Если выборочная либо тематическая аудиторская проверка выявила наличие нарушений, злоупотреблений и мошенничества, то после ее окончания рекомендуется провести комплексную проверку. Дело в том, что многие виды нарушений не существуют сами по себе, а оказывают влияние на другие участки, тем самым накладывая отпечаток на состояние учета в целом. Например, если бухгалтер похитил наличные деньги из кассы предприятия и списал их на хозяйственные расходы, не подтвердив это соответствующими оправдательными документами (или эти документы явно «притянуты за уши»), то такое нарушение повлечет за собой увеличение суммы расходов предприятия, а следовательно, и уменьшение налогооблагаемой прибыли. Отсюда, в свою очередь, вытекают неполный расчет и уплата налогов. То же самое касается неправомерного списания сырья, материалов и товарно-материальных ценностей, завышения норм амортизации и др.
По окончании аудиторской проверки нужно внимательно ознакомиться с ее результатами. Акт о проведении проверки может содержать в себе массу специфических, а потому во многом непонятных для руководителя терминов, понятий, выводов, заключений и т. п. Поэтому рекомендуется изучать результаты проверки не в одиночку, а с помощью проводившего проверку аудитора, расшифровывая для себя все непонятные моменты. Отмечу, что если проверка выявила серьезные нарушения и тем более факты злоупотреблений служебным положением и мошенничества, то привлекать своего бухгалтера для оказания помощи в изучении результатов проверки нецелесообразно.
А вот привлечь бухгалтера для дачи объяснений в таком случае нужно обязательно. При этом сразу сообщите ему, что если вы не будете удовлетворены его ответами, то не исключено, что ему придется давать не объяснения, а показания, и не вам, а представителям соответствующих органов, куда вы непременно обратитесь. Независимо от того, планируете вы обращаться в эти органы или нет, такая фраза подействует на бухгалтера самым благотворным образом. Желание врать и изворачиваться у него, вероятнее всего, исчезнет: расскажет все, что он делал незаконно, кто ему помогал и с кем он делился.
Некоторые недобросовестные бухгалтеры, зная, что за ними есть серьезные прегрешения, могут попытаться выйти на контакт с представителями аудиторской компании, проводящей проверку, и предложить им за соответствующее вознаграждение скрыть те либо иные факты.
Однако в большинстве случаев опасаться этого не стоит: аудиторы, как правило, дорожат своей работой (не секрет, что работа аудитора оплачивается весьма неплохо), а также репутацией компании и не захотят наживать себе неприятности ради сомнительного предложения. Кроме этого, если после аудитора предприятие будет проверять налоговая инспекция и обнаружит нарушения, которые не были выявлены до нее, то это будет серьезным ударом по репутации аудиторской компании. Не исключено, что подобным предложением бухгалтер только усугубит свое положение: обычно аудиторы докладывают обо всем руководителям проверяемых предприятий.
Маленькие хитрости
Особый разговор с бухгалтером
Чтобы проверить своего бухгалтера, иногда бывает полезно воспользоваться несложными психологическими приемами. Конечно, достоверно прояснить ситуацию с их помощью удастся не всегда, но, по крайней мере, по реакции бухгалтера (причем эта реакция может быть как немедленной, так и проявиться через определенное время) можно будет сделать определенные выводы о его профессионализме и честности.
Один из таких приемов, которым часто пользуются руководители, – пригласить к себе главного бухгалтера предприятия и сообщить ему, что на предприятии скоро будет проводиться налоговая проверка (или проверка налоговой полиции – можно, в принципе, назвать любой подходящий орган). При этом необходимо добавить, что у налоговиков есть информация о том, что в компании далеко не все в порядке с постановкой учета, отчетностью и уплатой налогов. На логичный вопрос бухгалтера, откуда налоговая инспекция может знать о фирме подробности, которые обычно вскрываются только при проведении проверки, вы можете ответить: «Кто-то из недовольных сотрудников, по-видимому, „настучал“ налоговикам о многом – и о зарплатах „в конвертах“, и о том, что налоги уплачиваются не полностью, и о сокрытии выручки».
Если ваш бухгалтер – человек честный и уверенный в правильности того, что он делает, то эта новость будет для него не более чем просто не очень приятной (конечно, какому бухгалтеру хочется разбираться с налоговыми органами, вместо того чтобы спокойно работать). Скорее всего, он поблагодарит вас за предоставленную информацию и пойдет готовиться к проверке, причем даже не поинтересовавшись личностью «недобросовестного сотрудника».
Если же бухгалтер, узнав такую новость, засуетился, занервничал, полез в карман за сигаретой, начал выяснять, «кто же этот предатель», и спрашивать, «что же делать и как же быть», – не исключено, что в учете и отчетности на предприятии не все гладко. Причем непорядок может возникнуть не обязательно по причине недобросовестности бухгалтера, а возможно, просто потому, что его профессиональные качества оставляют желать лучшего.
После того как вы сообщили бухгалтеру новость о предстоящей проверке, полученную «из достоверных источников», нужно обратить внимание не только на первую реакцию бухгалтера, но и понаблюдать за ним в течение нескольких ближайших дней. Если человек спокойно исполняет свои обязанности, не забывая готовиться к проверке (сортировать документы, составлять их опись и т. д.), и не делает «резких движений», то есть все основания полагать, что у него все в порядке.
