Страница:
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26), и подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
3.8. Обобщение информации о результатах хозяйственной деятельности
3.8.1. Балансовое обобщение учетной информации
3.8.2. Бухгалтерская отчетность
Вопросы для самопроверки
Глава 4
4.1. Структура аппарата бухгалтерии и его функции
4.1.1. Бухгалтерская служба
4.1.2. Главный бухгалтер
4.2. Организация документооборота
3.8. Обобщение информации о результатах хозяйственной деятельности
Завершающим этапом учетного процесса являются балансовое обобщение учетной информации и составление бухгалтерской отчетности.
3.8.1. Балансовое обобщение учетной информации
В бухгалтерском учете баланс рассматривают как способ обобщения и группировки хозяйственных средств предприятия и их источников на конкретный момент времени в денежном (стоимостном) выражении. Составление баланса является третьим этапом учетного процесса после текущего наблюдения, систематизации и группировки учетной информации. Правильная организация первых двух этапов учета гарантирует достоверность, точность и юридическую обоснованность каждой суммы, указанной в бухгалтерском балансе.
К бухгалтерскому балансу предъявляются требования правдивости, реальности, единства, преемственности, ясности. Условие правдивости вытекает из требования подтверждения показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами, инвентаризацией. Под реальностью понимают соответствие оценок статей баланса объективной действительности. Единство баланса заключается в построении его на единых принципах учета, одинаковом содержании счетов, их корреспонденции и т. п. Преемственность баланса на предприятии, существующем несколько лет, выражается в том, что каждый последующий баланс должен вытекать из предыдущего. Элементами отражаемой в бухгалтерском балансе информации о финансовом положении организации являются активы, обязательства и капитал.
Баланс (от фр. balance – весы) – означает равновесие. Бухгалтерский баланс по своему строению – это двусторонняя таблица, где левая сторона (актив) отражает состав и размещение хозяйственных средств, а правая (пассив) – источники образования хозяйственных средств и их целевое назначение (схема 3.13).
Схема 3.13. Баланс
Бухгалтерский баланс употребляется как символ равновесия, поэтому в нем должно присутствовать обязательное равенство итогов:
В активе (от лат. activus – деятельный) баланса отражаются действующие финансовые ресурсы, которые носят активный характер. Актив баланса строится в порядке возрастающей ликвидности средств, т. е. в прямой зависимости от скорости превращения этих активов в процессе хозяйственного оборота в денежную форму.
В пассиве (от лат. passivus – пассивный, недеятельный) баланса отражается структура ресурсов предприятия по источникам их образования, при этом группировка статей дана по юридическому признаку. Вся совокупность обязательств предприятия за полученные ценности и ресурсы прежде всего разделяется по субъектам (собственникам и кредиторам) и включает в себя собственный капитал и заемный капитал.
Собственный капитал показывает составную часть финансовых ресурсов – экономических обязательств организации перед участниками, учредителями, собственниками в связи с предоставлением ей ценностей как на этапе образования организации, так и в результате реинвестирования заработанной прибыли в течение всего периода ее деятельности с момента учреждения.
Заемный капитал – это часть привлеченных в хозяйственный оборот организации финансовых ресурсов в виде ценностей, которые принадлежат третьим лицам. Заемный капитал представляет собой юридические права инвесторов, кредиторов и других на имущество предприятия. С экономической точки зрения внешние обязательства – это источник формирования активов, а с юридической – это долг предприятия перед третьими лицами.
Разграничение в пассивной части баланса обязательств и капитала соответствует не только различному характеру обязательств организации перед собственником и третьими лицами, но также срочности и порядку их погашения.
Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени ликвидности и расположенных в порядке убывания, с обязательствами по пассиву, объединенными по срокам их погашения в порядке возрастания сроков.
Основным элементом бухгалтерского баланса является бухгалтерская статья, которая соответствует конкретному виду имущества, обязательств, источнику формирования имущества. Балансовые статьи объединяются в группы – разделы баланса. Объединение балансовых статей в группы (разделы) осуществляется исходя из их экономического содержания. Для отражения состояния средств в балансе предусмотрены две графы для цифровых показателей на начало отчетного года и конец отчетного периода.
Итоговая сумма остатков средств предприятия в активе и пассиве по строке «Баланс» носит название валюты баланса. Валюта баланса отражает в активной и пассивной части бухгалтерское соответствие размеров экономических ресурсов организации объему финансовых ресурсов, предоставленных собственниками и кредиторами.
При составлении бухгалтерского баланса как отчета об имущественном состоянии предприятия используется только часть содержащейся на счетах бухгалтерского учета информации в виде сальдо, поэтому бухгалтерский баланс именуют сальдовым. Структура баланса представлена в табл. 3.4.
Таблица 3.4. Структура баланса
К бухгалтерскому балансу предъявляются требования правдивости, реальности, единства, преемственности, ясности. Условие правдивости вытекает из требования подтверждения показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами, инвентаризацией. Под реальностью понимают соответствие оценок статей баланса объективной действительности. Единство баланса заключается в построении его на единых принципах учета, одинаковом содержании счетов, их корреспонденции и т. п. Преемственность баланса на предприятии, существующем несколько лет, выражается в том, что каждый последующий баланс должен вытекать из предыдущего. Элементами отражаемой в бухгалтерском балансе информации о финансовом положении организации являются активы, обязательства и капитал.
Баланс (от фр. balance – весы) – означает равновесие. Бухгалтерский баланс по своему строению – это двусторонняя таблица, где левая сторона (актив) отражает состав и размещение хозяйственных средств, а правая (пассив) – источники образования хозяйственных средств и их целевое назначение (схема 3.13).
Схема 3.13. Баланс
Бухгалтерский баланс употребляется как символ равновесия, поэтому в нем должно присутствовать обязательное равенство итогов:
В активе (от лат. activus – деятельный) баланса отражаются действующие финансовые ресурсы, которые носят активный характер. Актив баланса строится в порядке возрастающей ликвидности средств, т. е. в прямой зависимости от скорости превращения этих активов в процессе хозяйственного оборота в денежную форму.
В пассиве (от лат. passivus – пассивный, недеятельный) баланса отражается структура ресурсов предприятия по источникам их образования, при этом группировка статей дана по юридическому признаку. Вся совокупность обязательств предприятия за полученные ценности и ресурсы прежде всего разделяется по субъектам (собственникам и кредиторам) и включает в себя собственный капитал и заемный капитал.
Собственный капитал показывает составную часть финансовых ресурсов – экономических обязательств организации перед участниками, учредителями, собственниками в связи с предоставлением ей ценностей как на этапе образования организации, так и в результате реинвестирования заработанной прибыли в течение всего периода ее деятельности с момента учреждения.
Заемный капитал – это часть привлеченных в хозяйственный оборот организации финансовых ресурсов в виде ценностей, которые принадлежат третьим лицам. Заемный капитал представляет собой юридические права инвесторов, кредиторов и других на имущество предприятия. С экономической точки зрения внешние обязательства – это источник формирования активов, а с юридической – это долг предприятия перед третьими лицами.
Разграничение в пассивной части баланса обязательств и капитала соответствует не только различному характеру обязательств организации перед собственником и третьими лицами, но также срочности и порядку их погашения.
Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени ликвидности и расположенных в порядке убывания, с обязательствами по пассиву, объединенными по срокам их погашения в порядке возрастания сроков.
Основным элементом бухгалтерского баланса является бухгалтерская статья, которая соответствует конкретному виду имущества, обязательств, источнику формирования имущества. Балансовые статьи объединяются в группы – разделы баланса. Объединение балансовых статей в группы (разделы) осуществляется исходя из их экономического содержания. Для отражения состояния средств в балансе предусмотрены две графы для цифровых показателей на начало отчетного года и конец отчетного периода.
Итоговая сумма остатков средств предприятия в активе и пассиве по строке «Баланс» носит название валюты баланса. Валюта баланса отражает в активной и пассивной части бухгалтерское соответствие размеров экономических ресурсов организации объему финансовых ресурсов, предоставленных собственниками и кредиторами.
При составлении бухгалтерского баланса как отчета об имущественном состоянии предприятия используется только часть содержащейся на счетах бухгалтерского учета информации в виде сальдо, поэтому бухгалтерский баланс именуют сальдовым. Структура баланса представлена в табл. 3.4.
Таблица 3.4. Структура баланса
3.8.2. Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерская отчетность представляет собой метод бухгалтерского учета, обобщающий систему показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период.
На всех стадиях обработки поступающей информации бухгалтер составляет отчеты в заинтересованные инстанции (в налоговые органы, внебюджетные фонды, статистические управления и т. д.). Отчетность организаций классифицируют по видам, периодичности составления (текущая, промежуточная, годовая), степени обобщения отчетных данных (первичная, сводная). Различают также внутреннюю и внешнюю отчетность. Внутренняя отчетность необходима для получения информации о каком-либо участке деятельности, и составление ее вызвано потребностями самого предприятия, а внешняя необходима для информации внешних пользователей (собственников (участников, учредителей), органов статистики и исполнительной власти, налоговой инспекции и др.).
Бухгалтерская отчетность наиболее систематизирована и имеет жесткие внутренние связи. Именно эта отчетность – реальное средство коммуникации, благодаря которому менеджеры разных уровней общаются между собой на понятном им языке, получают представление о месте своего предприятия в системе конкурирующих и сотрудничающих предприятий, о правильности выбранного стратегического курса и тактических методов.
Бухгалтерская отчетность необходима для вывода о платежеспособности и ликвидности предприятия, о перспективах сотрудничества, для проверки правильности начисления налогов и т. д. То есть она должна быть полезна пользователям, применяющим эту отчетность для удовлетворения потребности в информации, и при этом давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации (схема 3.14).
Схема 3.14. Требования, предъявляемые к бухгалтерской отчетности
Для того чтобы отчетность была достоверной и обеспечивала получение реальных показателей для оценки деятельности предприятия, она должна:
– отражать полноту в учете за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации денежных средств, основных средств, материальных ценностей, расчетов и других статей баланса;
– основываться на единой методологии, установленной Минфином и Госкомстатом РФ;
– составляться по единым формам бухгалтерской отчетности, установленным для всех организаций данной отрасли;
– своевременно предоставляться соответствующим органам;
– иметь ясность и гласность;
– обрабатываться при помощи средств автоматизации и механизации.
Все организации обязаны составлять бухгалтерскую отчетность на основе данных синтетического и аналитического учета (п. 1 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете).
Важнейшей отличительной чертой бухгалтерской отчетности является строгая иерархическая система обобщения учетных данных. Отчетность составляется на основе бухгалтерской информации, формируемой с помощью единой системы текущего учета на бухгалтерских счетах. На самом нижнем уровне – первичные документы с имеющимся в них множеством натуральных и стоимостных показателей. Бухгалтерскими методами эти показатели собираются на счетах аналитического учета с последующим обобщением на счетах синтетического учета. Для проверки полноты и правильности записей на счетах используются различные приемы. Так, для сверки данных аналитического учета с показателями синтетического учета, а также для сличения оборотов и остатков по всем синтетическим счетам составляют оборотные ведомости. Составлению отчетности предшествует работа по закрытию всех операционных счетов по состоянию на конец отчетного периода, а также сопоставляющих и финансово-результатных. Этапу закрытия счетов должны предшествовать инвентаризация и формирование оценочных резервов.
Объем и порядок составления бухгалтерской отчетности установлен Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утв. приказом Минфина РФ от 06.07.1999 г. № 43н и Указаниями об объеме форм и порядке составления бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».
На всех стадиях обработки поступающей информации бухгалтер составляет отчеты в заинтересованные инстанции (в налоговые органы, внебюджетные фонды, статистические управления и т. д.). Отчетность организаций классифицируют по видам, периодичности составления (текущая, промежуточная, годовая), степени обобщения отчетных данных (первичная, сводная). Различают также внутреннюю и внешнюю отчетность. Внутренняя отчетность необходима для получения информации о каком-либо участке деятельности, и составление ее вызвано потребностями самого предприятия, а внешняя необходима для информации внешних пользователей (собственников (участников, учредителей), органов статистики и исполнительной власти, налоговой инспекции и др.).
Бухгалтерская отчетность наиболее систематизирована и имеет жесткие внутренние связи. Именно эта отчетность – реальное средство коммуникации, благодаря которому менеджеры разных уровней общаются между собой на понятном им языке, получают представление о месте своего предприятия в системе конкурирующих и сотрудничающих предприятий, о правильности выбранного стратегического курса и тактических методов.
