Страница:
User Setup (Пользовательские установки)
Выбранная команда File Ю User Setup позволяет задать те или иные
предпочтения при работе с программой Lotus Organizer.
Organizer Preferences (Предпочтения организатора)
Выбранная команда File Ю User Setup Ю Organizer Preferences открывает
доступ к диалоговому окну Organizer Preferences, опции которого позволяют
задать установки по умолчанию программы Lotus Organizer.
Обратимся к вкладке Defaul File (Файл по умолчанию). Опции этой вкладки
позволяют:
Automatically open
Автоматически открывать файл, местоположение которого задано
пользователем.
Always start with a new Organizer file
Автоматически открывать новый файл организатора.
С помощью кнопки Browse (Просмотреть) вы можете указать местоположение
файла, который будет автоматически открыт при загрузке программы.
Обратимся к вкладке Environment (Окружающая среда). Опции этой вкладки
позволяют:
Clock & today's date
Отобразить часы и текущую дату на панели инструментов.
Animated page turn
Показывать мультипликацию при перелистывании страниц.
Display missed alarms
Озвучивать события.
Обратимся к вкладке Folders (Папки). С помощью опций этой вкладки вы
можете определить папки, в которых будут храниться файлы организатора,
например, вы можете выбрать одну папку для файлов организатора, другую для
файлов раскладки документов или для файлов пиктограмм.
Organizer files
Файлы организатора (*.ORG, *.OR2, and *.OR3).
По умолчанию эти файлы лежат в папке C:\LOTUS\WORK\ORGANIZE.
Paper layouts
Файлы раскладки документов. По умолчанию эти файлы лежат в папке
C:\LOTUS\ORGANIZE\LAYOUTS.
Custom SmartIcons
Файлы пиктограмм. По умолчанию эти файлы лежат в папке
C:\LOTUS\ORGANIZE\ICONS.
Backups
Файлы автосохранения. По умолчанию эти файлы лежат в папке
C:\LOTUS\BACKUP\ORGANIZE.
Обратимся к вкладке Save (Сохранение). Опции этой вкладки позволяют
автоматически производить сохранение ваших файлов по истечении заданного
промежутка времени.
After each change
Cохранять файл после того, как он будет модифицирован.
Every
Определить интервал времени в минутах, по истечении которого ваши
изменения будут сохранены.
Ask for confirmation first
Выдавать сообщение перед каждым сохранением.
Only when told
Сохранять файлы только через команду File Ю Save или File Ю Save As.
Backup
Автоматически создавать OR3-файл автосохранения во временной папке.
Exit Organizer (Выход из организатора)
Выйти из программы Lotus Organizer можно:
n Выбрав команду меню File Ю Exit.
n Дважды нажав кнопку мыши на пиктограмме в
верхнем правом углу окна Lotus Organizer.
Если файл организатора был изменен, то Lotus Organizer выведет запрос о
том, сохранять ли внесенные изменения. В качестве ответа можно
воспользоваться кнопкой Yes, No или Cancel.
Команды меню Edit (Редактирование)
Undo (Отменить)
Выбранная команда Edit Ю Undo используется для отмены предыдущего
действия.
Lotus Organizer позволяет отменить только последнее выполняемое
действие. Например, если удален текст, а затем создан новый, то нельзя
отменить удаление текста.
Повторный выбор команды File Ю Undo восстанавливает последнее
отмененное действие.
Cut (Вырезать)
Выбранная команда Edit Ю Cut удаляет активный объект из Lotus Organizer
и помещает его в буфер промежуточного хранения Clipboard системы Windows.
Copy (Скопировать)
Команда Edit Ю Copy используется для вставки активного объекта или
текста в буфер промежуточного хранения Clipboard.
Paste (Поместить)
Выбранная команда Edit Ю Paste помещает копию объекта из буфера
промежуточного хранения Clipboard в Lotus Organizer.
Clear (Очистить)
Команда Edit Ю Clear используется для удаления выбранного объекта из
Lotus Organizer.
Copy Special (Специальная копия)
Команда Edit Ю Copy Special используется для специального копирования
информационных полей из любого раздела организатора. Скопированную
информацию затем можно вставлять в другие приложения Windows.
Для того, чтобы выбрать информацию для копирования из адресной книги
Address (Адреса), просто выберите соответствующую запись.
Для того, чтобы скопировать Событие (Аppointment), Задачу (Task),
Результат (Event), Страницу (Page), Звонок (Call) или Ежегодник
(Anniversary), просто выберите объект из соответствующего раздела
организатора и дайте команду
Edit Ю Copy Special.
Чтобы скопировать информацию из Записной книжки (Notepad) перейдите в
записную книжку, выберите текстовые данные, которые необходимо скопировать и
дайте команду
Edit Ю Copy Special.
В диалоговом окне Copy Special в поле Fields отображена информация,
которую вы выбрали для копирования.
Для переключения между организатором и приложением Windows вы можете
воспользоваться комбинацией клавиш Alt+Tab.
Paste Special (Специальная вставка)
Команда Edit Ю Paste Special открывает доступ к диалоговому окну Paste
Special, которое используется для внедрения объекта OLE из буфера обмена в
Lotus Organizer.
Команда Edit Ю Paste Special доступна лишь в том случае, если объект
OLE уже находится в буфере промежуточного хранения Clipboard.
OLE (Object Linking Embedding) -- совместное использование и управление
данными прикладных программ Windows.
Lotus поддерживает механизм OLE и позволяет с помощью функции внедрения
включать в разделы Lotus Organizer объекты OLE.
Опции диалогового окна Paste Special:
Paste
Поместить информацию из исходного приложения в организатор.
Из списка типов данных As: выбирается формат внедряемого в среду Lotus
Organizer объекта OLЕ. Содержание списка полностью согласуется с прикладной
программой, создавшей внедряемый объект и зависит от установленных
приложений, поддерживающих механизм OLE.
Paste link to source
Связать помещенный объект с исходным приложением. Если нажать кнопку
OK, то объект OLE перейдет из буфера обмена в выбранный раздел организатора.
