Страница:
Новое в Office8. Щелкните на значке Текст. doc правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Удалить (Delete). Документ исчезнет с рабочего стола.
В Корзину не попадают файлы, удаленные 16-разрядными приложениями Windows или программами DOS.
9. Чтобы восстановить стертый файл, щелкните на значке Корзина (Recycle Bin). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.5.
10. Найдите значок документа Текст. doc и щелкните на нем правой кнопкой мыши.
11. Выберите в контекстном меню команду Восстановить (Recover). Удаленный документ вновь появится на прежнем месте.
Примечание
Объем корзины не безграничен. Если вы случайно удалили важный файл, восстановите его как можно скорее. Когда корзина переполняется, первыми из нее исчезают файлы, удаленные раньше других.
Папки Windows
Открывая документы из окон приложений или с помощью значков рабочего стола, важно понимать, что на самом деле все документы представляют собой файлы – поименованные информационные блоки, расположенные в иерархической структуре папок жестких дисков компьютера или на сетевых дисках.
1. Дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer) рабочего стола. Откроется окно, в котором расположены значки всех локальных дисков, подключенных сетевых дисков и системных папок Windows (рис. 3.6). Мой компьютер (My Computer) – это главная папка компьютера, в которой размещены все остальные папки с документами, ярлыками, приложениями и служебными файлами.
3.6. Окно Мой компьютер
Перемещаясь по папкам, можно найти любой файл. Последовательное перечисление имен папок, в которые вложен файл, называется полным путем к файлу. Файлы и папки можно перемещать и копировать между окнами папок с помощью технологии перетаскивания или посредством контекстных меню, раскрывающихся после щелчка правой кнопкой мыши. Некоторые папки операционной системы имеют особое назначение. Часть из них доступна в меню Пуск (Start).
Рис. 3.7. Папка Рабочий стол
5. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач.
6. Наведите указатель мыши на пункт Недавние документы (Recent Documents). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.8. Здесь находятся ярлыки документов, с которыми вы недавно работали.
Рис. 3.8. Меню Недавние документы
1. Запустите Excel и заполните несколько ячеек открывшегося листа.
2. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 3.9.
3. В левой панели окна щелкните на кнопке Мои документы (My Documents). В основном списке окна появится содержимое этой папки. Предположим, что вы только что начали работать над новым проектом и хотите, чтобы все относящиеся к нему файлы хранились в отдельной папке, но забыли создать такую папку заранее. Что же делать?
Рис. 3.9. Диалоговое окно сохранения документа
4. На панели инструментов окна щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder).
6. Чтобы вернуться в папку Мои документы (My Documents), на панели инструментов окна щелкните на кнопке со стрелкой влево. Эта кнопка позволяет возвращаться назад в те папки, которые недавно открывались в окне выбора файла. В папке Мои документы (My Documents), показанной на рис. 3.10, есть файл с непонятным названием Книгаl.xls. Если файл был создан недавно, вы, вероятно, еще помните, что в нем хранится. Полезно отразить это в названии документа.
7. Щелчком выделите значок KHHral.xls.
8. Щелкните на кнопке Сервис (Tools).
9. Выберите в раскрывшемся меню команду Переименовать (Rename). Название значка выделится, и вы сможете дать файлу новое имя или изменить существующее.
Рис. 3.10. Меню сервисных инструментов
Другие команды этого подменю выполняют следующие операции:
• Удалить (Delete) – удаляет выделенный файл;
• Печать (Print) – печатает выделенный документ на стандартном принтере;
• Подключить сетевой диск (Map Network Drive) – подключает диск другого локального компьютера к файловой системе Windows;
• Свойства (Properties) – открывает диалоговое окно свойств выделенного объекта (файла или папки);
• Параметры веб-документа (Web Options) – открывает диалоговое окно параметров веб-документов;
• Общие параметры (General Options) – позволяет настроить параметры диалогового окна сохранения документа;
• Сжать рисунки (Compress Pictures) – позволяет настроить параметры сжатия рисунков при сохранении документа.
12. Для добавления папки удаленного ресурса щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Откроется окно мастера добавления в сетевое окружение. Далее следуйте указаниям мастера.
Упражнение 3. Мой компьютер
Чтобы разобраться, где находятся ваши документы, выполните следующие операции.1. Дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer) рабочего стола. Откроется окно, в котором расположены значки всех локальных дисков, подключенных сетевых дисков и системных папок Windows (рис. 3.6). Мой компьютер (My Computer) – это главная папка компьютера, в которой размещены все остальные папки с документами, ярлыками, приложениями и служебными файлами.
Совет2. Дважды щелкните на значке диска С. Откроется окно этого диска.
Если значок Мой компьютер (My Computer) не отображается на рабочем столе, щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте рабочего стола и в появившемся контекстном меню выберите команду Свойства (Properties). В открывшемся диалоговом окне Свойства: Экран щелкните на кнопке Настройка рабочего стола, открыв диалоговое окно Элементы рабочего стола. В этом окне перейдите на вкладку Общие и в разделе Значки рабочего стола установите флажок Мой компьютер.
Примечание3. Найдите папку Documents and Settings и дважды щелкните на ней. Откроется окно этой папки, содержащей файлы документов и параметров Windows и приложений для каждого пользователя.
Возможно, что в вашей системе для выделения значка будет достаточно просто навести на него указатель мыши, а активизация значка будет выполняться одинарным, а не двойным щелчком. Стиль поведения системы можно настроить в диалоговом окне, которое открывается командой Сервис → Свойства папки (Tools → Folder Options). Мне больше нравится классический стиль работы с мышью, поэтому в книге предполагается, что объекты выделяются щелчком и активизируются двойным щелчком. В указанном окне можно также настроить режим просмотра папок и выбрать один из вариантов: открывать папки в одном и том же окне или для каждой папки открывать свое окно. Мы используем первый вариант.
Внимание!4. В окне Documents and Settings дважды щелкните на папке с именем вашей учетной записи, а потом выберите папку Рабочий стол (Desktop). Появится окно, показанное на рис. 3.7. Сравните его содержимое с рабочим столом, и вы поймете, что значки и документы рабочего стола на самом деле хранятся в одной из папок диска С. Здесь же можно найти и документ Текст. doc. Двойным щелчком на его значке в окне папки можно запустить Word и открыть этот документ. Папки операционной системы образуют иерархическую структуру вложенных друг в друга объектов, в корне которой находится папка Мой компьютер (My Computer).
Еще раз напомним, что все выполняемые действия относятся к операционной системе Windows ХР. Кроме того, эти действия могут отличаться от приведенных здесь, так как у вас могут быть другие параметры Windows.
Перемещаясь по папкам, можно найти любой файл. Последовательное перечисление имен папок, в которые вложен файл, называется полным путем к файлу. Файлы и папки можно перемещать и копировать между окнами папок с помощью технологии перетаскивания или посредством контекстных меню, раскрывающихся после щелчка правой кнопкой мыши. Некоторые папки операционной системы имеют особое назначение. Часть из них доступна в меню Пуск (Start).
5. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач.
6. Наведите указатель мыши на пункт Недавние документы (Recent Documents). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.8. Здесь находятся ярлыки документов, с которыми вы недавно работали.
Совет7. Для продолжения работы с недавно открывавшимся документом (например, с файлом Текст. doc) найдите его название в подменю Недавние документы (Recent Documents) и щелкните на нем.
Чтобы получить доступ к файлам папки Мои документы (My Documents), наведите указатель на одноименный пункт меню Пуск (Start). Разработчики Windows предполагают, что в этой папке должны храниться ваши рабочие файлы.
Упражнение 4. Управление папками из Office
Это упражнение научит вас создавать и удалять папки с помощью диалоговых окон приложений Office 2007.1. Запустите Excel и заполните несколько ячеек открывшегося листа.
2. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 3.9.
3. В левой панели окна щелкните на кнопке Мои документы (My Documents). В основном списке окна появится содержимое этой папки. Предположим, что вы только что начали работать над новым проектом и хотите, чтобы все относящиеся к нему файлы хранились в отдельной папке, но забыли создать такую папку заранее. Что же делать?
4. На панели инструментов окна щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder).
Новое в Office5. В открывшемся диалоговом окне введите имя папки Новый проект и щелкните на кнопке ОК. Новая папка будет добавлена в текущую папку Мои документы (My Documents) и сразу откроется в диалоговом окне Сохранение документа (Save As).
Описанные здесь приемы управления папками и файлами в равной степени относятся к диалоговым окнам открытия документа, вставки объекта и другим диалоговым окнам, открываемым в приложениях пакета Office 2007 и предназначенным для выбора файла.
6. Чтобы вернуться в папку Мои документы (My Documents), на панели инструментов окна щелкните на кнопке со стрелкой влево. Эта кнопка позволяет возвращаться назад в те папки, которые недавно открывались в окне выбора файла. В папке Мои документы (My Documents), показанной на рис. 3.10, есть файл с непонятным названием Книгаl.xls. Если файл был создан недавно, вы, вероятно, еще помните, что в нем хранится. Полезно отразить это в названии документа.
7. Щелчком выделите значок KHHral.xls.
8. Щелкните на кнопке Сервис (Tools).
9. Выберите в раскрывшемся меню команду Переименовать (Rename). Название значка выделится, и вы сможете дать файлу новое имя или изменить существующее.
Другие команды этого подменю выполняют следующие операции:
• Удалить (Delete) – удаляет выделенный файл;
• Печать (Print) – печатает выделенный документ на стандартном принтере;
• Подключить сетевой диск (Map Network Drive) – подключает диск другого локального компьютера к файловой системе Windows;
• Свойства (Properties) – открывает диалоговое окно свойств выделенного объекта (файла или папки);
• Параметры веб-документа (Web Options) – открывает диалоговое окно параметров веб-документов;
• Общие параметры (General Options) – позволяет настроить параметры диалогового окна сохранения документа;
• Сжать рисунки (Compress Pictures) – позволяет настроить параметры сжатия рисунков при сохранении документа.
Новое в Office10. Если оказалось, что какой-либо файл больше не нужен, выделите его в списке диалогового окна и нажмите клавишу Delete. Файл будет перемещен в корзину.
Теперь можно сократить объем памяти, занимаемый рисунками из файла документа. Вы можете сжать рисунки и удалить обрезанные области рисунков, а также изменить разрешение рисунка.
Совет11. Чтобы получить доступ к файлам, доступным через сетевое окружение, щелкните в левой панели окна сохранения файла на кнопке Сетевое окружение (My Network Places).
Чтобы стереть файл в обход корзины, при выполнении операции удаления в любом окне интерфейса Windows или приложения Office удерживайте клавишу Shift. Имейте в виду, что документ, удаленный в обход корзины, восстановить невозможно!
12. Для добавления папки удаленного ресурса щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Откроется окно мастера добавления в сетевое окружение. Далее следуйте указаниям мастера.
Меню Пуск
Меню Пуск (Start) раскрывается щелчком на одноименной кнопке Пуск и обеспечивает доступ ко всем основным инструментам и приложениям компьютера. При установке Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) меню Пуск (Start) появляются два пункта: Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), кроме того, добавляется подменю, содержащее ярлыки приложений Office 2007.
1. Откройте меню Пуск (Start) и в подменю Все программы (All Programs) выберите пункт Создать документ Office (New Office Document). Откроется одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 3.11.
• Факсы (Faxes) – стандартные шаблоны факсимильных сообщений для Word;
• Презентации (Presentations) – презентации PowerPoint;
• Отчеты (Reports) – отчеты для Word;
• Письма (Letters) – шаблоны писем для Word;
• Резюме (Resumes) – шаблоны резюме для Word;
• Решения (Spreadsheet Solutions) – шаблоны электронных таблиц Excel;
• Другие документы (Other Documents) – дополнительные мастера и шаблоны документов.
Рис. 3.11. Окно создания документа Office
3. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части диалогового окна появится общий вид выбранного шаблона. Щелкните на кнопке ОК.
Активизация значка в окне Создать документ Office (New Office Document) автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это диалоговое окно позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.
Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.
4. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.