Бухгалтерская отчетность необходима для вывода о платежеспособности и ликвидности предприятия, о перспективах сотрудничества, для проверки правильности начисления налогов и т. д. То есть она должна быть полезна пользователям, применяющим эту отчетность для удовлетворения потребности в информации, и при этом давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации (схема 3.14).
Схема 3.14. Требования, предъявляемые к бухгалтерской отчетности
Для того чтобы отчетность была достоверной и обеспечивала получение реальных показателей для оценки деятельности предприятия, она должна:
– отражать полноту в учете за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации денежных средств, основных средств, материальных ценностей, расчетов и других статей баланса;
– основываться на единой методологии, установленной Минфином и Госкомстатом РФ;
– составляться по единым формам бухгалтерской отчетности, установленным для всех организаций данной отрасли;
– своевременно предоставляться соответствующим органам;
– иметь ясность и гласность;
– обрабатываться при помощи средств автоматизации и механизации.
Все организации обязаны составлять бухгалтерскую отчетность на основе данных синтетического и аналитического учета (п. 1 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете).
Важнейшей отличительной чертой бухгалтерской отчетности является строгая иерархическая система обобщения учетных данных. Отчетность составляется на основе бухгалтерской информации, формируемой с помощью единой системы текущего учета на бухгалтерских счетах. На самом нижнем уровне – первичные документы с имеющимся в них множеством натуральных и стоимостных показателей. Бухгалтерскими методами эти показатели собираются на счетах аналитического учета с последующим обобщением на счетах синтетического учета. Для проверки полноты и правильности записей на счетах используются различные приемы. Так, для сверки данных аналитического учета с показателями синтетического учета, а также для сличения оборотов и остатков по всем синтетическим счетам составляют оборотные ведомости. Составлению отчетности предшествует работа по закрытию всех операционных счетов по состоянию на конец отчетного периода, а также сопоставляющих и финансово-результатных. Этапу закрытия счетов должны предшествовать инвентаризация и формирование оценочных резервов.
Объем и порядок составления бухгалтерской отчетности установлен Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утв. приказом Минфина РФ от 06.07.1999 г. № 43н и Указаниями об объеме форм и порядке составления бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».
Вопросы для самопроверки
1. В чем заключается метод бухгалтерского учета? Назовите способы изучения и регистрации объектов бухгалтерского учета.
2. Что понимают под документацией? Какие документы относятся к оправдательным документам? Для чего необходима унификация документов?
3. В чем заключается проверка первичных документов? Как вносят исправления в первичные документы?
4. В каком измерителе производят оценку имущества обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности? От чего зависят методы оценки имущества?
5. Дайте определение калькуляции. Для чего необходима калькуляция?
6. Расскажите о строении счета. Какие счета различают в соответствии с делением баланса и в соответствии со способом обобщения учетных данных?
7. В чем заключается связь между синтетическим счетом и относящимися к нему аналитическими счетами?
8. В чем заключается метод двойной записи?
9. Для чего необходимы оборотные ведомости? С какой целью проводят инвентаризации? Какие бывают виды проверок? Назовите этапы проведения инвентаризации.
10. Расскажите о строении баланса. Что понимают под термином «валюта баланса»?
11. Для чего необходима бухгалтерская отчетность?
2. Что понимают под документацией? Какие документы относятся к оправдательным документам? Для чего необходима унификация документов?
3. В чем заключается проверка первичных документов? Как вносят исправления в первичные документы?
4. В каком измерителе производят оценку имущества обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности? От чего зависят методы оценки имущества?
5. Дайте определение калькуляции. Для чего необходима калькуляция?
6. Расскажите о строении счета. Какие счета различают в соответствии с делением баланса и в соответствии со способом обобщения учетных данных?
7. В чем заключается связь между синтетическим счетом и относящимися к нему аналитическими счетами?
8. В чем заключается метод двойной записи?
9. Для чего необходимы оборотные ведомости? С какой целью проводят инвентаризации? Какие бывают виды проверок? Назовите этапы проведения инвентаризации.
10. Расскажите о строении баланса. Что понимают под термином «валюта баланса»?
11. Для чего необходима бухгалтерская отчетность?
Глава 4
Организация бухгалтерского учета на предприятии
4.1. Структура аппарата бухгалтерии и его функции
Блок финансово-экономических и учетно-отчетных работ на предприятии может выполнять как небольшой отдел, так и сложный комплекс структурных подразделений, включающий отделы, бюро, группы и т. п. Бухгалтерская служба – это (в зависимости от масштабов предприятия) главный бухгалтер, бухгалтерия, управление бухгалтерского учета и любое другое структурное подразделение, на которое возложены функции ведения учета движения средств и формирования бухгалтерской и финансовой отчетности предприятия.
4.1.1. Бухгалтерская служба
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Осуществляя постановку бухгалтерского учета, руководитель организации самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования. В зависимости от объема учетной работы руководители организаций могут:
– учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
– ввести в штат должность бухгалтера;
– передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
– вести бухгалтерский учет лично.
В случае значительного объема учетной работы и при наличии трех и более бухгалтеров на предприятии учреждается структурное подразделение – бухгалтерская служба. Организационно бухгалтерия может быть самостоятельным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером, или находиться в составе единой экономической службы предприятия, возглавляемой финансовым директором.
Задача осуществления учета в минимальные сроки и с высоким качеством влияет на распределение участков учета между работниками бухгалтерии и зависит от условий организации производства и от степени оснащенности средствами автоматизации. Работники бухгалтерии могут подчиняться непосредственно главному бухгалтеру либо его заместителю или бухгалтерская служба может состоять из отделов (групп), возглавляемых начальниками (старшими бухгалтерами). Примерная структура бухгалтерии может выглядеть, как на схеме 4.1.
К главным задачам, стоящим перед бухгалтерской службой, относятся следующие:
– предоставлять полную и достоверную информацию руководству о финансовом состоянии предприятия, о критических ситуациях в сфере договорных отношений и материальных поставок, а также о дефиците денежных средств;
– осуществлять и регулировать расчетные взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, а также с сотрудниками предприятия по оплате труда и средствам, выданным под отчет;
– контролировать работу материально ответственных лиц;
– отвечать за своевременное и в полном объеме выполнение предприятием своих обязательств по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами;
– нести ответственность за полноту и четкость операций по наличному и безналичному денежному обороту предприятия;
– представлять в срок в контролирующие органы бухгалтерскую, финансовую и налоговую отчетность предприятия.
Схема 4.1. Структура аппарата бухгалтерии
Деятельность бухгалтерской службы предприятия должна строиться на основании Положения о бухгалтерии, которое составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
При вступлении в должность вновь принятому главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с Положением о бухгалтерии, а при его отсутствии – составить такой документ. Он должен включать следующие разделы: общие положения (указывается организационная форма ведения бухгалтерского учета, которая выбирается руководителем организации в зависимости от объема учетной работы); цели, задачи бухгалтерии; функции бухгалтерии; права и обязанности работников; взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации; организация работы. В Положении о бухгалтерии могут быть закреплены основные квалификационные требования, предъявляемые к главному бухгалтеру (например, на должность главного бухгалтера может быть принят специалист с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, имеющий высшее экономическое образование и аттестат профессионального бухгалтера).
Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации, для чего разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерской службы в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. В должностной инструкции необходимо указать, какие документы получает работник для обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы он имеет право подписывать. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций. Должностные инструкции утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии. После ознакомления работника с инструкцией он ставит отметку: «Ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать каждому бухгалтеру, что также фиксируется надписью: «Инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись. Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями.
В табл. 4.1 приведены должностные обязанности (примерные) бухгалтерских специалистов коммерческих организаций.
Таблица 4.1. Должностные обязанности (примерные) бухгалтерских специалистов коммерческих организаций
– учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
– ввести в штат должность бухгалтера;
– передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
– вести бухгалтерский учет лично.
В случае значительного объема учетной работы и при наличии трех и более бухгалтеров на предприятии учреждается структурное подразделение – бухгалтерская служба. Организационно бухгалтерия может быть самостоятельным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером, или находиться в составе единой экономической службы предприятия, возглавляемой финансовым директором.
Задача осуществления учета в минимальные сроки и с высоким качеством влияет на распределение участков учета между работниками бухгалтерии и зависит от условий организации производства и от степени оснащенности средствами автоматизации. Работники бухгалтерии могут подчиняться непосредственно главному бухгалтеру либо его заместителю или бухгалтерская служба может состоять из отделов (групп), возглавляемых начальниками (старшими бухгалтерами). Примерная структура бухгалтерии может выглядеть, как на схеме 4.1.
К главным задачам, стоящим перед бухгалтерской службой, относятся следующие:
– предоставлять полную и достоверную информацию руководству о финансовом состоянии предприятия, о критических ситуациях в сфере договорных отношений и материальных поставок, а также о дефиците денежных средств;
– осуществлять и регулировать расчетные взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, а также с сотрудниками предприятия по оплате труда и средствам, выданным под отчет;
– контролировать работу материально ответственных лиц;
– отвечать за своевременное и в полном объеме выполнение предприятием своих обязательств по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами;
– нести ответственность за полноту и четкость операций по наличному и безналичному денежному обороту предприятия;
– представлять в срок в контролирующие органы бухгалтерскую, финансовую и налоговую отчетность предприятия.
Схема 4.1. Структура аппарата бухгалтерии
Деятельность бухгалтерской службы предприятия должна строиться на основании Положения о бухгалтерии, которое составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
При вступлении в должность вновь принятому главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с Положением о бухгалтерии, а при его отсутствии – составить такой документ. Он должен включать следующие разделы: общие положения (указывается организационная форма ведения бухгалтерского учета, которая выбирается руководителем организации в зависимости от объема учетной работы); цели, задачи бухгалтерии; функции бухгалтерии; права и обязанности работников; взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации; организация работы. В Положении о бухгалтерии могут быть закреплены основные квалификационные требования, предъявляемые к главному бухгалтеру (например, на должность главного бухгалтера может быть принят специалист с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, имеющий высшее экономическое образование и аттестат профессионального бухгалтера).
Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации, для чего разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерской службы в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. В должностной инструкции необходимо указать, какие документы получает работник для обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы он имеет право подписывать. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций. Должностные инструкции утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии. После ознакомления работника с инструкцией он ставит отметку: «Ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать каждому бухгалтеру, что также фиксируется надписью: «Инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись. Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями.
В табл. 4.1 приведены должностные обязанности (примерные) бухгалтерских специалистов коммерческих организаций.
Таблица 4.1. Должностные обязанности (примерные) бухгалтерских специалистов коммерческих организаций
4.1.2. Главный бухгалтер
Главный бухгалтер (бухгалтер) организации, централизованной бухгалтерии назначается или освобождается от должности руководителем и подчиняется непосредственно руководителю организации. На должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет.
Главный бухгалтер (финансовый директор, бухгалтер малого предприятия), возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В этих документах содержится ряд общих принципиальных установок, которыми должны руководствоваться организации в своей деятельности, а также требования, относящиеся непосредственно к бухгалтерским работникам. Исходя из этих требований главный бухгалтер обязан обеспечивать законность совершаемых хозяйственных операций, правильность оформления денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Причем выполнять эту работу он должен прежде всего в интересах собственников, а не администраторов (руководителей) организаций.
Исходя из стоящих перед главными бухгалтерами задач к основным показателям (критериям) оценки их деятельности следует отнести выполнение таких требований:
– формирование учетной политики и ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормативными документами;
– обеспечение соответствия проводимых хозяйственных операций действующему законодательству, в том числе в конфликтных ситуациях;
– соблюдение достоверности, полноты бухгалтерской отчетности и установленных сроков ее представления;
– сохранение коммерческой и государственной тайны в отношении содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер:
– определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, а также технологию обработки учетной информации; разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля; формирует в установленном порядке учетную политику по другим вопросам;
– руководит разработкой и реализацией мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины; осуществляет (совместно с другими подразделениями и службами) экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов;
– принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства; участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей;
– подписывает совместно с руководителем организации документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера (бухгалтера) считаются недействительными и к исполнению не принимаются.
Главному бухгалтеру (бухгалтеру) запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер (бухгалтер) письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя организации письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер (бухгалтер) исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.
С главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности заключаются срочные трудовые договоры на срок не более пяти лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами. При смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером. В этом случае трудовой договор расторгается согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ.
Трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером, может быть установлена материальная ответственность. Вопросам материальной ответственности сторон трудового договора посвящены гл. 37–39 ТК РФ.
На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности; он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Для малых предприятий может быть сделано исключение – по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер может осуществлять и функцию кассира.
На время отсутствия главного бухгалтера его права и обязанности переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.
При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру, бухгалтеру (а при отсутствии последнего – работнику, назначенному приказом руководителя организации), в процессе которой проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации.
Работа бухгалтера в условиях постоянно меняющегося российского финансового и налогового законодательства связана с повышенной ответственностью. В случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, а также искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации бухгалтер может быть привлечен к административной или уголовной ответственности. Особые правила ведения учета применительно к потребностям налогообложения установлены Налоговым кодексом РФ. Виды налоговых нарушений и ответственность лиц за их совершение, в том числе за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, установлены гл. 16 НК РФ.
Главный бухгалтер (финансовый директор, бухгалтер малого предприятия), возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В этих документах содержится ряд общих принципиальных установок, которыми должны руководствоваться организации в своей деятельности, а также требования, относящиеся непосредственно к бухгалтерским работникам. Исходя из этих требований главный бухгалтер обязан обеспечивать законность совершаемых хозяйственных операций, правильность оформления денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Причем выполнять эту работу он должен прежде всего в интересах собственников, а не администраторов (руководителей) организаций.
Исходя из стоящих перед главными бухгалтерами задач к основным показателям (критериям) оценки их деятельности следует отнести выполнение таких требований:
– формирование учетной политики и ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормативными документами;
– обеспечение соответствия проводимых хозяйственных операций действующему законодательству, в том числе в конфликтных ситуациях;
– соблюдение достоверности, полноты бухгалтерской отчетности и установленных сроков ее представления;
– сохранение коммерческой и государственной тайны в отношении содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер:
– определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, а также технологию обработки учетной информации; разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля; формирует в установленном порядке учетную политику по другим вопросам;
– руководит разработкой и реализацией мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины; осуществляет (совместно с другими подразделениями и службами) экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов;
– принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства; участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей;
– подписывает совместно с руководителем организации документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера (бухгалтера) считаются недействительными и к исполнению не принимаются.
Главному бухгалтеру (бухгалтеру) запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер (бухгалтер) письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя организации письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер (бухгалтер) исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.
С главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности заключаются срочные трудовые договоры на срок не более пяти лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами. При смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером. В этом случае трудовой договор расторгается согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ.
Трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером, может быть установлена материальная ответственность. Вопросам материальной ответственности сторон трудового договора посвящены гл. 37–39 ТК РФ.
На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности; он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Для малых предприятий может быть сделано исключение – по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер может осуществлять и функцию кассира.
На время отсутствия главного бухгалтера его права и обязанности переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.
При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру, бухгалтеру (а при отсутствии последнего – работнику, назначенному приказом руководителя организации), в процессе которой проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации.
Работа бухгалтера в условиях постоянно меняющегося российского финансового и налогового законодательства связана с повышенной ответственностью. В случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, а также искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации бухгалтер может быть привлечен к административной или уголовной ответственности. Особые правила ведения учета применительно к потребностям налогообложения установлены Налоговым кодексом РФ. Виды налоговых нарушений и ответственность лиц за их совершение, в том числе за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, установлены гл. 16 НК РФ.
4.2. Организация документооборота
Бухгалтерия предприятия осуществляет учетные работы в определенной последовательности по отдельным этапам, тесно связанным между собой. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат документы, которые с момента составления и до сдачи в архив проходят определенный путь – совершают документооборот (схема 4.2).
Организуя документооборот, необходимо определить виды первичных документов, применяемых в данной организации, их перечень с указанием названий и номеров форм и, в зависимости от способов обработки и группировки учетных данных, установить требования к оформлению и содержанию документа. Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки.
Создание графика документооборота, т. е. определение порядка, сроков составления и прохождения отдельных документов, а также функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документа, способствует рациональному использованию рабочего времени, создает условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ.
Организуя документооборот, необходимо определить виды первичных документов, применяемых в данной организации, их перечень с указанием названий и номеров форм и, в зависимости от способов обработки и группировки учетных данных, установить требования к оформлению и содержанию документа. Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки.
Создание графика документооборота, т. е. определение порядка, сроков составления и прохождения отдельных документов, а также функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документа, способствует рациональному использованию рабочего времени, создает условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ.