Леонтьев Виталий. Microsoft Office

Ctrl – а уж затем передвигайте курсор мышки на начало нового фрагмента и выделяйте его обычным порядком. Клавишу Ctrl нужно держать нажатой во время всего процесса.

Меняем шрифты

   Как вы, должно быть, помните, добавление и удаление шрифтов в Windows производится с помощью значка Шрифты на Панели управления . А уж добавлять шрифты, в дополнение к уже установленным в системе, наш брат – пользователь любит до невозможности. Так хочется набрать свой текст в эдакой заковыристой и абсолютно не похожей ни на что гарнитуре... Позднее эта детская болезнь проходит, и становится ясно, что и стандартных шрифтов (Arial, Times New Roman, Courier) плюс пара-тройка декоративных (Arbat, Izitsa, Jikharev, Decor) хватит почти на все случаи жизни.
   Замена шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов в Панели форматирования. Щелкните мышкой по стрелочке в правой части Меню – и перед вашим взором предстанет полный список установленных в системе шрифтов. Вам остается только выбрать нужный шрифт – и дело сделано!
    Маленькая хитрость: шрифты в выпадающем списке расположены, конечно, в алфавитном порядке, но на самом верху Word услужливо помещает те шрифты, с которыми вы уже работали в текущем сеансе.
   В Word встроена очень полезная возможность «предварительного просмотра»: названия шрифтов в Меню отображаются с помощью гарнитуры самого шрифта. Удобно – если раньше пользователю приходилось запоминать нужные ему названия шрифтов или сверять их с каким-нибудь каталогом, то теперь о подобных адских муках можно забыть. Остается только одно «но»: далеко не все шрифты содержат символы кириллицы. И может случиться так, что, выбрав для своего текста какую-нибудь особенно красивую гарнитуру, вы получите в результате кучу пустых квадратиков или совершенно нечитаемых закорючек, которых автор обычно именует «кракозябрами».

   Выбор шрифтового оформления– еще один важный прием форматирования. И здесь нужно быть очень внимательным. Конечно, хочется выбрать для своего текста шрифт покрасивее и поизысканнее, однако в большинстве случаев куда лучше воспользоваться самым простым, стандартным шрифтом, например, Times New Roman или Arial.
    Помните, что витиеватый изысканный шрифт очень часто отвлекает читателя, не давая ему возможности сосредоточиться на смысле текста.
   Однако не думайте, что два шрифта – это мало. Ведь каждый шрифт имеет целых четыре основных начертания – нормальное, курсивное, полужирноеи подчеркнутое. Кроме того, вы можете использовать самые разнообразные комбинации этих начертаний: полужирный курсив , подчеркнутый курсиви т. д.
   Для изменения начертания после выделения фрагмента нажмите не одну, а сразу две (или три) кнопки начертания на Панели форматирования .
   При необходимости вы можете заменить и цвет шрифта. Конечно, шрифтовая «радуга» не слишком уместна в официальных документах (разве что для оформления «шапки»), а вот в поздравлениях, объявлениях или визитках она придется как нельзя кстати.
   Для того чтобы изменить цвет слова (или даже отдельной буквы), выделите предназначенный для «раскрашивания» элемент текста и нажмите кнопку Цвет шрифта (Font Color) на Панели форматирования .Теперь вам остается только выбрать из палитры цветов требуемый оттенок.
   Наконец, последний элемент шрифтового оформления, который мы будем менять, – размер шрифта, или кегль. Как правило, для обычного текста используется кегль в диапазоне 10–12, а для заголовков можно подобрать кегль и покрупнее.
   Кегль можно выбрать с помощью меню Размер шрифта (Font Size) на Панели форматирования .

   Для дополнительных операций по изменению шрифта стоит зайти в меню Формат/Шрифт : здесь вы можете, к примеру, изменить положение знака в строке, сделав его _{подстрочным}или ^{надстрочным}. Нужно это, к примеру, для вставки в текст математического выражения со степенью: 2^2=4.