Если же бухгалтер, узнав новость о «проверке», начинает засиживаться на работе допоздна, мечется между складом, банком и офисом, постоянно куда-то звонит, становится раздражительным, ругается с сотрудниками и вообще проявляет психологическую неуравновешенность, то, видимо, у него для этого есть серьезные причины. В этот период будет особенно интересным наблюдение за бухгалтером: прослушивание телефонных переговоров, прослушивание бухгалтерии, слежка за бухгалтером вне офиса, проверка его электронной почты и т. п. (с некоторыми видами наблюдения за бухгалтером вы познакомились в соответствующем разделе). Не исключено, что с помощью такой слежки (особое значение здесь имеют прослушивание телефонных переговоров и просмотр электронной почты и ICQ) в экстремальной для бухгалтера ситуации вы узнаете много интересного: например, он наверняка начнет собирать недостающие документы (вот тут вы и можете его «прихватить»: почему не все документы оформлены вовремя?), предупреждать по телефону либо по электронной почте своих «деловых партнеров» («у меня скоро проверка – готовьтесь, может, к вам придет встречная... нет, директор о наших делах ничего не знает... надеюсь, налоговая это не увидит...»), получать по телефону запоздалые консультации знакомых или служащих налоговой инспекции («а что, разве эта сумма тоже должна была облагаться налогом? Это ж надо, а я и не знал... что ж теперь делать...») и т. д. Иначе говоря, нервничающий в преддверии «проверки» бухгалтер может выдать себя с головой.
Иногда бывает полезно «подлить масла в огонь»: например, вызвать к себе бухгалтера и сказать ему, что «тучи сгущаются: кроме налоговой инспекции, интерес проявляет еще и налоговая полиция – надеюсь, у нас в бухгалтерии полный порядок». Конечно, если ваш бухгалтер страдает каким-нибудь сердечно-сосудистым либо иным серьезным заболеванием, то особо усердствовать не стоит (мало ли – перенервничает); в других же случаях такая «психологическая атака» может прижать горе-бухгалтера к стенке. Не удивляйтесь, если после этого бухгалтер сам расскажет вам о своих прегрешениях (вольных или невольных), искренне во всем раскается, согласится возместить причиненный ущерб и попросит содействия при прохождении проверки. Если же нет – можно ненавязчиво попросить его об этом: «Давайте откровенно поговорим о ситуации в бухгалтерии. Проверка – вопрос серьезный, и нам, несмотря ни на что, лучше действовать сообща. Рассказывайте все как есть, а я со своей стороны предприму меры, чтобы минимизировать неприятности фирмы, а также наши».
Если выяснилось, что ваш бухгалтер – мошенник, пусть возмещает ущерб (в противном случае вы можете обратиться в милицию: так ему и скажите), после чего от него нужно немедленно избавляться и искать более подходящую кандидатуру. Кстати, если ущерб, причиненный предприятию бухгалтером, достаточно серьезный, а «дополнительный доход» бухгалтер получал путем откровенного криминала (кража наличных и безналичных денег, махинации с учетом товарно-материальных ценностей, подделка документов и т. д.), то в милицию следует обратиться обязательно.
Если же прегрешения бухгалтера вызваны исключительно недостаточным профессионализмом, то есть смысл подумать: если уволить бухгалтера, неизвестно, кто придет на его место, а этот, по крайней мере, создает впечатление честного человека. Ну а ошибки... Ведь не ошибается только тот, кто ничего не делает; а если учесть несовершенство отечественного законодательства, то это не самый большой грех: поучится на своих ошибках и в будущем их не допустит. Тем более что у вас есть возможность заработать дополнительный (и немалый) авторитет: вы сообщаете бухгалтеру, что, мол, так и быть – вы его прощаете, накладываете на него определенные финансовые санкции за допущенные недостатки в работе (например, можно снять 20 % со следующей заработной платы) и обещаете воспользоваться «личными связями» для того, чтобы отменить «проверку», раз уж у вас в бухгалтерии имеются недостатки и упущения. Стоит ли говорить, что бухгалтер будет рад такому исходу (ведь потеря 20 % заработной платы – это ничто по сравнению с налоговой проверкой, особенно когда имеются нарушения)! Кроме того, он наверняка впоследствии будет относиться к вам с неподдельным уважением («это же надо – сумел отменить налоговую проверку... действительно – серьезный человек...»).
Очень может быть, что, услышав весть о предстоящей «проверке», ваш бухгалтер поспешит написать заявление об увольнении по собственному желанию. К такой ситуации следует отнестись предельно внимательно: с высокой долей вероятности можно утверждать, что желание вашего бухгалтера уволиться не случайно совпало с «проверкой», а обусловлено наличием серьезных нарушений в учете и отчетности и, не исключено, фактами откровенного мошенничества, обнаружения которых он боится.
Поэтому не спешите подписывать предоставленное бухгалтером заявление об увольнении по собственному желанию и отпускать его. В первую очередь можно напрямую спросить: «Почему это вы, как только услышали новость о предстоящей налоговой проверке, сразу спешите уволиться? Чего вы так испугались?» Вряд ли бухгалтер ответит что-то вразумительное: скорее всего, он будет ссылаться на какие-то «изменившиеся личные обстоятельства», или, например, на «неожиданно поступившее предложение более привлекательной работы», или на что-то другое. Стоит ли говорить, что эти «причины» так же надуманы, как и ваша «налоговая проверка»?
В таком случае следует ответить, что вы не намерены отпускать бухгалтера до завершения налоговой проверки. Если он будет настаивать на своем, можете пригрозить ему: «Такое желание срочно уволиться вызывает у меня определенные подозрения. Пожалуй, я сам обращусь с заявлением в налоговую полицию – пусть они внимательно и скрупулезно проверят вашу деятельность».
Вы можете сколько угодно угрожать бухгалтеру тем, что обратитесь в налоговую полицию, только ни в коем случае не приводите свою угрозу в действие. Нет большей глупости, чем самому приглашать представителей налоговой полиции на предприятие: может оказаться так, что эта проверка принесет вам еще больше неприятностей, чем бухгалтеру.