Двойной щелчок мышью на внедренном объекте дает возможность открыть
приложение источника и редактировать объект так, как будто он находится в
Lotus Organizer.
Опция Paste link to source размещает объект OLE в Lotus Organizer
посредством связи с файлом источника (под "файлом источника" понимается
документ c любой информацией, внедренный в Lotus Organizer).
Нужно сказать, что связь между двумя документами позволяет внедрить
информацию из исходного приложения в Lotus Organizer (в документ
назначения). При этом, каждый раз, когда в файле источника происходят
какие-либо изменения, они всегда передаются в документ назначения. Это
означает, что модифицировать внедренный объект можно только в приложении
источника.
Lotus Organizer позволяет управлять связанным объектом (вы сами можете
выбрать прикладную программу для внедряемого в Lotus Organizer объекта)
через диалоговое окно Create Object (Доступ: Create Ю Object). Это означает,
что Lotus Organizer рассматривает все связи как автоматические, так и
задаваемые пользователем. Автоматические связи между внедренными объектами
обновляются при открытии документа или при изменениях в исходном приложении,
т.е. связь между внедренными объектами обновляется автоматически всякий раз,
когда открывается файл Lotus Organizer или модифицируется файл исходного
приложения в открытом документе назначения.
Важно: Чтобы механизм OLE функционировал для большинства прикладных
программ, в оболочке Windows в папке SYSTEM должны присутствовать следующие
файлы:
n COMPOBJ.DLL
n OLE2.DLL
n OLE2CONV.DLL
n OLE2DISP.DLL
n OLE2NLS.DLL
n OLE2PROX.DLL
n STORAGE.DLL
n OLE2.REG
n TYPELIB.DLL
Organizer Links (Связи организатора)
Команда Edit Ю Organizer Links открывает доступ к диалоговому окну
Organizer Links, с помощью которого вы можете модифицировать связи
организатора с другими файлами.
Cвязь организатора с другим файлом или приложением осуществляется через
диалоговое окно File Link
(доступ: Create Ю File Link).
Опции диалогового окна Organizer Links позволяют:
User defined
Отобразить связанный объект в том порядке, в каком он был создан.
Ascending date
Отобразить связанные объекты в хронологическом порядке.
Link description
Отобразить связанные объекты в алфавитном порядке.
Descending date
Отобразить связанные объекты в хронологическом порядке, причем на
первый план выводятся так называемые первичные объекты.
Через кнопку File Link диалогового окна Organizer Links вы можете
обратиться к другому диалоговому окну File Link, с помощью которого вы
можете изменить местоположение связанного файла, а также название связи.
Go To (Перейти)
Команда Edit Ю Go To используется для быстрого перемещения из одного
раздела организатора в другой.
Find (Поиск)
Выбранная команда Edit Ю Find открывает доступ к встроенному в Lotus
Organizer инструменту поиска, с помощью которого можно найти текстовые
данные в любом разделе организатора.
Например, можно найти в выбранном из списка разделов Section слова с
учетом регистра (опция Case sensitive). Если активизировать в диалоге Find
переключатель All section, то поиск будет производиться во всех разделах
организатора.
Поиск спецсимволов осуществляется так же, как поиск простого текста --
достаточно ввести в поле данных Find ключевые комбинации для специальных
символов или ANSI (ASCII) коды символов.
Layouts (Раскладка)
Команда Edit Ю Layouts открывает доступ к диалоговому окну Layouts, с
помощью которого вы можете изменить раскладку распечатываемой информации на
странице.
Опции диалогового окна Layouts:
Portrait
Портретная ориентация.
Landscape
Ландшафтная ориентация.
Print first line only
Печатать только первую строку каждой страницы.
Print icons
Печатать любые пиктограммы, имеющиеся на странице.
Print month calendars
Печатать ежемесячные календари.
Address
Печатать записи из адресной книжки Address (Адреса).
OLE Links (Связи OLE)
Команда Edit Ю OLE Links открывает доступ к диалоговому окну OLE Links,
которое используется для модифицирования, отмены или замены компоновок между
вставленным в Lotus Organizer объектом OLE и исходной прикладной программой.
Команда Edit Ю OLE Links доступна лишь в том случае, если документ
Lotus Organizer содержит хотя бы один объект, созданный в приложении,
поддерживающем динамический обмен данными (DDE) или связывание и внедрение
объектов (OLE).
Связь между двумя документами позволяет внедрить информацию из
исходного приложения в раздел организатора (в документ назначения). При
этом, каждый раз, когда в файле источника происходят какие-либо изменения,
они всегда передаются в документ назначения.
Связанным объектом можно управлять вручную или автоматически.
Связь между внедренными объектами обновляется автоматически всякий раз,
когда открывается файл организатора или модифицируется файл исходного
приложения в открытом документе назначения. Управление ручной связью между
внедренными объектами осуществляется только кнопкой Update Now диалогового
окна OLE Links.
Опции диалогового окна OLE Links:
Break Link
Эта кнопка используется для разрыва связи между выбранным объектом OLE
и исходным приложением.
Edit Link
Нажатие кнопки Edit Link позволяет отобразить диалог, в котором можно
повторно связать объект OLE с исходным приложением, изменяя только файл
объекта исходного приложения.
Link
Список связей отображает имена связанных объектов OLE в активном
разделе организатора.
Update Now
Если в документе Lotus Organizer присутствуют объекты OLE, имена
которых представлены в списке, то опцией Update Now можно управлять связями
следующим образом:
Automatic (Автоматическая Связь)
Объект отредактирован в исходной прикладной программе и внедрен в Lotus
Organizer командой Edit Ю Paste Special. Стандартные установки Lotus
Organizer рассматривают все связи как автоматические. Автоматические связи
между внедренными объектами обновляются при открытии документа или при
изменениях в исходном приложении.
Manual (Непосредственное Управление)
Cохраненный в исходной прикладной программе объект внедряется в Lotus
Organizer.
Update Now (Модифицировать Сейчас)
Обновление связи объектов OLE, выбранных в списке связей: Lotus
Organizer налаживает связь с исходным приложением. Опция Update Now доступна
только при активизированном переключателе Manual.
Календарь (Calendar)
Календарь организатора используется для управления событиями.
Работа с событиями подразумевает выполнение трех основных операций:
назначение, удаление, а также изменение атрибутов. Чтобы назначить событие,
достаточно выбрать при помощи мыши день и час, а затем ввести
характеризующую событие информацию.
Возможности календаря
С помощью календаря вы можете:
n Планировать мероприятия, сопровождая каждое из
них комментарием
n Устанавливать продолжительность событий при
помощи фиксаторов интервалов
n Переносить события на другие дни
n Намечать повторяющиеся события
n Включать режим оповещения о приближающихся
событиях
n Запускать нужные приложения в строго указанный
момент времени
n Связывать с мероприятиями информацию о расходах
n Превращать информацию о тех или иных событиях в
конфиденциальную
n Просматривать информацию других разделов, не
выходя из календаря, например, вы можете отображать
в списке ваших дел To Do тот или иной день
календаря
n Устанавливать стандартные характеристики событий и
рабочего дня
n Просто щелкнув левой клавишей мыши,
переупорядочить ваши события
n Создавать повторяющиеся мероприятия, например
еженедельные встречи
n Создать конфиденциальное событие
n Звуковым сопровождением сообщать о конфликтных
событиях
Как создать событие
Для того, чтобы создать событие, обратитесь к диалоговому окну Create
Appointment (Создать событие). Для этого просто укажите курсором на нужный
день и нажмите левую клавишу мыши.
Как выбрать для события
подходящее время
С помощью полосы прокрутки Time диалогового окна Create Appointment вы
можете выбрать для события подходящее время.
Появляющийся в центре так называемый фиксатор интервалов позволяет
установить как время начала и/или окончания мероприятия, так и его
продолжительность.
Как задать длительность планируемого мероприятия
Вы можете задать длительность планируемого мероприятия. Для этого мышью
переместите сначала верхние, а затем нижние часы фиксатора интервалов. Для
того, чтобы перенести событие на другое время, переместите фиксатор
интервалов целиком, указав предварительно курсором на его середину.
Минимальный сдвиг времени начала/окончания события при использовании
фиксатора интервалов составляет 5 минут.
Фиксатор интервалов отображает текущее событие зеленым цветом, а все
мероприятия, уже назначенные на выбранный день -- красным.
Важно: Наложение одного мероприятия на другое фиксатор интервалов не
допускает. При попытке это сделать событие автоматически "перескакивает" на
следующий незанятый интервал времени.
Ввод информаци о мероприятии
В диалоговом окне Create Appointment в поле данных Description вы
можете ввести информацию о мероприятии.
Оповещение о приближающемся событии
В диалоговом окне Create Appointment с помощью кнопки Alarm вы можете
оповестить о приближающемся событии посредством проигрывания мелодии и
выводом сопроводительного текста. Максимальный интервал упреждения о
приближающемся событии соответствует 4 часам.
Важно: Оповещение выдается даже в том случае, если окно свернуто. При
этом текст сообщения накладывается поверх всех остальных открытых окон.
Как связать событие с расходами
Вы можете связать между собой событие и планируемые расходы посредством
привязки к событию кода затрат. Для этого в диалоговом окне Create
Appointment нажмите кнопку Cost.
Например, при оказании консультационных услуг одним из наиболее часто
используемых показателей является почасовая оплата. В качестве кода клиента
целесообразно указывать его имя или название организации (например, МиК), а
в качестве кода затрат -- величину оплаты (например 8, если она составляет 8
долларов в час).
Экспорт кодов затрат
При необходимости коды затрат могут быть экспортированы в другое
приложение наряду с информацией о временных характеристиках события и
сопроводительным текстом. Примером может служить выставление счетов клиентам
при помощи программы электронных таблиц.
Как перенести событие с одного
дня на другой
Вы можете перенести событие с одного дня на другой перемещением мышью
этого события на другой день. Его временные рамки остаются прежними.
Как скопировать событие на другой день
Для того, чтобы скопировать событие на другой день переместите
посредством мыши это событие, удерживая клавишу Ctrl.
Как отобразить информацию о событиях в других разделах организатора
Используя календарь, вы можете отобразить информацию о событиях,
которая находится в других разделах организатора, например в Делах (ToDo)
или Планировщике (Planner). Сведения из других разделов располагаются выше
информации о событиях, запланированных на день при помощи календаря.
Для того, чтобы отобразить информацию из других разделов выполните
команду Create Ю Entry In.
Если информация о всех запланированных на день событиях не умещается в
отведенной области календаря
В случае, когда информация о всех запланированных на день событиях не
умещается в отведенной области календаря, в правом нижнем углу этой области
появляется стрелка. Если указать на нее курсором и нажать кнопку мыши, то на
экране появится полоса прокрутки, позволяющая просмотреть перечень событий
целиком.
Как изменить продолжительность мероприятия
По умолчанию на каждое событие отводится 60 минут. Вы можете изменить
принимаемую по умолчанию продолжительность мероприятия Default duration
через диалоговое окно Calendar Preferences (доступ: View Ю Calendar
Preferences).
Как изменить шаг временной сетки
Сетка определяет величину интервалов, на которые разбивается день, в
целях упрощения привязки событий к конкретному времени. Более точно
установить время начала и окончания мероприятия позволяет фиксатор
интервалов.
С помощью опции Time slots диалогового окна Calendar Preferences
(доступ: View Ю Calendar Preferences) вы можете изменить шаг временной
сетки, к которой осуществляется привязка мероприятий.
Редактирование существующего события
Через команду Edit Ю Edit Anniversary (Ctrl+E) вы можете
отредактировать существующее событие.
Дела (ToDo)
С помощью раздела организатора Дела (To Do) вы можете осуществлять
краткосрочное и долговременное планирование посредством задач, которые
предварительно заносятся в так называемый список ваших дел.
Через задачи раздела Дела (To Do) вы можете следить за тем, что вы
должны сделать и в какое время. Вы можете удалять задачи или модифицировать
их так, чтобы они соответствовали именно вашим планам. Организатор позволяет
отслеживать уже выполненные задачи или отложенные задачи.