Границы абзацев и выравнивание

   Как вы помните, Word позволяет выбрать несколько способов выравнивания границ текста: по левому или правому краю, по обоим краям (т. е. по ширине) или по центру. В большинстве случаев для того, чтобы ваш текст выглядел аккуратно и приятно для глаз, стоит остановиться на выравнивании по ширине. Выравнивание по центру применяется в том случае, когда нужно составить изысканный текст, расположенный своеобразной «елочкой». Этот стиль редко применяется в официальных документах, но для объявления, письма или списка может вполне подойти. А уж применять выравнивание по центру к заголовкам – сам Бог велел!
   За эти операции, как мы уже говорили, отвечает специальный управляющий элемент Word – Линейка с тремя регулирующими бегунками. Границы текста определяют два нижних бегунка, а одинокий верхний бегунокотвечает за абзацный отступ. Не стоит пытаться устанавливать абзацный отступ, яростно нажимая на клавишу пробела: после того как вы нажмете на клавишу Enter, Word сам сообразит, что следующее предложение нужно начинать с красной строки.

 

Работаем со стилями

   Выбор шрифтов, способа расположения строки текста на странице и т. д. – простая, но надоедливая процедура. Представьте, что вы каждый день создаете добрый десяток документов, в каждом из которых – три-четыре смысловых блока, нуждающихся в специфическом оформлении. И для форматирования каждого вам приходится выполнять добрый десяток однообразных операций: менять шрифт, размер его кегля, начертание, изменять параметры выравнивания...
   Все эти операции можно заменить одним-единственным щелчком мыши, выбрав нужный стиль в Меню стилей на Панели форматирования Microsoft Word.

   Каждый стиль содержит всю совокупность параметров текста, которые необходимо изменить в том или ином случае. Например, применив к выделенному фрагменту стиль Заголовок,вы одновременно даете команду изменить тип шрифта, размер кегля и начертание (например, шрифт Arial полужирного начертания размером 14 пунктов), а заодно – и параметры расположения текста на странице (выравнивание по центру). Просто и удобно! Учтите, что стили Заголовок 1, Заголовок 2и т. д. предназначены не только для видимого выделения заголовков – они позволяют упорядочить текст, создав его логическую структуру! Воспользовавшись «заголовочными» стилями при разметке текста, вы сможете затем автоматически создать его оглавление, а также вывести структуру документа в панели Схема документа в левой части экрана.
   Для работы со стилями предусмотрена специальная панель Стили и форматирование – чтобы открыть ее, необходимо выбрать одноименный пункт в меню Формат .Эта панель введена не просто для красоты – благодаря ей в вашем распоряжении окажутся совершенно новые инструменты для работы со стилями. Например, вы сможете разом выделить ВСЕ участки текста, оформленные каким-либо стилем (кнопка Выделить все ),а затем, щелкнув по нужной строчке в списке, заменить их стиль на новый.
   Здесь же вы можете создать новый стиль, удалить старый, ставший по какой-то причине ненужным, или изменить параметры любого существующего стиля, щелкнув по стрелочке справа от его названия. Эту же операцию вы можете выполнить и с помощью пункта Стиль (Style) меню Формат (Format) .
   Для создания нового стиля выберите из списка стиль, который вы хотите дополнить, например, стиль Обычный. После этого нажмите кнопку Создать (New) ,а затем – кнопку Формат (Format) .

   В появившемся Контекстном меню выберите параметр, который вам необходимо изменить, а затем установите нужные вам значения. После завершения операции новый стиль появится в списке стилей на Панели форматирования . Если вы хотите, чтобы созданный вами стиль сохранился в библиотеке стилей и был доступен для работы с другими документами, установите галочку в окошке Добавить в шаблон (Add to Template) в окне изменения или создания нового стиля. Можно также пометить другое окошко – Автоматическое обновление . В этом случае, если вы измените оформление одного элемента текста, к которому применен данный стиль (к примеру, заголовка), точно таким же образом автоматически изменятся и другие элементы с тем же стилем.