Допустим, вам удалось заставить бухгалтера повременить с увольнением до окончания налоговой проверки. Но ведь эта «проверка» – не более чем плод вашей фантазии, направленный на то, чтобы «прощупать» своего бухгалтера. Как же поступить дальше, сколько держать бухгалтера на работе?
Поскольку на самом деле налоговой проверки, к счастью, пока не предвидится, но ваш бухгалтер ее явно боится, вы можете заказать аудиторскую проверку – в данном случае это единственно правильное решение. Конечно, это приведет к внеплановым расходам, но поверьте: скорее всего, в данном случае результаты проверки будут того стоить. Итак, вы сообщаете бухгалтеру, что «налоговая проверка внезапно отменяется». Он, конечно, очень рад такой новости и с облегчением спрашивает: «Значит, я могу беспрепятственно уволиться?» Здесь вы и вернете его «с небес на землю»: «Нет. Меня насторожило то, как вы испугались налоговой проверки. Поэтому уволиться вы сможете только после проведения аудиторской проверки, которую я уже заказал». Не обращая внимания на расстроенный вид бухгалтера, вы отправляете его готовить документы для проверки.
Если вы думаете, что ваш бухгалтер злоупотребляет служебным положением в какой-то конкретной ситуации, можно попробовать «сыграть на опережение». Например, если вы подозреваете бухгалтера в том, что он скрывает от вас крупную задолженность другого предприятия за получаемый откат, можно прямо сказать ему: «Мне известно, что представители этой фирмы дают взятки бухгалтерам компаний-кредиторов за то, что те в течение какого-то времени скрывают их задолженность. К вам не поступало такое предложение? Нет? Имейте в виду, что такое вполне может быть». Такая информация наверняка «отрезвит» недобросовестного бухгалтера и заставит его отказаться от своих намерений.
Если бухгалтер сообщает вам, что ему срочно нужно съездить в налоговую инспекцию, уточните, с какой целью он туда едет. Если он говорит, что, например, у него там назначена встреча с налоговым инспектором вашего предприятия, можете невзначай обронить: «Насколько мне известно, наш инспектор сейчас болен». Если ваш бухгалтер действительно собирается в налоговую инспекцию, то наверняка возразит: «Да нет же – я сегодня беседовал с ним по телефону, и мы договорились о встрече», – ведь перед тем как ехать, бухгалтер обычно уточняет, будет ли инспектор на месте. Если же бухгалтер обманывает вас, собираясь на самом деле не в налоговую инспекцию, а по своим личным делам, с высокой долей вероятности можно утверждать, что ваше замечание несколько выбьет его из колеи. Ведь к такому ответу он явно не готов – он ожидал услышать нечто вроде: «Если нужно – конечно, поезжайте». Поэтому, если такой ответ вызовет у бухгалтера смущение или неловкость, знайте: скорее всего, он едет не в налоговую инспекцию, а по адресу, известному одному ему.
Можно проверить бухгалтера на предмет его отношения к тем либо иным (особенно полезно – наиболее крупным) сделкам предприятия. Цель такой проверки – попытаться выяснить, не имеет ли бухгалтер личной заинтересованности в сотрудничестве с определенным контрагентом и в заключении и реализации той или иной сделки. Может, затраты на грузоперевозки были бы значительно меньшими, если бы ваше предприятие работало не с этим, а с другим перевозчиком? Или ремонт офиса обошелся бы вдвое дешевле, если бы договор на выполнение ремонтных работ заключался не с тем подрядчиком, которого посоветовал бухгалтер, а с каким-нибудь другим?
Вызвав к себе бухгалтера для прояснения ситуации с той или иной сделкой (для примера возьмем ремонт офиса), задавайте ему вопросы четко, строго, конкретно и требовательно, всем своим видом показывая недовольство. Можете сообщить бухгалтеру, что вы лично проанализировали ситуацию на рынке ремонтно-строительных работ и пришли к выводу, что ремонт офиса можно было сделать на 30–40 % дешевле и организаций-подрядчиков, которые бы согласились на такие условия, пруд пруди. Почему же, несмотря на это, бухгалтер настаивал на заключении договора именно с этой организацией? Спросите прямо: «Может, уважаемый бухгалтер, у вас была личная заинтересованность, и эти 30–40 %, которые мы переплатили, полностью или частично легли в ваши карманы? По крайней мере, у меня есть все основания полагать, что это именно так».
По окончании аудиторской проверки нужно внимательно ознакомиться с ее результатами. Акт о проведении проверки может содержать в себе массу специфических, а потому во многом непонятных для руководителя терминов, понятий, выводов, заключений и т. п. Поэтому рекомендуется изучать результаты проверки не в одиночку, а с помощью проводившего проверку аудитора, расшифровывая для себя все непонятные моменты. Отмечу, что если проверка выявила серьезные нарушения и тем более факты злоупотреблений служебным положением и мошенничества, то привлекать своего бухгалтера для оказания помощи в изучении результатов проверки нецелесообразно.
А вот привлечь бухгалтера для дачи объяснений в таком случае нужно обязательно. При этом сразу сообщите ему, что если вы не будете удовлетворены его ответами, то не исключено, что ему придется давать не объяснения, а показания, и не вам, а представителям соответствующих органов, куда вы непременно обратитесь. Независимо от того, планируете вы обращаться в эти органы или нет, такая фраза подействует на бухгалтера самым благотворным образом. Желание врать и изворачиваться у него, вероятнее всего, исчезнет: расскажет все, что он делал незаконно, кто ему помогал и с кем он делился.
Некоторые недобросовестные бухгалтеры, зная, что за ними есть серьезные прегрешения, могут попытаться выйти на контакт с представителями аудиторской компании, проводящей проверку, и предложить им за соответствующее вознаграждение скрыть те либо иные факты.
Однако в большинстве случаев опасаться этого не стоит: аудиторы, как правило, дорожат своей работой (не секрет, что работа аудитора оплачивается весьма неплохо), а также репутацией компании и не захотят наживать себе неприятности ради сомнительного предложения. Кроме этого, если после аудитора предприятие будет проверять налоговая инспекция и обнаружит нарушения, которые не были выявлены до нее, то это будет серьезным ударом по репутации аудиторской компании. Не исключено, что подобным предложением бухгалтер только усугубит свое положение: обычно аудиторы докладывают обо всем руководителям проверяемых предприятий.
Маленькие хитрости
В данном разделе рассмотрим несколько небольших хитростей, которые позволяют директору контролировать процессы, сделки, операции, да и вообще – наблюдать за деятельностью бухгалтера, причем незаметно для окружающих.
Не секрет, что один из наиболее распространенных видов мошенничества – это подделка подписи руководителя предприятия. Искусную подделку подписи сможет выявить только графологическая экспертиза, для проведения которой нужны серьезные основания. Бывают ситуации, когда директор компании пытается вспомнить, почему он заключил договор именно с этой новой организацией, а не с контрагентом, с которым давно работали, и когда он успел его подписать. Руководитель просит бухгалтера, чтобы тот предоставил ему все документы по этой сделке, затем внимательно изучает эти документы, сомнений возникает еще больше (например, цена завышена или сроки поставок неудобные), но – на документе стоит его подпись. Руководитель пожимает плечами (мол, как это я мог такое подписать), но делать нечего – для расторжения договора оснований нет. И невдомек ему, что подпись на контракте – вовсе не его, а является искусной подделкой.
Поэтому при подписи документов рекомендуется соблюдать одну небольшую хитрость. Подписанный вами документ можно незаметно от всех пометить: например, поставить на его оборотной стороне маленькую точку либо примять уголок документа. Подобным образом рекомендуется помечать все подписываемые документы: договоры, контракты, счет-фактуры. Разумеется, делать это нужно незаметно от окружающих, поэтому подписывать документы необходимо в одиночестве. Желательно завести папку «На подпись» и отдать ее секретарю. В эту папку сотрудники будут класть документы, которые необходимо подписать, а вы периодически станете забирать ее содержимое, подписывать документы у себя в кабинете и отдавать их секретарю, откуда их и заберут сотрудники. С помощью такого нехитрого приема при возникновении спорной ситуации вы без труда определите, является ли подпись на документе вашей.
Кстати, многие руководители используют вместо своей подписи факсимиле. Более того – при длительных отлучках они оставляют факсимиле на предприятии и разрешают ставить с его помощью свою подпись везде, где это необходимо. Стоит ли говорить, насколько благоприятна такая ситуация для различных злоупотреблений! Среди них и проведение несанкционированных платежей, и произвольное снятие наличных денег (некоторые банки официально принимают факсимиле вместо подписи), и заключение «выгодных» контрактов (разумеется, выгоду в виде отката получит сотрудник, который организовал заключение нужного контрагенту договора), и списание товарно-материальных ценностей. Категорически не рекомендуется даже изготавливать факсимиле (ведь образец останется на предприятии, которое его изготовило), не говоря уже о том, чтобы давать его своим сотрудникам.
Возникает закономерный вопрос: каким же образом решать текущие вопросы (подписывать документы, заключать договоры), когда директор находится в командировке?
На предприятии должен быть заведен четкий порядок действий на случай отсутствия руководителя. Например, если директор часто бывает в командировках, рекомендуется пользоваться для осуществления платежей программой типа «Банк – Клиент». В этом случае отпадет надобность в подписи руководителем платежных документов. Чтобы исключить несанкционированные платежи, перед отъездом руководитель компании дает добро на проведение только необходимых платежей: например, оплата налогов, расчет с поставщиком в соответствии с условиями контракта и т. д. Проведение любых других платежей на время отсутствия руководителя предприятия строго запрещается.
Подпись остальных документов (счет-фактур, контрактов) можно либо отложить до возвращения директора, либо поручить его заместителю.
Для контроля получения в банке и последующего расходования наличных денежных средств руководителю предприятия желательно иметь ксерокопии чеков на снятие наличных денег. Например, можно завести на предприятии такой порядок: бухгалтер, прежде чем идти подписывать чек к руководителю, должен предварительно сделать его ксерокопию. Подписывая чек, директор оставляет ксерокопию у себя. Когда бухгалтер придет подписывать следующий чек, руководитель сможет посмотреть, на что и когда снимались деньги в банке в прошлый раз. Если, например, бухгалтер по пять раз в месяц приходит подписывать чек на получение денег на хозяйственные расходы, то у руководителя есть все основания отказаться от подписи такого чека и проверить порядок соблюдения кассовой дисциплины. Некоторые ушлые бухгалтеры ухитряются дважды снимать наличные деньги для покрытия командировочных расходов на одну и ту же командировку, пользуясь тем, что директор забыл о том, что на эти цели деньги уже были сняты недели три назад.
При планировании предстоящих сделок руководителю предприятия рекомендуется запоминать (а лучше – письменно фиксировать) названия контрагентов, с которыми предполагается заключить договор. Например, для перевозки грузов компания планирует заключить договор с определенной фирмой. Директор дает добро на заключение контракта с этим грузоперевозчиком. В то же время другой грузоперевозчик, желая заполучить контракт, делает бухгалтеру предложение: если тот организовывает заключение контракта, то получает определенный откат от соответствующей суммы. Бухгалтер приносит на подпись директору контракт с этим грузоперевозчиком; директор, увидев, с кем предполагается заключение контракта, удивленно спрашивает: «Ведь мы планировали заключать договор совсем с другим грузоперевозчиком – почему вы не выполнили мое распоряжение?» Бухгалтер делает круглые глаза и возражает: «Да как же так, вы же сами сказали заключать контракт именно с этой организацией. Неужели вы запамятовали? А мне было так трудно договориться с ними, я потратил на это столько времени и усилий!» Директор, пожимая плечами («Видимо, я и правда что-то перепутал»), ставит свою подпись и заключает договор совсем не с той организацией, с которой изначально планировал, даже не догадываясь о том, что его просто обманули.
Если вы решили заключить договор с таким-то контрагентом – зафиксируйте это в записной книжке или где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (или не самых выгодных) контрактов и договоров и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру.
Как известно, при использовании в компании системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» контроль проведения платежей со стороны руководства несколько ослабляется. Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается директором, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько и по какому договору. Электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления платежных документов ему на подпись.
В связи с этим иногда бывает полезно провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно прийти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, обосновав каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, на какую сумму и т. д. Не исключено, что с помощью нехитрого приема, который займет совсем немного времени, вам удастся своевременно обнаружить сомнительный или несанкционированный платеж. Такой способ проверки бухгалтера бывает полезным еще и потому, что сомнительные, мошеннические и несанкционированные платежи нередко проводятся без оформления соответствующих документов, которые в лучшем случае будут подготовлены задним числом.
Если вам удалось обнаружить такой платеж, то не исключено, что бухгалтер попытается выкрутиться из «неловкой» ситуации. При этом он будет стремиться приводить аргументы, мало понятные вам как руководителю в силу того, что вы незнакомы со спецификой бухгалтерской работы, надеясь, что вы запутаетесь и, в конце концов, отстанете от него. Если вам в такой ситуации приходится выслушивать массу непонятных терминов, выводов и заключений, из которых вы ничего не поняли, знайте: скорее всего, здесь дело нечисто.
Если вы застали бухгалтера за проведением несанкционированного платежа с помощью программы типа «Банк – Клиент», то не исключено, что он скажет: «Да это же я заказал наличные деньги – скоро выплата заработной платы, да и немного на хозяйственные расходы надо снять». В такой ситуации вывод один: этот платеж действительно несанкционированный, а потому – сомнительный. Никто не заказывает в банке наличные деньги с помощью программ типа «Банк – Клиент»: для этого существует только один способ: заполнение и предоставление в банк чека на получение наличных денежных средств, который, как известно, должен быть подписан руководителем предприятия. Кроме этого, вы можете поинтересоваться, зачем вообще раньше времени получать деньги на выплату зарплаты, если до нее еще добрых полторы недели.
Не секрет, что один из наиболее распространенных видов мошенничества – это подделка подписи руководителя предприятия. Искусную подделку подписи сможет выявить только графологическая экспертиза, для проведения которой нужны серьезные основания. Бывают ситуации, когда директор компании пытается вспомнить, почему он заключил договор именно с этой новой организацией, а не с контрагентом, с которым давно работали, и когда он успел его подписать. Руководитель просит бухгалтера, чтобы тот предоставил ему все документы по этой сделке, затем внимательно изучает эти документы, сомнений возникает еще больше (например, цена завышена или сроки поставок неудобные), но – на документе стоит его подпись. Руководитель пожимает плечами (мол, как это я мог такое подписать), но делать нечего – для расторжения договора оснований нет. И невдомек ему, что подпись на контракте – вовсе не его, а является искусной подделкой.
Поэтому при подписи документов рекомендуется соблюдать одну небольшую хитрость. Подписанный вами документ можно незаметно от всех пометить: например, поставить на его оборотной стороне маленькую точку либо примять уголок документа. Подобным образом рекомендуется помечать все подписываемые документы: договоры, контракты, счет-фактуры. Разумеется, делать это нужно незаметно от окружающих, поэтому подписывать документы необходимо в одиночестве. Желательно завести папку «На подпись» и отдать ее секретарю. В эту папку сотрудники будут класть документы, которые необходимо подписать, а вы периодически станете забирать ее содержимое, подписывать документы у себя в кабинете и отдавать их секретарю, откуда их и заберут сотрудники. С помощью такого нехитрого приема при возникновении спорной ситуации вы без труда определите, является ли подпись на документе вашей.
Кстати, многие руководители используют вместо своей подписи факсимиле. Более того – при длительных отлучках они оставляют факсимиле на предприятии и разрешают ставить с его помощью свою подпись везде, где это необходимо. Стоит ли говорить, насколько благоприятна такая ситуация для различных злоупотреблений! Среди них и проведение несанкционированных платежей, и произвольное снятие наличных денег (некоторые банки официально принимают факсимиле вместо подписи), и заключение «выгодных» контрактов (разумеется, выгоду в виде отката получит сотрудник, который организовал заключение нужного контрагенту договора), и списание товарно-материальных ценностей. Категорически не рекомендуется даже изготавливать факсимиле (ведь образец останется на предприятии, которое его изготовило), не говоря уже о том, чтобы давать его своим сотрудникам.
Возникает закономерный вопрос: каким же образом решать текущие вопросы (подписывать документы, заключать договоры), когда директор находится в командировке?
На предприятии должен быть заведен четкий порядок действий на случай отсутствия руководителя. Например, если директор часто бывает в командировках, рекомендуется пользоваться для осуществления платежей программой типа «Банк – Клиент». В этом случае отпадет надобность в подписи руководителем платежных документов. Чтобы исключить несанкционированные платежи, перед отъездом руководитель компании дает добро на проведение только необходимых платежей: например, оплата налогов, расчет с поставщиком в соответствии с условиями контракта и т. д. Проведение любых других платежей на время отсутствия руководителя предприятия строго запрещается.
Подпись остальных документов (счет-фактур, контрактов) можно либо отложить до возвращения директора, либо поручить его заместителю.
Для контроля получения в банке и последующего расходования наличных денежных средств руководителю предприятия желательно иметь ксерокопии чеков на снятие наличных денег. Например, можно завести на предприятии такой порядок: бухгалтер, прежде чем идти подписывать чек к руководителю, должен предварительно сделать его ксерокопию. Подписывая чек, директор оставляет ксерокопию у себя. Когда бухгалтер придет подписывать следующий чек, руководитель сможет посмотреть, на что и когда снимались деньги в банке в прошлый раз. Если, например, бухгалтер по пять раз в месяц приходит подписывать чек на получение денег на хозяйственные расходы, то у руководителя есть все основания отказаться от подписи такого чека и проверить порядок соблюдения кассовой дисциплины. Некоторые ушлые бухгалтеры ухитряются дважды снимать наличные деньги для покрытия командировочных расходов на одну и ту же командировку, пользуясь тем, что директор забыл о том, что на эти цели деньги уже были сняты недели три назад.
При планировании предстоящих сделок руководителю предприятия рекомендуется запоминать (а лучше – письменно фиксировать) названия контрагентов, с которыми предполагается заключить договор. Например, для перевозки грузов компания планирует заключить договор с определенной фирмой. Директор дает добро на заключение контракта с этим грузоперевозчиком. В то же время другой грузоперевозчик, желая заполучить контракт, делает бухгалтеру предложение: если тот организовывает заключение контракта, то получает определенный откат от соответствующей суммы. Бухгалтер приносит на подпись директору контракт с этим грузоперевозчиком; директор, увидев, с кем предполагается заключение контракта, удивленно спрашивает: «Ведь мы планировали заключать договор совсем с другим грузоперевозчиком – почему вы не выполнили мое распоряжение?» Бухгалтер делает круглые глаза и возражает: «Да как же так, вы же сами сказали заключать контракт именно с этой организацией. Неужели вы запамятовали? А мне было так трудно договориться с ними, я потратил на это столько времени и усилий!» Директор, пожимая плечами («Видимо, я и правда что-то перепутал»), ставит свою подпись и заключает договор совсем не с той организацией, с которой изначально планировал, даже не догадываясь о том, что его просто обманули.
Если вы решили заключить договор с таким-то контрагентом – зафиксируйте это в записной книжке или где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (или не самых выгодных) контрактов и договоров и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру.
Как известно, при использовании в компании системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» контроль проведения платежей со стороны руководства несколько ослабляется. Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается директором, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько и по какому договору. Электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления платежных документов ему на подпись.
В связи с этим иногда бывает полезно провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно прийти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, обосновав каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, на какую сумму и т. д. Не исключено, что с помощью нехитрого приема, который займет совсем немного времени, вам удастся своевременно обнаружить сомнительный или несанкционированный платеж. Такой способ проверки бухгалтера бывает полезным еще и потому, что сомнительные, мошеннические и несанкционированные платежи нередко проводятся без оформления соответствующих документов, которые в лучшем случае будут подготовлены задним числом.
Если вам удалось обнаружить такой платеж, то не исключено, что бухгалтер попытается выкрутиться из «неловкой» ситуации. При этом он будет стремиться приводить аргументы, мало понятные вам как руководителю в силу того, что вы незнакомы со спецификой бухгалтерской работы, надеясь, что вы запутаетесь и, в конце концов, отстанете от него. Если вам в такой ситуации приходится выслушивать массу непонятных терминов, выводов и заключений, из которых вы ничего не поняли, знайте: скорее всего, здесь дело нечисто.
Если вы застали бухгалтера за проведением несанкционированного платежа с помощью программы типа «Банк – Клиент», то не исключено, что он скажет: «Да это же я заказал наличные деньги – скоро выплата заработной платы, да и немного на хозяйственные расходы надо снять». В такой ситуации вывод один: этот платеж действительно несанкционированный, а потому – сомнительный. Никто не заказывает в банке наличные деньги с помощью программ типа «Банк – Клиент»: для этого существует только один способ: заполнение и предоставление в банк чека на получение наличных денежных средств, который, как известно, должен быть подписан руководителем предприятия. Кроме этого, вы можете поинтересоваться, зачем вообще раньше времени получать деньги на выплату зарплаты, если до нее еще добрых полторы недели.
Особый разговор с бухгалтером
Чтобы проверить своего бухгалтера, иногда бывает полезно воспользоваться несложными психологическими приемами. Конечно, достоверно прояснить ситуацию с их помощью удастся не всегда, но, по крайней мере, по реакции бухгалтера (причем эта реакция может быть как немедленной, так и проявиться через определенное время) можно будет сделать определенные выводы о его профессионализме и честности.
Один из таких приемов, которым часто пользуются руководители, – пригласить к себе главного бухгалтера предприятия и сообщить ему, что на предприятии скоро будет проводиться налоговая проверка (или проверка налоговой полиции – можно, в принципе, назвать любой подходящий орган). При этом необходимо добавить, что у налоговиков есть информация о том, что в компании далеко не все в порядке с постановкой учета, отчетностью и уплатой налогов. На логичный вопрос бухгалтера, откуда налоговая инспекция может знать о фирме подробности, которые обычно вскрываются только при проведении проверки, вы можете ответить: «Кто-то из недовольных сотрудников, по-видимому, „настучал“ налоговикам о многом – и о зарплатах „в конвертах“, и о том, что налоги уплачиваются не полностью, и о сокрытии выручки».
Если ваш бухгалтер – человек честный и уверенный в правильности того, что он делает, то эта новость будет для него не более чем просто не очень приятной (конечно, какому бухгалтеру хочется разбираться с налоговыми органами, вместо того чтобы спокойно работать). Скорее всего, он поблагодарит вас за предоставленную информацию и пойдет готовиться к проверке, причем даже не поинтересовавшись личностью «недобросовестного сотрудника».
Если же бухгалтер, узнав такую новость, засуетился, занервничал, полез в карман за сигаретой, начал выяснять, «кто же этот предатель», и спрашивать, «что же делать и как же быть», – не исключено, что в учете и отчетности на предприятии не все гладко. Причем непорядок может возникнуть не обязательно по причине недобросовестности бухгалтера, а возможно, просто потому, что его профессиональные качества оставляют желать лучшего.
После того как вы сообщили бухгалтеру новость о предстоящей проверке, полученную «из достоверных источников», нужно обратить внимание не только на первую реакцию бухгалтера, но и понаблюдать за ним в течение нескольких ближайших дней. Если человек спокойно исполняет свои обязанности, не забывая готовиться к проверке (сортировать документы, составлять их опись и т. д.), и не делает «резких движений», то есть все основания полагать, что у него все в порядке.
Если же бухгалтер, узнав новость о «проверке», начинает засиживаться на работе допоздна, мечется между складом, банком и офисом, постоянно куда-то звонит, становится раздражительным, ругается с сотрудниками и вообще проявляет психологическую неуравновешенность, то, видимо, у него для этого есть серьезные причины. В этот период будет особенно интересным наблюдение за бухгалтером: прослушивание телефонных переговоров, прослушивание бухгалтерии, слежка за бухгалтером вне офиса, проверка его электронной почты и т. п. (с некоторыми видами наблюдения за бухгалтером вы познакомились в соответствующем разделе). Не исключено, что с помощью такой слежки (особое значение здесь имеют прослушивание телефонных переговоров и просмотр электронной почты и ICQ) в экстремальной для бухгалтера ситуации вы узнаете много интересного: например, он наверняка начнет собирать недостающие документы (вот тут вы и можете его «прихватить»: почему не все документы оформлены вовремя?), предупреждать по телефону либо по электронной почте своих «деловых партнеров» («у меня скоро проверка – готовьтесь, может, к вам придет встречная... нет, директор о наших делах ничего не знает... надеюсь, налоговая это не увидит...»), получать по телефону запоздалые консультации знакомых или служащих налоговой инспекции («а что, разве эта сумма тоже должна была облагаться налогом? Это ж надо, а я и не знал... что ж теперь делать...») и т. д. Иначе говоря, нервничающий в преддверии «проверки» бухгалтер может выдать себя с головой.
Иногда бывает полезно «подлить масла в огонь»: например, вызвать к себе бухгалтера и сказать ему, что «тучи сгущаются: кроме налоговой инспекции, интерес проявляет еще и налоговая полиция – надеюсь, у нас в бухгалтерии полный порядок». Конечно, если ваш бухгалтер страдает каким-нибудь сердечно-сосудистым либо иным серьезным заболеванием, то особо усердствовать не стоит (мало ли – перенервничает); в других же случаях такая «психологическая атака» может прижать горе-бухгалтера к стенке. Не удивляйтесь, если после этого бухгалтер сам расскажет вам о своих прегрешениях (вольных или невольных), искренне во всем раскается, согласится возместить причиненный ущерб и попросит содействия при прохождении проверки. Если же нет – можно ненавязчиво попросить его об этом: «Давайте откровенно поговорим о ситуации в бухгалтерии. Проверка – вопрос серьезный, и нам, несмотря ни на что, лучше действовать сообща. Рассказывайте все как есть, а я со своей стороны предприму меры, чтобы минимизировать неприятности фирмы, а также наши».
Если выяснилось, что ваш бухгалтер – мошенник, пусть возмещает ущерб (в противном случае вы можете обратиться в милицию: так ему и скажите), после чего от него нужно немедленно избавляться и искать более подходящую кандидатуру. Кстати, если ущерб, причиненный предприятию бухгалтером, достаточно серьезный, а «дополнительный доход» бухгалтер получал путем откровенного криминала (кража наличных и безналичных денег, махинации с учетом товарно-материальных ценностей, подделка документов и т. д.), то в милицию следует обратиться обязательно.
Если же прегрешения бухгалтера вызваны исключительно недостаточным профессионализмом, то есть смысл подумать: если уволить бухгалтера, неизвестно, кто придет на его место, а этот, по крайней мере, создает впечатление честного человека. Ну а ошибки... Ведь не ошибается только тот, кто ничего не делает; а если учесть несовершенство отечественного законодательства, то это не самый большой грех: поучится на своих ошибках и в будущем их не допустит. Тем более что у вас есть возможность заработать дополнительный (и немалый) авторитет: вы сообщаете бухгалтеру, что, мол, так и быть – вы его прощаете, накладываете на него определенные финансовые санкции за допущенные недостатки в работе (например, можно снять 20 % со следующей заработной платы) и обещаете воспользоваться «личными связями» для того, чтобы отменить «проверку», раз уж у вас в бухгалтерии имеются недостатки и упущения. Стоит ли говорить, что бухгалтер будет рад такому исходу (ведь потеря 20 % заработной платы – это ничто по сравнению с налоговой проверкой, особенно когда имеются нарушения)! Кроме того, он наверняка впоследствии будет относиться к вам с неподдельным уважением («это же надо – сумел отменить налоговую проверку... действительно – серьезный человек...»).
Очень может быть, что, услышав весть о предстоящей «проверке», ваш бухгалтер поспешит написать заявление об увольнении по собственному желанию. К такой ситуации следует отнестись предельно внимательно: с высокой долей вероятности можно утверждать, что желание вашего бухгалтера уволиться не случайно совпало с «проверкой», а обусловлено наличием серьезных нарушений в учете и отчетности и, не исключено, фактами откровенного мошенничества, обнаружения которых он боится.
Поэтому не спешите подписывать предоставленное бухгалтером заявление об увольнении по собственному желанию и отпускать его. В первую очередь можно напрямую спросить: «Почему это вы, как только услышали новость о предстоящей налоговой проверке, сразу спешите уволиться? Чего вы так испугались?» Вряд ли бухгалтер ответит что-то вразумительное: скорее всего, он будет ссылаться на какие-то «изменившиеся личные обстоятельства», или, например, на «неожиданно поступившее предложение более привлекательной работы», или на что-то другое. Стоит ли говорить, что эти «причины» так же надуманы, как и ваша «налоговая проверка»?
В таком случае следует ответить, что вы не намерены отпускать бухгалтера до завершения налоговой проверки. Если он будет настаивать на своем, можете пригрозить ему: «Такое желание срочно уволиться вызывает у меня определенные подозрения. Пожалуй, я сам обращусь с заявлением в налоговую полицию – пусть они внимательно и скрупулезно проверят вашу деятельность».
Вы можете сколько угодно угрожать бухгалтеру тем, что обратитесь в налоговую полицию, только ни в коем случае не приводите свою угрозу в действие. Нет большей глупости, чем самому приглашать представителей налоговой полиции на предприятие: может оказаться так, что эта проверка принесет вам еще больше неприятностей, чем бухгалтеру.
Допустим, вам удалось заставить бухгалтера повременить с увольнением до окончания налоговой проверки. Но ведь эта «проверка» – не более чем плод вашей фантазии, направленный на то, чтобы «прощупать» своего бухгалтера. Как же поступить дальше, сколько держать бухгалтера на работе?
Поскольку на самом деле налоговой проверки, к счастью, пока не предвидится, но ваш бухгалтер ее явно боится, вы можете заказать аудиторскую проверку – в данном случае это единственно правильное решение. Конечно, это приведет к внеплановым расходам, но поверьте: скорее всего, в данном случае результаты проверки будут того стоить. Итак, вы сообщаете бухгалтеру, что «налоговая проверка внезапно отменяется». Он, конечно, очень рад такой новости и с облегчением спрашивает: «Значит, я могу беспрепятственно уволиться?» Здесь вы и вернете его «с небес на землю»: «Нет. Меня насторожило то, как вы испугались налоговой проверки. Поэтому уволиться вы сможете только после проведения аудиторской проверки, которую я уже заказал». Не обращая внимания на расстроенный вид бухгалтера, вы отправляете его готовить документы для проверки.
Если вы думаете, что ваш бухгалтер злоупотребляет служебным положением в какой-то конкретной ситуации, можно попробовать «сыграть на опережение». Например, если вы подозреваете бухгалтера в том, что он скрывает от вас крупную задолженность другого предприятия за получаемый откат, можно прямо сказать ему: «Мне известно, что представители этой фирмы дают взятки бухгалтерам компаний-кредиторов за то, что те в течение какого-то времени скрывают их задолженность. К вам не поступало такое предложение? Нет? Имейте в виду, что такое вполне может быть». Такая информация наверняка «отрезвит» недобросовестного бухгалтера и заставит его отказаться от своих намерений.
Если бухгалтер сообщает вам, что ему срочно нужно съездить в налоговую инспекцию, уточните, с какой целью он туда едет. Если он говорит, что, например, у него там назначена встреча с налоговым инспектором вашего предприятия, можете невзначай обронить: «Насколько мне известно, наш инспектор сейчас болен». Если ваш бухгалтер действительно собирается в налоговую инспекцию, то наверняка возразит: «Да нет же – я сегодня беседовал с ним по телефону, и мы договорились о встрече», – ведь перед тем как ехать, бухгалтер обычно уточняет, будет ли инспектор на месте. Если же бухгалтер обманывает вас, собираясь на самом деле не в налоговую инспекцию, а по своим личным делам, с высокой долей вероятности можно утверждать, что ваше замечание несколько выбьет его из колеи. Ведь к такому ответу он явно не готов – он ожидал услышать нечто вроде: «Если нужно – конечно, поезжайте». Поэтому, если такой ответ вызовет у бухгалтера смущение или неловкость, знайте: скорее всего, он едет не в налоговую инспекцию, а по адресу, известному одному ему.
Можно проверить бухгалтера на предмет его отношения к тем либо иным (особенно полезно – наиболее крупным) сделкам предприятия. Цель такой проверки – попытаться выяснить, не имеет ли бухгалтер личной заинтересованности в сотрудничестве с определенным контрагентом и в заключении и реализации той или иной сделки. Может, затраты на грузоперевозки были бы значительно меньшими, если бы ваше предприятие работало не с этим, а с другим перевозчиком? Или ремонт офиса обошелся бы вдвое дешевле, если бы договор на выполнение ремонтных работ заключался не с тем подрядчиком, которого посоветовал бухгалтер, а с каким-нибудь другим?
Вызвав к себе бухгалтера для прояснения ситуации с той или иной сделкой (для примера возьмем ремонт офиса), задавайте ему вопросы четко, строго, конкретно и требовательно, всем своим видом показывая недовольство. Можете сообщить бухгалтеру, что вы лично проанализировали ситуацию на рынке ремонтно-строительных работ и пришли к выводу, что ремонт офиса можно было сделать на 30–40 % дешевле и организаций-подрядчиков, которые бы согласились на такие условия, пруд пруди. Почему же, несмотря на это, бухгалтер настаивал на заключении договора именно с этой организацией? Спросите прямо: «Может, уважаемый бухгалтер, у вас была личная заинтересованность, и эти 30–40 %, которые мы переплатили, полностью или частично легли в ваши карманы? По крайней мере, у меня есть все основания полагать, что это именно так».