Задачи раздела Дела (To Do) вы можете просмотреть в календаре.
Все задачи раздела Дела (To Do) автоматически сортируются по их дате и
приоритету.
Как вводить задачи
Организатор позволяет ввести в список дел неограниченное количество
задач. Для того, чтобы ввести задачу просто щелкните мышью на корешке
раздела Дела (To Do) и выберите необходимую страницу, обратившись к
диалоговому окну Create Task.
В поле данных Description введите описание вашей задачи.
С помощью раскрывающихся списков Start и Due вы можете указать
соответственно начальную и конечную дату вашей задачи. По умолчанию
организатор устанавливает обе даты равными текущей.
Кнопки-переключатели Priority позволяют определить приоритет задачи. По
умолчанию организатор присваивает вашей задаче приоритет, соответствующий
кнопке-переключателю 2
С помощью Lotus Organizer вы можете использовать три уровня
приоритетности -- 1, 2 и 3.
Активный флажок Confidentcial позволяет запретить изменение задачи,
т.е. ограничить к ней доступ паролем, который вы вводите при открытии файла.
Ниспадающий список Categories позволяет установить тип вашей задачи.
С помощью кнопки Alarm вы можете оповестить себя о приближающейся
задачи посредством проигрывания мелодии и выводом сопроводительного текста.
Максимальный интервал упреждения соответствует 4 часам.
Оповещение выдается даже в том случае, если окно свернуто. При этом
текст сообщения накладывается поверх всех остальных открытых окон.
Вы можете связать между собой задачу и планируемые расходы посредством
привязки к задаче кода затрат.
Для этого в диалоговом окне Create Task нажмите кнопку Cost.
C помощью кнопки Repeat вы можете обратиться к диалоговому окну, с
помощью которого можно создавать так называемые повторяющиеся задачи.
Например, вы можете назначать еженедельные встречи в Календаре (Calendar)
через раздел организатора Дела (To Do).
В Lotus Organizer каждый повторяющийся объект должен иметь свой тип
(Daily, Weekly, Custom), т.е. ваша задача, например, может повторяться
каждый день, каждую среду или каждый четверг.
Вы можете определить собственную дату повтора через опцию Custom списка
Repeats.
С помощью раскрывающегося списка Until диалогового окна Repeat вы
можете задать продолжительность для повторяющейся задачи.
Если задача уже выполнена
В диалоговом окне Create Task с помощью флажка Completed on вы можете
пометить вашу задачу так, что она станет завершенной в заданный момент
времени.
Выполненная задача помещается в конец списка дел и отмечается
посредством перечеркивания имени задачи. Если же вы не отметите завершение
задачи, то она переносится на следующий день со статусом задержанной или
текущей.
Всегда отмечайте завершение задачи, так как список всех ваших дел может
понадобиться вам даже после выполнения тех или иных задач.
Как перемещать задачи между несколькими делами
Lotus Organizer позволяет работать с несколькими разделами Дела (To
Do). Вы можете перемещать ваши задачи между подобными разделами. Для этого
воспользуйтесь операциями копирования и вставки оболочки Windows или методом
буксировки выбранной задачи в другой раздел.
Как отобразить задачу в календаре
С помощью календаря вы можете просмотреть задачи, которые должны быть
выполнены в тот или иной день. Для этго из меню Section выберите команду
Show Through.
В появившемся диалоге Show Through выберите из списка Show into опцию
Calendar.
Как редактировать задачи
Через команду Edit Ю Edit Task (Ctrl+E) вы можете отредактировать
существующую задачу.
Планировщик (Planner)
С помощью Планировщика (Planner) вы можете точно так же, как в
настенном календаре отмечать даты, события и различные мероприятия, которые
должны произойти в течение года.
Например, вы можете отметить время предполагаемого отпуска,
запланированную поездку на курорт или период учебы в том или ином вузе.
Вы можете связать Планировщик (Planner) со списком ваших Дел (To Do)
так, что оба этих раздела Lotus Organizer будут отображать одну и ту же
информацию.
Что вы можете сделать, используя планировщик
Планировщик (Planner) является одним из лучших разделов персонального
менеджера Lotus Organizer. С помощью планировщика вы можете:
n определить тот или иной проект, даты и сроки
n зафиксировать изменения в том или ином проекте
n отобразить в планировщике события из списка
Дел (To Do)
Как оказаться в планировщике организатора
Для того, чтобы выбрать раздел организатора Планировщик (Planner),
просто щелкните мышью на корешке Planner.
Для того, чтобы развернуть лист планировщика просто нажмите на кнопку
в правом верхнем углу страницы планировщика.
Чтобы свернуть лист планировщика, нажмите на эту же кнопку еще раз.
Как ввести событие в планировщик
В планировщике вашего организатора может отображаться годовой календарь
тех или иных запланированных мероприятий.
Для того, чтобы ввести событие в планировщик, вы должны выбрать тип
этого события из списка в нижней части страницы организатора.
Полоски разного цвета, которые вы видите в планировщике соответствуют
тому или иному дню недели. Поэтому щелкните мышью на дне планируемого
мероприятия и, не отпуская кнопку мыши, переместите курсор до места, которое
будет соответствовать окончанию события.
Если мероприятие приходится только на первую половину
Вы можете сделать так, что мероприятие планировщика будет приходиться
только на первую половину дня. Для этого щелкните мышью на дне планируемого
мероприятия и выделите только верхний ряд клеток.
Соответствующая информация появляется в информационной строке,
расположенной над графиком мероприятий.
Как пометить весь день целиком
В планировщике вы можете пометить весь день целиком. Для этого сначала
закрасьте верхний ряд клеток, а затем продолжите закраску нижнего ряда.
Как изменить описание события
Вы можете изменить тип самого события. Для этого просто щелкните мышью
два раза на цветном блоке в нижней части страницы.
В диалоговом окне Planner Key введите в одно из полей данных новый
текст.
Как удалить событие
Вы можете удалить выбранное событие из планировщика организатора. Для
этого просто перенесите это событие в корзину.
Как настроить планировщик
Выбранная команда File Ю User Setup позволяет задать те или иные
предпочтения при работе с программой Lotus Organizer.
Organizer Preferences (Предпочтения организатора)
Выбранная команда File Ю User Setup Ю Organizer Preferences открывает
доступ к диалоговому окну Organizer Preferences, опции которого позволяют
задать установки по умолчанию программы Lotus Organizer.
Обратимся к вкладке Defaul File (Файл по умолчанию). Опции этой вкладки
позволяют:
Automatically open
Автоматически открывать файл, местоположение которого задано
пользователем.
Always start with a new Organizer file
Автоматически открывать новый файл организатора.
С помощью кнопки Browse (Просмотреть) вы можете указать местоположение
файла, который будет автоматически открыт при загрузке программы.
Обратимся к вкладке Environment (Окружающая среда). Опции этой вкладки
позволяют:
Clock & today's date
Отобразить часы и текущую дату на панели инструментов.
Animated page turn
Показывать мультипликацию при перелистывании страниц.
Display missed alarms
Озвучивать события.
Обратимся к вкладке Folders (Папки). С помощью опций этой вкладки вы
можете определить папки, в которых будут храниться файлы организатора,
например, вы можете выбрать одну папку для файлов организатора, другую для
файлов раскладки документов или для файлов пиктограмм.
Organizer files
Файлы организатора (*.ORG, *.OR2, and *.OR3).
По умолчанию эти файлы лежат в папке C:\LOTUS\WORK\ORGANIZE.
Paper layouts
Файлы раскладки документов. По умолчанию эти файлы лежат в папке
C:\LOTUS\ORGANIZE\LAYOUTS.
Custom SmartIcons
Файлы пиктограмм. По умолчанию эти файлы лежат в папке
C:\LOTUS\ORGANIZE\ICONS.
Backups
Файлы автосохранения. По умолчанию эти файлы лежат в папке
C:\LOTUS\BACKUP\ORGANIZE.
Обратимся к вкладке Save (Сохранение). Опции этой вкладки позволяют
автоматически производить сохранение ваших файлов по истечении заданного
промежутка времени.
After each change
Cохранять файл после того, как он будет модифицирован.
Every
Определить интервал времени в минутах, по истечении которого ваши
изменения будут сохранены.
Ask for confirmation first
Выдавать сообщение перед каждым сохранением.
Only when told
Сохранять файлы только через команду File Ю Save или File Ю Save As.
Backup
Автоматически создавать OR3-файл автосохранения во временной папке.
Exit Organizer (Выход из организатора)
Выйти из программы Lotus Organizer можно:
n Выбрав команду меню File Ю Exit.
n Дважды нажав кнопку мыши на пиктограмме в
верхнем правом углу окна Lotus Organizer.
Если файл организатора был изменен, то Lotus Organizer выведет запрос о
том, сохранять ли внесенные изменения. В качестве ответа можно
воспользоваться кнопкой Yes, No или Cancel.
Команды меню Edit (Редактирование)
Undo (Отменить)
Выбранная команда Edit Ю Undo используется для отмены предыдущего
действия.
Lotus Organizer позволяет отменить только последнее выполняемое
действие. Например, если удален текст, а затем создан новый, то нельзя
отменить удаление текста.
Повторный выбор команды File Ю Undo восстанавливает последнее
отмененное действие.
Cut (Вырезать)
Выбранная команда Edit Ю Cut удаляет активный объект из Lotus Organizer
и помещает его в буфер промежуточного хранения Clipboard системы Windows.
Copy (Скопировать)
Команда Edit Ю Copy используется для вставки активного объекта или
текста в буфер промежуточного хранения Clipboard.
Paste (Поместить)
Выбранная команда Edit Ю Paste помещает копию объекта из буфера
промежуточного хранения Clipboard в Lotus Organizer.
Clear (Очистить)
Команда Edit Ю Clear используется для удаления выбранного объекта из
Lotus Organizer.
Copy Special (Специальная копия)
Команда Edit Ю Copy Special используется для специального копирования
информационных полей из любого раздела организатора. Скопированную
информацию затем можно вставлять в другие приложения Windows.
Для того, чтобы выбрать информацию для копирования из адресной книги
Address (Адреса), просто выберите соответствующую запись.
Для того, чтобы скопировать Событие (Аppointment), Задачу (Task),
Результат (Event), Страницу (Page), Звонок (Call) или Ежегодник
(Anniversary), просто выберите объект из соответствующего раздела
организатора и дайте команду
Edit Ю Copy Special.
Чтобы скопировать информацию из Записной книжки (Notepad) перейдите в
записную книжку, выберите текстовые данные, которые необходимо скопировать и
дайте команду
Edit Ю Copy Special.
В диалоговом окне Copy Special в поле Fields отображена информация,
которую вы выбрали для копирования.
Для переключения между организатором и приложением Windows вы можете
воспользоваться комбинацией клавиш Alt+Tab.
Paste Special (Специальная вставка)
Команда Edit Ю Paste Special открывает доступ к диалоговому окну Paste
Special, которое используется для внедрения объекта OLE из буфера обмена в
Lotus Organizer.
Команда Edit Ю Paste Special доступна лишь в том случае, если объект
OLE уже находится в буфере промежуточного хранения Clipboard.
OLE (Object Linking Embedding) -- совместное использование и управление
данными прикладных программ Windows.
Lotus поддерживает механизм OLE и позволяет с помощью функции внедрения
включать в разделы Lotus Organizer объекты OLE.
Опции диалогового окна Paste Special:
Paste
Поместить информацию из исходного приложения в организатор.
Из списка типов данных As: выбирается формат внедряемого в среду Lotus
Organizer объекта OLЕ. Содержание списка полностью согласуется с прикладной
программой, создавшей внедряемый объект и зависит от установленных
приложений, поддерживающих механизм OLE.
Paste link to source
Связать помещенный объект с исходным приложением. Если нажать кнопку
OK, то объект OLE перейдет из буфера обмена в выбранный раздел организатора.
Двойной щелчок мышью на внедренном объекте дает возможность открыть
приложение источника и редактировать объект так, как будто он находится в
Lotus Organizer.
Опция Paste link to source размещает объект OLE в Lotus Organizer
посредством связи с файлом источника (под "файлом источника" понимается
документ c любой информацией, внедренный в Lotus Organizer).
Нужно сказать, что связь между двумя документами позволяет внедрить
информацию из исходного приложения в Lotus Organizer (в документ
назначения). При этом, каждый раз, когда в файле источника происходят
какие-либо изменения, они всегда передаются в документ назначения. Это
означает, что модифицировать внедренный объект можно только в приложении
источника.
Lotus Organizer позволяет управлять связанным объектом (вы сами можете
выбрать прикладную программу для внедряемого в Lotus Organizer объекта)
через диалоговое окно Create Object (Доступ: Create Ю Object). Это означает,
что Lotus Organizer рассматривает все связи как автоматические, так и
задаваемые пользователем. Автоматические связи между внедренными объектами
обновляются при открытии документа или при изменениях в исходном приложении,
т.е. связь между внедренными объектами обновляется автоматически всякий раз,
когда открывается файл Lotus Organizer или модифицируется файл исходного
приложения в открытом документе назначения.
Важно: Чтобы механизм OLE функционировал для большинства прикладных
программ, в оболочке Windows в папке SYSTEM должны присутствовать следующие
файлы:
n COMPOBJ.DLL
n OLE2.DLL
n OLE2CONV.DLL
n OLE2DISP.DLL
n OLE2NLS.DLL
n OLE2PROX.DLL
n STORAGE.DLL
n OLE2.REG
n TYPELIB.DLL
Organizer Links (Связи организатора)
Команда Edit Ю Organizer Links открывает доступ к диалоговому окну
Organizer Links, с помощью которого вы можете модифицировать связи
организатора с другими файлами.
Cвязь организатора с другим файлом или приложением осуществляется через
диалоговое окно File Link
(доступ: Create Ю File Link).
Опции диалогового окна Organizer Links позволяют:
User defined
Отобразить связанный объект в том порядке, в каком он был создан.
Ascending date
Отобразить связанные объекты в хронологическом порядке.
Link description
Отобразить связанные объекты в алфавитном порядке.
Descending date
Отобразить связанные объекты в хронологическом порядке, причем на
первый план выводятся так называемые первичные объекты.
Через кнопку File Link диалогового окна Organizer Links вы можете
обратиться к другому диалоговому окну File Link, с помощью которого вы
можете изменить местоположение связанного файла, а также название связи.
Go To (Перейти)
Команда Edit Ю Go To используется для быстрого перемещения из одного
раздела организатора в другой.
Find (Поиск)
Выбранная команда Edit Ю Find открывает доступ к встроенному в Lotus
Organizer инструменту поиска, с помощью которого можно найти текстовые
данные в любом разделе организатора.
Например, можно найти в выбранном из списка разделов Section слова с
учетом регистра (опция Case sensitive). Если активизировать в диалоге Find
переключатель All section, то поиск будет производиться во всех разделах
организатора.
Поиск спецсимволов осуществляется так же, как поиск простого текста --
достаточно ввести в поле данных Find ключевые комбинации для специальных
символов или ANSI (ASCII) коды символов.
Layouts (Раскладка)
Команда Edit Ю Layouts открывает доступ к диалоговому окну Layouts, с
помощью которого вы можете изменить раскладку распечатываемой информации на
странице.
Опции диалогового окна Layouts:
Portrait
Портретная ориентация.
Landscape
Ландшафтная ориентация.
Print first line only
Печатать только первую строку каждой страницы.
Print icons
Печатать любые пиктограммы, имеющиеся на странице.
Print month calendars
Печатать ежемесячные календари.
Address
Печатать записи из адресной книжки Address (Адреса).
OLE Links (Связи OLE)
Команда Edit Ю OLE Links открывает доступ к диалоговому окну OLE Links,
которое используется для модифицирования, отмены или замены компоновок между
вставленным в Lotus Organizer объектом OLE и исходной прикладной программой.
Команда Edit Ю OLE Links доступна лишь в том случае, если документ
Lotus Organizer содержит хотя бы один объект, созданный в приложении,
поддерживающем динамический обмен данными (DDE) или связывание и внедрение
объектов (OLE).
Связь между двумя документами позволяет внедрить информацию из
исходного приложения в раздел организатора (в документ назначения). При
этом, каждый раз, когда в файле источника происходят какие-либо изменения,
они всегда передаются в документ назначения.
Связанным объектом можно управлять вручную или автоматически.
Связь между внедренными объектами обновляется автоматически всякий раз,
когда открывается файл организатора или модифицируется файл исходного
приложения в открытом документе назначения. Управление ручной связью между
внедренными объектами осуществляется только кнопкой Update Now диалогового
окна OLE Links.
Опции диалогового окна OLE Links:
Break Link
Эта кнопка используется для разрыва связи между выбранным объектом OLE
и исходным приложением.
Edit Link
Нажатие кнопки Edit Link позволяет отобразить диалог, в котором можно
повторно связать объект OLE с исходным приложением, изменяя только файл
объекта исходного приложения.
Link
Список связей отображает имена связанных объектов OLE в активном
разделе организатора.
Update Now
Если в документе Lotus Organizer присутствуют объекты OLE, имена
которых представлены в списке, то опцией Update Now можно управлять связями
следующим образом:
Automatic (Автоматическая Связь)
Объект отредактирован в исходной прикладной программе и внедрен в Lotus
Organizer командой Edit Ю Paste Special. Стандартные установки Lotus
Organizer рассматривают все связи как автоматические. Автоматические связи
между внедренными объектами обновляются при открытии документа или при
изменениях в исходном приложении.
Manual (Непосредственное Управление)
Cохраненный в исходной прикладной программе объект внедряется в Lotus
Organizer.
Update Now (Модифицировать Сейчас)
Обновление связи объектов OLE, выбранных в списке связей: Lotus
Organizer налаживает связь с исходным приложением. Опция Update Now доступна
только при активизированном переключателе Manual.
