Страница:
В Инструкции после характеристики каждого синтетического счета дана типовая схема корреспонденции его с другими синтетическими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, предприятия могут дополнять ее, соблюдая основные методологические принципы ведения бухгалтерского учета, установленные Инструкцией.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (табл. 3.2) и Инструкция по его применению утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
Таблица 3.2. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций
Принципы, правила и способы ведения организациями бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др., в том числе признания, оценки, группировки, устанавливаются положениями и другими нормативными актами, методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета. Этим определено место Плана счетов бухгалтерского учета в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации как документа, который имеет методический, рекомендательный характер.
3.5. Метод двойной записи
3.6. Оборотные ведомости
3.7. Инвентаризация
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (табл. 3.2) и Инструкция по его применению утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
Таблица 3.2. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций
3.5. Метод двойной записи
Метод двойной записи основывается на балансовом равновесии, заключающемся в сопоставлении уравновешивающих друг друга систем показателей (ресурсы и их использование, производство и потребление, денежные доходы и расходы и т. п.).
Двойная запись на счетах бухгалтерского учета заключается в следующем: всякая хозяйственная операция затрагивает два счета (две статьи баланса) и поэтому должна записываться дважды – в дебет одного счета и в кредит другого. Причем записи на счетах производятся таким образом, что дебет одного счета может быть взаимосвязан с кредитом одного или нескольких счетов, а кредит одного счета – с дебетом одного или нескольких счетов в одинаковых суммах.
Благодаря методу двойной записи объекты бухгалтерского учета получают отражение на счетах во взаимной связи, что имеет важное значение для контроля.
Процедура определения счетов, затрагиваемых данной хозяйственной операцией, и последующего отражения в этих счетах суммы произведенной операции называется бухгалтерской проводкой – сумма операции как бы проводится от счета к счету.
Бухгалтерская проводка составляется только на основании документов. Для составления бухгалтерской проводки по какой-либо хозяйственной операции необходимо:
– определить сущность происходящих в результате операции изменений в хозяйственных средствах предприятия;
– по Плану счетов выбрать счета, по дебету и кредиту которых должна быть записана сумма данной хозяйственной операции.
Связь между счетами, возникающая при двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникает такая связь, называются корреспондирующими счетами.
В результате обработки документов бухгалтер устанавливает корреспонденцию счетов, указывая дебетуемый и кредитуемый счета. Проводка (корреспонденция) может быть простой, если на основании документа по операции указываются два счета, и сложной – при участии трех и более счетов.
Многообразие хозяйственных операций, совершаемых на предприятии, оказывает влияние на величину имущества и источников его образования. Одни операции изменяют состав средств, другие – источники этих средств, третьи увеличивают одновременно как состав средств, так и их источники, четвертые одновременно уменьшают то и другое. Это находит отражение в изменении статей баланса. Но, как бы ни были разнообразны эти изменения, у работников бухгалтерии не должно возникать затруднений в установлении корреспонденции счетов, в конечном итоге все они сводятся к четырем видам.
Первый вид хозяйственных операций вызывает изменения только в активе баланса: одна его статья увеличивается, другая – уменьшается на сумму хозяйственной операции, т. е. видоизменяется состав хозяйственных средств, их размещение. Итог баланса не изменяется.
Пример. С расчетного счета организации получены денежные средства на выплату заработной платы работникам в сумме 51 000 руб.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в двух объектах учета, учитываемых на активных счетах: в кассе произошло увеличение наличных денег на 51 000 руб., а на расчетном счете в банке произошло уменьшение денежных средств на 51 000 руб.
В связи с тем, что на активных счетах увеличение показывается в дебете, а уменьшение – в кредите, корреспонденция будет иметь вид:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 51 000 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Второй вид хозяйственных операций вызывает изменения только в пассиве баланса: одна его статья увеличивается, другая – уменьшается, т. е. видоизменяются источники хозяйственных средств. Итог баланса не изменяется.
Пример. На основании начисленной заработной платы работникам начислен налог на доходы в сумме 6600 руб.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в двух объектах учета, учитываемых на пассивных счетах: уменьшилась задолженность работникам по заработной плате на 6600 руб., увеличилась задолженность перед бюджетом на 6600 руб.
В связи с тем, что на пассивных счетах увеличение показывается в кредите, а уменьшение – в дебете, корреспонденция будет иметь вид:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 6600 руб.
Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 6600 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Третий вид хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону увеличения его статей. Итог баланса также увеличивается на сумму хозяйственной операции по активу и пассиву.
Пример. От поставщика получены материалы на сумму 100 000 руб., оплата за которые не произведена.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в двух объектах учета, учитываемых на активном и пассивном счетах.
«Материалы» – счет активный, поэтому увеличение запасов показывается в дебете, «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – счет пассивный, задолженность перед поставщиками увеличивается, поэтому ее показываем в кредите. Корреспонденция счетов будет иметь вид:
Дебет счета 10 «Материалы» 100 000 руб.
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 100 000 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Четвертый вид хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону уменьшения его статей. Итог баланса также уменьшится на сумму хозяйственной операции.
Пример. В соответствии с начисленными налогами переводим деньги в бюджет в сумме 6600 руб.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в сторону уменьшения в двух объектах учета, учитываемых на активном и пассивном счетах.
«Расчетные счета» – счет активный, поэтому уменьшение денежных средств показываем в кредите, а «Расчеты по налогам и сборам» – счет пассивный, поэтому уменьшение задолженности по налогам показываем в дебете. Корреспонденция счетов будет иметь вид:
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 6600 руб.
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 6600 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Все четыре вида хозяйственных операций можно выразить формулами, заменив буквенным выражением: А – актив, П – пассив, X – хозяйственная операция, повлекшая за собой изменения (увеличение или уменьшение).
Изменения, равные и противоположные по значению, произошли только в активе баланса.
Изменения, равные и противоположные по значению, произошли только в пассиве баланса.
Изменения произошли в активе и пассиве баланса в сторону увеличения.
Изменения произошли в активе и пассиве баланса в сторону уменьшения.
Двойная запись на счетах бухгалтерского учета заключается в следующем: всякая хозяйственная операция затрагивает два счета (две статьи баланса) и поэтому должна записываться дважды – в дебет одного счета и в кредит другого. Причем записи на счетах производятся таким образом, что дебет одного счета может быть взаимосвязан с кредитом одного или нескольких счетов, а кредит одного счета – с дебетом одного или нескольких счетов в одинаковых суммах.
Благодаря методу двойной записи объекты бухгалтерского учета получают отражение на счетах во взаимной связи, что имеет важное значение для контроля.
Процедура определения счетов, затрагиваемых данной хозяйственной операцией, и последующего отражения в этих счетах суммы произведенной операции называется бухгалтерской проводкой – сумма операции как бы проводится от счета к счету.
Бухгалтерская проводка составляется только на основании документов. Для составления бухгалтерской проводки по какой-либо хозяйственной операции необходимо:
– определить сущность происходящих в результате операции изменений в хозяйственных средствах предприятия;
– по Плану счетов выбрать счета, по дебету и кредиту которых должна быть записана сумма данной хозяйственной операции.
Связь между счетами, возникающая при двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникает такая связь, называются корреспондирующими счетами.
В результате обработки документов бухгалтер устанавливает корреспонденцию счетов, указывая дебетуемый и кредитуемый счета. Проводка (корреспонденция) может быть простой, если на основании документа по операции указываются два счета, и сложной – при участии трех и более счетов.
Многообразие хозяйственных операций, совершаемых на предприятии, оказывает влияние на величину имущества и источников его образования. Одни операции изменяют состав средств, другие – источники этих средств, третьи увеличивают одновременно как состав средств, так и их источники, четвертые одновременно уменьшают то и другое. Это находит отражение в изменении статей баланса. Но, как бы ни были разнообразны эти изменения, у работников бухгалтерии не должно возникать затруднений в установлении корреспонденции счетов, в конечном итоге все они сводятся к четырем видам.
Первый вид хозяйственных операций вызывает изменения только в активе баланса: одна его статья увеличивается, другая – уменьшается на сумму хозяйственной операции, т. е. видоизменяется состав хозяйственных средств, их размещение. Итог баланса не изменяется.
Пример. С расчетного счета организации получены денежные средства на выплату заработной платы работникам в сумме 51 000 руб.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в двух объектах учета, учитываемых на активных счетах: в кассе произошло увеличение наличных денег на 51 000 руб., а на расчетном счете в банке произошло уменьшение денежных средств на 51 000 руб.
В связи с тем, что на активных счетах увеличение показывается в дебете, а уменьшение – в кредите, корреспонденция будет иметь вид:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 51 000 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Второй вид хозяйственных операций вызывает изменения только в пассиве баланса: одна его статья увеличивается, другая – уменьшается, т. е. видоизменяются источники хозяйственных средств. Итог баланса не изменяется.
Пример. На основании начисленной заработной платы работникам начислен налог на доходы в сумме 6600 руб.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в двух объектах учета, учитываемых на пассивных счетах: уменьшилась задолженность работникам по заработной плате на 6600 руб., увеличилась задолженность перед бюджетом на 6600 руб.
В связи с тем, что на пассивных счетах увеличение показывается в кредите, а уменьшение – в дебете, корреспонденция будет иметь вид:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 6600 руб.
Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 6600 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Третий вид хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону увеличения его статей. Итог баланса также увеличивается на сумму хозяйственной операции по активу и пассиву.
Пример. От поставщика получены материалы на сумму 100 000 руб., оплата за которые не произведена.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в двух объектах учета, учитываемых на активном и пассивном счетах.
«Материалы» – счет активный, поэтому увеличение запасов показывается в дебете, «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – счет пассивный, задолженность перед поставщиками увеличивается, поэтому ее показываем в кредите. Корреспонденция счетов будет иметь вид:
Дебет счета 10 «Материалы» 100 000 руб.
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 100 000 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Четвертый вид хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону уменьшения его статей. Итог баланса также уменьшится на сумму хозяйственной операции.
Пример. В соответствии с начисленными налогами переводим деньги в бюджет в сумме 6600 руб.
В результате хозяйственной операции произошли изменения в сторону уменьшения в двух объектах учета, учитываемых на активном и пассивном счетах.
«Расчетные счета» – счет активный, поэтому уменьшение денежных средств показываем в кредите, а «Расчеты по налогам и сборам» – счет пассивный, поэтому уменьшение задолженности по налогам показываем в дебете. Корреспонденция счетов будет иметь вид:
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 6600 руб.
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 6600 руб.
Схема счетов будет выглядеть так:
Все четыре вида хозяйственных операций можно выразить формулами, заменив буквенным выражением: А – актив, П – пассив, X – хозяйственная операция, повлекшая за собой изменения (увеличение или уменьшение).
Изменения, равные и противоположные по значению, произошли только в активе баланса.
Изменения, равные и противоположные по значению, произошли только в пассиве баланса.
Изменения произошли в активе и пассиве баланса в сторону увеличения.
Изменения произошли в активе и пассиве баланса в сторону уменьшения.
3.6. Оборотные ведомости
Учетная информация, поступающая в течение месяца, оказывается разобщенной по многим счетам синтетического и аналитического учета.
Для ведения постоянного контроля за качеством (полнота и правильность) учетных записей и для обобщения данных учетной регистрации на счетах бухгалтерского учета на предприятии используют различные приемы, одним из которых является составление оборотных ведомостей. Оборотные ведомости также носят название оборотно-сальдовых, так как их составляют на основании данных счетов об оборотах за месяц и остатках (сальдо) на начало и конец месяца.
Посредством составления оборотных ведомостей по счетам синтетического и аналитического учета реализуется принцип тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета (п. 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете).
Оборотная ведомость представляет собой таблицу, в которой на каждый счет отводится отдельная строка, где записывают наименование и номер счета, сумму начального сальдо (дебетовое или кредитовое), сумму оборотов по дебету и кредиту, и выводится конечное сальдо (дебетовое или кредитовое). Оборотную ведомость составляют в конце месяца и в ней регистрируют обороты и остатки по всем работающим счетам.
Существуют оборотные ведомости по счетам синтетического (табл. 3.3) и аналитического учета.
Таблица 3.3. Форма оборотной ведомости по счетам синтетического учета
По итогам оборотной ведомости осуществляется проверка учетных записей на синтетических счетах. Так, по итоговой строке в оборотной ведомости должно быть три пары равенств:
1) остатки на начало отчетного периода по дебету и кредиту (гр. 3 и 4);
2) обороты по дебету и кредиту (гр. 5 и 6);
3) остатки на конец отчетного периода по дебету и кредиту (гр. 7 и 8).
Первое равенство показывает, что итоговая сумма всех средств предприятия на начало периода равна итоговой сумме источников этих средств. Эти цифры отражают баланс предприятия на начало периода (в приведенном примере 1250 = 1250).
Второе равенство вытекает из принципа двойной записи, при котором каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов, и если суммы не совпадают, то это свидетельствует об ошибках при записях по счетам бухгалтерского учета либо в подсчетах (55 750 = 55 750).
Третье равенство, так же как и первое, вытекает из равенства итогов средств и их источников и показывает баланс на конец отчетного периода (9400 = 9400).
В оборотной ведомости по синтетическим счетам содержатся обобщенные сведения о состоянии, изменении и остатках имущества и обязательств организации. Эти данные используются при составлении бухгалтерского баланса.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляют раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. По счетам аналитического учета применяют три формы оборотных ведомостей:
1) при ведении натурально-стоимостного учета;
2) при ведении учета только в денежном выражении;
3) при ведении учета по счетам расчетов с разными дебиторами и кредиторами. Если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме, что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета. Если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном, но и в натуральном или трудовом выражении, то показатели оборотных ведомостей по этим счетам приводятся также в стоимостном, натуральном или трудовом выражении.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета – свод оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, открытым к данному синтетическому счету. Для выявления допущенных ошибок на счетах (например, суммы могут быть записаны не на те счета, к которым они относятся) сверяют итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета с данными соответствующего синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Итоги оборотной ведомости по счетам аналитического учета должны равняться итогам по синтетическому счету.
Пример.
Предположим, что на начало месяца по дебету синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» числится:
– сумма 150 руб. – остаток неизрасходованных командировочных, выданных Кружкину Б. Б. В течение месяца с него удержано 100 руб., остаток на конец месяца составил 50 руб.;
– сумма 400 руб. – выданная Ложкину В. В. на представительские расходы. В течение месяца он представил авансовый отчет на сумму 250 руб. На конец месяца не возвращена сумма 150 руб.;
– в течение месяца Мискину А. А. на покупку канцелярских принадлежностей выдана сумма – 200 руб., за которую он отчитался.
Таким образом, на конец месяца за работниками предприятия числится задолженность в сумме 200 руб.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче (схема 3.11).
Схема 3.11. Взаимосвязь синтетического счета с аналитическими счетами
Для ведения постоянного контроля за качеством (полнота и правильность) учетных записей и для обобщения данных учетной регистрации на счетах бухгалтерского учета на предприятии используют различные приемы, одним из которых является составление оборотных ведомостей. Оборотные ведомости также носят название оборотно-сальдовых, так как их составляют на основании данных счетов об оборотах за месяц и остатках (сальдо) на начало и конец месяца.
Посредством составления оборотных ведомостей по счетам синтетического и аналитического учета реализуется принцип тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета (п. 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете).
Оборотная ведомость представляет собой таблицу, в которой на каждый счет отводится отдельная строка, где записывают наименование и номер счета, сумму начального сальдо (дебетовое или кредитовое), сумму оборотов по дебету и кредиту, и выводится конечное сальдо (дебетовое или кредитовое). Оборотную ведомость составляют в конце месяца и в ней регистрируют обороты и остатки по всем работающим счетам.
Существуют оборотные ведомости по счетам синтетического (табл. 3.3) и аналитического учета.
Таблица 3.3. Форма оборотной ведомости по счетам синтетического учета
1) остатки на начало отчетного периода по дебету и кредиту (гр. 3 и 4);
2) обороты по дебету и кредиту (гр. 5 и 6);
3) остатки на конец отчетного периода по дебету и кредиту (гр. 7 и 8).
Первое равенство показывает, что итоговая сумма всех средств предприятия на начало периода равна итоговой сумме источников этих средств. Эти цифры отражают баланс предприятия на начало периода (в приведенном примере 1250 = 1250).
Второе равенство вытекает из принципа двойной записи, при котором каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов, и если суммы не совпадают, то это свидетельствует об ошибках при записях по счетам бухгалтерского учета либо в подсчетах (55 750 = 55 750).
Третье равенство, так же как и первое, вытекает из равенства итогов средств и их источников и показывает баланс на конец отчетного периода (9400 = 9400).
В оборотной ведомости по синтетическим счетам содержатся обобщенные сведения о состоянии, изменении и остатках имущества и обязательств организации. Эти данные используются при составлении бухгалтерского баланса.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляют раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. По счетам аналитического учета применяют три формы оборотных ведомостей:
1) при ведении натурально-стоимостного учета;
2) при ведении учета только в денежном выражении;
3) при ведении учета по счетам расчетов с разными дебиторами и кредиторами. Если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме, что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета. Если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном, но и в натуральном или трудовом выражении, то показатели оборотных ведомостей по этим счетам приводятся также в стоимостном, натуральном или трудовом выражении.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета – свод оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, открытым к данному синтетическому счету. Для выявления допущенных ошибок на счетах (например, суммы могут быть записаны не на те счета, к которым они относятся) сверяют итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета с данными соответствующего синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Итоги оборотной ведомости по счетам аналитического учета должны равняться итогам по синтетическому счету.
Пример.
Предположим, что на начало месяца по дебету синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» числится:
– сумма 150 руб. – остаток неизрасходованных командировочных, выданных Кружкину Б. Б. В течение месяца с него удержано 100 руб., остаток на конец месяца составил 50 руб.;
– сумма 400 руб. – выданная Ложкину В. В. на представительские расходы. В течение месяца он представил авансовый отчет на сумму 250 руб. На конец месяца не возвращена сумма 150 руб.;
– в течение месяца Мискину А. А. на покупку канцелярских принадлежностей выдана сумма – 200 руб., за которую он отчитался.
Таким образом, на конец месяца за работниками предприятия числится задолженность в сумме 200 руб.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче (схема 3.11).
Схема 3.11. Взаимосвязь синтетического счета с аналитическими счетами
3.7. Инвентаризация
Инвентаризация (от лат. inventarium – опись имущества) – периодическая проверка наличия числящихся на балансе предприятия ценностей, их сохранности и правильности хранения.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризации подлежит все имущество предприятия (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Основными целями инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявление излишка или недостачи);
– документальное подтверждение наличия имущества и обязательств;
– определение фактического состояния имущества и его оценка;
– проверка правильности, своевременности и полноты отражения в учете обязательств.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу. Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной комиссии. Различают два вида проверок: натуральную и документальную.
Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.
При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами. В составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую или книжную проверку, которая представляет собой сопоставление записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (например, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).
Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 (далее – Методические указания). Для документального оформления инвентаризации применяются унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.
Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ о составе комиссии в виде приказа, постановления или распоряжения (форма ИНВ-22) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляют не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Методические указания предусматривают специальный порядок заполнения актов инвентаризации:
– инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Причем описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;
– наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей (исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами);
– в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются;
– на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия товаров и тары, в случае смены материально ответственных лиц, принявший товары и тару расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этих материальных ценностей.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Инвентаризация или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности или допущенные потери, хищения, недостачи. Если в результате инвентаризации обнаружены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей (недостача, излишек), то составляются сличительные ведомости (форма № ИНВ-19).
После выяснения причин отклонений (излишка или недостачи) и изучения полученных объяснений от материально ответственных лиц предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение.
Расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, выявленные при инвентаризации, регулируются в соответствии с п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:
– излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Этапы проведения инвентаризации отражены на схеме 3.12.
Схема 3.12. Этапы проведения инвентаризации
В случае выявления имущества, которое не числится в учете, его необходимо оприходовать: Дебет счета учета материальных ценностей (10, 41, 43 и т. д.), Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
Суммы выявленных на предприятии недостач и хищений материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на издержки производства (обращения) или отнесению на виновных лиц.
Следует иметь в виду, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 5.3 Методических указаний). То есть нельзя, например, зачесть излишки и недостачи по товарам разного наименования и разного количества.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризации подлежит все имущество предприятия (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Основными целями инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявление излишка или недостачи);
– документальное подтверждение наличия имущества и обязательств;
– определение фактического состояния имущества и его оценка;
– проверка правильности, своевременности и полноты отражения в учете обязательств.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу. Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной комиссии. Различают два вида проверок: натуральную и документальную.
Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.
При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами. В составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую или книжную проверку, которая представляет собой сопоставление записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (например, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).
Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 (далее – Методические указания). Для документального оформления инвентаризации применяются унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.
Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ о составе комиссии в виде приказа, постановления или распоряжения (форма ИНВ-22) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляют не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Методические указания предусматривают специальный порядок заполнения актов инвентаризации:
– инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Причем описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;
– наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей (исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами);
– в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются;
– на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия товаров и тары, в случае смены материально ответственных лиц, принявший товары и тару расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этих материальных ценностей.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Инвентаризация или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности или допущенные потери, хищения, недостачи. Если в результате инвентаризации обнаружены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей (недостача, излишек), то составляются сличительные ведомости (форма № ИНВ-19).
После выяснения причин отклонений (излишка или недостачи) и изучения полученных объяснений от материально ответственных лиц предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение.
Расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, выявленные при инвентаризации, регулируются в соответствии с п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:
– излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Этапы проведения инвентаризации отражены на схеме 3.12.
Схема 3.12. Этапы проведения инвентаризации
В случае выявления имущества, которое не числится в учете, его необходимо оприходовать: Дебет счета учета материальных ценностей (10, 41, 43 и т. д.), Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
Суммы выявленных на предприятии недостач и хищений материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на издержки производства (обращения) или отнесению на виновных лиц.
Следует иметь в виду, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 5.3 Методических указаний). То есть нельзя, например, зачесть излишки и недостачи по товарам разного наименования и разного количества.