Страница:
• завершение строительства и ввод в эксплуатацию какого-либо производственного или социально-культурного объекта;
• начало производства новой продукции или оказания новой услуги;
• открытие представительства или филиала компании в новом регионе;
• начало работы крупной экспозиции или выставки достижений компании за определенный период времени;
• запуск нового проекта в образовательной, экологической, гуманитарной и других областях.
Правильно организованная церемония открытия предполагает участие в ней представителей всех категорий общественности той или иной компании: собственных сотрудников, внешних акционеров, кредиторов, инвесторов, местной администрации, поставщиков, потребителей и даже конкурентов.
Положительный резонанс в СМИ о проведении церемонии открытия оказывает существенное влияние на деловой имидж фирмы и приводит к повышению ее конкурентного статуса, поскольку свидетельствует о постоянном развитии компании и имеющихся у нее возможностях роста.
Одновременное участие в церемонии открытия руководителей, специалистов и работников компании улучшает внутреннюю корпоративную культуру, сплачивает и дисциплинирует коллектив, позволяет полнее раскрыть и использовать его творческий потенциал в интересах компании.
На церемонию открытия приглашаются, как правило, представители местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и представителей различных инициативных групп. Организаторам церемонии открытия целесообразно позаботиться о том, чтобы на ней присутствовало лицо, представляющее интерес для широкой общественности (видный политик или общественный деятель, бизнесмен, государственный чиновник, артист, писатель, спортсмен, телеведущий и др.).
Присутствие государственных деятелей и руководителей местной администрации на церемонии открытия придает ей большую официальность и значимость. В этом случае у организаторов церемонии и руководителей открываемого объекта появляется редкая возможность заручиться поддержкой властей и договориться о формах и размерах дальнейшего сотрудничества и оказания необходимой помощи.
В случае приглашения на церемонию открытия известных артистов, спортсменов и т. п. организаторы должны быть готовы к оплате (иногда даже почасовой) их присутствия на данном мероприятии. Подобный сложившийся порядок нередко существенно влияет на состав и количество известных лиц, приглашаемых на торжественную церемонию открытия того или иного объекта.
Необходимо также подчеркнуть, что состав приглашенных лиц в определенной степени влияет на заинтересованность представителей СМИ в освещении церемонии открытия.
Наконец, количество и статус приглашенных лиц определяют уровень расходов организаторов церемонии открытия на их размещение, питание, охрану, транспортное обслуживание и др.
В дополнение к изложенному следует отметить, что подготовка и проведение церемонии открытия того или иного объекта должны предусматривать:
• разработку программы мероприятия, ее тиражирование и распространение среди участников церемонии;
• подготовку сценария и проведение необходимой репетиции церемонии открытия;
• подготовку и распределение информационно-рекламных материалов с достаточно полной характеристикой открываемого объекта;
• приглашение представителей СМИ на церемонию открытия и последующее освещение этого события в газетах, журналах, по радио и на телевидении;
• создание необходимых условий для работы приглашенных журналистов и репортеров.
Достаточно эффективным инструментом коммуникативной политики компании являются дни открытых дверей.
Проведение дня открытых дверей предприятием или организацией является комплексным ПР-мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности.
В рамках дня открытых дверей могут проводиться:
• презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.;
• выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы;
• брифинги для приглашенных журналистов;
• конференции;
• круглые столы;
• приемы делегаций;
• церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия.
В зависимости от целей проведения дня открытых дверей организаторы могут приглашать на данное мероприятие самые разные категории общественности.
Приглашение местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и различных инициативных групп весьма положительно влияет на характер взаимоотношений руководства компании с местной общественностью, позволяет укрепить доверие, достичь определенных компромиссов.
Например, отрицательное отношение местной общественности к строительству и функционированию новых производственных объектов (в большинстве случаев неизбежно ухудшающих экологическую ситуацию в регионе) может быть нивелировано предоставлением местному населению определенного количества рабочих мест на этих объектах и обязательствами их руководства решить социально-культурные проблемы региона за счет строительства объектов здравоохранения, образования и т. п.
Организаторы дня открытых дверей иногда приглашают на данное мероприятие членов семей и родственников лиц, работающих в компании. Это позволяет заинтересованным людям лучше ознакомиться с условиями труда на данном предприятии или в организации, составить представление о характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценить перспективы профессионального роста на конкретном рабочем месте, в той или иной должности.
Дни открытых дверей проводятся также для привлечения на свободные рабочие места компании лиц соответствующей квалификации, студентов старших курсов и выпускников профильных учебных заведений (как средних, так и высших).
В свою очередь, различные учебные заведения (как государственные, так и коммерческие) активно используют дни открытых дверей для привлечения потенциальных абитуриентов.
Правильная организация дня открытых дверей требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей. Ответственными за проведение данного мероприятия назначаются, как правило, наиболее квалифицированные специалисты службы по связям с общественностью компании.
Информация о предстоящем дне открытых дверей в какой-либо организации должна быть заблаговременно распространена через представителей СМИ в различных газетах и журналах, может быть передана по радио и телевидению; могут быть использованы также средства наружной рекламы. Весьма полезной в данном случае является и прямая почтовая рассылка индивидуальных приглашений тем официальным лицам, чье присутствие на мероприятии кажется его организаторам весьма полезным и важным.
В ходе проведения дня открытых дверей весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов и др. Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными планами развития организации (насколько это позволяют сделать соображения конфиденциальности). Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по территории организации с посещением действующих новых объектов – отдельно для каждой группы общественности с учетом ее специфических интересов.
Как и большинство ПР-мероприятий, дни открытых дверей требуют проработки вопросов охраны и обеспечения безопасности (в том числе производственной) для приглашенных лиц, уборки помещений, изготовления идентификационных табличек и стрелочных указателей и др.
После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими организаторами данного мероприятия (что иногда предпочтительнее).
Действенным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются различные приемы.
Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности.
Приемы обычно проводятся в следующих случаях:
• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегацией), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;
• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, презентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количества представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т. д.;
• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;
• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;
• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно связанного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие различными категориями общественности.
В перечисленных случаях организуются, как правило, представительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.
Основными целями проведения представительских приемов могут быть:
• налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу;
• расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности;
• формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании во внутренней и внешней среде ее функционирования.
• Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ:
• определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);
• подготовка и рассылка специальных приглашений представителям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;
• разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов;
• написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;
• составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;
• подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;
• отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.
В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.
Основными разновидностями представительских приемов являются:
• дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);
• вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.);
• неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч).
Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамках обычной ежедневной работы компании по организации и поддержанию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудники собственной службы по связям с общественностью, руководители и специалисты других внутрифирменных подразделений.
Текущие приемы целесообразно проводить в специально оборудованном помещении или подготовленном офисе фирмы. Желательно, чтобы это помещение было изолированным, – во избежание помех при проведении переговоров и для обеспечения необходимой степени конфиденциальности.
Организаторы текущих приемов должны установить точную дату, время начала и продолжительность данного мероприятия, обеспечить подготовку необходимых информационных материалов, обучение персонала деталям протокола, соблюдение в ходе приема норм деловой этики, сложившейся корпоративной культуры и фирменного стиля.
3.3
• начало производства новой продукции или оказания новой услуги;
• открытие представительства или филиала компании в новом регионе;
• начало работы крупной экспозиции или выставки достижений компании за определенный период времени;
• запуск нового проекта в образовательной, экологической, гуманитарной и других областях.
Правильно организованная церемония открытия предполагает участие в ней представителей всех категорий общественности той или иной компании: собственных сотрудников, внешних акционеров, кредиторов, инвесторов, местной администрации, поставщиков, потребителей и даже конкурентов.
Положительный резонанс в СМИ о проведении церемонии открытия оказывает существенное влияние на деловой имидж фирмы и приводит к повышению ее конкурентного статуса, поскольку свидетельствует о постоянном развитии компании и имеющихся у нее возможностях роста.
Одновременное участие в церемонии открытия руководителей, специалистов и работников компании улучшает внутреннюю корпоративную культуру, сплачивает и дисциплинирует коллектив, позволяет полнее раскрыть и использовать его творческий потенциал в интересах компании.
На церемонию открытия приглашаются, как правило, представители местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и представителей различных инициативных групп. Организаторам церемонии открытия целесообразно позаботиться о том, чтобы на ней присутствовало лицо, представляющее интерес для широкой общественности (видный политик или общественный деятель, бизнесмен, государственный чиновник, артист, писатель, спортсмен, телеведущий и др.).
Присутствие государственных деятелей и руководителей местной администрации на церемонии открытия придает ей большую официальность и значимость. В этом случае у организаторов церемонии и руководителей открываемого объекта появляется редкая возможность заручиться поддержкой властей и договориться о формах и размерах дальнейшего сотрудничества и оказания необходимой помощи.
В случае приглашения на церемонию открытия известных артистов, спортсменов и т. п. организаторы должны быть готовы к оплате (иногда даже почасовой) их присутствия на данном мероприятии. Подобный сложившийся порядок нередко существенно влияет на состав и количество известных лиц, приглашаемых на торжественную церемонию открытия того или иного объекта.
Необходимо также подчеркнуть, что состав приглашенных лиц в определенной степени влияет на заинтересованность представителей СМИ в освещении церемонии открытия.
Наконец, количество и статус приглашенных лиц определяют уровень расходов организаторов церемонии открытия на их размещение, питание, охрану, транспортное обслуживание и др.
В дополнение к изложенному следует отметить, что подготовка и проведение церемонии открытия того или иного объекта должны предусматривать:
• разработку программы мероприятия, ее тиражирование и распространение среди участников церемонии;
• подготовку сценария и проведение необходимой репетиции церемонии открытия;
• подготовку и распределение информационно-рекламных материалов с достаточно полной характеристикой открываемого объекта;
• приглашение представителей СМИ на церемонию открытия и последующее освещение этого события в газетах, журналах, по радио и на телевидении;
• создание необходимых условий для работы приглашенных журналистов и репортеров.
Достаточно эффективным инструментом коммуникативной политики компании являются дни открытых дверей.
Проведение дня открытых дверей предприятием или организацией является комплексным ПР-мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности.
В рамках дня открытых дверей могут проводиться:
• презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.;
• выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы;
• брифинги для приглашенных журналистов;
• конференции;
• круглые столы;
• приемы делегаций;
• церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия.
В зависимости от целей проведения дня открытых дверей организаторы могут приглашать на данное мероприятие самые разные категории общественности.
Приглашение местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и различных инициативных групп весьма положительно влияет на характер взаимоотношений руководства компании с местной общественностью, позволяет укрепить доверие, достичь определенных компромиссов.
Например, отрицательное отношение местной общественности к строительству и функционированию новых производственных объектов (в большинстве случаев неизбежно ухудшающих экологическую ситуацию в регионе) может быть нивелировано предоставлением местному населению определенного количества рабочих мест на этих объектах и обязательствами их руководства решить социально-культурные проблемы региона за счет строительства объектов здравоохранения, образования и т. п.
Организаторы дня открытых дверей иногда приглашают на данное мероприятие членов семей и родственников лиц, работающих в компании. Это позволяет заинтересованным людям лучше ознакомиться с условиями труда на данном предприятии или в организации, составить представление о характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценить перспективы профессионального роста на конкретном рабочем месте, в той или иной должности.
Дни открытых дверей проводятся также для привлечения на свободные рабочие места компании лиц соответствующей квалификации, студентов старших курсов и выпускников профильных учебных заведений (как средних, так и высших).
В свою очередь, различные учебные заведения (как государственные, так и коммерческие) активно используют дни открытых дверей для привлечения потенциальных абитуриентов.
Правильная организация дня открытых дверей требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей. Ответственными за проведение данного мероприятия назначаются, как правило, наиболее квалифицированные специалисты службы по связям с общественностью компании.
Информация о предстоящем дне открытых дверей в какой-либо организации должна быть заблаговременно распространена через представителей СМИ в различных газетах и журналах, может быть передана по радио и телевидению; могут быть использованы также средства наружной рекламы. Весьма полезной в данном случае является и прямая почтовая рассылка индивидуальных приглашений тем официальным лицам, чье присутствие на мероприятии кажется его организаторам весьма полезным и важным.
В ходе проведения дня открытых дверей весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов и др. Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными планами развития организации (насколько это позволяют сделать соображения конфиденциальности). Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по территории организации с посещением действующих новых объектов – отдельно для каждой группы общественности с учетом ее специфических интересов.
Как и большинство ПР-мероприятий, дни открытых дверей требуют проработки вопросов охраны и обеспечения безопасности (в том числе производственной) для приглашенных лиц, уборки помещений, изготовления идентификационных табличек и стрелочных указателей и др.
После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими организаторами данного мероприятия (что иногда предпочтительнее).
Действенным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются различные приемы.
Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности.
Приемы обычно проводятся в следующих случаях:
• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегацией), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;
• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, презентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количества представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т. д.;
• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;
• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;
• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно связанного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие различными категориями общественности.
В перечисленных случаях организуются, как правило, представительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.
Основными целями проведения представительских приемов могут быть:
• налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу;
• расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности;
• формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании во внутренней и внешней среде ее функционирования.
• Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ:
• определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);
• подготовка и рассылка специальных приглашений представителям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;
• разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов;
• написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;
• составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;
• подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;
• отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.
В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.
Основными разновидностями представительских приемов являются:
• дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);
• вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.);
• неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч).
Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамках обычной ежедневной работы компании по организации и поддержанию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудники собственной службы по связям с общественностью, руководители и специалисты других внутрифирменных подразделений.
Текущие приемы целесообразно проводить в специально оборудованном помещении или подготовленном офисе фирмы. Желательно, чтобы это помещение было изолированным, – во избежание помех при проведении переговоров и для обеспечения необходимой степени конфиденциальности.
Организаторы текущих приемов должны установить точную дату, время начала и продолжительность данного мероприятия, обеспечить подготовку необходимых информационных материалов, обучение персонала деталям протокола, соблюдение в ходе приема норм деловой этики, сложившейся корпоративной культуры и фирменного стиля.
3.3
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПУБЛИЧНЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ И ТЕЛЕФОНА ДЛЯ ПОДДЕРЖАНИЯ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
Публичные выступления широко используются как самостоятельное и довольно эффективное средство установления и поддержания информационных связей компании с различными категориями общественности. Кроме того, публичные выступления всегда сопровождают комплексные ПР-мероприятия. Руководителям предприятий и организаций, ведущим специалистам различных отделов и служб, работникам внутрифирменных подразделений по связям с общественностью часто приходится публично выступать перед разными аудиториями во время проведения всевозможных презентаций, церемоний открытия, приемов, на пресс-конференциях, в ходе проведения деловых встреч, переговоров и т. п.
Хорошо подготовленное и реализованное в нужный момент публичное выступление может оказывать на общественность фирмы не меньшее воздействие, чем дорогостоящее и длительное ПР-мероприятие.
Основными целями публичного выступления являются:
• информирование общественности о значительном событии в жизни компании (освоение новой продукции или технологии, расширение или сокращение производства с соответствующим изменением численности рабочих мест, изменение ценовой или тарифной политики компании и др.);
• улучшение отношений с некоторыми категориями общественности (собственный персонал фирмы, внешние акционеры, поставщики, потребители, кредиторы, инвесторы, местная общественность и др.) и достижение лучшего взаимопонимания по отдельным вопросам;
• опровержение сложившегося общественного мнения в отношении компании по тем или иным аспектам ее функционирования.
Публичные выступления руководителей и специалистов организации можно рассматривать как наиболее авторитетный первичный источник информации, используемой и распространяемой в дальнейшем различными изданиями, радиостанциями и телевизионными компаниями.
Успешные публичные выступления хорошо запоминаются благодаря их частому повторению различными СМИ. Эти выступления, как правило, достаточно подробно анализируются и комментируются в деловых и журналистских кругах, что, несомненно, формирует и поддерживает положительный имидж компании и ее руководства.
