Новиков Евгений. Образцы приказов по кадрам

   Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятия, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (рис. 21).

   Рис. 21. Образец оформления визирования документа.

   Рис. 22. Образец оформления визирования документа с изложением замечаний
   Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.
   Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с актом ознакомлен»(рис. 23). Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них(рис. 24). Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

   Рис. 23. Образец оформлениявизы ознакомления.

   Рис. 24. Образец оформлениявизы ознакомления несколькими работниками.
   Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.
   Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела службы персонала и юристом, а при необходимости – должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в таблице 1.
   Таблица 1

   Директор предприятия рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.
   По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
   • исполнитель, подготовивший документ;
   • руководитель подразделения, подготовившего документ;
   • руководители заинтересованных подразделений;
   • руководитель финансовой или бухгалтерской службы, если в документе затрагиваются финансовые вопросы;
   • заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;
   • руководитель предприятия, если документ подписывает его заместитель;
   • руководитель юридической службы или юрист.
   Этот список можно изменять в соответствии со структурой и потребностями предприятия. Например, на многих предприятиях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя, ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

1.2.3. Правила заверения копии документа

   При заверении соответствия копии документа, подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись(рис. 25).
   1. «Верно».
   2. должность лица, заверившего копию.
   3. личную подпись.
   4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
   5. дату заверения.

   Рис. 25. Образец оформления заверительной надписи.
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
   • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
   • при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
   • слова «В дело»;
   • номер дела, в котором будет храниться документ.
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
   Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
   Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
   Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия

1.2.4. Правила оформления утверждения и согласования документа

   При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:
   • слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
   • наименования должности лица, утверждающего документ;
   • подписи;
   • фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
   • даты утверждения.
   Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).

   Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа.
   Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис. 27).

   Рис. 27. Образец оформления грифа утверждения документа с центрированием по отношению к самой длинной строке.
   В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.
   При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (рис. 28).

   или

   Рис. 28. Образец оформления грифа утверждения документа постановлением, решением, приказом или протоколом.
   Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования(рис. 29).

   Рис. 29. Образец оформления грифа согласования документа.
   Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

   или
 

1.2.5. Правила написания резолюции на документе

   Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30). Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

   Рис. 30. Образец написания резолюции.
   Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

1.2.6. Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

   Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.
   Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:
   1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;
   2) наименование адресата. Кому направляется документ;
   3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;
   4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;
   5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;
   6) текст;
   7) подпись составителя с указанием должности.
   Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
   Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

1.2.6.1. Правила оформления докладной записки

   Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.
   Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.
   Докладные записки подразделяются:
   1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.
   Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).

   Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.

   Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.
   Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):
   • констатирующей.
   В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;
   • анализирующая.
   Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;
   • резюмирующая.
   Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
   Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

   Рис. 33. Образец оформления докладной записки.
   Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.

1.2.6.2. Правила оформления служебной записки

   В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.
   Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.
   В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34). Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

   Рис. 34. Образец оформления служебной записки.

1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки

   Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.

   Рис. 35. Образец оформления объяснительной записки.

1.2.6.4. Правила оформления справок

   Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.
   Справки подразделяются:
   1) на аналитические.
   Аналитические справки содержат информацию по проблеме требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:
   изложение основания составления; анализ ситуации; выводы и предложения;
   2) отчетные.
   Отчетные справки содержит итоговые сведения о результатах деятельности;
   3) информационные.
   Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел, как на предприятии, так и в структурных подразделениях.
   Кроме того, справки подразделяютсяна:
   1) внешние.
   Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;
   2) внутренние.
   Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.
   Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.

   Рис. 36. Образец оформления справки.

1.3. Номенклатура дел

   Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.
   Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.
   Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.
   На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.
   Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
   Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:
   • один хранится в деле в службе делопроизводства;
   • второй является рабочим в этой службе;
   • третий передается в ведомственный архив предприятия.
   Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
   Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты (рис.):
   1) наименование предприятия;
   2) наименование вида документа;
   3) дату;
   4) индекс;
   5) место составления;
   6) гриф утверждения;
   7) заголовок к тексту;
   8) текст;
   9) подпись;
   10) гриф согласования.

   Рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел.
   При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
   Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

1.3.1. Формирование дел

   При формировании дел документы группируются по следующим признакам:
   1. По номинальному признаку.
   Группировка документов проводится по названию их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.
   2. По предметно-вопросному признаку.
   Группировка документов проводится по их содержанию. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
   3. Авторский признак.
   Предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия за один год».
   4. Корреспондентский признак.
   Используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».
   5. По географическому признаку.
   Группировка документов проводится по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
   6. По хронологическому признаку.
   Группировка документов проводится по определенному периоду времени. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
   При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
   • документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
   • подлинники отделять от копий;
   • годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
   • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
   • каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
   • в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии);
   • дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
   Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии, заверительную надпись, отметку «В дело».
   Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:
   1) основной документ и относящиеся к нему приложения;
   2) документы, возникающие по мере решения вопроса.
   Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
   Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.
   Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
   Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
   Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов, в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.
   Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
   Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководителя предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
   Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом.
   Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
   Предархивная подготовка дел включает в себя две процедуры:
   1. Оформление.
   2. Описание дел.
   Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному.
   Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
   Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:
   • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
   • заявление о приеме на работу, направление или представление;
   • анкета, листок по учету кадров;
   • автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении);
   • дополнение к личному листку по учету кадров;
   • дополнение к личному листку по учету поощрений.
   Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.
   Полное оформление дел включает:
   • подшивку или переплет дела;
   • нумерацию листов;
   • составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;