Страница:
Наиболее полно обязанности налоговых органов в их отношениях с плательщиками представлены в приказе ФНС России от 09.09.2005 г. № САЭ-3-01/444@ «Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами». Основные направления работы налоговых органов с плательщиками следующие.
1. Прием плательщиков.
Организация приема плательщиков осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени. Для организации ежедневного приема плательщиков рекомендуется использовать принцип сменности. Начальник отдела работы с налогоплательщиками в зависимости от ситуации перераспределяет в течение дня количество должностных лиц, осуществляющих прием плательщиков. Прием плательщиков рекомендуется осуществлять в специально выделенных для этих целей операционных залах.
Для повышения профессионального уровня сотрудников отдела предусматривается еженедельно два часа на проведение учебы в любой день недели (за исключением пятницы). День проведения учебы утверждается распорядительным документом. Во время учебы прием плательщиков не прекращается.
При осуществлении приема прикрепление плательщиков к налоговому инспектору по первым буквам фамилий или названий организаций, по улицам и так далее недопустимо. Плательщиков необходимо обеспечить информацией о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника отдела работы с налогоплательщиками. Для этого сотрудники отдела обеспечиваются личными идентификационными карточками и (или) настольными табличками.
2. Требования к помещениям для приема плательщиков (операционным залам).
Помещения для работы с плательщиками целесообразно размещать на нижних этажах зданий налоговых инспекций и для удобства работы организовать отдельный вход для плательщиков.
В этих помещениях размещаются информационные стенды, в т. ч. стенд с указанием рабочих мест сотрудников, осуществляющих прием плательщиков.
В инспекции рекомендуется иметь систему звукового информирования плательщиков и применять данную систему в периоды проведения информационных кампаний. Длительность одного звукового сообщения не должна превышать 5 мин.
Рекомендуется установить компьютер со справочно-правовыми системами и программными продуктами, разработанными ФНС России и ФГУП «ГНИВЦ ФНС России». Компьютер, предназначенный для плательщиков, не должен быть подключен к локальной сети инспекции ФНС России. Правила работы с ним, а также фамилия, имя, отчество, номер телефона, номер кабинета должностного лица инспекции, отвечающего за работу компьютера, размещаются на видном месте. Должностное лицо, ответственное за работу компьютера, определяется руководителем налогового органа и закрепляется распорядительным документом по инспекции.
Помещение для работы с плательщиками рекомендуется оборудовать электронной системой управления очередью, световым информационным табло (видеоэкран с информацией). Световое информационное табло размещается недалеко от входа в помещение, где осуществляется прием плательщиков, на высоте не менее 2,2 м от пола таким образом, чтобы обеспечить видимость информации максимально возможному количеству плательщиков. Информация на световом информационном табло может быть представлена в виде бегущей строки.
Для плательщиков оборудуются места для ожидания приема, имеющие стулья, столы (стойки) для возможности оформления документов.
3. Организация приема, регистрации и выдачи документов.
При представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности по почте отдел финансового и общего обеспечения регистрирует документ или комплект документов, проставляет дату приема, присвоенный входящий номер, указывает дату отправки документа по почте. Всем вложениям присваивается единый номер. На титульном (первом) листе каждого вложения указывается регистрационный (входящий) номер, дата отправки по почте и дата поступления документа в налоговую инспекцию.
Документы, полученные от налогоплательщиков по почте, передаются из отдела финансового и общего обеспечения в отдел работы с налогоплательщиками по сопроводительному листу не позднее дня, следующего за днем регистрации документа.
В случае выявления несоответствия установленной форме представленных налогоплательщиком налоговых деклараций налоговый орган не принимает такую документацию. В случае представления по почте налоговой декларации по не установленной законодательством форме должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками в трехдневный срок подготавливается уведомление о необходимости ее представления по установленной форме.
При выявлении на стадии принятия налоговой декларации нарушения установленных сроков ее представления немедленно о выявленном факте сообщается в отдел камеральных проверок для принятия мер.
При наличии в зарегистрированных и переданных в отдел ввода и обработки данных налоговых декларациях ошибок, не позволяющих осуществить ввод, декларации по реестру передаются из отдела ввода и обработки данных в отдел работы с налогоплательщиками. Должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками подготавливается уведомление и передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.
Если в течение 10 календарных дней с момента получения почтового отправления плательщиком или возврата почтового отправления ввиду отсутствия плательщика по указанному в учредительных документах адресу плательщик не вносит уточнения в отчетность, копия реестра таких деклараций и декларации направляются в отдел камеральных проверок для принятия соответствующих мер.
При приеме заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме, утвержденной по согласованию с налоговыми органами РФ и Республики Беларусь, в случае необходимости можно приглашать сотрудника отдела камеральных проверок для проверки представленных плательщиком документов.
4. Прием, регистрация в информационной системе налогового органа и выдача запросов, писем, заявлений и других документов, представленных организациями и физическими лицами.
На стенде инспекции размещают образцы запросов (писем, заявлений), а также информацию о том, что плательщик должен указать в запросе (письме, заявлении и т. д.) способ получения ответа (лично или по почте). При этом плательщик уведомляется, что если не указан способ получения ответа, то ответ ему будет направлен по почте.
Отдел работы с налогоплательщиками осуществляет прием от плательщиков всех видов документов (заявлений о переходе на систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, на упрощенную систему налогообложения, о регистрации объектов налогообложения налогом на игорный бизнес, о зачете налоговых платежей, о представлении льгот по имущественным налогам и т. д.), относящихся к компетенции налоговых органов. На втором экземпляре представленных документов сотрудник отдела работы с налогоплательщиками проставляет по просьбе плательщика отметку о принятии и дату представления заявления.
Отдел работы с налогоплательщиками регистрирует в информационной системе налогового органа полученные от плательщиков и из отдела общего и финансового обеспечения заявления, подлежащие вводу в информационную систему.
Зарегистрированные документы, подлежащие вводу в информационную систему, формируются в пачки по видам и передаются в отдел ввода и обработки данных по сопроводительному ярлыку не позднее дня, следующего за днем получения документа от плательщика. На сопроводительном ярлыке указывается наименование функционального отдела (общего обеспечения, камеральных проверок, урегулирования задолженности и др.), куда отделом ввода и обработки данных после ввода данных в информационную систему будут переданы документы для дальнейшей обработки.
Документы, не подлежащие вводу в информационную систему, передаются в отдел общего и финансового обеспечения по реестру не позднее дня, следующего за днем получения документа от плательщика.
Выдача плательщикам по их запросам справок и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции налоговых органов, может осуществляться отделом работы с налогоплательщиками в случае, если плательщик в заявлении указал: «Получить лично». Функциональные отделы в зависимости от способа выдачи передают подготовленные справки и документы в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте или по реестру в двух экземплярах в отдел работы с налогоплательщиками для выдачи плательщику лично.
Подготовленные функциональными отделами уведомления, свидетельства и другие документы (за исключением относящихся к государственной регистрации и учету) выдаются плательщику в срок не позднее семи календарных дней со дня получения документа из отдела, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами. На втором экземпляре ставятся дата получения и подпись налогоплательщика. Второй экземпляр документа передается в отдел, подготовивший документ. Если плательщик в указанный срок не получил на руки документ, он передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.
5. Порядок проведения сверки расчетов плательщика по налогам и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, информирование плательщиков о состоянии расчетов по налогам и взносам.
Сверка расчетов плательщика проводится налоговым органом в обязательном порядке в следующих случаях:
> ежеквартально с крупнейшими плательщиками;
> при процедуре снятия плательщика с учета при переходе из одной налоговой инспекции в другую;
> при процедуре снятия плательщика с учета при ликвидации (реорганизации) организации;
> по инициативе плательщика;
> в иных случаях.
Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акты сверки расчетов налогоплательщика по формам 23 (полная) и 23-а (краткая), справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, взносам по формам № 39-1 и 39-1ф в соответствии с методическими указаниями по их заполнению.
Срок проведения сверки, формирования и оформления акта сверки расчетов плательщика по форме № 23-а (краткая) при отсутствии расхождений данных не должен превышать 10 рабочих дней. При выявлении расхождений данных налогового органа и плательщика срок проведения сверки расчетов, формирования и оформления акта сверки не должен превышать 15 рабочих дней.
В установленных сроках не учитываются дни на доставку актов сверки расчетов налогоплательщика по почте. Срок проведения сверки расчетов с крупнейшими плательщиками при необходимости может быть увеличен.
В случае отсутствия в форме 23-а (краткая) расхождений данных на документ ставятся подписи плательщика и должностного лица отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр акта сверки в течение трех рабочих дней вручается плательщику или передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте. Если акт сверки вручается лично, то на втором экземпляре ставятся дата получения и подпись плательщика.
При выявлении расхождений между данными плательщика и налогового органа должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками осуществляет сверку расчетов по данным информационных ресурсов налогового органа с данными первичных документов плательщика для устранения причины возникновения разногласий. Для выявления и фиксирования причин расхождения оформляется акт сверки по форме 23 (полная).
При выявлении ошибки, допущенной по вине налогового органа, в тот же день готовится служебная записка в отдел, допустивший эту ошибку. Срок для исправления ошибок – не более пяти рабочих дней, после чего о проведенной работе в отдел работы с налогоплательщиками направляется служебная записка (отрывная часть). После получения служебных записок из отделов об исправлении ошибок в базе данных в течение трех рабочих дней со дня получения последней служебной записки формируется акт сверки расчетов по форме 23-а (краткая) с учетом внесенных изменений на текущую дату в двух экземплярах.
Первый экземпляр акта сверки расчетов по форме 23-а (краткая) с подписями плательщика, должностного лица отдела работы с налогоплательщиками передается плательщику. Если акт вручается лично, то на втором экземпляре ставятся дата получения и подпись плательщика. В случае отправки акта по почте оба экземпляра акта и уведомление передаются в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.
По всем крупнейшим налогоплательщикам сверка расчетов в обязательном порядке проводится налоговым органом ежеквартально.
Для этого до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, составляется график, который утверждается руководителем инспекции ФНС России. График доводится до сведения отделов урегулирования задолженности, учета, отчетности и анализа, камеральных и выездных проверок. Плательщикам рассылаются письменные уведомления о дате проведения сверки.
Допускается составление графика проведения сверки расчетов с крупнейшими плательщиками в начале календарного года с разбивкой по отчетным кварталам и рассылкой уведомлений плательщикам.
В случае неявки плательщика для оформления результатов сверки в срок, указанный в уведомлении, акт по форме 23-а (краткая) в двух экземплярах отправляется ему по почте через отдел финансового и общего обеспечения. В уведомлении сообщается о необходимости возврата подписанного экземпляра акта сверки.
Особенности проведения сверки расчетов плательщика при снятии с учета в налоговом органе в случае его перехода из одной инспекции в другую или в случае ликвидации (реорганизации) организации.
Для проведения сверки расчетов плательщик приглашается в налоговую инспекцию уведомлением с указанием даты проведения сверки. Уведомление составляется в двух экземплярах и направляется по почте через отдел финансового и общего обеспечения. В случае возврата в налоговую инспекцию уведомления с пометкой «адресат не найден по данному адресу» акт сверки подписывается должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками в одностороннем порядке.
Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акт сверки по форме № 23-а (краткая).
При явке плательщика в инспекцию для оформления акта сверки в срок, указанный в уведомлении, в случае отсутствия расхождений данных на документ ставится подпись плательщика и должностного лица отдела работы с налогоплательщиками. Документ составляется в трех экземплярах (в случае ликвидации организации в двух экземплярах) и визируется начальником отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр вручается плательщику. На втором и третьем экземплярах ставятся дата получения и подпись плательщика. Один экземпляр документа передается в отдел, формирующий пакет документов для последующего направления в налоговый орган по новому месту учета, другой остается в налоговом органе. Второй экземпляр акта сверки расчетов ликвидируемой организации передается на хранение в архив налогового органа.
В случае наличия расхождения между данными плательщика и налогового органа должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками действует в вышеприведенном порядке.
В случае неявки (уклонения) плательщика для проведения сверки в срок, указанный в уведомлении, акт по форме № 23-а (краткая) с подписью должностного лица отдела работы с налогоплательщиками и визой начальника отдела пересылается плательщику по почте через отдел финансового и общего обеспечения.
Акт сверки расчетов по форме № 23-а (краткая), согласованный в одностороннем порядке налоговым органом, уведомление, подтверждающее действия налогового органа по приглашению плательщика для проведения сверки, уведомление о направлении акта сверки по почте передаются в отдел, формирующий пакет документов, связанных с деятельностью организации, для последующего направления в налоговый орган по новому местонахождению.
Проведение сверки расчетов по заявлению плательщика. Заявления о проведении сверки расчетов могут поступать от плательщиков (их представителей) лично или передаваться по почте. При приеме заявления лично на втором экземпляре заявления должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками по просьбе плательщика проставляет отметку о принятии и дате представления заявления.
Полученные запросы на проведение сверки расчетов плательщика распределяются по срокам представления информации. Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акт сверки расчетов по форме 23-а (краткая) в течение пяти рабочих дней со дня получения заявления налоговым органом.
Первый экземпляр документа с подписями плательщика, должностного лица отдела работы с налогоплательщиками передается плательщику или направляется по почте, второй экземпляр с отметкой плательщика о получении (или отправке по почте) остается в налоговом органе по месту проведения сверки.
Если выявлена ошибка плательщика, то готовится уведомление, которое направляется плательщику по почте через отдел финансового и общего обеспечения.
Порядок информирования плательщиков о состоянии расчетов по налогам и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Заявления о выдаче справок о состоянии расчетов по налогам и взносам могут передаваться в налоговый орган плательщиками лично (через представителя) или по почте. При приеме заявления рекомендуется указывать способ получения справки (лично или по почте).
Заявление должно быть подписано плательщиком либо его представителем. При приеме заявления лично на втором экземпляре заявления должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками по просьбе плательщика проставляет отметку о принятии и дате представления заявления.
Срок формирования и подписания справки о состоянии расчетов плательщика по налогам и взносам не должен превышать 10 рабочих дней со дня получения заявления и 12 рабочих дней со дня получения заявления по почте. Подготовленная справка распечатывается в двух экземплярах по форме № 39-1 или по форме № 39-1ф «Справка о состоянии расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам».
Подготовленная справка передается на подпись руководителю инспекции ФНС России. Подписанная и заверенная печатью справка выдается плательщику или передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте. Если справка вручается плательщику лично, то на втором экземпляре справки ставится подпись плательщика и дата получения справки.
