Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом остается прежней, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим пример. На предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 руб. за штуку. Несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода – 100 руб. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно легко присвоить.
При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.
После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).
Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.
На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.
Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.
В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.
Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства.
После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке.
Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.
В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.
Тематическая проверка
Полная инвентаризация товарно-материальных ценностей
Проверка учета основных средств
В предыдущей главе мы узнали, каким образом недобросовестный бухгалтер может найти способ личного обогащения путем махинаций с учетом основных средств. Рассмотрим, как руководитель предприятия может обнаружить подобные злоупотребления.
Сначала следует определиться с тем, учет каких основных средств и за какой интервал времени вы желаете проверить. После этого нужно потребовать в бухгалтерии соответствующие документы: карточки учета основных средств, акт ввода объекта основных средств в эксплуатацию, ведомость начисления амортизации, заверенную подписью бухгалтера. В некоторых случаях (например, если объект основного средства поступил на предприятие в проверяемый период) могут понадобиться также документы, подтверждающие их приобретение: договор (контракт) на поставку объекта (объектов) и товарно-транспортная накладная.
Нужно проследить правильность начисления износа. При неправильном начислении (например, если нормы завышены) полная стоимость объекта основных средств будет списана быстрее. В результате может сложиться ситуация, когда объект основных средств, будучи в неплохом и вполне рабочем состоянии, окажется полностью списанным; разумеется, недобросовестный бухгалтер не преминет воспользоваться удобной возможностью нагреть на этом руки.
Как же определить правильность начисления износа? Для начала нужно узнать у бухгалтера нормы начисления амортизации на каждый из проверяемых видов основных средств. Обычно эти нормы указываются в процентах в год – например, 10 % от полной стоимости объекта. Очевидно, что если износ начисляется ежемесячно, то годовую сумму износа следует разделить на 12; при ежеквартальном начислении износа годовую сумму износа нужно разделить на 4. Кстати, нормы начисления амортизации можно узнать не только у бухгалтера: они закреплены законодательно, и их можно как приобрести в магазине специализированной литературы, так и найти в Интернете.
После того как вы рассчитали сумму амортизации каждого проверяемого объекта основных средств, можно приступать к проверке правильности начисления износа. Для этого нужно взять ведомость, которую предоставил вам бухгалтер, и подробно сверить все начисленные суммы износа с той суммой, которая получилась у вас. Если вы обнаружили расхождение (особенно если сумма начисления износа в бухгалтерской ведомости превышает получившуюся у вас), то следует потребовать у бухгалтера объяснений, почему он начисляет амортизацию в размере, большем разрешенного законодательно.
Если превышение норм начисления и списания амортизации обнаружат налоговые органы, то это повлечет за собой серьезные финансовые санкции. Ведь суммы начисленной амортизации списываются на затраты предприятия; следовательно, при превышении норм амортизации увеличивается сумма затрат и соответственно уменьшается налогооблагаемая прибыль, что является серьезным нарушением налогового законодательства.
Зная это, опытный бухгалтер может пойти на хитрость. Начислять амортизацию он будет по завышенным нормам, а списывать начисленный износ на затраты – в пределах установленных норм. Остальная сумма амортизации будет списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. В такой ситуации при проведении проверки налоговые органы могут не предъявлять претензий: ведь на затраты относится сумма амортизации в пределах установленных норм, следовательно, сумма затрат не завышается, а налогооблагаемая прибыль не занижается. В то же время объект (объекты) основных средств списывается в ускоренном порядке, в результате чего он будет полностью списан намного раньше нормативного срока службы.
После того как вы проверили правильность начисления и списания амортизации, следует посмотреть на остаточную стоимость проверяемых основных средств. Если вы видите, что стоимость того или иного объекта в скором времени будет полностью списана, рекомендуется лично проверить его состояние. Кто знает – может, даже после списания с него можно будет получить хоть какой-то доход? В качестве примера можно привести легковой автомобиль: допустим, его стоимость списана полностью, но он еще находится во вполне рабочем состоянии. Это, кстати, неудивительно: хотя полная стоимость какого-либо автомобиля должна списываться через 10 лет, по российским меркам такой автомобиль считается вполне работоспособным.
Что касается автомобилей, то их полная стоимость списывается в зависимости не только от срока службы, но еще и от пробега. Ресурс каждого автомобиля, выраженный в километрах пробега, устанавливается предприятием-производителем и указывается в техническом паспорте.
С автомобиля, на всю стоимость которого начислен износ, можно снять некоторые запасные части, после чего продать их: как известно, рынок бывших в употреблении комплектующих в современной России процветает. Имейте в виду, что если вы этого не сделаете, то высока вероятность того, что это сделают другие сотрудники фирмы (например, бухгалтер, вступивший в сговор с водителем, который работал на списанном автомобиле).
Часто у руководителей и бухгалтеров предприятий возникает вопрос, как законным образом завершить списание и утилизацию автомобиля. На самом деле, ведь не отправлять же на свалку автомобиль, у которого остались вполне пригодные к эксплуатации запасные части – лобовое, боковые и заднее стекла, зеркала, спидометр, крылья, крышка багажника (у легковых автомобилей), капот и т. д. Эти запчасти вполне могут послужить другому аналогичному автомобилю.
Согласно действующему законодательству нужно снять со списанного автомобиля пригодные к эксплуатации запасные части и оприходовать их на склад. При этом стоимость каждой запасной части определяется индивидуально, с учетом износа. Обычно для оценки снятых со списанной машины запасных частей создается специальная комиссия. При этом принимаются во внимание многие факторы: внешний вид детали, нормы начисления износа на нее (при наличии таковых), интенсивность эксплуатации и др.
После того как все более-менее пригодные запасные части сняты со списанного автомобиля и оприходованы на склад, следует связаться с организацией, занимающейся переработкой либо утилизацией металлолома, и заключить с ними договор. Перед тем как забрать остатки автомобиля, они выдадут вам соответствующий документ. И только после этого можно считать, что списание автомобиля осуществлено в полном соответствии с действующим законодательством.
Однако мало кто из проверяющих органов обращает внимание на оприходование на склад запасных частей со списанного автомобиля и сдачу его специализированной организации для дальнейшей утилизации или переработки. Обычно все ограничивается проверкой правильности начисления и списания амортизации основных средств.
После проверки состояния основных средств, которые в скором времени должны быть списаны (при наличии таковых), следует проверить наличие всех проверяемых основных средств, не забывая при этом сверять их инвентарные номера. Среди руководителей предприятий и организаций бытует ошибочное мнение, что несписанные основные средства никто не ворует в первую очередь из-за их больших размеров. И правда, как незаметно украсть станок или угнать принадлежащий фирме автомобиль? Ведь о таком ЧП сразу станет известно окружающим: кражу станка обнаружит тот, кто на нем работает, кражу автомобиля – начальник гаража, водитель или механик.
Однако существуют и менее габаритные объекты: компьютеры, факсы, копировальные аппараты, сканеры и иная оргтехника. Например, сканер похитить совсем несложно – нередко он помещается в рабочем портфеле. Хитрый мошенник не похитит сканер, а просто заменит его более старым, подделав инвентарный номер. Именно поэтому при проверке фактического наличия основных средств нужно учитывать и их внешний вид, и производителя, и дату изготовления – не исключено, что такая бдительность принесет свои плоды.
Следует также обращать внимание на комплектность объектов основных средств. Например, станок может поставляться в комплекте с защитным экраном, автомобиль – с чехлом для стоянки. Это указывается предприятием-изготовителем в техническом паспорте объекта.
Особое внимание при проверке следует уделять тем объектам, которые подвергались ремонту или нуждаются в периодическом обслуживании сторонней организацией. Необходимо попросить у бухгалтера все документы, относящиеся к ремонту и обслуживанию, поинтересоваться, каким образом списывались соответствующие затраты. Не будет лишним самостоятельно проверить нынешнюю стоимость аналогичных работ – как вы уже знаете, фирмы, которые занимаются ремонтом и обслуживанием, нередко искусственно завышают стоимость работ, а бухгалтер закрывает на это глаза.
Следим за бухгалтером
Помимо описанных традиционных и довольно эффективных при умелом использовании способов проверки бухгалтера, существует еще много нетрадиционных, но довольно распространенных мер, позволяющих директору держать руку «на пульсе событий». К таким мерам в первую очередь следует отнести прослушивание и видеонаблюдение за бухгалтерией, а также слежение за бухгалтером и бухгалтерским компьютером.
Прослушивание и видеонаблюдение
При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.
После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).
Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.
На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.
Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.
В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.
Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства.
После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке.
Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.
В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.
Тематическая проверка
Основное отличие тематической проверки учета товарно-материальных ценностей от выборочной заключается в том, что товары для тематической проверки отбираются не в произвольном порядке, а только при соответствии определенному условию (теме). Например, можно проверить учет движения и остатков товарно-материальных ценностей, поступивших от определенного поставщика или предназначенных для конкретной цели (например, для изготовления одного и того же изделия).
Предположим, вы желаете проверить, каким образом отражаются в учете и отчетности движение и остатки товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика. В первую очередь следует потребовать в бухгалтерии соответствующие документы за проверяемый период: договор (контракт) с этим поставщиком, первичные документы (накладные и акты на списание), копии складских ордеров, ведомость движения и остатков по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период, заверенную подписью бухгалтера.
Далеко не все бухгалтеры ведут учет товаров указанным образом. Поэтому уже в самом начале работы предприятия нужно поставить бухгалтерии задачу: учет товарно-материальных ценностей должен вестись не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе поставщиков – ведь один и тот же товар может поступать от разных поставщиков. Как это сделать – проблема бухгалтера: например, можно использовать бар-коды (штрих-коды) или добавлять к названию товара наименование поставщика или какой-то символ, соответствующий ему. Например, ваше предприятие получает один и тот же товар – «Напиток Кока-Кола 1 л» – от двух поставщиков: ООО «Торговый дом» и ЗАО «Безалкогольные напитки». В этом случае товар, поступивший от ООО «Торговый дом», можно учитывать как «Напиток Кока-Кола 1 л ТД», а от ЗАО «Безалкогольные напитки» – как «Напиток Кока-Кола 1 л БН». И никакой путаницы не возникнет.
Затем нужно ознакомиться с условиями договора (контракта) на поставку проверяемых товарно-материальных ценностей. Если к договору приложена спецификация, то рекомендуется уточнить у бухгалтера, соблюдаются ли ассортимент и количество поставляемых товарно-материальных ценностей, и если нет – то уточнить причины.
Далее следует сверить данные копий складских ордеров с данными первичных документов и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это делается так же, как и при проведении выборочной проверки (см. предыдущий раздел). При возникновении расхождений, а также ситуаций, когда вам не все понятно, следует потребовать соответствующие объяснения у бухгалтера. Не стоит забывать, что для проведения проверки вы должны быть в курсе всех нюансов и полностью владеть ситуацией.
При проведении проверки нужно обращать особое внимание на соответствие контрагента в накладной, складском ордере и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Не забывайте, что вы проводите тематическую проверку товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика, и если в накладной указан один поставщик, а в складском ордере или в ведомости – другой, то это требует отдельного разбирательства.
После проверки копий складских ордеров, первичных документов и бухгалтерской ведомости нужно отправиться на склад, взяв эти документы с собой. Проверка на складе проводится в таком же порядке, как и при проведении выборочной проверки. Особое внимание следует уделять соответствию наименования поставщика в накладной, копии складского ордера, оригиналу складского ордера и карточке складского учета.
После завершения документальной проверки нужно вместе с заведующим складом пересчитать реальные остатки товара и сверить их с зафиксированными. Не исключено, что при получении одной и той же товарно-материальной ценности от разных поставщиков будет обнаружена пересортица. Это, конечно, лучше, чем недостача или излишек, однако следует разобраться в причинах возникновения пересортицы и предпринять меры по недопущению ее в дальнейшем.
Предположим, вы желаете проверить, каким образом отражаются в учете и отчетности движение и остатки товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика. В первую очередь следует потребовать в бухгалтерии соответствующие документы за проверяемый период: договор (контракт) с этим поставщиком, первичные документы (накладные и акты на списание), копии складских ордеров, ведомость движения и остатков по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период, заверенную подписью бухгалтера.
Далеко не все бухгалтеры ведут учет товаров указанным образом. Поэтому уже в самом начале работы предприятия нужно поставить бухгалтерии задачу: учет товарно-материальных ценностей должен вестись не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе поставщиков – ведь один и тот же товар может поступать от разных поставщиков. Как это сделать – проблема бухгалтера: например, можно использовать бар-коды (штрих-коды) или добавлять к названию товара наименование поставщика или какой-то символ, соответствующий ему. Например, ваше предприятие получает один и тот же товар – «Напиток Кока-Кола 1 л» – от двух поставщиков: ООО «Торговый дом» и ЗАО «Безалкогольные напитки». В этом случае товар, поступивший от ООО «Торговый дом», можно учитывать как «Напиток Кока-Кола 1 л ТД», а от ЗАО «Безалкогольные напитки» – как «Напиток Кока-Кола 1 л БН». И никакой путаницы не возникнет.
Затем нужно ознакомиться с условиями договора (контракта) на поставку проверяемых товарно-материальных ценностей. Если к договору приложена спецификация, то рекомендуется уточнить у бухгалтера, соблюдаются ли ассортимент и количество поставляемых товарно-материальных ценностей, и если нет – то уточнить причины.
Далее следует сверить данные копий складских ордеров с данными первичных документов и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это делается так же, как и при проведении выборочной проверки (см. предыдущий раздел). При возникновении расхождений, а также ситуаций, когда вам не все понятно, следует потребовать соответствующие объяснения у бухгалтера. Не стоит забывать, что для проведения проверки вы должны быть в курсе всех нюансов и полностью владеть ситуацией.
При проведении проверки нужно обращать особое внимание на соответствие контрагента в накладной, складском ордере и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Не забывайте, что вы проводите тематическую проверку товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика, и если в накладной указан один поставщик, а в складском ордере или в ведомости – другой, то это требует отдельного разбирательства.
После проверки копий складских ордеров, первичных документов и бухгалтерской ведомости нужно отправиться на склад, взяв эти документы с собой. Проверка на складе проводится в таком же порядке, как и при проведении выборочной проверки. Особое внимание следует уделять соответствию наименования поставщика в накладной, копии складского ордера, оригиналу складского ордера и карточке складского учета.
После завершения документальной проверки нужно вместе с заведующим складом пересчитать реальные остатки товара и сверить их с зафиксированными. Не исключено, что при получении одной и той же товарно-материальной ценности от разных поставщиков будет обнаружена пересортица. Это, конечно, лучше, чем недостача или излишек, однако следует разобраться в причинах возникновения пересортицы и предпринять меры по недопущению ее в дальнейшем.
Полная инвентаризация товарно-материальных ценностей
В некоторых случаях для выявления возможных злоупотреблений, хищений и иных негативных проявлений необходимо провести полную инвентаризацию хранящихся на складе товарно-материальных ценностей.
Следует отметить, что в законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо проведение инвентаризации: при смене материально ответственных лиц, окончании календарного года, после обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.). Однако при наличии соответствующих оснований целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.
Порядок проведения полной инвентаризации отличается от проведения внезапных или тематических проверок. Во-первых, руководитель должен издать соответствующий приказ. Во-вторых, необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отразить в приказе. В рассматриваемом случае в качестве председателя комиссии следует назначить директора (ведь именно он является инициатором проведения инвентаризации).
Далее следует поручить бухгалтеру подготовку инвентаризационной ведомости. Форма этой ведомости утверждена законодательно. В инвентаризационной ведомости указывается состав комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности – полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток – записал в ведомость»).
По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также фиксируются объяснения материально ответственных лиц.
Внимательный читатель наверняка обратил внимание, что перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно сверять складские ордера с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Выполнение такой сверки по всей номенклатуре – слишком трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому сначала нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что будут найдены какие-либо несоответствия.
Обычно о проведении полной инвентаризации информируют заведующего складом. Это необходимо для того, чтобы в день инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако о внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какой-то товар был принят на склад или отпущен в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).
Следует отметить, что в законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо проведение инвентаризации: при смене материально ответственных лиц, окончании календарного года, после обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.). Однако при наличии соответствующих оснований целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.
Порядок проведения полной инвентаризации отличается от проведения внезапных или тематических проверок. Во-первых, руководитель должен издать соответствующий приказ. Во-вторых, необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отразить в приказе. В рассматриваемом случае в качестве председателя комиссии следует назначить директора (ведь именно он является инициатором проведения инвентаризации).
Далее следует поручить бухгалтеру подготовку инвентаризационной ведомости. Форма этой ведомости утверждена законодательно. В инвентаризационной ведомости указывается состав комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности – полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток – записал в ведомость»).
По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также фиксируются объяснения материально ответственных лиц.
Внимательный читатель наверняка обратил внимание, что перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно сверять складские ордера с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Выполнение такой сверки по всей номенклатуре – слишком трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому сначала нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что будут найдены какие-либо несоответствия.
Обычно о проведении полной инвентаризации информируют заведующего складом. Это необходимо для того, чтобы в день инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако о внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какой-то товар был принят на склад или отпущен в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).
Проверка учета основных средств
В предыдущей главе мы узнали, каким образом недобросовестный бухгалтер может найти способ личного обогащения путем махинаций с учетом основных средств. Рассмотрим, как руководитель предприятия может обнаружить подобные злоупотребления.
Сначала следует определиться с тем, учет каких основных средств и за какой интервал времени вы желаете проверить. После этого нужно потребовать в бухгалтерии соответствующие документы: карточки учета основных средств, акт ввода объекта основных средств в эксплуатацию, ведомость начисления амортизации, заверенную подписью бухгалтера. В некоторых случаях (например, если объект основного средства поступил на предприятие в проверяемый период) могут понадобиться также документы, подтверждающие их приобретение: договор (контракт) на поставку объекта (объектов) и товарно-транспортная накладная.
Нужно проследить правильность начисления износа. При неправильном начислении (например, если нормы завышены) полная стоимость объекта основных средств будет списана быстрее. В результате может сложиться ситуация, когда объект основных средств, будучи в неплохом и вполне рабочем состоянии, окажется полностью списанным; разумеется, недобросовестный бухгалтер не преминет воспользоваться удобной возможностью нагреть на этом руки.
Как же определить правильность начисления износа? Для начала нужно узнать у бухгалтера нормы начисления амортизации на каждый из проверяемых видов основных средств. Обычно эти нормы указываются в процентах в год – например, 10 % от полной стоимости объекта. Очевидно, что если износ начисляется ежемесячно, то годовую сумму износа следует разделить на 12; при ежеквартальном начислении износа годовую сумму износа нужно разделить на 4. Кстати, нормы начисления амортизации можно узнать не только у бухгалтера: они закреплены законодательно, и их можно как приобрести в магазине специализированной литературы, так и найти в Интернете.
После того как вы рассчитали сумму амортизации каждого проверяемого объекта основных средств, можно приступать к проверке правильности начисления износа. Для этого нужно взять ведомость, которую предоставил вам бухгалтер, и подробно сверить все начисленные суммы износа с той суммой, которая получилась у вас. Если вы обнаружили расхождение (особенно если сумма начисления износа в бухгалтерской ведомости превышает получившуюся у вас), то следует потребовать у бухгалтера объяснений, почему он начисляет амортизацию в размере, большем разрешенного законодательно.
Если превышение норм начисления и списания амортизации обнаружат налоговые органы, то это повлечет за собой серьезные финансовые санкции. Ведь суммы начисленной амортизации списываются на затраты предприятия; следовательно, при превышении норм амортизации увеличивается сумма затрат и соответственно уменьшается налогооблагаемая прибыль, что является серьезным нарушением налогового законодательства.
Зная это, опытный бухгалтер может пойти на хитрость. Начислять амортизацию он будет по завышенным нормам, а списывать начисленный износ на затраты – в пределах установленных норм. Остальная сумма амортизации будет списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. В такой ситуации при проведении проверки налоговые органы могут не предъявлять претензий: ведь на затраты относится сумма амортизации в пределах установленных норм, следовательно, сумма затрат не завышается, а налогооблагаемая прибыль не занижается. В то же время объект (объекты) основных средств списывается в ускоренном порядке, в результате чего он будет полностью списан намного раньше нормативного срока службы.
