10. Закройте все приложения.
Подведение итогов
Часть II
Занятие 5
Тема занятия
Создание документа
Режимы просмотра
Подведение итогов
Это занятие завершает первую часть, в которой рассматривались общие черты приложений Office 2007 и взаимодействие этих программ с операционной системой Windows. Далее вы научитесь выполнять более сложные операции в конкретных программах. Не забывайте, что все шесть компонентов пакета Office тесно взаимосвязаны, поэтому многие приемы, описываемые при изучении одного приложения, можно реализовать и в других программах даже в тех случаях, когда нет явного указания на такую возможность. Действительно, иногда кажется, что проще описать различия программ Office, чем перечислить все их общие черты.
Следующая часть книги посвящена описанию Microsoft Office Word – одного из самых мощных текстовых процессоров.
Следующая часть книги посвящена описанию Microsoft Office Word – одного из самых мощных текстовых процессоров.
Часть II
Word
Microsoft Office Word 2007 – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.
Занятие 5
Создание и разметка документа
Тема занятия
На этом занятии вы познакомитесь с шаблонами документов, научитесь экспортировать файлы Word в формат HTML, изучите пять режимов просмотра документов, которые перечислены ниже:
• черновик;
• разметка страницы;
• веб-документ;
• структура;
• режим полноэкранного чтения.
Современную жизнь нельзя представить без текстовых документов в бумажном и электронном виде. Word 2007 – это современная версия популярного текстового процессора, позволяющая писать письма, форматировать тексты любой сложности, добавлять в них рисунки, формулы и графики и даже верстать целые книги. Сегодня формат документов Word стал общепризнанным. Вы можете отправить такой документ по электронной почте в любую точку земного шара и практически везде его смогут прочесть.
• черновик;
• разметка страницы;
• веб-документ;
• структура;
• режим полноэкранного чтения.
Современную жизнь нельзя представить без текстовых документов в бумажном и электронном виде. Word 2007 – это современная версия популярного текстового процессора, позволяющая писать письма, форматировать тексты любой сложности, добавлять в них рисунки, формулы и графики и даже верстать целые книги. Сегодня формат документов Word стал общепризнанным. Вы можете отправить такой документ по электронной почте в любую точку земного шара и практически везде его смогут прочесть.
Создание документа
В первой части книги вы уже научились создавать и открывать простейшие документы Word. Сейчас пришло время познакомиться с шаблонами и мастерами, генерирующими стандартное содержание и общее оформление документов. Наличие такого предварительно настроенного документа облегчает процесс ввода конкретного текста.
1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок. На странице останется только надпись «Геркулес» и горизонтальная линия.
2. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как → Шаблон Word (Save As → Word Template). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Сохранение шаблона
3. В поле Имяфайла (File Name) введите слово Неге.
5. Выберите команду Office → Закрыть (Office → Close), чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.
6. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Office → Параметры Word (Office → Word Options).
7. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Дополнительно (Advanced) и щелкните на кнопке Расположение файлов (File Locations). В появившемся окне, показанном на рис. 5.2, хранится информация об именах некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов пользователя.
Рис. 5.2. Пути к служебным файлам
8. Щелкните на строке Шаблоны пользователя (User Templates).
9. Щелкните на кнопке Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.
10. В этом окне выберите нужную папку.
11. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь в окно Расположение файлов (File Locations), но теперь в строке Шаблоны пользователя (User Templates) будет выбранная вами папка.
12. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть данное окно.
Рис. 5.3. Выбор шаблона документа
14. С помощью переключателей в группе Создать (Create New) выберите тип создаваемого файла. Переключатель Документ (Document) соответствует созданию обычного текстового документа, а переключатель Шаблон (Template) позволяет создать новый шаблон.
15. Дважды щелкните на значке Неге. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании «Геркулес», и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.
Следует заметить, что так называемый «Новый документ», который создается щелчком на кнопке Создать (Create) диалогового окна Создание документа (New Document), на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dotm. Шаблон Normal.dotm играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, то есть вид и поведение программы при ее запуске.
Рис. 5.4. Документ, построенный на основе шаблона пользователя
Кроме этого можно использовать уже установленные шаблоны. Давайте детально познакомимся с процедурой создания нового файла на основе существующего шаблона профессионально оформленного резюме.
1. Щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем щелкните на строке Установленные шаблоны (Installed Templates). В этом разделе выберите необходимый шаблон с резюме (рис. 5.5).
2. Щелкните на кнопке Создать (Create).
3. На экране появится документ, показанный на рис. 5.6. Данный документ содержит элементы управления содержимым, облегчающие составление резюме. Следуя пояснительному тексту, введите свои имя, адрес, телефоны и другую необходимую информацию.
Рис. 5.5. Выбор шаблона резюме
Рис. 5.6. Исходный документ с резюме
5. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open).
6. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files Of Types) диалогового окна Открытие документа (Open) выберите пункт Текстовые файлы (Text Files) или Все файлы (All Files).
7. Найдите текстовый файл и дважды щелкните на его значке. Откроется диалоговое окно Преобразование файла (Convert File), в котором отображается список возможных преобразований открываемого файла. Выберите пункт Кодированный текст (Encoded Text). Щелкните на кнопке ОК.
8. В появившемся диалоговом окне Преобразование файла (Convert File), показанном на рис. 5.7, в группе Кодировка текста (Convert File) установите переключатель MS-DOS (MS-DOS).
Рис. 5.7. Выбор варианта преобразования
Рис. 5.8. Выбор команды подтверждения преобразования файла при открытии
9. Щелкните на кнопке ОК. Текст DOS будет преобразован. При импорте файлов другого формата выбирайте в диалоговом окне Преобразование файла (Convert File) нужный вариант преобразования.
Упражнение 1. Шаблоны
Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых, помимо текста и списка стилей, хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что на предыдущих занятиях мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим собственный шаблон.1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок. На странице останется только надпись «Геркулес» и горизонтальная линия.
2. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как → Шаблон Word (Save As → Word Template). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 5.1.
3. В поле Имяфайла (File Name) введите слово Неге.
Примечание4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).
По умолчанию устанавливается тип файла Шаблон Word (файл с расширением dotx). Можно также сохранить шаблон как Шаблон Word с поддержкой макросов (с расширением dotm) или Шаблон Word 97-2003 (с расширением dot).
5. Выберите команду Office → Закрыть (Office → Close), чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.
6. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Office → Параметры Word (Office → Word Options).
7. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Дополнительно (Advanced) и щелкните на кнопке Расположение файлов (File Locations). В появившемся окне, показанном на рис. 5.2, хранится информация об именах некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов пользователя.
8. Щелкните на строке Шаблоны пользователя (User Templates).
9. Щелкните на кнопке Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.
10. В этом окне выберите нужную папку.
11. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь в окно Расположение файлов (File Locations), но теперь в строке Шаблоны пользователя (User Templates) будет выбранная вами папка.
12. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть данное окно.
Примечание13. Теперь попробуем создать на базе построенного шаблона новый документ. Щелкните на кнопке Office, а затем выберите команду Создать (New). В разделе Шаблоны (Templates) щелкните на строке Мои шаблоны (My Templates). Значок шаблона Неге появился в диалоговом окне, показанном на рис. 5.3. Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением dot, dotx или dotm, записанных в папку с шаблонами пользователя.
Мы не будем изменять папку, предлагаемую по умолчанию.
14. С помощью переключателей в группе Создать (Create New) выберите тип создаваемого файла. Переключатель Документ (Document) соответствует созданию обычного текстового документа, а переключатель Шаблон (Template) позволяет создать новый шаблон.
15. Дважды щелкните на значке Неге. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании «Геркулес», и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.
Следует заметить, что так называемый «Новый документ», который создается щелчком на кнопке Создать (Create) диалогового окна Создание документа (New Document), на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dotm. Шаблон Normal.dotm играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, то есть вид и поведение программы при ее запуске.
Совет
Если вы обнаружили, что Word выглядит как-то странно или работает неверно, попробуйте закрыть программу и удалить файл Normal.dotm. При следующем запуске Word этот шаблон будет сгенерирован заново в соответствии со стандартной конфигурацией, заложенной в Word разработчиками программы.
Упражнение 2. Создание нового документа на основе шаблона
Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем выберите нужную категорию шаблонов.Кроме этого можно использовать уже установленные шаблоны. Давайте детально познакомимся с процедурой создания нового файла на основе существующего шаблона профессионально оформленного резюме.
1. Щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем щелкните на строке Установленные шаблоны (Installed Templates). В этом разделе выберите необходимый шаблон с резюме (рис. 5.5).
2. Щелкните на кнопке Создать (Create).
3. На экране появится документ, показанный на рис. 5.6. Данный документ содержит элементы управления содержимым, облегчающие составление резюме. Следуя пояснительному тексту, введите свои имя, адрес, телефоны и другую необходимую информацию.
Новое в Office4. Сохраните это резюме в папке Мои документы (My Documents) под именем Резюме. Теперь вы умеете строить документы на базе шаблонов и наполнять их информацией. Однако иногда текст уже имеется в обычном текстовом ASCII-файле, например, полученном по электронной почте. Такой текст легко импортируется в Word, где его можно оформить с использованием мощных возможностей этого текстового редактора. Чтобы открыть ASCII-текст формата DOS, выполните следующие шаги.
При работе с шаблонами вы столкнетесь с элементами управления содержимым. В Office Word 2007 доступны следующие элементы управления содержимым: форматированный текст, обычный текст, рисунок, поле со списком и раскрывающийся список. Кроме того, добавлены два новых элемента управления – элемент выбор даты и коллекция стандартных блоков.
5. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open).
6. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files Of Types) диалогового окна Открытие документа (Open) выберите пункт Текстовые файлы (Text Files) или Все файлы (All Files).
7. Найдите текстовый файл и дважды щелкните на его значке. Откроется диалоговое окно Преобразование файла (Convert File), в котором отображается список возможных преобразований открываемого файла. Выберите пункт Кодированный текст (Encoded Text). Щелкните на кнопке ОК.
8. В появившемся диалоговом окне Преобразование файла (Convert File), показанном на рис. 5.7, в группе Кодировка текста (Convert File) установите переключатель MS-DOS (MS-DOS).
Новое в Office
Если окно преобразования не появится, возможно, вы не сможете правильно настроить отображение русских букв. В этом случае щелкните на кнопке Office, далее – на кнопке Параметры Word (Word Options) и перейдите в раздел Дополнительно (Advanced). В группе Общие (General) установите флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm File Format Conversion on Open), как показано на рис. 5.8. Затем повторите импорт текстового файла.
9. Щелкните на кнопке ОК. Текст DOS будет преобразован. При импорте файлов другого формата выбирайте в диалоговом окне Преобразование файла (Convert File) нужный вариант преобразования.
Режимы просмотра
В Microsoft Office Word один и тот же документ можно отображать в пяти перечисленных ниже режимах просмотра.
• Разметка страницы (Print Layout) – позволяет оценить расположение текста и объектов относительно физических страниц документа.
• Режим полноэкранного чтения (Full Screen Reading) – предназначен для удобного чтения документов. В этом режиме документ разбивается на страницы, которые отображаются на экране целиком, аналогично книжным страницам. Для удобства отключаются неиспользуемые в этом режиме панели инструментов, а также применяется сглаживание шрифтов для более комфортного визуального восприятия текста.
• Веб-документ (Web Layout) – служит для формирования веб-страниц, для которых характерна неограниченная длина.
• Структура (Outline) – служит для задания и редактирования иерархической структуры разделов основного текста, что позволяет полностью отвлечься от графических объектов и реальных размеров страниц и сконцентрировать внимание на содержании.
• Черновик (Draft) – предназначен для ввода и форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы.
Режимы просмотра проще всего переключать с помощью кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна документа (рис. 5.9). Не забывайте о наличии разных режимов, всегда работайте в том из них, который лучше соответствует решаемой задаче.
Рис. 5.9. Кнопки режимов просмотра
Строка состояния Word в любом режиме просмотра выводит одну и ту же информацию, которая помогает ориентироваться в больших документах. В первом слева поле строки состояния видны номер текущей страницы и число страниц в документе. Во второе поле выводится число выделенных слов и общее число слов в документе.
Рис. 5.10. Документ Word в режиме черновика
1. Откройте любой (но не очень короткий) документ и на вкладке Вид (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) щелкните на кнопке Черновик (Draft).
• Разметка страницы (Print Layout) – позволяет оценить расположение текста и объектов относительно физических страниц документа.
• Режим полноэкранного чтения (Full Screen Reading) – предназначен для удобного чтения документов. В этом режиме документ разбивается на страницы, которые отображаются на экране целиком, аналогично книжным страницам. Для удобства отключаются неиспользуемые в этом режиме панели инструментов, а также применяется сглаживание шрифтов для более комфортного визуального восприятия текста.
• Веб-документ (Web Layout) – служит для формирования веб-страниц, для которых характерна неограниченная длина.
• Структура (Outline) – служит для задания и редактирования иерархической структуры разделов основного текста, что позволяет полностью отвлечься от графических объектов и реальных размеров страниц и сконцентрировать внимание на содержании.
• Черновик (Draft) – предназначен для ввода и форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы.
Режимы просмотра проще всего переключать с помощью кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна документа (рис. 5.9). Не забывайте о наличии разных режимов, всегда работайте в том из них, который лучше соответствует решаемой задаче.
Упражнение 3. Черновик
Начнем изучение режимов просмотра с самого простого – с черновика. Создавая или модифицируя текстовый документ, вы чаще всего работаете в этом режиме просмотра. На рис. 5.10 показан примерный вид документа в режиме черновика и основные элементы окна Word. При обычном просмотре документ имеет неограниченную длину, хотя его ширина определяется размером страницы. Разбиение на страницы показано горизонтальными пунктирными линиями. В этом режиме на экране не видны фигуры, рисунки и другие графические объекты.Строка состояния Word в любом режиме просмотра выводит одну и ту же информацию, которая помогает ориентироваться в больших документах. В первом слева поле строки состояния видны номер текущей страницы и число страниц в документе. Во второе поле выводится число выделенных слов и общее число слов в документе.
Совет
Вы можете легко настроить строку состояния по своему усмотрению. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на ней и выбрать необходимые элементы для просмотра.
1. Откройте любой (но не очень короткий) документ и на вкладке Вид (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) щелкните на кнопке Черновик (Draft).
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента