Страница:
---------------------------------------------------------------
© Copyright Борис Леонтьев
Home page: http://members.rotfl.com/bobleon/
Email: bobleon@uniinc.msk.ru
---------------------------------------------------------------
ББК 32.973
УДК 681.3
Главный редактор
Дмитрий Царик
Корректор
Ирина Царик
Художник-дизайнер
Борис Леонтьев
Леонтьев Б.
Л80 Ваш незаменимый деловой партнер Lotus Organizer для Windows 98. --
М.: Познавательная книга плюс, 1999. -- 176 с.
ISBN 5-88548-067-2
Наконец-то доходчиво и весьма детально описана новая версия
великолепной электронной записной книжки Lotus Organizer, которая позволяет
вести рабочие планы, деловые заметки и расписание встреч.
Книга рассчитана на широкий круг пользователей, на деловых людей и всех
тех, кто просто хочет привести свои дела в порядок.
Copyright Борис Леонтьев, 1999.
Copyright Издательство "Познавательная книга плюс", 1999.
Copyright Студия дизайна и рекламы "МиК", 1999. Оформление этой
книги.
Copyright Студия дизайна и рекламы "МиК", 1999. Серия "Кратко,
доступно, просто ".
Copyright Издательство "Утро" совместно с фирмой "Олег и Павел",
1999.
Авторские права на настоящую книгу, название серии "Кратко, доступно,
просто " и оформление самой серии принадлежат Борису Леонтьеву и студии
дизайна и рекламы МиК. Полное или частичное копирование книги, а также
публикация других рукописей в рамках этой серии без разрешения
правообладателя является нарушением авторского права и может иметь
юридические последствия в соответствии с действующим законодательством.
Все названия продуктов, упомянутые в этой книге, являются товарными
знаками или зарегистрированными товарными знаками соответствующих
организаций.
Программное обеспечение, описанное в этой книге, поставляется
исключительно по лицензионному договору и может использоваться или
копироваться только в соответствии с условиями этого договора. Копирование
этого программного обеспечения на какой-либо носитель информации, если на
это нет специального разрешения по лицензионному договору, является
нарушением Закона Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и
баз данных" и норм международного права.
ЛР No 069954 от 01.12.1991 г. Сдано в набор 06.07.98. Подписано в
печать 06.09.98. Формат 60X84/16.
Бумага типографская. Гарнитура "Newton". Печать офсетная. Физ. печ. л.
12. Тираж 5 000 экз. Заказ 48.
Добро пожаловать в Lotus Organizer для Windows 95/98/NT!
Lotus Organizer является программным обеспечением, позволяющим
управлять вашей персональной информацией. Lotus Organizer имитирует работу с
обычным органайзером, в котором имеются ежедневник, список дел, адресный
справочник, сведения о датах и юбилеях, план мероприятий на год и блокнот.
Приобретя этот пакет, вы получите великолепную электронную записную
книжку, позволяющую вести рабочие планы, а также деловые и прочие заметки,
еженедельник, перечень текущих дел, список адресов, календарь и расписание
встреч.
Основные достоинства
n удобный интерфейс пользователя
n удобный способ представления информации
n дружественная навигация
n возможность упорядочивания информации
n возможность вести планирование мероприятий,
задач и звонков
n функция оповещения о приближающихся событиях
n связывать с намеченными мероприятиями
информацию о расходах
n назначение повторяющихся событий
n ведение списка дел
n адресная книга с именами, адресами и телефонами
n возможность вносить в блокнот текстовую
или графическую информацию
n графическое планирование мероприятий на год
n гибкие параметры управления контактами
n обширный набор средств для управления информацией
n необычайно быстрый доступ к нужной информации
n возможность планирования деятельности сотрудников
вашей компании
n возможность автоматической координации графика
собственной работы или деятельности целой группы
n возможность планирования и организации деловых
встреч в локальной сети
n возможность отслеживания входящих и исходящих
сообщений
n передача запросов через простые средства электронной
почты, совместимые со стандартом VIM (Vendor
Independent Messaging) или поддерживающим
интерфейс MAPI
n возможность проводить рекламную кампанию и
различные рассылки с помощью встроенной в Lotus
Organizer пользовательской базы cc:Mail Desktop и
cc:Mail Message Transfer Agent
Легкая в освоении программа
В настоящее время персональный информационый менеджер Lotus Organizer
помогает работать более чем 35 миллионам пользователей. Вы можете достаточно
быстро освоить этот пакет и в дальнейшем легко использовать его в вашей
повседневной работе. В ваших руках целый комплект инструментов для
планирования собственной деятельности и анализа бизнеса. Не выходя из Lotus
Organizer, вы можете управлять контактами и осуществлять набор телефоннного
номера, управлять списками и заметками, сортировать информацию, создавать
ссылки к избранным узламм WWW и организовывать персональные встречи через
Internet.
Простой и удобный календарь
Встроенный в Lotus Organizer раздел Calendar (Календарь) имеет 8
различных функций, которые поддерживают повторяющиеся задания и функции
оповещения. С помощью календаря можно планировать групповую деятельность и
задавать время для той или иной задачи.
Ежедневник
Ежедневник программы Lotus Organizer позволяет сразу просмотреть
текущие дела, запланированные на конкретный день, и внести к выбранному
заданию необходимую заметку. Любые записи ежедневника через простой щелчок
клавишей мыши могут быть преобразованы в секции Appointment, Task, Contact
или Notepad.
Контакты
Lotus Organizer позволяет весьма просто управлять вашими контактами. Вы
можете хранить массу информации относительно того или иного контакта,
включая 20 телефонных номеров, 7 персональных адресов, 6 адресов электронной
почты и 6 web-страниц.
В Lotus Organizer встроен механизм управления контактами, позволяющий
группе пользователей вести планирование через календарный план. Каждый член
такой группы может анализировать информацию, принадлежащую отдельному члену
группы.
Звонки
Раздел Calls (Звонки) позволяет принимать входящие и исходящие
телефонные звонки. Вы можете автоматически набирать телефонные номера через
модем.
Планировщик
Раздел Planner (Планировщик) позволяет управлять всеми вашими
ежедневными делами через весьма удобную электронную схему. Вы можете
запланировать до 15 событий.
Ежегодник
С помощью встроенного ежегодника вы можете помечать дни рождения,
важные события года и время отпуска.
Записная книжка
Раздел Notepad (Записная книжка) позволяет сохранять информацию и вести
поиск необходимого фрагмента этой информации. Если вы внесли в записную
книжку новую информацию, то организатор автоматически обновит список всех
предыдущих тем.
Вы можете сортировать страницы по их номерам, датам или по именам
заголовков.
Записная книжка поддерживает шрифты TrueType, поэтому вы можете
оформить свои записи весьма красиво и привлекательно.
Интеграция с Internet
Lotus Organizer весьма прочно интегрирован с всемирной компьютерной
сетью Internet. Вы можете связать информацию из любого раздела организатора
с web-адресами. Например, любой унифицированный локатор ресурса URL,
набранный в секции Notepad (Записная книжка) автоматически становится
ссылкой к соответствующему ресурсу Internet.
Удобный вывод на печать
В Lotus Organizer вы можете просмотреть свой документ перед его выводом
на печать, а также воспользоваться готовыми шаблонами печати компании Lotus.
Поддержка внешних устройств PDA
Lotus Organizer поддерживает электронные органайзеры (PDA), в том числе
n IBM WorkPad
n Texas Instruments 6960si
n Psion Series 5
n Sharp Zaurus
n 3Com Pilot
n PalmPilot
n Palm III
Мультисовместимость
Lotus Organizer совместим с программами:
n Organizer 1.x, 2.x, 97, 97GS, 4.x
n ACT! 3.x
n Outlook 97/98
n Sidekick 97/98
n Day-Timer Organizer.
Минимальные системные требования
Для работы с пакетом Lotus Organizer вам необходимо иметь:
n компьютер IBM 486 с тактовой частотой 50 МГц
n 8 Мб оперативной памяти (16 Мб для Windows NT)
n 17 Мб свободного места на диске
n операционную систему Microsoft Windows 95/98
или Microsoft Windows NT 4.0
Установка и запуск
Установка Lotus Organizer -- весьма тривиальный процесс. Вам достаточно
вставить дистрибутив с программой в устройство для чтения компакт-дисков и
щелкнуть два раза мышью по пиктограмме setup.
В случае успешной установки инсталлятор создаст окно, в котором будет
содержаться иконка Lotus Organizer. Двойной щелчок клавишей мыши на этой
иконке -- пойдет загрузка Lotus Organizer.
Условимся сразу!
На следующем рисунке представлен экран с программой Lotus Organizer.
Примем следующие понятия в качестве аксиомы, не требующей
доказательств.
Меню
Набор команд, при выборе одной из которых выполняются операции,
необходимые для процесса верстки документа. Если курсор мыши окажется в
одной из позиций меню, то список элементов системы меню развернется.
Черный шрифт в списке элементов меню означает, что пункт меню
активизирован, серые буквы -- элемент меню в данный момент недоступен.
Выбор
Выполнить выбранную команду меню или опцию в диалоговом окне.
Нажатие кнопки мыши
Произвести щелчок левой кнопки мыши.
Вертикальный и горизонтальный лифты
Позволяют прокручивать документ в окне. Установив курсор мыши на кнопке
со стрелкой (указатели прокрутки) и удерживая нажатой кнопку мыши (этот
процесс называется буксировкой), можно перемещать лифт до тех пор, пока на
экране не покажется необходимое место документа.
Бегунки
С помощью бегунков прокрутка документа в окне осуществляется быстрее, а
сам документ прокручивается пропорционально расстоянию, на которое
перемещается бегунок.
Выделение
Выбор пунктов в списке как правило сопровождается их выделением. В
некоторых списках существует возможность последовательно выделить сразу
несколько пунктов. Выделение фрагмента текста производится путем перемещения
мыши с нажатой левой кнопкой, либо при помощи клавиш перемещения курсора при
нажатой клавише Shift.
Двойное нажатие
Дважды нажать и отпустить левую кнопку мыши.
Перемещение
Нажав левую кнопку мыши, указать курсором на объект и не отпуская
клавишу мыши переместить объект.
Ввод
Ввести символ в поле данных.
Check Box
Флажок в виде крестика. Один из многочисленных элементов графической
операционной системы. Позволяет включать или отключать то или иное действие.
Character Set
Символы, которые объединены в определенную группу. Например, ASCII.
Character
Любой символ, введенный с клавиатуры в компьютер.
Chart
Диаграмма. Рисунок, показывающий взаимодействие тех или иных данных.
Bullet
Маркер. Элемент оформления текста. Например, маленький круг, квадрат,
звездочка.
E-mail
Электронная почта. Вы пишите (набиваете на клавиатуре) письмо, адрес,
жмете кнопку и почти моментально ваше послание читает адресат. Вещь
классная. Но есть и свои недостатки. Ваше послание может прочитать
практически любой юзер, хоть немного знающий нетрадиционный софт. Про
хакеров вообще можно промолчать.
Как работать с организатором
Organizer имитирует самую обычную записную книжку. Поэтому работать в
этой программе достаточно просто. Вам достаточно подвести курсор к нужному
месту на экране и просто нажать левую кнопку мыши.
Инструментарий
В Lotus Organizer существуют следующие инструменты:
Команды меню
В Lotus Organizer наборы команд и опций, использующиеся в процессе
работы, содержатся в:
n меню File (Файл)
n меню Edit (Редактирование)
n меню Create (Создать)
n меню Section (Раздел)
n меню Phone (Телефон)
n меню Page (Страница)
n меню Text (Текст)
n меню Task (Задачи)
n меню Appointment (События)
n меню Anniversary (Ежегодник)
n меню Planner (Планировщик)
n меню Call (Звонки)
n меню Address (Адреса)
n меню Help (Подсказка)
Команды меню File (Файл)
New (Создание файла)
Выбранная команда File Ю New позволяет создать новый пустой файл со
стандартными параметрами и набором разделов.
Open (Открыть)
Выбранная команда File Ю Open открывает доступ к диалоговому окну Open,
с помощью которого можно загрузить в программу файл программы Organizer
версий 1.x, 2.x, 97, 97GS или 4.x.
Документ, созданный в новой версии Organizer недоступен для работы в
старых версиях. И напротив, документ созданный в старых версиях программы
можно открыть в новой.
Чтобы открыть файл нужно выбрать его имя из списка и нажать кнопку
Open.
Имя открытого файла появляется в строке заголовка окна программы.
