страховой фонд документов — совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов;
   фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа;
   хранение архивных документов — обеспечение рационального размещения и сохранности документов;
   государственное хранение архивных документов — постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев;
   ведомственное хранение архивных документов — хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными предприятиями в течение периода, установленного нормативными документами;
   депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;
   постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке;
   документ постоянного хранения — документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;
   документ временного хранения — документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
   ограничительный срок секретного хранения архивных документов – срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну;
   учет архивных документов — установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
   централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации — система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;
   единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
   единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве;
   учетные документы архива — комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
   карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка) – учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации;
   список (архивных) фондов — учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;
   лист (архивного) фонда – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике;
   внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;
   проверка наличия [состояния] дел – установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции;
   научно-информационная деятельность архива – создание архивных справочников, предприятие использования и публикация архивных документов;
   использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан;
   публикация архивных документов — подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами;
   система научно-справочного аппарата к документам архива– комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования;
   историческая справка к архивному фонду — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата;
   архивный справочник– справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах;
   межархивный справочник — архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов;
   архивная опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;
   путеводитель по (архивным) фондам архива — архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием;
   обзор архивных документов– архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом;
   архивный каталог — архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации;
   указатель (архивный) – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
   доступ к архивным документам– предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов;
   архивная справка — официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов;
   архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных;
   архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

1.4.1. Структура «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и порядок его применения

   Немаловажную роль играет в кадровом делопроизводстве хранение и архивация документов. Сроки хранения документов определяет «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 06.10.2000 г. (в редакции от 27.10.2003).
   Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
   Документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенному виду деятельности, предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях или примерных номенклатурах дел.
   Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. негосударственных.
   Перечень состоит из 12 разделов:
   1. Раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов предприятиями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности.
   2. Разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций.
   3. Раздел 5 содержит документы об предприятия и осуществление экономических, научно-технических и культурных связей организаций.
   4. Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.
   5. Раздел 7 включает документацию по трудоустройству, предприятия труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.
   6. Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.
   7. Раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и предприятия хранения имущественно-материальных ценностей.
   8. Раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций.
   9. Раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.
   10. Раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты предприятия и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).
   Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций, в том числе и общественных, даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня. В других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
   Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех предприятиях, в том числе и в профсоюзных.
   Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа № 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
   Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все предприятия, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
   Предприятия применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа № 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми предприятиями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными предприятиями, с которыми заключены соответствующие соглашения или договоры, т. е. источниками комплектования архивов.
   Предприятия – источники комплектования архива делятся на две группы:
   1. Источники комплектования полного приема. Это предприятия, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе.
   2. Источники комплектования выборочного приема. Это отдельные предприятия из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы:
   2.1. повидовую;
   При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых предприятиями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию;
   2.2. групповую;
   При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.
   Предприятия, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом:
   1. Государственные, муниципальные предприятия – 10 лет.
   2. Негосударственные предприятия – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет предприятие в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
   Определенные документы постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5 а, б, д, ж, 6 а, 10 а, 13 а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35 а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72 а, 74 а, 84, 85, 99 а, 104 а, 108, 114 а, 135 а, 136, 166, 181, 187, 193 а, 198 а, 199 а, 208, 218, 222 а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322 а, 337 а, 349, 350 а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в предприятиях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.
   Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
   Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
   Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
   В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.
   Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в предприятия. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» (ЭК) разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.
   Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
   Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
   Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
   Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
   Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в предприятиях» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых, отличаются от указанных в графе № 3. Так, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел, сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т. д. указывают, что исчисление срока, названного в графе № 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности. Например, «выполненные известными авторами», «памятников архитектуры», «при наличии в предприятия подлинников копии документов – до минования надобности» и др.

1.4.2. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение

   Для предприятия и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение, в предприятиях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников предприятия, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций – источников комплектования) по согласованию с ним.
   Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в предприятия, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
   Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
   Документы, сроки хранения которых, определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной предприятия, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
   По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
   Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций – источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем предприятия. После утверждения описей предприятия разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
   Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, утверждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем предприятия.
   Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
   Предприятия, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
   Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
   Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
   Изменение сроков хранения, установленных «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», запрещается

Глава 2. Локальные нормативные акты

2.1. Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ

   На каждом предприятии служба управления персоналом должна иметь определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации – локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция).
   Согласно ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, учитывает мнение представительного органа работников.
   Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
   В связи с выше сказанным хочу обратить Ваше внимание на то, что на каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации. Давайте подробно рассмотрим, какие документы необходимо иметь и как они оформляются.