Страница:
Для включения кеширования надо использовать команду «Учетные записи электронной почты» в меню «Сервис» и затем в открывшемся окне «Мастера» выбрать опцию «Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты», после чего можно переходить к следующему шагу, нажав кнопку «Далее».
В окне второго шага настройки кеширования в списке «Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке» надо выбрать учетную запись электронной почты сервера Exchange, а затем нажать кнопку «Изменить». В группе MS Exchange Server надо установить флажок «Использовать режим кеширования Exchange». После этого остается только перезапустить Outlook для завершения включения кэширования.
Для отключения кэширования нужно проделать всю ту же процедуру и в том же порядке, с той только разницей, что флажок в группе MS Exchange Server надо не установить, а снять.
Outlook может создавать сообщения в форматах HTML, RTF и обычный текст.
По умолчанию в качестве редактора сообщений используется Word, но это не обязательно.
Настройка параметров сообщений производится на вкладке «Сообщения» окна «Параметры» в меню «Сервис». В верхней части этой вкладки расположена область «Формат сообщения», на которой и задаются параметры формата создаваемого сообщения.
Формат, в котором по умолчанию создается сообщение, задается в поле «Создать сообщение в формате». В раскрывающемся списке этого поля можно выбрать один из трех форматов – HTML, RTF, обычный текст.
Ниже этого поля располагаются опции, задающие параметры использования Word как редактора по умолчанию. Если эти опции активированы, то при нажатии кнопки «Создать сообщение» Word открывает окно редактора сообщений.
Настройка параметров формата для Интернет производится в окне «Формат для Интернет», которое открывается нажатием кнопки «Формат для Интернет».
Нажатие кнопки «Языки» открывает окно, в котором задаются параметры кодировки исходящих сообщений. Если в опции «Автовыбор кодировки исходящих сообщений» выставлен флажок, то программа автоматически задает для такого сообщения кодировку, указанную в поле «Кодировка исходящих сообщений».
Настройка шрифтов создаваемого сообщения производится в области «Шрифты и бланки» все той же вкладки «Сообщения».
Нажатие кнопки «Шрифты» открывает окно, в котором можно задать разный шрифт для разных типов сообщений: для новых, для ответов и пересылки, для обычного текста. Сообщения могут создаваться на бланке. Это вид оформления поля, на котором расположен текст сообщения. Он соответствует заливке Word. Outlook использует несколько типов бланков, и пользователь может выбрать любой из них в раскрывающемся списке поля «Бланк, используемый по умолчанию».
При создании сообщения без использования Word, Outlook открывает окно собственного редактора сообщений. Это стандартное окно MS Office. Оно имеет три активные по умолчанию панели – строка «Меню», «Стандартная» и «Форматирование».
Строка «Меню» имеет специальное меню «Действия» с тремя группами команд для управления процессом создания сообщения:
1) первая группа – это команды создания сообщений («Создать сообщение», «Создать мгновенное сообщение», «Создать правило» и «К исполнению»);
2) вторая группа – команды ответа («Ответить», «Ответить всем» и «Переслать»);
3) третья группа – команды отмены («Отозвать сообщение» и «Отправить заново»).
Остальные меню вполне стандартные – «Файл», «Правка», «Вид», «Вставка», «Формат», «Сервис». Они содержат стандартный набор команд для работы с файлами, для редактирования и форматирования текста, для проверки орфографии и т. д.
Такие меню, как «Вид», «Вставка» и «Формат» могут содержать довольно большое число собственных команд редактора сообщений. Наибольшим их содержание является в меню «Вставка», которое практически не содержит стандартных команд, кроме команды «Вставка файла». Команды меню «Вставка» позволяют добавить в сообщение гиперссылку, элемент (запись) одной из папок Outlook (вставка может быть произведена как текст и как вложение), а также подпись (это подменю из одной команды «Дополнительно», которая запускает процедуру создания стандартной подписи для сообщений).
Меню «Вид» содержит только одно стандартное подменю – «Панели инструментов». Остальные команды этого меню являются собственными командами редактора сообщений Outlook. Эти команды разделены на три группы: группу перемещения по списку сообщений (первая группа), группу параметров текста (только для HTML) и группу управления видом сообщения в редакторе.
Первая группа содержит два подменю – «Назад» и «Далее», с помощью которых можно не только перемещаться взад-вперед по списку сообщений, но и производить выбор сообщений в списке.
Вторая группа (параметры текста) содержит два подменю – «Размер текста» и «Кодировка», которые управляют представлением шрифта и выбором кодировки соответственно.
Третья группа (управление видом) содержит команды – «Полный заголовок» (скрытие/отображение полей «Копия» и «Тема»), «Поле “ОТ”» и «Поле “СК”» – добавление указанных полей в заголовок.
Помимо указанных команд, меню «Вид» включает одну очень важную для сообщения команду – «Параметры», которая открывает окно настройки параметров сообщения, в котором устанавливаются такие важные параметры, как важность, параметры безопасности, параметры отправки, параметры отслеживания (т. е. отправление уведомления о прочтении).
Меню «Формат» содержит только две специальных команды редактора – это подменю «Кодировка» и группа форматов (RTF, HTML, обычный текст).
Меню «Сервис» содержит только две собственные команды редактора сообщений – «Проверить имена» и «Адресная книга».
Панель «Стандартная» содержит стандартный набор кнопок, дублирующих команды меню. Из них следует обратить внимание на кнопки быстрой печати, разрешения на доступ к данным, кнопку «Параметры», а также кнопку «Создать правило».
Две последние просто дублируют команды меню «Вид» и «Действия», т. е. кнопка «Параметры» открывает окно параметров сообщения, а кнопка «Создать правило» запускает процедуру создания правила, а вот нажатие кнопки «Разрешение» открывает неограниченный доступ к данным сообщения.
Панель «Форматирование» содержит обычный набор средств форматирования текста сообщения, аналогичный такому же набору в Word.
Теперь рассмотрим процедуру создания сообщения.
Для создания сообщения надо обратиться в подменю «Создать» меню «Файл» и выбрать там команду «Сообщение».
После того как Outlook откроет окно редактора сообщений, нужно заполнить поля «Кому», «Копия» и «СК».
Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому».
Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (что означает «скрытая копия»), также получают сообщение. Но имена адресатов, указанные в поле «СК» при этом не видны никому, кроме них самих и автора сообщения.
Имена адресатов разделяются точкой с запятой.
Поля «Кому» и «Копия» обозначены кнопками, нажатие которых открывает список контактов на тот случай, если там содержатся данные адресата. В этом случае адрес можно ввести автоматически, просто выбрав его в списке контактов.
В поле «Тема» вводится тема сообщения.
После всего этого полагается ввести непосредственно сам текст сообщения. Это делается в текстовом поле.
После того как текст сообщения введен, пора приниматься за настройку параметров сообщения. Для этого надо открыть окно «Параметры» и выполнить следующие действия.
1. Задать важность сообщения. Это также можно сделать с помощью соответствующих кнопок на панели «Стандартная».
2. Недоступность сообщения после указанной даты устанавливается в группе «Параметры отправки» (надо установить флажок на опции «Недействительно после» и затем ввести в открывшиеся поля соответствующие сроки).
3. Аналогично устанавливается и задержка доставки сообщения (в той же группе надо выставить флажок на опции «Не доставлять после» и затем ввести сроки).
4. Если нужно сохранить копию сообщения в какой-то другой папке, кроме папки «Отправленные», в которой она сохраняется по умолчанию, то следует в той же группе «Параметры отправки» нажать кнопку «Обзор» возле опции «После отправки сохранять в» и в открывшемся окне со списком папок Outlook выбрать нужную.
5. Если к сообщению нужно что-то добавить, то можно сделать вложение с помощью команды «Вставка файла» меню «Вставка», или, если нужно вложить (или добавить) запись одного из элементов Outlook, то надо использовать команду «Вставка элемента» из того же меню.
6. Перед отправкой сообщения можно провести проверку имен. Проверка имен (кнопка на панели «Стандартная») производит автоматическое сравнение с именами в адресной книге и в папках контактов, указанных как адресные книги Outlook. Если найдено точное совпадение, имя подчеркивается. Если найдено несколько совпадений, имя подчеркивается красной волнистой линией. Кликнув это имя правой кнопкой мыши, можно просмотреть список совпадений. Если найдено несколько совпадений и соответствующие адреса использовались ранее, отображается имя, выбранное в прошлый раз, подчеркнутое зеленой пунктирной линией. Такое выделение напоминает о существовании других вариантов. Кликнув это имя правой кнопкой мыши, можно просмотреть список совпадений.
Ну вот, наконец, сообщение набрано, настроено, все поля заполнены, все параметры указаны, все вложения добавлены, все вставки вставлены, все проверки сделаны.
Пора отправлять сообщение.
Это делается нажатием кнопки «Отправить» панели «Стандартные» (клавиши «CTRL» + «ENTER»).
Теперь давайте рассмотрим использование в качестве редактора сообщений Word.
Особенностью Outlook 2003 является то, что здесь в отличие от предыдущих версий редактором сообщений по умолчанию является не собственный редактор, а именно Word. Это обусловлено тем, что по мере распространения электронной почты возникла потребность в пересылке с ее помощью документов, требующих определенного форматирования, которое они могли получить только в Word. Кроме этого, использование Word в качестве редактора по умолчанию позволяет воспользоваться такими его средствами, как автозамена, автоматическая проверка орфографии и грамматики, автоматические списки (маркировка и нумерация); работа с таблицами Word (т. е. помещение в таблицы форматированного текста); автоматическое преобразование имен электронной почты в гиперссылки; использования тем Word для оформления документов; использование автоформата для быстрого форматирования.
Для того чтобы создать сообщение электронной почты в Word, нужно открыть Word и воспользоваться командой «Создать» меню «Файл». В открывшейся после этого области задач надо выбрать в группе «Создание» пункт «Сообщение электронной почты». После этого открывается точная копия окна встроенного редактора сообщения Outlook с добавленными к нему строкой меню и панелью «Форматирование» из Word.
Структура сообщения и процедура его составления здесь в точности такая же, как и в редакторе Outlook. Текст сообщения можно сохранить в любом из форматов, доступных в Word.
Для того чтобы запустить немедленную проверку, надо открыть элемент, который требуется проверить, и кликнуть левой кнопкой мыши в его текстовом поле, а затем запустить команду «Орфография» меню «Сервис». Если для проверки выделено какое-то слово, то нужно выбрать соответствующие параметры.
Автоматическая проверка орфографии при отправке любого документа настраивается на вкладке «Орфография» окна «Параметры» меню «Сервис» главного окна Outlook. Здесь нужно установить флажок на опции «Всегда проверять орфографию перед отправкой». Слова, добавляемые в ходе проверки орфографии, включаются во вспомогательный словарь, содержащийся в файле Custom.dic.