После того как вы проверили правильность начисления и списания амортизации, следует посмотреть на остаточную стоимость проверяемых основных средств. Если вы видите, что стоимость того или иного объекта в скором времени будет полностью списана, рекомендуется лично проверить его состояние. Кто знает – может, даже после списания с него можно будет получить хоть какой-то доход? В качестве примера можно привести легковой автомобиль: допустим, его стоимость списана полностью, но он еще находится во вполне рабочем состоянии. Это, кстати, неудивительно: хотя полная стоимость какого-либо автомобиля должна списываться через 10 лет, по российским меркам такой автомобиль считается вполне работоспособным.
Что касается автомобилей, то их полная стоимость списывается в зависимости не только от срока службы, но еще и от пробега. Ресурс каждого автомобиля, выраженный в километрах пробега, устанавливается предприятием-производителем и указывается в техническом паспорте.
С автомобиля, на всю стоимость которого начислен износ, можно снять некоторые запасные части, после чего продать их: как известно, рынок бывших в употреблении комплектующих в современной России процветает. Имейте в виду, что если вы этого не сделаете, то высока вероятность того, что это сделают другие сотрудники фирмы (например, бухгалтер, вступивший в сговор с водителем, который работал на списанном автомобиле).
Часто у руководителей и бухгалтеров предприятий возникает вопрос, как законным образом завершить списание и утилизацию автомобиля. На самом деле, ведь не отправлять же на свалку автомобиль, у которого остались вполне пригодные к эксплуатации запасные части – лобовое, боковые и заднее стекла, зеркала, спидометр, крылья, крышка багажника (у легковых автомобилей), капот и т. д. Эти запчасти вполне могут послужить другому аналогичному автомобилю.
Согласно действующему законодательству нужно снять со списанного автомобиля пригодные к эксплуатации запасные части и оприходовать их на склад. При этом стоимость каждой запасной части определяется индивидуально, с учетом износа. Обычно для оценки снятых со списанной машины запасных частей создается специальная комиссия. При этом принимаются во внимание многие факторы: внешний вид детали, нормы начисления износа на нее (при наличии таковых), интенсивность эксплуатации и др.
После того как все более-менее пригодные запасные части сняты со списанного автомобиля и оприходованы на склад, следует связаться с организацией, занимающейся переработкой либо утилизацией металлолома, и заключить с ними договор. Перед тем как забрать остатки автомобиля, они выдадут вам соответствующий документ. И только после этого можно считать, что списание автомобиля осуществлено в полном соответствии с действующим законодательством.
Однако мало кто из проверяющих органов обращает внимание на оприходование на склад запасных частей со списанного автомобиля и сдачу его специализированной организации для дальнейшей утилизации или переработки. Обычно все ограничивается проверкой правильности начисления и списания амортизации основных средств.
После проверки состояния основных средств, которые в скором времени должны быть списаны (при наличии таковых), следует проверить наличие всех проверяемых основных средств, не забывая при этом сверять их инвентарные номера. Среди руководителей предприятий и организаций бытует ошибочное мнение, что несписанные основные средства никто не ворует в первую очередь из-за их больших размеров. И правда, как незаметно украсть станок или угнать принадлежащий фирме автомобиль? Ведь о таком ЧП сразу станет известно окружающим: кражу станка обнаружит тот, кто на нем работает, кражу автомобиля – начальник гаража, водитель или механик.
Однако существуют и менее габаритные объекты: компьютеры, факсы, копировальные аппараты, сканеры и иная оргтехника. Например, сканер похитить совсем несложно – нередко он помещается в рабочем портфеле. Хитрый мошенник не похитит сканер, а просто заменит его более старым, подделав инвентарный номер. Именно поэтому при проверке фактического наличия основных средств нужно учитывать и их внешний вид, и производителя, и дату изготовления – не исключено, что такая бдительность принесет свои плоды.
Следует также обращать внимание на комплектность объектов основных средств. Например, станок может поставляться в комплекте с защитным экраном, автомобиль – с чехлом для стоянки. Это указывается предприятием-изготовителем в техническом паспорте объекта.
Особое внимание при проверке следует уделять тем объектам, которые подвергались ремонту или нуждаются в периодическом обслуживании сторонней организацией. Необходимо попросить у бухгалтера все документы, относящиеся к ремонту и обслуживанию, поинтересоваться, каким образом списывались соответствующие затраты. Не будет лишним самостоятельно проверить нынешнюю стоимость аналогичных работ – как вы уже знаете, фирмы, которые занимаются ремонтом и обслуживанием, нередко искусственно завышают стоимость работ, а бухгалтер закрывает на это глаза.
Следим за бухгалтером
Помимо описанных традиционных и довольно эффективных при умелом использовании способов проверки бухгалтера, существует еще много нетрадиционных, но довольно распространенных мер, позволяющих директору держать руку «на пульсе событий». К таким мерам в первую очередь следует отнести прослушивание и видеонаблюдение за бухгалтерией, а также слежение за бухгалтером и бухгалтерским компьютером.
Прослушивание и видеонаблюдение
Для прослушивания помещений и, в частности, бухгалтерии в настоящее время имеется хороший выбор специальных средств. Некоторые из них можно установить самостоятельно, без привлечения специалистов.
Удобный и эффективный вид прослушивания – установка специально предназначенного прибора (говоря по-простому – «жучка») в рабочий телефон бухгалтера. Однако у этого способа есть недостаток: большинство таких приборов в начале работы издают характерный щелчок, и если ваш бухгалтер человек более-менее знающий, то он быстро определит, что его рабочий телефон прослушивается.
Заподозрив, что его телефонными переговорами кто-то заинтересовался, бухгалтер может повести себя по-разному. Например, он может прийти к руководителю предприятия и сообщить ему об этом. Скорее всего, бухгалтер заподозрит в прослушивании телефонных переговоров не своего руководителя, а налоговые органы, и прямо скажет об этом директору.
Как же поступить, когда к вам неожиданно приходит бухгалтер и заявляет, что его телефонные переговоры прослушивают? Наиболее приемлемый вариант – картинно удивиться и высказать гневную тираду: «Да как же так, совсем обнаглели эти силовики, что им здесь, террористы сидят, что ли!» – или что-то в этом роде. Поблагодарив бухгалтера за бдительность, скажите, что вы разберетесь в ситуации: пусть спокойно возвращается на свое рабочее место. Ну а вам остается лишь выковырять из рабочего телефона бухгалтера ставший ненужным «жучок» и придумать более эффективное средство контроля.
Более хитрый и опытный бухгалтер может не подать виду, что ему известно о прослушивании его телефонных переговоров. Более того – он может повернуть такую ситуацию в свою пользу. Во-первых, в телефонных переговорах он будет постоянно подчеркивать свою честность и преданность делу, с негодованием отказываться от нелицеприятных и мошеннических предложений (кстати, он может специально организовать звонки с такими предложениями, попросив своих знакомых помочь в этом), говорить, как он любит свою работу, – в общем, вести себя таким образом, что у директора, который будет впоследствии прослушивать запись, на глазах выступят слезы умиления. А недобросовестный бухгалтер будет спокойно мошенничать, обсуждая «пикантные» вопросы не по телефону, а при личной встрече с «деловыми партнерами».
Во-вторых, посредством такой «нетрадиционной связи» с руководителем бухгалтер может как бы невзначай передавать ему свои пожелания, предложения и т. п.
В-третьих, зная, что каждый его телефонный разговор будет прослушан директором, бухгалтер сможет искусственно набивать себе цену, организовывая звонки якобы с предложениями «хорошей и высокооплачиваемой работы». Разумеется, что с подобными «предложениями» бухгалтеру будут звонить хорошие знакомые, предлагать высокую зарплату, социальные пакеты и прочие блага, а «честный» бухгалтер будет отказываться и говорить, что свою нынешнюю работу ни на что не променяет. Какой руководитель, услышав такое, не расчувствуется и не поднимет заработную плату своему «преданному навеки» бухгалтеру?
Еще один довольно эффективный способ прослушивания разговоров бухгалтера – это установка жучков в бухгалтерии. В этом случае вы будете в курсе всех разговоров, которые ведутся между работниками бухгалтерии, а также между ними и посетителями бухгалтерии. Например, представьте такую ситуацию. Вашему бухгалтеру поступило нелицеприятное предложение, от которого он «не может отказаться» (например, хороший откат за сокрытие задолженности контрагента). Однако по телефону обсуждать подробности «операции» бухгалтер, как любой нормальный человек, не пожелает и договорится о личной встрече. Не исключено, что эта встреча будет назначена в бухгалтерии в нерабочее время (например, вечером, когда в офисе уже никого нет). Чувствуя себя в безопасности, бухгалтер и его «деловой партнер» обсуждают все подробности, которые в скором времени (или прямо во время обсуждения, находясь, например, в машине под окнами офиса) с великим интересом слушаете вы.
Удобный и эффективный вид прослушивания – установка специально предназначенного прибора (говоря по-простому – «жучка») в рабочий телефон бухгалтера. Однако у этого способа есть недостаток: большинство таких приборов в начале работы издают характерный щелчок, и если ваш бухгалтер человек более-менее знающий, то он быстро определит, что его рабочий телефон прослушивается.
Заподозрив, что его телефонными переговорами кто-то заинтересовался, бухгалтер может повести себя по-разному. Например, он может прийти к руководителю предприятия и сообщить ему об этом. Скорее всего, бухгалтер заподозрит в прослушивании телефонных переговоров не своего руководителя, а налоговые органы, и прямо скажет об этом директору.
Как же поступить, когда к вам неожиданно приходит бухгалтер и заявляет, что его телефонные переговоры прослушивают? Наиболее приемлемый вариант – картинно удивиться и высказать гневную тираду: «Да как же так, совсем обнаглели эти силовики, что им здесь, террористы сидят, что ли!» – или что-то в этом роде. Поблагодарив бухгалтера за бдительность, скажите, что вы разберетесь в ситуации: пусть спокойно возвращается на свое рабочее место. Ну а вам остается лишь выковырять из рабочего телефона бухгалтера ставший ненужным «жучок» и придумать более эффективное средство контроля.
Более хитрый и опытный бухгалтер может не подать виду, что ему известно о прослушивании его телефонных переговоров. Более того – он может повернуть такую ситуацию в свою пользу. Во-первых, в телефонных переговорах он будет постоянно подчеркивать свою честность и преданность делу, с негодованием отказываться от нелицеприятных и мошеннических предложений (кстати, он может специально организовать звонки с такими предложениями, попросив своих знакомых помочь в этом), говорить, как он любит свою работу, – в общем, вести себя таким образом, что у директора, который будет впоследствии прослушивать запись, на глазах выступят слезы умиления. А недобросовестный бухгалтер будет спокойно мошенничать, обсуждая «пикантные» вопросы не по телефону, а при личной встрече с «деловыми партнерами».
Во-вторых, посредством такой «нетрадиционной связи» с руководителем бухгалтер может как бы невзначай передавать ему свои пожелания, предложения и т. п.
В-третьих, зная, что каждый его телефонный разговор будет прослушан директором, бухгалтер сможет искусственно набивать себе цену, организовывая звонки якобы с предложениями «хорошей и высокооплачиваемой работы». Разумеется, что с подобными «предложениями» бухгалтеру будут звонить хорошие знакомые, предлагать высокую зарплату, социальные пакеты и прочие блага, а «честный» бухгалтер будет отказываться и говорить, что свою нынешнюю работу ни на что не променяет. Какой руководитель, услышав такое, не расчувствуется и не поднимет заработную плату своему «преданному навеки» бухгалтеру?
Еще один довольно эффективный способ прослушивания разговоров бухгалтера – это установка жучков в бухгалтерии. В этом случае вы будете в курсе всех разговоров, которые ведутся между работниками бухгалтерии, а также между ними и посетителями бухгалтерии. Например, представьте такую ситуацию. Вашему бухгалтеру поступило нелицеприятное предложение, от которого он «не может отказаться» (например, хороший откат за сокрытие задолженности контрагента). Однако по телефону обсуждать подробности «операции» бухгалтер, как любой нормальный человек, не пожелает и договорится о личной встрече. Не исключено, что эта встреча будет назначена в бухгалтерии в нерабочее время (например, вечером, когда в офисе уже никого нет). Чувствуя себя в безопасности, бухгалтер и его «деловой партнер» обсуждают все подробности, которые в скором времени (или прямо во время обсуждения, находясь, например, в машине под окнами офиса) с великим интересом слушаете вы.