.
Excel удаляет строку или столбец и передвигает на освободившееся место оставшиеся строки и столбцы.
Чтобы удалить только содержимое ячеек в строке или столбце, выберите команду
Правка / Очистить
. Тогда строки и столбцы сохранятся, но содержимое ячеек будет удалено.
Для того чтобы скрыть строку или столбец, выделите их, вызовите
Контекстное меню
и выберите пункт
Скрыть
.
Чтобы восстановить скрытые столбцы или строки, выделите таблицу, щелкнув по угловой левой верхней ячейке, затем вызовите Контекстное меню и выберите пункт Отобразить .
Одновременно изменить размеры нескольких столбцов и строк. Для этого выделите их и перетащите границу одного столбца (строки) – изменится размер всех столбцов (строк). При выделении неприлегающих столбцов удерживайте нажатой клавишу Ctrl .
Заставить Excel подогнать ширину столбца к самой длинной записи – дважды щелкните по правой границе столбца. То же самое можно сделать через меню Формат / Столбец / Автоподбор ширины .Excel установит ширину столбца на уровне самой длинной записи.
Вернуть столбцу стандартную ширину – выберите команду Формат / Столбец / Стандартная ширина ,затем в появившемся диалоговом окне Ширина столбца щелкните по кнопке ОК .
Листы и книги
Формулы
Функции
Диаграммы
Excel удаляет строку или столбец и передвигает на освободившееся место оставшиеся строки и столбцы.
Скрытие столбцов и строк
Удаление столбцов и строк – простая, но очень ответственная операция. Ведь удалить данные очень легко, а вот восстановить потом ошибочно удаленное... Поэтому, если вам требуется на какое-то время удалить из таблицы информацию, ненужные столбцы или строки можно скрыть. Фактически, вы при этом не удаляете их: значения скрытых ячеек все равно будут учитываться в том случае, если они привязаны к своим «коллегам» с помощью какой-либо формулы.Чтобы восстановить скрытые столбцы или строки, выделите таблицу, щелкнув по угловой левой верхней ячейке, затем вызовите Контекстное меню и выберите пункт Отобразить .
Изменение размеров столбцов и строк
При изменении размеров строк и столбцов можно выполнить следующее:Одновременно изменить размеры нескольких столбцов и строк. Для этого выделите их и перетащите границу одного столбца (строки) – изменится размер всех столбцов (строк). При выделении неприлегающих столбцов удерживайте нажатой клавишу Ctrl .
Заставить Excel подогнать ширину столбца к самой длинной записи – дважды щелкните по правой границе столбца. То же самое можно сделать через меню Формат / Столбец / Автоподбор ширины .Excel установит ширину столбца на уровне самой длинной записи.
Вернуть столбцу стандартную ширину – выберите команду Формат / Столбец / Стандартная ширина ,затем в появившемся диалоговом окне Ширина столбца щелкните по кнопке ОК .
Листы и книги
Сетка из столбцов и строк на экране называется рабочим листом. По умолчанию Excel запускается с тремя рабочими листами; все они сохраняются в одном файле, именуемом рабочей книгой. Преимущество использования рабочей книги состоит в том, что благодаря ей в файле можно хранить несколько электронных таблиц. Это особенно полезно в том случае, если приходится работать с несколькими рабочими листами, в которых содержатся связанные между собой данные, например, объемы продаж или расходы за несколько месяцев. Открыв всего лишь один файл, можно разместить все рабочие листы в одной рабочей книге и перемещаться между этими листами, щелкая мышью по нужному ярлычку. По необходимости в рабочую книгу можно добавить дополнительные листы. В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 рабочих листов. Чтобы активизировать нужный рабочий лист, нужно щелкнуть по ярлычку листа (они подписаны
Лист 1,
Лист 2и
Лист 3).
Чтобы переименовать рабочий лист, необходимо выполнить следующие действия:
Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который собираетесь переименовывать.
На экране появится Контекстное меню .Выберите команду Переименовать .
Имя на ярлычке станет выделенным. Введите новое имя (до 31 символа) и нажмите клавишу Enter .
Excel сохранит новое имя на ярлычке листа.
Чтобы быстро переименовать лист, дважды щелкните по ярлычку листа, а затем введите новое имя. Закончив, нажмите клавишу Enter .
В файл рабочей книги можно как добавлять, так и удалять рабочие листы. Но при этом необходимо помнить, что Excel удаляет не только лист, но и все данные на нем.
Щелкните по ярлычку листа, перед которым необходимо вставить новый лист.
Выберите команду Вставка / Лист .
Excel вставит новый лист слева от того, что был выделен ранее, и присвоит ему стандартное имя.
