Командировочными расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы, которыми следует оформлять командировку:
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
Также постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Подтверждением командировочных расходов служат как наличие документов, подтверждающих направление работника в командаровку, его проживание по месту служебной командировки и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, так и распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета).
Следовательно, в случае если проезд работника в командировку подтвержден электронным авиабилетом, описание формы которого установлено приказом Минтранса РФ от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», то указанные расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ.
Сумма суточных, выплаченных работнику сверх законодательно установленных норм, будет являться объектом обложения НДФЛ.
В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, если суточные выданы в иностранной валюте, при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически выплаченных суточных над их нормативным размером, установленным п. 3 ст. 217 НК РФ, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных (письмо Минфина РФ от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27).
Также с 1 января 2009 г. сняты ограничения с суточных в соответствии с подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ при определении объекта налогообложения по единому сельскохозяйственному налогу, а в соответствии с подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ – при определении объекта налогообложения при упрощенной системе налогообложения.
Компенсация за разъездной характер работы
Надбавка за вахтовый метод работы
Налогообложение НДФЛ оплаты проезда работников
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы, которыми следует оформлять командировку:
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
Также постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Подтверждением командировочных расходов служат как наличие документов, подтверждающих направление работника в командаровку, его проживание по месту служебной командировки и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, так и распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета).
Следовательно, в случае если проезд работника в командировку подтвержден электронным авиабилетом, описание формы которого установлено приказом Минтранса РФ от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», то указанные расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ.
Сумма суточных, выплаченных работнику сверх законодательно установленных норм, будет являться объектом обложения НДФЛ.
В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, если суточные выданы в иностранной валюте, при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически выплаченных суточных над их нормативным размером, установленным п. 3 ст. 217 НК РФ, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных (письмо Минфина РФ от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27).
Обратите внимание, что Федеральным законом от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй НК РФ и некоторые другие акты законодательства РФ о налогах и сборах» с 1 января 2009 г. внесены изменения в абз. 4 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. До этого указанный абзац звучал так: «суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ», тогда как с 1 января 2009 г. он имеет следующее содержание: «суточные или полевое довольствие».Говоря иными словами, с 1 января 2009 г. организация сможет списать суточные в расходы в тех пределах, которые она сама установит в своих локальных документах (в коллективном договоре, соглашении, иных локальных нормативных актах).
Также с 1 января 2009 г. сняты ограничения с суточных в соответствии с подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ при определении объекта налогообложения по единому сельскохозяйственному налогу, а в соответствии с подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ – при определении объекта налогообложения при упрощенной системе налогообложения.
Компенсация за разъездной характер работы
Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен. Тем не менее к таким работникам относятся водители, курьеры, экспедиторы, торговые представители и так далее, также к этой категории относятся проводники пассажирских поездов, стюардессы. Ввиду особого характера работ таким сотрудникам должны производиться доплаты компенсационного характера для покрытия расходов, связанных со служебными разъездами.
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, определено ст. 168.1 ТК РФ.
Работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Как сказано в письме Минфина РФ от 3 октября 2007 г. № 03-04-06-02/196, ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты РФ не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Отсюда следует, что надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы, установленные коллективными или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, они подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, определено ст. 168.1 ТК РФ.
Работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Обратите внимание, что разъездные работы отличаются от командировок. Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Значит, компенсация расходов работников не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (письмо Минфина РФ от 19 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/250).В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождены от налогообложения все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), в частности связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Исходя из письма УФНС по городу Москве от 18 декабря 2007 г. № 19–11/120975расходы работодателя, связанные с компенсацией затрат сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым или коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Аналогичного мнения придерживается Минфин РФ в письме от 25 октября 2007 г. № 03-03-06/1/735.
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это установлено коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, не облагаются НДФЛ (письмо Минфина РФ от 3 октября 2007 г. № 03-04-06-02/196).
Как сказано в письме Минфина РФ от 3 октября 2007 г. № 03-04-06-02/196, ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты РФ не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Отсюда следует, что надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы, установленные коллективными или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, они подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Надбавка за вахтовый метод работы
Главой 47 ТК РФ регламентированы особенности регулирования труда лиц, работающих вахтовым методом.
Вахтовый метод – это особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено их ежедневное возвращение к месту постоянного проживания.
Применяется вахтовый метод, если места работы значительно удалены от мест постоянного проживания работников или местонахождения работодателя.
Вахтовый метод необходим для объектов производственного, социального и иного назначения в необжитых, отдаленных районах или районах с особыми природными условиями в целях:
• сокращения сроков строительства;
• сокращения сроков ремонта;
• сокращения сроков реконструкции;
• осуществления иной производственной деятельности.
Порядок применения вахтового метода утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 297 ТК РФ).
Работникам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно согласно ст. 302 ТК РФ взамен суточных выплачивается надбавка за вахтовый метод работы.
Работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета, надбавка за вахтовый метод работы выплачивается в размере и порядке, установленных постановлением Правительства РФ от 3 февраля 2005 г. № 51 «О размерах и порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета» (далее – постановление № 51).
В п. 1 постановления № 51 предусмотрены следующие размеры надбавок за вахтовый метод работы:
• в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – 75 % тарифной ставки (оклада);
• в районах Сибири и Дальнего Востока – 50 % тарифной ставки (оклада);
• в остальных районах – 30 % тарифной ставки (оклада). Размер надбавки не должен превышать размер а установленной нормы расходов на выплату суточных, предусмотренных работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета, за каждый день их нахождения в служебной командировке на территории РФ. Нормы установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Согласно п. 2 постановления № 51 исчисление надбавки за месяц производится путем деления месячной тарифной ставки (оклада) работника на количество календарных дней соответствующего месяца и умножения на сумму календарных дней пребывания работника в местах производства работ в период вахты и фактических дней его нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно в этом месяце и на установленный размер надбавки (75 %, 50 % или 30 %).
Работникам организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, надбавка за вахтовый метод работы выплачивается в размере и порядке, устанавливаемых соответственно органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления.
Работникам работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, надбавка за вахтовый метод работы выплачивается в размере и порядке, устанавливаемых:
• коллективным договором;
• локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором.
Работникам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других районов, выплачиваются процентные надбавки к заработной плате в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, постоянно работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
В п. 4 постановления № 51 уточняется, что надбавка начисляется без применения районного коэффициента к заработной плате и процентной надбавки к заработной плате за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Для определения размера процентных надбавок к заработной плате работодателю необходимо вести специальный вид учета – определять календарные дни работы на указанных территориях и фактического нахождения в пути в соответствии со ст. 300 ТК РФ.
Минфин РФ в письме от 1 августа 2006 г. № 03-05-02-04/121 уточняет, что выполнение работ по перевозке грузов и пассажиров не может считаться выполнением работы вахтовым методом. Соответственно надбавки, производимые работникам, не могут рассматриваться в качестве надбавок за вахтовый метод работы, а являются, по сути, надбавками (доплатой) к заработной плате за особый режим и условия труда и подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Вахтовый метод – это особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено их ежедневное возвращение к месту постоянного проживания.
Применяется вахтовый метод, если места работы значительно удалены от мест постоянного проживания работников или местонахождения работодателя.
Вахтовый метод необходим для объектов производственного, социального и иного назначения в необжитых, отдаленных районах или районах с особыми природными условиями в целях:
• сокращения сроков строительства;
• сокращения сроков ремонта;
• сокращения сроков реконструкции;
• осуществления иной производственной деятельности.
Порядок применения вахтового метода утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 297 ТК РФ).
Работникам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно согласно ст. 302 ТК РФ взамен суточных выплачивается надбавка за вахтовый метод работы.
Работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета, надбавка за вахтовый метод работы выплачивается в размере и порядке, установленных постановлением Правительства РФ от 3 февраля 2005 г. № 51 «О размерах и порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета» (далее – постановление № 51).
В п. 1 постановления № 51 предусмотрены следующие размеры надбавок за вахтовый метод работы:
• в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – 75 % тарифной ставки (оклада);
• в районах Сибири и Дальнего Востока – 50 % тарифной ставки (оклада);
• в остальных районах – 30 % тарифной ставки (оклада). Размер надбавки не должен превышать размер а установленной нормы расходов на выплату суточных, предусмотренных работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета, за каждый день их нахождения в служебной командировке на территории РФ. Нормы установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Согласно п. 2 постановления № 51 исчисление надбавки за месяц производится путем деления месячной тарифной ставки (оклада) работника на количество календарных дней соответствующего месяца и умножения на сумму календарных дней пребывания работника в местах производства работ в период вахты и фактических дней его нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно в этом месяце и на установленный размер надбавки (75 %, 50 % или 30 %).
Работникам организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, надбавка за вахтовый метод работы выплачивается в размере и порядке, устанавливаемых соответственно органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления.
Работникам работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, надбавка за вахтовый метод работы выплачивается в размере и порядке, устанавливаемых:
• коллективным договором;
• локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором.
Работникам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других районов, выплачиваются процентные надбавки к заработной плате в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, постоянно работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
В п. 4 постановления № 51 уточняется, что надбавка начисляется без применения районного коэффициента к заработной плате и процентной надбавки к заработной плате за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Для определения размера процентных надбавок к заработной плате работодателю необходимо вести специальный вид учета – определять календарные дни работы на указанных территориях и фактического нахождения в пути в соответствии со ст. 300 ТК РФ.
Напомним, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), в частности связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.В случае если по решению суда физическое лицо, работающее вахтовым методом, было восстановлено на работе после незаконного увольнения и из организации-работодателя были взысканы денежные средства за время вынужденного прогула, то индексированная сумма надбавки взамен суточных за вахтовый метод работы налогообложению не подлежит, поскольку сами суммы надбавки за вахтовый метод работы освобождаются от налогообложения при условии их выплаты в размере и порядке, предусмотренном ТК РФ (письмо Минфина РФ от 26 июля 2007 г. № 03-04-05-01/247).
По мнению УФНС по городу Москве (письмо от 13 сентября 2007 г. № 28–17/1318) надбавки за вахтовый метод работы, выплачиваемые взамен суточных, являются компенсационными выплатами. Следовательно, такие надбавки не подлежат обложению НДФЛ при условии, что они выплачиваются в порядке и размере, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Аналогичное мнение содержится и в письме Минфина РФ от 7 сентября 2007 г. № 03-04-06-02/188.
Минфин РФ в письме от 1 августа 2006 г. № 03-05-02-04/121 уточняет, что выполнение работ по перевозке грузов и пассажиров не может считаться выполнением работы вахтовым методом. Соответственно надбавки, производимые работникам, не могут рассматриваться в качестве надбавок за вахтовый метод работы, а являются, по сути, надбавками (доплатой) к заработной плате за особый режим и условия труда и подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Налогообложение НДФЛ оплаты проезда работников
ТК РФ не устанавливает обязанности работодателя по оплате проезда работников к месту работы, за исключением доставки работников, работающих вахтовым методом. Поэтому работодатель может участвовать в расходах работников по оплате проезда к месту работы различными способами: покупать проездные билеты, выплачивать компенсацию установленного размера либо самостоятельно организовать доставку сотрудников своим транспортом или с привлечением транспортных организаций.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента