Страница:
• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;
• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;
• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и перетащите указатель мыши вниз;
• перетаскивая указатель по тексту, можно быстро выделить несколько слов;
• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой объект, просто щелкните на нем.
Теперь потренируемся выделять блоки ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.
4. Запустите Access и откройте базу данных, созданную на втором занятии.
5. В области переходов два раза щелкните на кнопке Таблица данных: Таблица (Таблица данных: Table), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы, показанное на рис. 4.23.
6. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.
7. Щелкните в любой ячейке второй строки.
8. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.
10. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В результате будет выделен блок из нескольких ячеек.
В предыдущем упражнении вы познакомились с диалоговым окном поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, необходимо заменить в тексте большого документа часто встречающееся слово «изделия» словом «товары». Для этого достаточно выполнить следующие шаги.
11. Перейдите к документу Word, показанному на рис. 4.22, и щелкните на кнопке Главная → Редактирование → Заменить (Home → Editing → Replace). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.24.
Рис. 4.23. Выделение ячеек таблицы
Рис. 4.24. Диалоговое окно замены текста
12. В поле Найти (Find what) введите слово изделия.
13. В поле Заменить на (Replace with) введите товары.
14. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста изделия.
15. Чтобы заменить его словом товары, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент изделия.
16. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).
17. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста изделия на товары, щелкните на кнопке Заменить все (Replace АН). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента текста изделия.
Вид диалогового окна замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.
Редактирование содержания
Мини-панель
Справочная система
Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook
Контрольное упражнение
• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;
• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и перетащите указатель мыши вниз;
• перетаскивая указатель по тексту, можно быстро выделить несколько слов;
• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой объект, просто щелкните на нем.
Теперь потренируемся выделять блоки ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.
4. Запустите Access и откройте базу данных, созданную на втором занятии.
5. В области переходов два раза щелкните на кнопке Таблица данных: Таблица (Таблица данных: Table), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы, показанное на рис. 4.23.
6. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.
7. Щелкните в любой ячейке второй строки.
8. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.
Совет9. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рис. 4.23, щелкните в левой верхней ячейке блока.
В таблицах Word и PowerPoint нет кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует щелкать на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.
10. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В результате будет выделен блок из нескольких ячеек.
В предыдущем упражнении вы познакомились с диалоговым окном поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, необходимо заменить в тексте большого документа часто встречающееся слово «изделия» словом «товары». Для этого достаточно выполнить следующие шаги.
11. Перейдите к документу Word, показанному на рис. 4.22, и щелкните на кнопке Главная → Редактирование → Заменить (Home → Editing → Replace). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.24.
12. В поле Найти (Find what) введите слово изделия.
13. В поле Заменить на (Replace with) введите товары.
14. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста изделия.
15. Чтобы заменить его словом товары, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент изделия.
16. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).
17. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста изделия на товары, щелкните на кнопке Заменить все (Replace АН). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента текста изделия.
Вид диалогового окна замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.
Редактирование содержания
В предыдущих упражнениях вы научились отыскивать и выделять фрагменты документов. Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office 2007 и Windows ХР.
1. Запустите Word и откройте документ Геркулес.
Выделите второе и третье предложение, как показано на рис. 4.25.
2. Щелкните на кнопке Вырезать (Cut), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он просто переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.
3. Щелчком мыши установите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.
4. На вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы, как показано на рис. 4.26.
Рис. 4.25. Вырезание фрагмента
Рис. 4.26. Кнопки редактирования содержания
5. Выделите весь текст, перетащив указатель мыши слева от него (см. рис. 4.26).
6. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши.
7. В появившемся контекстном меню выберите команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.
8. Запустите Microsoft Office Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется окно нового сообщения.
9. Щелкните в области окна сообщения, предназначенной для набора текста (рис. 4.27).
10. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), которая расположена на вкладке Сообщение (Message) в группе Буфер обмена (Clipboard) окна Сообщение (Message). Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рис. 4.27. После этого документ, подготовленный в Word, можно будет отправить адресату по электронной почте.
