Страница:
По окончании выездной налоговой проверки проверяющий составляет справку о проведенной проверке, в которой фиксируются предмет проверки и сроки ее проведения. Подробно указанные вопросы урегулированы в приказе Министерства по налогам и сборам РФ от 10 апреля 2000 г. N АП-3-16/138 «Об утверждении Инструкции Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 10 апреля 2000 г. N 60 „О порядке составления акта выездной налоговой проверки и производства по делу о нарушениях законодательства о налогах и сборах“.
Контроль органов уголовной юстиции.
Что касается уголовной ответственности нотариусов, то она урегулирована в ст. 202 УК РФ «Злоупотребление полномочиями частными нотариусами и аудиторами».
Согласно части первой указанной статьи, использование частным нотариусом своих полномочий вопреки задачам своей деятельности и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц либо нанесения вреда другим лицам, если это деяние причинило существенный вред правам и законным интересам граждан или организаций либо охраняемым законом интересам общества или государства, – наказывается штрафом в размере от пятисот до восьмисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от пяти до восьми месяцев, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.
Согласно части второй указанной статьи то же деяние, совершенное в отношении заведомо несовершеннолетнего или недееспособного лица либо неоднократно, наказывается штрафом в размере от семисот до одной тысячи минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.
Судебный контроль за деятельностью нотариусов.
Согласно ст. 49 Основ заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой). Возникший между заинтересованными лицами спор о праве, основанный на совершенном нотариальном действии, рассматривается судом общей юрисдикции или арбитражным судом в порядке искового производства.
Поэтому возможно выделение прямого и косвенного судебного контроля за действиями и актами нотариусов.
Прямой контроль осуществляется при рассмотрении судами заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в его совершении в рамках особого производства гражданского процесса.
Косвенный контроль осуществляется судами путем рассмотрения споров между участниками гражданского оборота, когда имеет место оспаривание нотариальных актов в исковом производстве гражданского и арбитражного процесса. Например, при рассмотрении дела об обращении взыскания на заложенное недвижимое имущество по иску банка к должнику при наличии возражений ответчика по поводу правильности договора ипотеки суд будет проверять юридическую силу данного нотариального акта, не привлекая к участию в деле самого нотариуса.
Прямой судебный контроль
Правила прямого судебного контроля отражены в гл. 37 ГПК РФ «Рассмотрение заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в их совершении» (ранее – гл. 32 ГПК РФ РСФСР), а также разъяснены в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 1981 г. N 1 «О практике применения судами законодательства при рассмотрении дел по жалобам на нотариальные действия или на отказ в их совершении» (в редакции от 21 декабря 1993 г., с изменениями от 25 октября 1996 г.). Кроме того, прямой судебный контроль осуществляется при рассмотрении исков о возмещении имущественного ущерба нотариусом, когда предметом судебной проверки является, прежде всего, законность совершения нотариального действия.
Заявления о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении рассматриваются по правилам особого производства, содержащимся в гл. 37 ГПК РФ, и общим правилами гражданского судопроизводства, если иное не установлено законом. Основания к отказу в совершении нотариального действия могут быть самые разные, например отсутствие всех необходимых доказательств, подтверждающих возможность совершения нотариального действия (нет всех правоустанавливающих документов), несоответствие представленных документов требованиям законодательства (например, отсутствие на завещании, составленном в Израиле, апостиля), пропуск соответствующих сроков и т. д.
С заявлением на действия нотариусов и должностных лиц, правомочных совершать нотариальные действия, в соответствии со ст. 310 ГПК РФ вправе обратиться в суд лишь заинтересованное лицо. К заинтересованным лицам применительно к этой норме закона могут быть отнесены граждане и юридические лица, в отношении которых совершено нотариальное действие либо получившие отказ в его совершении. В соответствии со ст. 45 ГПК РФ такое дело может быть возбуждено и по заявлению прокурора при необходимости защиты прав граждан, которые по состоянию здоровья, возрасту, недееспособности и другим уважительным причинам не могут сами обратиться в суд. Любое другое лицо, чьи права и охраняемые законом интересы были или могли быть затронуты нотариальным действием, вправе защищать свое нарушенное право или интерес путем обращения в суд с соответствующим иском.
Как разъяснено в п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 4 декабря 2000 г. № 33/14 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с обращением векселей», под заинтересованными лицами, которые вправе обжаловать действия нотариуса по протесту векселей, следует понимать тех лиц, в отношении которых были совершены указанные действия: в случае отказа в платеже – векселедатель простого векселя либо акцептант переводного, в случае отказа в акцепте – плательщик по переводному векселю, иные обязанные по векселю лица (индоссанты, авалисты и т. д.), права, в отношении которых определяются на основании совершенного протеста, а также те граждане и юридические лица, по требованию которых был или должен был быть совершен протест.
Определяя процессуальный порядок, в котором должно быть рассмотрено заявление лица, обратившегося в суд, следует учитывать, что в особом производстве могут быть рассмотрены заявления о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении в отношении нотариусов, должностных лиц, уполномоченных на совершение нотариальных действий, при условии, если у заинтересованных лиц отсутствует спор о праве гражданском, подведомственный суду (ч. 3 ст. 310 ГПК РФ).
Заявления лиц, оспаривающих права и обязанности, основанные на совершенном нотариальном действии, рассматриваются судом в порядке искового производства. Поэтому не могут быть рассмотрены в особом производстве, например, заявления на отказ в выдаче свидетельства о праве на наследство ввиду пропуска срока на его принятие или спора о нем наследников, заявления, оспаривающие исполнительные надписи при наличии спора между должником и взыскателем о размерах платежей, и т. п.
В соответствии с ч. 2 ст. 310 ГПК РФ заявление подается в суд в десятидневный срок, исчисляемый со дня, когда заявителю стало известно о совершении или об отказе в совершении нотариального действия.
Поэтому при рассмотрении заявления следует выяснять все обстоятельства, связанные с течением указанного срока, в том числе:
– дату совершения нотариального действия или отказа в его совершении;
– дату, когда заявителю стало известно о нотариальном действии, которое он оспаривает, либо об отказе в его совершении;
– по каким причинам заявитель обратился в суд с заявлением по истечении 10-дневного срока, если это имело место.
Если суд установит, что срок на оспаривание нотариального действия (отказа в его совершении) заявителем был пропущен по уважительной причине, он может восстановить этот срок и рассмотреть заявление по существу.
При получении нотариусом заявления о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении необходимо выяснять, не имеется ли спора о праве гражданском. Если из заявления и приобщенных к нему документов усматривается, что такой спор имеется или подведомственный суду спор возникнет при рассмотрении дела, возбужденного по заявлению заинтересованного лица, нотариусу следует подать в суд ходатайство, исходя из положений ч. 3 ст. 310 ГПК РФ, об оставлении такого заявления без рассмотрения (ч. 3 ст. 263 ГПК РФ). В таком случае заявитель вправе обратиться с иском в суд или в арбитражный суд за разрешением возникшего спора. В связи с этим судья не вправе при возникновении спора в процессе судебного разбирательства отменить совершенное нотариальное действие или обязать нотариальный орган его выполнить, т. е. разрешить заявление по существу.
В силу ст. 312 ГПК РФ при удовлетворении заявления суд своим решением или отменяет совершенное нотариальное действие, или обязывает его совершить. В резолютивной части решения, в случае отмены нотариального действия, следует указать, какое конкретное действие, когда и кем совершенное, отменяется; при удовлетворении заявления об отказе в совершении нотариального действия – какое именно нотариальное действие и кем должно быть совершено. Копия решения суда при удовлетворении жалобы направляется нотариусу, где было совершено нотариальное действие (отказано в нем), либо по месту работы должностного лица, чьи действия оспаривались.
Поскольку нотариус (должностное лицо), совершивший нотариальное действие или отказавший в его совершении, как лицо, участвующее в деле, обладает всеми процессуальными правами, предусмотренными ст. 35 ГПК РФ, он вправе в соответствии со ст. 336 ГПК РФ в установленный законом срок обжаловать в кассационном порядке принятое по заявлению решение суда.
Косвенный судебный контроль
Косвенный судебный контроль осуществляется судами общей юрисдикции и арбитражными судами при рассмотрении практически всех дел, так или иначе связанных с нотариальными актами. Так, при рассмотрении судами споров о признании сделок купли-продажи недвижимости, иных сделок, прошедших нотариальное удостоверение, суд общей юрисдикции осуществляет косвенный судебный контроль за действиями и актами нотариуса, поскольку права и обязанности сторон, по поводу осуществления которых возник спор, основаны на нотариально удостоверенной сделке. Практика работы судов общей юрисдикции складывается таким образом, что суды привлекают нотариусов в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельные требования на предмет спора. Она не соответствует ГПК РФ в том плане, что суд проявляет активность за рамками принципов диспозитивности и судейского руководства. Инициатива в привлечении третьих лиц должна исходить только от самих лиц, участвующих в деле, поскольку суд сам не является субъектом доказывания и соответственно не должен привлекать по собственной инициативе участников процесса.
При разрешении дел в арбитражном процессе арбитражные суды также осуществляют косвенный контроль за нотариальными актами, например, арбитражный суд вправе отказать в обращении взыскания на заложенное недвижимое имущество вследствие дефектов договора ипотеки, отсутствия каких-либо его существенных условий, делающих договор ипотеки недействительным. Однако прямого контроля за действиями нотариусов арбитражные суды осуществлять не вправе, равно как и привлекать их к участию в деле в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельных требований на предмет спора, поскольку споры с участием нотариусов арбитражным судам неподведомственны.
Тема 6. Нотариальное делопроизводство. Формы нотариальных документов
6.1. Делопроизводство в нотариальной конторе: понятие и содержание
6.2. Формы реестров. Регистрация нотариальных действий
6.3. Удостоверительные подписи и формы свидетельств: порядок заполнения
6.4. Порядок и место совершения нотариальных действий
Контроль органов уголовной юстиции.
Что касается уголовной ответственности нотариусов, то она урегулирована в ст. 202 УК РФ «Злоупотребление полномочиями частными нотариусами и аудиторами».
Согласно части первой указанной статьи, использование частным нотариусом своих полномочий вопреки задачам своей деятельности и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц либо нанесения вреда другим лицам, если это деяние причинило существенный вред правам и законным интересам граждан или организаций либо охраняемым законом интересам общества или государства, – наказывается штрафом в размере от пятисот до восьмисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от пяти до восьми месяцев, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.
Согласно части второй указанной статьи то же деяние, совершенное в отношении заведомо несовершеннолетнего или недееспособного лица либо неоднократно, наказывается штрафом в размере от семисот до одной тысячи минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.
Судебный контроль за деятельностью нотариусов.
Согласно ст. 49 Основ заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой). Возникший между заинтересованными лицами спор о праве, основанный на совершенном нотариальном действии, рассматривается судом общей юрисдикции или арбитражным судом в порядке искового производства.
Поэтому возможно выделение прямого и косвенного судебного контроля за действиями и актами нотариусов.
Прямой контроль осуществляется при рассмотрении судами заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в его совершении в рамках особого производства гражданского процесса.
Косвенный контроль осуществляется судами путем рассмотрения споров между участниками гражданского оборота, когда имеет место оспаривание нотариальных актов в исковом производстве гражданского и арбитражного процесса. Например, при рассмотрении дела об обращении взыскания на заложенное недвижимое имущество по иску банка к должнику при наличии возражений ответчика по поводу правильности договора ипотеки суд будет проверять юридическую силу данного нотариального акта, не привлекая к участию в деле самого нотариуса.
Прямой судебный контроль
Правила прямого судебного контроля отражены в гл. 37 ГПК РФ «Рассмотрение заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в их совершении» (ранее – гл. 32 ГПК РФ РСФСР), а также разъяснены в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 1981 г. N 1 «О практике применения судами законодательства при рассмотрении дел по жалобам на нотариальные действия или на отказ в их совершении» (в редакции от 21 декабря 1993 г., с изменениями от 25 октября 1996 г.). Кроме того, прямой судебный контроль осуществляется при рассмотрении исков о возмещении имущественного ущерба нотариусом, когда предметом судебной проверки является, прежде всего, законность совершения нотариального действия.
Заявления о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении рассматриваются по правилам особого производства, содержащимся в гл. 37 ГПК РФ, и общим правилами гражданского судопроизводства, если иное не установлено законом. Основания к отказу в совершении нотариального действия могут быть самые разные, например отсутствие всех необходимых доказательств, подтверждающих возможность совершения нотариального действия (нет всех правоустанавливающих документов), несоответствие представленных документов требованиям законодательства (например, отсутствие на завещании, составленном в Израиле, апостиля), пропуск соответствующих сроков и т. д.
С заявлением на действия нотариусов и должностных лиц, правомочных совершать нотариальные действия, в соответствии со ст. 310 ГПК РФ вправе обратиться в суд лишь заинтересованное лицо. К заинтересованным лицам применительно к этой норме закона могут быть отнесены граждане и юридические лица, в отношении которых совершено нотариальное действие либо получившие отказ в его совершении. В соответствии со ст. 45 ГПК РФ такое дело может быть возбуждено и по заявлению прокурора при необходимости защиты прав граждан, которые по состоянию здоровья, возрасту, недееспособности и другим уважительным причинам не могут сами обратиться в суд. Любое другое лицо, чьи права и охраняемые законом интересы были или могли быть затронуты нотариальным действием, вправе защищать свое нарушенное право или интерес путем обращения в суд с соответствующим иском.
Как разъяснено в п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 4 декабря 2000 г. № 33/14 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с обращением векселей», под заинтересованными лицами, которые вправе обжаловать действия нотариуса по протесту векселей, следует понимать тех лиц, в отношении которых были совершены указанные действия: в случае отказа в платеже – векселедатель простого векселя либо акцептант переводного, в случае отказа в акцепте – плательщик по переводному векселю, иные обязанные по векселю лица (индоссанты, авалисты и т. д.), права, в отношении которых определяются на основании совершенного протеста, а также те граждане и юридические лица, по требованию которых был или должен был быть совершен протест.
Определяя процессуальный порядок, в котором должно быть рассмотрено заявление лица, обратившегося в суд, следует учитывать, что в особом производстве могут быть рассмотрены заявления о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении в отношении нотариусов, должностных лиц, уполномоченных на совершение нотариальных действий, при условии, если у заинтересованных лиц отсутствует спор о праве гражданском, подведомственный суду (ч. 3 ст. 310 ГПК РФ).
Заявления лиц, оспаривающих права и обязанности, основанные на совершенном нотариальном действии, рассматриваются судом в порядке искового производства. Поэтому не могут быть рассмотрены в особом производстве, например, заявления на отказ в выдаче свидетельства о праве на наследство ввиду пропуска срока на его принятие или спора о нем наследников, заявления, оспаривающие исполнительные надписи при наличии спора между должником и взыскателем о размерах платежей, и т. п.
В соответствии с ч. 2 ст. 310 ГПК РФ заявление подается в суд в десятидневный срок, исчисляемый со дня, когда заявителю стало известно о совершении или об отказе в совершении нотариального действия.
Поэтому при рассмотрении заявления следует выяснять все обстоятельства, связанные с течением указанного срока, в том числе:
– дату совершения нотариального действия или отказа в его совершении;
– дату, когда заявителю стало известно о нотариальном действии, которое он оспаривает, либо об отказе в его совершении;
– по каким причинам заявитель обратился в суд с заявлением по истечении 10-дневного срока, если это имело место.
Если суд установит, что срок на оспаривание нотариального действия (отказа в его совершении) заявителем был пропущен по уважительной причине, он может восстановить этот срок и рассмотреть заявление по существу.
При получении нотариусом заявления о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении необходимо выяснять, не имеется ли спора о праве гражданском. Если из заявления и приобщенных к нему документов усматривается, что такой спор имеется или подведомственный суду спор возникнет при рассмотрении дела, возбужденного по заявлению заинтересованного лица, нотариусу следует подать в суд ходатайство, исходя из положений ч. 3 ст. 310 ГПК РФ, об оставлении такого заявления без рассмотрения (ч. 3 ст. 263 ГПК РФ). В таком случае заявитель вправе обратиться с иском в суд или в арбитражный суд за разрешением возникшего спора. В связи с этим судья не вправе при возникновении спора в процессе судебного разбирательства отменить совершенное нотариальное действие или обязать нотариальный орган его выполнить, т. е. разрешить заявление по существу.
В силу ст. 312 ГПК РФ при удовлетворении заявления суд своим решением или отменяет совершенное нотариальное действие, или обязывает его совершить. В резолютивной части решения, в случае отмены нотариального действия, следует указать, какое конкретное действие, когда и кем совершенное, отменяется; при удовлетворении заявления об отказе в совершении нотариального действия – какое именно нотариальное действие и кем должно быть совершено. Копия решения суда при удовлетворении жалобы направляется нотариусу, где было совершено нотариальное действие (отказано в нем), либо по месту работы должностного лица, чьи действия оспаривались.
Поскольку нотариус (должностное лицо), совершивший нотариальное действие или отказавший в его совершении, как лицо, участвующее в деле, обладает всеми процессуальными правами, предусмотренными ст. 35 ГПК РФ, он вправе в соответствии со ст. 336 ГПК РФ в установленный законом срок обжаловать в кассационном порядке принятое по заявлению решение суда.
Косвенный судебный контроль
Косвенный судебный контроль осуществляется судами общей юрисдикции и арбитражными судами при рассмотрении практически всех дел, так или иначе связанных с нотариальными актами. Так, при рассмотрении судами споров о признании сделок купли-продажи недвижимости, иных сделок, прошедших нотариальное удостоверение, суд общей юрисдикции осуществляет косвенный судебный контроль за действиями и актами нотариуса, поскольку права и обязанности сторон, по поводу осуществления которых возник спор, основаны на нотариально удостоверенной сделке. Практика работы судов общей юрисдикции складывается таким образом, что суды привлекают нотариусов в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельные требования на предмет спора. Она не соответствует ГПК РФ в том плане, что суд проявляет активность за рамками принципов диспозитивности и судейского руководства. Инициатива в привлечении третьих лиц должна исходить только от самих лиц, участвующих в деле, поскольку суд сам не является субъектом доказывания и соответственно не должен привлекать по собственной инициативе участников процесса.
При разрешении дел в арбитражном процессе арбитражные суды также осуществляют косвенный контроль за нотариальными актами, например, арбитражный суд вправе отказать в обращении взыскания на заложенное недвижимое имущество вследствие дефектов договора ипотеки, отсутствия каких-либо его существенных условий, делающих договор ипотеки недействительным. Однако прямого контроля за действиями нотариусов арбитражные суды осуществлять не вправе, равно как и привлекать их к участию в деле в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельных требований на предмет спора, поскольку споры с участием нотариусов арбитражным судам неподведомственны.
Тема 6. Нотариальное делопроизводство. Формы нотариальных документов
6.1. Делопроизводство в нотариальной конторе: понятие и содержание
Делопроизводствоозначает ведение канцелярских дел.
Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами РФ и имеет ряд отличительных признаков.
1. Осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными Минюстом РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.
2. Ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов.
3. Нотариус имеет личную печать, штампы удостоверительных надписей, личные бланки и бланки государственной нотариальной конторы.
4. Контроль за исполнением правил нотариального производства нотариусом, работающим в государственной нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой – органы юстиции совместно с нотариальными палатами.
Нотариальное делопроизводство состоит из:
– регистрации нотариальных действий, предполагающей строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;
– заполнения нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;
– ведения делопроизводства, включающего в себя оформление журналов, нарядов и книг, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР утвержденной Приказом Министерства Юстиции РСФСР от 19 августа 1976 г., которая сохраняет юридическую силу в настоящее время и применяется как государственными, так и частнопрактикующими нотариусами.
Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, отдельные нотариальные действия записываются и в другие книги учета.
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения записей нотариальных действий составляет 75 лет
Такой учет, во-первых: облегчает работу самим нотариусам, а во-вторых, исключает возможность противозаконных действий (например, принятие заявлений задним числом), в-третьих, необходим для поиска данных в будущем при совершении нотариальных действий.
Все нотариусы РФ ведут следующие алфавитные книги учета: завещаний; закрытых завещаний; запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на имущество; депозитных операций и лицевых счетов депонентов; заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества; ценностей при принятии мер к охране наследуемого имущества; наследственных дел.
Все книги должны быть прошиты, а листы пронумерованы. На обратной стороне последнего листа должно быть указано количество пронумерованных и прошитых листов в книге.
Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица (органа юстиции или нотариальной палаты) и соответствующей печатью.
Также в делопроизводстве каждого нотариуса должны быть:
– журнал регистрации входящей корреспонденции;
– журнал регистрации исходящей корреспонденции;
– журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы;
– разносная книга для местной корреспонденции;
– книга жалоб и предложений;
– контрольная картотека.
Необходимо разграничивать понятия нотариального производства и нотариального делопроизводства.
Так нотариальное производство – это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала и до стадии обжалования.
Нотариальное делопроизводство означает как учет документов, так и контроль за их исполнением в нотариальной государственной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой. Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру включаются все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, реестры, книги, журналы.
Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами РФ и имеет ряд отличительных признаков.
1. Осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными Минюстом РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.
2. Ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов.
3. Нотариус имеет личную печать, штампы удостоверительных надписей, личные бланки и бланки государственной нотариальной конторы.
4. Контроль за исполнением правил нотариального производства нотариусом, работающим в государственной нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой – органы юстиции совместно с нотариальными палатами.
Нотариальное делопроизводство состоит из:
– регистрации нотариальных действий, предполагающей строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;
– заполнения нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;
– ведения делопроизводства, включающего в себя оформление журналов, нарядов и книг, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР утвержденной Приказом Министерства Юстиции РСФСР от 19 августа 1976 г., которая сохраняет юридическую силу в настоящее время и применяется как государственными, так и частнопрактикующими нотариусами.
Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, отдельные нотариальные действия записываются и в другие книги учета.
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения записей нотариальных действий составляет 75 лет
Такой учет, во-первых: облегчает работу самим нотариусам, а во-вторых, исключает возможность противозаконных действий (например, принятие заявлений задним числом), в-третьих, необходим для поиска данных в будущем при совершении нотариальных действий.
Все нотариусы РФ ведут следующие алфавитные книги учета: завещаний; закрытых завещаний; запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на имущество; депозитных операций и лицевых счетов депонентов; заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества; ценностей при принятии мер к охране наследуемого имущества; наследственных дел.
Все книги должны быть прошиты, а листы пронумерованы. На обратной стороне последнего листа должно быть указано количество пронумерованных и прошитых листов в книге.
Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица (органа юстиции или нотариальной палаты) и соответствующей печатью.
Также в делопроизводстве каждого нотариуса должны быть:
– журнал регистрации входящей корреспонденции;
– журнал регистрации исходящей корреспонденции;
– журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы;
– разносная книга для местной корреспонденции;
– книга жалоб и предложений;
– контрольная картотека.
Необходимо разграничивать понятия нотариального производства и нотариального делопроизводства.
Так нотариальное производство – это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала и до стадии обжалования.
Нотариальное делопроизводство означает как учет документов, так и контроль за их исполнением в нотариальной государственной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой. Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру включаются все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, реестры, книги, журналы.
6.2. Формы реестров. Регистрация нотариальных действий
В соответствии с законодательством, все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.
В соответствие со ст. 51 Основ формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются министерством юстиции РФ.
В настоящее время действуют указания по заполнению реестров при совершении нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах, содержащихся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные действия, должен быть надлежащим образом оформлен.
В зависимости от объема работы и количества сотрудников нотариальной конторы может вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс.
Номер индекса сохраняется без изменения в течение года. Например, № 1.1; № 1.2; № 1.3, где вторая цифра обозначает порядковый номер.
Реестры должны быть пронумерованы, прошнурованы, количество листов скреплено печатью и подписью (государственной конторы – работником органа юстиции, частный нотариус – работником нотариальной палаты).
В графе № 1 – указывается порядковый номер нотариального действия с начала года.
В графе № 2 – дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформлено государственной нотариальной конторой.
В графе № 3 – указывается Ф.И.О. и места жительства граждан, наименования юридического лица, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указывается фамилии, имена, отчества граждан подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписываться, а также переводчиков.
В графе № 4 – указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, год рождения лица в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
В графе № 5 – «Вид сделки», при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, Ф.И.О. гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан, и дата его выдачи.
Если в наличии несколько копий, то указывается число соответствующих экземпляров.
Если выдается несколько исполнительных надписей, то указывается лишь общее количество.
В графе № 6 – указывается общая сумма взыскиваемой госпошлины за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, копий документов. В случае необходимости указывается «от уплаты госпошлины освобожден на основании…(каком)»
В графе № 7 – роспись лица, получившего нотариально оформленные документы.
В соответствие со ст. 51 Основ формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются министерством юстиции РФ.
В настоящее время действуют указания по заполнению реестров при совершении нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах, содержащихся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные действия, должен быть надлежащим образом оформлен.
В зависимости от объема работы и количества сотрудников нотариальной конторы может вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс.
Номер индекса сохраняется без изменения в течение года. Например, № 1.1; № 1.2; № 1.3, где вторая цифра обозначает порядковый номер.
Реестры должны быть пронумерованы, прошнурованы, количество листов скреплено печатью и подписью (государственной конторы – работником органа юстиции, частный нотариус – работником нотариальной палаты).
В графе № 1 – указывается порядковый номер нотариального действия с начала года.
В графе № 2 – дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформлено государственной нотариальной конторой.
В графе № 3 – указывается Ф.И.О. и места жительства граждан, наименования юридического лица, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указывается фамилии, имена, отчества граждан подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписываться, а также переводчиков.
В графе № 4 – указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, год рождения лица в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
В графе № 5 – «Вид сделки», при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, Ф.И.О. гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан, и дата его выдачи.
Если в наличии несколько копий, то указывается число соответствующих экземпляров.
Если выдается несколько исполнительных надписей, то указывается лишь общее количество.
В графе № 6 – указывается общая сумма взыскиваемой госпошлины за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, копий документов. В случае необходимости указывается «от уплаты госпошлины освобожден на основании…(каком)»
В графе № 7 – роспись лица, получившего нотариально оформленные документы.
6.3. Удостоверительные подписи и формы свидетельств: порядок заполнения
Если проанализировать всю нотариальную деятельность, то можно выделить три основных действия, это:
– удостоверение;
– свидетельствование;
– выдача документов.
В соответствии со ст. 46 Основ, удостоверительная надпись нотариусом выдается в следующих случаях:
– при удостоверении сделок;
– при свидетельствовании верности копий документов и выписок из них;
– подлинности подписи на документах;
– верности перевода документов с одного языка на другой;
– при удостоверении времени предъявления документов:
– при предъявлении чека к платежу (удостоверяется подпись о платеже и о неплатеже)
– при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога;
Свидетельства выдаются:
– при подтверждении права наследования;
– права собственности;
– удостоверения фактов нахождения гражданина живым и в определенном месте;
– тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
– при подтверждении полномочий душеприказчика;
– в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу.
Выдаются следующие документы:
– при наложении запрещения отчуждения имущества выдается документ «запрещение»;
– акт о морском протесте;
– акт о протесте векселя в неплатеже, неакцепте, не датировании акцепта;
– акт экспертизы;
– исполнительные подписи;
– нотариально удостоверенная копия протокола после вскрытия закрытого завещания;
– дубликаты, копия.
Поскольку все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции РФ.
Такие формы утверждены 10 апреля 2002 года, всего 72 формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и иных актов (Российская газета от 24.04.2002)
Каждый нотариус имеет личную печать с изображением государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения.
Как правило, удостоверение надписи используются в виде штампов.
Нотариальные документы изготавливаются на чистых листах бумаги, личных бланках и бланках государственного образца.
– удостоверение;
– свидетельствование;
– выдача документов.
В соответствии со ст. 46 Основ, удостоверительная надпись нотариусом выдается в следующих случаях:
– при удостоверении сделок;
– при свидетельствовании верности копий документов и выписок из них;
– подлинности подписи на документах;
– верности перевода документов с одного языка на другой;
– при удостоверении времени предъявления документов:
– при предъявлении чека к платежу (удостоверяется подпись о платеже и о неплатеже)
– при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога;
Свидетельства выдаются:
– при подтверждении права наследования;
– права собственности;
– удостоверения фактов нахождения гражданина живым и в определенном месте;
– тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
– при подтверждении полномочий душеприказчика;
– в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу.
Выдаются следующие документы:
– при наложении запрещения отчуждения имущества выдается документ «запрещение»;
– акт о морском протесте;
– акт о протесте векселя в неплатеже, неакцепте, не датировании акцепта;
– акт экспертизы;
– исполнительные подписи;
– нотариально удостоверенная копия протокола после вскрытия закрытого завещания;
– дубликаты, копия.
Поскольку все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции РФ.
Такие формы утверждены 10 апреля 2002 года, всего 72 формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и иных актов (Российская газета от 24.04.2002)
Каждый нотариус имеет личную печать с изображением государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения.
Как правило, удостоверение надписи используются в виде штампов.
Нотариальные документы изготавливаются на чистых листах бумаги, личных бланках и бланках государственного образца.
6.4. Порядок и место совершения нотариальных действий
Согласно Основам, нотариус для совершения нотариальных действий должен иметь свое рабочее место в пределах нотариального округа, в который он назначен на должность.
Нотариальный округ– территория деятельности нотариуса, устанавливающаяся в соответствии с административно-территориальным делением государства. В городах, имеющих районное или иное административно-территориальное деление, нотариальным округом является вся территория соответствующего города (Москва, Санкт-Петербург являются едиными нотариальными округами).
Территория деятельности нотариуса может быть изменена совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты.
В пределах своего округа нотариус выполняет все действия, также удостоверяет все документы, с которыми к нему обращаются граждане. Однако некоторые действия законодатель предусматривает совершать в определенном месте и определенным нотариусом. Например:
› выдача свидетельства о праве на наследство;
› принятие мер к охране наследуемого имущества – относится к компетенции государственного нотариуса и только при их отсутствии в округе – к частнопрактикующим нотариусам (ст.36 Основ);
› договор о возведении жилого дома на отведенном земельном участке удостоверяется нотариусом по месту отвода земельного участка;
› удостоверение договора об отчуждении жилого дома, квартиры, дачи, садового дома, гаража, а также земельного участка производится по месту нахождения указанного имущества (ст.56 Основ);
› выдача свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе по совместному заявлению супругов производится по месту нахождения этого имущества (ст.75 Основ)
› принятие в депозит денежных сумм и ценных бумаг производится нотариусом по месту исполнения обязательства (ст.87 Основ);
› предъявление чека к платежу и удостоверение неоплаты чека – производится по месту нахождения плательщика (ст.96 Основ);
› если существуют разногласия между законом РФ и международным договором о порядке совершения нотариальных действий, то применяется нормы международного договора (ст.109 Основ)
В соответствии со ст. 13 Основ, совершение нотариусом нотариальных действий за пределами своего нотариального округа не влечет за собой признания недействительным этого действия.
Нотариус вправе выехать в другой нотариальный округ для удостоверения завещания, в случае тяжелой болезни завещателя при отсутствии в нотариальном округе в это время нотариуса.
Нотариальный округ– территория деятельности нотариуса, устанавливающаяся в соответствии с административно-территориальным делением государства. В городах, имеющих районное или иное административно-территориальное деление, нотариальным округом является вся территория соответствующего города (Москва, Санкт-Петербург являются едиными нотариальными округами).
Территория деятельности нотариуса может быть изменена совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты.
В пределах своего округа нотариус выполняет все действия, также удостоверяет все документы, с которыми к нему обращаются граждане. Однако некоторые действия законодатель предусматривает совершать в определенном месте и определенным нотариусом. Например:
› выдача свидетельства о праве на наследство;
› принятие мер к охране наследуемого имущества – относится к компетенции государственного нотариуса и только при их отсутствии в округе – к частнопрактикующим нотариусам (ст.36 Основ);
› договор о возведении жилого дома на отведенном земельном участке удостоверяется нотариусом по месту отвода земельного участка;
› удостоверение договора об отчуждении жилого дома, квартиры, дачи, садового дома, гаража, а также земельного участка производится по месту нахождения указанного имущества (ст.56 Основ);
› выдача свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе по совместному заявлению супругов производится по месту нахождения этого имущества (ст.75 Основ)
› принятие в депозит денежных сумм и ценных бумаг производится нотариусом по месту исполнения обязательства (ст.87 Основ);
› предъявление чека к платежу и удостоверение неоплаты чека – производится по месту нахождения плательщика (ст.96 Основ);
› если существуют разногласия между законом РФ и международным договором о порядке совершения нотариальных действий, то применяется нормы международного договора (ст.109 Основ)
В соответствии со ст. 13 Основ, совершение нотариусом нотариальных действий за пределами своего нотариального округа не влечет за собой признания недействительным этого действия.
Нотариус вправе выехать в другой нотариальный округ для удостоверения завещания, в случае тяжелой болезни завещателя при отсутствии в нотариальном округе в это время нотариуса.