Можно быстро вставить новый рабочий лист, нажав комбинацию клавиш Shift + F11 .Кроме того, чтобы добавить новые рабочие листы, можно воспользоваться Контекстным меню :Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выберите из Контекстного меню команду Добавить .В появившемся диалоговом окне Вставка щелкните по пиктограмме Лист ,а затем по кнопке ОК .В рабочую книгу добавится новый лист.
Чтобы вставить рабочий лист после последнего листа, просто вставьте его в любом месте, а затем перетащите ярлычок листа в конец вкладок.
Чтобы удалить рабочий лист из книги, необходимо выполнить следующие действия:
Выберите лист, подлежащий удалению (щелкните по его ярлычку).
Выберите команду Правка / Удалить лист .Можно также щелкнуть по ярлычку листа правой кнопкой мыши и выбрать из Контекстного меню команду Удалить.
Появится окно с запросом подтвердить удаление. Щелкните по кнопке ОК .Excel удалит рабочий лист и все его данные. При этом Excel не изменяет нумерацию оставшихся листов.
Порядок ярлычков рабочих листов можно изменить. Для этого щелкните по ярлычку и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ярлычок в новое место. Кроме того, рабочие листы можно копировать. Для этого при перетаскивании ярлычка удерживайте нажатой клавишу Ctrl .
Переименование листов
По умолчанию рабочим листам Excel присваиваются имена Лист 1, Лист 2 и т. д. Чтобы лучше представлять данные на листах, их можно переименовывать. Хотя в имени листа можно использовать до 31 символа, рекомендуется присваивать краткие имена – тогда ярлычки листов не будут занимать слишком много места.Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который собираетесь переименовывать.
На экране появится Контекстное меню .Выберите команду Переименовать .
Имя на ярлычке станет выделенным. Введите новое имя (до 31 символа) и нажмите клавишу Enter .
Excel сохранит новое имя на ярлычке листа.
Чтобы быстро переименовать лист, дважды щелкните по ярлычку листа, а затем введите новое имя. Закончив, нажмите клавишу Enter .
Добавление и удаление рабочих листов
Чтобы добавить рабочие листы в книгу, необходимо выполнить следующие действия:В файл рабочей книги можно как добавлять, так и удалять рабочие листы. Но при этом необходимо помнить, что Excel удаляет не только лист, но и все данные на нем.
Щелкните по ярлычку листа, перед которым необходимо вставить новый лист.
Выберите команду Вставка / Лист .
Excel вставит новый лист слева от того, что был выделен ранее, и присвоит ему стандартное имя.
Можно быстро вставить новый рабочий лист, нажав комбинацию клавиш Shift + F11 .Кроме того, чтобы добавить новые рабочие листы, можно воспользоваться Контекстным меню :Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выберите из Контекстного меню команду Добавить .В появившемся диалоговом окне Вставка щелкните по пиктограмме Лист ,а затем по кнопке ОК .В рабочую книгу добавится новый лист.
Чтобы удалить рабочий лист из книги, необходимо выполнить следующие действия:
Выберите лист, подлежащий удалению (щелкните по его ярлычку).
Выберите команду Правка / Удалить лист .Можно также щелкнуть по ярлычку листа правой кнопкой мыши и выбрать из Контекстного меню команду Удалить.
Появится окно с запросом подтвердить удаление. Щелкните по кнопке ОК .Excel удалит рабочий лист и все его данные. При этом Excel не изменяет нумерацию оставшихся листов.
Порядок ярлычков рабочих листов можно изменить. Для этого щелкните по ярлычку и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ярлычок в новое место. Кроме того, рабочие листы можно копировать. Для этого при перетаскивании ярлычка удерживайте нажатой клавишу Ctrl .
Формулы
Разбить лист на ячейки и разрешить пользователям заполнять их – дело нехитрое. Но возможности Excel этим не ограничиваются. Следующая ступень мастерства – связать отдельные клетки с цифрами невидимыми связями с помощью математических формул. А это значит, что при изменении значения одной ключевой клетки автоматически будут пересчитаны значения и во всех ячейках, связанных с ней. Для того чтобы проиллюстрировать эти возможности Excel, попробуем создать формулу, дублирующую встроенный в Excel механизм автозаполнения.
Откроем новый лист и в первую ячейку (А1) внесем цифру 1. Допустим, вы хотите, чтобы число в каждой последующей строке одного столбца было в два раза больше предыдущего. Выделив щелчком вторую клетку столбца с номером А2, отправьте курсор в строку, отмеченную знаком «=»(она находится непосредственно над полем с клеточками и предназначена как раз для записи формул). В строке впишите формулу, устанавливающую зависимость второй клетки от первой. При записи формул необходимо поставить перед ними знак «=», чтобы Excel смог отличить формулу от простой текстовой записи.
=A1*2
После нажатия кнопки ввода во второй клеточке столбца появится число 2. Теперь выделите мышкой клетку, которой мы присвоили формулу, подцепите мышкой правый нижний угол этой клетки и, держа нажатой левую кнопку мыши, потяните ее вниз по столбцу, до тех пор, пока курсор не остановится на клетке с нужным вам номером, например, с номером А64. Теперь, отпустив кнопку мыши, вы присвоите всем выделенным вами ячейкам формулу первоначальной клетки с одной маленькой поправкой: в формуле для каждой новой клетки в столбце будет фигурировать именно ее клетка-предшественница, а не первоначальная клетка А1. Это преобразование Excel выполнит автоматически.
Итак, у вас получился ряд из 64 клеток, в каждой из которых вписано число, вдвое большее числа в предыдущей клетке. Осталось узнать сумму. Как мы помним, это можно сделать, поставив курсор на свободную ячейку под нужным столбцом и нажав кнопку ? (сумма) на Панели инструментов Excel. Программа моментально рассчитает сумму чисел в столбце и выдаст результат. Но этот простой путь нас уже не устраивает – ведь эту же операцию можно проделать с помощью формулы!
Итак, нам нужно узнать сумму значений ячеек в диапазоне с A1 по A64. Формула на этот случай будет такая:
=СУММ(А1:А64)
Знак
«:»используется в Excel для сокращенного обозначения интервала ячеек, то есть, «A1:A64» означает «от ячейки A1 до ячейки A64».
Для того чтобы формула преобразовалась в числовое значение, т. е. в сумму чисел во всех ячейках этого столбца, нажмите клавишу Enter. Теперь в ячейке стоит результат вычислений по заданной вами формуле. Если выделить эту ячейку курсором, то формула отобразится в строке формул. Если в дальнейшем вам потребуется изменить данные в ячейках указанного диапазона, то программа автоматически пересчитает числа по заданной формуле и самостоятельно изменит итоговую сумму. Теперь самое интересное. Для того чтобы вычислить сумму в остальных столбцах, совершенно необязательно проводить те же операции, которые вы выполняли, суммируя данные. Все можно сделать гораздо проще. Выделите курсором ячейку с суммой, «зацепите» маркер заполнения и протяните его через соседние ячейки. После этой операции программа сама скопирует формулу в отмеченные ячейки, соотнесет ее с числами того или иного столбца, автоматически изменяя ссылки, проведет вычисление и мгновенно выдаст вам готовый результат.
? Знак равенства (=), с которого обязательно начинается любая формула. Если знак равенства отсутствует, Excel интерпретирует данные не как формулу, а как обычный ввод в ячейку.
? Значения или ссылки на ячейки, с которыми выполняются расчеты.
? Операторы(простые математические операции, такие как сложение или умножение).
Например, простейшая формула имеет вид:
=А1+А2
Эта формула складывает значения ячеек А1 и А2. При создании формул Excel важно помнить о приоритете операторов.
При обработке формулы Excel выполняет операции слева направо в следующем порядке:
?Все операции в круглых скобках.
?Показательные (экспоненциальные) выражения или операторы.
?Остальные операции согласно правилам арифметики.
Чтобы ввести формулу, выполните следующее:
Выделите ячейку, которая должна содержать формулу, и введите знак равенства (=). Это предупреждает Excel о предстоящем вводе формулы.
Выделите первую ячейку или диапазон, включаемый в формулу. Ссылки на ячейки можно ввести и вручную. Ссылка на ячейку появляется в активной ячейке и строке формул.
Введите оператор, например, знак плюс ( +).
Щелкните по следующей ячейке, включаемой в формулу. Опять введите оператор, выделите следующую ячейку и т. д. Продолжайте выделять ячейки и вводить операторы, пока не завершите формулу.
Завершив создание формулы, щелкните по кнопке Enter строки формул. В строке формул появится формула, а в ячейке отобразится результат расчета по формуле.
