связанные с организацией на предприятиях воинского учета, производятся за счет средств этих предприятий.
Воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, ведется на предприятиях по утвержденной Государственным комитетом Российской Федерации по статистике личной карточке формы № Т-2, раздел 2 которой содержит сведения о воинском учете.
Основными документами воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки формы № Т-2, являются:
1) для граждан, пребывающих в запасе, – военный билет (временное удостоверение взамен военного билета);
2) для граждан, подлежащих призыву на военную службу, – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (приписное свидетельство).
В личных карточках формы № Т-2 граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, или граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Документы воинского учета не должны содержать сведения о национальности, об отношении к религии, о политических взглядах и принадлежности к общественным объединениям и движениям, другие сведения, которые могут стать причиной дискриминации гражданина, за исключением случаев, когда гражданин сам настаивает на включении таких сведений в документы воинского учета.
2.5. «Летопись славных дел»: трудовая книжка и особенности ее ведения
Казалось бы, по вопросам заполнения, хранения и ведения трудовых книжек написаны десятки книг, но на практике выясняется, что многие работники кадровых служб их не читают и относятся к ведению трудовых книжек недостаточно внимательно. В нашей практике мы неоднократно встречали случаи, когда записи в трудовых книжках делались с большим количеством ошибок, неправильные записи замазывались и поверх них делались новые. Перечислять все случаи недобросовестного отношения работников отдела кадров к ведению трудовых книжек нет необходимости.
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы при назначении пенсий и социальных пособий. Сколько бы разговоров о грядущей отмене трудовых книжек ни шло, пока их никто не отменил. А если таковое и случится, то, вероятнее всего, процесс будет поэтапным, отмены в одночасье быть не может. Следовательно, трудовая книжка была, есть и еще какое-то время будет. И она является основным документом, позволяющим нашим трудолюбивым гражданм при выходе на пенсию подтвердить свое трудолюбие. А потому, когда работник кадровой службы берет в руки трудовую книжку, он должен осознавать, что речь идет о судьбе человека и каждая его ошибка может стоить работнику очень дорого. Хочется, чтобы люди всегда с благодарностью вспоминали наших коллег и не испытывали трудностей в дальнейшей жизни. Именно поэтому мы рекомендуем читать этот раздел в случае необходимости и внимательно относиться ко всем его рекомендациям.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей. Вместе с тем имеются и новшества, одно из которых состоит в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Так, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение, «пер.» вместо «переведен» и т. п.
Функция наделения молодого работника, принятого на работу впервые, трудовой книжкой осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Кстати, за трудовую книжку с работника вычитается определенная сумма (это к вопросу взаимодействия с бухгалтерией), а именно цена бланка трудовой книжки. Ни больше ни меньше. Такой вот нехитрый бизнес. За что купили, за то и продаем.
Работодатель – физическое лицо лишен права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Стаж у такого работодателя подтверждается трудовым договором с работником и уплатой взносов в Пенсионный фонд.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
2) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.). Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Тем не менее необходимо напомнить работнику, что выбрасывать этот документ после внесения записи в трудовую книжку не нужно. Он может понадобиться при назначении пенсии. Работники Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии обязательно потребуют документального подтверждения всех записей, произведенных в трудовой книжке, если такие записи сделаны другими организациями.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия, имя, отчество и дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Изменения (дополнения) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Так, например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
Раздел «Сведения о работе». Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организаций, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке вносится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Допустим, что слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «электрогазосварщик» с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 производится следующая запись: «Установлена вторая профессия “электрогазосварщик” с присвоением 3 разряда», в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Записи о присвоении разрядов делаются со ссылкой на протокол квалификационной комиссии.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проставляется порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Необходимо помнить, что при переименовании государственных учреждений и организаций необходима ссылка на соответствующее постановление федерального или муниципального государственного органа, в чьем ведении находится данное предприятие.
Сведения о переводе на другую работу вносятся только в том случае, если работник переводится на постоянную работу.
Запись о переводе на другую временную работу не производится.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносятся запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством, например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ “Об основах государственной службы Российской Федерации”».
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин, например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора), в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. К примеру, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 11 января 2007 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (11.01.2007), в графе 3 делается следующая запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод – по просьбе работника или с его согласия, например: «Уволен в связи с переводом на работу в (указывается наименование организации) по просьбе работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится соответствующая запись с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.
Анализ проводится по следующим направлениям.
1. Структура сотрудников по категориям персонала. Персонал организации подразделяется на три категории. Производственный персонал — основные и производственные рабочие (в компаниях, занимающихся только торгово-закупочной деятельностью, к такому персоналу могут относиться рабочие, занятые непосредственно на обслуживании товарного потока). Вспомогательный или обслуживающий персонал — рабочие и специалисты, занятые на работах, связанных с обеспечением производственного процесса, например инженерная служба, складская служба. Административный персонал (включая сотрудников отдела продаж). Анализ проводится с целью отнесения издержек на персонал различных категорий на себестоимость продукции в соответствии с действующим налоговым законодательством.
2. Половозрастная структура персонала интересна для анализа с точки зрения перспективного развития компании и формирования кадрового резерва.
3. Образовательная и квалификационная структура.
4. Текучесть персонала.
5. Показатели абсентеизма – количество самовольных невыходов на работу по уважительным и неуважительным причинам. Абсентеизм приводит к значительным издержкам в связи с необходимостью замены отсутствующих работников, простоя оборудования и дополнительных выплат, не зависящих от присутствия или отсутствия работника на работе.
6. Внутренняя мобильность и адаптация персонала – характеризуют изменения сотрудниками места работы в пределах организации и успешность адаптации новых работников и работников, сменивших должности внутри компании.
7. Показатели зарплатоемкости отдельных структурных подразделений – показывают экономическое значение структурного подразделения или группы персонала.
2.4. «Застава! В ружье!»: как организовать воинский учет
То, что невозможно изменить, нужно хотя бы описать.
Р.-В. Фасбиндер
Одной из чрезвычайно трудоемких сторон деятельности службы персонала является организация воинского учета в организации. Этот довольно хлопотный атавизм дошел до нас неизменным со времен социалистического строительства и того славного времени, когда служить в армии было модно.
Основные принципы организации воинского учета в нашем государстве изложены в Постановлении Правительства Российской Федерации от 22 марта 1995 года № 292 «Об утверждении Положения о воинском учете». Воинский учет граждан Российской Федерации организуется в соответствии с четырьмя основными документами:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) Законом Российской Федерации «Об обороне»;
3) Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе»;
4) Положением о воинском учете в РФ.
Под воинским учетом понимается государственная система учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных ресурсов. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации и органами местного самоуправления. Воинский учет осуществляется постоянно и охватывает все категории граждан, подлежащих призыву на военную службу в мирное или военное время. Полнота и достоверность данных, характеризующих количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов, являются основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету.
Воинский учет преследует три основные цели:
1) обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законами Российской Федерации «Об обороне» и «О воинской обязанности и военной службе»;
2) определение количественного и качественного состава призывных и мобилизационных ресурсов в интересах их эффективного использования для обеспечения нужд обороны;
3) проведение плановой работы по подготовке необходимых военных специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, для обеспечения мероприятий по переводу Вооруженных сил и других войск с мирного на военное время и последующего их доукомплектования личным составом.
Воинскому учету подлежат граждане:
1) мужчины в возрасте от 16 до 60 лет, годные по состоянию здоровья к военной службе;
2) женщины, достигшие 18-летнего возраста, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет, а также граждане женского пола, имеющие воинские звания офицеров и не достигшие возраста 50 лет (не имеющие таких званий – 45 лет). Например, все медицинские работники подлежат особому учету и независимо от пола имеют военный билет и воинское звание.
Не подлежат воинскому учету:
1) граждане, освобожденные от воинской обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе»;
2) женщины, не имеющие военно-учетной специальности;
3) граждане, уже проходящие военную службу;
4) сотрудники органов внутренних дел;
5) отбывающие уголовное наказание в виде лишения свободы;
6) достигшие предельного возраста пребывания в запасе;
7) убывшие на постоянное место жительства за границу.
Существуют два вида воинского учета – общий и специальный.
• На общем воинском учете состоят граждане, которые не забронированы (закреплены) за предприятиями, учреждениями и организациями независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности на период мобилизации и военного времени.
• На специальном воинском учете состоят граждане, которые в установленном порядке закрепляются за предприятиями на период мобилизации и военного времени.
Воинский учет граждан осуществляется военными комиссариатами по месту их жительства. В населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, первичный воинский учет граждан осуществляют органы местного самоуправления. Предприятия осуществляют воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Если на предприятии работает менее 500 сотрудников, работа по ведению воинского учета и бронированию (закреплению) кадров может возлагаться по совместительству в установленном порядке на одного из работников предприятия. Расходы, связанные с организацией на предприятиях воинского учета, производятся за счет средств этих предприятий.
Воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, ведется на предприятиях по утвержденной Государственным комитетом Российской Федерации по статистике личной карточке формы № Т-2, раздел 2 которой содержит сведения о воинском учете.
Основными документами воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки формы № Т-2, являются:
1) для граждан, пребывающих в запасе, – военный билет (временное удостоверение взамен военного билета);
2) для граждан, подлежащих призыву на военную службу, – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (приписное свидетельство).
В личных карточках формы № Т-2 граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, или граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Документы воинского учета не должны содержать сведения о национальности, об отношении к религии, о политических взглядах и принадлежности к общественным объединениям и движениям, другие сведения, которые могут стать причиной дискриминации гражданина, за исключением случаев, когда гражданин сам настаивает на включении таких сведений в документы воинского учета.
2.5. «Летопись славных дел»: трудовая книжка и особенности ее ведения
Статую красит вид, а человека – деяния его.
Пифагор
Казалось бы, по вопросам заполнения, хранения и ведения трудовых книжек написаны десятки книг, но на практике выясняется, что многие работники кадровых служб их не читают и относятся к ведению трудовых книжек недостаточно внимательно. В нашей практике мы неоднократно встречали случаи, когда записи в трудовых книжках делались с большим количеством ошибок, неправильные записи замазывались и поверх них делались новые. Перечислять все случаи недобросовестного отношения работников отдела кадров к ведению трудовых книжек нет необходимости.
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы при назначении пенсий и социальных пособий. Сколько бы разговоров о грядущей отмене трудовых книжек ни шло, пока их никто не отменил. А если таковое и случится, то, вероятнее всего, процесс будет поэтапным, отмены в одночасье быть не может. Следовательно, трудовая книжка была, есть и еще какое-то время будет. И она является основным документом, позволяющим нашим трудолюбивым гражданм при выходе на пенсию подтвердить свое трудолюбие. А потому, когда работник кадровой службы берет в руки трудовую книжку, он должен осознавать, что речь идет о судьбе человека и каждая его ошибка может стоить работнику очень дорого. Хочется, чтобы люди всегда с благодарностью вспоминали наших коллег и не испытывали трудностей в дальнейшей жизни. Именно поэтому мы рекомендуем читать этот раздел в случае необходимости и внимательно относиться ко всем его рекомендациям.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей. Вместе с тем имеются и новшества, одно из которых состоит в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Так, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение, «пер.» вместо «переведен» и т. п.
Функция наделения молодого работника, принятого на работу впервые, трудовой книжкой осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Кстати, за трудовую книжку с работника вычитается определенная сумма (это к вопросу взаимодействия с бухгалтерией), а именно цена бланка трудовой книжки. Ни больше ни меньше. Такой вот нехитрый бизнес. За что купили, за то и продаем.
Работодатель – физическое лицо лишен права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Стаж у такого работодателя подтверждается трудовым договором с работником и уплатой взносов в Пенсионный фонд.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
2) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.). Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Тем не менее необходимо напомнить работнику, что выбрасывать этот документ после внесения записи в трудовую книжку не нужно. Он может понадобиться при назначении пенсии. Работники Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии обязательно потребуют документального подтверждения всех записей, произведенных в трудовой книжке, если такие записи сделаны другими организациями.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия, имя, отчество и дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Изменения (дополнения) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Так, например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
Раздел «Сведения о работе». Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организаций, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке вносится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Допустим, что слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «электрогазосварщик» с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 производится следующая запись: «Установлена вторая профессия “электрогазосварщик” с присвоением 3 разряда», в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Записи о присвоении разрядов делаются со ссылкой на протокол квалификационной комиссии.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проставляется порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Необходимо помнить, что при переименовании государственных учреждений и организаций необходима ссылка на соответствующее постановление федерального или муниципального государственного органа, в чьем ведении находится данное предприятие.
Сведения о переводе на другую работу вносятся только в том случае, если работник переводится на постоянную работу.
Запись о переводе на другую временную работу не производится.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносятся запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством, например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ “Об основах государственной службы Российской Федерации”».
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин, например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора), в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. К примеру, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 11 января 2007 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (11.01.2007), в графе 3 делается следующая запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод – по просьбе работника или с его согласия, например: «Уволен в связи с переводом на работу в (указывается наименование организации) по просьбе работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится соответствующая запись с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.