Рис. 4.27. Вставка текста в другое приложение
Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на вкладке Главная (Home) приложений Word, Excel, PowerPoint и Access, а также на вкладках окон Сообщение (Message), Контакт (Contact), Задача (Task) в Outlook. Также соответствующие команды имеются в контекстном меню выделенных объектов. Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:
• вырезать – Ctrl+X или Shift+ Delete;
• копировать – Ctrl+C или Ctrl+Insert;
• вставить – Ctrl+V или Shift+Insert.
1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем упражнении, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.
2. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard). В окне документа слева появится область задач буфера обмена, показанная на рис. 4.28, в которой вы увидите скопированный фрагмент.
Рис. 4.28. Область задач буфера обмена
3. Выделите строку текста и щелкните на кнопке Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.
4. Запустите Microsoft Office Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рис. 4.29. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard) вкладки Главная (Home). В появившейся области задач буфера обмена будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.
Рис. 4.29. Буфер обмена Office 2007 в окне Excel
5. Щелкните на кнопке Start (Пуск) и выберите команду Все программы → Стандартные → Блокнот (All Programs → Accessories → Notepad).
6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.
7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка → Копировать (Edit → Сору).
8. Выберите команду Правка → Выделить все (Edit → Select АН), а затем нажмите клавиши Ctrl+X.
Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. А что при этом происходит с буфером Office 2007?
9. Нажатием клавиш Alt+Tab переключитесь в окно Excel. Обратите внимание: в буфер обмена Office 2007 попали фрагменты приложения Windows, не входящего в пакет Office 2007. Таким образом, буфер обмена Office 2007 можно использовать для хранения нескольких фрагментов содержимого любого приложения Windows.
11. Щелкните в ячейке В4.
12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Еб.
13. Щелкните на кнопке Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). После этого буфер обмена будет выглядеть так, как показано на рис. 4.29. Мы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?
14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.
15. В области задач Буфер обмена (Clipboard) щелкните на третьем значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным фрагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки:
• Сохранить исходное форматирование (Keep Source Formatting);
• Использовать конечную тему (Use Destination Theme);
• Использовать форматы конечных ячеек (Use Destination Formatting);
• Значения и форматы чисел (Values and Numbering Formatting);
• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Widths);
• Только форматы (Formatting Only);
• Ссылки на ячейки (Link Cells).
16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды меню Правка → Отменить (Edit → Undo) или щелчок на кнопке Отменить (Undo) панели быстрого доступа приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.
17. Переключитесь в Word.
18. Выделите в документе надпись Геркулес и нажмите клавиши Ctrl+C.
19. Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать фрагментов из Word и Excel. В результате будут заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого (самого старого) фрагмента.
20. Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Office. В появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется новый документ.
21. В окне буфера обмена щелкните на кнопке Вставить все (Paste АН), как показано на рис. 4.28. Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.
22. Если данные буфера обмена устарели, щелкните на кнопке Очистить все (Clear АН) в верхней части области буфера обмена. Все фрагменты будут удалены. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить (Delete) в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.
Осталось выяснить, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила:
• Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией.
• Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office 2007, этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.
Упражнение 9. Вырезание, копирование и вставка
Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили несколько способов их выполнения.1. Запустите Word и откройте документ Геркулес.
Выделите второе и третье предложение, как показано на рис. 4.25.
2. Щелкните на кнопке Вырезать (Cut), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он просто переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.
3. Щелчком мыши установите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.
4. На вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы, как показано на рис. 4.26.
Примечание
Как мы уже говорили, некоторые кнопки в Microsoft Office, например кнопка Вставить (Paste), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard), состоят из двух частей: верхней и нижней. При щелчке на верхней части кнопки выполняется команда, предлагаемая по умолчанию – для кнопки Вставить (Paste) это команда Вставить. При щелчке на нижней части кнопки с треугольником, направленным вершиной вниз, появляется меню с дополнительными командами.
5. Выделите весь текст, перетащив указатель мыши слева от него (см. рис. 4.26).
6. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши.
7. В появившемся контекстном меню выберите команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.
8. Запустите Microsoft Office Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется окно нового сообщения.
9. Щелкните в области окна сообщения, предназначенной для набора текста (рис. 4.27).
10. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), которая расположена на вкладке Сообщение (Message) в группе Буфер обмена (Clipboard) окна Сообщение (Message). Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рис. 4.27. После этого документ, подготовленный в Word, можно будет отправить адресату по электронной почте.
Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на вкладке Главная (Home) приложений Word, Excel, PowerPoint и Access, а также на вкладках окон Сообщение (Message), Контакт (Contact), Задача (Task) в Outlook. Также соответствующие команды имеются в контекстном меню выделенных объектов. Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:
• вырезать – Ctrl+X или Shift+ Delete;
• копировать – Ctrl+C или Ctrl+Insert;
• вставить – Ctrl+V или Shift+Insert.
Упражнение 10. Буфер обмена Office и отмена операций
Многочисленные пользователи Windows ХР давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на рабочий стол. Этот прием вы изучите на третьем занятии. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений. Приложения Microsoft Office могут использовать буфер обмена с несколькими ячейками.ПримечаниеВ Office 2007 буфер обмена оформлен в виде области задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги.
Office 2007 предлагает пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.
1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем упражнении, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.
2. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard). В окне документа слева появится область задач буфера обмена, показанная на рис. 4.28, в которой вы увидите скопированный фрагмент.
3. Выделите строку текста и щелкните на кнопке Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.
4. Запустите Microsoft Office Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рис. 4.29. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard) вкладки Главная (Home). В появившейся области задач буфера обмена будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.
5. Щелкните на кнопке Start (Пуск) и выберите команду Все программы → Стандартные → Блокнот (All Programs → Accessories → Notepad).
6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.
7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка → Копировать (Edit → Сору).
8. Выберите команду Правка → Выделить все (Edit → Select АН), а затем нажмите клавиши Ctrl+X.
Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. А что при этом происходит с буфером Office 2007?
9. Нажатием клавиш Alt+Tab переключитесь в окно Excel. Обратите внимание: в буфер обмена Office 2007 попали фрагменты приложения Windows, не входящего в пакет Office 2007. Таким образом, буфер обмена Office 2007 можно использовать для хранения нескольких фрагментов содержимого любого приложения Windows.
Примечание10. В окне Excel щелкните в ячейке B3 и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Панель буфера обмена расширится, содержимое ячейки B3 появится в верхней строке буфера обмена.
Не спешите радоваться. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office 2007 можно только в приложения Office 2007, но не в другие программы Windows ХР. Поэтому возможность хранения в буфере Office нескольких фрагментов из других программ Windows полезна только в тех случаях, когда планируется размещать эти фрагменты в документах Microsoft Office.
11. Щелкните в ячейке В4.
12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Еб.
13. Щелкните на кнопке Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). После этого буфер обмена будет выглядеть так, как показано на рис. 4.29. Мы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?
14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.
15. В области задач Буфер обмена (Clipboard) щелкните на третьем значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным фрагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки:
• Сохранить исходное форматирование (Keep Source Formatting);
• Использовать конечную тему (Use Destination Theme);
• Использовать форматы конечных ячеек (Use Destination Formatting);
• Значения и форматы чисел (Values and Numbering Formatting);
• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Widths);
• Только форматы (Formatting Only);
• Ссылки на ячейки (Link Cells).
16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды меню Правка → Отменить (Edit → Undo) или щелчок на кнопке Отменить (Undo) панели быстрого доступа приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.
17. Переключитесь в Word.
18. Выделите в документе надпись Геркулес и нажмите клавиши Ctrl+C.
19. Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать фрагментов из Word и Excel. В результате будут заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого (самого старого) фрагмента.
20. Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Office. В появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется новый документ.
21. В окне буфера обмена щелкните на кнопке Вставить все (Paste АН), как показано на рис. 4.28. Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.
22. Если данные буфера обмена устарели, щелкните на кнопке Очистить все (Clear АН) в верхней части области буфера обмена. Все фрагменты будут удалены. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить (Delete) в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.
Осталось выяснить, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила:
• Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией.
• Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office 2007, этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.
Мини-панель
В процессе выделения текста с помощью мыши рядом с выделяемым текстом появляется панель инструментов с кнопками вызова основных команд для работы с текстом. Эта панель называется мини-панелью. Она является полупрозрачной и теряет прозрачность только при наведении на нее указателя мыши. Если вывести указатель за ее пределы, мини-панель медленно исчезает.
Мини-панель присутствует во всех рассматриваемых нами приложениях Office.
1. Откройте какой-нибудь документ Word с текстом (например, документ Геркулес).
2. Выделите несколько слов с помощью мыши. Появится полупрозрачная мини-панель.
3. Наведите на нее указатель мыши. Мини-панель станет непрозрачной (рис. 4.30).
4. Щелкните на кнопке Полужирный (Bold). К выделенному тексту будет применено полужирное начертание.
Рис. 4.30. Мини-панель, появляющаяся при выделении текста
Мини-панель присутствует во всех рассматриваемых нами приложениях Office.
Новое в Office
Мини-панель появилась только в версии Microsoft Office 2007.
Упражнение 11. Работа с мини-панелью
Мини-панель позволяет быстро задать форматирование при выделении текста мышью.1. Откройте какой-нибудь документ Word с текстом (например, документ Геркулес).
2. Выделите несколько слов с помощью мыши. Появится полупрозрачная мини-панель.
3. Наведите на нее указатель мыши. Мини-панель станет непрозрачной (рис. 4.30).
4. Щелкните на кнопке Полужирный (Bold). К выделенному тексту будет применено полужирное начертание.
Справочная система
Методы работы со справочной системой Microsoft Office 2007 одинаковы для всех рассматриваемых нами приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником.
1. Запустите Microsoft Office Excel и нажмите клавишу F1 или щелкните на кнопке Справка: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel), которая расположена в правой части окна.
2. Появится окно Справка: Excel (Excel Help), показанное на рис. 4.31. В поле, расположенном в верхней части окна справочной системы, введите слова Буфер обмена и нажмите клавишу Enter.
Рис. 4.31. Окно справочной системы Excel
Рис. 4.32. Результаты поиска
4. Выберем пункт Копирование и вставка нескольких элементов с использованием буфера обмена.
5. В окне справочной системы будет отображено содержание выбранного нами раздела справки (рис. 4.33).
Рис. 4.33. Окно справочной системы Excel
Обратите внимание, что в верхней части окна справочной системы имеется панель инструментов с кнопками.
6. Щелкните на кнопке Печать (Print). Появится диалоговое окно, в котором вы сможете задать параметры печати и распечатать содержимое окна справочной системы.
Новое в Office
В новой версии пакета разработчики решили окончательно отказаться от Помощника Office.
Упражнение 12. Получение справки
В этом упражнении мы не будем рассматривать вопросы поиска справочной информации в Интернете. Навигация по веб-страницам – это отдельная большая тема. Давайте посмотрим, что скажет справочная система Office о буфере обмена.1. Запустите Microsoft Office Excel и нажмите клавишу F1 или щелкните на кнопке Справка: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel), которая расположена в правой части окна.
2. Появится окно Справка: Excel (Excel Help), показанное на рис. 4.31. В поле, расположенном в верхней части окна справочной системы, введите слова Буфер обмена и нажмите клавишу Enter.
Совет3. В окне справочной системы появятся результаты поиска (рис. 4.32). Среди этих результатов будут перечислены разделы, в которых упоминается буфер обмена.
Если окно появится не развернутым на весь экран, то щелкните на кнопке Развернуть (Maximize).
4. Выберем пункт Копирование и вставка нескольких элементов с использованием буфера обмена.
5. В окне справочной системы будет отображено содержание выбранного нами раздела справки (рис. 4.33).
Обратите внимание, что в верхней части окна справочной системы имеется панель инструментов с кнопками.
6. Щелкните на кнопке Печать (Print). Появится диалоговое окно, в котором вы сможете задать параметры печати и распечатать содержимое окна справочной системы.
Совет
С помощью кнопки Показать оглавление (Show Table of Contents) вы можете вызвать оглавление справочной системы.
Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook
Как мы уже говорили, интерфейс Outlook содержит как традиционные элементы интерфейса, такие как строка меню и панели инструментов, так и новые, вроде вкладок. Основное окно Outlook имеет традиционный интерфейс, почти не отличающийся от интерфейса предыдущей версии, а окна сообщений, задач, контактов и т. п. – новый интерфейс с вкладками.
Давайте рассмотрим составляющие интерфейса Outlook.
Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам, доступным в основном меню приложения. Панели инструментов содержат кнопки, раскрывающиеся меню и другие элементы управления, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.
Рис. 4.34. Строка меню и раскрывающиеся списки команд
Однако по традиции строка главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.