Следующие параметры проверки орфографии, задаваемые в Outlook, применяются как в Outlook, так и в Word: всегда проверять орфографию перед отправкой; пропускать текст исходного сообщения в ответе или пересылке.
Только в редакторе электронной почты Outlook применяются следующие параметры: всегда предлагать исправления для слов с ошибками; пропускать слова, набранные прописными буквами; пропускать слова, содержащие цифры.
Создание подписи представляет собой создание штампа – сочетания символов, которое по умолчанию будет вставляться в конец текста сообщения перед его отправкой. Создание подписи производится в окне «Создание подписи», которое открывается нажатием кнопки «Подписи» группы «Подписи» вкладки «Сообщение» окна «Параметры» меню «Сервис» главного окна Outlook. В окне «Создание подписи» нужно ввести в поле «Введите имя нового образца» выбранный в качестве подписи набор символов. Здесь есть выбор: можно начинать письмо с пустого образца, можно использовать введенный образец как шаблон, а можно использовать в качестве шаблона файл, выбрать который можно в окне поиска, открывающегося нажатием кнопки «Обзор».
После того как нужный параметр выбран (как правило, выбирается использование в качестве шаблона введенного образца), можно нажать кнопку «Далее» и перейти на второе окно Мастера, в котором в поле «Текст подписи» надо ввести текст, который будет использоваться в качестве подписи. Отмечаем, что в это поле может быть вставлен текст из другого документа (файл «Шаблон»). В подпись можно добавить визитную карточку, под которой в данном случае подразумевается карточка из списка контактов. Для добавления такой визитки в подпись нужно воспользоваться кнопкой «Создать визитную карточку из списка контактов» в нижней части окна второго шага «Мастера создания подписи».
После создания подпись можно вставлять во все новые сообщения, в ответы и пересылаемые сообщения либо только в конкретные сообщения. Также можно создавать различные подписи для каждой учетной записи электронной почты.
Для автоматической вставки подписи во все новые сообщения, ответы и пересылаемые сообщения надо в группе «Подписи» вкладки «Сообщения» окна «Параметры» выбрать соответствующий образец подписи.
Кроме этого, возможна вставка подписи в сообщение непосредственно в ходе работы над ним, т. е. вручную. Для этого используется субменю «Подпись» меню «Вставка». В этом подменю надо выбрать соответствующую подпись. Если образцов нет, то нажатие кнопки «Дополнительно» запустит процедуру создания подписи.
В Outlook могут использоваться бланки из предварительно определенного списка, при необходимости они могут быть изменены. Кроме того, имеется возможность создавать новые шаблоны и загружать их из Интернета. Бланки Outlook доступны, только если сообщения создаются в формате HTML.
Если в качестве редактора сообщения используется Word, бланки и темы выбираются из списка. Список бланков Word включает те же бланки, что и список Outlook. В списке тем имеются дополнительные образцы, которых нет в списке бланков. Темы Word могут использоваться в формате HTML. При создании или открытии сообщения, для редактирования которого используется Word, доступна справка Word по использованию тем.
При установке в Word бланка, используемого по умолчанию, бланк по умолчанию устанавливается также в Outlook, и наоборот. Изменения, вносимые в бланк в Outlook, отражаются в бланке в Word.
Если в отправляемые сообщения необходимо автоматически вставлять какой-либо текст, например образец ответа, в дополнение к бланку или теме используется подпись.
Папки бывают нескольких типов, как то стандартные, папки, связанные с учетными записями электронной почты Интернета, папки для архивирования и организации элементов, обычные и общие личные папки, общие папки и папки поиска.
Список стандартных папок представлен в области переходов.
Область переходов – это расположенный внизу левой части главного окна Outlook столбец. Он содержит группы – «Ярлыки», «Другие ярлыки» и ярлыки и папки, в них входящие.
В области переходов представлены папки для каждого типа элементов: «Входящие», «Контакты», «Календарь», «Задачи», «Дневник», «Заметки» и, кроме того, «Черновики» (папка для хранения незаконченных элементов, находящихся в разработке), «Отправленные» (хранение копий отправленных элементов), «Удаленные» (хранение временно удаленных элементов до их полного удаления или восстановления), «Исходящие» (хранение элементов, созданных при автономной работе, которые требуется отправить при следующем подключении).
При использовании учетной записи MS Exchange сообщения доставляются в папку «Входящие».
При использовании учетных записей службы Hotmail в списке папок в области переходов над всеми упомянутыми выше стандартными папками Outlook отображается значок Hotmail, а под ним отображаются папки на сервере Hotmail. Сообщения будут доставляться в папку «Входящие» под значком Hotmail. Используйте эту и другие папки сервера Hotmail для просмотра полученных, отправленных и удаленных сообщений.
При использовании учетной записи POP3 в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «Личные папки». Сообщения будут доставляться в папку «Входящие».
При использовании учетной записи IMAP в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе имя_сервера_IMAP. Сообщения будут доставляться в папки на сервере IMAP. Необходимо подписаться на папку «Входящие» и на сообщения электронной почты из папки «Входящие» на сервере IMAP. Первоначально в Outlook будут отображаться только заголовки сообщений; чтобы загрузить определенные сообщения в компьютер, нужно пометить их заголовки. Данные сообщения отображаются в группе имя_сервера_IMAP папки «Входящие», расположенной в «Списке папок» в «Области переходов». При удалении элемента из группы имя_сервера_IMAP в папке «Входящие» сообщение отображается перечеркнутым, и через некоторое время происходит его удаление с сервера IMAP.
При создании папки поиска пользователю предоставляется набор предварительных вариантов, таких как «Сообщения с вложениями» или «Сообщения от определенных людей». Можно также создать свои собственные.
Глава 4
Работа в www
Безопасность в Интернете
В окне второго шага настройки кеширования в списке «Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке» надо выбрать учетную запись электронной почты сервера Exchange, а затем нажать кнопку «Изменить». В группе MS Exchange Server надо установить флажок «Использовать режим кеширования Exchange». После этого остается только перезапустить Outlook для завершения включения кэширования.
Для отключения кэширования нужно проделать всю ту же процедуру и в том же порядке, с той только разницей, что флажок в группе MS Exchange Server надо не установить, а снять.
Создание сообщений в разных форматах (в том числе с помощью Word)
Для создания сообщений используется кнопка «Создать» панели «Стандартные». В раскрывающемся списке этой кнопки «Сообщение» стоит первым пунктом.Outlook может создавать сообщения в форматах HTML, RTF и обычный текст.
По умолчанию в качестве редактора сообщений используется Word, но это не обязательно.
Настройка параметров сообщений производится на вкладке «Сообщения» окна «Параметры» в меню «Сервис». В верхней части этой вкладки расположена область «Формат сообщения», на которой и задаются параметры формата создаваемого сообщения.
Формат, в котором по умолчанию создается сообщение, задается в поле «Создать сообщение в формате». В раскрывающемся списке этого поля можно выбрать один из трех форматов – HTML, RTF, обычный текст.
Ниже этого поля располагаются опции, задающие параметры использования Word как редактора по умолчанию. Если эти опции активированы, то при нажатии кнопки «Создать сообщение» Word открывает окно редактора сообщений.
Настройка параметров формата для Интернет производится в окне «Формат для Интернет», которое открывается нажатием кнопки «Формат для Интернет».
Нажатие кнопки «Языки» открывает окно, в котором задаются параметры кодировки исходящих сообщений. Если в опции «Автовыбор кодировки исходящих сообщений» выставлен флажок, то программа автоматически задает для такого сообщения кодировку, указанную в поле «Кодировка исходящих сообщений».
Настройка шрифтов создаваемого сообщения производится в области «Шрифты и бланки» все той же вкладки «Сообщения».
Нажатие кнопки «Шрифты» открывает окно, в котором можно задать разный шрифт для разных типов сообщений: для новых, для ответов и пересылки, для обычного текста. Сообщения могут создаваться на бланке. Это вид оформления поля, на котором расположен текст сообщения. Он соответствует заливке Word. Outlook использует несколько типов бланков, и пользователь может выбрать любой из них в раскрывающемся списке поля «Бланк, используемый по умолчанию».
При создании сообщения без использования Word, Outlook открывает окно собственного редактора сообщений. Это стандартное окно MS Office. Оно имеет три активные по умолчанию панели – строка «Меню», «Стандартная» и «Форматирование».
Строка «Меню» имеет специальное меню «Действия» с тремя группами команд для управления процессом создания сообщения:
1) первая группа – это команды создания сообщений («Создать сообщение», «Создать мгновенное сообщение», «Создать правило» и «К исполнению»);
2) вторая группа – команды ответа («Ответить», «Ответить всем» и «Переслать»);
3) третья группа – команды отмены («Отозвать сообщение» и «Отправить заново»).
Остальные меню вполне стандартные – «Файл», «Правка», «Вид», «Вставка», «Формат», «Сервис». Они содержат стандартный набор команд для работы с файлами, для редактирования и форматирования текста, для проверки орфографии и т. д.
Такие меню, как «Вид», «Вставка» и «Формат» могут содержать довольно большое число собственных команд редактора сообщений. Наибольшим их содержание является в меню «Вставка», которое практически не содержит стандартных команд, кроме команды «Вставка файла». Команды меню «Вставка» позволяют добавить в сообщение гиперссылку, элемент (запись) одной из папок Outlook (вставка может быть произведена как текст и как вложение), а также подпись (это подменю из одной команды «Дополнительно», которая запускает процедуру создания стандартной подписи для сообщений).
Меню «Вид» содержит только одно стандартное подменю – «Панели инструментов». Остальные команды этого меню являются собственными командами редактора сообщений Outlook. Эти команды разделены на три группы: группу перемещения по списку сообщений (первая группа), группу параметров текста (только для HTML) и группу управления видом сообщения в редакторе.
Первая группа содержит два подменю – «Назад» и «Далее», с помощью которых можно не только перемещаться взад-вперед по списку сообщений, но и производить выбор сообщений в списке.
Вторая группа (параметры текста) содержит два подменю – «Размер текста» и «Кодировка», которые управляют представлением шрифта и выбором кодировки соответственно.
Третья группа (управление видом) содержит команды – «Полный заголовок» (скрытие/отображение полей «Копия» и «Тема»), «Поле “ОТ”» и «Поле “СК”» – добавление указанных полей в заголовок.
Помимо указанных команд, меню «Вид» включает одну очень важную для сообщения команду – «Параметры», которая открывает окно настройки параметров сообщения, в котором устанавливаются такие важные параметры, как важность, параметры безопасности, параметры отправки, параметры отслеживания (т. е. отправление уведомления о прочтении).
Меню «Формат» содержит только две специальных команды редактора – это подменю «Кодировка» и группа форматов (RTF, HTML, обычный текст).
Меню «Сервис» содержит только две собственные команды редактора сообщений – «Проверить имена» и «Адресная книга».