5. В контекстном меню выберите пункт Создать (New). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Создание документа Office
6. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft Office PowerPoint (Microsoft Office PowerPoint Presentation). Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.
7. В качестве имени введите текст Презентация. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.
1. Чтобы разместить в меню Пуск (Start) ярлык документа Текст, перетащите его значок с рабочего стола на кнопку Пуск (Start). В меню Пуск (Start) можно добавлять папки с документами и вложенными папками.
2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Проводник (Windows Explorer). Откроется окно проводника, в правой панели которого появится содержимое папки Главное меню (Main Menu) для текущего пользователя.
3. Щелкните на свободном пространстве правой панели проводника правой кнопкой мыши, как показано на рис. 3.13, и выберите в контекстном меню команду Создать → Папка (New → Folder).
Рис. 3.13. Папка Главное меню в окне проводника
4. В качестве названия введите текст Важные документы. В этой новой папке будут храниться ярлыки ваших документов.
5. Щелкните на свободном пространстве рабочего стола правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Создать → Папка (New → Folder).
6. Введите текст Текущий проект. Так будет называться новая папка.
7. Двойным щелчком на значке новой папки откройте ее окно.
8. Щелкните в этом окне правой кнопкой мыши и выберите команду Создать → Документ Microsoft Office Word (New → Microsoft Office Word Document). Назовите новый документ Отчет.
9. С помощью аналогичных действий создайте в той же папке еще два документа, чтобы она выглядела так, как показано на рис. 3.14.
10. Закройте окно папки Текущий проект. Теперь для облегчения доступа к документам Office нужно поместить их ярлыки в только что созданную папку Важные документы.
11. Правой кнопкой мыши перетащите значок папки Текущий проект в окно проводника на значок папки Важные документы.
12. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Создать ярлыки (Create Shortcut).
Рис. 3.14. Папка с документами Office
13. Повторяя шаги 11 и 12, создайте ярлык для файла Презентация. pptx, имеющегося на рабочем столе.
14. Закройте окно проводника.
В результате в подменю Все программы (All Programs) появится новая папка. Если навести на нее указатель мыши, откроется список помещенных в нее ярлыков (рис. 3.15). В новую папку можно добавлять ярлыки любых других папок и файлов.
Упражнение 5. Создание документа Office
В этом упражнении вы изучите еще два способа создания документов Office.1. Откройте меню Пуск (Start) и в подменю Все программы (All Programs) выберите пункт Создать документ Office (New Office Document). Откроется одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 3.11.
Примечание2. Вкладки этого окна содержат полный набор шаблонов и мастеров создания различных документов Office. Значки на вкладке Общие (General) позволяют запустить любое из шести приложений Office и открыть в нем пустой документ. Остальные вкладки содержат значки следующих объектов:
Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), значит, вы не включили их вывод при установке пакета. Вы можете включить вывод этих пунктов с помощью программы установки Office 2007.
• Факсы (Faxes) – стандартные шаблоны факсимильных сообщений для Word;
• Презентации (Presentations) – презентации PowerPoint;
• Отчеты (Reports) – отчеты для Word;
• Письма (Letters) – шаблоны писем для Word;
• Резюме (Resumes) – шаблоны резюме для Word;
• Решения (Spreadsheet Solutions) – шаблоны электронных таблиц Excel;
• Другие документы (Other Documents) – дополнительные мастера и шаблоны документов.
3. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части диалогового окна появится общий вид выбранного шаблона. Щелкните на кнопке ОК.
Активизация значка в окне Создать документ Office (New Office Document) автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это диалоговое окно позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.
Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.
4. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.
5. В контекстном меню выберите пункт Создать (New). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.12.
6. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft Office PowerPoint (Microsoft Office PowerPoint Presentation). Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.
7. В качестве имени введите текст Презентация. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.
Упражнение 6. Рабочие документы в меню Пуск и подменю Все программы
Если вы постоянно работаете с одними и теми же документами или папками, бывает удобно разместить их ярлыки прямо в меню Пуск (Start). Тогда файлы будут под рукой в любой момент, даже когда рабочий стол закрыт многочисленными окнами приложений. Наиболее важные ярлыки можно поместить в верхнюю часть меню Пуск (Start). Для этого достаточно открыть папку, содержащую нужный документ, и перетащить его значок на кнопку Пуск (Start) панели задач.1. Чтобы разместить в меню Пуск (Start) ярлык документа Текст, перетащите его значок с рабочего стола на кнопку Пуск (Start). В меню Пуск (Start) можно добавлять папки с документами и вложенными папками.
2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Проводник (Windows Explorer). Откроется окно проводника, в правой панели которого появится содержимое папки Главное меню (Main Menu) для текущего пользователя.
3. Щелкните на свободном пространстве правой панели проводника правой кнопкой мыши, как показано на рис. 3.13, и выберите в контекстном меню команду Создать → Папка (New → Folder).
4. В качестве названия введите текст Важные документы. В этой новой папке будут храниться ярлыки ваших документов.
5. Щелкните на свободном пространстве рабочего стола правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Создать → Папка (New → Folder).
6. Введите текст Текущий проект. Так будет называться новая папка.
7. Двойным щелчком на значке новой папки откройте ее окно.
8. Щелкните в этом окне правой кнопкой мыши и выберите команду Создать → Документ Microsoft Office Word (New → Microsoft Office Word Document). Назовите новый документ Отчет.
9. С помощью аналогичных действий создайте в той же папке еще два документа, чтобы она выглядела так, как показано на рис. 3.14.
10. Закройте окно папки Текущий проект. Теперь для облегчения доступа к документам Office нужно поместить их ярлыки в только что созданную папку Важные документы.
11. Правой кнопкой мыши перетащите значок папки Текущий проект в окно проводника на значок папки Важные документы.
12. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Создать ярлыки (Create Shortcut).
13. Повторяя шаги 11 и 12, создайте ярлык для файла Презентация. pptx, имеющегося на рабочем столе.
14. Закройте окно проводника.
В результате в подменю Все программы (All Programs) появится новая папка. Если навести на нее указатель мыши, откроется список помещенных в нее ярлыков (рис. 3.15). В новую папку можно добавлять ярлыки любых других папок и файлов.
Вывод результатов работы
После создания необходимых документов и наполнения их содержанием возникает вопрос: «Что дальше?» С развитием локальных сетей и Интернета документы все чаще пересылаются заказчику или предоставляются на суд общественности и начальства в электронном виде. Тем не менее до сих пор огромное количество информации выводится на печать. Если же у вас (или у заказчика) нет локальной сети или электронной почты, сформированные документы часто приходится переносить на другой компьютер с помощью гибких дисков.
Рис. 3.15. Подменю Все программы с ярлыками документов
1. Щелкните на значке документа правой кнопкой мыши.
2. Выберите в контекстном меню команду Отправить (Send То). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.16. Содержимое этого подменю определяется исходной конфигурацией операционной системы и может модифицироваться пользователем. Обычно подменю Отправить (Send То) содержит список дисков, папок, принтеров и других мест назначения, по которым часто рассылаются документы. Такое подменю доступно для любого файла, папки или группы выделенных значков. Оно ускоряет пересылку объектов.
3. Чтобы скопировать документ Текст. doc на гибкий диск, просто вставьте диск в дисковод и выберите в меню Отправить (Send То) пункт Диск 3,5 (А:) (3.5 Floppy А:), название которого может варьироваться в зависимости от конкретной конфигурации дисководов компьютера.
4. Если нужно записать на гибкий диск сразу несколько документов, щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Стандартные → Проводник (All Programs → Accessories → Windows Explorer).
5. В левой панели проводника найдите папку с вашими документами и щелкните на ее значке. Файлы этой папки появятся в правой панели проводника (рис. 3.17).
Рис. 3.16. Подменю Отправить
Рис. 3.17. Копирование группы файлов
8. Выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору), как показано на рис. 3.17.
9. Правой кнопкой мыши щелкните в левой панели проводника на значке диска А и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Перед копированием файлов на гибкий диск нелишне будет проверить, достаточно ли на диске свободного места для новых файлов. Чтобы узнать объем свободного пространства гибкого диска, понадобится сделать еще два шага (не забыв перед этим вставить гибкий диск в дисковод).
10. На рабочем столе дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer).
Рис. 3.18. Окно свойств диска
11. В открывшемся окне папки Мой компьютер (My Computer) щелкните на значке диска А правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.18. В нем отображаются общий объем диска, размер свободного пространства и некоторые другие характеристики.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт Принтеры и факсы (Printers and Faxes).
Рис. 3.19. Папка принтеров
2. В открывшемся окне папки Принтеры и факсы (Printers and Faxes) щелкните правой кнопкой мыши на том принтере, который предполагается использовать чаще других (рис. 3.19).
3. В контекстном меню выберите команду Создать ярлык (Create Shortcut). Появится диалоговое окно, информирующее о невозможности создания ярлыка в папке Принтеры (Printers) и запрашивающее о необходимости добавления ярлыка на рабочий стол.
4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Ярлык выбранного принтера появится на рабочем столе.
5. Закройте окно папки Принтеры (Printers).
6. Чтобы распечатать документ Текст. doc, просто перетащите его значок на вновь созданный ярлык принтера.
Подобные ярлыки можно создать сразу для нескольких локальных или сетевых принтеров, чтобы оперативно печатать документы на любом из них. (Можно иметь несколько значков одного принтера в разных папках.) С помощью аналогичных действий на рабочий стол можно добавлять значки дисков компьютера. Это позволит копировать файлы на гибкие, жесткие и сетевые диски простым перетаскиванием.
Упражнение 7. Запись файлов на гибкий диск
Чтобы записать документ Текст. doc на гибкий диск, выполните следующие шаги.1. Щелкните на значке документа правой кнопкой мыши.
2. Выберите в контекстном меню команду Отправить (Send То). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.16. Содержимое этого подменю определяется исходной конфигурацией операционной системы и может модифицироваться пользователем. Обычно подменю Отправить (Send То) содержит список дисков, папок, принтеров и других мест назначения, по которым часто рассылаются документы. Такое подменю доступно для любого файла, папки или группы выделенных значков. Оно ускоряет пересылку объектов.
3. Чтобы скопировать документ Текст. doc на гибкий диск, просто вставьте диск в дисковод и выберите в меню Отправить (Send То) пункт Диск 3,5 (А:) (3.5 Floppy А:), название которого может варьироваться в зависимости от конкретной конфигурации дисководов компьютера.
4. Если нужно записать на гибкий диск сразу несколько документов, щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Стандартные → Проводник (All Programs → Accessories → Windows Explorer).
5. В левой панели проводника найдите папку с вашими документами и щелкните на ее значке. Файлы этой папки появятся в правой панели проводника (рис. 3.17).
Примечание6. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкайте по очереди на значках всех тех файлов, которые нужно записать на гибкий диск. Значки файлов по мере их выделения будут подсвечиваться.
Проводник – основной инструмент операционной системы Windows ХР, предназначенный для управления файлами локальных и сетевых дисков. В левой панели проводника отображается дерево папок. Для раскрытия очередной ветви щелкните на значке «плюс» рядом с соответствующей папкой. Чтобы скрыть ветвь, щелкните на значке «минус». Щелчок на значке любой папки левой панели проводника выводит содержимое этой папки в правую панель.
Совет7. Щелкните правой кнопкой мыши на любом из выделенных файлов.
Чтобы выделить несколько последовательно расположенных значков, щелкните на первом из них и, нажав клавишу Shift, щелкните на последнем значке. Эти два значка будут выделены вместе со всеми объектами, расположенными между ними.
8. Выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору), как показано на рис. 3.17.
9. Правой кнопкой мыши щелкните в левой панели проводника на значке диска А и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Перед копированием файлов на гибкий диск нелишне будет проверить, достаточно ли на диске свободного места для новых файлов. Чтобы узнать объем свободного пространства гибкого диска, понадобится сделать еще два шага (не забыв перед этим вставить гибкий диск в дисковод).
10. На рабочем столе дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer).
11. В открывшемся окне папки Мой компьютер (My Computer) щелкните на значке диска А правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.18. В нем отображаются общий объем диска, размер свободного пространства и некоторые другие характеристики.
Совет
Чтобы освободить гибкий диск от ненужных файлов, щелкните на значке диска А в окне Мой компьютер (My Computer), описанным выше способом выделите файлы, которые следует удалить, и нажмите клавишу Delete. Имейте в виду, что удаляемые файлы гибких дисков не попадают в корзину и восстановить их невозможно.
Упражнение 8. Печать документа
На первом занятии вы уже изучили процедуру печати документа из окна приложения. Сейчас давайте попробуем вывести информацию на принтер, не открывая создавшую документ программу, а пользуясь исключительно возможностями операционной системы Windows. Для начала добавим на рабочий стол ярлык принтера.1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт Принтеры и факсы (Printers and Faxes).
2. В открывшемся окне папки Принтеры и факсы (Printers and Faxes) щелкните правой кнопкой мыши на том принтере, который предполагается использовать чаще других (рис. 3.19).
3. В контекстном меню выберите команду Создать ярлык (Create Shortcut). Появится диалоговое окно, информирующее о невозможности создания ярлыка в папке Принтеры (Printers) и запрашивающее о необходимости добавления ярлыка на рабочий стол.
4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Ярлык выбранного принтера появится на рабочем столе.
5. Закройте окно папки Принтеры (Printers).
6. Чтобы распечатать документ Текст. doc, просто перетащите его значок на вновь созданный ярлык принтера.
Подобные ярлыки можно создать сразу для нескольких локальных или сетевых принтеров, чтобы оперативно печатать документы на любом из них. (Можно иметь несколько значков одного принтера в разных папках.) С помощью аналогичных действий на рабочий стол можно добавлять значки дисков компьютера. Это позволит копировать файлы на гибкие, жесткие и сетевые диски простым перетаскиванием.
Контрольное упражнение
На этом занятии вы познакомились с некоторыми функциями операционной системы и инструментами Office, частично подменяющими системные инструменты Windows. Выполняя контрольное упражнение, проверьте, насколько хорошо вы усвоили материал занятия.
Ранее была рассмотрена методика печати документов путем перетаскивания значков файлов. Можно еще больше упростить процедуру печати. Давайте поместим ярлык принтера в подменю Отправить (Send То).
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Стандартные → Проводник (All Programs → Accessories → Windows Explorer).
2. Выведите в правую панель проводника содержимое папки SendTo, вложенной в папку Documents and Settings и вашу папку.
Как отобразить в окне проводника файлы указанной папки?
3. Скопируйте ярлык принтера в папку SendTo.
Как добавить значок принтера в папку SendTo?
4. Распечатайте документ Текст. doc с помощью команд контекстного меню.
Как распечатать файл с помощью контекстного меню?
5. Добавьте в подменю Отправить (Send То) ярлыки других принтеров или папок и потренируйтесь в работе с этим подменю.
Как упростить добавление новых пунктов в подменю Отправить (Send То)?
Ранее была рассмотрена методика печати документов путем перетаскивания значков файлов. Можно еще больше упростить процедуру печати. Давайте поместим ярлык принтера в подменю Отправить (Send То).
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Стандартные → Проводник (All Programs → Accessories → Windows Explorer).
2. Выведите в правую панель проводника содержимое папки SendTo, вложенной в папку Documents and Settings и вашу папку.
Как отобразить в окне проводника файлы указанной папки?
3. Скопируйте ярлык принтера в папку SendTo.
Как добавить значок принтера в папку SendTo?
4. Распечатайте документ Текст. doc с помощью команд контекстного меню.
Как распечатать файл с помощью контекстного меню?
5. Добавьте в подменю Отправить (Send То) ярлыки других принтеров или папок и потренируйтесь в работе с этим подменю.
Как упростить добавление новых пунктов в подменю Отправить (Send То)?
Подведение итогов
На этом занятии вы познакомились с приемами управления файлами из окон приложений Office 2007, научились пользоваться значками Windows и ярлыками принтеров. Теперь вы можете открыть, распечатать и переписать на гибкий диск нужный документ. Эта книга посвящена пакету Microsoft Office 2007, поэтому в ней затронуты только основные инструменты Windows.
На следующем занятии вы изучите элементы интерфейса окон приложений Office 2007, узнаете об особенностях интерфейса Microsoft Office Outlook 2007, о способах поиска, выделения и редактирования объектов, познакомитесь со справочной системой, помогающей решать возникающие вопросы.
На следующем занятии вы изучите элементы интерфейса окон приложений Office 2007, узнаете об особенностях интерфейса Microsoft Office Outlook 2007, о способах поиска, выделения и редактирования объектов, познакомитесь со справочной системой, помогающей решать возникающие вопросы.
Занятие 4
Общие черты приложений Office
Тема занятия
Приложения Office 2007 объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают решение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и если научиться работать с одной из них, достаточно легко освоить остальные приложения пакета. На этом занятии рассматриваются следующие операции и компоненты:
• лента и вкладки;
• кнопка Office и панель быстрого доступа;
• навигация в пределах документа;
• редактирование содержания;
• буфер обмена Office 2007;
• справочная система;
• особенности интерфейса Outlook.
В отличие от нескольких предыдущих версий Office, в которых изменения в интерфейсе не были радикальными, в новой версии разработчики Office решились на достаточно серьезные изменения в интерфейсе большинства основных приложений Office. На смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов, а меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office, теперь вызывает кнопка Office. Появилась также панель быстрого доступа, на которую можно вывести наиболее часто используемые вами кнопки.
Компания Microsoft называет новый интерфейс «интерфейсом, ориентированным на результат». По мнению авторов, новый интерфейс действительно стал более интуитивным, наглядным и удобным, его освоение требует меньше времени, чем освоение традиционного интерфейса с меню и панелями инструментов. Новый интерфейс благодаря своей наглядности действительно позволяет достигать результатов в более короткие сроки.
Еще одной особенностью интерфейса Office 2007 по сравнению с предыдущей версией является более редкое использование областей задач. Теперь их функции часто выполняют вкладки ленты.
Следует, однако, отметить, что хотя изменения в интерфейсе коснулись всех рассматриваемых нами приложений, приложение Microsoft Office Outlook стоит особняком. В этом приложении вдобавок к традиционным меню и панелям инструментов появились новые элементы интерфейса, такие как лента с вкладками, панель быстрого доступа и кнопка Office. И хотя эта глава рассказывает об общем в Office, мы рассмотрим здесь и особенности интерфейса Outlook.
Давайте рассмотрим нововведения в интерфейсе на примере, наверное, самого часто используемого приложения – Word.
• лента и вкладки;
• кнопка Office и панель быстрого доступа;
• навигация в пределах документа;
• редактирование содержания;
• буфер обмена Office 2007;
• справочная система;
• особенности интерфейса Outlook.
В отличие от нескольких предыдущих версий Office, в которых изменения в интерфейсе не были радикальными, в новой версии разработчики Office решились на достаточно серьезные изменения в интерфейсе большинства основных приложений Office. На смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов, а меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office, теперь вызывает кнопка Office. Появилась также панель быстрого доступа, на которую можно вывести наиболее часто используемые вами кнопки.
Компания Microsoft называет новый интерфейс «интерфейсом, ориентированным на результат». По мнению авторов, новый интерфейс действительно стал более интуитивным, наглядным и удобным, его освоение требует меньше времени, чем освоение традиционного интерфейса с меню и панелями инструментов. Новый интерфейс благодаря своей наглядности действительно позволяет достигать результатов в более короткие сроки.
Еще одной особенностью интерфейса Office 2007 по сравнению с предыдущей версией является более редкое использование областей задач. Теперь их функции часто выполняют вкладки ленты.
Следует, однако, отметить, что хотя изменения в интерфейсе коснулись всех рассматриваемых нами приложений, приложение Microsoft Office Outlook стоит особняком. В этом приложении вдобавок к традиционным меню и панелям инструментов появились новые элементы интерфейса, такие как лента с вкладками, панель быстрого доступа и кнопка Office. И хотя эта глава рассказывает об общем в Office, мы рассмотрим здесь и особенности интерфейса Outlook.
Давайте рассмотрим нововведения в интерфейсе на примере, наверное, самого часто используемого приложения – Word.