Рид Седрик. Финансовый директор как интегратор бизнеса

   Многие финансовые директора развернули у себя ERP-системы и теперь хотят извлечь из этого максимальную выгоду. Цепочки поставок в этих компаниях совершенствуются: снижаются затраты на обработку транзакций, сокращается оборотный капитал, а скорость транзакций в цепочке поставок увеличивается. Приведенные ниже примеры показывают, как две компании пытаются получить дополнительные выгоды от дальнейшей автоматизации процессов от приема заказа до получения денег, ориентированных прежде всего на отношения с покупателем, и от заказа на покупку до ее оплаты, ориентированных прежде всего на отношения с поставщиком/продавцом. В обоих случаях для улучшения финансовых цепочек компании опираются на существующую базу в виде ERP-систем.

Представление и оплата счетов в электронном виде

ПРИМЕР

Создание интегрированной системы заказ – оплата

   Некая транснациональная компания со штаб-квартирой в Европе имела региональные центры обслуживания клиентов в Германии, США и Сингапуре. Во всем мире у нее примерно 3 тыс. клиентов, ежегодно ей приходится обрабатывать около 100 тыс. заказов от клиентов и примерно столько же соответствующих счетов. При этом основными «точками контакта» с клиентами в местных центрах были менеджеры по сбыту и координаторы, ответственные за связи с клиентами.
   Первичные обязательства по заказам возникают у компании только в 70 % случаев. Чтобы улучшить этот показатель, необходимо было обеспечить большую доступность товаров и усовершенствовать процессы одобрения кредитов. Кроме того, в тех случаях, когда счета требовали ручной обработки, возникало множество ошибок. Выгоды предполагалось получить в следующих областях:
   • ценообразование – при запросе часто назывались предварительные цены, которые потом приходилось корректировать;
   • определение размеров скидок, процентов и комиссионных в зависимости от суммы счета, которое было постоянной проблемой;
   • спорные позиции – связь между службой внутреннего кредитного контроля, координаторами отношений с клиентами и менеджерами по сбыту часто была плохой.
 
   Кроме того, компания находилась в процессе вступления в новую отраслевую химическую биржу с целью сократить затраты и стимулировать развитие бизнеса. Это требовало координации действий с 19 другими отраслевыми партнерами. Компания также начала создавать собственный сайт под названием «Приемная для клиентов» (Customer Lounge). Этот сайт позволяет клиентам быстро отслеживать статус своих заказов, размещать новые заказы, использовать документацию, просматривать свои счета продаж в главной книге. Для создания интегрированной онлайновой системы была использована ERP-система.
   Следующим шагом стала автоматизация процессов от заказа до оплаты (order-to-cash), т. е. оценки заказов, управления кредитом и согласования условий вплоть до выполнения заказа, обработки отклонений/исключений и управления возвратами и запросами.
   Улучшение выставления счетов (биллинга) и инкассации открыло дальнейшие возможности оптимизации. Автоматизация процессов «order-to-cash» привела к изменениям в следующих операциях:
   • квалификация и продажи – онлайновая проверка кредитоспособности, факторинг и финансирование; использование мобильных устройств для передачи и подтверждения заказов; мобильный доступ к соответствующим данным счетов;
   • выполнение заказов – автоматизированный ввод данных; самостоятельное определение клиентом статуса заказа;
   • возвраты и запросы – автоматизированная маршрутизация запросов; поддержка самообслуживания в отношении запросов; сообщения о возвратах и обработке запросов;
   • биллинг – электронное предоставление счетов через Сеть; управление биллингом со стороны клиентов; электронные средства обслуживания платежей клиентов;
   • инкассирование – автоматическая проводка; анализ записей о продажах в главной бухгалтерской книге; онлайновое разрешение споров.
 
   Компания также объединила свои ERP-ресурсы с лучшими из аналогичных систем (рис. 3.4). Система mySAP ERP была дополнена функциями представления и оплаты счетов в электронной форме – SAP Biller Direct. Для управления отношениями с клиентами использовался CRM-пакет, интегрированный с системой SAP и со специальным программным обеспечением для интеллектуальной обработки электронной почты, проверки кредитоспособности и инструментарием для работы с дебиторской задолженностью. Вся информация была доступна для просмотра через портал компании.

   Существенных улучшений удалось достичь в отношении чистого притока денежных средств, сокращения дебиторской задолженности и связей с клиентами. Обслуживание клиентов ускорилось за счет использования мобильного доступа, более точного составления счетов и ускорения доступа к информации через «приемную» Customer Lounge. Прогнозирование денежных потоков в реальном времени теперь стало возможным на глобальной основе.

   Как и в представленной выше химической компании, в любой отрасли компании проводят технологические изменения, чтобы добиться повышения экономичности процессов и сокращения затрат. Помимо прочего они стремятся:
   • использовать приложения на основе браузеров для уменьшения общей стоимости владения, для усиления контроля и управления масштабируемыми решениями;
   • использовать хостинг приложений, где это возможно, для снижения стоимости владения;
   • исключить ручной учет транзакций и уменьшить число ошибок в заказах;
   • сократить число сотрудников, повышая уровня их квалификации и используя их труд лишь для контроля отклонений, а не всех входных данных;
   • развернуть региональные общие центры обслуживания.
 
   Наряду с этими явными выгодами полная автоматизации и интеграция ключевых финансовых процессов обеспечивает и некоторые другие существенные преимущества. Давайте остановимся на этом подробнее.
   Выгоды от автоматизации процессов кредитования:
   • обеспечивается мгновенное подтверждение, ускоряется принятие решений;
   • сбор и обработка данных осуществляются таким образом, что сохраняется конфиденциальность транзакций;
   • высвободившиеся сотрудники могут сосредоточиться на ситуациях с повышенным уровнем риска;
   • улучшается управление кредитным риском; последовательная кредитная политика обеспечивает лучшую оценку риска по всему портфелю компании;
   • можно работать со многими финансовыми партнерами с учетом профилей риска, что способствует увеличению продаж;