Страница:
3. Чтобы скрыть непечатаемые символы, повторно щелкните на кнопке Главная → Абзац → Отобразить все знаки (Home → Paragraph → Show/Hide). В документе Word всегда присутствует текстовый курсор, который отображается в виде вертикальной мерцающей черты. Ввод текста выполняется в точке расположения курсора. Перемещается курсор с помощью клавиш со стрелками или щелчком мыши. Word поддерживает два режима ввода символов. Если в строке состояния отображен индикатор Замена (Owertype), то вводимые символы замещают знаки, расположенные справа от курсора. Если отображен индикатор Вставка (Insert), символы добавляются в текст в точке курсора. Режимы замещения/вставки переключаются клавишей Insert.
Excel
Электронные таблицы служат для расчетов с использованием табличных данных, построения на их основе диаграмм и вывода полученной информации на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями.
1. Запустите Excel. В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, расположенных на отдельных вкладках. При создании нового документа появляются три чистых листа, ярлычки которых видны в нижней части окна документа. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся слиянием буквы столбца и цифры строки. Верхняя левая ячейка (ячейка А1) окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.
Рис. 2.7. Лист Excel
2. Введите текст Тренировочная таблица, как показано на рис. 2.7, и два раза нажмите клавишу Enter.
3. Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter и Tab либо просто щелкните на ячейке, содержимое которой нужно изменить.
4. Введите текст 1 квартал.
5. Сместитесь на одну ячейку вправо и введите текст 2 квартал.
6. Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рис. 2.7.
1. Выделите ячейки в диапазоне от A3 до Е7. Для этого сначала щелкните на ячейке A3, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е7.
2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Диаграммы (Charts) щелкните на кнопке Гистограмма (Column) и в появившейся коллекции выберите элемент Гистограмма с группировкой (Clustered Column).
Рис. 2.8. Лист Excel с диаграммой
На листе появится область диаграммы с диаграммой, построенной на основе выбранных вами данных.
4. Чтобы распечатать полученный лист, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню перейдите в подменю Печать (Print) и выберите в нем команду Быстрая печать (Quick Print).
Упражнение 5. Лист Excel
Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются рабочими книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.1. Запустите Excel. В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, расположенных на отдельных вкладках. При создании нового документа появляются три чистых листа, ярлычки которых видны в нижней части окна документа. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся слиянием буквы столбца и цифры строки. Верхняя левая ячейка (ячейка А1) окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.
2. Введите текст Тренировочная таблица, как показано на рис. 2.7, и два раза нажмите клавишу Enter.
3. Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter и Tab либо просто щелкните на ячейке, содержимое которой нужно изменить.
4. Введите текст 1 квартал.
5. Сместитесь на одну ячейку вправо и введите текст 2 квартал.
6. Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рис. 2.7.
Упражнение 6. Графическое представление информации
Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. В Office имеется стандартный модуль для построения графиков и диаграмм, однако в Excel для этих целей имеется собственный модуль, возможности которого несколько шире.1. Выделите ячейки в диапазоне от A3 до Е7. Для этого сначала щелкните на ячейке A3, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е7.
2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Диаграммы (Charts) щелкните на кнопке Гистограмма (Column) и в появившейся коллекции выберите элемент Гистограмма с группировкой (Clustered Column).
На листе появится область диаграммы с диаграммой, построенной на основе выбранных вами данных.
Примечание3. Захватите сформированную диаграмму мышью и перетащите ее под таблицу данных, разместив так, как показано на рис. 2.8.
Также обратите внимание на появление трех дополнительных вкладок для работы с диаграммами. Мы рассмотрим их подробнее на занятиях, посвященных Excel.
4. Чтобы распечатать полученный лист, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню перейдите в подменю Печать (Print) и выберите в нем команду Быстрая печать (Quick Print).
PowerPoint
Теперь вы познакомитесь с презентацией PowerPoint – современным инструментом представления различной информации. Презентация состоит из серии слайдов с определенным содержанием. Эти слайды можно распечатать на бумаге и пленке или показать их на большом экране в виде электронного слайд-шоу.
1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007).
2. Создадим презентацию на основе шаблона, поставляемого с Microsoft Office 2007. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).
3. В открывшемся диалоговом окне Создание презентации (New Presentation) в списке Шаблоны (Templates) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates), как показано на рис. 2.9.
4. В списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите шаблон Рекламный буклет (Pitchbook).
5. Щелкните на кнопке Создать (Create). На экране появится презентация, (рис. 2.10). В левой части окна отображаются эскизы слайдов, в правой части – текущий слайд.
6. Чтобы последовательно просмотреть все слайды презентации, щелкните в расположенной справа области слайда, а затем для смены слайдов нажимайте клавиши Page Down и Page Up или щелкайте на кнопках полосы прокрутки. Презентации, создаваемые на основе шаблонов, уже наполнены определенным текстом и имеют привлекательный дизайн.
Рис. 2.9. Диалоговое окно создания презентации
Рис. 2.10. Презентация PowerPoint
Чтобы добавить в слайд-фильм специальные эффекты, выполните следующие шаги.
1. Щелкните на кнопке Вид → Режимы просмотра презентации → Сортировщик слайдов (View → Presentation View → Slide Sorter). Режим сортировщика позволяет показать сразу все слайды (рис. 2.11). Данный режим удобен для перестановки слайдов и настройки переходов. В шаблоне могут быть уже назначены переходы всем слайдам, о чем говорят значки перехода, расположенные под слайдами. В нашем случае переходы не назначены.
Рис. 2.11. Режим сортировщика слайдов
2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations), как показано на рис. 2.12. В группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) вы можете выбрать эффект, который будет применяться при смене предыдущего слайда текущим.
3. Выделите мышью пятый слайд и в коллекции Дополнительные параметры (More) выберите элемент Появление снизу (Fly From Bottom).
4. Щелчком на кнопке Просмотр (Preview), расположенной в группе Просмотр (Preview), можно запустить выбранный эффект, а в раскрывающемся списке Скорость перехода (Transition Speed) установить скорость перехода.
5. Аналогичным способом назначьте шестому слайду анимацию Появление слева (Fly From Left).
6. Щелкните на четвертом слайде.
7. Выберите в списке пункт Наплыв вправо (Cover Right).
8. Для второго и третьего слайдов выберите соответственно эффекты Случайные вертикальные полосы (Random Bars Vertical) и Растворение (Dissolve).
9. Чтобы просмотреть слайд-шоу, щелкните на кнопке Показ слайдов → Начать показ слайдов → С начала (Slide Show → Start Slide Show → From Beginning). Для перехода к последующим слайдам нажимайте клавишу Enter. Для завершения демонстрации нажмите клавишу Esc.
Рис. 2.12. Коллекция эффектов для переходов между слайдами
Упражнение 7. Презентация PowerPoint
Попробуем с помощью PowerPoint подготовить красочно оформленные материалы для доклада.1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007).
2. Создадим презентацию на основе шаблона, поставляемого с Microsoft Office 2007. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).
3. В открывшемся диалоговом окне Создание презентации (New Presentation) в списке Шаблоны (Templates) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates), как показано на рис. 2.9.
4. В списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите шаблон Рекламный буклет (Pitchbook).
5. Щелкните на кнопке Создать (Create). На экране появится презентация, (рис. 2.10). В левой части окна отображаются эскизы слайдов, в правой части – текущий слайд.
6. Чтобы последовательно просмотреть все слайды презентации, щелкните в расположенной справа области слайда, а затем для смены слайдов нажимайте клавиши Page Down и Page Up или щелкайте на кнопках полосы прокрутки. Презентации, создаваемые на основе шаблонов, уже наполнены определенным текстом и имеют привлекательный дизайн.
Совет7. Для замены стандартного текста своей информацией щелкайте на строках области содержания презентации, удаляйте текст, сгенерированный мастером, и вводите свой.
Текст можно заменять и на самих слайдах. Если на слайде присутствует область, обведенная пунктирной рамкой, щелкните на ней. Она обозначает ту часть слайда, где должен размещаться текст. Служебная надпись, которая не отображается в содержании презентации, исчезнет, и вы сможете сразу ввести требуемую информацию. Такие рамки также называют местозаполнителями, они видны на первом слайде презентации.