Календарь (Calendar)
Календарь организатора используется для управления событиями.
Работа с событиями подразумевает выполнение трех основных операций:
назначение, удаление, а также изменение атрибутов. Чтобы назначить событие,
достаточно выбрать при помощи мыши день и час, а затем ввести
характеризующую событие информацию.
Возможности календаря
С помощью календаря вы можете:
n Планировать мероприятия, сопровождая каждое из
них комментарием
n Устанавливать продолжительность событий при
помощи фиксаторов интервалов
n Переносить события на другие дни
n Намечать повторяющиеся события
n Включать режим оповещения о приближающихся
событиях
n Запускать нужные приложения в строго указанный
момент времени
n Связывать с мероприятиями информацию о расходах
n Превращать информацию о тех или иных событиях в
конфиденциальную
n Просматривать информацию других разделов, не
выходя из календаря, например, вы можете отображать
в списке ваших дел To Do тот или иной день
календаря
n Устанавливать стандартные характеристики событий и
рабочего дня
n Просто щелкнув левой клавишей мыши,
переупорядочить ваши события
n Создавать повторяющиеся мероприятия, например
еженедельные встречи
n Создать конфиденциальное событие
n Звуковым сопровождением сообщать о конфликтных
событиях
Как создать событие
Для того, чтобы создать событие, обратитесь к диалоговому окну Create
Appointment (Создать событие). Для этого просто укажите курсором на нужный
день и нажмите левую клавишу мыши.
Как выбрать для события
подходящее время
С помощью полосы прокрутки Time диалогового окна Create Appointment вы
можете выбрать для события подходящее время.
Появляющийся в центре так называемый фиксатор интервалов позволяет
установить как время начала и/или окончания мероприятия, так и его
продолжительность.
Как задать длительность планируемого мероприятия
Вы можете задать длительность планируемого мероприятия. Для этого мышью
переместите сначала верхние, а затем нижние часы фиксатора интервалов. Для
того, чтобы перенести событие на другое время, переместите фиксатор
интервалов целиком, указав предварительно курсором на его середину.
Минимальный сдвиг времени начала/окончания события при использовании
фиксатора интервалов составляет 5 минут.
Фиксатор интервалов отображает текущее событие зеленым цветом, а все
мероприятия, уже назначенные на выбранный день -- красным.
Важно: Наложение одного мероприятия на другое фиксатор интервалов не
допускает. При попытке это сделать событие автоматически "перескакивает" на
следующий незанятый интервал времени.
Ввод информаци о мероприятии
В диалоговом окне Create Appointment в поле данных Description вы
можете ввести информацию о мероприятии.
Оповещение о приближающемся событии
В диалоговом окне Create Appointment с помощью кнопки Alarm вы можете
оповестить о приближающемся событии посредством проигрывания мелодии и
выводом сопроводительного текста. Максимальный интервал упреждения о
приближающемся событии соответствует 4 часам.
Важно: Оповещение выдается даже в том случае, если окно свернуто. При
этом текст сообщения накладывается поверх всех остальных открытых окон.
Как связать событие с расходами
Вы можете связать между собой событие и планируемые расходы посредством
привязки к событию кода затрат. Для этого в диалоговом окне Create
Appointment нажмите кнопку Cost.
Например, при оказании консультационных услуг одним из наиболее часто
используемых показателей является почасовая оплата. В качестве кода клиента
целесообразно указывать его имя или название организации (например, МиК), а
в качестве кода затрат -- величину оплаты (например 8, если она составляет 8
долларов в час).
Экспорт кодов затрат
При необходимости коды затрат могут быть экспортированы в другое
приложение наряду с информацией о временных характеристиках события и
сопроводительным текстом. Примером может служить выставление счетов клиентам
при помощи программы электронных таблиц.
Как перенести событие с одного
дня на другой
Вы можете перенести событие с одного дня на другой перемещением мышью
этого события на другой день. Его временные рамки остаются прежними.
Как скопировать событие на другой день
Для того, чтобы скопировать событие на другой день переместите
посредством мыши это событие, удерживая клавишу Ctrl.
Как отобразить информацию о событиях в других разделах организатора
Используя календарь, вы можете отобразить информацию о событиях,
которая находится в других разделах организатора, например в Делах (ToDo)
или Планировщике (Planner). Сведения из других разделов располагаются выше
информации о событиях, запланированных на день при помощи календаря.
Для того, чтобы отобразить информацию из других разделов выполните
команду Create Ю Entry In.
Если информация о всех запланированных на день событиях не умещается в
отведенной области календаря
В случае, когда информация о всех запланированных на день событиях не
умещается в отведенной области календаря, в правом нижнем углу этой области
появляется стрелка. Если указать на нее курсором и нажать кнопку мыши, то на
экране появится полоса прокрутки, позволяющая просмотреть перечень событий
целиком.
Как изменить продолжительность мероприятия
По умолчанию на каждое событие отводится 60 минут. Вы можете изменить
принимаемую по умолчанию продолжительность мероприятия Default duration
через диалоговое окно Calendar Preferences (доступ: View Ю Calendar
Preferences).
Как изменить шаг временной сетки
Сетка определяет величину интервалов, на которые разбивается день, в
целях упрощения привязки событий к конкретному времени. Более точно
установить время начала и окончания мероприятия позволяет фиксатор
интервалов.
С помощью опции Time slots диалогового окна Calendar Preferences
(доступ: View Ю Calendar Preferences) вы можете изменить шаг временной
сетки, к которой осуществляется привязка мероприятий.
Редактирование существующего события
Через команду Edit Ю Edit Anniversary (Ctrl+E) вы можете
отредактировать существующее событие.
Дела (ToDo)
С помощью раздела организатора Дела (To Do) вы можете осуществлять
краткосрочное и долговременное планирование посредством задач, которые
предварительно заносятся в так называемый список ваших дел.
Через задачи раздела Дела (To Do) вы можете следить за тем, что вы
должны сделать и в какое время. Вы можете удалять задачи или модифицировать
их так, чтобы они соответствовали именно вашим планам. Организатор позволяет
отслеживать уже выполненные задачи или отложенные задачи.
Задачи раздела Дела (To Do) вы можете просмотреть в календаре.
Все задачи раздела Дела (To Do) автоматически сортируются по их дате и
приоритету.
Как вводить задачи
Организатор позволяет ввести в список дел неограниченное количество
задач. Для того, чтобы ввести задачу просто щелкните мышью на корешке
раздела Дела (To Do) и выберите необходимую страницу, обратившись к
диалоговому окну Create Task.
В поле данных Description введите описание вашей задачи.
С помощью раскрывающихся списков Start и Due вы можете указать
соответственно начальную и конечную дату вашей задачи. По умолчанию
организатор устанавливает обе даты равными текущей.
Кнопки-переключатели Priority позволяют определить приоритет задачи. По
умолчанию организатор присваивает вашей задаче приоритет, соответствующий
кнопке-переключателю 2
С помощью Lotus Organizer вы можете использовать три уровня
приоритетности -- 1, 2 и 3.
Активный флажок Confidentcial позволяет запретить изменение задачи,
т.е. ограничить к ней доступ паролем, который вы вводите при открытии файла.
Ниспадающий список Categories позволяет установить тип вашей задачи.
С помощью кнопки Alarm вы можете оповестить себя о приближающейся
задачи посредством проигрывания мелодии и выводом сопроводительного текста.
Максимальный интервал упреждения соответствует 4 часам.
Оповещение выдается даже в том случае, если окно свернуто. При этом
текст сообщения накладывается поверх всех остальных открытых окон.
Вы можете связать между собой задачу и планируемые расходы посредством
привязки к задаче кода затрат.
Для этого в диалоговом окне Create Task нажмите кнопку Cost.
C помощью кнопки Repeat вы можете обратиться к диалоговому окну, с
помощью которого можно создавать так называемые повторяющиеся задачи.
Например, вы можете назначать еженедельные встречи в Календаре (Calendar)
через раздел организатора Дела (To Do).
В Lotus Organizer каждый повторяющийся объект должен иметь свой тип
(Daily, Weekly, Custom), т.е. ваша задача, например, может повторяться
каждый день, каждую среду или каждый четверг.
Вы можете определить собственную дату повтора через опцию Custom списка
Repeats.
С помощью раскрывающегося списка Until диалогового окна Repeat вы
можете задать продолжительность для повторяющейся задачи.
Если задача уже выполнена
В диалоговом окне Create Task с помощью флажка Completed on вы можете
пометить вашу задачу так, что она станет завершенной в заданный момент
времени.
Выполненная задача помещается в конец списка дел и отмечается
посредством перечеркивания имени задачи. Если же вы не отметите завершение
задачи, то она переносится на следующий день со статусом задержанной или
текущей.
Всегда отмечайте завершение задачи, так как список всех ваших дел может
понадобиться вам даже после выполнения тех или иных задач.
Как перемещать задачи между несколькими делами
Lotus Organizer позволяет работать с несколькими разделами Дела (To
Do). Вы можете перемещать ваши задачи между подобными разделами. Для этого
воспользуйтесь операциями копирования и вставки оболочки Windows или методом
буксировки выбранной задачи в другой раздел.
Как отобразить задачу в календаре
С помощью календаря вы можете просмотреть задачи, которые должны быть
выполнены в тот или иной день. Для этго из меню Section выберите команду
Show Through.
В появившемся диалоге Show Through выберите из списка Show into опцию
Calendar.
Как редактировать задачи
Через команду Edit Ю Edit Task (Ctrl+E) вы можете отредактировать
существующую задачу.
Планировщик (Planner)
С помощью Планировщика (Planner) вы можете точно так же, как в
настенном календаре отмечать даты, события и различные мероприятия, которые
должны произойти в течение года.
Например, вы можете отметить время предполагаемого отпуска,
запланированную поездку на курорт или период учебы в том или ином вузе.
Вы можете связать Планировщик (Planner) со списком ваших Дел (To Do)
так, что оба этих раздела Lotus Organizer будут отображать одну и ту же
информацию.
Что вы можете сделать, используя планировщик
Планировщик (Planner) является одним из лучших разделов персонального
менеджера Lotus Organizer. С помощью планировщика вы можете:
n определить тот или иной проект, даты и сроки
n зафиксировать изменения в том или ином проекте
n отобразить в планировщике события из списка
Дел (To Do)
Как оказаться в планировщике организатора
Для того, чтобы выбрать раздел организатора Планировщик (Planner),
просто щелкните мышью на корешке Planner.
Для того, чтобы развернуть лист планировщика просто нажмите на кнопку
в правом верхнем углу страницы планировщика.
Чтобы свернуть лист планировщика, нажмите на эту же кнопку еще раз.
Как ввести событие в планировщик
В планировщике вашего организатора может отображаться годовой календарь
тех или иных запланированных мероприятий.
Для того, чтобы ввести событие в планировщик, вы должны выбрать тип
этого события из списка в нижней части страницы организатора.
Полоски разного цвета, которые вы видите в планировщике соответствуют
тому или иному дню недели. Поэтому щелкните мышью на дне планируемого
мероприятия и, не отпуская кнопку мыши, переместите курсор до места, которое
будет соответствовать окончанию события.
Если мероприятие приходится только на первую половину
Вы можете сделать так, что мероприятие планировщика будет приходиться
только на первую половину дня. Для этого щелкните мышью на дне планируемого
мероприятия и выделите только верхний ряд клеток.
Соответствующая информация появляется в информационной строке,
расположенной над графиком мероприятий.
Как пометить весь день целиком
В планировщике вы можете пометить весь день целиком. Для этого сначала
закрасьте верхний ряд клеток, а затем продолжите закраску нижнего ряда.
Как изменить описание события
Вы можете изменить тип самого события. Для этого просто щелкните мышью
два раза на цветном блоке в нижней части страницы.
В диалоговом окне Planner Key введите в одно из полей данных новый
текст.
Как удалить событие
Вы можете удалить выбранное событие из планировщика организатора. Для
этого просто перенесите это событие в корзину.
Как настроить планировщик