Оформление текста

Оглавление и указатели

   Если вы создаете в Word документ большого объема (такой, например, как эта книга, дипломная работа или большая журнальная статья), частенько возникает необходимость добавить в него всевозможные дополнительные перечни.
   Оглавление, например. Или список литературы. Или список иллюстраций. Или указатели терминов. Набирать такой список «ручками» долго и нудно. А если еще в нем необходимо указывать номера страниц – и вовсе беда: документы имеют свойство обновляться, изменять структуру. Так что же – опять делать список заново? Не волнуйтесь. Умница Word умеет составлять оглавления и прочие списки автоматически. Конечно, только в том случае, если вы предварительно, еще при наборе текста, будете помечать, к примеру, будущие элементы того же оглавления, используя специальные стили. А Word впоследствии, повинуясь вашей команде, отыщет в тексте все элементы, помеченные нужными стилями, и представит их вам в виде аккуратного списка.
   Возьмем то же оглавление. Набирая текст, форматируйте набранный вами заголовок первого, самого высокого уровня, используя стиль Заголовок 1, более низкий уровень будет Заголовком 2... То же самое и с терминами – только теперь мы применим стили Указатель 1, Указатель 2и т. д.
   Теперь зайдите в меню Вставка (Insert) и выберите меню Оглавление и указатели . Вам остается выбрать внешний вид вашего будущего указателя и число уровней отображения.

   Разумеется, перед тем как нажать кнопку ОК , не забудьте поставить курсор в то место текста, где должен возникнуть указатель или оглавление. Желательно – в начало текста: оглавление в середине нам как-то ни к чему... Для обновления оглавления или списка (а это необходимо делать в том случае, если после его создания вы существенно изменяли содержимое документа) вам нужно вызвать Контекстное меню оглавления или списка, щелкнув по нему правой кнопкой мышки, и выбрать пункт Обновить поля (Update Fields) . Используя стили (особенно это касается оформления заголовков), вы получаете возможность, в качестве приятного дополнения, обзавестись средствами быстрой навигации по документу. В том случае, если ваш текст занимает не одну, а несколько страниц, без них работать становится куда тяжелее.

   Помните кнопку Структура документа на кнопочной панели Word? Используем ее теперь, когда все наши заголовки помечены соответствующими стилями, с соблюдением иерархии.
   Теперь в левой части окна у нас открылось что-то вроде оглавления. Разумеется, интерактивного – щелкнув мышкой по названию любого раздела, вы немедленно выведете на экран нужный участок текста.

Картинки

   Возможность графического оформления текста– одна из основных особенностей, отличающих простой текстовый редактор от мощной издательской системы. И в этом смысле Word выглядит весьма достойно, имея в своем распоряжении довольно мощные инструменты для работы с изображениями. Впрочем, в Word нет двух самых главных возможностей издательской системы – цветоделения и встроенной «жесткости» графической структуры каждой страницы. Именно поэтому он и непригоден для верстки серьезных изданий, таких как журнал или книга. Зато с помощью Word вы можете создать по-настоящему красивый документ, украшенный изысканными картинками и оформительскими элементами. Конечно, главное здесь – не переусердствовать: избыток графики может сыграть с вами дурную шутку.
   Вы можете вставить в текст картинку, созданную вами практически в любом графическом редакторе (или введенную со сканера), а можете воспользоваться Галереей картинок, которая находится на компакт-диске Microsoft Office. Кроме того, для вставки прочих фигур и изображений (звездочек, кругов, прямоугольников, указателей, рамок и т. д.) вы можете воспользоваться разделом Автофигуры . Для выполнения любой из этих операций вам необходимо обратиться к меню Вставка и выбрать нужный пункт из раздела Рисунок .
   Для того чтобы выбрать рисунок из Галереи картинок Microsoft Office, вставьте компакт-диск с установочным комплектом Microsoft Office в дисковод CD-ROM. Зайдите в меню Вставка/Рисунок (Insert/Picture) и выберите пункт Картинки (Clip Arts) . Перед вами – большая коллекция простых изображений, рассортированных по группам. Вам остается только выбрать нужное вам и дважды щелкнуть по картинке мышкой. Коллекция Автофигур доступна через пункт Вставка/ Рисунок/Автофигуры (Insert/Picture/AutoShapes) . После выбора этого пункта на экране появится панель Автофигур , из разделов которой вы можете выбрать нужный вам объект.

   Теперь вам нужно установить, как будет располагаться картинка по отношению к вашему тексту – ляжет ли она поверх текста или останется за ним в качестве подложки. Кроме того, необходимо определить вид обтекания текстом картинки. Все эти и многие другие параметры вы можете установить с помощью Контекстного меню картинки . Выберите пункт Формат рисунка (Format Picture) Контекстного меню вставленной вами картинки. Войдите во вкладку Обтекание (Layout) и установите нужный вам параметр расположения картинки. Текст может обтекать картинку по контуру, сверху и снизу, по любому из краев, а может разместиться на картинке. Если вы хотите использовать выбранную вами картинку в качестве подложки, выберите «Нет» во вкладке Обтекание .
   С помощью вкладки Положение (Picture Position) вы можете установить привязку вставленной вами картинки к конкретному абзацу текста. В том случае, если этот абзац будет перемещен в другое место, картинка переместится вместе с ним.

   Наконец, с помощью пункта Порядок (Order) Контекстного меню картинки вы можете определить, как будет расположена картинка относительно текста (на заднем или на переднем плане). Если вы вставляете в текст несколько картинок одновременно, то с помощью этого же пункта вы можете установить, какая из картинок будет на переднем, а какая – на заднем плане.
   Параметры картинок, вставленных в текст Word не постоянны. Вы можете легко изменить картинки, сжав или растянув их до требуемых габаритов. Для этого щелкните по картинке левой кнопкой мышки, чтобы обозначить ее рамку. После этого «зацепите» мышкой один из «узелков» на рамке (для этого дотроньтесь курсором до «узелка» и нажмите левую кнопку мыши, не отпуская ее до завершения операции). Теперь растягивайте или сжимайте мышкой рамку рисунка.

Надписи и заголовки

   При всем многообразии шрифтов, которые вы можете использовать в Word, и при всех возможностях форматирования иногда нам все-таки требуется нечто большее. Например, необходимо создать по-настоящему красивый, фигурный заголовок для нашего письма или рекламы.
   Сделать это вам поможет встроенный в Word инструмент WordArt, доступный через меню Вставка/Рисунок/Объект WordArt (Insert/ Picture/WordArt) . Для создания красивого заголовка выберите в меню устраивающий вас вид надписи WordArt и щелкните по нему мышкой. Теперь в открывшемся текстовом окне наберите текст надписи и нажмите кнопку ОК . Ваш заголовок создан! Теперь вы можете работать с ним как с обычной вставленной в текст картинкой (каковой он, в сущности, и является). Соответственно и все параметры расположения объекта WordArt относительно текста устанавливаются уже знакомым нам образом – через пункты Формат рисунка и Порядок в Контекстном меню . Для изменения текста надписи достаточно дважды щелкнуть по ней мышкой.

   Однако с созданной нами надписью можно проделать еще множество операций. Для этого нам необходимо воспользоваться Инструментальной панелью WordArt. Если эта панель не маячит у вас перед глазами, активируйте ее через Контекстное меню надписи WordArt (пункт отобразит панель WordArt). С помощью кнопок Инструментальной панели WordArt вы можете изменить формат и внешний вид надписи, развернуть ее под нужным углом, расположить текст вертикально и изменить шрифт. В итоге ваш заголовок может приобрести самый фантастический вид!

Специальные символы

   Картинками мы балуем документ сравнительно редко, а вот к услугам специальных символов приходится прибегать куда чаще. «Специальными» мы называем те символы, которые не указаны на нашей клавиатуре. И неважно, что это – значки арабской вязи, китайские иероглифы, нотные значки или геометрические фигурки. Возьмите хотя бы простенький значок копирайта (©) или значок евро (€) – где их найти на клавиатуре? Если вы учите математику, то вам не обойтись без математических символов, если иностранный язык – без «ударений», «оксанов» и «дифтонгов»... Всех этих символов на нашей клавиатуре нет, но зато их можно найти внутри самих шрифтов! А для вставки в документ использовать либо уже знакомый нам Буфер Обмена ,либо комбинации «горячих клавиш». Сделать это можно двумя способами:
    ? Первый способ. Используйте команду Вставка/ Символ текстового меню .

   Перед вами откроется большая таблица, в которой вы сможете найти все символы, хранящиеся в любом шрифте Windows. Глаза разбегаются! Однако постарайтесь усилием воли собрать их в компактную кучку и не отвлекаться: для того, чтобы ваш текст можно было прочесть на любом компьютере, стоит ограничиться либо символами из стандартных шрифтов (Arial, Times New Roman), либо специальными «символьными» шрифтами из комплекта Windows (Windings, Symbol). Немного? Да неужели! – в одном только наборе Windings вы сможете найти сотни самых разнообразных значков, от карточных мастей до религиозных символов! Чтобы вставить любой символ в текст, вам нужно просто щелкнуть по нему мышкой. Обратите внимание на то, что внизу для каждого символа будут указаны сочетания «горячих клавиш», которые вы можете использовать для вставки в текст этого значка без использования меню вставки. Например, для вставки символа копирайта можно использовать такую команду:
    Alt + Ctrl + C
   Свой собственный код существует не только у специальных символов, но и вообще у любого значка! Например, для вставки в текст буквы А вы можете использовать сочетание клавиш Alt+065 (код набирается на специальном цифровом блоке клавиатуры в ее правой части).
   Обратите внимание, что знаки в таблице символов рассортированы по наборам – фонетические значки, денежные единицы и так далее. Выбрать нужный набор можно с помощью выпадающего меню в правой части экрана. Например, если вам нужно поставить над одной из букв ударение, фонетический символ или вставить в текст значок градуса, выберите набор Объединенные диакр. знаки . Поставьте курсор сразу после символа, над которым вы хотите поставить знак ударения, а затем щелкните по нему в таблице символов.
    ? Второй способ. Зайдите в меню Пуск/Все программы/Стандартные/Служебные –там вы обязательно найдете отдельную программу Таблица символов.

   С ней работать куда удобнее, а главное, она позволяет вставить символ не только в документ Word, но и в документ, открытый в любом приложении Windows! После щелчка по символу он попадет в Буфер Обмена ,откуда вы можете вставить его, куда вам удобно (напомню как это делается: с помощью пункта Вставить в Контекстном меню или сочетания клавиш Ctrl + V ).
    Кстати, не забывайте, что все эти значки – не просто картинки, а самые настоящие шрифты: вы можете их увеличивать без потери качества, использовать элементы форматирования (полужирное, курсивное «написание») и так далее.

Таблицы

   Инструменты работы с таблицами в Word-2003 значительно усовершенствованы по сравнению с предыдущими версиями этой программы. Теперь создать таблицу в тексте Word можно буквально двумя движениями мышки.
   Самый простой способ – нарисовать таблицу. Войдите в меню Таблица (Table) и выберите пункт Нарисовать таблицу (Draw Table) . Теперь ваш курсор мыши приобрел вид карандаша, которым вы можете вычертить таблицу в тексте с такой же легкостью, как на бумаге (и даже легче – вам не понадобится линейка). Сначала из-под вашего карандаша появится контур будущей таблицы – прямоугольник, который вы позднее разобьете прямыми линиями на нужное число строк и столбцов.
   Создать таблицу в тексте Word можно и другим способом. Зайдите в меню Таблица (Table) и выберите пункт Создать таблицу (Insert Table) . Укажите точное число нужных вам столбцов и строк, после чего нажмите кнопку ОК . Рамки таблицы раздвигаются автоматически, по мере заполнения ячеек текстом. Но вы всегда можете изменить размер любого элемента таблицы вручную, зацепив мышкой и растянув его границы – точно таким же способом, каким мы изменяли размеры вставленных в текст картинок. Воспользовавшись пунктом Сортировка (Sort) меню Таблица (Table) , вы сможете расположить строки таблицы в нужном вам порядке. Только не забудьте предварительно выделить таблицу, воспользовавшись правой кнопкой мыши.

   Вызвав Контекстное меню таблицы , вы получите возможность удалять и добавлять столбцы и строки. С помощью пункта Автоформат (Table AutoFormat) меню Таблица (Table) вы сможете также придать вашей таблице более изысканный вид, воспользовавшись Библиотекой табличных форм Word .
   Конечно же, для серьезной работы с таблицами Word – не лучшая программа: по ним специализируется его собрат Microsoft Excel. Кстати, Word и Excel могут работать в тесной связке: в таблицу Excel можно вставить текст Word. И наоборот, красивая табличка, сделанная в Excel, будет весьма привлекательно смотреться в документе Word. Вставка документа Excel в текст осуществляется через кнопку Вставить таблицу Excel на Панели Операций Microsoft Word.

Разбивка на страницы и нумерация

   Word разбивает документ на страницы автоматически, руководствуясь параметрами страницы, установленными в меню Файл/Параметры страницы (File/Page Setup). Воспользовавшись этим меню, вы можете изменить такие важные параметры, как отступ текста от краев листа, установить зеркальные поля (это необходимо, если вы собираетесь подшивать многостраничный документ в папку), а также размер бумаги, на которой вы собираетесь печатать текст. По умолчанию Word настроен на стандартный бумажный лист формата А4.
   Если вам необходимо вставить разрыв страницы перед каким-либо абзацем вручную, вы можете сделать это с помощью пункта Разрыв (Break) меню Вставка (Insert) . Перед этим не забудьте установить курсор в начало того участка текста, перед которым и будет вставлен разрыв.
   Другой пункт этого же меню – Номера страниц (Page Numbers) – автоматически пронумерует все страницы вашего документа. Вы можете самостоятельно установить параметры размещения номера на странице – в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и т. д.

 

Работаем с автозаменой

   Если вы часто создаете в Word однотипные тексты, содержащие большое число повторяющихся фраз, названий и формулировок, вам стоит прибегнуть к помощи еще одного сервиса Word – Автозамены . Она позволит вам присвоить словам, сочетаниям слов и даже целым фразам буквенные индексы. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное вам словосочетание.
   Например, при подготовке этой книги автору часто приходилось вставлять в русский текст английские названия программных продуктов и фирм-производителей. Для этого буквально в середине каждого предложения возникала необходимость переключения языка клавиатуры (русский/английский), а после окончания ввода названия повторять ту же операцию. Помогла Автозамена . Теперь вместо Microsoft Office я набираю просто МО, вместо Windows XP – WХР, вместо Microsoft – МС и т. д. Разумеется, все слова и фразы, подлежащие Автозамене , необходимо внести в ее базу данных. Для этого зайдите в меню Сервис (Tools) и выберите пункт Параметры Автозамены (AutoCorrect) .

 

Проверка орфографии

   Умница Word проверяет орфографию и грамматику в вашем тексте автоматически, по мере ввода. Заметив грамматическую или стилистическую ошибку, Word помечает ее цветной волнистой чертой, красной или зеленой.
   «Красная волна» означает, что в данном слове имеется грамматическая ошибка. Или что этого слова Word просто не знает... А не знает Word, при всем своем интеллекте, очень многого – в том числе и ряд слов, обозначающих пункты его собственного меню. Незнакомое Word’у слово можно добавить в его базу данных – тогда в дальнейшем программа не будет помечать это слово как ошибочное. Для этого щелкните по подчеркнутому красной чертой слову правой кнопкой мышки и выберите пункт