Правда, Инструкцией № 62 установлено, что если работник выезжает в командировку в выходной день по распоряжению администрации, то ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Следовательно, и суточные должны быть ему выплачены.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, руководство организации может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В связи с вышеприведенным может возникнуть вопрос: чем отличаются служебные разъезды, осуществляемые нерегулярно (и оформляемые маршрутными листами), от служебных командировок? По нашему мнению, при ответе на данный вопрос должен использоваться принцип целесообразности. Командировочное удостоверение может выписываться в любом случае, когда работник выполняет обязанности в другом населенном пункте. Однако если расходы по проезду незначительны или для оплаты проезда приобретается месячный или квартальный проездной билет, необходимости в оформлении командировки, по нашему мнению, нет. Иными словами, если перемещение к месту выполнения обязанностей производится общегородским транспортом (пригородными электропоездами, автобусами местных маршрутов и т.д.), целесообразно оформлять переезды маршрутным листом, а не командировочным удостоверением.
Норма п. 15 Инструкции № 62, в соответствии с которой при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются, стала в 2005 году предметом рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации. Решением Верховного Суда Российской Федерации от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 заявление о признании недействительным первого предложения п. 15 Инструкции № 62 оставлено без удовлетворения. При этом в обоснование своей позиции высший судебный орган привел следующие аргументы.
Из содержания ст. 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.
В сутках – 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается в доказывании.
Выплаты, которые работодатель производит работнику в связи с направлением в служебную командировку, связаны также с вопросами налогообложения и деятельностью организации.
Организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, имеют право уменьшать полученные доходы на сумму произведенных расходов, к которым в соответствии с подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся расходы на командировки, в частности суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.
Согласно ст. 11 НК РФ место жительства физического лица – это место, где данное физическое лицо постоянно или преимущественно проживает.
Постановлением № 93 установлены нормы расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Так, за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации установлены суточные в размере 100 руб.
В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, Постановлением № 729 установлены расходы на выплату суточных данной категории работников в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.
В вышеназванных правительственных нормативных правовых актах предусмотрены размеры возмещения расходов на выплату суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и нормы расходов организаций на выплату суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при определении налоговой базы, однако условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, ТК РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения п. 15 Инструкции № 62 в этой части не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.
Особенности оплаты заграничных командировок. Требования, которые должны быть соблюдены при оформлении зарубежной командировки, определены на федеральном уровне только для работников организаций, деятельность которых финансируется за счет средств федерального бюджета, постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812).
Данным нормативным актом, в частности, установлено, что направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства осуществляется на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. Таким образом, при командировках в дальнее зарубежье и страны Прибалтики издание приказа или иного внутреннего нормативного акта обязательно.
За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточныевыплачиваются:
– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;
– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных Постановлением № 812.
При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации – день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.
При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Таким образом, основанием для расчета размера суточных является отметка пограничных органов не в командировочном удостоверении, а в паспорте командированного работника. Это требование справедливо только в отношении командировок в страны дальнего зарубежья, а также в те страны СНГ, с которыми не заключены соответствующие соглашения.
При направлении работника в служебную командировку на территории государств – участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % суточных, установленных для соответствующего государства.
Если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, обеспечивается в период служебной командировки иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает вышеуказанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 % суточных (включая надбавки).
Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, направленным в служебные командировки на территории иностранных государств для выполнения задач по поддержанию мира в зонах вооруженных конфликтов, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту военной службы (при условии отсутствия у них права на получение должностных окладов в иностранной валюте), суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 30 % суточных. По решению Министра обороны Российской Федерации либо руководителя иного федерального органа исполнительной власти, в котором законом предусмотрена военная или приравненная к ней служба, выплата суточных вышеуказанным военнослужащим может производиться в рублях по курсу Банка России, установленному на дату фактической выплаты.
При поездках за счет средств федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15 % суточных при условии, что члены вышеуказанных делегаций обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения для работников, находящихся в служебных командировках на территориях иностранных государств, установлены исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н. При применении этих норм организациям следует учитывать, что они установлены в свободно конвертируемой валюте в зависимости от того, какая валюта действует на территории соответствующего государства – доллары США, евро, фунты стерлингов и т.д. (на территории Китая – доллары США). Причем нормы для столиц государств, как правило, выше, чем для прочей территории.
Постановлением № 812 установлены не только размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, но и размеры надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых отдельным категориям работников. Так, федеральному министру или руководителю правительственной делегации установлена надбавка в размере 50 %, а членам правительственной делегации – 30 %.
После возвращения из заграничной командировки работник организации должен представить отчет о результатах командировки, форма которого (№ Т-10а) аналогична форме отчета о командировках по территории Российской Федерации. Вместе с отчетом ему необходимо представить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.
Сроки представления авансового отчета по командировкам за рубеж в настоящее время требованиями документов Банка России отдельно не регулируются.
Особым случаем зарубежных командировок являются командировки водителей транспортных средств при осуществлении перевозок товаров через территории нескольких государств.
Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.
Таким образом, водителей, постоянно занимающихся международными перевозками грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.
Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к авансовому отчету водителя должны прилагаться первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации. ТК РФ не устанавливает норм компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов и не предусматривает определение таких норм работодателями, а только предоставляет работодателям право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных).
В данном случае, по нашему мнению, организациям следует исходить из общих правил: работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.
Если трудовым договором с работником установлены ограничения по оплате суточных при длительности командировки менее одних суток (а также в случае, если водитель является работником организации, финансируемой за счет средств федерального бюджета), читателям следует иметь в виду, что работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы. Иными словами, если, например, водитель, следующий из Калининграда в Казахстан, до истечения 24 часов с момента въезда на территорию Литвы пересечет границу Республики Беларусь и Российской Федерации, то командировочные за это время должны выплачиваться в половинном размере. Но в данном случае нормативными документами не определено, что принимать за базу для расчета. По нашему мнению, расчет должен производиться по нормам того государства, на территории которого водитель находился более продолжительное время. Тот же принцип расчета может быть положен в основу определения суточных, если суммарное время нахождения на территории Литвы и Республики Беларусь превышает одни сутки, но на территории каждого государства водитель находился менее 24 часов.
Отдельным случаем, который, по нашему мнению, необходимо рассмотреть, является ситуация, при которой груз перемещается из Калининградской области на территорию других российских регионов. При этом водителю также приходится пересекать территорию иностранных государств. Нормативными документами данная ситуация также не рассматривается. По нашему мнению, в этом случае признаком, определяющим возможность выплаты суточных в валюте, является факт получения валюты в кредитном учреждении (для осуществления расходов, например, на территории Литвы). Для этого в банк должны быть представлены документы, подтверждающие факт направления работника за рубеж. Поэтому время пребывания водителя на территории Литвы и Республики Беларусь может считаться зарубежной командировкой. В принципе, эту командировку можно считать зарубежной и в случае, если валюта водителю не выдается, но если валюта выдана, то правомерность выплаты суточных в валюте не надо доказывать.
При отражении в бухгалтерском учете операций по выдаче наличной валюты командированным работникам используется общая схема:
Д – т 50 К – т 52«Валютные счета» – на сумму валютных средств, полученных для выдачи аванса работникам, командированным за рубеж;
Д – т 71 К – т 50– на сумму валюты, выданной под отчет командированному работнику;
Д – т 71 К – т 52– на сумму валюты, выданной непосредственно с валютного счета. Но данную ситуацию нельзя назвать распространенной. В принципе, возможна ситуация, при которой чек на получение наличной валюты обналичивается материально ответственным лицом либо производится перечисление валютных средств работнику, выехавшему в командировку за рубеж;
Д – т 52 К – т 50– на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированным работником;
Д – т 52 К – т 71– на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированными работниками организации. Причем предполагается, что валюту в банк сдает само подотчетное лицо (а не кассир организации).
Датой признания расходов на командировки в бухгалтерском и налоговом учете признается дата утверждения авансового отчета командированного работника. Поэтому фактически произведенные расходы и суточные пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем.
Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу Банка России на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм – по курсу на дату утверждения отчета.
Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н, как внереализационные доходы (расходы), которые учитываются на соответствующей стороне счета 91. Курсовые разницы фиксируются в авансовом отчете.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения принимаются и оформляются работодателем, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.
Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам, выглядит следующим образом:
Д – т 71 К – т 50– на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;
Д – т 71 К – т 51– на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на командированного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если командировка неплановая, а необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует. Вторая ситуация может возникнуть при продлении командировки либо при необходимости осуществления дополнительных расходов;
Д – т 71 К – т 55– отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. При командировках подобная ситуация, по нашему мнению, возможна только в отношении аккредитивов, так как расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах в банках (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении командированным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;
Д – т 07 К – т 71– на сумму стоимости приобретенного оборудования, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Разумеется, такая проводка может быть оформлена в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, руководство организации может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В связи с вышеприведенным может возникнуть вопрос: чем отличаются служебные разъезды, осуществляемые нерегулярно (и оформляемые маршрутными листами), от служебных командировок? По нашему мнению, при ответе на данный вопрос должен использоваться принцип целесообразности. Командировочное удостоверение может выписываться в любом случае, когда работник выполняет обязанности в другом населенном пункте. Однако если расходы по проезду незначительны или для оплаты проезда приобретается месячный или квартальный проездной билет, необходимости в оформлении командировки, по нашему мнению, нет. Иными словами, если перемещение к месту выполнения обязанностей производится общегородским транспортом (пригородными электропоездами, автобусами местных маршрутов и т.д.), целесообразно оформлять переезды маршрутным листом, а не командировочным удостоверением.
Норма п. 15 Инструкции № 62, в соответствии с которой при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются, стала в 2005 году предметом рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации. Решением Верховного Суда Российской Федерации от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 заявление о признании недействительным первого предложения п. 15 Инструкции № 62 оставлено без удовлетворения. При этом в обоснование своей позиции высший судебный орган привел следующие аргументы.
Из содержания ст. 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.
В сутках – 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается в доказывании.
Выплаты, которые работодатель производит работнику в связи с направлением в служебную командировку, связаны также с вопросами налогообложения и деятельностью организации.
Организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, имеют право уменьшать полученные доходы на сумму произведенных расходов, к которым в соответствии с подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся расходы на командировки, в частности суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.
Согласно ст. 11 НК РФ место жительства физического лица – это место, где данное физическое лицо постоянно или преимущественно проживает.
Постановлением № 93 установлены нормы расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Так, за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации установлены суточные в размере 100 руб.
В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, Постановлением № 729 установлены расходы на выплату суточных данной категории работников в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.
В вышеназванных правительственных нормативных правовых актах предусмотрены размеры возмещения расходов на выплату суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и нормы расходов организаций на выплату суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при определении налоговой базы, однако условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, ТК РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения п. 15 Инструкции № 62 в этой части не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.
Особенности оплаты заграничных командировок. Требования, которые должны быть соблюдены при оформлении зарубежной командировки, определены на федеральном уровне только для работников организаций, деятельность которых финансируется за счет средств федерального бюджета, постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812).
Данным нормативным актом, в частности, установлено, что направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства осуществляется на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. Таким образом, при командировках в дальнее зарубежье и страны Прибалтики издание приказа или иного внутреннего нормативного акта обязательно.
За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточныевыплачиваются:
– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;
– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных Постановлением № 812.
При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации – день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.
При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Таким образом, основанием для расчета размера суточных является отметка пограничных органов не в командировочном удостоверении, а в паспорте командированного работника. Это требование справедливо только в отношении командировок в страны дальнего зарубежья, а также в те страны СНГ, с которыми не заключены соответствующие соглашения.
При направлении работника в служебную командировку на территории государств – участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % суточных, установленных для соответствующего государства.
Если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, обеспечивается в период служебной командировки иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает вышеуказанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 % суточных (включая надбавки).
Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, направленным в служебные командировки на территории иностранных государств для выполнения задач по поддержанию мира в зонах вооруженных конфликтов, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту военной службы (при условии отсутствия у них права на получение должностных окладов в иностранной валюте), суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 30 % суточных. По решению Министра обороны Российской Федерации либо руководителя иного федерального органа исполнительной власти, в котором законом предусмотрена военная или приравненная к ней служба, выплата суточных вышеуказанным военнослужащим может производиться в рублях по курсу Банка России, установленному на дату фактической выплаты.
При поездках за счет средств федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15 % суточных при условии, что члены вышеуказанных делегаций обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения для работников, находящихся в служебных командировках на территориях иностранных государств, установлены исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н. При применении этих норм организациям следует учитывать, что они установлены в свободно конвертируемой валюте в зависимости от того, какая валюта действует на территории соответствующего государства – доллары США, евро, фунты стерлингов и т.д. (на территории Китая – доллары США). Причем нормы для столиц государств, как правило, выше, чем для прочей территории.
Постановлением № 812 установлены не только размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, но и размеры надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых отдельным категориям работников. Так, федеральному министру или руководителю правительственной делегации установлена надбавка в размере 50 %, а членам правительственной делегации – 30 %.
После возвращения из заграничной командировки работник организации должен представить отчет о результатах командировки, форма которого (№ Т-10а) аналогична форме отчета о командировках по территории Российской Федерации. Вместе с отчетом ему необходимо представить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.
Сроки представления авансового отчета по командировкам за рубеж в настоящее время требованиями документов Банка России отдельно не регулируются.
Особым случаем зарубежных командировок являются командировки водителей транспортных средств при осуществлении перевозок товаров через территории нескольких государств.
Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.
Таким образом, водителей, постоянно занимающихся международными перевозками грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.
Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к авансовому отчету водителя должны прилагаться первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации. ТК РФ не устанавливает норм компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов и не предусматривает определение таких норм работодателями, а только предоставляет работодателям право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных).
В данном случае, по нашему мнению, организациям следует исходить из общих правил: работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.
Если трудовым договором с работником установлены ограничения по оплате суточных при длительности командировки менее одних суток (а также в случае, если водитель является работником организации, финансируемой за счет средств федерального бюджета), читателям следует иметь в виду, что работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы. Иными словами, если, например, водитель, следующий из Калининграда в Казахстан, до истечения 24 часов с момента въезда на территорию Литвы пересечет границу Республики Беларусь и Российской Федерации, то командировочные за это время должны выплачиваться в половинном размере. Но в данном случае нормативными документами не определено, что принимать за базу для расчета. По нашему мнению, расчет должен производиться по нормам того государства, на территории которого водитель находился более продолжительное время. Тот же принцип расчета может быть положен в основу определения суточных, если суммарное время нахождения на территории Литвы и Республики Беларусь превышает одни сутки, но на территории каждого государства водитель находился менее 24 часов.
Отдельным случаем, который, по нашему мнению, необходимо рассмотреть, является ситуация, при которой груз перемещается из Калининградской области на территорию других российских регионов. При этом водителю также приходится пересекать территорию иностранных государств. Нормативными документами данная ситуация также не рассматривается. По нашему мнению, в этом случае признаком, определяющим возможность выплаты суточных в валюте, является факт получения валюты в кредитном учреждении (для осуществления расходов, например, на территории Литвы). Для этого в банк должны быть представлены документы, подтверждающие факт направления работника за рубеж. Поэтому время пребывания водителя на территории Литвы и Республики Беларусь может считаться зарубежной командировкой. В принципе, эту командировку можно считать зарубежной и в случае, если валюта водителю не выдается, но если валюта выдана, то правомерность выплаты суточных в валюте не надо доказывать.
При отражении в бухгалтерском учете операций по выдаче наличной валюты командированным работникам используется общая схема:
Д – т 50 К – т 52«Валютные счета» – на сумму валютных средств, полученных для выдачи аванса работникам, командированным за рубеж;
Д – т 71 К – т 50– на сумму валюты, выданной под отчет командированному работнику;
Д – т 71 К – т 52– на сумму валюты, выданной непосредственно с валютного счета. Но данную ситуацию нельзя назвать распространенной. В принципе, возможна ситуация, при которой чек на получение наличной валюты обналичивается материально ответственным лицом либо производится перечисление валютных средств работнику, выехавшему в командировку за рубеж;
Д – т 52 К – т 50– на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированным работником;
Д – т 52 К – т 71– на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированными работниками организации. Причем предполагается, что валюту в банк сдает само подотчетное лицо (а не кассир организации).
Датой признания расходов на командировки в бухгалтерском и налоговом учете признается дата утверждения авансового отчета командированного работника. Поэтому фактически произведенные расходы и суточные пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем.
Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу Банка России на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм – по курсу на дату утверждения отчета.
Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н, как внереализационные доходы (расходы), которые учитываются на соответствующей стороне счета 91. Курсовые разницы фиксируются в авансовом отчете.
2.4. Бухгалтерский учет командировочных расходов
Как уже отмечалось, командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным лицом) авансовый отчет представлен на сумму, меньшую, чем был выдан аванс, остаток подотчетной суммы должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника. В этом случае организациям следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения принимаются и оформляются работодателем, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.
Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам, выглядит следующим образом:
Д – т 71 К – т 50– на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;
Д – т 71 К – т 51– на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на командированного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если командировка неплановая, а необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует. Вторая ситуация может возникнуть при продлении командировки либо при необходимости осуществления дополнительных расходов;
Д – т 71 К – т 55– отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. При командировках подобная ситуация, по нашему мнению, возможна только в отношении аккредитивов, так как расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах в банках (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении командированным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;
Д – т 07 К – т 71– на сумму стоимости приобретенного оборудования, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Разумеется, такая проводка может быть оформлена в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;