Правильно подготовленное и реализованное публичное выступление позволяет продемонстрировать открытость компании и ее готовность решать сложные вопросы в режиме диалога с представителями различных категорий общественности.
Неоспоримым преимуществом публичного выступления перед другими средствами установления и поддержания связей с общественностью является также возможность налаживания прямого контакта с живой аудиторией, установления обратной информационной связи при ответах на ее вопросы и обсуждении заявленных проблем.
Публичные выступления руководителей и специалистов по связям с общественностью требуют определенной подготовки текста выступления и самого выступающего лица.
В написании и редактировании будущего текста обязательно должен принимать участие предполагаемый оратор. В зависимости от его квалификации и опыта общения с аудиторией могут быть подготовлены:
• полный текст публичного выступления;
• отдельные тезисы выступления;
• краткий план или простой перечень обсуждаемых вопросов.
Для начинающих ораторов рекомендуется готовить полный текст выступления, выделяя при этом наиболее важные места. Основные проблемы, затрагиваемые в выступлении, могут быть пронумерованы, а в конце текста могут быть даны ответы на возможные вопросы и реплики из зала.
Для более опытных, но не слишком профессионально разбирающихся в многочисленных деталях предмета выступления ораторов рекомендуется готовить отдельные тезисы доклада с более подробными комментариями сложных для понимания вопросов и обязательной расшифровкой специальных терминов.
Для высококвалифицированных специалистов, владеющих ораторскими навыками, вполне достаточно краткого плана выступления с перечнем основных вопросов.
Предприятия и организации, среди руководства или специалистов которых нет хороших ораторов, могут решить эту проблему с помощью школ ораторского мастерства или соответствующих курсов. В процессе самостоятельного обучения правилам публичных выступлений и овладения техникой устной речи весьма полезными могут оказаться специальные тренировки и репетиции с их записью на аудио– и видеокассеты, последующим воспроизведением и анализом.
От правильной оценки аудитории (как качественной, так и количественной) во многом зависят ход самого выступления и его конечный результат.
Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная принадлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, организовавшей публичное выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная общественность и др.) и целью посещения данного мероприятия (поддержка решений руководства, организация забастовок и бойкотов, выдвижение определенных требований и др.).
Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публичном выступлении большого количества профессионально подготовленных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.
Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и более удобную рассадку присутствующих. Несоразмерно большое помещение приводит к тому, что основная масса присутствующих располагается на задних рядах и боковых местах, а это существенно затрудняет установление контакта между выступающим и аудиторией и снижает эффективность хорошо подготовленного публичного выступления.
При выборе помещения для публичного выступления необходимо по возможности учитывать его акустические особенности. Организаторы мероприятия должны позаботиться о том, чтобы во время его проведения посторонние звуки (уличный шум через открытые окна, хлопающие двери, звонки мобильных телефонов и др.) не отвлекали внимание аудитории и докладчика от основной темы выступления. Для лиц, опоздавших к началу публичного выступления, целесообразно организовать порядок прохода в помещение, не препятствующий нормальному течению мероприятия.
Для удобства выступающего и присутствующих лиц необходимо подготовить специальную трибуну (кафедру), оснастив ее при необходимости подсветкой и микрофоном. Оратор, передвигающийся по сцене или залу во время своего выступления, может быть оснащен микрофоном-клипсой. В его распоряжение могут быть переданы необходимые информационно-рекламные материалы (схемы, таблицы, фотографии) для раздачи присутствующим в аудитории. Само выступление может сопровождаться показом слайдов, видеороликов, фрагментов фильмов и др.
В отдельных случаях необходимо предоставить выступающим возможность использования грифельной доски, экрана, проектора и других технических средств. При наличии среди присутствующих на публичном выступлении лиц, плохо владеющих языком данного общения, следует позаботиться о синхронном переводе.
Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос об использовании присутствующими диктофонов для полной записи выступления, что обычно осуществляется с личного разрешения выступающего.
Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определяется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей. В ходе выступления необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений.
Необходимо учитывать, что аудиторию могут отвлекать и даже раздражать отдельные привычки выступающих или часто употребляемые ими слова-паразиты. Опытный оратор контролирует язык жестов и другие средства невербальных коммуникаций, скорость и четкость речи, регулирует тембр голоса, устанавливает зрительный контакт с отдельными слушателями.
Специалист, овладевший правилами публичных выступлений, никогда не читает перед аудиторией заранее отпечатанный полный текст своего доклада, а использует в качестве подсказки общий план выступления и его основные тезисы, кратко записанные на специальных карточках.
При подготовке и проведении публичного выступления необходимо стремиться к тому, чтобы оно было по возможности полным, конкретным, непротиворечивым, основанным на достоверных фактах и событиях, достаточно эмоциональным, убедительным и конструктивным. Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказывают внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера поведения и другие факторы.
В последнее время многие фирмы все активнее используют телефон для установления и поддержания связей с общественностью. Передача информации по телефону значительно повышает оперативность связей с общественностью и снижает расходы по установлению и эксплуатации коммуникационных каналов.
Уровень телефонизации компании обычно определяется такими факторами, как:
• роль и место компании в сложившейся системе информационных взаимосвязей отрасли, региона или государства в целом;
• важность, объем и срочность информации, передаваемой компанией представителям различных групп своей общественности;
• характер и назначение выпускаемой продукции и оказываемых услуг, степень влияния производственной деятельности компании на состояние потребительского рынка региона;
• финансовое состояние компании и возможность выделения необходимых ресурсов для проведения телефонизации;
• уровень общественного интереса к работе компании в том или ином регионе и др.
Уровень телефонизации компании может быть определен сопоставлением общей численности работающих с количеством имеющихся у ее сотрудников стационарных и мобильных телефонных аппаратов. Большое значение для оценки уровня телефонизации имеют также номенклатура и качество предоставляемых услуг телефонной связи.
Крупные предприятия и организации, имеющие разветвленную региональную сеть производства и сбыта своей продукции, большое количество представительств и филиалов, как правило, не жалеют средств на оснащение транспортных единиц необходимыми средствами связи и обеспечение отдельных категорий работающих мобильными телефонами и пейджерами. В то же время они имеют возможность целенаправленно и эффективно ограничивать использование сотрудниками служебных средств телефонной связи в личных целях.
Многие компании имеют собственные мини-АТС, позволяющие организовывать внутреннюю телефонную связь руководства компании с руководителями ее отделов и служб, ведущими специалистами, начальниками цехов и участков, бригадирами и другими работниками. При этом возможности выхода на городских и региональных абонентов, а также пользования услугами междугородной и международной связи с телефонных аппаратов компании обычно сосредоточены в руках ее руководства и главных специалистов.
На предприятиях и в организациях, постоянно получающих большое количество телефонных звонков от представителей различных категорий общественности, целесообразно использовать автоответчики. Накопленные сообщения и вопросы в дальнейшем должны сортироваться и ранжироваться по степени важности и характеру затрагиваемых проблем. Результатом этой аналитической работы может быть специальный отчет, периодически подготавливаемый специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью для руководства компании.
При организации информационных взаимосвязей с помощью телефона следует продумать систему обеспечения безопасности переговоров, защиту от несанкционированного подключения и прослушивания, способы охраны сведений конфиденциального характера, относимых к категории коммерческой тайны предприятия.
Сотрудники большинства предприятий и организаций во многих случаях не соблюдают общепринятые в мировой практике правила ведения телефонных разговоров. В связи с этим у потенциальных клиентов или партнеров фирмы нередко складывается неверное впечатление о возможностях делового сотрудничества.
Хорошо подготовленное и реализованное в нужный момент публичное выступление может оказывать на общественность фирмы не меньшее воздействие, чем дорогостоящее и длительное ПР-мероприятие.
Основными целями публичного выступления являются:
• информирование общественности о значительном событии в жизни компании (освоение новой продукции или технологии, расширение или сокращение производства с соответствующим изменением численности рабочих мест, изменение ценовой или тарифной политики компании и др.);
• улучшение отношений с некоторыми категориями общественности (собственный персонал фирмы, внешние акционеры, поставщики, потребители, кредиторы, инвесторы, местная общественность и др.) и достижение лучшего взаимопонимания по отдельным вопросам;
• опровержение сложившегося общественного мнения в отношении компании по тем или иным аспектам ее функционирования.
Публичные выступления руководителей и специалистов организации можно рассматривать как наиболее авторитетный первичный источник информации, используемой и распространяемой в дальнейшем различными изданиями, радиостанциями и телевизионными компаниями.
Успешные публичные выступления хорошо запоминаются благодаря их частому повторению различными СМИ. Эти выступления, как правило, достаточно подробно анализируются и комментируются в деловых и журналистских кругах, что, несомненно, формирует и поддерживает положительный имидж компании и ее руководства.
Правильно подготовленное и реализованное публичное выступление позволяет продемонстрировать открытость компании и ее готовность решать сложные вопросы в режиме диалога с представителями различных категорий общественности.
Неоспоримым преимуществом публичного выступления перед другими средствами установления и поддержания связей с общественностью является также возможность налаживания прямого контакта с живой аудиторией, установления обратной информационной связи при ответах на ее вопросы и обсуждении заявленных проблем.
Публичные выступления руководителей и специалистов по связям с общественностью требуют определенной подготовки текста выступления и самого выступающего лица.
В написании и редактировании будущего текста обязательно должен принимать участие предполагаемый оратор. В зависимости от его квалификации и опыта общения с аудиторией могут быть подготовлены:
• полный текст публичного выступления;
• отдельные тезисы выступления;
• краткий план или простой перечень обсуждаемых вопросов.
Для начинающих ораторов рекомендуется готовить полный текст выступления, выделяя при этом наиболее важные места. Основные проблемы, затрагиваемые в выступлении, могут быть пронумерованы, а в конце текста могут быть даны ответы на возможные вопросы и реплики из зала.
Для более опытных, но не слишком профессионально разбирающихся в многочисленных деталях предмета выступления ораторов рекомендуется готовить отдельные тезисы доклада с более подробными комментариями сложных для понимания вопросов и обязательной расшифровкой специальных терминов.
Для высококвалифицированных специалистов, владеющих ораторскими навыками, вполне достаточно краткого плана выступления с перечнем основных вопросов.
Предприятия и организации, среди руководства или специалистов которых нет хороших ораторов, могут решить эту проблему с помощью школ ораторского мастерства или соответствующих курсов. В процессе самостоятельного обучения правилам публичных выступлений и овладения техникой устной речи весьма полезными могут оказаться специальные тренировки и репетиции с их записью на аудио– и видеокассеты, последующим воспроизведением и анализом.
От правильной оценки аудитории (как качественной, так и количественной) во многом зависят ход самого выступления и его конечный результат.
Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная принадлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, организовавшей публичное выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная общественность и др.) и целью посещения данного мероприятия (поддержка решений руководства, организация забастовок и бойкотов, выдвижение определенных требований и др.).
Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публичном выступлении большого количества профессионально подготовленных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.
Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и более удобную рассадку присутствующих. Несоразмерно большое помещение приводит к тому, что основная масса присутствующих располагается на задних рядах и боковых местах, а это существенно затрудняет установление контакта между выступающим и аудиторией и снижает эффективность хорошо подготовленного публичного выступления.
При выборе помещения для публичного выступления необходимо по возможности учитывать его акустические особенности. Организаторы мероприятия должны позаботиться о том, чтобы во время его проведения посторонние звуки (уличный шум через открытые окна, хлопающие двери, звонки мобильных телефонов и др.) не отвлекали внимание аудитории и докладчика от основной темы выступления. Для лиц, опоздавших к началу публичного выступления, целесообразно организовать порядок прохода в помещение, не препятствующий нормальному течению мероприятия.
Для удобства выступающего и присутствующих лиц необходимо подготовить специальную трибуну (кафедру), оснастив ее при необходимости подсветкой и микрофоном. Оратор, передвигающийся по сцене или залу во время своего выступления, может быть оснащен микрофоном-клипсой. В его распоряжение могут быть переданы необходимые информационно-рекламные материалы (схемы, таблицы, фотографии) для раздачи присутствующим в аудитории. Само выступление может сопровождаться показом слайдов, видеороликов, фрагментов фильмов и др.
В отдельных случаях необходимо предоставить выступающим возможность использования грифельной доски, экрана, проектора и других технических средств. При наличии среди присутствующих на публичном выступлении лиц, плохо владеющих языком данного общения, следует позаботиться о синхронном переводе.
Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос об использовании присутствующими диктофонов для полной записи выступления, что обычно осуществляется с личного разрешения выступающего.
Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определяется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей. В ходе выступления необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений.
Необходимо учитывать, что аудиторию могут отвлекать и даже раздражать отдельные привычки выступающих или часто употребляемые ими слова-паразиты. Опытный оратор контролирует язык жестов и другие средства невербальных коммуникаций, скорость и четкость речи, регулирует тембр голоса, устанавливает зрительный контакт с отдельными слушателями.
Специалист, овладевший правилами публичных выступлений, никогда не читает перед аудиторией заранее отпечатанный полный текст своего доклада, а использует в качестве подсказки общий план выступления и его основные тезисы, кратко записанные на специальных карточках.
При подготовке и проведении публичного выступления необходимо стремиться к тому, чтобы оно было по возможности полным, конкретным, непротиворечивым, основанным на достоверных фактах и событиях, достаточно эмоциональным, убедительным и конструктивным. Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказывают внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера поведения и другие факторы.
В последнее время многие фирмы все активнее используют телефон для установления и поддержания связей с общественностью. Передача информации по телефону значительно повышает оперативность связей с общественностью и снижает расходы по установлению и эксплуатации коммуникационных каналов.
Уровень телефонизации компании обычно определяется такими факторами, как:
• роль и место компании в сложившейся системе информационных взаимосвязей отрасли, региона или государства в целом;
• важность, объем и срочность информации, передаваемой компанией представителям различных групп своей общественности;
• характер и назначение выпускаемой продукции и оказываемых услуг, степень влияния производственной деятельности компании на состояние потребительского рынка региона;
• финансовое состояние компании и возможность выделения необходимых ресурсов для проведения телефонизации;
• уровень общественного интереса к работе компании в том или ином регионе и др.
Уровень телефонизации компании может быть определен сопоставлением общей численности работающих с количеством имеющихся у ее сотрудников стационарных и мобильных телефонных аппаратов. Большое значение для оценки уровня телефонизации имеют также номенклатура и качество предоставляемых услуг телефонной связи.
Крупные предприятия и организации, имеющие разветвленную региональную сеть производства и сбыта своей продукции, большое количество представительств и филиалов, как правило, не жалеют средств на оснащение транспортных единиц необходимыми средствами связи и обеспечение отдельных категорий работающих мобильными телефонами и пейджерами. В то же время они имеют возможность целенаправленно и эффективно ограничивать использование сотрудниками служебных средств телефонной связи в личных целях.
Многие компании имеют собственные мини-АТС, позволяющие организовывать внутреннюю телефонную связь руководства компании с руководителями ее отделов и служб, ведущими специалистами, начальниками цехов и участков, бригадирами и другими работниками. При этом возможности выхода на городских и региональных абонентов, а также пользования услугами междугородной и международной связи с телефонных аппаратов компании обычно сосредоточены в руках ее руководства и главных специалистов.
На предприятиях и в организациях, постоянно получающих большое количество телефонных звонков от представителей различных категорий общественности, целесообразно использовать автоответчики. Накопленные сообщения и вопросы в дальнейшем должны сортироваться и ранжироваться по степени важности и характеру затрагиваемых проблем. Результатом этой аналитической работы может быть специальный отчет, периодически подготавливаемый специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью для руководства компании.
При организации информационных взаимосвязей с помощью телефона следует продумать систему обеспечения безопасности переговоров, защиту от несанкционированного подключения и прослушивания, способы охраны сведений конфиденциального характера, относимых к категории коммерческой тайны предприятия.
Сотрудники большинства предприятий и организаций во многих случаях не соблюдают общепринятые в мировой практике правила ведения телефонных разговоров. В связи с этим у потенциальных клиентов или партнеров фирмы нередко складывается неверное впечатление о возможностях делового сотрудничества.