Страница:
date/ at your earliest convenience
next week/ a specific date
at the present time/ at this writing
that
of
with
prior to
with
requested
of
that
135
| kindly | please |
| of recent date | recent |
| partly | person/ a specific name |
| subsequent to | after/ since |
| the writer/ the undersigned | I/ me |
| up to this writing | untill now |
А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй
вариант отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of
your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells
camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we
deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who
carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь:
"упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо
"deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking forward to your
early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interest
НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We
look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you
for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.
136
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must
return your check.
As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito.
products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community
who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve
you.
Sincerely yours...
Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее.
Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую
атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа:
"your error/your failure". Если написать Because you have refused to pay
your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет
выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because
the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your
credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон
письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и
вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и
тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела.
(Шутка.)
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное "please"
или "thank you". Вместо We have received your order лучше написать Thank
you for your recent order, вместо безличного Checking our records we
have verified the error in your September bill -- Please accept our
sincere apologies for the error in your September hill.
Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет
непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость
-- это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К
примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой
формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает
понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и "we", но
уж если вы их употребляете, то учтите следующее:
137
пишите "1" -- когда говорите от себя лично, a "we" -- когда говорите от
лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения "our company" --
все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я"
постоянно называл себя полным именем...
Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем
письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком
снисходительным.
Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает
второй вариант более личным.
Вариант первый:
Dear Ms Mitchell,
Having conducted our standard credit- investigation we have concluded
that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad
credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge
accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at
Alien's on a cash basis.
Вариант второй:
Dear Miss Mitchell,
I am sorry to inform you that your application for an Alien's charge
account has been turned down.
Our credit department believes that because of your current obligations
additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We
will be delighted of course to reconsider your application in the future
should your financial responsibilities be reduced.
Untill then we hope you will continue to shop at Alien's where EVERY
customer is our prime concern.
Sincerely Yours...
ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА
Хорошее деловое письмо должно быть хорошо спланировано и построено. Что
я имею в виду? Вам необходимо заранее определить все, что вы хотите сказать,
отметить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и
доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все
детали, которые вам важны. Проверьте свой черновик: все ли к месту? Ведь
адресат должен получить только необходимую информацию. Для лучшего понимания
фактов, причин и пояснений, а также для усиления эмоциональности можно
воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Иными
словами, говорите все, что поможет вам получить желаемый ответ. Только не
переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы должны чувствовать, когда
надо закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, получилось слишком уж
коротким, не поддавайтесь искушению заполнить чистое пространство листа или
Дополнить предложения. Ошибкой является также повторение одной и той же
мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
Если вы уже поблагодарили своего адресата, то можете испортить
логический строй письма, написав в конце "Thank you again". Хотя могут быть
и исключения. Вот как, к примеру, вполне вежливо,
139
тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в
одной диснеевской компании, в которую я, четверокурсник иняза, в свое время
(вот был нахал!) пытался влезть.
Dear Mr. Goldencov,
Thank you for sending us your resume regarding our employment
opportunities here at the European Creative Center.
Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our
available positions. We will however, keep your name on file for future
reference.
Thank you again for your interest in our company, and best of luck to
you in your job search.
Kindest regards,
Pamela Young
Office Coordinator
Здесь, как видим, "thank you" повторяется два раза, но, на мой взгляд,
письмо от этого не пострадало. Просто Памела Янг в вежливой манере
подчеркивает: ей, действительно, было приятно, что на какой-то там
французский филиал "Дисней Компани" обратил внимание аж советский (дело было
в 1990 году ) студент.
Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная
информация. Но тут нужно действовать'осторожно, чтобы только лишь
подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой
дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в
сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным
сообщением, которое заканчивается:
Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins
next week with three preview days for our special charge customers.
Избегайте различных излишеств. К примеру:
Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the
threepiece luggage ensemble in your fall catalog.
140
В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а
не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:
I have received your invitation inviting me to participate in your
annual Conference.
Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то
пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the
green-colored carpet или the carpet that is green in color. -Зеленый -- это
уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.
А теперь посмотрите на следующий образец.
If we cooperate together the project will be finished quickly.
"Cooperate" уже означает "вместе", поэтому слово "together" не нужно. И
вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите.
Так, вместо "as a result" можно написать "because", a вместо "as otherwise"
-- "otherwise".
"Разговорные" приставки "up/on/off..." не употребляются в деловых
письмах. Пишите не connect up/continue on, но connect/continue... Не Mr
Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job
efficiently. Короче и понятнее.
Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение
лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во
втором.
Вариант первый:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me
to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I
feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received
your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself
completely for the speech.
Yours truly...
141
Вариант второй:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation to speak to the
National Association of Secretaries.
Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not
have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.
I will be happy to address your organization on another occasion if you
give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.
Sincerely Yours
Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте
внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания
быть предельно краткими опускают артикли "the", "a", "an" и предлоги, а
получается вот что: Please send order special delivery.
Единственное, чего здесь добился приверженец "телеграфного" стиля,
опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто встретить в
заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного
обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special
delivery.
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь,
чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью .было перед глазами клиента.
Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где
законы деловой переписки те же.
НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше
послание содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из серьезных
вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем
случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы
вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными
"да"или "нет").
142
Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть "одноядерным". Если вы
только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или
аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной.
Лучше напишите позже еще одно письмо.
ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое
зависит, и вам надо уметь себя преподнести.
На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое
еще называют "data sheet" или "vita", куда входит перечисление всех ваших
достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы
закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих
мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего
места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный
момент -- это ваше письмо-запрос, где вы -- как бы и продавец, и товар
одновременно. В вашем письме-applications, как и в резюме, но уже в более
развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте
работы... Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applications
бывают двух видов. Первый вид -- это письмо-ходатайство. Его вы пишете, если
отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна
присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это
самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:
143
Rebecca Sprau
2544 South Fruitsnake Road
Land Haute,- Indiana 54267
May 4, 1996
Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786
April 25, 1996
Dear Mr. Smith,
Having served for the past several years as the sole secretary of a
private business, I would like to apply for the position of executive
secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.
As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was
directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were
generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking
dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's
appointments and telephone-calls.
Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy
responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive
secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your
expectations.
I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my
qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your
convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.
Sincerely Yours
Rebecca Spraut
Вторая разновидность application -- это
"неходатайственное" письмо. Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете
работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно
должно
144
содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал
вам обратиться в данную компанию. К примеру:
Dear Sir,
This month I completed a three year course of study Tourism and Travel
at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert
Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.
Ну, а в остальном все, как и
в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как
составляется резюме.
Olga Smirnov
2300 West Fruitbridge Rd.
Send Terre, Indiana 47811
(521) 777 12 48
CAREER OBJECTIVE:
to obtain a position as an secretary with a large corporation.
WORK EXPERIENCE:
March 1995 Secretary, the Benlow Corporation.
to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.
Responsible for general running of the
office of small private firms.
October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O' Roum,
March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.
July 1991 to
File Clerk, Ajax Insurance Company,
October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.
EDUCATION:
September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.
July 1991
Courses in typing,. Filing, Gregg
shorthand, and business machines operation.
Central High School, Berne, Indiana.
Diploma, July 1989.
SPECIAL SKILLS:
typing -- 70 w. p.m.
shorthand - 120 w. p. m.
Languages -- French, Russian
145
В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о том, какую
работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе
WORK. EXPERIENCE, начиная с последнего и заканчивая самым первым, вы
перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с
указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое время
трудились. Колонка EDUCATION -- это, понятно, сведения о вашем образовании:
укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили. Если служили в
армии, то укажите и это под отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру:
ARMY SERVICE
May 1981 to June 1983 private
Если не хотите выделять свою армейскую службу, то и не надо. Проверять
все равно никто не будет. Ну, а под заголовком SPECIAL SKILLS указывайте
все, что вы умеете делать и чем можете похвастаться: печатать, по-испански
говорить, из спортивного лука стрелять... В конце резюме под заголовком
REFERENCE можете приложить список тех, кто дал вам рекомендательные
письма-характеристики с указанием имени, телефона или же адреса. Это вовсе
не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая: "Кто вы и правда ли
все, что написано?". Просто ваш "референс" будет выглядеть вполне
убедительным. Вспомните то, что я вам уже говорил: все наши важные печати
очень часто не имеют для американцев никакого значения. Хотя присутствие
печати, может быть, и нелишне, особенно если печать стоит под документом из
серьезного государственного учреждения, посольства, консульства...
ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ
Ради Бога, не надо писать с канцелярской точностью, в каком году и
месяце вы пошли в школу, вступили в пионеры, поступили в институт и так
далее. Все эти сухие статистические данные уже есть в вашем резюме. Основная
же цель биографии (если, конечно же, такая требуется) -- это просто
познакомиться с вами поближе как с личностью,
146
проверить вашу речь... Вам же нужно всего лишь расслабиться и написать
биографию в виде рассказа, изложить свою жизнь, возможно, даже с шутками. Не
забывайте, что у BIOGRAPHY -- те же цели и задачи, что и у "апликейшн
форм",-- расположить к себе того, кто будет читать вашу бумагу. Вот
посмотрите:
I was born in a pretty cozy Bogodukhov town, that is out of Kharkov
city, Ukraine.
As my father military officer we travelled a lot all of Soviet Union
around. So I spent my green years first in East Germany that influenced,on
me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to live in
Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and fell
in love with rock music.
After I finished the school, I failed my enter exams to the High School
and joined the Army. Compulsary Army you know.
In two years my military service was over and I' ve been working at the
plant for two years too, and then, in 1986, I've finally entered the Minsk
State Pedagogical Institute(recently Linguistic University) for Foreign
Languages where I have met my real friends, studied English and French, was
going for Archery and founded a local student theater and paper...
Я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам
из "Рейтера". Мы привыкли писать уж очень казенно и сухо, чего, как видите,
в данном случае не требуется.
Теперь о характеристиках, или REFERENCE. И вновь
забудьте обо всех наших советских штучках типа "Товарища Иванова я знаю как
принципиального коммуниста, правильно понимающего политику партии и
правительства...". Характеристика, как и иная документация, лучше
воспринимается англичанами и американцами, будучи подана в несколько
игривом, дружеском тоне. Не нужно быть многословным и скрупулезным
в фактах. Следует подчеркнуть достоинства и позитивный опыт работы, выделить
определенные черты человека. Короче, посмотрите сами.
147
REFERENCE June 21, 1994
Ms. Roberta Vasqez
The Vasqez Travel Agency
4765 Broadway
New York, NY 10032
Dear Ms. Vasqez,
I am happy to provide the information you requested regarding Jim Cash,
with understanding that this information will be confidential.
Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant in my store
since September 1992. He has always been willing to work odd hours,
including weekends and holidays, and has proven to be a hardworking and
trustworthy employee.
Sincerely Yours,
Brian Muller
Proprietor
Это, по-моему, очень удачный пример хорошего "референс". Сжато и вполне
убедительно.
Следующий подраздел писем-характеристик -- это рекомендательные письма.
Они отличаются от "референс" тем, что если в первых вы просто сообщаете
информацию о человеке, как о хорошем специалисте, то здесь вы, естественно,
рекомендуете его: в конце письма добавляете или даете понять, что без этого
парня компания просто пропадет. Ну, примерно так:
Therefore, I can recommend Mr. Cash, without any hesitation for the
position of your travel agency.
Рекомендательное письмо в принципе только этой деталью и отличается от
"референс", а точнее, вашей личной рекомендацией в конце, как только что
было показано в примере. И характеристика, и рекомендация должны включать
обоснование цели письма и перечисление, по возможности, всех должностных
обязанностей и вы-
148
дающихся качеств того, кому дают эту характеристику или рекомендацию.
Таковы основные принципы составления документации, касающейся вашего
трудоустройства. Мы не затронули разнообразные анкеты. Но там от вас
требуется только поставить крестик или галочку в нужной клеточке или писать
только то, о чем конкретно спрашивается.
ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ
Любой человек, мало-мальски занимающийся бизнесом и сотрудничающий с
заграничными партнерами, хочет он того или нет, пишет массу писем-запросов.
Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной
информации и т.д. и т.п. Учтите: ваш такт и ваша вежливость могут стать
решающим фактором сотрудничества. Если хотите, чтобы вас быстро и правильно
поняли, не забывайте учитывать, что ваш запрос должен быть:
а) краток и специфичен: точно по теме;
б) обоснован;
в) с законченной аккуратно изложенной информацией. Составляйте письмо
так, чтобы вашему адресату легко было на него отвечать. Иначе... Вот видите,
что получилось:
Dear Sir,
Please send us information about your office copies so that we will
know whether one would be-suited to our type of business.
Yours truly,
Это тот самый случай, когда краткость -- не сестра таланта, а куда
более дальняя родственница. Автор послания, как говорится, с водой выплеснул
и ребенка. Ни один американский бизнесмен, получив такое письмо, не поймет,
что же именно клиенту нужно, какие конкретно копировальные машины, его
интересуют, хотя у фирмы, возможно, этих копировальных машин пруд пруди.
Единственное, что здесь может сделать бизнесмен, так это просто выслать
клиенту каталог всех имеющихся машин без всякого совета или объяснения, что
и как лучше использовать (а западные службы тем и отличаются от наших , что
им не лишь бы продать, но продать именно то, что покупателю необходимо).
Если уж вы и просите выслать вам список ксероксов, к примеру, то укажите,
какие ксероксы вам нужны, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько
предположительно людей будет ими пользоваться и как часто... Короче,
сообщите все необходимые
149
детали, без учета которых ваш ксерокс вскоре превратится в груду
металлолома, а вы будете возмущаться, что вам продали "какую-то рухлядь". А
дело-то в том, что вы машину неправильно эксплуатировали. Не знаю, как
сейчас, но раньше, еще пару-тропку лет назад, так оно почти всегда и было.
Закупает предприятие оборудование, а оно не. работает, потому что под него
нужны соответствующие материалы либо рабочий-немец... "Мелкие детали" никто
не выясняет, зато потом клянут всех и вся, вот, мол, какие деньги на ветер
выбросили. В то же время вам любой американский продавец лазерного принтера
скажет, что ту бумагу, которую вы в него закладывали, принтер в жизнь не
возьмет, потому как она чуть ли не оберточная, а хорошей машине нужна бумага
хорошего качества.
Ну ладно, с критикой покончено. Давайте теперь посмотрим правильный
пример письма-запроса.
W&M WILLIAMS & MAHONEY, INC. 1986
Wenson Street, Bronx, New York l0739
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -
April 1, 1995
RFG Manufacturing Agency
4087 Nine Avenue
New York, New York 10056
Dear Sir or Madam,
We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal
year. We would like to conside'r an RFG copier and wonder if you have a
model that suit our needs.
Our office is small, and a copier would generally be used by only three
secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine
that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run
off more than 25 copies at any time.
We would also like to know about your warranty and repair service.
Since our fiscal year ends June 30, 1995 we hope to hear from you soon.
Sincerely yours,
150
Обратите внимание, как легко адресату будет отвечать на это письмо где
изложены все нюансы дела по требуемым копировальным машинам. Здесь дана
четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет быстро и без труда
предложить вам искомое. Вообще не стоит поступать так, как сделала одна
леди, приславшая заказ на флюгер для ее нового гаража и указавшая лишь цену
из каталога, что попался ей на глаза.
Dear Sirs,
Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for
$34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a
wonderful finishing touch.
He надо писать, для чего вам нужен флюгер, это совсем неинтересно там,
на той стороне. Опишите лучше размеры, цвет и другие необходимые параметры:
Dear Sirs,
I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 21, and
would like to order the following weather vane:
Model EPC-18 eagle with arrow, copper $34. 95.
I would . like the weather vane sent to the above address by parcel
post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my
VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).
Yours Truly.
Многие компании используют для заказов специальные бланки-формы, где
вам нужно лишь заполнить пустые места. Но тем не менее всегда есть какие-то
моменты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте,
что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:
1. название товара,
2. его номер (по каталогу),
3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),
4. описание (размер, цвет, вес, материал...),
5. цена,
151
6. возможная скидка,
7. налог,
8. способ оплаты,
9. способ доставки,
10. желаемая дата доставки и адрес,
11. если вы отвечаете на рекламу или объявление, то не забудьте указать
тот источник, где вы раздобыли информацию.
Вот все более или менее необходимые требования к письмам-запросам.
ДРУГИЕ ПИСЬМА
Письма вдогонку -- именно так я перевел бы, хотя, может быть, и не
совсем точно, письма, которые приходят к вам уже после телефонного или
другого устного соглашения с партнером. По-английски это
FOLLOW-UP -- подтверждение в письменном виде того, что было
обсуждено устно. На Западе Follow-up -- это что-то вроде акта вежливого
напоминания о том, что договоренность не забыта.
October 10, 1994
Ms Christine Salls&Wright
65 Onigus Road
Walker, Minnesota 56743
Dear Ms Salls,
We are pleased that you will be participating in the Ecology Colloquium
sponsored by the Committee to Keep Minnesota Green.
As we discussed in our telephone conversation this morning, the
Colloquium will take place on October 29 in the convention room at the
Blackduck Inn.
The Colloquium will begin with the keynote at 10:30 A. M. At 11:00, you
will join our other guests of honor in a debate on the topic. The Cost Of
Conservation: Public or Private Responsibilities.
Following the debate, luncheon will be served in the main dining room,
where you will, of course, be a guest of the Committee.
Along with other members I am looking forward to our meeting on the
29th.
Sincerely Yours.
Так что не пугайтесь, если спустя эдак две недели или месяц (примерно в
таком режиме работает наша почта) после телефонных переговоров с вашим
коллегой по бизнесу к вам придет письмо с давно просроченным и канувшим в