В Lotus Organizer одновременно можно открыть только один файл.
Close (Закрыть)
Выбранная команда File Ю Close позволяет закрыть рабочее окно Lotus
Organizer.
Если файл, находящийся в окне, был изменен, то Lotus Organizer выведет
запрос о том, сохранять ли внесенные изменения. В качестве ответа можно
воспользоваться кнопкой Yes, No или Cancel.
Save (Сохранить)
Команда File Ю Save используется для первой записи на диск файла без
имени.
Save as (Сохранить как)
Выбранная команда File Ю Save as позволяет сохранить документ как:
n Single-user access Lotus Organizer (*.OR3)
n Multi-user access Lotus Organizer (*.OR3)
Single-user access Lotus Organizer
Если вы используете Lotus Organizer в сети, в которой другие
пользователи могут иметь доступ к вашим файлам, вы можете запретить
пользоваться файлом более, чем одному члену сети.
По умолчанию определен однопользовательский доступ к файлу.
Multi-user access Lotus Organizer
Если вы используете Lotus Organizer в сети, в которой другие
пользователи могут иметь доступ к вашим файлам, вы можете разрешить
пользоваться файлом нескольким членам сети.
Имя файла может состоять не более чем из 255 символов, включая пробелы
и исключая символы: \ / : * ? " < > |
Невозможно сохранить документ, созданный в новой версии Lotus Organizer
как документ старой версии.
Чтобы сохранить файл, нужно дать ему имя, указать тип файла и нажать
кнопку OK.
С помощью кнопки Passwords (Пароли) вы получите доступ к диалоговому
окну, с помощью которого вы можете определить тип доступа к сохраняемому
файлу.
Это вам может понадобится в случае, если в файле содержится
конфиденциальная информация.
Organizer позволяет использовать три уровня защиты вашего файла через
три различных пароля:
Owner (Основной)
Полный доступ ко всей информации в файле, включая конфиденциальную.
Assistany (Вспомогательный)
Полный доступ ко всей информации в файле, за исключением
конфиденциальной. На месте имеющейся конфиденциальной информации будут
отображены пробелы, но разрешен ввод другой конфиденциальной информации.
Reader (Только для чтения)
Ограниченный доступ ко всей информации, кроме конфиденциальной.
Корректировка данных из файла не допускается. Если пароль для чтения не
указан, то доступ к данным в режиме просмотра будут иметь все желающие.
Важно: Помните, что в Lotus Organizer ввод любого пароля чувствителен к
верхнему и нижнему регистрам.
Archive (Заархивировать)
Выбранная команда File Ю Archive открывает доступ к диалоговому окну
Archive, с помощью которого вы можете заархивировать информацию того или
иного раздела.
Организатор удалит заархивированную информацию из исходного файла и
сохранит ее в отдельном файле с расширением .OR3.
Compact (Уплотнить)
Выбранная команда File Ю Compact открывает доступ к диалоговому окну
Compact, с помощью которого вы можете заархивировать всю информацию
открытого файла.
Merge (Объединить)
Выбранная команда File Ю Merge открывает доступ к диалоговому окну
Merge, с помощью которого вы можете включить в текущий файл организатора
разделы из других файлов Lotus Organizer.
Чтобы включить информацию из другого файла выберите команду File Ю
Merge, в открывшемся диалоговом окне укажите имя файла и нажмите кнопку OK.
С помощью кнопки Browse (Просмотреть) диалогового окна Merge вы можете
найти нужный файл на диске.
С помощью раздела Automatically accept диалогового окна Merge вы можете
выбрать тот или иной способ присоединения к текущему файлу подключаемого
файла:
Edits
Загрузить все редакции из входящего файла в текущий файл.
Additions
Загрузить все дополнения из входящего файла в текущий файл.
Deletions
Загрузить все удаленные редакции из входящего файла в текущий файл.
Важно: Вы не можете применять команду File Ю Merge к заархивированным
файлам.
Import (Импортировать)
Выбранная команда File Ю Import открывает доступ к диалоговому окну
Import, с помощью которого можно импортировать в тот или иной раздел
организатора текстовые файлы, а также файлы dBASE и FoxPro.
Organizer поддерживает все основные форматы баз данных dBase II, dBase
III, dBase IV, FoxPro и текстовые файлы.
Важно: В текстовом формате в Lotus Organizer записи расположены по
строкам, а поля заключены в кавычки и разделены запятыми.
С помощью кнопки Options (Параметры) диалогового окна Import вы можете
выбрать дополнительные параметры импортирования:
File translation
Кодировать файл в приемлимый для организатора формат. Кодировка
определяет, в какой кодовой таблице записаны или будут записаны данные. По
умолчанию этот формат определен как Windows (ANSI).
Ignore duplicate records
Игнорировать или не игнорировать (определено по умолчанию) любые
отчеты-повторы текущего состояния организатора.
Field names as first record
Импортировать или не импортировать (определено по умолчанию) имена
полей данных. Этот параметр доступен лишь в том случае, если вы импортируете
текстовой файл в формате ASCII с именем поля данных в начале файла.
Поля, для которых связь не установлена, не импортируются. Это означает,
что если какое-то поле пусто, то достаточно не указывать его соответствие
другому полю.
С помощью кнопки Mapping (Соответствие) диалогового окна Import вы
можете управлять между полями импортируемого файла и полями раздела
организатора:
All fields
Эта кнопка позволяет автоматически установить однозначное соответствие
между полями файла и полями раздела.
Fields in Organizer Section
Cписок полей раздела организатора.
Fields in export file
Cписок полей в экспортируемом файле.
Export (Экспортировать)
Выбранная команда File Ю Export открывает доступ к диалоговому окну
Export, с помощью которого вы можете осуществить экспорт данных из любого
раздела организатора.
Функции экспорта Lotus Organizer позволяют экспортировать только один
из выбранных разделов.
Важно: В текстовом формате Lotus Organizer записи расположены по
строкам, а поля заключены в кавычки и разделены запятыми.
Важно: Так как функциональные возможности текстовых процессоров весьма
различны, то функции экспорта Lotus Organizer могут оказаться не в состоянии
экспортировать определенную информацию об оформлении раздела.
С помощью диалогового окна Export, вы можете осуществлять экспорт имен
и адресов. Для этого вам нужно перейти в раздел Address (Адреса), выбрать
команду File Ю Export, определить тип файла, указать имя файла и нажать
кнопку Export.
С помощью кнопки Mapping вы можете установить однозначное соответствие
между полями файла и полями экспортируемого раздела организатора. Помните,
что поля, для которых связь не установлена, вообще не экспортируются.
С помощью кнопки Options вы можете задать дополнительные параметры
экспорта:
Translate CR/LF to
Преобразовывать или не преобразовывать (по умолчанию) символы CR/LF
(возврат строки или возврат каретки) файла организатора в символы CR, LF,
LF/CR, Space или Tab.
Delete exported records
Автоматически удалять или не удалять (по умолчанию) экспортируемые
записи организатора.
Field names as first record
Экспортировать или не экспортировать (выбрано по умолчанию) имена
полей. Эта опция доступна лишь в том случае, если экспорт осуществляется в
текстовом формате ASCII.
TeamMail (Электронная почта)
Выбранная команда File Ю TeamMail открывает доступ к диалоговому окну
TeamMail, с помощью которого вы можете отправлять и получать электронные
сообщения.
В Lotus Organazer обмен электронными сообщениями в Internet или в
другой компьютерной сети осуществляется через встроенную почтовую утилиту
TeamMail.
Утилита TeamMail работает с вашей электронной почтовой системой,
позволяя вам отсылать и принимать почтовые сообщения из организатора.
Используя TeamMail, вы можете:
n Пересылать простые сообщения по нескольким адресам.
n Пересылать сообщения, созданные в Word Pro,
Approach или Freelance Graphics.
n Пересылать сообщения и документы, используя список
рассылки.
Опции диалогового окна TeamMail позволяют:
Message only
Отправка только текстовых сообщений.
Message with selected entries as message body
Отправка выделенных сообщений.
People I select from mail directory
Выбрать адресата из почтового каталога.
People from selected addresses
Задать для адресата специальный адрес.
После того, как вы выберите один из вышеперечисленных параметров,
утилита TeamMail обратится к существующему почтовому клиенту с тем, чтобы
выяснить профиль вашего электронного почтового ящика.
Как только профиль будет опознан, в ваше распоряжение поступит почтовый
клиент TeamMail.
Разберем некоторые опции почтового клиента TeamMail.
Через поле Recipient (Кому), вы можете обратиться к адресной книге,
т.е. к списку адресов электронной почты или просто вручную вписать адрес
электронной почты.
В поле Subject (Тема) вводится заголовок сообщения.
В поле Message to all (Текст сообщения) вводится текст сообщения.
С помощью кнопки Send (Отправить) вы можете отправить готовое сообщение
адресату Recipient.
Print (Вывести на печать)
Выбранная команда File Ю Print открывает доступ к диалоговому окну
Print, с помощью которого вы можете вывести на печать информацию из любого
раздела организатора.
Опции диалогового окна Print позволяют:
Section
Выбрать раздел, информацию из которого необходимо вывести на печать.
Paper
Определить формат листа бумаги.
Layout
Определить способ представления информации на распечатке.
Range
Определить диапазон страниц, которые необходимо вывести на печать.
С помощью кнопки Options (Параметры) диалогового окна Print вы можете
задать дополнительные параметры печати программы Lotus Organizer:
Skip blank entries
Выводить на печать (выбрано по умолчанию) или не выводить на печать
страницы, которые не содержат данные.
Print in black & white
Выводить на печать (выбрано по умолчанию) страницы в цвете (при
использовании цветного принтера) или выводить на печать страницы в
черно-белом виде.
Across then down
Выводить на печать информацию нескольких строк или столбцов слева
направо, а затем сверху вниз.
Down then across
Выводить на печать информацию нескольких строк или столбцов сверху
вниз, а затем слева направо.
Label
Эти опции приемлемы только для специального типа бумаги.
Выводить на печать этикетки, т.е. производить печать в формате почтовых
этикеток из разделов Address (Адреса) или Notepad (Записная книжка).
За один раз вы можете распечатать более 1000 этикеток.
Full page
Выводить на печать информацию на обеих сторонах листа бумаги, т.е.
каждая из страниц выводится сразу в нескольких экземплярах.
Perforated paper
Последовательно выводить информацию на печать, т.е при выводе
нескольких копий печать их будет идти последовательно, одна за другой.
С помощью кнопки Layout (Раскладка) вы можете изменить раскладку
распечатываемой информации на странице:
Portrait
Портретная ориентация.
Landscape
Ландшафтная ориентация.
Print first line only
Печатать только первую строку каждой страницы.
Print icons
Печатать любые пиктограммы, имеющиеся на странице.
Print month calendars
Печатать ежемесячные календари.
Address
Печатать записи из адресной книжки Address (Адреса).
С помощью кнопки Setup (Установки) вы можете выбрать принтер для печати
текущего раздела и установить параметры работы этого принтера.
Драйвер любой модели принтера инсталлируется для всей среды Windows.
Если в Windows установлено несколько принтеров, то один из них считается
стандартным принтером (Default Printer).
Установка нового драйвера принтера выполняется с помощью опций
диалогового окна Add Printer в оболочке Windows.
Новые установки печатающего устройства в Lotus Organizer сохраняются
вместе с документом.
Опции диалогового окна Printer Setup для различных принтеров позволяют:
Default Printer
Получить распечатку на принтере, драйвер которого инсталлирован для
всей оболочки Windows.
Specific Printer
Объявить один из подсоединенных принтеров активным.
Orientation
Установить продольную (Portrait) или поперечную (Landscape)
ориентировку печати.
Paper
Определить размер листа бумаги (Paper Size) и способ подачи бумаги
(Paper Source).
Halftone Frequency
Задать число строк на дюйм при печати растрированных картинок. Растр с
линиатурой 60 lpi соответствует распечатке на лазерном принтере с
разрешением 300 dpi (среднее качество). Растр с линиатурой 120 lpi
применяется при изготовлении печатных форм на устройстве вывода с
разрешением 1200 dpi (высокое качество). При печати растрированных картинок
Lotus Organizer позволяет задать линиатуру растра в интервале от 15 lpi до
400 lpi.
Далее набор доступных опций диалога Printer Setup варьируется в
зависимости от драйвера принтера.
Дополнительные опции, доступные для принтеров, использующих
PCL-драйверы, вызываются нажатием кнопки Options.
© Copyright Борис Леонтьев
Home page: http://members.rotfl.com/bobleon/
Email: bobleon@uniinc.msk.ru
---------------------------------------------------------------
ББК 32.973
УДК 681.3
Главный редактор
Дмитрий Царик
Корректор
Ирина Царик
Художник-дизайнер
Борис Леонтьев
Леонтьев Б.
Л80 Ваш незаменимый деловой партнер Lotus Organizer для Windows 98. --
М.: Познавательная книга плюс, 1999. -- 176 с.
ISBN 5-88548-067-2
Наконец-то доходчиво и весьма детально описана новая версия
великолепной электронной записной книжки Lotus Organizer, которая позволяет
вести рабочие планы, деловые заметки и расписание встреч.
Книга рассчитана на широкий круг пользователей, на деловых людей и всех
тех, кто просто хочет привести свои дела в порядок.
Copyright Борис Леонтьев, 1999.
Copyright Издательство "Познавательная книга плюс", 1999.
Copyright Студия дизайна и рекламы "МиК", 1999. Оформление этой
книги.
Copyright Студия дизайна и рекламы "МиК", 1999. Серия "Кратко,
доступно, просто ".
Copyright Издательство "Утро" совместно с фирмой "Олег и Павел",
1999.
Авторские права на настоящую книгу, название серии "Кратко, доступно,
просто " и оформление самой серии принадлежат Борису Леонтьеву и студии
дизайна и рекламы МиК. Полное или частичное копирование книги, а также
публикация других рукописей в рамках этой серии без разрешения
правообладателя является нарушением авторского права и может иметь
юридические последствия в соответствии с действующим законодательством.
Все названия продуктов, упомянутые в этой книге, являются товарными
знаками или зарегистрированными товарными знаками соответствующих
организаций.
Программное обеспечение, описанное в этой книге, поставляется
исключительно по лицензионному договору и может использоваться или
копироваться только в соответствии с условиями этого договора. Копирование
этого программного обеспечения на какой-либо носитель информации, если на
это нет специального разрешения по лицензионному договору, является
нарушением Закона Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и
баз данных" и норм международного права.
ЛР No 069954 от 01.12.1991 г. Сдано в набор 06.07.98. Подписано в
печать 06.09.98. Формат 60X84/16.
Бумага типографская. Гарнитура "Newton". Печать офсетная. Физ. печ. л.
12. Тираж 5 000 экз. Заказ 48.
Добро пожаловать в Lotus Organizer для Windows 95/98/NT!
Lotus Organizer является программным обеспечением, позволяющим
управлять вашей персональной информацией. Lotus Organizer имитирует работу с
обычным органайзером, в котором имеются ежедневник, список дел, адресный
справочник, сведения о датах и юбилеях, план мероприятий на год и блокнот.
Приобретя этот пакет, вы получите великолепную электронную записную
книжку, позволяющую вести рабочие планы, а также деловые и прочие заметки,
еженедельник, перечень текущих дел, список адресов, календарь и расписание
встреч.
Основные достоинства
n удобный интерфейс пользователя
n удобный способ представления информации
n дружественная навигация
n возможность упорядочивания информации
n возможность вести планирование мероприятий,
задач и звонков
n функция оповещения о приближающихся событиях
n связывать с намеченными мероприятиями
информацию о расходах
n назначение повторяющихся событий
n ведение списка дел
n адресная книга с именами, адресами и телефонами
n возможность вносить в блокнот текстовую
или графическую информацию
n графическое планирование мероприятий на год
n гибкие параметры управления контактами
n обширный набор средств для управления информацией
n необычайно быстрый доступ к нужной информации
n возможность планирования деятельности сотрудников
вашей компании
n возможность автоматической координации графика
собственной работы или деятельности целой группы
n возможность планирования и организации деловых
встреч в локальной сети
n возможность отслеживания входящих и исходящих
сообщений
n передача запросов через простые средства электронной
почты, совместимые со стандартом VIM (Vendor
Independent Messaging) или поддерживающим
интерфейс MAPI
n возможность проводить рекламную кампанию и
различные рассылки с помощью встроенной в Lotus
Organizer пользовательской базы cc:Mail Desktop и
cc:Mail Message Transfer Agent
Легкая в освоении программа
В настоящее время персональный информационый менеджер Lotus Organizer
помогает работать более чем 35 миллионам пользователей. Вы можете достаточно
быстро освоить этот пакет и в дальнейшем легко использовать его в вашей
повседневной работе. В ваших руках целый комплект инструментов для
планирования собственной деятельности и анализа бизнеса. Не выходя из Lotus
Organizer, вы можете управлять контактами и осуществлять набор телефоннного
номера, управлять списками и заметками, сортировать информацию, создавать
ссылки к избранным узламм WWW и организовывать персональные встречи через
Internet.
Простой и удобный календарь
Встроенный в Lotus Organizer раздел Calendar (Календарь) имеет 8
различных функций, которые поддерживают повторяющиеся задания и функции
оповещения. С помощью календаря можно планировать групповую деятельность и
задавать время для той или иной задачи.
Ежедневник
Ежедневник программы Lotus Organizer позволяет сразу просмотреть
текущие дела, запланированные на конкретный день, и внести к выбранному
заданию необходимую заметку. Любые записи ежедневника через простой щелчок
клавишей мыши могут быть преобразованы в секции Appointment, Task, Contact
или Notepad.
Контакты
Lotus Organizer позволяет весьма просто управлять вашими контактами. Вы
можете хранить массу информации относительно того или иного контакта,
включая 20 телефонных номеров, 7 персональных адресов, 6 адресов электронной
почты и 6 web-страниц.
В Lotus Organizer встроен механизм управления контактами, позволяющий
группе пользователей вести планирование через календарный план. Каждый член
такой группы может анализировать информацию, принадлежащую отдельному члену
группы.
Звонки
Раздел Calls (Звонки) позволяет принимать входящие и исходящие
телефонные звонки. Вы можете автоматически набирать телефонные номера через
модем.
Планировщик
Раздел Planner (Планировщик) позволяет управлять всеми вашими
ежедневными делами через весьма удобную электронную схему. Вы можете
запланировать до 15 событий.
Ежегодник
С помощью встроенного ежегодника вы можете помечать дни рождения,
важные события года и время отпуска.
Записная книжка
Раздел Notepad (Записная книжка) позволяет сохранять информацию и вести
поиск необходимого фрагмента этой информации. Если вы внесли в записную
книжку новую информацию, то организатор автоматически обновит список всех
предыдущих тем.
Вы можете сортировать страницы по их номерам, датам или по именам
заголовков.
Записная книжка поддерживает шрифты TrueType, поэтому вы можете
оформить свои записи весьма красиво и привлекательно.
Интеграция с Internet
Lotus Organizer весьма прочно интегрирован с всемирной компьютерной
сетью Internet. Вы можете связать информацию из любого раздела организатора
с web-адресами. Например, любой унифицированный локатор ресурса URL,
набранный в секции Notepad (Записная книжка) автоматически становится
ссылкой к соответствующему ресурсу Internet.
Удобный вывод на печать
В Lotus Organizer вы можете просмотреть свой документ перед его выводом
на печать, а также воспользоваться готовыми шаблонами печати компании Lotus.
Поддержка внешних устройств PDA
Lotus Organizer поддерживает электронные органайзеры (PDA), в том числе
n IBM WorkPad
n Texas Instruments 6960si
n Psion Series 5
n Sharp Zaurus
n 3Com Pilot
n PalmPilot
n Palm III
Мультисовместимость
Lotus Organizer совместим с программами:
n Organizer 1.x, 2.x, 97, 97GS, 4.x
n ACT! 3.x
n Outlook 97/98
n Sidekick 97/98
n Day-Timer Organizer.
Минимальные системные требования
Для работы с пакетом Lotus Organizer вам необходимо иметь:
n компьютер IBM 486 с тактовой частотой 50 МГц
n 8 Мб оперативной памяти (16 Мб для Windows NT)
n 17 Мб свободного места на диске
n операционную систему Microsoft Windows 95/98
или Microsoft Windows NT 4.0
Установка и запуск
Установка Lotus Organizer -- весьма тривиальный процесс. Вам достаточно
вставить дистрибутив с программой в устройство для чтения компакт-дисков и
щелкнуть два раза мышью по пиктограмме setup.
В случае успешной установки инсталлятор создаст окно, в котором будет
содержаться иконка Lotus Organizer. Двойной щелчок клавишей мыши на этой
иконке -- пойдет загрузка Lotus Organizer.
Условимся сразу!
На следующем рисунке представлен экран с программой Lotus Organizer.
Примем следующие понятия в качестве аксиомы, не требующей
доказательств.
Меню
Набор команд, при выборе одной из которых выполняются операции,
необходимые для процесса верстки документа. Если курсор мыши окажется в
одной из позиций меню, то список элементов системы меню развернется.
Черный шрифт в списке элементов меню означает, что пункт меню
активизирован, серые буквы -- элемент меню в данный момент недоступен.
Выбор
Выполнить выбранную команду меню или опцию в диалоговом окне.
Нажатие кнопки мыши
Произвести щелчок левой кнопки мыши.
Вертикальный и горизонтальный лифты
Позволяют прокручивать документ в окне. Установив курсор мыши на кнопке
со стрелкой (указатели прокрутки) и удерживая нажатой кнопку мыши (этот
процесс называется буксировкой), можно перемещать лифт до тех пор, пока на
экране не покажется необходимое место документа.
Бегунки
С помощью бегунков прокрутка документа в окне осуществляется быстрее, а
сам документ прокручивается пропорционально расстоянию, на которое
перемещается бегунок.
Выделение
Выбор пунктов в списке как правило сопровождается их выделением. В
некоторых списках существует возможность последовательно выделить сразу
несколько пунктов. Выделение фрагмента текста производится путем перемещения
мыши с нажатой левой кнопкой, либо при помощи клавиш перемещения курсора при
нажатой клавише Shift.
Двойное нажатие
Дважды нажать и отпустить левую кнопку мыши.
Перемещение
Нажав левую кнопку мыши, указать курсором на объект и не отпуская
клавишу мыши переместить объект.
Ввод
Ввести символ в поле данных.
Check Box
Флажок в виде крестика. Один из многочисленных элементов графической
операционной системы. Позволяет включать или отключать то или иное действие.
Character Set
Символы, которые объединены в определенную группу. Например, ASCII.
Character
Любой символ, введенный с клавиатуры в компьютер.
Chart
Диаграмма. Рисунок, показывающий взаимодействие тех или иных данных.
Bullet
Маркер. Элемент оформления текста. Например, маленький круг, квадрат,
звездочка.
Электронная почта. Вы пишите (набиваете на клавиатуре) письмо, адрес,
жмете кнопку и почти моментально ваше послание читает адресат. Вещь
классная. Но есть и свои недостатки. Ваше послание может прочитать
практически любой юзер, хоть немного знающий нетрадиционный софт. Про
хакеров вообще можно промолчать.
Как работать с организатором
Organizer имитирует самую обычную записную книжку. Поэтому работать в
этой программе достаточно просто. Вам достаточно подвести курсор к нужному
месту на экране и просто нажать левую кнопку мыши.
Инструментарий
В Lotus Organizer существуют следующие инструменты:
Команды меню
В Lotus Organizer наборы команд и опций, использующиеся в процессе
работы, содержатся в:
n меню File (Файл)
n меню Edit (Редактирование)
n меню Create (Создать)
n меню Section (Раздел)
n меню Phone (Телефон)
n меню Page (Страница)
n меню Text (Текст)
n меню Task (Задачи)
n меню Appointment (События)
n меню Anniversary (Ежегодник)
n меню Planner (Планировщик)
n меню Call (Звонки)
n меню Address (Адреса)
n меню Help (Подсказка)
Команды меню File (Файл)
New (Создание файла)
Выбранная команда File Ю New позволяет создать новый пустой файл со
стандартными параметрами и набором разделов.
Open (Открыть)
Выбранная команда File Ю Open открывает доступ к диалоговому окну Open,
с помощью которого можно загрузить в программу файл программы Organizer
версий 1.x, 2.x, 97, 97GS или 4.x.
Документ, созданный в новой версии Organizer недоступен для работы в
старых версиях. И напротив, документ созданный в старых версиях программы
можно открыть в новой.
Чтобы открыть файл нужно выбрать его имя из списка и нажать кнопку
Open.
Имя открытого файла появляется в строке заголовка окна программы.
В Lotus Organizer одновременно можно открыть только один файл.
Close (Закрыть)
Выбранная команда File Ю Close позволяет закрыть рабочее окно Lotus
Organizer.
Если файл, находящийся в окне, был изменен, то Lotus Organizer выведет
запрос о том, сохранять ли внесенные изменения. В качестве ответа можно
воспользоваться кнопкой Yes, No или Cancel.
Save (Сохранить)
Команда File Ю Save используется для первой записи на диск файла без
имени.
Save as (Сохранить как)
Выбранная команда File Ю Save as позволяет сохранить документ как:
n Single-user access Lotus Organizer (*.OR3)
n Multi-user access Lotus Organizer (*.OR3)
Single-user access Lotus Organizer
Если вы используете Lotus Organizer в сети, в которой другие
пользователи могут иметь доступ к вашим файлам, вы можете запретить
пользоваться файлом более, чем одному члену сети.
По умолчанию определен однопользовательский доступ к файлу.
Multi-user access Lotus Organizer
Если вы используете Lotus Organizer в сети, в которой другие
пользователи могут иметь доступ к вашим файлам, вы можете разрешить
пользоваться файлом нескольким членам сети.
Имя файла может состоять не более чем из 255 символов, включая пробелы
и исключая символы: \ / : * ? " < > |
Невозможно сохранить документ, созданный в новой версии Lotus Organizer
как документ старой версии.
Чтобы сохранить файл, нужно дать ему имя, указать тип файла и нажать
кнопку OK.
С помощью кнопки Passwords (Пароли) вы получите доступ к диалоговому
окну, с помощью которого вы можете определить тип доступа к сохраняемому
файлу.
Это вам может понадобится в случае, если в файле содержится
конфиденциальная информация.
Organizer позволяет использовать три уровня защиты вашего файла через
три различных пароля:
Owner (Основной)
Полный доступ ко всей информации в файле, включая конфиденциальную.
Assistany (Вспомогательный)
Полный доступ ко всей информации в файле, за исключением
конфиденциальной. На месте имеющейся конфиденциальной информации будут
отображены пробелы, но разрешен ввод другой конфиденциальной информации.
Reader (Только для чтения)
Ограниченный доступ ко всей информации, кроме конфиденциальной.
Корректировка данных из файла не допускается. Если пароль для чтения не
указан, то доступ к данным в режиме просмотра будут иметь все желающие.
Важно: Помните, что в Lotus Organizer ввод любого пароля чувствителен к
верхнему и нижнему регистрам.
Archive (Заархивировать)
Выбранная команда File Ю Archive открывает доступ к диалоговому окну
Archive, с помощью которого вы можете заархивировать информацию того или
иного раздела.
Организатор удалит заархивированную информацию из исходного файла и
сохранит ее в отдельном файле с расширением .OR3.
Compact (Уплотнить)
Выбранная команда File Ю Compact открывает доступ к диалоговому окну
Compact, с помощью которого вы можете заархивировать всю информацию
открытого файла.
Merge (Объединить)
Выбранная команда File Ю Merge открывает доступ к диалоговому окну
Merge, с помощью которого вы можете включить в текущий файл организатора
разделы из других файлов Lotus Organizer.
Чтобы включить информацию из другого файла выберите команду File Ю
Merge, в открывшемся диалоговом окне укажите имя файла и нажмите кнопку OK.
С помощью кнопки Browse (Просмотреть) диалогового окна Merge вы можете
найти нужный файл на диске.
С помощью раздела Automatically accept диалогового окна Merge вы можете
выбрать тот или иной способ присоединения к текущему файлу подключаемого
файла:
Edits
Загрузить все редакции из входящего файла в текущий файл.
Additions
Загрузить все дополнения из входящего файла в текущий файл.
Deletions
Загрузить все удаленные редакции из входящего файла в текущий файл.
Важно: Вы не можете применять команду File Ю Merge к заархивированным
файлам.
Import (Импортировать)
Выбранная команда File Ю Import открывает доступ к диалоговому окну
Import, с помощью которого можно импортировать в тот или иной раздел
организатора текстовые файлы, а также файлы dBASE и FoxPro.
Organizer поддерживает все основные форматы баз данных dBase II, dBase
III, dBase IV, FoxPro и текстовые файлы.
Важно: В текстовом формате в Lotus Organizer записи расположены по
строкам, а поля заключены в кавычки и разделены запятыми.
С помощью кнопки Options (Параметры) диалогового окна Import вы можете
выбрать дополнительные параметры импортирования:
File translation
Кодировать файл в приемлимый для организатора формат. Кодировка
определяет, в какой кодовой таблице записаны или будут записаны данные. По
умолчанию этот формат определен как Windows (ANSI).
Ignore duplicate records
Игнорировать или не игнорировать (определено по умолчанию) любые
отчеты-повторы текущего состояния организатора.
Field names as first record
Импортировать или не импортировать (определено по умолчанию) имена
полей данных. Этот параметр доступен лишь в том случае, если вы импортируете
текстовой файл в формате ASCII с именем поля данных в начале файла.
Поля, для которых связь не установлена, не импортируются. Это означает,
что если какое-то поле пусто, то достаточно не указывать его соответствие
другому полю.
С помощью кнопки Mapping (Соответствие) диалогового окна Import вы
можете управлять между полями импортируемого файла и полями раздела
организатора:
All fields
Эта кнопка позволяет автоматически установить однозначное соответствие
между полями файла и полями раздела.
Fields in Organizer Section
Cписок полей раздела организатора.
Fields in export file
Cписок полей в экспортируемом файле.
Export (Экспортировать)
Выбранная команда File Ю Export открывает доступ к диалоговому окну
Export, с помощью которого вы можете осуществить экспорт данных из любого
раздела организатора.
Функции экспорта Lotus Organizer позволяют экспортировать только один
из выбранных разделов.
Важно: В текстовом формате Lotus Organizer записи расположены по
строкам, а поля заключены в кавычки и разделены запятыми.
Важно: Так как функциональные возможности текстовых процессоров весьма
различны, то функции экспорта Lotus Organizer могут оказаться не в состоянии
экспортировать определенную информацию об оформлении раздела.
С помощью диалогового окна Export, вы можете осуществлять экспорт имен
и адресов. Для этого вам нужно перейти в раздел Address (Адреса), выбрать
команду File Ю Export, определить тип файла, указать имя файла и нажать
кнопку Export.
С помощью кнопки Mapping вы можете установить однозначное соответствие
между полями файла и полями экспортируемого раздела организатора. Помните,
что поля, для которых связь не установлена, вообще не экспортируются.
С помощью кнопки Options вы можете задать дополнительные параметры
экспорта:
Translate CR/LF to
Преобразовывать или не преобразовывать (по умолчанию) символы CR/LF
(возврат строки или возврат каретки) файла организатора в символы CR, LF,
LF/CR, Space или Tab.
Delete exported records
Автоматически удалять или не удалять (по умолчанию) экспортируемые
записи организатора.
Field names as first record
Экспортировать или не экспортировать (выбрано по умолчанию) имена
полей. Эта опция доступна лишь в том случае, если экспорт осуществляется в
текстовом формате ASCII.
TeamMail (Электронная почта)
Выбранная команда File Ю TeamMail открывает доступ к диалоговому окну
TeamMail, с помощью которого вы можете отправлять и получать электронные
сообщения.
В Lotus Organazer обмен электронными сообщениями в Internet или в
другой компьютерной сети осуществляется через встроенную почтовую утилиту
TeamMail.
Утилита TeamMail работает с вашей электронной почтовой системой,
позволяя вам отсылать и принимать почтовые сообщения из организатора.
Используя TeamMail, вы можете:
n Пересылать простые сообщения по нескольким адресам.
n Пересылать сообщения, созданные в Word Pro,
Approach или Freelance Graphics.
n Пересылать сообщения и документы, используя список
рассылки.
Опции диалогового окна TeamMail позволяют:
Message only
Отправка только текстовых сообщений.
Message with selected entries as message body
Отправка выделенных сообщений.
People I select from mail directory
Выбрать адресата из почтового каталога.
People from selected addresses
Задать для адресата специальный адрес.
После того, как вы выберите один из вышеперечисленных параметров,
утилита TeamMail обратится к существующему почтовому клиенту с тем, чтобы
выяснить профиль вашего электронного почтового ящика.
Как только профиль будет опознан, в ваше распоряжение поступит почтовый
клиент TeamMail.
Разберем некоторые опции почтового клиента TeamMail.
Через поле Recipient (Кому), вы можете обратиться к адресной книге,
т.е. к списку адресов электронной почты или просто вручную вписать адрес
электронной почты.
В поле Subject (Тема) вводится заголовок сообщения.
В поле Message to all (Текст сообщения) вводится текст сообщения.
С помощью кнопки Send (Отправить) вы можете отправить готовое сообщение
адресату Recipient.
Print (Вывести на печать)
Выбранная команда File Ю Print открывает доступ к диалоговому окну
Print, с помощью которого вы можете вывести на печать информацию из любого
раздела организатора.
Опции диалогового окна Print позволяют:
Section
Выбрать раздел, информацию из которого необходимо вывести на печать.
Paper
Определить формат листа бумаги.
Layout
Определить способ представления информации на распечатке.
Range
Определить диапазон страниц, которые необходимо вывести на печать.
С помощью кнопки Options (Параметры) диалогового окна Print вы можете
задать дополнительные параметры печати программы Lotus Organizer:
Skip blank entries
Выводить на печать (выбрано по умолчанию) или не выводить на печать
страницы, которые не содержат данные.
Print in black & white
Выводить на печать (выбрано по умолчанию) страницы в цвете (при
использовании цветного принтера) или выводить на печать страницы в
черно-белом виде.
Across then down
Выводить на печать информацию нескольких строк или столбцов слева
направо, а затем сверху вниз.
Down then across
Выводить на печать информацию нескольких строк или столбцов сверху
вниз, а затем слева направо.
Label
Эти опции приемлемы только для специального типа бумаги.
Выводить на печать этикетки, т.е. производить печать в формате почтовых
этикеток из разделов Address (Адреса) или Notepad (Записная книжка).
За один раз вы можете распечатать более 1000 этикеток.
Full page
Выводить на печать информацию на обеих сторонах листа бумаги, т.е.
каждая из страниц выводится сразу в нескольких экземплярах.
Perforated paper
Последовательно выводить информацию на печать, т.е при выводе
нескольких копий печать их будет идти последовательно, одна за другой.
С помощью кнопки Layout (Раскладка) вы можете изменить раскладку
распечатываемой информации на странице:
Portrait
Портретная ориентация.
Landscape
Ландшафтная ориентация.
Print first line only
Печатать только первую строку каждой страницы.
Print icons
Печатать любые пиктограммы, имеющиеся на странице.
Print month calendars
Печатать ежемесячные календари.
Address
Печатать записи из адресной книжки Address (Адреса).
С помощью кнопки Setup (Установки) вы можете выбрать принтер для печати
текущего раздела и установить параметры работы этого принтера.
Драйвер любой модели принтера инсталлируется для всей среды Windows.
Если в Windows установлено несколько принтеров, то один из них считается
стандартным принтером (Default Printer).
Установка нового драйвера принтера выполняется с помощью опций
диалогового окна Add Printer в оболочке Windows.
Новые установки печатающего устройства в Lotus Organizer сохраняются
вместе с документом.
Опции диалогового окна Printer Setup для различных принтеров позволяют:
Default Printer
Получить распечатку на принтере, драйвер которого инсталлирован для
всей оболочки Windows.
Specific Printer
Объявить один из подсоединенных принтеров активным.
Orientation
Установить продольную (Portrait) или поперечную (Landscape)
ориентировку печати.
Paper
Определить размер листа бумаги (Paper Size) и способ подачи бумаги
(Paper Source).
Halftone Frequency
Задать число строк на дюйм при печати растрированных картинок. Растр с
линиатурой 60 lpi соответствует распечатке на лазерном принтере с
разрешением 300 dpi (среднее качество). Растр с линиатурой 120 lpi
применяется при изготовлении печатных форм на устройстве вывода с
разрешением 1200 dpi (высокое качество). При печати растрированных картинок
Lotus Organizer позволяет задать линиатуру растра в интервале от 15 lpi до
400 lpi.
Далее набор доступных опций диалога Printer Setup варьируется в
зависимости от драйвера принтера.
Дополнительные опции, доступные для принтеров, использующих
PCL-драйверы, вызываются нажатием кнопки Options.