Страница:
В этом окне следует выбрать опции, соответствующие, по мнению пользователя, вставляемым данным и нажать книпку «ОК», а также, можно просто воспользоваться командой «Вставка» из того же меню «Правка». При этом программа автоматически определит, куда и как вставить новый набор.
И еще один способ добавления нового набора данных в диаграмму – для внедренных диаграмм. Если диаграмма внедрена на лист и располагается рядом с таблицей данных, то новый диапазон можно добавить путем простого перетаскивания мышью в нужное место на диаграмме. Аналогичный прием можно использовать и для расширения (растаскивания) границы диапазона, т. е. увеличения числа значений, уже входящих в использующийся в диаграмме набор.
Добавление и удаление наборов данных – очень удобный и радикальный способ редактирования диаграмм, позволяющих размещать на одной диаграмме данные с разных таблиц и с разных листов. Радикальность редакции может дойти до такой степени, что будут удалены все наборы данных. При этом диаграмма превратится в пустой квадрат, сохраняющий тем не менее свои свойства, настройки и установки (формат осей, вид линий сетки, легенду, таблицу данных и т. д.). После такой радикальной очистки старую диаграмму можно использовать как основу для создания новой. Новая диаграмма создается путем добавления новых рядов в старую диаграмму-основу. Преимущество такого строительства состоит в том, что не требуется работа с «Мастером диаграмм» и настройкой свойств диаграммы.
Обработка пропущенных данных.
Нередко при выделении диапазона для создания диаграмм случается так, что в выделенном диапазоне встречаются где одна-две, а где и больше пропущенных ячеек, т. е. пустых ячеек, в которых нет значений. Особенно часто это случается с несмежными диапазонами. В результате представление данных в диаграмме искажается, возникают «провалы» там, где их не должно быть. Что делать в таких случаях? Лазить по сотням ячеек в поисках случайной дырки?
Можно поступить гораздо проще: исправить настройки Excel таким образом, чтобы пропуск или принимался бы за ноль, или рассчитывался бы путем анализа соседних ячеек. Для этого надо обратиться в меню «Сервис» и найти там команду «Параметры», открывающую окно диалога «Параметры», в котором есть вкладка «Диаграмма». На этой вкладке имеются следующие опции: «Точки не отображаются», «Подразумеваются нулевые значения», «Значения интерполируются». Для того чтобы опции были активны, диаграмма должна быть выделена.
Первая из этих опций просто игнорирует пустые ячейки. Вторая (подразумеваются нулевые значения) воспринимает пустые ячейки как нули. Третья указывает программе вычислять пропущенные значения, интерполируя их из соседних ячеек.
Кстати, на той же вкладке («Диаграммы») есть опция «Отображать только видимые ячейки», которая препятствует отображению на диаграмме скрытых данных (см. раздел по операциям с рабочим листом). Если в этой опции скинуть флажок, то скрытые данные на диаграмме появятся.
Планки погрешностей.
Планки погрешностей – это специальные метки в виде вертикальных или горизонтальных коротких линий с точками, отмечающие область изменения значения данных в конкретной точке. Планки погрешностей можно использовать не для всех разновидностей диаграмм, а только для гистограмм, графиков, диаграмм с областями, линейчатых и точечных диаграмм.
Погрешности устанавливаются на вкладке «Погрешности» окна «Формат ряда данных» для одной из осей или для двух с помощью следующих опций:
1) фиксированное значение. Эта опция устанавливает постоянный размер планок погрешностей, задаваемый пользователем с помощью счетчика этой опции;
2) относительное значение. Эта опция устанавливает размер планки в процентах от каждого значения. Величина доли для размера планки устанавливается в счетчике поля;
3) стандартное отклонение. Эта опция устанавливает размер планки погрешностей в зависимости от единиц стандартного отклонения, которое автоматически рассчитывается Excel для набора данных, на котором построена диаграмма. Количество единиц стандартного отклонения, приходящихся на каждую планку, устанавливается с помощью счетчика этого поля;
4) стандартная погрешность. Эта опция устанавливает размер планок погрешности применительно к стандартной погрешности, автоматически рассчитываемой Excel;
5) пользовательская. Эта опция имеет две кнопки свертывания, с помощью которых пользователь может при необходимости задать диапазоны, в которых содержатся значения погрешностей для заданных планок.
Планки погрешностей удобны для установления степени точности (статистического коридора) разного рода прогнозов и оценок.
Вид планок погрешностей можно изменить с помощью окна «Формат погрешностей».
Добавление тренда.
Добавление линии тренда – один из мощных инструментов анализа тенденций в Excel. С помощью добавления линий тренда на диаграммы можно проводить оценку развития данных и прогнозировать их значения. Тренд аппроксимирует выделенные данные, произведет сглаживание их разброса и проявит тенденцию их изменения (рис. 18).
Построенные на данной диаграмме тренды утренней и вечерней температур позволяют сделать два вывода: утренняя температура обнаружила тенденцию повышения в середине недели; несмотря на разовое повышение вечерней температуры, в конце недели тенденция к повышению здесь отсутствует. На обычной гистограмме без тренда эта информация недоступна.
Excel использует несколько типов трендов в зависимости от типа диаграммы. К одной и той же диаграмме может быть добавлено несколько разных трендов.
Для добавления тренда следует обратиться к меню «Диаграмма» в окне «Диаграмма» и выбрать команду «Добавить линию тренда». При обращении к этой команде откроется окно «Линия тренда» (Рис. 19).
В окне «Линия тренда» две вкладки – «Тип» и «Параметры». На первой вкладке производится выбор типа линии тренда и ряда, на котором эта линия строится. Кроме того, производится выбор точек, на которых строится тренд (для скользящего среднего), и уровень (для полиномиального тренда).
Для разных типов диаграмм и разных типов данных предпочтительны разные тренды. Чаще всего используется линейный тренд, проводящий прямую линию по точкам выбранного ряда. Другой распространенный тип тренда – линейная фильтрация, т. е. скользящее среднее. Этот тип тренда производит сглаживание разбросанных точек, но только для указанного числа точек. Степенная линия тренда создается с использованием степенной формулы. Если данные содержат отрицательные или нулевые значения, этот вариант недоступен. Экспоненциальная линия создается аналогичным образом с той только разницей, что используется не степенная, а экспоненциальная формула.
Настройка параметров линии тренда производится на вкладке «Параметры». На этой вкладке можно установить название тренда (если название не определено, то по умолчанию используется автоматическое название, соответствующее типу тренда).
С помощью добавления линии тренда можно сделать прогноз развития значения как вперед, так и в обратном направлении. Количество периодов, на которые делается прогноз, устанавливается в разделе «Прогноз» с помощью счетчиков «Вперед (Назад) на ... периодов». При этом следует принимать во внимание, что при добавлении прогноза программа изменяет вид диаграммы, смещая известные значения в сторону, и при слишком большом количестве периодов прогноза, может получиться так, что сама диаграмма будет, «задвинута в угол» т. е. смещена настолько сильно, что ее не будет видно совсем.
Опция «Показывать уравнение на диаграмме» выводит на диаграмму вид уравнения, с помощью которого строится данный тренд.
Степень точности прогноза и оценок, сделанных трендом, отображается на диаграмме при выставленном флажке в опции «Поместить на диаграмму величину достоверности». Эта величина отображается в верхнем правом углу диаграммы (R2 = 0,896). К сожалению, низкая достоверность – один из основных недостатков трендов Excel, из-за которых лучше использовать для трендов специализированные программы, такие как SPSS или STATISTICA.
Построение смешанных диаграмм.
Построение смешанных диаграмм относится к дополнительным возможностям создания диаграмм Excel. Смешанная диаграмма представляет собой диаграмму для нескольких наборов данных, на которой разные наборы представлены разными типами графиков: дискретные данные – гистограммой, непрерывные – графиками и т. д. В целом выбор той или иной разновидности диаграмм для того или иного набора графиков определяется пользователем. Не все типы диаграмм сочетаются. Например, не сочетаются плоские и объемные диаграммы, и если на диаграмме уже есть плоский столбец, то теперь ни один из наборов данных не может иметь объемного представления.
Использование вспомогательных осей.
Итак, подошла, наконец, очередь вспомогательных осей, которые являются источником такого множества проблем при создании и в работе с диаграммами Excel. Давайте теперь рассмотрим их поподробнее.
Вспомогательные оси – это вспомогательная шкала для диаграммы сильно различающихся наборов данных. Различия могут быть разными, но в основном это – масштаб и формат. При такой разнице как раз и возникает проблема «сладкой парочки»: представление на диаграмме, оптимальное для одного набора данных, крайне неэффективно для другого. Что делать? Приходится как-то исхитряться и создавать два представления для двух наборов. Вот тут-то и появляется вспомогательная ось.
Для создания вспомогательной оси используется опция «Вспомогательная ось» вкладки «Ось» окна «Формат ряда данных», выставив которую можно задать программе отображение выбранного ряда не на основной, а на вспомогательной оси. На диаграмме при этом появится еще одна ось в дополнение к уже существующей. Она будет иметь свои настройки, свои метки и свою цену деления, и потому с ней надо сначала поработать отдельно и настроить ее в соответствии с требованиями к представлению отображаемого этой осью набора данных. Здесь также следует напомнить, что представление ряда на вспомогательной оси возможно только при наличии как минимум, еще одного ряда данных, представленных на диаграмме. Когда на диаграмме используется вспомогательная ось, то при ее интерпретации следует учитывать, что каждый из графиков (столбцов и т. д.) диаграммы использует свою ось и свою шкалу и что цены делений на этих шкалах различны.
Проблемы вспомогательных осей заключаются, прежде всего, в том, что они присутствуют на диаграмме всегда, когда есть больше одного набора данных, но не всегда используются. Когда диаграмма отображает более-менее сходные данные или у отображаемых рядов нет разницы в формате, то все относительно спокойно. Но стоит появиться разности форматов («Дата» и «Число», например), как начинается разнобой представлений данных, связанный с выбором шкалы. На одной оси не может быть две разные шкалы, и поэтому на ней невозможно отложить сразу и даты, и числа. Для чисел нужна другая шкала, чем для дат, а значит, другая ось. Хитрость заключается в создании еще одной (текстовой) шкалы. Благодаря этой хитрости становится возможным почти безболезненное сочетание на одной диаграмме одновременно числового и временного представления данных: вертикальная ось имеет числовой формат (правда, метки ее делений при этом имеют вид текста, но это не страшно), а горизонтальная ось является временной, т. е. отображает данные с форматом «Дата». И все было бы в порядке, если бы не вспомогательная ось, по умолчанию полагающаяся для каждой диаграммы с более чем одним наобором данных. Именно из-за наличия этой оси программа и стремится все время восстановить числовой формат для горизонтальной оси, постоянно искажая представление дат на диаграмме. Но сразу после того, как наконец-то формат шкалы определен, все успокаивается, и программа более не реагирует ни на какие провокационные манипуляции с минимальным и максимальным значениями. Все теперь делается по правилам, и только по ним. Такое поведение вообще характерно для Excel: при использовании достаточно сложных функций и выполнении хотя бы нескольких сложных операций Excel, несмотря на то что все действия выполнены безусловно, корректно, тем не менее, команду не выполняет. Это говорит либо о наличии у системы вспомогательных настроек, либо о существовании ограничения на выполнение данной операции в виде дополнительных умолчаний, которые можно обойти только «на ощупь» поначалу и которые становятся одними из основных правил работы с системой потом. В стандартном HELP, справочной системе программы, такие сведения обычно не указываются, даже если удается найти соответствующий раздел. Но (к достоинству Excel) следует отметить, что он все-таки эти умолчания обойти позволяет, в отличие от других программ, которые не настолько развиты, чтобы позволить пользователю варьировать базовые настройки.
Создание пользовательских видов диаграмм.
Помимо стандартного набора разновидностей, диаграмма Excel содержит еще один – нестандартный – набор диаграмм, часть из которого представляет собой соединение различных видов стандартных диаграмм, другая часть – их вариации, а третья – просто специальное форматирование уже существующей диаграммы стандартного типа. Вот как раз в этом третьем виде пользователь может создать собственную пользовательскую диаграмму.
Выше при описании использования добавления и удаления наборов данных как одного из средств редактирования диаграмм уже говорилось о возможности очистить диаграмму, удалив с нее все данные, и потом создать на ее основе путем добавления данных новую диаграмму, так как все настройки и установки старой диаграммы при такой очистке сохраняются. Именно эта методика и положена в основу создания того типа диаграмм, которые в Excel получили название «тип, определенный пользователем».
Итак, первый этап создания пользовательского типа диаграммы – это создание базы, т. е. определение общих настроек и свойств диаграммы (шкал, типов линий, их цвета, линий сетки, заголовка, названий и т. д.).
Затем, когда диаграмма нужного вида, формы и с нужными свойствами создана, следует обратиться в меню «Диаграммы» и выбрать там команду «Тип диаграммы». При этом откроется окно «Тип диаграммы», в котором следует выбрать вкладку «Нестандартные» и установить на ней переключатель «Дополнительные», после чего в том окне, где раньше отображался список доступных диаграмм, появится список диаграмм, определяемых пользователем.
Чтобы включить новую диаграмму в число диаграмм, определяемых пользователем, теперь надо нажать клавишу «Добавить», после чего откроется окно «Добавление нового типа диаграмм», в которое надо ввести название нового типа диаграмм и его описание (рис. 20).
После этого в списке доступных диаграмм Excel появится новый тип диаграмм, на основании которого можно будет строить новые диаграммы.
Работа с объемными диаграммами.
Объемные диаграммы Excel имеют то преимущество перед обычными, что они отображают данные в двух измерениях, что не только более наглядно, но и позволяет проводить дополнительные оценки – не только оценки данных, но также и оценки их структуры. Форматирование объемных диаграмм практически ничем не отличается от форматирования обычных диаграмм, за исключением наличия дополнительных элементов (стен, углов и основания).
Поскольку основой построения объемных диаграмм является использование эффекта перспективы, то наиболее эффектным способом работы с объемными диаграммами является их вращение, основанное на изменении эффекта перспективы. Для этого можно использовать окно «Формат трехмерной проекции», которое можно открыть, обратившись к команде «Объемный вид» меню «Диаграммы» (рис. 21).
В этом окне есть две стрелки для наклона диаграммы вверх или вниз, а также две круговые стрелки для вращения диаграммы вокруг оси вправо и влево. Картинка (три столбца гистограммы) в центре окна показывает изменение общего вида диаграммы – пропорций и перспективы. Кроме этого, наклон (возвышение) и вращение (поворот) можно вводить вручную, устанавливая значения наклона и поворота в полях «Возвышение» и «Наклон». Использование стрелок удобно для грубой настройки объемного вида, а использование полей – для тонкой. Если все произведенные изменения не подходят, то диаграмме можно вернуть исходный вид, нажав клавишу «Автомасштаб». Отключив опцию «Изометрия» можно изменять с помощью стрелок не только наклон и поворот, но и пропорции диаграммы. Уровень изменения при этом отображается в поле «Перспектива».
Если нет желания ковыряться в окне «Формат проекции», то можно просто потаскать диаграмму за углы: выделив угол, потащить его мышью, вид диаграммы при этом будет изменяться. Правда сама диаграмма при этом исчезнет, останется только трехмерная «проволочная» рамка, но и от этого можно избавиться, удерживая во время вращения нажатой клавишу «Ctrl», при этом «проволочная структура» будет иметь общий вид диаграммы (рис. 22).
Изменение значений рабочего листа с помощью перетаскивания.
Выделив на диаграмме любую точку на любой линии (секторе, столбце) можно перетащить ее мышью в направлении, соответствующем типу графика. При этом произойдут изменения в самом наборе данных на таблице рабочего листа. Для того чтобы выделить одну только точку, не выделяя всего ряда, следует кликнуть по ней левой клавишей мыши дважды, но не подряд (тогда откроется окно «Формат ряда данных»), а с некоторой разницей во времени (небольшой). Такой способ удобен для тех случаев, когда график выглядит не так, как надо. Для того чтобы прикинуть значения, необходимые для того, чтобы все было как надо, вполне достаточно «подтянуть» нужную линию на нужную позицию. Но при этом неплохо бы иметь на всякий случай копию исходного набора данных. Кроме того, «перетаскивая» линии на диаграмме, необходимо учитывать, что на одном и том же наборе может быть построена не одна диаграмма, и не все они выглядят не так.
Разрыв связи диаграммы с диапазоном данных.
Выше (при рассказе о настройках оси в окне «Формат оси») уже говорилось об опции «Связь с источником» на вкладке «Число» этого окна. Здесь следует сказать еще вот о чем: при отключении всех связей с источником на диаграмме можно получить диаграмму, которая не имеет никаких связей с данными рабочего листа, а существует как бы сама по себе («мертвая диаграмма»), отдельно. Такая диаграмма не боится никаких изменений исходного набора данных, и сама не производит в них никаких изменений. К таким диаграммам, например, относятся специальные типы диаграмм Excel и шаблоны пользовательских диаграмм.
Построение диаграмм с картинками.
Помимо обычных заливок (заливок цветом), диаграммы Excel могут использовать также и специальные виды заливок – градиентную заливку, узоры, текстуру, рисунки. Использование заливок и текстур показано на одном из расположенных выше рисунков в настоящей главе.
Для того чтобы использовать специальную заливку, нужно нажать клавишу «Способы заливки» окна «Формат области диаграммы», после чего откроется окно «Способы заливки» (рис. 23).
Это окно имеет четыре вкладки – «Градиентная», «Текстура», «Узор», «Рисунок».
Вкладка «Текстура» содержит набор текстур для заливки, к которым можно добавлять новые текстуры с помощью кнопки «Другая текстура»; вкладка «Узор» – набор узоров, которые можно модифицировать с помощью списков «Штриховка» и «Фон».
Вкладка «Рисунки» позволяет использовать для заливки графические файлы (рисунки). Для того чтобы использовать рисунок в качестве заливки, надо просто нажать клавишу «Рисунок» и указать местоположение рисунка. Рисунок после этого появится в окне просмотра. Используя опции в нижней части вкладки, можно настроить вид заливки.
Помимо этого, рисунки в диаграмме можно использовать и для заливки рядов.
Для этого достаточно рисунок (любой графический файл) поместить в буфер обмена и затем, выделив на диаграмме ряд, воспользоваться командой «Вставить» меню «Правка».
Связанный рисунок.
Выше уже несколько раз говорилось о малой эффективности использования таблицы данных на диаграмме. Вместо нее можно использовать связанный рисунок, который получается при использовании инструмента «Камера» меню «Сервис» («моменталки», т. е. моментальные снимки, описанные в разделе о копировании данных в Excel). Такой рисунок отображает значения данных в ячейках выделенного диапазона, имея тот же вид, что и они, но его можно свободно перемещать и даже помещать на другие листы и в другие книги. В частности, его можно поместить и на диаграмму (как картинку) через буфер обмена. Для того чтобы вставленный снимок сохранял связь с исходными данными, следует выделить его и указать в строке формул адрес исходного диапазона. После этого программа будет постоянно обновлять значения данных на снимке. В заключение следует отметить, что снимок может быть сделан с любых данных, в том числе и с данных, не имеющих отношения к диаграмме. Поэтому для действительно эффективного использования рисунка вместо таблицы данных лучше всего сделать его с исходных данных диаграммы, но в то же время снимок посторонних данных может быть использован в качестве средства повышения информативности диаграммы (рис. 24, 25).
Инструмент «Камера» не входит в стандартный набор команд меню «Сервис», его можно найти на вкладке «Команды» окна «Настройки» панелей инструментов (рис. 26).
И еще одно немаловажное замечание о выборе основания (расположения исходных данных) при построении диаграмм. Выше была рассмотрена в качестве примера гистограмма изменения температуры собаки за неделю, в которой в качестве основания были выбраны ряды, т. е. гистограмма была построена на строках таблицы 1 «Данные состояния животного». Такое представление позволяет получить зависимость изменения температуры тела за неделю вообще, без разделения на вечернюю и утреннюю температуру показанную на рисунке 27.
Построение диаграммы по столбцам позволяет получить раздельное представление для каждого из наборов данных, т. е. представить гистограмму утренней температуры отдельно, а вечерней отдельно, показанную на рисунке 28.
Выбор основания построения производится на втором шаге «Мастера диаграмм» – на вкладке «Диапазон» надо выбрать один из переключателей – «Строки» или «Столбцы».
Глава 3
Использование MS Office Outlook 2003
Office Outlook – программа для работы с электронной почтой (прием и отправка сообщений, их обработка, поиск и архивация, а также удаление). Эта программа может автоматизировать многие процедуры основного делопроизводства, следить за ходом выполнения задач, планировать личное расписание и многое другое.
То, что MS Office Outlook предназначен для работы с электронной почтой, создает множество недоразумений: из-за того, что операционная система Windows использует для работы с электронной почтой разработанную Microsoft программу Outlook Express.
MS Outlook Express – это дежурная (служебная) программа для работы с электронной почтой Windows. MS Office Outlook может выполнять все обязанности Outlook Express в комплексе с выполнением остальных задач – следить за делами, вести переписку, планировать встречи и события и т. д. Это и еще плюс интеграция с MS Office и есть основное преимущество MS Office Outlook перед Outlook Express.
То, что MS Office Outlook предназначен для работы с электронной почтой, создает множество недоразумений: из-за того, что операционная система Windows использует для работы с электронной почтой разработанную Microsoft программу Outlook Express.
MS Outlook Express – это дежурная (служебная) программа для работы с электронной почтой Windows. MS Office Outlook может выполнять все обязанности Outlook Express в комплексе с выполнением остальных задач – следить за делами, вести переписку, планировать встречи и события и т. д. Это и еще плюс интеграция с MS Office и есть основное преимущество MS Office Outlook перед Outlook Express.