А1: 50
А2: 100
А3: =А1+А2
то при работе с формулой в ячейке А3 Excel понимает ее не как «взять число из ячейки А1 и прибавить его к числу из ячейки А2». Вместо этого система понимает данную формулу как «взять число из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на две строки выше, и прибавить его к числу из ячейки, расположенной...». При копировании данной формулы в другую ячейку, например, в В3, принцип останется тот же: «взять число из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на две строки выше, и прибавить его к...». То есть, при копировании этой формулы из ячейки А3 в ячейку В3 она автоматически преобразится в формулу =В1+В2. Такой тип ссылок избавляет от необходимости снова и снова вводить одинаковые формулы – их можно просто копировать. Однако, в некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от расположения формулы на листе. Например, в рабочем листе имеется список товаров с их долларовыми ценами, и есть одна ячейка, например А1, в которой записан текущий курс рубль/$. При создании формулы необходимо всегда ссылаться на ячейку А1, и эта ссылка не должна изменяться при копировании формулы. В таком случае следует применять ссылку иного типа – абсолютную ссылку. Абсолютная ссылка остается неизменной при изменении адреса ячейки с формулой. При помощи абсолютных ссылок можно заставить Excel при копировании формул изменять ссылки на столбцы, но сохранять ссылку на строку постоянной, либо изменять ссылки на строки, но сохранять ссылку на столбец постоянной, либо сохранять постоянными ссылки – как на столбец, так и на строку. Чтобы заменить относительную ссылку на абсолютную, введите знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая должна стать абсолютной.
Примеры:
$А1 Всегда ссылается на столбец А, ссылка на строку может изменяться.
А$1 Всегда ссылается на строку 1, ссылка на столбец может изменяться.
$А$1 Всегда ссылается на ячейку А1.
Ссылки вида А1 называются относительными, вида $А$1 – абсолютными, вида $А1 или А$1 – смешанными.
Чтобы ввести абсолютную ссылку, выполните следующие действия:
Выделите ячейку для формулы и введите знак равенства ( =).
Щелкните по ячейке, на которую необходимо установить абсолютную ссылку.
Нажмите клавишу F4. Excel немедленно установит знаки доллара перед буквой, обозначающей столбец, и номером строки в ссылке на ячейку. Знак $ можно ввести вручную.
Продолжайте строить формулу вплоть до завершения, нажимая клавишу F4для вставки Повторно, нажимая клавишу F4, можно циклически переходить от одного типа ссылок к другим. Введите, например, относительную ссылку С6. Теперь нажимайте клавишу F4– ссылка будет иметь вид: $C$6, C$6, $C6 и С6.
Откроем новый лист и в первую ячейку (А1) внесем цифру 1. Допустим, вы хотите, чтобы число в каждой последующей строке одного столбца было в два раза больше предыдущего. Выделив щелчком вторую клетку столбца с номером А2, отправьте курсор в строку, отмеченную знаком «=»(она находится непосредственно над полем с клеточками и предназначена как раз для записи формул). В строке впишите формулу, устанавливающую зависимость второй клетки от первой. При записи формул необходимо поставить перед ними знак «=», чтобы Excel смог отличить формулу от простой текстовой записи.
=A1*2
После нажатия кнопки ввода во второй клеточке столбца появится число 2. Теперь выделите мышкой клетку, которой мы присвоили формулу, подцепите мышкой правый нижний угол этой клетки и, держа нажатой левую кнопку мыши, потяните ее вниз по столбцу, до тех пор, пока курсор не остановится на клетке с нужным вам номером, например, с номером А64. Теперь, отпустив кнопку мыши, вы присвоите всем выделенным вами ячейкам формулу первоначальной клетки с одной маленькой поправкой: в формуле для каждой новой клетки в столбце будет фигурировать именно ее клетка-предшественница, а не первоначальная клетка А1. Это преобразование Excel выполнит автоматически.
Итак, у вас получился ряд из 64 клеток, в каждой из которых вписано число, вдвое большее числа в предыдущей клетке. Осталось узнать сумму. Как мы помним, это можно сделать, поставив курсор на свободную ячейку под нужным столбцом и нажав кнопку ? (сумма) на Панели инструментов Excel. Программа моментально рассчитает сумму чисел в столбце и выдаст результат. Но этот простой путь нас уже не устраивает – ведь эту же операцию можно проделать с помощью формулы!
Итак, нам нужно узнать сумму значений ячеек в диапазоне с A1 по A64. Формула на этот случай будет такая:
=СУММ(А1:А64)
Для того чтобы формула преобразовалась в числовое значение, т. е. в сумму чисел во всех ячейках этого столбца, нажмите клавишу Enter. Теперь в ячейке стоит результат вычислений по заданной вами формуле. Если выделить эту ячейку курсором, то формула отобразится в строке формул. Если в дальнейшем вам потребуется изменить данные в ячейках указанного диапазона, то программа автоматически пересчитает числа по заданной формуле и самостоятельно изменит итоговую сумму. Теперь самое интересное. Для того чтобы вычислить сумму в остальных столбцах, совершенно необязательно проводить те же операции, которые вы выполняли, суммируя данные. Все можно сделать гораздо проще. Выделите курсором ячейку с суммой, «зацепите» маркер заполнения и протяните его через соседние ячейки. После этой операции программа сама скопирует формулу в отмеченные ячейки, соотнесет ее с числами того или иного столбца, автоматически изменяя ссылки, проведет вычисление и мгновенно выдаст вам готовый результат.
Правило построения формул
Как видим, любая формула состоит из нескольких основных частей:? Знак равенства (=), с которого обязательно начинается любая формула. Если знак равенства отсутствует, Excel интерпретирует данные не как формулу, а как обычный ввод в ячейку.
? Значения или ссылки на ячейки, с которыми выполняются расчеты.
? Операторы(простые математические операции, такие как сложение или умножение).
Операторы Excel
=А1+А2
Эта формула складывает значения ячеек А1 и А2. При создании формул Excel важно помнить о приоритете операторов.
При обработке формулы Excel выполняет операции слева направо в следующем порядке:
?Все операции в круглых скобках.
?Показательные (экспоненциальные) выражения или операторы.
?Остальные операции согласно правилам арифметики.
Ввод формул
Формулы можно вводить непосредственно в ячейку или строку формул, как текст или число. Простейший способ включить ссылку на ячейку в формулу – щелкнуть по соответствующей ячейке рабочего листа. Вместо ввода в формулу адресов ячеек щелкайте в ячейках рабочего листа и вставляйте операторы, где это необходимо.Чтобы ввести формулу, выполните следующее:
Выделите ячейку, которая должна содержать формулу, и введите знак равенства (=). Это предупреждает Excel о предстоящем вводе формулы.
Выделите первую ячейку или диапазон, включаемый в формулу. Ссылки на ячейки можно ввести и вручную. Ссылка на ячейку появляется в активной ячейке и строке формул.
Введите оператор, например, знак плюс ( +).
Щелкните по следующей ячейке, включаемой в формулу. Опять введите оператор, выделите следующую ячейку и т. д. Продолжайте выделять ячейки и вводить операторы, пока не завершите формулу.
Завершив создание формулы, щелкните по кнопке Enter строки формул. В строке формул появится формула, а в ячейке отобразится результат расчета по формуле.
Редактирование формул
Введенную формулу можно отредактировать в любой момент. Для этого просто выделите ячейку с формулой, щелкните по строке формул и введите нужные изменения. Для выбора новых ячеек и диапазонов можно воспользоваться мышью. Закончив, нажмите клавишу Enter или щелкните по кнопке Enter . Excel выполнит расчеты по формуле и отобразит в ячейке новые результаты. Если вы ввели формулу неверно, с ошибкой, Excel не замедлит известить вас об этом. Рядом с ячейкой, к которой вы привязали ошибочную формулу, появится тревожный восклицательный знак. В отдельных случаях Excel не просто укажет на наличие ошибки, но и расскажет вам о том, что именно вы сделали не так.Копирование формул
Благодаря относительной адресации ячеек, Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Выделите ячейку с формулой. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму крестика). Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вниз, так чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши. Excel скопирует формулу в нужные ячейки, причем номера строк (столбцов) будут автоматически изменены.Адреса ячеек в разных листах
При работе с Excel мы можем оперировать не только отдельными ячейками или даже таблицами-листами, но и целыми книгами. И вот представьте себе, что перед нами возникает необходимость «связать» несколько различных таблиц в книгу и снабдить их перекрестными ссылками. То есть результат в ячейке одного листа-таблицы будет напрямую зависеть от ячейки другого. Использовать адреса ячеек в формулах мы уже умеем – но только в пределах одного листа. А как же быть в этом случае? Если вам необходимо использовать ссылку на ячейку в другом листе, включите в формулу его имя, поставив между ним и адресом ячейки восклицательный знак.Абсолютные и относительные адреса ячеек
Для упрощения копирования и перемещения формул в Excel применяется концепция, известная как относительная адресация. Excel интерпретирует адреса ячеек, введенные в формулу, не как ссылку на их постоянное расположение, а как ссылку на их относительное расположение. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Например, если первые 3 ячейки столбца А заполнены следующими данными:А1: 50
А2: 100
А3: =А1+А2
то при работе с формулой в ячейке А3 Excel понимает ее не как «взять число из ячейки А1 и прибавить его к числу из ячейки А2». Вместо этого система понимает данную формулу как «взять число из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на две строки выше, и прибавить его к числу из ячейки, расположенной...». При копировании данной формулы в другую ячейку, например, в В3, принцип останется тот же: «взять число из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на две строки выше, и прибавить его к...». То есть, при копировании этой формулы из ячейки А3 в ячейку В3 она автоматически преобразится в формулу =В1+В2. Такой тип ссылок избавляет от необходимости снова и снова вводить одинаковые формулы – их можно просто копировать. Однако, в некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от расположения формулы на листе. Например, в рабочем листе имеется список товаров с их долларовыми ценами, и есть одна ячейка, например А1, в которой записан текущий курс рубль/$. При создании формулы необходимо всегда ссылаться на ячейку А1, и эта ссылка не должна изменяться при копировании формулы. В таком случае следует применять ссылку иного типа – абсолютную ссылку. Абсолютная ссылка остается неизменной при изменении адреса ячейки с формулой. При помощи абсолютных ссылок можно заставить Excel при копировании формул изменять ссылки на столбцы, но сохранять ссылку на строку постоянной, либо изменять ссылки на строки, но сохранять ссылку на столбец постоянной, либо сохранять постоянными ссылки – как на столбец, так и на строку. Чтобы заменить относительную ссылку на абсолютную, введите знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая должна стать абсолютной.
Примеры:
$А1 Всегда ссылается на столбец А, ссылка на строку может изменяться.
А$1 Всегда ссылается на строку 1, ссылка на столбец может изменяться.
$А$1 Всегда ссылается на ячейку А1.
Ссылки вида А1 называются относительными, вида $А$1 – абсолютными, вида $А1 или А$1 – смешанными.
Чтобы ввести абсолютную ссылку, выполните следующие действия:
Выделите ячейку для формулы и введите знак равенства ( =).
Щелкните по ячейке, на которую необходимо установить абсолютную ссылку.
Нажмите клавишу F4. Excel немедленно установит знаки доллара перед буквой, обозначающей столбец, и номером строки в ссылке на ячейку. Знак $ можно ввести вручную.
Продолжайте строить формулу вплоть до завершения, нажимая клавишу F4для вставки Повторно, нажимая клавишу F4, можно циклически переходить от одного типа ссылок к другим. Введите, например, относительную ссылку С6. Теперь нажимайте клавишу F4– ссылка будет иметь вид: $C$6, C$6, $C6 и С6.
Функции
Функциямив Excel называются специальные текстовые команды, реализующие ряд сложных математических операций.
Как и операторы, функции могут использоваться при создании формул (собственно говоря, каждая функция уже сама по себе соответствует целой формуле) и значительно упрощают работу с ними.
Например, функция СРЗНАЧ сокращает формулу: =(А1+А2+А3+А4+А5)/5 в формулу: =СРЗНАЧ(А1:А5). Вместо ввода в формулу всей строки адресов ячеек можно воспользоваться диапазоном ячеек.
Воспользовавшись одной из более сотни функций Excel, можно найти квадратный корень числа, вычислить среднее значение ряда чисел, определить число элементов списка, а также многое другое.
Простейшим функциям аргументов не нужно вообще. Например, функция
=ТДАТА()возвращает текущую дату и время и при этом не требует аргументов. Большинству функций необходимо несколько аргументов, а некоторые могут иметь их до 30 (например, функция
СУММ). Если в функции используется несколько аргументов, каждый из них отделяется от следующего точкой с запятой.
? Числовой. Любое целое или дробное число.
? Время и дата. Эти аргументы могут быть выражены в любом допустимом формате дат или времени.
? Текст. Текст, содержащий любые символы, заключенные в кавычки.
? Логический тип. Примером являются значения ИСТИНА/ЛОЖЬ, ДА/НЕТ, 1/0 и вычисляемые логические значения: 1+1=2.
? Ссылки на ячейки. Большинство аргументов могут представлять собой ссылки на результаты вычислений других ячеек (или групп ячеек) вместо использования в функциях явных значений.
? Функции. В качестве аргумента можно использовать функцию, если она возвращает тип данных, который необходим для вычисления функции более высокого уровня.
Для того чтобы выбрать необходимую функцию, откройте диалоговое окно Мастер функций. Это можно сделать двумя способами:
Выберите команду Вставка / Функция .
Щелкните по кнопке Вставка функции ,которая находится на Панели инструментов Стандартная .
Все функции Excel подразделяются на категории. Первое, что нужно сделать в диалоговом окне
Мастер функций,
– это выбрать категорию функции. Каждая категория содержит функции, которые решают определенные задачи. Как только в диалоговом окне
Мастер функций
выбирается категория, в разделе
Функция
отображается перечень функций, которые к ней относятся. Обычно назначение функции можно определить по ее названию, но можно также посмотреть на ее краткое описание и справку по ее аргументам. Как только вы выбрали функцию, которую хотите использовать, щелкните по кнопке
ОК
, при этом появится
Палитра формул
с выбранной функцией.
Палитра формул
предоставляет простой способ завершить построение функции без трудоемкой операции поиска всех сведений по функции.
Как и операторы, функции могут использоваться при создании формул (собственно говоря, каждая функция уже сама по себе соответствует целой формуле) и значительно упрощают работу с ними.
Например, функция СРЗНАЧ сокращает формулу: =(А1+А2+А3+А4+А5)/5 в формулу: =СРЗНАЧ(А1:А5). Вместо ввода в формулу всей строки адресов ячеек можно воспользоваться диапазоном ячеек.
Воспользовавшись одной из более сотни функций Excel, можно найти квадратный корень числа, вычислить среднее значение ряда чисел, определить число элементов списка, а также многое другое.
Ввод функций
Функции, подобно формулам, начинаются со знака равенства ( =). Затем следует имя функции: аббревиатура, указывающая значение функции. За именем ставят набор скобок, внутри которых помещают аргументы функции – значения, применяемые в расчетах. В качестве аргумента применяется отдельное значение, отдельная ссылка на ячейку, серия ссылок на ячейки или значения, либо диапазон ячеек. Каждая функция использует свои аргументы. Например, если ввести функцию: =СУММ(12;25;34)в любую ячейку рабочего листа и нажать клавишу Enter, в данной ячейке немедленно появится ответ – число 71. Если выделить ячейку, где показан ответ, в панели формул можно увидеть введенную функцию.Форматы функций
Большинство функций используют в качестве аргументов числа и возвращают результат в числовом виде. Но функции также могут принимать аргументы других типов данных и могут возвращать ответы в виде других типов:? Числовой. Любое целое или дробное число.
? Время и дата. Эти аргументы могут быть выражены в любом допустимом формате дат или времени.
? Текст. Текст, содержащий любые символы, заключенные в кавычки.
? Логический тип. Примером являются значения ИСТИНА/ЛОЖЬ, ДА/НЕТ, 1/0 и вычисляемые логические значения: 1+1=2.
? Ссылки на ячейки. Большинство аргументов могут представлять собой ссылки на результаты вычислений других ячеек (или групп ячеек) вместо использования в функциях явных значений.
? Функции. В качестве аргумента можно использовать функцию, если она возвращает тип данных, который необходим для вычисления функции более высокого уровня.
Мастер функций
Excel предоставляет два средства, которые намного упрощают использование функций. Это диалоговое окно Мастер функций и инструментальное средство Палитра формул ,с помощью которых можно пройти весь процесс создания любой функции Excel.Для того чтобы выбрать необходимую функцию, откройте диалоговое окно Мастер функций. Это можно сделать двумя способами:
Выберите команду Вставка / Функция .
Щелкните по кнопке Вставка функции ,которая находится на Панели инструментов Стандартная .
Наиболее часто применяемые функции
Использование вложенных функций
Функции могут быть настолько сложными, насколько это необходимо, и могут содержать в качестве аргументов формулы и другие функции. Например: =СУММ(С5:Е10; СРЗНАЧ(Н10:К10)). Можно использовать до семи уровней вложенности функций. Если этот предел превысить, Excel выдаст ошибку и такую функцию вычислять не будет.
Диаграммы
Далеко не всегда числа в таблице позволяют составить полное впечатление, даже если они рассортированы наиболее удобным для вас способом. Используя имеющиеся в Microsoft Excel шаблоны диаграмм, вы сможете получить наглядную картину данных вашей таблицы, причем, не ограничивая себя в выборе вида диаграммы. По вашему желанию это может быть обычный график или объемная круговая, цилиндрическая, даже экзотическая лепестковая или пузырьковая диаграмма. Microsoft Excel позволяет помещать диаграмму на том же листе, на котором уже находится таблица (в этом случае она называется «внедренная диаграмма»), либо переносить ее на любой другой лист текущей книги (если никаких других данных на этом листе нет, он называется «лист диаграммы»).
При работе с диаграммами применяется специальная терминология:
? Ряд данных. Набор взаимосвязанных данных для построения диаграммы.
? Ось. Одна из сторон диаграммы Excel. При построении двухмерной диаграммы горизонтальная ось называется осью Х, а вертикальная – осью Y.
? Легенда. Область внутри диаграммы с информацией о ее элементах.
? Заголовок диаграммы. Имя диаграммы, обычно описывающее ее содержимое.
Чтобы создать диаграмму на основе данных рабочего листа, выполните следующие действия:
Выделите ячейки с данными, включаемыми в диаграмму. (Учтите, что от типа выбранных данных зависит внешний вид диаграммы.) Щелкните по кнопке Мастер диаграмм на Панели инструментов Стандартная .
Появится окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы. Из списка Тип выберите подходящий тип диаграммы.
В области Вид отображается несколько вариантов диаграмм выбранного типа. Щелкните по нужному подтипу.
Чтобы предварительно просмотреть результат, щелкните по кнопке Просмотр результата и удерживайте нажатой кнопку мыши. Появится образец диаграммы выбранного типа, построенный на основе выделенных данных рабочего листа. Закончив просмотр, отпустите кнопку мыши.
Щелкните по кнопке Далее .Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы. Данные для построения диаграммы были выбраны на шаге 1, однако в этом окне можно подтвердить информацию. Во вкладке Диапазон данных убедитесь в корректности указанного диапазона ячеек. Если вкралась ошибка, щелкните по кнопке свертывания диалогового окна (в правом конце поля Диапазон ),а затем с помощью мыши выделите корректный диапазон ячеек рабочего листа и щелкните по кнопке развертывания диалогового окна (в правом конце поля ввода диапазона). Если диаграмма корректно отображает выбранные данные рабочего листа и нормально выглядит при предварительном просмотре, можно щелкнуть по кнопке Готово .Тогда Excel создаст диаграмму. Если же необходимо добавить какие-нибудь элементы, например, легенду диаграммы, продолжайте работу с Мастером диаграмм .
В группе Ряды установите переключатель В строках или В столбцах, указав Excel желательное расположение данных. В верхней части окна расположена область предварительного просмотра, – она поможет сделать выбор. Например, если при переключателе В строках отображается некорректный рисунок, установите переключатель в положение В столбцах.
Щелкните по кнопке Далее .(Чтобы по ходу работы с Мастером диаграмм внести изменения в ранее установленные параметры, щелкните по кнопке Назад
Мастер диаграмм
Мастер диаграмм– это пошаговая подсказка, которая позволяет создавать новые и редактировать уже имеющиеся диаграммы. Чтобы вызвать его, нажмите кнопку Мастер диаграмм на Панели инструментов Microsoft Excel.При работе с диаграммами применяется специальная терминология:
? Ряд данных. Набор взаимосвязанных данных для построения диаграммы.
? Ось. Одна из сторон диаграммы Excel. При построении двухмерной диаграммы горизонтальная ось называется осью Х, а вертикальная – осью Y.
? Легенда. Область внутри диаграммы с информацией о ее элементах.
? Заголовок диаграммы. Имя диаграммы, обычно описывающее ее содержимое.
Выделите ячейки с данными, включаемыми в диаграмму. (Учтите, что от типа выбранных данных зависит внешний вид диаграммы.) Щелкните по кнопке Мастер диаграмм на Панели инструментов Стандартная .
Появится окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы. Из списка Тип выберите подходящий тип диаграммы.
В области Вид отображается несколько вариантов диаграмм выбранного типа. Щелкните по нужному подтипу.
Чтобы предварительно просмотреть результат, щелкните по кнопке Просмотр результата и удерживайте нажатой кнопку мыши. Появится образец диаграммы выбранного типа, построенный на основе выделенных данных рабочего листа. Закончив просмотр, отпустите кнопку мыши.
Щелкните по кнопке Далее .Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы. Данные для построения диаграммы были выбраны на шаге 1, однако в этом окне можно подтвердить информацию. Во вкладке Диапазон данных убедитесь в корректности указанного диапазона ячеек. Если вкралась ошибка, щелкните по кнопке свертывания диалогового окна (в правом конце поля Диапазон ),а затем с помощью мыши выделите корректный диапазон ячеек рабочего листа и щелкните по кнопке развертывания диалогового окна (в правом конце поля ввода диапазона). Если диаграмма корректно отображает выбранные данные рабочего листа и нормально выглядит при предварительном просмотре, можно щелкнуть по кнопке Готово .Тогда Excel создаст диаграмму. Если же необходимо добавить какие-нибудь элементы, например, легенду диаграммы, продолжайте работу с Мастером диаграмм .
В группе Ряды установите переключатель В строках или В столбцах, указав Excel желательное расположение данных. В верхней части окна расположена область предварительного просмотра, – она поможет сделать выбор. Например, если при переключателе В строках отображается некорректный рисунок, установите переключатель в положение В столбцах.
Щелкните по кнопке Далее .(Чтобы по ходу работы с Мастером диаграмм внести изменения в ранее установленные параметры, щелкните по кнопке Назад