Если справка отправляется плательщику по почте, то первый экземпляр справки передается по реестру в отдел финансового и общего обеспечения. На втором экземпляре справки ставится отметка о дате передачи справки по реестру в отдел финансового и общего обеспечения.
Ответы на запросы правоохранительных органов, органов государственной власти и местного самоуправления, копии документов бухгалтерской и налоговой отчетности формируются и выдаются работником, ответственным за обеспечение безопасности.
Порядок выдачи плательщику справки об исполнении обязанности по уплате налогов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций следующий.
Заявления о выдаче справок об исполнении плательщиком обязанности по уплате налогов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций могут передаваться в налоговый орган плательщиками лично или по почте.
Справка об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов формируется в соответствии с Методическими указаниями по заполнению справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций, утвержденными приказом ФНС России от 23.05.2005 г. № ММ-3-19/206@.
6. Организация информационной работы.
Работа по информированию налогоплательщиков организуется по следующим основным направлениям:
> индивидуальное информирование налогоплательщиков (при личном общении или по телефону);
> публичное информирование.
Руководство информированием плательщиков через средства массовой информации осуществляют управления ФНС России по субъектам РФ, которые направляют в инспекции готовые материалы для местных СМИ и контролируют их обязательное размещение.
К информационной работе предъявляются следующие требования: своевременность информирования; четкость в изложении материала; наглядность форм подачи материала; качество; актуальность для различных категорий плательщиков и др.
Основное внимание в информационной работе обращается на представление налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности по почте и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Для этого рекомендуется регулярно проводить семинары с плательщиками, активно привлекать к участию в семинарах руководителей организаций, размещать в СМИ информацию о преимуществах представления документов по почте и в электронном виде по каналам связи, вручать плательщикам памятки по этим вопросам. Рекомендуется использовать также в качестве мотивировки следующие положения:
> экономия рабочего времени (нет необходимости посещать налоговую инспекцию);
> отсутствие дублирования (представление документов в электронном виде по каналам связи не требует дублирования этих документов на бумажных носителях);
> избежание ошибок (при формировании отчетности с использованием средств входного контроля плательщику предоставляется возможность ее подготовки в формате с контролем заполнения полей форм отчетности);
> возможность оперативного обновления форматов представления документов в электронном виде по каналам связи (в случае изменения форм отчетности или введения новых форм деклараций плательщик автоматически получает возможность обновления версий форматов);
> возможность получения информации о состоянии расчетов плательщика по налогам, страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;
> оперативное информирование (возможность получения общедоступной информации от налоговых органов, например о действующих налогах, налоговом законодательстве и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах);
> подтверждение доставки отчетности (налоговый орган высылает протокол о приеме отчетности в электронном виде по каналам связи);
> конфиденциальность;
> оперативность обработки информации, избежание технических ошибок (отчетность, направленная в электронном виде по каналам связи, проходит входной контроль, не позднее двух рабочих дней с даты регистрации в налоговом органе осуществляется ввод данных отчетности, поступившей в электронном виде по каналам связи, в информационную систему налогового органа).
До плательщиков доводится информация о специализированных операторах связи в регионе.
Организация доступа плательщиков к программным продуктам, предназначенным для формирования в электронном виде налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов. Для обеспечения плательщика программными продуктами целесообразно установить компьютер и предоставить к нему доступ плательщиков. Запись программных продуктов на электронные носители производится плательщиком самостоятельно. При использовании компьютера с общим доступом на видном месте возле компьютера размещается перечень имеющихся программных продуктов и подробная инструкция о действиях плательщика при осуществлении записи этих программных продуктов.
При отсутствии такого компьютера запись программных продуктов на электронные носители осуществляется отделом информационных технологий. Налоговый орган обеспечивает доступность получения плательщиками записи программных продуктов на электронных носителях.
При приеме устного запроса плательщика (по телефону или лично) сотрудник отдела работы с налогоплательщиками дает ответ самостоятельно.
Если сотрудник отдела, к которому обратился плательщик, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он приглашает сотрудника отдела работы с налогоплательщиками, занимающегося информированием плательщиков (в т. ч. в письменной форме). Сотрудники отдела работы с налогоплательщиками принимают все необходимые меры для ответа плательщику.
Информирование о налоговых обязательствах плательщиков, вновь поставленных на учет в налоговом органе, актуализацию налоговых обязательств в информационной системе необходимо осуществлять в соответствии с перечнем налоговых обязательств, подготовленным отделом камеральных проверок.
Запросы плательщиков о действующем налоговом законодательстве и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов, правах и обязанностях плательщиков, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также о порядке заполнения форм налоговой отчетности, поступившие от плательщиков в инспекцию ФНС России по почте или лично, зарегистрированные отделом финансового и общего обеспечения, направляются руководителем в отдел работы с налогоплательщиками для подготовки ответов.
В отделе, работы с налогоплательщиками запросы плательщиков, поступившие в налоговый орган в письменной форме не позднее следующего дня, подлежат регистрации в информационном ресурсе налогового органа.
1. Прием плательщиков.
Организация приема плательщиков осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени. Для организации ежедневного приема плательщиков рекомендуется использовать принцип сменности. Начальник отдела работы с налогоплательщиками в зависимости от ситуации перераспределяет в течение дня количество должностных лиц, осуществляющих прием плательщиков. Прием плательщиков рекомендуется осуществлять в специально выделенных для этих целей операционных залах.
Для повышения профессионального уровня сотрудников отдела предусматривается еженедельно два часа на проведение учебы в любой день недели (за исключением пятницы). День проведения учебы утверждается распорядительным документом. Во время учебы прием плательщиков не прекращается.
При осуществлении приема прикрепление плательщиков к налоговому инспектору по первым буквам фамилий или названий организаций, по улицам и так далее недопустимо. Плательщиков необходимо обеспечить информацией о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника отдела работы с налогоплательщиками. Для этого сотрудники отдела обеспечиваются личными идентификационными карточками и (или) настольными табличками.
2. Требования к помещениям для приема плательщиков (операционным залам).
Помещения для работы с плательщиками целесообразно размещать на нижних этажах зданий налоговых инспекций и для удобства работы организовать отдельный вход для плательщиков.
В этих помещениях размещаются информационные стенды, в т. ч. стенд с указанием рабочих мест сотрудников, осуществляющих прием плательщиков.
В инспекции рекомендуется иметь систему звукового информирования плательщиков и применять данную систему в периоды проведения информационных кампаний. Длительность одного звукового сообщения не должна превышать 5 мин.
Рекомендуется установить компьютер со справочно-правовыми системами и программными продуктами, разработанными ФНС России и ФГУП «ГНИВЦ ФНС России». Компьютер, предназначенный для плательщиков, не должен быть подключен к локальной сети инспекции ФНС России. Правила работы с ним, а также фамилия, имя, отчество, номер телефона, номер кабинета должностного лица инспекции, отвечающего за работу компьютера, размещаются на видном месте. Должностное лицо, ответственное за работу компьютера, определяется руководителем налогового органа и закрепляется распорядительным документом по инспекции.
Помещение для работы с плательщиками рекомендуется оборудовать электронной системой управления очередью, световым информационным табло (видеоэкран с информацией). Световое информационное табло размещается недалеко от входа в помещение, где осуществляется прием плательщиков, на высоте не менее 2,2 м от пола таким образом, чтобы обеспечить видимость информации максимально возможному количеству плательщиков. Информация на световом информационном табло может быть представлена в виде бегущей строки.
Для плательщиков оборудуются места для ожидания приема, имеющие стулья, столы (стойки) для возможности оформления документов.
3. Организация приема, регистрации и выдачи документов.
При представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности по почте отдел финансового и общего обеспечения регистрирует документ или комплект документов, проставляет дату приема, присвоенный входящий номер, указывает дату отправки документа по почте. Всем вложениям присваивается единый номер. На титульном (первом) листе каждого вложения указывается регистрационный (входящий) номер, дата отправки по почте и дата поступления документа в налоговую инспекцию.
Документы, полученные от налогоплательщиков по почте, передаются из отдела финансового и общего обеспечения в отдел работы с налогоплательщиками по сопроводительному листу не позднее дня, следующего за днем регистрации документа.
В случае выявления несоответствия установленной форме представленных налогоплательщиком налоговых деклараций налоговый орган не принимает такую документацию. В случае представления по почте налоговой декларации по не установленной законодательством форме должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками в трехдневный срок подготавливается уведомление о необходимости ее представления по установленной форме.
При выявлении на стадии принятия налоговой декларации нарушения установленных сроков ее представления немедленно о выявленном факте сообщается в отдел камеральных проверок для принятия мер.
При наличии в зарегистрированных и переданных в отдел ввода и обработки данных налоговых декларациях ошибок, не позволяющих осуществить ввод, декларации по реестру передаются из отдела ввода и обработки данных в отдел работы с налогоплательщиками. Должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками подготавливается уведомление и передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.
Если в течение 10 календарных дней с момента получения почтового отправления плательщиком или возврата почтового отправления ввиду отсутствия плательщика по указанному в учредительных документах адресу плательщик не вносит уточнения в отчетность, копия реестра таких деклараций и декларации направляются в отдел камеральных проверок для принятия соответствующих мер.
При приеме заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме, утвержденной по согласованию с налоговыми органами РФ и Республики Беларусь, в случае необходимости можно приглашать сотрудника отдела камеральных проверок для проверки представленных плательщиком документов.
4. Прием, регистрация в информационной системе налогового органа и выдача запросов, писем, заявлений и других документов, представленных организациями и физическими лицами.
На стенде инспекции размещают образцы запросов (писем, заявлений), а также информацию о том, что плательщик должен указать в запросе (письме, заявлении и т. д.) способ получения ответа (лично или по почте). При этом плательщик уведомляется, что если не указан способ получения ответа, то ответ ему будет направлен по почте.
Отдел работы с налогоплательщиками осуществляет прием от плательщиков всех видов документов (заявлений о переходе на систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, на упрощенную систему налогообложения, о регистрации объектов налогообложения налогом на игорный бизнес, о зачете налоговых платежей, о представлении льгот по имущественным налогам и т. д.), относящихся к компетенции налоговых органов. На втором экземпляре представленных документов сотрудник отдела работы с налогоплательщиками проставляет по просьбе плательщика отметку о принятии и дату представления заявления.
Отдел работы с налогоплательщиками регистрирует в информационной системе налогового органа полученные от плательщиков и из отдела общего и финансового обеспечения заявления, подлежащие вводу в информационную систему.
Зарегистрированные документы, подлежащие вводу в информационную систему, формируются в пачки по видам и передаются в отдел ввода и обработки данных по сопроводительному ярлыку не позднее дня, следующего за днем получения документа от плательщика. На сопроводительном ярлыке указывается наименование функционального отдела (общего обеспечения, камеральных проверок, урегулирования задолженности и др.), куда отделом ввода и обработки данных после ввода данных в информационную систему будут переданы документы для дальнейшей обработки.
Документы, не подлежащие вводу в информационную систему, передаются в отдел общего и финансового обеспечения по реестру не позднее дня, следующего за днем получения документа от плательщика.
Выдача плательщикам по их запросам справок и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции налоговых органов, может осуществляться отделом работы с налогоплательщиками в случае, если плательщик в заявлении указал: «Получить лично». Функциональные отделы в зависимости от способа выдачи передают подготовленные справки и документы в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте или по реестру в двух экземплярах в отдел работы с налогоплательщиками для выдачи плательщику лично.
Подготовленные функциональными отделами уведомления, свидетельства и другие документы (за исключением относящихся к государственной регистрации и учету) выдаются плательщику в срок не позднее семи календарных дней со дня получения документа из отдела, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами. На втором экземпляре ставятся дата получения и подпись налогоплательщика. Второй экземпляр документа передается в отдел, подготовивший документ. Если плательщик в указанный срок не получил на руки документ, он передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.
5. Порядок проведения сверки расчетов плательщика по налогам и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, информирование плательщиков о состоянии расчетов по налогам и взносам.
Сверка расчетов плательщика проводится налоговым органом в обязательном порядке в следующих случаях:
> ежеквартально с крупнейшими плательщиками;
> при процедуре снятия плательщика с учета при переходе из одной налоговой инспекции в другую;
> при процедуре снятия плательщика с учета при ликвидации (реорганизации) организации;
> по инициативе плательщика;
> в иных случаях.
Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акты сверки расчетов налогоплательщика по формам 23 (полная) и 23-а (краткая), справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, взносам по формам № 39-1 и 39-1ф в соответствии с методическими указаниями по их заполнению.
Срок проведения сверки, формирования и оформления акта сверки расчетов плательщика по форме № 23-а (краткая) при отсутствии расхождений данных не должен превышать 10 рабочих дней. При выявлении расхождений данных налогового органа и плательщика срок проведения сверки расчетов, формирования и оформления акта сверки не должен превышать 15 рабочих дней.
В установленных сроках не учитываются дни на доставку актов сверки расчетов налогоплательщика по почте. Срок проведения сверки расчетов с крупнейшими плательщиками при необходимости может быть увеличен.
В случае отсутствия в форме 23-а (краткая) расхождений данных на документ ставятся подписи плательщика и должностного лица отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр акта сверки в течение трех рабочих дней вручается плательщику или передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте. Если акт сверки вручается лично, то на втором экземпляре ставятся дата получения и подпись плательщика.
При выявлении расхождений между данными плательщика и налогового органа должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками осуществляет сверку расчетов по данным информационных ресурсов налогового органа с данными первичных документов плательщика для устранения причины возникновения разногласий. Для выявления и фиксирования причин расхождения оформляется акт сверки по форме 23 (полная).
При выявлении ошибки, допущенной по вине налогового органа, в тот же день готовится служебная записка в отдел, допустивший эту ошибку. Срок для исправления ошибок – не более пяти рабочих дней, после чего о проведенной работе в отдел работы с налогоплательщиками направляется служебная записка (отрывная часть). После получения служебных записок из отделов об исправлении ошибок в базе данных в течение трех рабочих дней со дня получения последней служебной записки формируется акт сверки расчетов по форме 23-а (краткая) с учетом внесенных изменений на текущую дату в двух экземплярах.
Первый экземпляр акта сверки расчетов по форме 23-а (краткая) с подписями плательщика, должностного лица отдела работы с налогоплательщиками передается плательщику. Если акт вручается лично, то на втором экземпляре ставятся дата получения и подпись плательщика. В случае отправки акта по почте оба экземпляра акта и уведомление передаются в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.
По всем крупнейшим налогоплательщикам сверка расчетов в обязательном порядке проводится налоговым органом ежеквартально.
Для этого до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, составляется график, который утверждается руководителем инспекции ФНС России. График доводится до сведения отделов урегулирования задолженности, учета, отчетности и анализа, камеральных и выездных проверок. Плательщикам рассылаются письменные уведомления о дате проведения сверки.
Допускается составление графика проведения сверки расчетов с крупнейшими плательщиками в начале календарного года с разбивкой по отчетным кварталам и рассылкой уведомлений плательщикам.
В случае неявки плательщика для оформления результатов сверки в срок, указанный в уведомлении, акт по форме 23-а (краткая) в двух экземплярах отправляется ему по почте через отдел финансового и общего обеспечения. В уведомлении сообщается о необходимости возврата подписанного экземпляра акта сверки.
Особенности проведения сверки расчетов плательщика при снятии с учета в налоговом органе в случае его перехода из одной инспекции в другую или в случае ликвидации (реорганизации) организации.
Для проведения сверки расчетов плательщик приглашается в налоговую инспекцию уведомлением с указанием даты проведения сверки. Уведомление составляется в двух экземплярах и направляется по почте через отдел финансового и общего обеспечения. В случае возврата в налоговую инспекцию уведомления с пометкой «адресат не найден по данному адресу» акт сверки подписывается должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками в одностороннем порядке.
Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акт сверки по форме № 23-а (краткая).
При явке плательщика в инспекцию для оформления акта сверки в срок, указанный в уведомлении, в случае отсутствия расхождений данных на документ ставится подпись плательщика и должностного лица отдела работы с налогоплательщиками. Документ составляется в трех экземплярах (в случае ликвидации организации в двух экземплярах) и визируется начальником отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр вручается плательщику. На втором и третьем экземплярах ставятся дата получения и подпись плательщика. Один экземпляр документа передается в отдел, формирующий пакет документов для последующего направления в налоговый орган по новому месту учета, другой остается в налоговом органе. Второй экземпляр акта сверки расчетов ликвидируемой организации передается на хранение в архив налогового органа.
В случае наличия расхождения между данными плательщика и налогового органа должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками действует в вышеприведенном порядке.
В случае неявки (уклонения) плательщика для проведения сверки в срок, указанный в уведомлении, акт по форме № 23-а (краткая) с подписью должностного лица отдела работы с налогоплательщиками и визой начальника отдела пересылается плательщику по почте через отдел финансового и общего обеспечения.
Акт сверки расчетов по форме № 23-а (краткая), согласованный в одностороннем порядке налоговым органом, уведомление, подтверждающее действия налогового органа по приглашению плательщика для проведения сверки, уведомление о направлении акта сверки по почте передаются в отдел, формирующий пакет документов, связанных с деятельностью организации, для последующего направления в налоговый орган по новому местонахождению.
Проведение сверки расчетов по заявлению плательщика. Заявления о проведении сверки расчетов могут поступать от плательщиков (их представителей) лично или передаваться по почте. При приеме заявления лично на втором экземпляре заявления должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками по просьбе плательщика проставляет отметку о принятии и дате представления заявления.
Полученные запросы на проведение сверки расчетов плательщика распределяются по срокам представления информации. Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акт сверки расчетов по форме 23-а (краткая) в течение пяти рабочих дней со дня получения заявления налоговым органом.
Первый экземпляр документа с подписями плательщика, должностного лица отдела работы с налогоплательщиками передается плательщику или направляется по почте, второй экземпляр с отметкой плательщика о получении (или отправке по почте) остается в налоговом органе по месту проведения сверки.
Если выявлена ошибка плательщика, то готовится уведомление, которое направляется плательщику по почте через отдел финансового и общего обеспечения.
Порядок информирования плательщиков о состоянии расчетов по налогам и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Заявления о выдаче справок о состоянии расчетов по налогам и взносам могут передаваться в налоговый орган плательщиками лично (через представителя) или по почте. При приеме заявления рекомендуется указывать способ получения справки (лично или по почте).
Заявление должно быть подписано плательщиком либо его представителем. При приеме заявления лично на втором экземпляре заявления должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками по просьбе плательщика проставляет отметку о принятии и дате представления заявления.
Срок формирования и подписания справки о состоянии расчетов плательщика по налогам и взносам не должен превышать 10 рабочих дней со дня получения заявления и 12 рабочих дней со дня получения заявления по почте. Подготовленная справка распечатывается в двух экземплярах по форме № 39-1 или по форме № 39-1ф «Справка о состоянии расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам».
Подготовленная справка передается на подпись руководителю инспекции ФНС России. Подписанная и заверенная печатью справка выдается плательщику или передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте. Если справка вручается плательщику лично, то на втором экземпляре справки ставится подпись плательщика и дата получения справки.
Если справка отправляется плательщику по почте, то первый экземпляр справки передается по реестру в отдел финансового и общего обеспечения. На втором экземпляре справки ставится отметка о дате передачи справки по реестру в отдел финансового и общего обеспечения.
Ответы на запросы правоохранительных органов, органов государственной власти и местного самоуправления, копии документов бухгалтерской и налоговой отчетности формируются и выдаются работником, ответственным за обеспечение безопасности.
Порядок выдачи плательщику справки об исполнении обязанности по уплате налогов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций следующий.
Заявления о выдаче справок об исполнении плательщиком обязанности по уплате налогов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций могут передаваться в налоговый орган плательщиками лично или по почте.
Справка об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов формируется в соответствии с Методическими указаниями по заполнению справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций, утвержденными приказом ФНС России от 23.05.2005 г. № ММ-3-19/206@.
6. Организация информационной работы.
Работа по информированию налогоплательщиков организуется по следующим основным направлениям:
> индивидуальное информирование налогоплательщиков (при личном общении или по телефону);
> публичное информирование.
Руководство информированием плательщиков через средства массовой информации осуществляют управления ФНС России по субъектам РФ, которые направляют в инспекции готовые материалы для местных СМИ и контролируют их обязательное размещение.
К информационной работе предъявляются следующие требования: своевременность информирования; четкость в изложении материала; наглядность форм подачи материала; качество; актуальность для различных категорий плательщиков и др.
Основное внимание в информационной работе обращается на представление налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности по почте и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Для этого рекомендуется регулярно проводить семинары с плательщиками, активно привлекать к участию в семинарах руководителей организаций, размещать в СМИ информацию о преимуществах представления документов по почте и в электронном виде по каналам связи, вручать плательщикам памятки по этим вопросам. Рекомендуется использовать также в качестве мотивировки следующие положения:
> экономия рабочего времени (нет необходимости посещать налоговую инспекцию);
> отсутствие дублирования (представление документов в электронном виде по каналам связи не требует дублирования этих документов на бумажных носителях);
> избежание ошибок (при формировании отчетности с использованием средств входного контроля плательщику предоставляется возможность ее подготовки в формате с контролем заполнения полей форм отчетности);
> возможность оперативного обновления форматов представления документов в электронном виде по каналам связи (в случае изменения форм отчетности или введения новых форм деклараций плательщик автоматически получает возможность обновления версий форматов);
> возможность получения информации о состоянии расчетов плательщика по налогам, страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;
> оперативное информирование (возможность получения общедоступной информации от налоговых органов, например о действующих налогах, налоговом законодательстве и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах);
> подтверждение доставки отчетности (налоговый орган высылает протокол о приеме отчетности в электронном виде по каналам связи);
> конфиденциальность;
> оперативность обработки информации, избежание технических ошибок (отчетность, направленная в электронном виде по каналам связи, проходит входной контроль, не позднее двух рабочих дней с даты регистрации в налоговом органе осуществляется ввод данных отчетности, поступившей в электронном виде по каналам связи, в информационную систему налогового органа).
До плательщиков доводится информация о специализированных операторах связи в регионе.
Организация доступа плательщиков к программным продуктам, предназначенным для формирования в электронном виде налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов. Для обеспечения плательщика программными продуктами целесообразно установить компьютер и предоставить к нему доступ плательщиков. Запись программных продуктов на электронные носители производится плательщиком самостоятельно. При использовании компьютера с общим доступом на видном месте возле компьютера размещается перечень имеющихся программных продуктов и подробная инструкция о действиях плательщика при осуществлении записи этих программных продуктов.
При отсутствии такого компьютера запись программных продуктов на электронные носители осуществляется отделом информационных технологий. Налоговый орган обеспечивает доступность получения плательщиками записи программных продуктов на электронных носителях.
При приеме устного запроса плательщика (по телефону или лично) сотрудник отдела работы с налогоплательщиками дает ответ самостоятельно.
Если сотрудник отдела, к которому обратился плательщик, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он приглашает сотрудника отдела работы с налогоплательщиками, занимающегося информированием плательщиков (в т. ч. в письменной форме). Сотрудники отдела работы с налогоплательщиками принимают все необходимые меры для ответа плательщику.
Информирование о налоговых обязательствах плательщиков, вновь поставленных на учет в налоговом органе, актуализацию налоговых обязательств в информационной системе необходимо осуществлять в соответствии с перечнем налоговых обязательств, подготовленным отделом камеральных проверок.
Запросы плательщиков о действующем налоговом законодательстве и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов, правах и обязанностях плательщиков, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также о порядке заполнения форм налоговой отчетности, поступившие от плательщиков в инспекцию ФНС России по почте или лично, зарегистрированные отделом финансового и общего обеспечения, направляются руководителем в отдел работы с налогоплательщиками для подготовки ответов.
В отделе, работы с налогоплательщиками запросы плательщиков, поступившие в налоговый орган в письменной форме не позднее следующего дня, подлежат регистрации в информационном ресурсе налогового органа.