Панель «Стандартная» содержит стандартный набор кнопок, дублирующих команды меню. Из них следует обратить внимание на кнопки быстрой печати, разрешения на доступ к данным, кнопку «Параметры», а также кнопку «Создать правило».
Две последние просто дублируют команды меню «Вид» и «Действия», т. е. кнопка «Параметры» открывает окно параметров сообщения, а кнопка «Создать правило» запускает процедуру создания правила, а вот нажатие кнопки «Разрешение» открывает неограниченный доступ к данным сообщения.
Панель «Форматирование» содержит обычный набор средств форматирования текста сообщения, аналогичный такому же набору в Word.
Теперь рассмотрим процедуру создания сообщения.
Для создания сообщения надо обратиться в подменю «Создать» меню «Файл» и выбрать там команду «Сообщение».
После того как Outlook откроет окно редактора сообщений, нужно заполнить поля «Кому», «Копия» и «СК».
Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому».
Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (что означает «скрытая копия»), также получают сообщение. Но имена адресатов, указанные в поле «СК» при этом не видны никому, кроме них самих и автора сообщения.
Имена адресатов разделяются точкой с запятой.
Поля «Кому» и «Копия» обозначены кнопками, нажатие которых открывает список контактов на тот случай, если там содержатся данные адресата. В этом случае адрес можно ввести автоматически, просто выбрав его в списке контактов.
В поле «Тема» вводится тема сообщения.
После всего этого полагается ввести непосредственно сам текст сообщения. Это делается в текстовом поле.
После того как текст сообщения введен, пора приниматься за настройку параметров сообщения. Для этого надо открыть окно «Параметры» и выполнить следующие действия.
1. Задать важность сообщения. Это также можно сделать с помощью соответствующих кнопок на панели «Стандартная».
2. Недоступность сообщения после указанной даты устанавливается в группе «Параметры отправки» (надо установить флажок на опции «Недействительно после» и затем ввести в открывшиеся поля соответствующие сроки).
3. Аналогично устанавливается и задержка доставки сообщения (в той же группе надо выставить флажок на опции «Не доставлять после» и затем ввести сроки).
4. Если нужно сохранить копию сообщения в какой-то другой папке, кроме папки «Отправленные», в которой она сохраняется по умолчанию, то следует в той же группе «Параметры отправки» нажать кнопку «Обзор» возле опции «После отправки сохранять в» и в открывшемся окне со списком папок Outlook выбрать нужную.
5. Если к сообщению нужно что-то добавить, то можно сделать вложение с помощью команды «Вставка файла» меню «Вставка», или, если нужно вложить (или добавить) запись одного из элементов Outlook, то надо использовать команду «Вставка элемента» из того же меню.
6. Перед отправкой сообщения можно провести проверку имен. Проверка имен (кнопка на панели «Стандартная») производит автоматическое сравнение с именами в адресной книге и в папках контактов, указанных как адресные книги Outlook. Если найдено точное совпадение, имя подчеркивается. Если найдено несколько совпадений, имя подчеркивается красной волнистой линией. Кликнув это имя правой кнопкой мыши, можно просмотреть список совпадений. Если найдено несколько совпадений и соответствующие адреса использовались ранее, отображается имя, выбранное в прошлый раз, подчеркнутое зеленой пунктирной линией. Такое выделение напоминает о существовании других вариантов. Кликнув это имя правой кнопкой мыши, можно просмотреть список совпадений.
Ну вот, наконец, сообщение набрано, настроено, все поля заполнены, все параметры указаны, все вложения добавлены, все вставки вставлены, все проверки сделаны.
Пора отправлять сообщение.
Это делается нажатием кнопки «Отправить» панели «Стандартные» (клавиши «CTRL» + «ENTER»).
Теперь давайте рассмотрим использование в качестве редактора сообщений Word.
Особенностью Outlook 2003 является то, что здесь в отличие от предыдущих версий редактором сообщений по умолчанию является не собственный редактор, а именно Word. Это обусловлено тем, что по мере распространения электронной почты возникла потребность в пересылке с ее помощью документов, требующих определенного форматирования, которое они могли получить только в Word. Кроме этого, использование Word в качестве редактора по умолчанию позволяет воспользоваться такими его средствами, как автозамена, автоматическая проверка орфографии и грамматики, автоматические списки (маркировка и нумерация); работа с таблицами Word (т. е. помещение в таблицы форматированного текста); автоматическое преобразование имен электронной почты в гиперссылки; использования тем Word для оформления документов; использование автоформата для быстрого форматирования.
Для того чтобы создать сообщение электронной почты в Word, нужно открыть Word и воспользоваться командой «Создать» меню «Файл». В открывшейся после этого области задач надо выбрать в группе «Создание» пункт «Сообщение электронной почты». После этого открывается точная копия окна встроенного редактора сообщения Outlook с добавленными к нему строкой меню и панелью «Форматирование» из Word.
Структура сообщения и процедура его составления здесь в точности такая же, как и в редакторе Outlook. Текст сообщения можно сохранить в любом из форматов, доступных в Word.
Проверка орфографии и грамматики
В Outlook используются два вида проверки орфографии сообщений в собственном редакторе Outlook. Это немедленная проверка орфографии в открытом элементе и автоматическая проверка орфографии при отправке любого элемента. Кроме этого, возможно также использование средств проверки орфографии и грамматики Word.Для того чтобы запустить немедленную проверку, надо открыть элемент, который требуется проверить, и кликнуть левой кнопкой мыши в его текстовом поле, а затем запустить команду «Орфография» меню «Сервис». Если для проверки выделено какое-то слово, то нужно выбрать соответствующие параметры.
