Леонтьев Виталий. Microsoft Office

   Закончив настройку, нажмите кнопку Проверка учетной записи .Если все в порядке – вам в ящик упадет тестовое письмо. И вы можете спокойно отправлять и получать письма!
   Работа с Outlook практически не отличается от Outlook Express, за одним исключением – сортировки сообщений. Как вы помните, в Outlook Express мы могли автоматически разбрасывать письма по папкам с помощью фильтров. В Outlook это делается иначе. Нет, конечно, никто не мешает вам по-прежнему перемещать письма из папки в папку. Их в Outlook довольно много – к тому же вы всегда сможете добавить новые. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по папке, внутри которой вы захотите поселить «новичка», а затем выбрать меню Создать папку .

 

   Но гораздо удобнее присваивать письму разные «флаги», относя их к той или иной категории. А потом легко отсортировывать нужные с помощью поискового механизма. «Флаги» – это своего рода марки на почтовом конверте. А ставятся они так: щелкните правой кнопкой мышки по любому письму и выберите пункт Категории . Перед вами откроется такое типовое меню, в котором вы можете поставить галочку напротив одной или нескольких выбранных категорий. Если вам не хватает типовых, вы можете легко создать новую. Если вы не будете лениться присваивать категорию каждому письму, то в дальнейшем сможете одним щелчком вывести на экран архив, к примеру, личных или деловых писем – это делается с помощью меню Вид/ Упорядочить по/Категории . Можно указывать категорию писем и при поиске сообщений – это здорово облегчит вам работу! Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это сделано в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню Файл/Отправить .
    Не забывайте время от времени создавать архив почтовых сообщений с помощью меню Файл/ Архивировать . Архив сообщений вы можете поместить куда-нибудь в надежное место – например, записать на диск CD-RW или DVD. В этом случае даже при «падении» компьютера ваши сообщения останутся при вас.

Календарь

   Закончив работать с почтой, нажимаем следующую кнопку – Календарь... И вновь любуемся способностью Outlook менять свое обличье – никакому хамелеону такое и не приснится!
   Как видите, изменилось все. Верхушка Панели задач приняла вид Календаря , а в основном окне мы видим «раскладку» каждого выбранного нами в Календаре дня. Впрочем, это окно может выдавать календарь не только на День , но и на Неделю и даже на Месяц ! Переключать режимы панели можно с помощью незаметного кнопочного меню, расположившегося в верхней части окна.

 

   Итак, перед нами – подробный ежедневник с возможностью составления почасового расписания хоть на целый год вперед! Делается это просто: выбираем нужный вид нашего календаря (день, неделя, месяц), щелкаем мышкой по нужной клеточке и выбираем один из двух пунктов – Новая встреча или Создать событие на целый день. Разница понятна: «встречу» вы можете привязать к конкретному часу и даже к минутам, а «событие» ляжет на весь день целиком. При этом Outlook зорко следит за тем, чтобы «встречи» не накладывались одна на другую. А вот «событие» встрече не помеха: ради дня рождения любимой тещи вы вряд ли отмените встречу с бизнес-партнером. А набрать телефонный номер и сказать в трубку несколько ласковых слов вы всегда успеете (забыть же о такой необходимости вам Outlook все равно не даст).
   Итак, создаем событие или встречу – окна для этих операций выглядят примерно одинаково…
   Вам нужно озаглавить ваше событие или встречу, указать, где и во сколько она будет проходить, а также настроить режим оповещения (меню внизу окна). За указанный вами промежуток времени перед началом события Outlook начнет изводить вас напоминаниями, выкидывая на экран предупреждение за предупреждением.
   Обратите внимание на знакомый вам раздел Категории – благодаря ему все мероприятия и встречи, запланированные на каждый день, можно разбить по категориям. И в дальнейшем отобразить на экране расписание по каждой из них раздельно. Получится отдельный календарь для «деловых встреч», «совещаний», «обедов» и «планерок»... и может быть, даже «любовных свиданий». Такой категории в Outlook, конечно же, нет, но ничто не помешает пользователю создать ее самостоятельно. Наконец, меню Контакты позволит «привязать» к вашему событию людей, внесенных в вашу адресную книгу (о ней разговор пойдет чуть позже).

   Помимо обычных встреч и событий можно создать еще и повторяющиеся. Допустим, вы точно знаете, что по вторникам после работы вы идете в свой любимый фитнес-центр или в ночной клуб, – и Outlook добросовестно зарезервирует время за этим важным мероприятием на целый год вперед.
   Ну а теперь вы можете не просто сохранить ваш календарь в компьютере, но и распечатать его и повесить на стенку. Вид распечатки (день, неделя, месяц) можно настроить прямо в меню печати. Пусть все вокруг видят, какой вы дисциплинированный работник. Да и самому лишний раз на календарь не мешает поглядеть – а вдруг забудете?
   Хотя бояться нечего – Outlook, в памяти которого хранится график вашей жизнедеятельности, не забывает ничего и никогда. И за определенное, заданное заранее время до назначенной встречи напомнит вам о ваших собственных планах. Словом, единственное, что осталось добавить разработчикам в Outlook, так это способность делать все ваши дела самостоятельно, по расписанию...

Контакты

   Если Outlook является «сердцем» Microsoft Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является Менеджер контактов (папка Контакты на Панели ярлыков в левой части экрана). Ведь данными из адресной книги Outlook будет пользоваться не только он сам, но и все программы семейства Microsoft Office!

   В режиме «адресной книги» Outlook выглядит так: слева – режим сортировки записей, в основном окне – список адресатов с краткими и самыми необходимыми сведениями о каждом. Если карточек у вас набралось много, удобно использовать для перехода к нужному имени Панель навигации – она расположена справа и соответствует закладкам с буквами в обычной телефонной книге. В основном экране мы можем увидеть рядом с именем человека всего лишь один (или два) номера телефона. Но не думайте, что эта крохотная карточка содержит всю информацию о вашем адресате. О нет! Карточка Outlook содержит в себе такое громадное количество информации, что такому досье позавидовал бы и сам папаша Мюллер. Если, конечно, вы сможете заполнить его от начала и до конца. Нажмите кнопку Создать на кнопочной панели – и начинайте собирать компромат!

   Карточка Outlook содержит несколько разделов. В первом из них содержатся все необходимые контактные данные (адрес, телефон, e-mail, номер ICQ). Здесь же можно сохранить фотографию объекта и даже написать на него краткое резюме. В разделе Подробности можно указать день рождения данного гражданина (и не удивляйтесь, если за день-другой до указанной даты Outlook напомнит вам об этом), сведения о его руководстве и даже о его супруге. Не думайте, зачем это программе понадобилось справляться о таких личных подробностях – просто заполните бланк адресной книги. В дальнейшем мы увидим, насколько полно использует Outlook всю введенную вами информацию. В частности, она будет использоваться для сортировки записей в вашей телефонной книге – помните окно режимов отображения на Панели задач ? Вот вам простой пример: бывает так, что вы помните номер телефона, но не помните, кому именно он принадлежит. Достаточно одним щелчком мышки упорядочить список не по именам-фамилиям, как обычно, а по телефонам, чтобы все сразу встало на свои места.
    Кстати, не забывайте про возможности поиска и про поисковую строку в верхней части окна! Искать нужную карточку вы можете практически по любому известному вам полю – имени, фамилии, номеру телефона или ICQ, электронному адресу...

   Контакты в Outlook можно объединять в группы, создавая так называемые Списки рассылки . Эта возможность пригодится вам, когда необходимо будет отправить одно и то же сообщение или файл нескольким вашим знакомым. Список рассылки можно сотворить с помощью все того же меню Создать, с помощью которого мы заполняли наши карточки.
   А теперь вернемся на минутку в основное окно программы... И щелкнем по любой записи правой кнопкой мышки. Откроется Контекстное меню, в котором мы сможем найти еще кое-что интересное.

   В том случае, если компьютер вашего адресата (а заодно и ваш собственный) оснащены хотя бы самой простой веб-камерой, вы в любой момент можете устроить «видеоконференцию» в реальном времени с помощью установленной на вашем компьютере программы NetMeeting (она входит в комплект поставки Internet Explorer). А вызвать вашего будущего визави на виртуальное «свидание» можно, конечно же, с помощью Outlook! Жаль только, что в практике отечественного бизнеса видеоконференции в рамках офиса еще сравнительно мало распространены, а ценные указания своим подчиненным начальство предпочитает раздавать, так сказать, в реальном режиме... Точно так же, щелкнув правой кнопкой по имени абонента в адресной книге и выбрав Установить связь с помощью NetMeeting, можно вызвать искомую персону на сеанс голосовой связи. А вот возможность создать задачу для каждого человека или «привязать» к его анкете сообщения из вашего почтового ящика – это уже интереснее. Хотя, конечно, наивно рассчитывать на то, что вы тут же броситесь делать все это. Все-таки записная книжка должна быть прежде всего записной книжкой...

Задачи

   Только мы закончили разбираться с календарем, как вдруг оказывается, что в Outlook встроен еще и второй планировщик! А именно – список задач.
   Зачем это сделано? Прежде всего, для нашего удобства. Не все события можно привязать к конкретной дате, а некоторые дела и вовсе нужно держать в уме постоянно. Задачку вам может задать и начальство, прислав ее по каналам того же Outlook. Словом, список ваших задач – вещь отдельная, и работать с ним надо индивидуально.

   Хотя, в принципе, ничего особого тут нет: вы все так же щелкаете по кнопке Создать, а затем – заполняете карточку задачи. В ней вы можете не просто подробно расписать, что именно и когда надлежит сделать, но и указать, в какой срок вы планируете уложиться, каков объем работ, во сколько обойдется их выполнение... Уйма работы! И как хорошо, что эти задачи вовсе не обязательно делать самому – их можно «перекинуть» с помощью того же Outlook своим коллегам или подчиненным. Другое дело, согласятся ли они выполнить эту работу за вас...

 

Заметки

   Вот, наконец, и последняя кнопка! …Редко в какой организации не увидишь компьютер или стену, густо облепленную приметными желтыми листочка-ми-стикерами «для заметок». Конечно, эти милые бумажки приятны и удобны, да вот только стен они все-таки не украшают. А некоторые еще и наклеивают их на экран монитора, нещадно портя нежное экранное покрытие. Да и бумагу жалко, в конце концов...

   Как хорошо, что теперь, благодаря Outlook, вы можете заменить бумажные стикеры их электронными копиями! Они и монитору не повредят, и леса на них изводить не надо. Пишите, запечатлевайте убегающие прочь мысли – Outlook их с удовольствием сохранит!
   На первый взгляд, все до крайности просто: щелкнул по кнопке Создать либо вызвал Контекстное меню Стола заметок, набрал быстренько текст... Но не торопитесь с выводами – Outlook не был бы Outlook’ом, если бы не предложил нам какие-то новые возможности. И они есть!
   Щелкните по значку блокнота в левом верхнем углу вашей «бумажки». Так и есть – открылось меню, в котором предусмотрена целая куча операций для этого несчастного клочка пикселей. Во-первых, его можно раскрасить в разные цвета (как вы догадываетесь, с помощью меню сортировки на Панели задач вы сможете потом рассортировать ваши записки по цвету). Далее – к листочку можно «приколоть» задачу из вашего календаря или контакт из адресной книги. А можно отнести листочек к особой категории – точно так же, как раньше мы поступали с контактами, сообщениями электронной почты и задачами!

   Наконец, последнее. Кто вам сказал, что ваши заметки могут жить только на своей собственной панели в Outlook? Так вот – вы можете перетащить их копии прямо на Рабочий стол Windows, чтобы они всегда были перед глазами. Сделать это можно обычным способом, точно так, как мы создаем ярлыки: подцепите нужную заметку мышкой, нажмите правую клавишу мышки и, не отпуская ее, перетяните листочек на Рабочий стол . Отпустите кнопку – перед вами появится симпатичный желтенький значок с копией «стикера». Удобно – и все же нельзя не признать, что работать с обычными бумажками намного проще...

Горячие клавиши Microsoft Outlook

 

 

MICROSOFT PUBLISHER

 

   ...Каким бы умелым и талантливым ни был Microsoft Office, все же в этом наборе программ есть несколько «белых пятен», которые ее создатели пытаются «закрасить» уже несколько лет. Надо сказать, с переменным успехом. Вот, например, обработка изображений Microsoft явно не дается. Поселилась было несколько лет назад в Office неплохая «рисовалка» по фамилии Picture-It, да не прижилась и была с позором сослана на периферию. А вот с программой для верстки приключилась совсем другая история... Не сказать, чтобы компанию Билла Гейтса с самого начала мучило страстное желание отщипнуть несколько листочков от лаврового венца, украшающего главу создателей идеальной версталки QuarkXpress. Тем более, что на лакомую зелень нашлись и другие претенденты – например, компания Adobe со своим PageMaker. Но все же простенькой «версталки» в наборе явно не хватало... В итоге шесть лет назад в Microsoft Office появился робкий подселенец, окрещенный Publisher. Поначалу существовал он в наборе на птичьих правах и, в случае неудачи, вполне мог в дальние края отправиться по дорожке, протоптанной его коллегой Picture-It! Однако небеса были к новорожденному благосклонны, и через какое-то время старейшие программы Office приняли новичка в свои ряды. Правда, с условием – стать проще и не претендовать на статус профессиональной программы. Так оно и вышло.
   Нынешний Publisher сработан в абсолютно противоположной традиционным программам верстки манере. Сразу после запуска программы пользователь не сталкивается с тупо ожидающим команд окном, а попадает в объятия целой армии услужливых Мастеров, которые сопровождают его в течение всего процесса изготовления публикации. Процесс этот в Publisher едва ли не полностью автоматизирован. Пользователю нужно просто задать программе «сырье» для работы (исходный текст и картинки) и выбрать необходимый тип публикации – все остальное Publisher постарается сделать сам. Вам придется лишь время от времени разрешать Мастеру перейти к следующему шагу, выбирать цветовые схемы (их Publisher предлагает более 60-ти для каждого типа публикации) и варианты расположения элементов в каждом документе. Вы можете полностью автоматизировать процесс создания некоторых простых публикаций: при первом запуске программа попросит вас ввести данные о себе и о фирме, где вы работаете. В дальнейшем Publisher будет автоматически вставлять эти данные в соответствующие поля публикации, предоставляя вам возможность создавать те же визитные карточки с помощью нескольких щелчков мышки! Профессионалы обычно не терпят подобного диктата со стороны программы, но для начинающего пользователя это то что надо.
   Теоретически, в Publisher вы можете создать и газету, и книгу, и даже корпоративный веб-сайт! Однако поле деятельности, на котором программа проявляет себя лучше всего – это так называемая офисная графика:
    ? Визитные карточки
    ? Приглашения
    ? Объявления
    ? Афиши
    ? Календари
    ? Конверты
    ? Поздравления
    ? Бланки
    ? Программы
    ? Резюме
    ? Открытки
    ? Календари
    ? Рекламные объявления
    ? Этикетки, наклейки
   И так далее, и тому подобное!
    С помощью Publisher можно составить и отличную «поздравлялку» для друзей или шуточный сертификат, идеально похожий на настоящий!
   И пусть Publisher кажется не очень нужным компонентом программной начинки вашего ПК – не спешите обходить его стороной. Использование Publisher позволяет всего за несколько минут решить задачи, для которых тому же Word понадобятся часы. Давайте посмотрим, как это происходит...

Выбор шаблона

   Как мы уже говорили, Publisher рассчитан на работу в «пошаговом» режиме – мы как бы собираем будущую публикацию по кусочкам. А еще точнее – создаем ее на основе одного из бесчисленных шаблонов. На компакт-диске с Publisher хранится более полутора тысяч шаблонов различных публикаций и картинок, которые могут быть использованы при их подготовке. Причем в «архиве» программы вы можете обнаружить даже шаблоны для изготовления... бумажных самолетиков и оригами! Еще большее их количество вы найдете на специальной странице Microsoft Office в Интернете. Правда, русскоязычных шаблонов на сайте не так уж и много... Но нам пока хватит и того, что мы уже имеем после установки программы.
   Сразу после запуска программы мы видим перед собой вот такую картинку:

   Это – мастер создания новой публикации, штука на удивление толковая и полезная. Сразу думаешь – ах, такую бы роскошь в Word и Excel!
   Кстати, большинство меню и панелей Publisher нам уже знакомы по Word – тут и панель форматирования, и кнопочная панель типовых операций (они практически не изменились). Разве что Область задач расположена не справа, как обычно, а слева.
    Мастер новых публикаций предложит вам выбрать макет для одного из следующих типов:
    Публикации для печати. Раздел, с которым вам придется иметь дело чаще всего. Именно здесь собраны все упомянутые выше визитки-дипломы-сертификаты и многое другое – на полное перечисление типов публикаций ушло бы несколько страниц.
    Веб-узлыи электронная почта. Не стоит впадать в заблуждение, что в этой области Publisher способен потягаться со своим собратом по Microsoft Office – FrontPage. Сложный многостраничный сайт создавать в нем трудновато. А вот простенькую «веб-визитку» из нескольких страниц – в самый раз. Тем более, что Publisher абсолютно не требует знания языка HTML и других веб-дизайнерских премудростей, так что создать простой сайт с его помощью сможет каждый.
    Наборы макетов. Здесь кроется все необходимое для создания «торжественного комплекта» любого делового человека. Конверт, визитка, бланк для писем, адрес – все выполнено в едином стиле. Справедливости ради нужно сказать, что излишнего изобилия тут не наблюдается.
    Пустые публикации. Если вас не устраивают изыски штатных дизайнеров Microsoft и вы хотите дать волю своему вдохновению – Бог в помощь! В этом разделе вы найдете множество девственно чистых бланков необходимого размера... Которые вы сможете заполнить не только текстом, но и графикой по своему вкусу.

   Для тренировки давайте создадим одну из самых простых публикаций – визитную карточку. Для этого щелкните по разделу Публикации для печати , а затем, в открывшемся меню – по строчке Визитная карточка .

Заполнение личных данных

   Итак, вы выбрали шаблон, который более-менее удовлетворяет вашим эстетическим вкусам, щелкнули по нему... И тут же, совершенно неожиданно, перед вашими глазами выскочил вот такой таинственный бланк...

   Многие неопытные пользователи пиратских версий этой анкеты почему-то пугаются. Один мой знакомый поначалу решил, что столкнулся с каким-то новым видом регистрации, а вся собранная зловредной анкетой информация отправится прямиком в Microsoft.
   Давайте вместе посмеемся над этими опасениями, поскольку ничего общего с регистрацией эта форма явно не имеет. Тогда зачем она нужна? А вот зачем: какие бы виды офисной или домашней макулатуры вы ни создавали в Publisher, в любом из них будут использоваться некие стандартные поля:
    ? Имя, фамилия
    ? Должность
    ? Название фирмы
    ? Адрес
    ? Телефон
   И прочая, и прочая, и прочая... Конечно, полный комплект этих особо секретных данных будет использоваться не везде (вот для визитки сгодится все, целиком). Однако запасливый Publisher все равно сохранит всё ваше досье – и при создании новых документов будет заполнять все необходимые поля автоматически! Автоматически анкета выскакивает на экран только один раз. Но если вам вдруг захочется подкорректировать некоторые ее поля, сделать это легче легкого – достаточно щелкнуть по текстовому меню Правка и выбрать пункт Личные данные .

Элементы макета

   Заполнив форму личных данных, мы в очередной раз щелкаем по кнопке... И вот перед нами – готовая карточка! Так просто? Возможно, что и просто, ведь и на этом этапе вы можете остановиться, нажав кнопку Печать. Но в большинстве случаев созданный таким образом макет нуждается в окончательной доводке. Например, взятую с потолка эмблему вашей компании лучше заменить на настоящую, а кое-какие текстовые поля убрать с глаз долой. Ну, а если вам вдруг придет в голову фантазия добавить в готовый макет собственную фотографию или другую картинку... Значит, будем менять. Но перед этим не худо бы разобраться, как именно устроены все типовые документы Publisher?
    А состоят они из следующих элементов:
    Текстовые поля(или Надписи) – в том числе и стандартные данные из только что заполненной вами формы. Безусловно, каждую из них вы можете изменить, просто щелкнув по ним мышкой и заменив стандартный текст на собственный. При этом над вашей надписью можно совершать все те же операции, которые мы с вами уже выполняли в Word: менять цвет, кегль и гарнитуру.
    Картинки. Прежде всего это – элементы оформления документа. Все эти виньетки, узоры, плашечки и прочее. Как и шрифты, все это – векторные объекты. А значит, при сколь угодно сильном увеличении их качество не изменится. И вы сможете создать на их основе даже визитку размером 3 на 4 метра, если вам придет в голову такая фантазия... а под рукой окажется принтер необходимого размера. Еще одно приятное свойство векторных картинок – каждая из них может состоять из великого множества отдельных объектов. И с любым из этих объектов можно работать индивидуально.
    Фотографии. Не важно, что это – изображение вашей улыбающейся физиономии для визитной карточки или морской пейзаж – для открытки. Важно то, что фотографии, будучи картинками растровыми, а не векторными, имеют свойство терять свой товарный вид при сильном увеличении. И это надо иметь в виду, чтобы распавшаяся на квадратики фотография, выдернутая вами из Интернета, не испортила стильный вид фирменного бланка или приглашения.

   Теперь вы поняли, что каждый, даже самый крохотный документ Publisher – это не что-то монолитное, единое и неделимое. Та же визитка может состоять из сотен отдельных объектов, каждый из которых вы можете переместить или изменить, как вашей душе угодно.
   И последнее. Не думайте, что единожды выбрав макет, вы остаетесь привязанными к нему на всю оставшуюся жизнь. Даже на самом последнем этапе создания нашей публикации вы можете моментально поменять макет на другой – при этом все заполненные и измененные вами текстовые поля, а также добавленные новые элементы (типа фотографий, дополнительных графических элементов) перекочуют из старого макета в новый! Для смены макета вам достаточно вновь обратиться к Области задач, выбрать на ней раздел Макеты публикаций и щелкнуть по новому шаблону.

Операции с объектами

   Взглянем еще раз на нашу будущую визитку. Вы увидите, что каждый ее отдельный элемент заключен в пунктирную рамочку. А если вы щелкнете по нему, то на линиях рамки проявятся кружочки – по углам и в центре каждой линии.

   Эти рамки нужны лишь для того, чтобы мы могли проделывать с каждым объектом определенные операции – на отпечатанном документе они видны не будут. Но пока что они нам очень пригодятся. Начнем с кружочков – они выделяют важные «узлы», потянув за которые мышкой, вы сможете изменить размеры отведенной под объект области. Проще говоря, сжать или растянуть рамку, как пропорционально, так и в любом нужном нам направлении. Укажите курсором мышки на нужный кружочек, нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, тяните рамку в необходимом направлении. Если же вы хотите перетащить ваш объект на новое место в макете, укажите мышкой на любой участок рамки, кроме «узла», и выполните ту же операцию. При этом курсор мышки должен превратиться в крестик со стрелками во все четыре стороны. А что это за зеленая точка в верхней части рамки? Щелкнув по ней, вы сможете вращать ваш объект вокруг своей оси, в любую сторону! Ну что ж, то, что благодаря рамкам мы можем изменять размеры нашего объекта и крутить его туда-сюда, понятно. Но рамки в Publisher существуют не только для этого! Мы уже говорили, что по умолчанию пунктирные рамки – «невидимки», на печати видны не будут. Но вы можете, если выпала такая необходимость, сделать их видимыми! Для этого вам надо дважды щелкнуть левой кнопкой мышки по любому участку рамки. Или же щелкнуть один раз, но правой кнопкой, а затем выбрать пункт