Новиков Евгений. Образцы приказов по кадрам

Евгений Александрович Новиков
Образцы приказов по кадрам

Глава 1. Требования к оформлению документов службы персонала

   Согласно п. 1 ст. 5 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

1.1. Формы документов

   Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество и насколько умело и грамотно они оформляются можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры, все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
   Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:
   1. Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ), например, штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить не правовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:
   1) Документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:
   коллективный договор;
   структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
   «Правила внутреннего трудового распорядка»;
   «Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)»;
   «Положение о защите персональных данных»;
   должностные инструкции;
   график предоставления отпусков (форма Т-7);положение об оплате труда;
   2) Документы рекомендательного характера:
   Положение о персонале;
   Положение об аттестации (оценке) персонала;
   Положение о структурном подразделении;
   план работы кадровой службы;
   прогноз потребности в кадрах.
   3) Документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:
   Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
   Табель форм документов по работе с персоналом;
   альбом форм документов по работе с персоналом;
   регистрационные книги.
   Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.
   Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:
   • Книга регистрации трудовых договоров;
   • Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
   • Книга регистрации приказов;
   • Книга регистрации протоколов;
   • Книга регистрации актов;
   • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
   • Книга регистрации личных дел;
   • Трудовой договор;
   • Договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
   • Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
   • Внутренняя служебная переписка.
   Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:
   письмо о переводе;
   заявление;
   докладная записка;
   объяснительная записка;
   протокол;
   представление;
   представление о переводе;
   представление о поощрении;
   представление об увольнении;
   акты; распорядительные документы.
   К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
   К первой группе относятся: приказы по основной деятельности предприятия: по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
   Ко второй: приказы по личному составу, например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:
   1) Приказы по личному составу;
   2) Унифицированные формы:
   Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);
   Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1 а);
   Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);
   Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5 а);
   Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
   Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6 а);
   Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);
   Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8 а);
   Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);
   Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9 а);
   Командировочное удостоверение работника (форма Т-10);
   Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
   Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
   Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11 а);
   3) Приказы, имеющие произвольную форму:
   о вынесении взысканий;об изменении анкетно-биографических данных;об установлении профессии;
   о присвоении разряда;о совмещении профессий (должностей);
   об установлении надбавки;о замещении временно отсутствующего работника;
   о дежурстве;о привлечении к сверхурочным работам;об изменении режима работы;
   4) Первичные учетные документы:
   Личная карточка работника (форма Т-2);
   Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС);
   Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4);
   Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);
   Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
   Акт о приеме работ (форма Т-73);
   5) Личные документы:
   Трудовая книжка;Документы личного дела: Личный листок по учету кадров;Анкета поступающего на работу;Дополнение к личному листку по учету кадров;Копии документов об образовании;Автобиография;Характеристика;Рекомендательное письмо;Информационно-справочные документы;
   6) Уведомление:
   Уведомление о предстоящем увольнении;Уведомление о сокращении штата;Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;Уведомление о получении трудовой книжки;Справка с места работы;
   7) Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:
   Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
   Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
   Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);
   Опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);
   Справка о соответствии (форма АДВ-7);
   Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1);
   8) Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:
   Заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;
   Заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

1.2. Правила оформления документов

   При оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Необходимо отметить, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
   Для документов изготовляемых на бланках устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Причем бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
   20 мм – левое поле;
   10 мм – правое поле;
   20 мм – верхнее поле;
   20 мм – нижнее поле.
   В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).

   Рис. 1. Образец оформления продольного бланка письма предприятия.

   Рис. 2. Образец оформления углового бланка письма предприятия.
   Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
   1. Общий бланк (рис. 3). Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа.

   Рис. 3. Образец оформления общего бланка предприятия.
   2. Бланк письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии.
   3. бланк конкретного вида документа(рис. 4). Бланк конкретного вида документа, в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

   Рис. 4. Образец оформления бланка конкретного вида документа.
   Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
   При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

1.2.1. Правила оформления писем

   Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. следует оформлять 05.06.2006.
   Однако допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.06.05.
   Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
   Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование предприятия» и «Справочные данные об предприятия». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.
   В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже(рис. 5).

   Рис. 5.Образец написания адресата.
   При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (рис. 6).

   Рис. 6. Образец написания адресата должностного лица
   Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно (рис. 7).

   Рис. 7. Образец написания адресата при отправке документа в несколько однородных организаций.
   Каждую строку реквизита «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке(рис. 8).

   Рис. 8. Образец написания адресата с центрированием по отношению к самой длинной строке.
   В случае рассылки документов более четырех адресатов, составляют список рассылки документов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например, при адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес(рис. 9).

   Рис. 9. Образец написания адресата с указанием почтового адреса.
   При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (рис. 10).

   Рис. 10. Образец написания адресата – физического лица.
   Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы о чем (о ком), например, «Приказ о создании аттестационной комиссии» или чего (кого), например, «Должностная инструкция менеджера по персоналу».
   К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.
   Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Оформлять текст документа можно в виде:
   1) анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например, «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;
   2) таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;
   3) связного текста. Связный текст, в основном, состоит из двух частей:
   • в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;
   • во второй, заключительной части – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
   Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей части, а письма и заявления, лишь просьбу без пояснения.
   В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
   Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
   В таких документах как приказ, распоряжение и т. д. издаваемых на предприятии, действующем на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству предприятия, текст излагают от первого лица единственного числа – «приказываю», «предлагаю», «прошу».
   В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа – «постановляет», «решил».
   В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».
   В протоколе текст излагают от третьего лица множественного числа, например, «слушали», «выступили», «постановили», «решили».
   В документах, устанавливающих права и обязанности предприятия или их структурных подразделений, например, положение или инструкция, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы, например, акт, справка, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа – «отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила».
   В письмах используют следующие формы изложения:
   – от первого лица множественного числа – «просим направить», «направляем на рассмотрение»;
   – от первого лица единственного числа – «считаю необходимым», «прошу выделить»;
   – от третьего лица единственного числа – «министерство не возражает», «ВНИИ считает возможным».
   Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

   Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют (рис. 11)

   Рис. 11. Образец записи о наличии приложения неуказанного в тексте.
   Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. А в случае, когда к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

   В тех случаях, когда приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

   В приложении к распорядительным документам, таким как постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения, на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (рис. 12).

   Рис. 12. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах.
   Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки (рис. 13).

   Рис. 13. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах центрированной относительно самой длинной строки.
   В состав реквизита «Подпись» входят (рис. 14):
   1. Наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное.
   2. Личная подпись.
   3. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

   Рис. 14. Образец оформления реквизита «Подпись».
 
   В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки (рис. 15).

   Рис. 15. Образец оформления реквизита «Подпись» центрированной относительно самой длинной строки.
   При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (рис. 16).

   Рис. 16. Образец оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица.
   При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (рис. 17).

   Рис. 17. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами.
 
   При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (рис. 18).

   Рис. 18. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами равных должностей.
 
   При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют.
 
   В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (рис. 19).

   Рис. 19. Образец оформления подписи документа комиссией.
 
   Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (рис. 20).

   Рис. 20. Образец оформления отметки об исполнителе документа.
 
   Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение, подлинности подписи.
 
   Документы заверяют печатью предприятия.

1.2.2. Правила визирования документов

   Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, его необходимо завизировать. Визирование – это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.
   Существует два вида виз: виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Чем же отличаются эти два вида виз?
   Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, кого затрагивает содержание документа. Например, при переводе сотрудника на другую работу документ визирует сотрудник службы персонала, специалист по нормированию труда или бухгалтер, указывая при этом заработную плату работника, а также руководитель того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела подтверждает, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. И, наконец, документ визирует юрист, подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.