1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007 и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.
2. Появится меню Вид (View). Наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов (Toolbars). Раскроется подменю, как показано на рис. 4.34. Оформление пунктов меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.
• Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник, как в строке Панели инструментов (Toolbars) на рис. 4.34, значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.
• Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Панели инструментов → Настройка (Toolbars → Customize), открывает диалоговое окно, подобное показанному на рис. 4.35. Диалоговые окна широко распространены как в Office 2007, так и во многих других приложениях Windows. Они расширяют возможности любой программы, предоставляя средства для ввода данных и установки разнообразных параметров.
Рис. 4.35. Диалоговое окно Настройка
• Выбор команды без многоточия, например команды Копировать (Сору) меню Правка (Edit), приводит к ее немедленному исполнению.
• Некоторые пункты меню, например Строка состояния (Status Bar), играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка состояния), а слева от названия пункта появляется галочка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает галочку.
• Три пункта подменю Список дел (To-Do Ваг) меню Вид (View) – Обычное (Normal), Свернуто (Minimized) и Отсутствует (Off) – пример группы из нескольких (в данном случае трех) переключателей. Щелкнув на таком пункте, можно установить один (и только один) режим из нескольких.
• В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация, например Ctrl+V для команды Правка → Вставить (Edit → Paste). С ее помощью можно быстро выполнить данную команду.
3. Потренируйтесь раскрывать подменю, выбирать команды, включать и выключать режимы.
Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. «Ухватите» ее мышью за расположенную слева вертикальную черту (она называется вешкой перемещения) и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 4.36), где меню выглядит как небольшое окно с заголовком.
Рис. 4.36. Перестановка меню и панелей инструментов
1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007.
2. В появившемся окне Microsoft Office Outlook 2007 щелкните на кнопке Контакты (Contacts) в области переходов (рис 4.37).
Рис. 4.37. Окно Outlook
3. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), появится окно Контакт (Contact).
4. Закройте окно Контакт (Contact).
5. Щелкните на кнопке Печать (Print) той же панели инструментов. На этот раз откроется диалоговое окно, позволяющее распечатать контакты.
7. В появившейся палитре щелкните на кнопке Область чтения (Reading Pane). В правой части окна (по умолчанию) появится область чтения. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет область чтения. Обратите внимание, что теперь кнопка Область чтения (Reading Pane) переместилась в основную часть панели инструментов.
10. В раскрывшемся меню щелкните на пункте Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).
11. Щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Флажки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.
12. На панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на правой части кнопки Создать (New) с треугольником, направленным вниз (рис. 4.38).
13. Укажите на пункт Контакт (Contact). Как видно из рисунка, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.
Рис. 4.38. Меню в панели инструментов
14. На панели инструментов (как и на вкладке) могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Текущее представление (Current View) панели инструментов Дополнительно (Advanced) и выберите значение Адресные карточки (Address Card). Outlook переключится на представление контактов Адресные карточки (Address Card).
Давайте рассмотрим составляющие интерфейса Outlook.
Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам, доступным в основном меню приложения. Панели инструментов содержат кнопки, раскрывающиеся меню и другие элементы управления, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.
Упражнение 13. Команды меню
Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 4.34), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд.Однако по традиции строка главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.
1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007 и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.
2. Появится меню Вид (View). Наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов (Toolbars). Раскроется подменю, как показано на рис. 4.34. Оформление пунктов меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.
• Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник, как в строке Панели инструментов (Toolbars) на рис. 4.34, значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.
• Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Панели инструментов → Настройка (Toolbars → Customize), открывает диалоговое окно, подобное показанному на рис. 4.35. Диалоговые окна широко распространены как в Office 2007, так и во многих других приложениях Windows. Они расширяют возможности любой программы, предоставляя средства для ввода данных и установки разнообразных параметров.
• Выбор команды без многоточия, например команды Копировать (Сору) меню Правка (Edit), приводит к ее немедленному исполнению.
• Некоторые пункты меню, например Строка состояния (Status Bar), играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка состояния), а слева от названия пункта появляется галочка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает галочку.
• Три пункта подменю Список дел (To-Do Ваг) меню Вид (View) – Обычное (Normal), Свернуто (Minimized) и Отсутствует (Off) – пример группы из нескольких (в данном случае трех) переключателей. Щелкнув на таком пункте, можно установить один (и только один) режим из нескольких.
• В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация, например Ctrl+V для команды Правка → Вставить (Edit → Paste). С ее помощью можно быстро выполнить данную команду.
3. Потренируйтесь раскрывать подменю, выбирать команды, включать и выключать режимы.
Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. «Ухватите» ее мышью за расположенную слева вертикальную черту (она называется вешкой перемещения) и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 4.36), где меню выглядит как небольшое окно с заголовком.
Упражнение 14. Панели инструментов
Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат кнопки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007.
2. В появившемся окне Microsoft Office Outlook 2007 щелкните на кнопке Контакты (Contacts) в области переходов (рис 4.37).
3. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), появится окно Контакт (Contact).
4. Закройте окно Контакт (Contact).
5. Щелкните на кнопке Печать (Print) той же панели инструментов. На этот раз откроется диалоговое окно, позволяющее распечатать контакты.
Примечание
Если панели инструментов Стандартная (Standard), Веб-узел (Web) и Дополнительно (Advanced) расположить в одной строке, многочисленные кнопки панелей просто не поместятся на экране.
Совет6. Если на панели инструментов Дополнительно (Advanced) отсутствует кнопка Область чтения (Reading Pane), то щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Дополнительно (Advanced).
Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре.
7. В появившейся палитре щелкните на кнопке Область чтения (Reading Pane). В правой части окна (по умолчанию) появится область чтения. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет область чтения. Обратите внимание, что теперь кнопка Область чтения (Reading Pane) переместилась в основную часть панели инструментов.
Примечание8. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, откройте меню Вид (View) и выберите пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся подменю щелкните на названии той панели инструментов, которую нужно отобразить или скрыть.
В Microsoft Office кнопки панелей инструментов ведут себя «разумно». Если на экран не помещаются все кнопки, на панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные кнопки и другие элементы управления перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор элемента на дополнительной палитре возвращает его на основную панель.
Совет9. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Стандартная (Standard), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.
Меню, позволяющее отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.
10. В раскрывшемся меню щелкните на пункте Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).
11. Щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Флажки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.
12. На панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на правой части кнопки Создать (New) с треугольником, направленным вниз (рис. 4.38).
13. Укажите на пункт Контакт (Contact). Как видно из рисунка, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.
14. На панели инструментов (как и на вкладке) могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Текущее представление (Current View) панели инструментов Дополнительно (Advanced) и выберите значение Адресные карточки (Address Card). Outlook переключится на представление контактов Адресные карточки (Address Card).
Контрольное упражнение
Давайте проверим, насколько хорошо вы освоили общие приемы работы с приложениями Office.
1. Запустите Access, откройте базу данных, созданную на втором занятии, затем откройте таблицу данных.
2. Щелчком на кнопке в левом верхнем углу таблицы выделите все данные.
Как с помощью кнопок вкладки выделить весь документ?
3. Скопируйте выделенные данные.
4. Создайте новый документ Excel и откройте второй лист книги Excel.
5. Вставьте в него скопированную таблицу данных.
6. Найдите в справочной системе Office страницы, описывающие тему вставки объектов.
Как вызвать справочную систему Office?
7. Откройте наиболее интересную из них и выведите ее на принтер.
Как распечатать текущую страницу справки?
8. Сохраните новый документ Excel.
9. Переключитесь в Access и удалите выделенные данные.
Как восстановить данные, удаленные из таблицы Access?
1. Запустите Access, откройте базу данных, созданную на втором занятии, затем откройте таблицу данных.
2. Щелчком на кнопке в левом верхнем углу таблицы выделите все данные.
Как с помощью кнопок вкладки выделить весь документ?
3. Скопируйте выделенные данные.
4. Создайте новый документ Excel и откройте второй лист книги Excel.
5. Вставьте в него скопированную таблицу данных.
6. Найдите в справочной системе Office страницы, описывающие тему вставки объектов.
Как вызвать справочную систему Office?
7. Откройте наиболее интересную из них и выведите ее на принтер.
Как распечатать текущую страницу справки?
8. Сохраните новый документ Excel.
9. Переключитесь в Access и удалите выделенные данные.
Как восстановить данные, удаленные из таблицы Access?