Упражнение 8. Электронное слайд-шоу
Если в вашем распоряжении есть большой дисплей или компьютерный проектор, электронную презентацию можно демонстрировать в большом конференц-зале. Такой способ проведения доклада дает много неоспоримых преимуществ. Вы можете украсить слайды разнообразными переходами, когда абзацы, строки или элементы диаграмм выводятся на экран поочередно как раз в тот момент, когда докладчик ссылается на них. Электронное слайд-шоу позволяет показать видеоролик и воспроизвести текст докладчика. В слайд-фильм можно внедрить документ другого приложения, например чертежи проекта, которые открываются в ходе презентации и демонстрируют вспомогательную информацию.Чтобы добавить в слайд-фильм специальные эффекты, выполните следующие шаги.
1. Щелкните на кнопке Вид → Режимы просмотра презентации → Сортировщик слайдов (View → Presentation View → Slide Sorter). Режим сортировщика позволяет показать сразу все слайды (рис. 2.11). Данный режим удобен для перестановки слайдов и настройки переходов. В шаблоне могут быть уже назначены переходы всем слайдам, о чем говорят значки перехода, расположенные под слайдами. В нашем случае переходы не назначены.
Совет
В режим сортировщика слайдов можно перейти, щелкнув на кнопке Сортировщик слайдов (Slide Sorter), расположенной в правом нижнем углу окна презентации.
2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations), как показано на рис. 2.12. В группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) вы можете выбрать эффект, который будет применяться при смене предыдущего слайда текущим.
3. Выделите мышью пятый слайд и в коллекции Дополнительные параметры (More) выберите элемент Появление снизу (Fly From Bottom).
4. Щелчком на кнопке Просмотр (Preview), расположенной в группе Просмотр (Preview), можно запустить выбранный эффект, а в раскрывающемся списке Скорость перехода (Transition Speed) установить скорость перехода.
5. Аналогичным способом назначьте шестому слайду анимацию Появление слева (Fly From Left).
6. Щелкните на четвертом слайде.
7. Выберите в списке пункт Наплыв вправо (Cover Right).
8. Для второго и третьего слайдов выберите соответственно эффекты Случайные вертикальные полосы (Random Bars Vertical) и Растворение (Dissolve).
9. Чтобы просмотреть слайд-шоу, щелкните на кнопке Показ слайдов → Начать показ слайдов → С начала (Slide Show → Start Slide Show → From Beginning). Для перехода к последующим слайдам нажимайте клавишу Enter. Для завершения демонстрации нажмите клавишу Esc.
Access
Базы данных в чем-то похожи на электронные таблицы. Те и другие оперируют табличными данными. Но если электронные таблицы, как правило, служат для проведения расчетов, то основное предназначение баз данных – хранение больших массивов информации, их сортировка и поиск запрашиваемых данных. Программа Access – это интерактивная оболочка базы данных, позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов.
1. Запустите Microsoft Access и в открывшемся окне этого приложения (рис. 2.13) щелкните на элементе Новая база данных (Blank Database).
Рис. 2.13. Стартовое окно Microsoft Access
2. Щелкните на кнопке Создать (Create).
Рис. 2.14. Создание таблицы путем ввода данных
5. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).
6. В текстовое поле открывшегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.
1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в появившейся коллекции выберите элемент Мастер форм (Form Wizard).
2. В появившемся первом окне мастера щелкните на кнопке >>, чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).
3. Во втором окне мастера установите переключатель Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).
4. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем – на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных (рис. 2.15). Одновременно значок новой формы появится в области переходов. С помощью формы можно просматривать, изменять и удалять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.
Рис. 2.15. Форма
5. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record).
6. Заполните четыре пустых поля согласно рис. 2.16.
7. Удалите только что созданную запись. Для этого щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная → Записи → Удалить (Home → Records → Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).
8. Закройте окно формы и на запрос о сохранении щелкните на кнопке Да (Yes).
Рис. 2.16. Добавление записи в таблицу
1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Отчеты (Reports) щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard).
2. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке >>, а затем – на кнопке Далее (Next).
3. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета, показанное на рис. 2.17. Здесь можно проверить правильность оформления отчета.
4. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной в группе Печать (Print) появившейся вкладки Предварительный просмотр (Print Preview).
5. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет необходимости вручную сохранять информацию. При закрытии программа Access автоматически запишет данные на жесткий диск.
Рис. 2.17. Отчет
Упражнение 9. База данных Access
Чтобы создать базу данных, выполните следующие шаги.1. Запустите Microsoft Access и в открывшемся окне этого приложения (рис. 2.13) щелкните на элементе Новая база данных (Blank Database).
2. Щелкните на кнопке Создать (Create).
Примечание3. Появится окно Access в режиме ввода данных в таблицу. Введите в ячейки открывшейся таблицы какие-нибудь данные. Для перемещения по клеткам пользуйтесь клавишами со стрелками. Пример небольшой таблицы показан на рис. 2.14.
В поле Имя файла (File Name) вы можете ввести имя файла базы данных. В нашем примере мы оставим имя базы данных, заданное по умолчанию.
Примечание4. Щелчком на кнопке с косым крестом закройте окно таблицы.
База данных состоит из однотипных записей. Такая запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.
5. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).
6. В текстовое поле открывшегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.
Упражнение 10. Формы
Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем упражнении, выполните следующие действия.1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в появившейся коллекции выберите элемент Мастер форм (Form Wizard).
2. В появившемся первом окне мастера щелкните на кнопке >>, чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).
3. Во втором окне мастера установите переключатель Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).
4. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем – на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных (рис. 2.15). Одновременно значок новой формы появится в области переходов. С помощью формы можно просматривать, изменять и удалять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.
5. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record).
6. Заполните четыре пустых поля согласно рис. 2.16.
7. Удалите только что созданную запись. Для этого щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная → Записи → Удалить (Home → Records → Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).
8. Закройте окно формы и на запрос о сохранении щелкните на кнопке Да (Yes).
Упражнение 11. Отчеты
Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в упражнении 9, выполните следующие шаги.1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Отчеты (Reports) щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard).
2. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке >>, а затем – на кнопке Далее (Next).
3. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета, показанное на рис. 2.17. Здесь можно проверить правильность оформления отчета.
4. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной в группе Печать (Print) появившейся вкладки Предварительный просмотр (Print Preview).
5. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет необходимости вручную сохранять информацию. При закрытии программа Access автоматически запишет данные на жесткий диск.
Outlook
Outlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать распорядок дня, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами, но и может взять на себя планирование всех ваших дел.
Рис. 2.18. Окно Outlook 2007
1. Чтобы найти нужную папку, посмотрите на область переходов.
2. Найдите значок папки Календарь (Calendar).
3. Щелкните на этом значке. Окно Outlook будет выглядеть так, как показано на рис. 2.19.
4. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.
5. В ежедневнике щелкните на графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.
6. В панели переходов щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.
Рис. 2.19. Календарь
7. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов. Откроется окно нового контакта (рис. 2.20).
8. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.
9. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close), расположенной на вкладке Контакт (Contact) в группе Действия (Actions). Добавленная информация появится в папке контактов.
1. Щелкните на панели переходов на значке папки Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее левой части расположен список всех пришедших писем, а в правой – содержимое выбранного письма.
Рис. 2.20. Новый контакт
2. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply) панели инструментов Стандартная (Standard) или в левой части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 2.21).
3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item), расположенных на панели быстрого доступа.
4. В окне нового сообщения введите текст письма и щелкните на кнопке Отправить (Send).
Рис. 2.21. Входящее сообщение в отдельном окне
Упражнение 12. Папки Outlook
Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рис. 2.18. В левой части находится область переходов, которая отображает папки, входящие в активную на данный момент область, и кнопки для переключения областей, а также кнопки для изменения внешнего вида области переходов. Справа выводится содержимое выбранной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.ПримечаниеДавайте поближе познакомимся с папками Outlook.
Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Папка диска представляет собой каталог с файлами, а папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.
1. Чтобы найти нужную папку, посмотрите на область переходов.
2. Найдите значок папки Календарь (Calendar).
3. Щелкните на этом значке. Окно Outlook будет выглядеть так, как показано на рис. 2.19.
4. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.
5. В ежедневнике щелкните на графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.
6. В панели переходов щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.
7. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов. Откроется окно нового контакта (рис. 2.20).
8. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.
9. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close), расположенной на вкладке Контакт (Contact) в группе Действия (Actions). Добавленная информация появится в папке контактов.
Упражнение 13. Электронная почта
Одна из важных возможностей Outlook – управление почтовой системой. На занятии 21 будет подробно рассказано о возможностях почтового клиента Outlook и способах настройки службы электронной почты. Сейчас же мы научимся только читать и отправлять письма.1. Щелкните на панели переходов на значке папки Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее левой части расположен список всех пришедших писем, а в правой – содержимое выбранного письма.
2. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply) панели инструментов Стандартная (Standard) или в левой части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 2.21).
3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item), расположенных на панели быстрого доступа.
4. В окне нового сообщения введите текст письма и щелкните на кнопке Отправить (Send).
Контрольное упражнение
Пришло время проверить, насколько хорошо вы освоили базовые операции приложений Office.
1. Запустите Excel и Access.
2. Откройте базу данных, созданную на этом занятии.
Как в Access открыть имеющуюся базу данных?
3. Удалите третью запись базы данных.
Как удалить запись базы данных?
1. Запустите Excel и Access.
2. Откройте базу данных, созданную на этом занятии.
Как в Access открыть имеющуюся базу данных?
3. Удалите третью запись базы данных.
Как удалить запись базы данных?
Подведение итогов
На этом занятии вы познакомились с пятью основными приложениями Office 2007, научились создавать текстовые документы и электронные таблицы, строить презентации и заполнять базы данных, просматривать и отправлять электронные сообщения.
На следующем занятии будут рассмотрены вопросы взаимодействия приложений Office с операционной системой Windows.
На следующем занятии будут рассмотрены вопросы взаимодействия приложений Office с операционной системой Windows.
Занятие 3
Взаимодействие с операционной системой
Тема занятия
Операционная система – важная часть программного обеспечения компьютера. Она обеспечивает грамотное взаимодействие программ между собой и с имеющимся оборудованием. Именно ОС Windows предоставляет программам стандартный оконный интерфейс и общие правила работы с документами, значками, шрифтами и принтерами. На этом занятии обсуждаются некоторые полезные приемы работы с основными компонентами операционной системы Windows, к которым относятся:
• рабочий стол;
• папки с документами;
• панель задач;
• меню Пуск (Start);
• папка Принтеры и факсы (Printers and Faxes).
Все приложения пакета Microsoft Office 2007 работают только под управлением Windows ХР (с пакетом обновления SP1 или более поздней версии) или Windows Vista. Поскольку часть функций программ (к которым относятся вопросы взаимодействия приложений, доступа к дискам и принтерам, а также многие другие) неразрывно связана с операционной системой, для полноценного использования всех возможностей Office 2007 необходимо хорошо знать основные системные компоненты Windows.
• рабочий стол;
• папки с документами;
• панель задач;
• меню Пуск (Start);
• папка Принтеры и факсы (Printers and Faxes).
Все приложения пакета Microsoft Office 2007 работают только под управлением Windows ХР (с пакетом обновления SP1 или более поздней версии) или Windows Vista. Поскольку часть функций программ (к которым относятся вопросы взаимодействия приложений, доступа к дискам и принтерам, а также многие другие) неразрывно связана с операционной системой, для полноценного использования всех возможностей Office 2007 необходимо хорошо знать основные системные компоненты Windows.
Рабочий стол Windows
После запуска компьютера на экране появляется рабочий стол с набором значков. Это ярлыки документов и программ либо сами документы. Каждая программа запускается в отдельном окне, которое размещается на рабочем столе Windows – основной сцене всех действий.
1. Программа установки Office 2007 добавляет в меню Пуск (Start) ярлык Microsoft Office Outlook, предполагая, что вы будете пользоваться этим приложением для организации своих дел и чтения электронных писем. Дважды щелкните на указанном значке. Откроется окно Outlook.
2. Вам понравился такой способ запуска приложений? Переместите указатель мыши в левый нижний угол рабочего стола и щелкните на кнопке Пуск (Start), как показано на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Рабочий стол Windows
3. Откройте меню Все программы (All Programs), а затем в раскрывшемся подменю выберите команду Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007.
4. Нажмите правую кнопку мыши и перетащите ярлык программы Microsoft Word на пустое пространство рабочего стола.
6. Щелкните на новом ярлыке программы Microsoft Word правой кнопкой мыши. Раскроется контекстное меню ярлыка (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Контекстное меню ярлыка
Команды контекстного меню позволяют выполнять с ярлыком все операции, обычные для любого объекта Windows. Вы можете вырезать, скопировать, удалить или переименовать ярлык, открыть объект, на который ссылается ярлык, или открыть окно свойств ярлыка.
8. Введите в новом документе какой-либо текст и в меню, вызываемом с помощью кнопки Office, выберите команду Сохранить (Save).
9. В левой панели диалогового окна Сохранение документа (Save As) щелкните на кнопке Рабочий стол (Desktop). Затем введите имя файла Текст. doc и щелкните на кнопке Сохранить (Save).
10. Закройте Word и все остальные окна приложений. Новый документ Word разместится прямо на рабочем столе компьютера.
1. Наведите указатель мыши на значок Текст. doc. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выбранный документ на ярлык программы Microsoft Word (рис. 3.3). Запустится программа Word, автоматически откроется файл Текст. doc.
2. Выделите в открывшемся документе Word любой фрагмент текста и нажмите клавиши Ctrl+C. Выделенный текст скопируется в буфер обмена Windows. Закройте Word.
Рис. 3.3. Открытие документа перетаскиванием на ярлык приложения
3. Щелкните на рабочем столе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). На рабочем столе появится значок фрагмента документа, являющийся самостоятельным файлом.
4. Запустите программу Word и введите в ней произвольный текст.
5. Если окно Word развернуто до максимального размера, щелкните в его заголовке на кнопке восстановления размеров.
7. Перетащите фрагмент с рабочего стола в документ Word, как показано на рис. 3.4. Содержимое фрагмента добавится в текст Word в точке отпускания кнопки мыши.
Рис. 3.4. Добавление фрагмента в документ Word
Фрагмент – это обычный файл на жестком диске. Таких файлов может быть сколь угодно много. С их помощью можно организовать подобие буфера обмена Windows с любым количеством фрагментов, хранящихся на рабочем столе или в другой папке компьютера. По мере необходимости их можно вставлять в документы приложений. Фрагмент может содержать не только текст Word, но и объект любой программы, поддерживающей технологию переноса объектов между приложениями.
Упражнение 1. Значки рабочего стола
Объекты рабочего стола оказываются под рукой сразу после загрузки Windows. Вам не приходится искать их по всему дереву файлов жесткого диска, поэтому на рабочем столе обычно размещаются те ярлыки, файлы и папки, которыми пользуются чаще всего. Ярлыки – это файлы, содержащие ссылку на документ или программу. Они обеспечивают быстрый доступ к объекту. Любой файл может иметь произвольное количество ярлыков в папках компьютера, на рабочем столе или в меню Пуск (Start). Таким образом, доступ к конкретному документу возможен сразу из нескольких мест графического интерфейса.1. Программа установки Office 2007 добавляет в меню Пуск (Start) ярлык Microsoft Office Outlook, предполагая, что вы будете пользоваться этим приложением для организации своих дел и чтения электронных писем. Дважды щелкните на указанном значке. Откроется окно Outlook.
2. Вам понравился такой способ запуска приложений? Переместите указатель мыши в левый нижний угол рабочего стола и щелкните на кнопке Пуск (Start), как показано на рис. 3.1.
3. Откройте меню Все программы (All Programs), а затем в раскрывшемся подменю выберите команду Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007.
4. Нажмите правую кнопку мыши и перетащите ярлык программы Microsoft Word на пустое пространство рабочего стола.
Совет5. Когда вы опустите кнопку мыши, раскроется контекстное меню (см. рис. 3.1). Выберите в нем пункт Копировать (Сору Неге). На рабочем столе появится копия ярлыка.
Если рабочий стол оказался скрыт окнами приложений, щелкните на значке Свернуть все окна (Minimize All) панели задач. Все открытые окна свернутся, превратившись в кнопки на панели задач. Чтобы восстановить окна в их прежней конфигурации, достаточно повторно щелкнуть на этом значке.
6. Щелкните на новом ярлыке программы Microsoft Word правой кнопкой мыши. Раскроется контекстное меню ярлыка (рис. 3.2).
Команды контекстного меню позволяют выполнять с ярлыком все операции, обычные для любого объекта Windows. Вы можете вырезать, скопировать, удалить или переименовать ярлык, открыть объект, на который ссылается ярлык, или открыть окно свойств ярлыка.
Внимание!7. Дважды щелкните на новом ярлыке. Запустится Microsoft Word.
Удаляя ярлык, вы не влияете на сам объект. Эта операция не затрагивает файл, на который ссылается ярлык.
8. Введите в новом документе какой-либо текст и в меню, вызываемом с помощью кнопки Office, выберите команду Сохранить (Save).
9. В левой панели диалогового окна Сохранение документа (Save As) щелкните на кнопке Рабочий стол (Desktop). Затем введите имя файла Текст. doc и щелкните на кнопке Сохранить (Save).
10. Закройте Word и все остальные окна приложений. Новый документ Word разместится прямо на рабочем столе компьютера.
Примечание
Значок Текст. doc – это не ярлык, а сам документ, поэтому его перемещение в другую папку приведет к переносу самого документа, а удаление повлечет потерю данных. Чтобы отличить ярлык от документа или исполняемого файла, обратите внимание на значок ярлыка. В его левом нижнем углу всегда имеется небольшая стрелка (см. рис. 3.2).
Упражнение 2. Документы на рабочем столе
Рабочий стол Windows предлагает множество разных способов работы с документами.1. Наведите указатель мыши на значок Текст. doc. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выбранный документ на ярлык программы Microsoft Word (рис. 3.3). Запустится программа Word, автоматически откроется файл Текст. doc.
2. Выделите в открывшемся документе Word любой фрагмент текста и нажмите клавиши Ctrl+C. Выделенный текст скопируется в буфер обмена Windows. Закройте Word.
3. Щелкните на рабочем столе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). На рабочем столе появится значок фрагмента документа, являющийся самостоятельным файлом.
4. Запустите программу Word и введите в ней произвольный текст.
5. Если окно Word развернуто до максимального размера, щелкните в его заголовке на кнопке восстановления размеров.
Совет6. Переместите окно так, чтобы оно не закрывало значок фрагмента. При необходимости измените размер окна.
Описанный прием позволяет открывать документы нестандартных для данного приложения типов. Например, при двойном щелчке на файле с расширением txt он откроется в программе Блокнот (Notepad). Если же перетащить значок этого файла на ярлык Microsoft Word, документ откроется в приложении Word.
7. Перетащите фрагмент с рабочего стола в документ Word, как показано на рис. 3.4. Содержимое фрагмента добавится в текст Word в точке отпускания кнопки мыши.
Фрагмент – это обычный файл на жестком диске. Таких файлов может быть сколь угодно много. С их помощью можно организовать подобие буфера обмена Windows с любым количеством фрагментов, хранящихся на рабочем столе или в другой папке компьютера. По мере необходимости их можно вставлять в документы приложений. Фрагмент может содержать не только текст Word, но и объект любой программы, поддерживающей технологию переноса объектов между приложениями.
Новое в OfficeНа рабочем столе всегда присутствует значок Корзина (Recycle Bin). После удаления документа с помощью инструментов Windows или в других приложениях (к которым относятся все модули Office 2007) он не исчезает бесследно, а попадает в Корзину. Это позволяет избежать неприятных последствий в случае ошибок.
В Office 2007 имеется встроенный буфер обмена, позволяющий хранить одновременно несколько фрагментов и пользоваться ими во всех приложениях Office. Этот инструмент подробно рассматривается на следующем занятии.