Автоматическая проверка орфографии при отправке любого документа настраивается на вкладке «Орфография» окна «Параметры» меню «Сервис» главного окна Outlook. Здесь нужно установить флажок на опции «Всегда проверять орфографию перед отправкой». Слова, добавляемые в ходе проверки орфографии, включаются во вспомогательный словарь, содержащийся в файле Custom.dic.
Следующие параметры проверки орфографии, задаваемые в Outlook, применяются как в Outlook, так и в Word: всегда проверять орфографию перед отправкой; пропускать текст исходного сообщения в ответе или пересылке.
Только в редакторе электронной почты Outlook применяются следующие параметры: всегда предлагать исправления для слов с ошибками; пропускать слова, набранные прописными буквами; пропускать слова, содержащие цифры.
Вставка подписей
Использование подписей в электронные сообщения Outlook включает в себя следующие три процедуры: создание, добавление и удаление.Создание подписи представляет собой создание штампа – сочетания символов, которое по умолчанию будет вставляться в конец текста сообщения перед его отправкой. Создание подписи производится в окне «Создание подписи», которое открывается нажатием кнопки «Подписи» группы «Подписи» вкладки «Сообщение» окна «Параметры» меню «Сервис» главного окна Outlook. В окне «Создание подписи» нужно ввести в поле «Введите имя нового образца» выбранный в качестве подписи набор символов. Здесь есть выбор: можно начинать письмо с пустого образца, можно использовать введенный образец как шаблон, а можно использовать в качестве шаблона файл, выбрать который можно в окне поиска, открывающегося нажатием кнопки «Обзор».
После того как нужный параметр выбран (как правило, выбирается использование в качестве шаблона введенного образца), можно нажать кнопку «Далее» и перейти на второе окно Мастера, в котором в поле «Текст подписи» надо ввести текст, который будет использоваться в качестве подписи. Отмечаем, что в это поле может быть вставлен текст из другого документа (файл «Шаблон»). В подпись можно добавить визитную карточку, под которой в данном случае подразумевается карточка из списка контактов. Для добавления такой визитки в подпись нужно воспользоваться кнопкой «Создать визитную карточку из списка контактов» в нижней части окна второго шага «Мастера создания подписи».
После создания подпись можно вставлять во все новые сообщения, в ответы и пересылаемые сообщения либо только в конкретные сообщения. Также можно создавать различные подписи для каждой учетной записи электронной почты.
Для автоматической вставки подписи во все новые сообщения, ответы и пересылаемые сообщения надо в группе «Подписи» вкладки «Сообщения» окна «Параметры» выбрать соответствующий образец подписи.
Кроме этого, возможна вставка подписи в сообщение непосредственно в ходе работы над ним, т. е. вручную. Для этого используется субменю «Подпись» меню «Вставка». В этом подменю надо выбрать соответствующую подпись. Если образцов нет, то нажатие кнопки «Дополнительно» запустит процедуру создания подписи.
Использование бланков
Бланки и темы – это наборы единообразных элементов оформления и цветовых схем, которые используются в сообщениях. В бланках и темах задаются шрифты, маркеры, цвет фона, горизонтальные линии, рисунки и другие элементы оформления, включаемые в исходящие сообщения.В Outlook могут использоваться бланки из предварительно определенного списка, при необходимости они могут быть изменены. Кроме того, имеется возможность создавать новые шаблоны и загружать их из Интернета. Бланки Outlook доступны, только если сообщения создаются в формате HTML.
Если в качестве редактора сообщения используется Word, бланки и темы выбираются из списка. Список бланков Word включает те же бланки, что и список Outlook. В списке тем имеются дополнительные образцы, которых нет в списке бланков. Темы Word могут использоваться в формате HTML. При создании или открытии сообщения, для редактирования которого используется Word, доступна справка Word по использованию тем.
При установке в Word бланка, используемого по умолчанию, бланк по умолчанию устанавливается также в Outlook, и наоборот. Изменения, вносимые в бланк в Outlook, отражаются в бланке в Word.
Если в отправляемые сообщения необходимо автоматически вставлять какой-либо текст, например образец ответа, в дополнение к бланку или теме используется подпись.
Список папок и папки поиска
В Outlook информация хранится в папках так же, как документы в Проводнике. Для отображения папок используется список папок. Список папок – список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Список папок имеет иерархическую структуру, т. е. использует знак «+» для свертывания и знак «—» для развертывания списка.Папки бывают нескольких типов, как то стандартные, папки, связанные с учетными записями электронной почты Интернета, папки для архивирования и организации элементов, обычные и общие личные папки, общие папки и папки поиска.
Список стандартных папок представлен в области переходов.
Область переходов – это расположенный внизу левой части главного окна Outlook столбец. Он содержит группы – «Ярлыки», «Другие ярлыки» и ярлыки и папки, в них входящие.
В области переходов представлены папки для каждого типа элементов: «Входящие», «Контакты», «Календарь», «Задачи», «Дневник», «Заметки» и, кроме того, «Черновики» (папка для хранения незаконченных элементов, находящихся в разработке), «Отправленные» (хранение копий отправленных элементов), «Удаленные» (хранение временно удаленных элементов до их полного удаления или восстановления), «Исходящие» (хранение элементов, созданных при автономной работе, которые требуется отправить при следующем подключении).
При использовании учетной записи MS Exchange сообщения доставляются в папку «Входящие».
При использовании учетных записей службы Hotmail в списке папок в области переходов над всеми упомянутыми выше стандартными папками Outlook отображается значок Hotmail, а под ним отображаются папки на сервере Hotmail. Сообщения будут доставляться в папку «Входящие» под значком Hotmail. Используйте эту и другие папки сервера Hotmail для просмотра полученных, отправленных и удаленных сообщений.
При использовании учетной записи POP3 в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «Личные папки». Сообщения будут доставляться в папку «Входящие».
При использовании учетной записи IMAP в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе имя_сервера_IMAP. Сообщения будут доставляться в папки на сервере IMAP. Необходимо подписаться на папку «Входящие» и на сообщения электронной почты из папки «Входящие» на сервере IMAP. Первоначально в Outlook будут отображаться только заголовки сообщений; чтобы загрузить определенные сообщения в компьютер, нужно пометить их заголовки. Данные сообщения отображаются в группе имя_сервера_IMAP папки «Входящие», расположенной в «Списке папок» в «Области переходов». При удалении элемента из группы имя_сервера_IMAP в папке «Входящие» сообщение отображается перечеркнутым, и через некоторое время происходит его удаление с сервера IMAP.
Папки поиска
Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска.При создании папки поиска пользователю предоставляется набор предварительных вариантов, таких как «Сообщения с вложениями» или «Сообщения от определенных людей». Можно также создать свои собственные.
Глава 4
Основы работы в Интернете
папки поиска путем задания собственных критериев поиска, которым должны удовлетворять попадающие в папку сообщения электронной почты. Каждая папка поиска представляет собой своевременно обновляемый список результатов поиска во всех папках. Папки поиска содержат результаты предварительно определенных поисковых запросов. Отображаемые там сообщения хранятся в одной или нескольких папках Outlook.
В «Области переходов» раздела «Почта» находятся три заданные по умолчанию папки поиска: «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочитанные письма». В папке поиска «К исполнению» отображаются все сообщения с отметками. В папке поиска «Большие письма» отображаются все сообщения с размером больше 100 КБ (килобайт). В папке поиска «Непрочитанная почта» отображаются все непрочитанные сообщения. Эти три папки могут быть изменены или удалены.
При создании папки поиска можно выбирать из нескольких вариантов, таких как «Почта с вложениями» или «Почта от определенных людей». Можно также создавать свои собственные папки поиска. Для этого надо задать определенные условия поиска, которым должны удовлетворять отображаемые в папке сообщения. Каждая папка поиска является своевременно обновляемым сохраненным результатом поиска элементов, удовлетворяющих условиям по всем папкам.
При удалении папки поиска не происходит удаления отображаемых в ней сообщений, так как папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Однако если открыть одно или несколько сообщений из папки поиска и удалить их, то сообщения будут удалены и из той папки Outlook, где они хранились.
В «Области переходов» раздела «Почта» находятся три заданные по умолчанию папки поиска: «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочитанные письма». В папке поиска «К исполнению» отображаются все сообщения с отметками. В папке поиска «Большие письма» отображаются все сообщения с размером больше 100 КБ (килобайт). В папке поиска «Непрочитанная почта» отображаются все непрочитанные сообщения. Эти три папки могут быть изменены или удалены.
При создании папки поиска можно выбирать из нескольких вариантов, таких как «Почта с вложениями» или «Почта от определенных людей». Можно также создавать свои собственные папки поиска. Для этого надо задать определенные условия поиска, которым должны удовлетворять отображаемые в папке сообщения. Каждая папка поиска является своевременно обновляемым сохраненным результатом поиска элементов, удовлетворяющих условиям по всем папкам.
При удалении папки поиска не происходит удаления отображаемых в ней сообщений, так как папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Однако если открыть одно или несколько сообщений из папки поиска и удалить их, то сообщения будут удалены и из той папки Outlook, где они хранились.
Работа в www
WWW (World Wide Web – Всемирная паутина) является наиболее популярным сервисом Интернета и его часто отождествляют с самой Сетью. Однако это мнение на самом деле ошибочно. WWW появился в 1993–1994 гг., тогда как зарождение Интернета происходило в 1969 г. Но в связи с простотой использования и широкой доступностью для понимания рядового пользователя WWW превосходит по популярности все остальные сервисы.
Так что же представляет собой мировая Сеть? На этот вопрос можно ответить по-разному. С технической точки зрения это объединение компьютеров в масштабе планеты, содержащих распределенную базу гипертекстовых документов, или сайтов, содержащих ссылки друг на друга. Точно перевести на русский язык слово «сайт» довольно сложно. В буквальном переводе английское слово «site» означает «местоположение», а употребление его в значении «источник информации» произошло от словосочетания «connection of sites» («соединение мест»), которые использовали разработчики сети ARPANET – предшественника Интернета.
Нам же проще представить слово «сайт» как совокупность информации, объединенной одной тематикой и доступной по определенному адресу в Сети. Сайты состоят из отдельных страниц, написанных на языке HTML (Hypertext Markup Language – язык гипертекстовой разметки). Отдельные страницы сайта и сайты в Сети связаны друг с другом посредством гиперссылок (ссылок, линков), которые представляют собой сетевой адрес, по которому должна обратиться программа просмотра. Адрес имеет, например, следующий вид: http://homepage.ru/index.html, где http://– название протокола Hypertext Transfer Protocol (протокол передачи гипертекстовых документов). WWW традиционно применяется в названии, homepage – название сайта (в данном примере домена второго уровня), ru – название зоны, index.html – путь к файлу (в нашем случае первой странице сайта). http://homepage.ru представляет собой название узла. Наименование зоны происходит, как правило, от названия стран (ru – Россия, uk – Великобритания, jp – Япония и т. д.), но существуют и исключения. Например, org – обозначает общественные организации, com – коммерческие организации, gov – государственные учреждения США, edu – университеты США.
Так что же пользователь может найти в WWW? Список огромен: сайты производителей медикаментов, посвященные ветеринарии порталы, домашние странички известных людей, новостные сайты, тематические форумы, онлайн-магазины и т. д. и т. п. Информация, содержащаяся в них, весьма многообразна, порой противоречива (но, согласитесь, и в печатных изданиях порой можно найти противоположные взгляды на решение одной и той же проблемы).
Однако самое главное, что ни одна проблема здесь не остается без внимания. На любой грамотно сформулированный запрос в поисковой системе всегда найдется несколько ссылок.
Для веб-серфинга (просмотра веб-страниц) используются специальные программы – веб-браузеры, или просто браузеры. Во времена, когда Интернет только получал широкое распространение среди рядовых пользователей, они могли выбирать между Netscape Navigator™ фирмы Netscape Communications Corporations и Microsoft Internet Explorer от фирмы Microsoft®. Между фирмами существовала жесткая конкуренция, получившая название браузеровой войны, в течение которой каждая из фирм добавляла в язык HTML конструкции, которые правильно мог обрабатывать только ее продукт. Благодаря включению Explorer`а в операционную систему MS Windows 98 он завоевал наибольшую популярность. Однако в настоящее время появилось большое число достойных внимания программ, являющихся, по мнению авторов, более удобными инструментами для путешествия по www. Среди них особо хотелось бы отметить Mozilla Firefox и Opera. Первая из них распространяется freeware (бесплатно) на основе лицензии. Opera распространяется на условиях adware, т. е. браузер полноценно работает, но в окне программы имеется баннер, в котором демонстрируется реклама (которая, в отличие от телевизионной, совсем не раздражает и не отвлекает от работы, а для большинства пользователей и вовсе незаметна). Отключается баннер легко – путем перевода на счет разработчиков суммы в размере 39,5 долларов.
Так что же представляет собой мировая Сеть? На этот вопрос можно ответить по-разному. С технической точки зрения это объединение компьютеров в масштабе планеты, содержащих распределенную базу гипертекстовых документов, или сайтов, содержащих ссылки друг на друга. Точно перевести на русский язык слово «сайт» довольно сложно. В буквальном переводе английское слово «site» означает «местоположение», а употребление его в значении «источник информации» произошло от словосочетания «connection of sites» («соединение мест»), которые использовали разработчики сети ARPANET – предшественника Интернета.
Нам же проще представить слово «сайт» как совокупность информации, объединенной одной тематикой и доступной по определенному адресу в Сети. Сайты состоят из отдельных страниц, написанных на языке HTML (Hypertext Markup Language – язык гипертекстовой разметки). Отдельные страницы сайта и сайты в Сети связаны друг с другом посредством гиперссылок (ссылок, линков), которые представляют собой сетевой адрес, по которому должна обратиться программа просмотра. Адрес имеет, например, следующий вид: http://homepage.ru/index.html, где http://– название протокола Hypertext Transfer Protocol (протокол передачи гипертекстовых документов). WWW традиционно применяется в названии, homepage – название сайта (в данном примере домена второго уровня), ru – название зоны, index.html – путь к файлу (в нашем случае первой странице сайта). http://homepage.ru представляет собой название узла. Наименование зоны происходит, как правило, от названия стран (ru – Россия, uk – Великобритания, jp – Япония и т. д.), но существуют и исключения. Например, org – обозначает общественные организации, com – коммерческие организации, gov – государственные учреждения США, edu – университеты США.
Так что же пользователь может найти в WWW? Список огромен: сайты производителей медикаментов, посвященные ветеринарии порталы, домашние странички известных людей, новостные сайты, тематические форумы, онлайн-магазины и т. д. и т. п. Информация, содержащаяся в них, весьма многообразна, порой противоречива (но, согласитесь, и в печатных изданиях порой можно найти противоположные взгляды на решение одной и той же проблемы).
Однако самое главное, что ни одна проблема здесь не остается без внимания. На любой грамотно сформулированный запрос в поисковой системе всегда найдется несколько ссылок.
Для веб-серфинга (просмотра веб-страниц) используются специальные программы – веб-браузеры, или просто браузеры. Во времена, когда Интернет только получал широкое распространение среди рядовых пользователей, они могли выбирать между Netscape Navigator™ фирмы Netscape Communications Corporations и Microsoft Internet Explorer от фирмы Microsoft®. Между фирмами существовала жесткая конкуренция, получившая название браузеровой войны, в течение которой каждая из фирм добавляла в язык HTML конструкции, которые правильно мог обрабатывать только ее продукт. Благодаря включению Explorer`а в операционную систему MS Windows 98 он завоевал наибольшую популярность. Однако в настоящее время появилось большое число достойных внимания программ, являющихся, по мнению авторов, более удобными инструментами для путешествия по www. Среди них особо хотелось бы отметить Mozilla Firefox и Opera. Первая из них распространяется freeware (бесплатно) на основе лицензии. Opera распространяется на условиях adware, т. е. браузер полноценно работает, но в окне программы имеется баннер, в котором демонстрируется реклама (которая, в отличие от телевизионной, совсем не раздражает и не отвлекает от работы, а для большинства пользователей и вовсе незаметна). Отключается баннер легко – путем перевода на счет разработчиков суммы в размере 39,5 долларов.