Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливаются:
– перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
– круг лиц, которые обращаются с первичными документами; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
– рабочая схема функционирования отделов организации; порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);
– график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
Схема 4.2. Этапы документооборота
График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (табл. 4.2).
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. В обязанности работников организации включаются положения о создании и представлении документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации, согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», должны быть отражены в приказе по учетной политике организации.
Таблица 4.2. Пример графика документооборота на участке расчетов с персоналом по оплате труда
4.3. Учетные регистры
4.3.1. Классификация учетных регистров
4.3.2. Исправление ошибок в учетных регистрах
4.4. Формы бухгалтерского учета
4.4.1. Мемориально-ордерная форма учета
4.4.2. Журнально-ордерная форма учета
4.4.3. Автоматизированная форма учета
4.4.4. Упрощенная форма учета
Вопросы для самопроверки
– перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
– круг лиц, которые обращаются с первичными документами; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
– рабочая схема функционирования отделов организации; порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);
– график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
Схема 4.2. Этапы документооборота
График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (табл. 4.2).
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. В обязанности работников организации включаются положения о создании и представлении документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации, согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», должны быть отражены в приказе по учетной политике организации.
Таблица 4.2. Пример графика документооборота на участке расчетов с персоналом по оплате труда
4.3. Учетные регистры
В сроки, установленные графиком документооборота, первичные документы должны быть представлены в бухгалтерию. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных учетных документах, служит основанием для записей в сводных учетных документах (учетных регистрах).
Совокупность приемов и средств (вручную или с использованием средств автоматизации), с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации из первичных документов, называется техникой бухгалтерского учета.
Совокупность приемов и средств (вручную или с использованием средств автоматизации), с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации из первичных документов, называется техникой бухгалтерского учета.
4.3.1. Классификация учетных регистров
Учетные регистры применяются для систематизации, накопления и отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде) (схема 4.3).
Схема 4.3. Классификация учетных регистров
По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, свободных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя – ее должен вести один человек (например, кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Примером применения учетных регистров в виде книг могут служить главная книга – регистр синтетического учета, книга остатков материалов на складах – регистр аналитического учета (необходим для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности).
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть синтетическими (главная книга, журналы-ордера) и аналитическими (карточки аналитического учета).
По характеру регистрации записей учетные регистры группируются в хронологические, систематические и комбинированные.
Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке предусматривает их отражение в последовательности совершения операций и оформления документов (в последовательности поступления документов в организацию) независимо от содержания записей. Примером хронологической записи может служить регистрационный журнал, применяемый при мемориально-ордерной форме учета, в котором регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем счетам за этот же месяц.
Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах – это запись операций по их содержанию на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи (по дебету одного и кредиту другого счета). Примером может служить главная книга, в которой все хозяйственные операции систематизируются по синтетическим счетам: обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.
При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей. Комбинированные регистры позволяют осуществлять контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета путем совмещения итогов аналитических и синтетических записей, в результате чего отпадает необходимость сверки этих записей.
Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.
Схема 4.3. Классификация учетных регистров
По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, свободных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя – ее должен вести один человек (например, кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Примером применения учетных регистров в виде книг могут служить главная книга – регистр синтетического учета, книга остатков материалов на складах – регистр аналитического учета (необходим для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности).
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть синтетическими (главная книга, журналы-ордера) и аналитическими (карточки аналитического учета).
По характеру регистрации записей учетные регистры группируются в хронологические, систематические и комбинированные.
Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке предусматривает их отражение в последовательности совершения операций и оформления документов (в последовательности поступления документов в организацию) независимо от содержания записей. Примером хронологической записи может служить регистрационный журнал, применяемый при мемориально-ордерной форме учета, в котором регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем счетам за этот же месяц.
Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах – это запись операций по их содержанию на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи (по дебету одного и кредиту другого счета). Примером может служить главная книга, в которой все хозяйственные операции систематизируются по синтетическим счетам: обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.
При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей. Комбинированные регистры позволяют осуществлять контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета путем совмещения итогов аналитических и синтетических записей, в результате чего отпадает необходимость сверки этих записей.
Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.
4.3.2. Исправление ошибок в учетных регистрах
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну, за ее разглашение они несут ответственность.
Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:
– корректурным способом – ошибочно сделанную запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивают тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), над зачеркнутым делают запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делают оговорку «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяют в тех случаях, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;
– способом дополнительной проводки – дополнительную проводку составляют, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляют бухгалтерскую справку с указанием того, какая ошибка исправлена и где искать первичный документ, который является основанием записи. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляют мемориальный ордер. Этот способ применяют в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;
– способом «красное сторно» – в случае если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанную сумму вычитают. Исправления способом «красное сторно» оформляют бухгалтерской справкой, в которой дают ссылку на номер и дату исправляемого документа, а также обоснование внесения исправления;
– способом обратной проводки – для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.
При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений. Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок. Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну, за ее разглашение они несут ответственность.
Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:
– корректурным способом – ошибочно сделанную запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивают тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), над зачеркнутым делают запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делают оговорку «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяют в тех случаях, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;
– способом дополнительной проводки – дополнительную проводку составляют, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляют бухгалтерскую справку с указанием того, какая ошибка исправлена и где искать первичный документ, который является основанием записи. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляют мемориальный ордер. Этот способ применяют в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;
– способом «красное сторно» – в случае если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанную сумму вычитают. Исправления способом «красное сторно» оформляют бухгалтерской справкой, в которой дают ссылку на номер и дату исправляемого документа, а также обоснование внесения исправления;
– способом обратной проводки – для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.
При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений. Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок. Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.
4.4. Формы бухгалтерского учета
Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них (ручным или механизированным).
Сочетание различных учетных регистров и технических средств образует разные формы бухгалтерского учета, которые отличаются одна от другой: количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналитических регистров; последовательностью и техникой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.
Вопрос о выборе формы бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета и зависит от специализации предприятия, масштабов хозяйственной деятельности, объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров, уровня механизации учетных работ. Как правило, форма учета определяется при создании бухгалтерской службы и в течение всего периода деятельности предприятия меняется крайне редко.
К формам бухгалтерского учета, наиболее распространенным в настоящее время, можно отнести автоматизированную и журнально-ордерную. В бюджетных организациях, а также государственных и муниципальных унитарных предприятиях применяется, как правило, мемориально-ордерная форма учета. Упрощенная форма бухгалтерского учета предназначена для субъектов малого предпринимательства.
Сочетание различных учетных регистров и технических средств образует разные формы бухгалтерского учета, которые отличаются одна от другой: количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналитических регистров; последовательностью и техникой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.
Вопрос о выборе формы бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета и зависит от специализации предприятия, масштабов хозяйственной деятельности, объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров, уровня механизации учетных работ. Как правило, форма учета определяется при создании бухгалтерской службы и в течение всего периода деятельности предприятия меняется крайне редко.
К формам бухгалтерского учета, наиболее распространенным в настоящее время, можно отнести автоматизированную и журнально-ордерную. В бюджетных организациях, а также государственных и муниципальных унитарных предприятиях применяется, как правило, мемориально-ордерная форма учета. Упрощенная форма бухгалтерского учета предназначена для субъектов малого предпринимательства.
4.4.1. Мемориально-ордерная форма учета
Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30-е гг. XX в. и предполагала выписку на каждый документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Эти справки получили название мемориальных ордеров (буквально – «памятных приказов»). Со временем однородные операции стали группировать в специально открываемых накопительных ведомостях, и только итоги этих ведомостей включались в мемориальные ордера.
При мемориально-ордерной форме учета систематическую и хронологическую запись ведут раздельно. На основе первичных документов оформляют мемориальные ордера. В них указывают месяц, год, содержание операции, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов (корреспонденцию счетов), сумму. Записи производят по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа (как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов). Корреспонденцию субсчетов в мемориальном ордере записывают в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов (кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов).
К мемориальному ордеру прилагают первичные документы, на основании которых он составлен. Эти документы служат основанием для записей в регистрах аналитического учета.
Хронологическую запись мемориальных ордеров производят в специальном регистрационном журнале, при этом на мемориальных ордерах проставляют номера, под которыми они зарегистрированы в нем. Мемориальным ордерам присваивают постоянный номер по однородным операциям, что в последующем облегчает поиск документов (кассовые операции – № 1, расчетный счет – № 2 и т. д.).
Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения главной книги.
Главная книга – регистр синтетического учета. В ней каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету в развернутом виде, т. е. в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводят одну строку.
Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью. На счетах главной книги учитывают только текущие обороты за отчетный период.
Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:
По данным счетов главной книги составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета, где определяют остатки по счетам на конец отчетного периода. Взаимосвязь аналитического и синтетического учета осуществляется путем сопоставления соответствующих данных оборотных ведомостей, составленных по синтетическим и аналитическим счетам.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Мемориально-ордерная форма (схема 4.4) не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между учетными работниками и автоматизацию учетного процесса. Однако недостатки мемориально-ордерной формы учета (отставание и разрыв во времени синтетического и аналитического учета, многократность одних и тех же записей в различных учетных регистрах, что при ручном учете значительно увеличивает объем работ, недостаточная приспособленность для составления отчетности и др.) привели к замене ее более совершенной журнально-ордерной формой учета.
Схема 4.4. Мемориально-ордерная форма учета
При мемориально-ордерной форме учета систематическую и хронологическую запись ведут раздельно. На основе первичных документов оформляют мемориальные ордера. В них указывают месяц, год, содержание операции, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов (корреспонденцию счетов), сумму. Записи производят по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа (как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов). Корреспонденцию субсчетов в мемориальном ордере записывают в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов (кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов).
К мемориальному ордеру прилагают первичные документы, на основании которых он составлен. Эти документы служат основанием для записей в регистрах аналитического учета.
Хронологическую запись мемориальных ордеров производят в специальном регистрационном журнале, при этом на мемориальных ордерах проставляют номера, под которыми они зарегистрированы в нем. Мемориальным ордерам присваивают постоянный номер по однородным операциям, что в последующем облегчает поиск документов (кассовые операции – № 1, расчетный счет – № 2 и т. д.).
Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения главной книги.
Главная книга – регистр синтетического учета. В ней каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету в развернутом виде, т. е. в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводят одну строку.
Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью. На счетах главной книги учитывают только текущие обороты за отчетный период.
Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:
По данным счетов главной книги составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета, где определяют остатки по счетам на конец отчетного периода. Взаимосвязь аналитического и синтетического учета осуществляется путем сопоставления соответствующих данных оборотных ведомостей, составленных по синтетическим и аналитическим счетам.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Мемориально-ордерная форма (схема 4.4) не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между учетными работниками и автоматизацию учетного процесса. Однако недостатки мемориально-ордерной формы учета (отставание и разрыв во времени синтетического и аналитического учета, многократность одних и тех же записей в различных учетных регистрах, что при ручном учете значительно увеличивает объем работ, недостаточная приспособленность для составления отчетности и др.) привели к замене ее более совершенной журнально-ордерной формой учета.
Схема 4.4. Мемориально-ордерная форма учета
4.4.2. Журнально-ордерная форма учета
Журнально-ордерная форма учета (схема 4.5) возникла в 50-е гг. XX в. как наиболее прогрессивная в условиях ручного способа ведения бухгалтерского учета. В основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:
– производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
– совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
– отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
– применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанных друг с другом;
– применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, необходимыми для составления периодической и годовой отчетности; применение месячных журналов-ордеров.
Схема 4.5. Журнально-ордерная форма учета
Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накопления данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накопление и систематизацию данных первичных документов производят в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
В названии «журнал-ордер» заложено два качества регистра: о хронологической записи свидетельствует журнал, а о систематической – ордер. Хронологическую и систематическую запись хозяйственных операций осуществляют одновременно, как единый рабочий процесс.
В журнально-ордерной форме счетоводства применяют, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяют обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировку данных первичных документов осуществляют предварительно в ведомостях, из которых итоги переносят в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производят по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитывают «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые, в свою очередь, суммируют «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.
На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указывают номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки).
Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяют с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордера в конце месяца подписывает главный бухгалтер предприятия.
Обобщающий учет по результатам журналов-ордеров ведется в главной книге, в которой выводят конечные остатки по всем счетам, используемым при составлении нового баланса на отчетный период. Полученные итоги представляют собой бухгалтерские проводки для записи на счетах главной книги.
Кредитовый оборот переносят на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он находится в журнале-ордере.
Дебетовый оборот на счете главной книги учитывают развернуто в корреспонденции с конкретными счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. При завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производят подсчет итогов по дебету каждого счета, определяют сальдо на конец месяца и составляют баланс.
Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает ускоренное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.
Однако журнально-ордерная форма учета имеет существенные недостатки, главным из которых является ее ориентация на безмашинную технику учета. Громоздкость и сложная структура большинства журналов-ордеров требуют высокой подготовки и определенных усилий по овладению методикой учетной регистрации.
Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механизация и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета, получившим название автоматизированных.
– производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
– совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
– отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
– применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанных друг с другом;
– применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, необходимыми для составления периодической и годовой отчетности; применение месячных журналов-ордеров.
Схема 4.5. Журнально-ордерная форма учета
Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накопления данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накопление и систематизацию данных первичных документов производят в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
В названии «журнал-ордер» заложено два качества регистра: о хронологической записи свидетельствует журнал, а о систематической – ордер. Хронологическую и систематическую запись хозяйственных операций осуществляют одновременно, как единый рабочий процесс.
В журнально-ордерной форме счетоводства применяют, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяют обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировку данных первичных документов осуществляют предварительно в ведомостях, из которых итоги переносят в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производят по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитывают «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые, в свою очередь, суммируют «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.
На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указывают номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки).
Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяют с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордера в конце месяца подписывает главный бухгалтер предприятия.
Обобщающий учет по результатам журналов-ордеров ведется в главной книге, в которой выводят конечные остатки по всем счетам, используемым при составлении нового баланса на отчетный период. Полученные итоги представляют собой бухгалтерские проводки для записи на счетах главной книги.
Кредитовый оборот переносят на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он находится в журнале-ордере.
Дебетовый оборот на счете главной книги учитывают развернуто в корреспонденции с конкретными счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. При завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производят подсчет итогов по дебету каждого счета, определяют сальдо на конец месяца и составляют баланс.
Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает ускоренное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.
Однако журнально-ордерная форма учета имеет существенные недостатки, главным из которых является ее ориентация на безмашинную технику учета. Громоздкость и сложная структура большинства журналов-ордеров требуют высокой подготовки и определенных усилий по овладению методикой учетной регистрации.
Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механизация и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета, получившим название автоматизированных.
4.4.3. Автоматизированная форма учета
Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета, от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Современная вычислительная техника обеспечивает полный комплекс учетных задач, создает возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в персональный компьютер. Все это ведет к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтеров, сочетающих использование персональных компьютеров и другой периферийной техники (сканеры, принтеры и др.).
В настоящее время основная часть коммерческих предприятий ведет учет с использованием вычислительной техники на основе различных пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету. Разработчиками программных средств выпущено на рынок достаточно большое количество пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету («1С: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус» и др.). Также на предприятиях создаются собственные программы, учитывающие специфику конкретного производства.
При автоматизированной форме учета для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета:
– используются персональные компьютеры и другие технические средства;
– используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;
– применяется система классификаторов;
– сохраняется принцип двойной записи;
– автоматизируются логические операции по ведению учета;
– применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи;
– хранение первичной информации и регистров применяется с использованием возможности запросного режима.
Полной автоматизации подлежат такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника не только позволяет выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти персонального компьютера) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.
Информацию справочного характера вводят в персональный компьютер в начале работы. Текущую учетную информацию вводят с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.
В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого пакета прикладных программ и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с персонального компьютера, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.
Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, позволяющих решать возникающие проблемы.
Автоматизация бухгалтерского учета (схема 4.6) – объективная необходимость.
Схема 4.6. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает ее эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:
– ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;
– сохранность учетной информации на необходимый срок;
– диалоговый (запросный) режим работы пользователей с вычислительными техническими средствами;
– возможность выдачи информации фрагментарно, т. е. в любом сочетании, удобном для пользователя;
– возможность принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.
В настоящее время основная часть коммерческих предприятий ведет учет с использованием вычислительной техники на основе различных пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету. Разработчиками программных средств выпущено на рынок достаточно большое количество пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету («1С: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус» и др.). Также на предприятиях создаются собственные программы, учитывающие специфику конкретного производства.
При автоматизированной форме учета для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета:
– используются персональные компьютеры и другие технические средства;
– используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;
– применяется система классификаторов;
– сохраняется принцип двойной записи;
– автоматизируются логические операции по ведению учета;
– применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи;
– хранение первичной информации и регистров применяется с использованием возможности запросного режима.
Полной автоматизации подлежат такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника не только позволяет выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти персонального компьютера) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.
Информацию справочного характера вводят в персональный компьютер в начале работы. Текущую учетную информацию вводят с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.
В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого пакета прикладных программ и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с персонального компьютера, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.
Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, позволяющих решать возникающие проблемы.
Автоматизация бухгалтерского учета (схема 4.6) – объективная необходимость.
Схема 4.6. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает ее эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:
– ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;
– сохранность учетной информации на необходимый срок;
– диалоговый (запросный) режим работы пользователей с вычислительными техническими средствами;
– возможность выдачи информации фрагментарно, т. е. в любом сочетании, удобном для пользователя;
– возможность принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.
4.4.4. Упрощенная форма учета
Для субъектов малого предпринимательства предусмотрено ведение бухгалтерского учета по упрощенной форме (схема 4.7).
Схема 4.7. Упрощенная форма учета
В соответствии с Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утв. приказом Минфина РФ от 21.12.1998 г. № 64н, малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (форма № К-1). Для учета расчетов по оплате труда с работниками необходимо также вести ведомость учета заработной платы (форма № В-8).
Книга (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом следует учитывать, что организация бухгалтерского учета малого предприятия зависит от выбранной системы налогообложения (общий режим, упрощенная система, уплата единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности). Так, согласно п. 3 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете, организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета и ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл. 26.2 НК РФ.
Схема 4.7. Упрощенная форма учета
В соответствии с Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утв. приказом Минфина РФ от 21.12.1998 г. № 64н, малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (форма № К-1). Для учета расчетов по оплате труда с работниками необходимо также вести ведомость учета заработной платы (форма № В-8).
Книга (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом следует учитывать, что организация бухгалтерского учета малого предприятия зависит от выбранной системы налогообложения (общий режим, упрощенная система, уплата единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности). Так, согласно п. 3 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете, организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета и ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл. 26.2 НК РФ.
Вопросы для самопроверки
1. Назовите основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой. Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии?
2. Для чего необходимо Положение о бухгалтерии и какие разделы должен включать такой документ?
2. Для чего необходимо Положение о бухгалтерии и какие разделы должен включать такой документ?
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента