Аналитический и синтетический учет Банковский учет, как и бухгалтерский учет в целом, подразделяется на синтетический и аналитический.
Аналитический учет Как указано в Правилах ведения бухгалтерского учета, аналитический бухгалтерский учет в банках ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах или в электронных баз), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца. К каждому балансовому синтетическому счету второго порядка открываются лицевые счета аналитического учета. Лицевые счета открываются по необходимости , т.е. если банк не проводит операции по какому-либо балансовому счету, то и лицевые счета к нему не открываются. При открытии эти лицевые счета регистрируются в специальной книге по следующей форме
Дата открытия счетаДата и No договора об открытии счетаНаименование
клиентаНаименование цель) счетаNo лицевого счетаПорядок и периодичность
выдачи выписок счетаДата сообщения налоговым органам, фондам об открытии
счетаДата закрытия счетаПримечание
123456789
Счета физических лиц по вкладам открываются с соблюдением положений Гражданского кодекса Российской Федерации отражаются в книге регистрации открытых счетов на общих основаниях. Если законодательством Российской Федерации не предусматривается сообщать налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета, то в книге регистрации счетов в графе "дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета" делается надпись "не требуется". Лицевые счета, открываемые для учета внутрибанковских операций (учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.) также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям. При ведении книги в электронном виде ведомость открытых и закрытых счетов ежедневно распечатываются и сшиваются в книгу. Один раз в год или чаще распечатывается книга регистрации счетов в разрезе балансовых счетов второго порядка, которая сверяется с ежедневными ведомостями. Лицевой счет имеет значимость в 20 знаков. Нумерация знаков лицевого счета:
1234567891011121314151617181920
Знаки с 1-го по 5-ый означают номер балансового счета второго порядка (1-3 знаки - счет первого порядка). Знаки с 6-го по 8-ой - обозначают код валюты. Коды валюты применяются стандартные в соответствии с общероссийским классификатором, но вводятся в действие только после специального указания Банка России. Девятый знак - защитный ключ, который применяется при автоматизированном ведении учета в электронных межбанковских расчетах. Для банков- ключевание счетов обязательно, т.к. программы вычислительного центра ЦБ РФ не принимают счета не имеющие ключа или имеющие неправильный ключ. Порядок расчета ключа в номере лицевого счета определен в письме Банка России от 08.09.97 г. No 515. Для бюджетных счетов 15 и 16 разряды используются в качестве определителя символа отчетности. О некоторых особенностях в нумерации лицевых счетов, открываемых на счетах по учету доходов и средств бюджетов, сообщено указанием Центробанка от 19.11.97 г. No 26-у. Примерная схема нумерации лицевых счетов приведена ниже.
NoNo п/пКоличество знаков
Корреспондентские счета, счета по учету средств клиентов и банковСчета по
учету кредитов, в т.ч. просроченных процентов по ним, и другие счета
Бюджетные счетаСчета по учету доходов и расходов
1Номер раздела1111
2Номер счета первого порядка ( в каждом разделе начинается с No 01)2222
3Номер счета второго порядка (в каждом счете первого порядка начинается с
No 01)2222
4Код валюты или драгоценного металла3333
5Защитный ключ1111
Итого знаков9999
6Номер филиала (отделения, структурного подразделения)4444
7Символ бюджетной отчетности3
8Символ отчета о прибылях и убытках5
9Порядковый номер лицевого счета7742
Всего знаков20202020
В том случае, если банк не имеет филиалов или отделений, то свободные знаки может использовать по своему усмотрению. Пример из Правил No 61. Открытие лицевого счета коммерческому предприятию, находящемуся в федеральной собственности, для учета средств клиента: Открывается текущий валютный счет в долларах США. балансовый счет второго порядка - 40502 (разряды 1 - 5) код валюты (доллар США) - 840 (разряды 6 - 8) защитный ключ - К (разряд 9) номер филиала (отделения) - 21 (разряды 10 - 13) порядковый номер лицевого счета - 128 (разряды 14 - 20) номер лицевого счета 40502 840 К 0021 0000128 """""""""""""""""""" """"" """"" " """"""" """"""" разряды 1 - 5 6 - 8 9 10 - 13 14 - 20 Лицевые счета открываются по возрастанию порядковых номеров. Следует отметить, что это не всегда удобно. Наиболее удобным является такой порядок нумерации клиентских счетов, когда клиенту присваивается индивидуальный номер и этот номер включается в номер лицевого счета. Некоторые особенности имеет нумерация бюджетных счетов, которые описаны в главе об учете бюджетных средств. Разрядность и порядок нумерации лицевых счетов депо определен инструкцией от 25.07.96 г. No 44. Порядок и нумерация лицевых счетов по остальным внебалансовым счетам определяется самостоятельно кредитной организацией. Операции по лицевому счету отражаются на бланке установленной формы ведения лицевого счета. К обязательным реквизитам ведения лицевых счетов относятся: а) дата операции; б) номер документа операции; в) корреспондирующий счет; г) сумма операции; д) оборот по дебету и оборот по кредиту ; е) остатки по счету. Типовой формой выписки из лицевого счета является форма по которой учреждения Банка России выдают выписки своим клиентам. Эта форма специальным указанием Центробанка рекомендована кредитным учреждениям для выдачи клиентам и приведенна ниже. Программы "Операционный день банка" позволяют получать такие формы на компьютерах. ВЫПИСКА ИЗ ЛИЦЕВОГО СЧЕТА Шаблон <наименование учреждения, выпустившего форму> <ДД.ММ.ГГГГ, ЧЧ:ММ:СС> Форма N 01301 ВЫПИСКА ИЗ ЛИЦЕВОГО СЧЕТА ЗА <ДД.ММ.ГГГГ> ДПД <ДД.ММ.ГГГГ> СЧЕТ <99999999999999999999> //<ПРЗ>// </ПАСС. или АКТИВ./> ОТВ. ИСП.<99> ВХОДЯЩИЙ ОСТАТОК </Пассив или Актив/> <9999999999999999999.99>
No докВоБИК банка корр.Корр. счетСчет отправителя / плательщикаСчет
получателяПРДебетКредит
123456789
99999999999999999999999999999999999999999999999999999999999СС9999999999999999.99
99999999999999999999999999999999999999999999999999999999999СС9999999999999999.99
ИТОГО ОБОРОТЫ <9999999999999999999.99> <9999999999999999999.99> ИСХОДЯЩИЙ ОСТАТОК </Пассив или Актив> <9999999999999999999.99> БИК <999999999> <наименование учреждения Банка России> Выписку из лицевых счетов клиентов банки распечатывают в двух экземплярах. Один экземпляр передается клиенту в установленном порядке, а вторые экземпляры выписок сшиваются и хранятся в банке. Выписки по клиентским счетам распечатывают за каждый день в течение которого по ним были совершены какие-либо операции, а по валютным текущим счетам еще и на каждый последний рабочий день месяца с указанием рублевого эквивалента иностранной валюты (для составления клиентом бухгалтерской отчетности). К выпискам из лицевых счетов прилагаются документы или их копии на основании которых совершены проводки по зачислению или списанию средств. В лицевой счет заносятся также сведения об условном цифровом обозначении вида операций . Таблица условных обозначений (шифров) приводится.
Условные цифровые обозначения документовНаименования документов, по
которым отражены операции
01Списано, зачислено по платежному поручению
02Оплачено, зачислено по платежному требованию
03Оплачен наличными денежный чек
04Поступило наличными по объявлению на взнос наличными
05Оплачено, зачислено по требованию- поручению
06Оплачено, зачислено по инкассовому поручению
07Оплачено, поступило по расчетному чеку
08Открытие аккредитива, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного
аккредитива
09Списано, зачислено по мемориальному (расходному, приходному кассовому)
ордеру
10Документы по погашению кредита, кроме поименованных выше
11Документы по выдаче кредита, зачислению кредита на счет, кроме
поименованных выше
12Зачислено на основании авизо
13Расчеты с применением банковских карт
16Платежный ордер
Учет некоторых документов ведется по картотекам и в операционных журналах. Картотеки ведутся к внебалансовым счетам No 909901 "Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты" - картотека No 1, No 90902 "Расчетные документы, не оплаченные с срок" - картотека No 2, No 90903 "Расчетные документы клиентов, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на корреспондентских счетах кредитной организации", No 90904 "Не оплаченные в срок расчетные документы из-за отсутствия средств на корреспондентских счетах кредитной организации". Операционные журналы ведутся по операциям банка в течение дня для выведения остатков по операциям текущего дня. Это необходимо в тех случаях, когда известны остатки по счетам на начало дня и проводимые в течение дня операции. Например, известен остаток по счету клиента на начало дня и проводимые операции (выдача наличных со счета, проведение платежных документов, прием остатков кассы). Задача - не позволить переплаты сверх имеющихся средств. Ныне действующие программы "Операционный день банка" позволяют не вести рукописные операционные дневники, т.к. при отражении операции в операционном дне текущие остатки по счетам формируются в автоматическом режиме. Балансовые счета первого порядка, открываемые на балансе банка, отражают в рабочем плане счетов. Рабочий план счетов банка в составе других документов утверждается приказом по учетной политике. Синтетический учет Материалами синтетического учета являются ежедневные балансы, кассовые и бухгалтерские журналы, сводные карточки, проверочные ведомости, оборотные и оборотно-сальдовые ведомости, ведомость средств по срокам, остающимся до погашения. Бухгалтерские балансы ежедневно составляются всеми кредитными организациями. Учитывая то, что банки получают выписку по своему корреспондентскому счету в ЦБ РФ утром следующего рабочего дня, а по корреспондентским счетам в других банках, соответственно, еще позже, баланс банка должен быть составлен, на следующий рабочий день. Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством итогов остатков по активу и пассиву, также как и правильность остатков актива и пассива по внебалансовым счетам и соответствием итога предыдущего баланса плюс итог оборотов прихода минус итог оборотов расхода по бухгалтерскому журналу за тот день, за который составляется баланс. В настоящее время, в условиях сплошной автоматизации, ведение бухгалтерского журнала в банках нецелесообразно. При учете валютных операций следует отметить, что аналитический учет ведется в иностранной валюте и рублевом эквиваленте данной валюты, а синтетический учет только в рублевом эквиваленте. Порядок проверки материалов аналитического и синтетического учета. Проверка лицевых счетов производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов. С целью недопущения появления активных остатков по пассивным счетам и пассивных остатков по активным счетам, банк проверяет на "красное сальдо" остатки по лицевым счетам. Данная процедура во многих программах операционного дня автоматизирована. Документация и документооборот в банках Документация по операциям банка Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено, что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060 , платежное требование 0401061 , платежное требование - поручение 0401064 , заявление на аккредитив 0401063 ; мемориальный ордер 0481008. .платежный ордер 0401066 При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе "О бухгалтерском учете". Мемориальными документами называют расчетно-денежные документы, мемориальные, кассовые и внебалансовые ордера. Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий. Некоторые банки вводят также ответственность должностных лиц банка за непринятие решения в пределах полномочий данного должностного лица. Следует особо подчеркнуть тот факт, что в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" и Правилами No 61 в банковских документах не допускается внесение каких-либо изменений, даже оговоренных. Под банковскими понимают все документы, являющиеся основанием для их отражения в учете банка. Первичными документами являются акты, справки, счета и др. документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к банковским документам. Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки. Документы, служащие основанием для проводок должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту). Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми учреждениями банка согласно требованиям Правил No 61 ЦБ РФ и инструкций по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля. Основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом. При проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы. Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день называются документами дня. В мемориальных документах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах и внебалансовых мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в хранилище или кладовой, итоговые суммы повторяются прописью. Оpганизация документооборота Документооборот в банке утверждается руководителем банка. Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках: приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня; расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка. Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики). Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции. Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские во второй половине дня. С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки. Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями "Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации" и "Об организации расчетов между банками разных республик". Внутpибанковский контроль и аудит Одним из условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведение учета в банке. Контроль операций. Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям. При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные). При приеме денежно - расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя. Ордера по счетам фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытию корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку. Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом, служащим основанием для проведения исправительной записи является исправительный ордер. Ордер выписывается в 4-х экземплярах. В связи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России не разрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительной техники. Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, одну подпись ответственного исполнителя. Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его по его распоряжению. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год. Внутрибанковский аудит. Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины, многие банки стали вводить вместо ревизионно -бухгалтерских подразделений, отделы внутрибанковского аудита. В отличии от ревизионно -бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующие задачи: -административный контроль; -контроль бухгалтерского учета; -контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структур пассивов и активов; -контроль доходности и рентабельности операций. Основными исходящими документами отдела аудита являются: -записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или банковских операций; -записки о соответствии проводимых операций решениям общего собрания акционеров (пайщиков) банка, Совета или Правления банка, о выполнении приказов и распоряжений по банку; -аналитические записки; -акты проверок. Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно. Тем не менее, чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более важным является проведение контрольных мероприятий. Кроме того, в соответствии с приказами Банка России от 28.08.97 г. No 02-372 и от 29.08.97 г. No 02-378 утверждены Положения "Об организации внутреннего контроля в банках" и "О порядке организации внутреннего контроля в кредитных организациях - участниках финансовых рынков". В соответствии с указанными документами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля в функции которой входят: выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства; оценка и минимизация банковских рисков; правильное и своевременное отражение в учете банковских операций; Руководитель службы внутреннего контроля является по должности заместителем руководителя банка и не может одновременно руководить иными подразделениями банка. Хpанение документов Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Документы хранятся в бумажной и электронной форме. Письмом от 17 ноября 1994 г. No 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 No 552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989). Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный "Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения", утвержденный Федеральной архивной службой ( от 16.01.1996 г. No 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков. В соответствии с Законом "Об основах налоговой системы в РФ" и Законом "О бухгалтерском учете" документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет.
Аналитический учет Как указано в Правилах ведения бухгалтерского учета, аналитический бухгалтерский учет в банках ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах или в электронных баз), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца. К каждому балансовому синтетическому счету второго порядка открываются лицевые счета аналитического учета. Лицевые счета открываются по необходимости , т.е. если банк не проводит операции по какому-либо балансовому счету, то и лицевые счета к нему не открываются. При открытии эти лицевые счета регистрируются в специальной книге по следующей форме
Дата открытия счетаДата и No договора об открытии счетаНаименование
клиентаНаименование цель) счетаNo лицевого счетаПорядок и периодичность
выдачи выписок счетаДата сообщения налоговым органам, фондам об открытии
счетаДата закрытия счетаПримечание
123456789
Счета физических лиц по вкладам открываются с соблюдением положений Гражданского кодекса Российской Федерации отражаются в книге регистрации открытых счетов на общих основаниях. Если законодательством Российской Федерации не предусматривается сообщать налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета, то в книге регистрации счетов в графе "дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета" делается надпись "не требуется". Лицевые счета, открываемые для учета внутрибанковских операций (учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.) также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям. При ведении книги в электронном виде ведомость открытых и закрытых счетов ежедневно распечатываются и сшиваются в книгу. Один раз в год или чаще распечатывается книга регистрации счетов в разрезе балансовых счетов второго порядка, которая сверяется с ежедневными ведомостями. Лицевой счет имеет значимость в 20 знаков. Нумерация знаков лицевого счета:
1234567891011121314151617181920
Знаки с 1-го по 5-ый означают номер балансового счета второго порядка (1-3 знаки - счет первого порядка). Знаки с 6-го по 8-ой - обозначают код валюты. Коды валюты применяются стандартные в соответствии с общероссийским классификатором, но вводятся в действие только после специального указания Банка России. Девятый знак - защитный ключ, который применяется при автоматизированном ведении учета в электронных межбанковских расчетах. Для банков- ключевание счетов обязательно, т.к. программы вычислительного центра ЦБ РФ не принимают счета не имеющие ключа или имеющие неправильный ключ. Порядок расчета ключа в номере лицевого счета определен в письме Банка России от 08.09.97 г. No 515. Для бюджетных счетов 15 и 16 разряды используются в качестве определителя символа отчетности. О некоторых особенностях в нумерации лицевых счетов, открываемых на счетах по учету доходов и средств бюджетов, сообщено указанием Центробанка от 19.11.97 г. No 26-у. Примерная схема нумерации лицевых счетов приведена ниже.
NoNo п/пКоличество знаков
Корреспондентские счета, счета по учету средств клиентов и банковСчета по
учету кредитов, в т.ч. просроченных процентов по ним, и другие счета
Бюджетные счетаСчета по учету доходов и расходов
1Номер раздела1111
2Номер счета первого порядка ( в каждом разделе начинается с No 01)2222
3Номер счета второго порядка (в каждом счете первого порядка начинается с
No 01)2222
4Код валюты или драгоценного металла3333
5Защитный ключ1111
Итого знаков9999
6Номер филиала (отделения, структурного подразделения)4444
7Символ бюджетной отчетности3
8Символ отчета о прибылях и убытках5
9Порядковый номер лицевого счета7742
Всего знаков20202020
В том случае, если банк не имеет филиалов или отделений, то свободные знаки может использовать по своему усмотрению. Пример из Правил No 61. Открытие лицевого счета коммерческому предприятию, находящемуся в федеральной собственности, для учета средств клиента: Открывается текущий валютный счет в долларах США. балансовый счет второго порядка - 40502 (разряды 1 - 5) код валюты (доллар США) - 840 (разряды 6 - 8) защитный ключ - К (разряд 9) номер филиала (отделения) - 21 (разряды 10 - 13) порядковый номер лицевого счета - 128 (разряды 14 - 20) номер лицевого счета 40502 840 К 0021 0000128 """""""""""""""""""" """"" """"" " """"""" """"""" разряды 1 - 5 6 - 8 9 10 - 13 14 - 20 Лицевые счета открываются по возрастанию порядковых номеров. Следует отметить, что это не всегда удобно. Наиболее удобным является такой порядок нумерации клиентских счетов, когда клиенту присваивается индивидуальный номер и этот номер включается в номер лицевого счета. Некоторые особенности имеет нумерация бюджетных счетов, которые описаны в главе об учете бюджетных средств. Разрядность и порядок нумерации лицевых счетов депо определен инструкцией от 25.07.96 г. No 44. Порядок и нумерация лицевых счетов по остальным внебалансовым счетам определяется самостоятельно кредитной организацией. Операции по лицевому счету отражаются на бланке установленной формы ведения лицевого счета. К обязательным реквизитам ведения лицевых счетов относятся: а) дата операции; б) номер документа операции; в) корреспондирующий счет; г) сумма операции; д) оборот по дебету и оборот по кредиту ; е) остатки по счету. Типовой формой выписки из лицевого счета является форма по которой учреждения Банка России выдают выписки своим клиентам. Эта форма специальным указанием Центробанка рекомендована кредитным учреждениям для выдачи клиентам и приведенна ниже. Программы "Операционный день банка" позволяют получать такие формы на компьютерах. ВЫПИСКА ИЗ ЛИЦЕВОГО СЧЕТА Шаблон <наименование учреждения, выпустившего форму> <ДД.ММ.ГГГГ, ЧЧ:ММ:СС> Форма N 01301 ВЫПИСКА ИЗ ЛИЦЕВОГО СЧЕТА ЗА <ДД.ММ.ГГГГ> ДПД <ДД.ММ.ГГГГ> СЧЕТ <99999999999999999999> //<ПРЗ>// </ПАСС. или АКТИВ./> ОТВ. ИСП.<99> ВХОДЯЩИЙ ОСТАТОК </Пассив или Актив/> <9999999999999999999.99>
No докВоБИК банка корр.Корр. счетСчет отправителя / плательщикаСчет
получателяПРДебетКредит
123456789
99999999999999999999999999999999999999999999999999999999999СС9999999999999999.99
99999999999999999999999999999999999999999999999999999999999СС9999999999999999.99
ИТОГО ОБОРОТЫ <9999999999999999999.99> <9999999999999999999.99> ИСХОДЯЩИЙ ОСТАТОК </Пассив или Актив> <9999999999999999999.99> БИК <999999999> <наименование учреждения Банка России> Выписку из лицевых счетов клиентов банки распечатывают в двух экземплярах. Один экземпляр передается клиенту в установленном порядке, а вторые экземпляры выписок сшиваются и хранятся в банке. Выписки по клиентским счетам распечатывают за каждый день в течение которого по ним были совершены какие-либо операции, а по валютным текущим счетам еще и на каждый последний рабочий день месяца с указанием рублевого эквивалента иностранной валюты (для составления клиентом бухгалтерской отчетности). К выпискам из лицевых счетов прилагаются документы или их копии на основании которых совершены проводки по зачислению или списанию средств. В лицевой счет заносятся также сведения об условном цифровом обозначении вида операций . Таблица условных обозначений (шифров) приводится.
Условные цифровые обозначения документовНаименования документов, по
которым отражены операции
01Списано, зачислено по платежному поручению
02Оплачено, зачислено по платежному требованию
03Оплачен наличными денежный чек
04Поступило наличными по объявлению на взнос наличными
05Оплачено, зачислено по требованию- поручению
06Оплачено, зачислено по инкассовому поручению
07Оплачено, поступило по расчетному чеку
08Открытие аккредитива, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного
аккредитива
09Списано, зачислено по мемориальному (расходному, приходному кассовому)
ордеру
10Документы по погашению кредита, кроме поименованных выше
11Документы по выдаче кредита, зачислению кредита на счет, кроме
поименованных выше
12Зачислено на основании авизо
13Расчеты с применением банковских карт
16Платежный ордер
Учет некоторых документов ведется по картотекам и в операционных журналах. Картотеки ведутся к внебалансовым счетам No 909901 "Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты" - картотека No 1, No 90902 "Расчетные документы, не оплаченные с срок" - картотека No 2, No 90903 "Расчетные документы клиентов, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на корреспондентских счетах кредитной организации", No 90904 "Не оплаченные в срок расчетные документы из-за отсутствия средств на корреспондентских счетах кредитной организации". Операционные журналы ведутся по операциям банка в течение дня для выведения остатков по операциям текущего дня. Это необходимо в тех случаях, когда известны остатки по счетам на начало дня и проводимые в течение дня операции. Например, известен остаток по счету клиента на начало дня и проводимые операции (выдача наличных со счета, проведение платежных документов, прием остатков кассы). Задача - не позволить переплаты сверх имеющихся средств. Ныне действующие программы "Операционный день банка" позволяют не вести рукописные операционные дневники, т.к. при отражении операции в операционном дне текущие остатки по счетам формируются в автоматическом режиме. Балансовые счета первого порядка, открываемые на балансе банка, отражают в рабочем плане счетов. Рабочий план счетов банка в составе других документов утверждается приказом по учетной политике. Синтетический учет Материалами синтетического учета являются ежедневные балансы, кассовые и бухгалтерские журналы, сводные карточки, проверочные ведомости, оборотные и оборотно-сальдовые ведомости, ведомость средств по срокам, остающимся до погашения. Бухгалтерские балансы ежедневно составляются всеми кредитными организациями. Учитывая то, что банки получают выписку по своему корреспондентскому счету в ЦБ РФ утром следующего рабочего дня, а по корреспондентским счетам в других банках, соответственно, еще позже, баланс банка должен быть составлен, на следующий рабочий день. Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством итогов остатков по активу и пассиву, также как и правильность остатков актива и пассива по внебалансовым счетам и соответствием итога предыдущего баланса плюс итог оборотов прихода минус итог оборотов расхода по бухгалтерскому журналу за тот день, за который составляется баланс. В настоящее время, в условиях сплошной автоматизации, ведение бухгалтерского журнала в банках нецелесообразно. При учете валютных операций следует отметить, что аналитический учет ведется в иностранной валюте и рублевом эквиваленте данной валюты, а синтетический учет только в рублевом эквиваленте. Порядок проверки материалов аналитического и синтетического учета. Проверка лицевых счетов производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов. С целью недопущения появления активных остатков по пассивным счетам и пассивных остатков по активным счетам, банк проверяет на "красное сальдо" остатки по лицевым счетам. Данная процедура во многих программах операционного дня автоматизирована. Документация и документооборот в банках Документация по операциям банка Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено, что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060 , платежное требование 0401061 , платежное требование - поручение 0401064 , заявление на аккредитив 0401063 ; мемориальный ордер 0481008. .платежный ордер 0401066 При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе "О бухгалтерском учете". Мемориальными документами называют расчетно-денежные документы, мемориальные, кассовые и внебалансовые ордера. Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий. Некоторые банки вводят также ответственность должностных лиц банка за непринятие решения в пределах полномочий данного должностного лица. Следует особо подчеркнуть тот факт, что в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" и Правилами No 61 в банковских документах не допускается внесение каких-либо изменений, даже оговоренных. Под банковскими понимают все документы, являющиеся основанием для их отражения в учете банка. Первичными документами являются акты, справки, счета и др. документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к банковским документам. Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки. Документы, служащие основанием для проводок должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту). Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми учреждениями банка согласно требованиям Правил No 61 ЦБ РФ и инструкций по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля. Основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом. При проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы. Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день называются документами дня. В мемориальных документах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах и внебалансовых мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в хранилище или кладовой, итоговые суммы повторяются прописью. Оpганизация документооборота Документооборот в банке утверждается руководителем банка. Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках: приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня; расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка. Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики). Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции. Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские во второй половине дня. С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки. Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями "Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации" и "Об организации расчетов между банками разных республик". Внутpибанковский контроль и аудит Одним из условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведение учета в банке. Контроль операций. Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям. При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные). При приеме денежно - расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя. Ордера по счетам фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытию корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку. Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом, служащим основанием для проведения исправительной записи является исправительный ордер. Ордер выписывается в 4-х экземплярах. В связи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России не разрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительной техники. Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, одну подпись ответственного исполнителя. Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его по его распоряжению. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год. Внутрибанковский аудит. Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины, многие банки стали вводить вместо ревизионно -бухгалтерских подразделений, отделы внутрибанковского аудита. В отличии от ревизионно -бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующие задачи: -административный контроль; -контроль бухгалтерского учета; -контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структур пассивов и активов; -контроль доходности и рентабельности операций. Основными исходящими документами отдела аудита являются: -записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или банковских операций; -записки о соответствии проводимых операций решениям общего собрания акционеров (пайщиков) банка, Совета или Правления банка, о выполнении приказов и распоряжений по банку; -аналитические записки; -акты проверок. Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно. Тем не менее, чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более важным является проведение контрольных мероприятий. Кроме того, в соответствии с приказами Банка России от 28.08.97 г. No 02-372 и от 29.08.97 г. No 02-378 утверждены Положения "Об организации внутреннего контроля в банках" и "О порядке организации внутреннего контроля в кредитных организациях - участниках финансовых рынков". В соответствии с указанными документами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля в функции которой входят: выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства; оценка и минимизация банковских рисков; правильное и своевременное отражение в учете банковских операций; Руководитель службы внутреннего контроля является по должности заместителем руководителя банка и не может одновременно руководить иными подразделениями банка. Хpанение документов Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Документы хранятся в бумажной и электронной форме. Письмом от 17 ноября 1994 г. No 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 No 552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989). Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный "Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения", утвержденный Федеральной архивной службой ( от 16.01.1996 г. No 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков. В соответствии с Законом "Об основах налоговой системы в РФ" и Законом "О бухгалтерском учете" документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет.