Страница:
• оформление всех реквизитов обложки дела.
На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:
• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения и его индекс;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).
Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
1.3.2. Инструкция по составлению номенклатуры дел на предприятии
1.4. Архивация
На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:
• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения и его индекс;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).
Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
1.3.2. Инструкция по составлению номенклатуры дел на предприятии
Для правильного ведения документооборота и хранения документации на предприятии рекомендуется разработать и принять «Инструкцию по составлению номенклатуры дел на предприятии».
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Комбинат по переработке
молочной продукции»
_________________ А.А. Петров
(Личная подпись)
«__» ________ 20__ г
ИНСТРУКЦИЯ
21.06.2006 № 01
г. Москва
По составлению номенклатуры дел
структурного подразделения
1. Общие положения:
1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
1.2. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
1.3. Номенклатура дел оформляется по установленной форме.
1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующей архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года.
1.5. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов администрации области, утверждается руководителем предприятия.
1.6. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
1.7. После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.
1.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.
2. Основные требования по оформлению номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.
2.2. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом №_______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Пример: 113-02-05, где
113-02 – обозначение структурного подразделения;
05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел.
2.3. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, протоколы, затем располагают справочно-информационные документы: акты, справки, переписку, регистрационные журналы.
2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
2.5. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).
2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
2.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример:
«документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан».
2.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
2.9. При ведении переписки с конкретным корреспондентом, название организации выносится в заголовок дела.
Пример:
«Переписка с ООО „Меркурий по вопросу поставки сухого молока“.
2.10. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел, т. е. заголовок переносится полностью.
2.11. Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника.
Пример: В графе 2 «Приказы по личному составу. Копии (копии в электронном виде)». В графе 5 пишется «Подлинник, в службе делопроизводства».
2.12. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
2.13. Графа 3 «Количество ед. хр.» заполняется по окончании календарного года. Указывается количество ед. хр. (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении за учебный или календарный год.
2.14. В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации области по представлению архива и Экспертной комиссии университета.
2.15. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
3. Формирование дел
3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
• документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по 1 (первому) экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года;
• дело должно содержать не более 250 листов, толщина не больше 4 см, если листов больше формируется 2–3 тома и т. д.;
• годовые планы и отчеты группируются отдельно от квартальных и месячных;
• документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
Заведующая архивом Д.О. Укропчик
СОГЛАСОВАНО:
Начальник службы персонала А.А. Петрова
Начальник службы делопроизводства П.А. Рогова
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Комбинат по переработке
молочной продукции»
_________________ А.А. Петров
(Личная подпись)
«__» ________ 20__ г
ИНСТРУКЦИЯ
21.06.2006 № 01
г. Москва
По составлению номенклатуры дел
структурного подразделения
1. Общие положения:
1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
1.2. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
1.3. Номенклатура дел оформляется по установленной форме.
1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующей архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года.
1.5. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов администрации области, утверждается руководителем предприятия.
1.6. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
1.7. После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.
1.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.
2. Основные требования по оформлению номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.
2.2. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом №_______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Пример: 113-02-05, где
113-02 – обозначение структурного подразделения;
05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел.
2.3. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, протоколы, затем располагают справочно-информационные документы: акты, справки, переписку, регистрационные журналы.
2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
2.5. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).
2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
2.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример:
«документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан».
2.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
2.9. При ведении переписки с конкретным корреспондентом, название организации выносится в заголовок дела.
Пример:
«Переписка с ООО „Меркурий по вопросу поставки сухого молока“.
2.10. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел, т. е. заголовок переносится полностью.
2.11. Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника.
Пример: В графе 2 «Приказы по личному составу. Копии (копии в электронном виде)». В графе 5 пишется «Подлинник, в службе делопроизводства».
2.12. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
2.13. Графа 3 «Количество ед. хр.» заполняется по окончании календарного года. Указывается количество ед. хр. (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении за учебный или календарный год.
2.14. В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации области по представлению архива и Экспертной комиссии университета.
2.15. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
3. Формирование дел
3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
• документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по 1 (первому) экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года;
• дело должно содержать не более 250 листов, толщина не больше 4 см, если листов больше формируется 2–3 тома и т. д.;
• годовые планы и отчеты группируются отдельно от квартальных и месячных;
• документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
Заведующая архивом Д.О. Укропчик
СОГЛАСОВАНО:
Начальник службы персонала А.А. Петрова
Начальник службы делопроизводства П.А. Рогова
1.4. Архивация
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Делопроизводство; документационное обеспечение управления– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;
изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
иконографический документ– документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
текстовой документ– документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ– текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
рукописный документ– письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
документ на машинном носителе– документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
видеограмма документ — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;
беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
документ личного происхождения (Ндп. личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;
официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности предприятия;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа;
дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
дублетный документ — один из экземпляров копии документа;
документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам;
правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
вид письменного документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
наименование документа– обозначение вида письменного документа;
организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа;
постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;
переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;
формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
служебное поле унифицированной формы документа — зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;
зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;
табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
гриф утверждения– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;
дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание;
виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
текст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;
предприятие работы с документами – предприятие документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот – движение документов в предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ; отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его предприятия;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом предприятия или резолюцией;
дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела– группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в предприятия, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
индекс дела; номер дела — цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел предприятия, наносимое на его обложку;
архив (Ндп. архивохранилище) – предприятие или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
архивохранилище (Ндп. архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
профиль архива — установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению;
архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;
архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;
государственная часть Архивного фонда Российской Федерации — Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;
объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;
архивный фонд личного происхождения — Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;
комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;
источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;
документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;
фондообразователь– юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;
фондирование документов — распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;
ценность архивного документа — свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение;
запретная дата документа — дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;
экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;
перечень документов со сроками хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;
выборочный прием документов на постоянное хранение – прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;
выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению;
обеспечение сохранности документов — обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет;
обеспечение физико-химической сохранности документов — разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов;
режим хранения архивных документов — совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;
реставрация архивного документа – восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению;
старение (архивного) документа – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов;
страховая копия (архивного документа) – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала;
Делопроизводство; документационное обеспечение управления– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;
изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
иконографический документ– документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
текстовой документ– документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ– текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
рукописный документ– письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
документ на машинном носителе– документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
видеограмма документ — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;
беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
документ личного происхождения (Ндп. личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;
официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности предприятия;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа;
дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
дублетный документ — один из экземпляров копии документа;
документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам;
правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
вид письменного документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
наименование документа– обозначение вида письменного документа;
организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа;
постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;
переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;
формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
служебное поле унифицированной формы документа — зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;
зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;
табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
гриф утверждения– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;
дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание;
виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
текст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;
предприятие работы с документами – предприятие документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот – движение документов в предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ; отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его предприятия;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом предприятия или резолюцией;
дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела– группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в предприятия, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
индекс дела; номер дела — цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел предприятия, наносимое на его обложку;
архив (Ндп. архивохранилище) – предприятие или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
архивохранилище (Ндп. архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
профиль архива — установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению;
архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;
архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;
государственная часть Архивного фонда Российской Федерации — Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;
объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;
архивный фонд личного происхождения — Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;
комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;
источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;
документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;
фондообразователь– юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;
фондирование документов — распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;
ценность архивного документа — свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение;
запретная дата документа — дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;
экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;
перечень документов со сроками хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;
выборочный прием документов на постоянное хранение – прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;
выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению;
обеспечение сохранности документов — обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет;
обеспечение физико-химической сохранности документов — разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов;
режим хранения архивных документов — совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;
реставрация архивного документа – восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению;
старение (архивного) документа – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов;
страховая копия (архивного документа) – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала;