Страница:
Если прежде он имел хождение только в рамках психологии и физиологии, то теперь термин «мотивация» используется в социологии и экономике, науке управления и теории организации. Все чаще он стал применяться в работах, опирающихся на междисциплинарный подход, в частности, в области системного анализа. Понятие, стоящее за этим термином, рассматривается часто в качестве панацеи от множества бед современной экономики и управления, в качестве решающего резерва интенсификации производства, важнейшего средства решения масштабных задач социально-экономического развития. Такой акцент на понятие и явление мотивации связан со значительным ростом в экономическом развитии социальных факторов, происшедшим в связи с коренным изменением характера и форм участия человека в современном производстве эпохи НТР. В настоящее время наблюдается переход от массового использования в индустрии простых (физических, энергетических) сил человека к массовому вовлечению наиболее сложных (нервно-психических, интеллектуальных и интимных) способностей и сил человека. Это обстоятельство дало основание экономисту Г. И. Кархину сделать вывод о рождении новой цивилизации, движущими силами которой будут противоречия сложного внутреннего характера. Исследователи А. Н. Леонтьев, Б. Г. Ананьев, В. С. Мерлин, А. Г. Вельш и другие выделяют следующие функции мотива в саморегуляции индивидуального поведения человека: 1. Ориентирующая функция. В альтернативных ситуациях, то есть там, где индивид имеет возможность выбора из различных вариантов поведения, мотив ориентирует, направляет поведение по определенному руслу. 2. Смыслоовразующая функция. Мотив символизирует собой определенную субъективную значимость данного поведения для индивида, выявляет его личный смысл. 3. Опосредствующая функция. Мотив опосредствует, с одной стороны, влияние на поведение индивида стимулов внешней ситуации, а с другой стороны – влияние на ситуационное поведение индивида общей направленности личности, ее потребностей. 4. Ограничивающая функция. Мотив ограничивает ситуационные притязания личности, а через них (в силу своей «опосредствующей функции») – и сверхситуационные, до психофизиологических возможностей человека. 5. Мобилизующая функция. Мотив не только ограничивает притязания индивидов до их возможностей, но и, наоборот, изыскивает и мобилизует дополнительные, экстремальные ресурсы организма, если это необходимо для реализации наиболее значимых для индивидов целей. 6. Оправдательная функция. В мотиве заложен не только личностный смысл поступка,но и отношение индивида к должному, то есть к нормируемому извне образцу, эталону поведения, социальной и нравственной норме. В этом смысле мотив выполняет порой «лицемерно-оправдательную роль». Ученые отмечают, что, несмотря на эти важнейшие функции мотива в регуляции поведения, последнее – даже применительно к ограниченной во времени ситуации – определяется не столько мотивом самим по себе, сколько всей мотивационной сферой (ядром) индивида, которая имеет иерархическую структуру. А. Г. Белый выделяет три уровг ня функционирования мотивационной сферы личности в зависимости от степени обобщения и создания индивидом своих побуждений: уровень ситуационного мотива, уровень обобщенного мотива, уровень ^общей жизненной стратегии поведения. Благодаря такой структурной организации мотивационной сферы мотивы поведения конкретного индивида, проявляющиеся в различных реальных ситуациях, обладают некоторыми общими чертами, характеризуются некоторым единством, вытекающим из сверхситуационной целостности поведения всякого индивида. Эта целостность основана на присущей всякому социальному индивиду стратегической организации поведения, включающей «интеллект и волю в структуру личности, соединяя их с потребностями, интересами, всей мотивацией поведения личности» (В. Г. Ананьев). Отмечается, что формируемые индивидом стратегии поведения задают направления для его долговременной активности, служат критерием избирательности его поведенческих реакций в различных ситуациях. Это способствует сверхситуационной целостности индивида, при которой он реализует свои ситуационные цели и интересы не в ущерб реализации своих долговременных жизненных планов. Менеджерам и бизнесменам следует различать социально-психологическое и социально-экономическое мотивирование. Если к первому из них относятся такие факторы воздействия на индивида его непосредственного социального окружения, как социальные ожидания, нормы, ценности, образцы поведения, система коммуникации тех социальных групп, в которые включен индивид через свои социальные роли, то ко второму относится еще более широкий и разнообразный круг факторов: отношения собственности, принципы оплаты труда и формирования доходов, принципы и критерии подбора и выдвижения кадров, профессиональные и общественные критерии оценки деятельности организаций и отдельных людей, система управления и особенно предоставляемые ею возможности самостоятельности самоуправления, система приватизации и т. п. Можно согласиться с исследователями, что мотивация выполняет функцию приводного ремня между работниками и организацией, в которую они включены. Именно в этом – в наличии этого механизма взаимосвязи организации со своими элементами – заключается особая специфика социальных организаций, выделяющая их из организаций иной природы. Этот механизм можно назвать механизмом культуры деятельности, т. е. это система норм, ценностей, образцов поведения, все другие мотивирующие факторы, иначе говоря, весь социальный опыт, накопленный в прошлом и используемый в современной жизни. Управление на основе мотивации в рамках, например, промышленной организации, может быть успешным лишь в том случае, если оно учитывает как актуальные, так и долговременные цели и задачи организации и общества, всю совокупность связей индивида со своей средой, если оно дифференцировано в зависимости от интересов работников, если оно осуществляется от лица наиболее значимых для работника социальных объектов, если субъекты мотивационного управления обладают необходимыми знаниями и навыками. А учитывая иерархическую организацию мотивационной сферы личности, субординационные связи между ее различными уровнями, по-видимому, следует так же иерархически строить стратегию мотивирующих воздействий на работников. Текущей задаче решения определенной проблемы должен соответствовать определенный ситуационный мотив поведения работников. Задаче, например, эффективного использования работника в конкретной должности должен соответствовать его определенный. «обобщенный мотив». Долговременной перспективе использования данного работника (например, подготовка предприятия) должна соответствовать долговременная жизненная стратегия данного работника, его жизненный план. Эти три уровня задачи и три уровня тенденций поведения работников должны характеризоваться единством и целостностью, вытекающими как из преемственности развития предприятия, так и из присущей социальному индивиду «детерминации будущим». Здесь важны как прямые, так и обратные связи. Сегодняшние менеджеры и бизнесмены должны перестраивать себя и свои методы ведения дел, чтобы остаться наверху, т. е. быть конкурентоспособными. Было время, когда люди были «фактором производства». Управление ими ненамного отличалось от управления машинами и капиталом. Этого больше нет. Люди этого не потерпят. И если когда-нибудь подобный метод управления людьми и позволял повышать производительность труда, то сегодня он дает обратный эффект. Капиталом и техникой управляют теперь в сущности почти так же, как и раньше. Люди же стали теперь личностями, и ими следует управлять по-другому. Когда организация подавляет личность, она ставит под угрозу свою способность изменяться. Когда же организация стимулирует самовыражение личности, то ей трудно не обновляться. Индивиды – единственный источник обновления в компании в ее прогрессивном развитии. Надо уметь налаживать сотрудничество и развивать чувство единой цели.
9.2.3. Активизация потенциала положительных перемен.
Этот процесс связан с процессом обучения у лучших компаний и напоминает двухфазный метод, с помощью которого большинство людей учится ходить на лыжах. Начинающий лыжник пробует нечто новое для себя, делает ошибки, вероятно, падает. Затем инструктор подсказывает ему, что было плохо. Лыжник пробует снова, и, когда получается правильно, инструктор говорит: «Хорошая работа». Психологи называют этот способ обучения модификацией поведения. Однако обучающийся в школе лыжного бега получает таким способом только половину урока. Другая половина состоит в том, что тренер показывает правильные движения, ученик следует за ним и улучшает свою технику. Это имитационное, подражательное обучение. Такой метод исследован лишь немногими психологами, в частности Альбертом Бандурой из Стэнфорда. В реальной жизни и практике все проявления обучения являются результатом непосредственного опыта, приобретаемого на компенсационной основе, – в ходе наблюдения за поведением других людей и следования им. Возможность обучаться путем наблюдения позволяет людям усваивать обобщенные образцы поведения, избегая необходимости вырабатывать их постепенно традиционным путем проб и ошибок. Практика изобилует массой примеров правильной деятельности менеджеров и бизнесменов. Обобщение и систематизация их уроков и подходов дала возможность ученым выработать 18 способов делать больше за то же время. Отнеситесь к ним со вниманием. Испытайте, чего они стоят, и вы окажетесь совсем в ином мире, в таком, в котором время перестанет быть вашим постоянным противником.
1. Точно определите свою цель. Множество людей попусту тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело из-за того, что отчетливо не представляют себе, что, собственно, они собираются сделать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают с пути. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и вы достигнете его гораздо быстрее. Это – решающее условие.
2. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке самые срочные дела в порядке их важности. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайтесь от него, пока не закончите; Затем так же поступите с делом № 2, потом с № 3 и т. д. (естественно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или с двумя пунктами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
3. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам ХОЧЕТСЯ делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем перед теми, которые нам НАДО сделать. Отсюда задача – как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
4. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством (да и не только себя!) – назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Одно дело – сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое – решить: «Я отвечу на письмо, а потом пойду обедать». В первом случае вы даете себе всевозможные оправдания, во втором – ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента. Первый: сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы отстанете и откажетесь от самого дела. Второй: твердо держитесь срока. Не расслабляйте себя и не балуйте рассуждениями о том, что вы не сможете выполнить работу в срок, что срок можно перенести. Наоборот, будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
5. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех состоит в том, чтобы поступать правильно в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
6. Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от главного. Конечно, если вам захочется размяться, отвлечься от дел, поиграйте в теннис или волейбол, сходите в бассейн или посидите за шахматной доской – это зависит от ваших интересов, но избегайте бесцельных обязательств, если в другом месте время можно провести полезней.
7. Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указание или условиться о свидании. Но всегда также есть искушение просто поболтать по телефону. Ограждайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне.
8. Выработайте привычку пользоваться записной книжкой. Всякий, кто хотя бы раз испытал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, поручится за справедливость правила – записывать все предстоящие дела, фиксировать яркие, мимолетные мысли, номера телефонов и т. д. Целесообразно размещение записок на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т. д. Это поможет вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может сберечь время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения. Выбирайте! Экономьте время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке записи часто требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружайте память тогда, когда это не нужно.
9. Досадные помехи. Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график!), тактично дав понять, что вы в цейтноте. Бели в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Некоторые работники переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда товарищи уходят обедать.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторов и исправлений, если с первого раза будете стремиться получать исчерпывающие указания и сведения. Явитесь на совещание к 14.30, когда на самом деле оно назначено на 15.00, и вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же спросите.
11. О шаблоне. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ. Может быть, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться какими-нибудь средствами оргтехники, чтобы сберечь время? Не следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?
12. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но отнимающих время недоразумений, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в вашем быту, – будь то какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашечку кофе, а потом удивляются: куда девалось время! Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить свое продуктивное время, полнее использовать его. Это значит, что время на поездки, ожидания можно занять такими делами, как планирование своей работы, обдумывание предстоящих задач, просматривание записей, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться – прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.
16. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.
17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зададите тон всему дню.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Выработайте привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам также судить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, отнимают у вас рабочее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того, чтобы сразу же выбрасывать их. Стоит ли с меньшим уважением относиться к невосполнимому времени? Бизнесмены и менеджеры в значительной степени работают творчески. Творчество – это предельное значение шкалы, с помощью которой можно было бы измерять деятельность человека с точки зрения неповторимой ценности его труда и результатов этого труда. А одновременно, учитывая характер результатов, даже умственный труд и творчество могут рассматриваться как результативные или нерезультативные. В том случае, когда в результате труда или творчества не возникает конкретный предмет, когда мы наблюдаем фрагмент некоторого действия и не можем судить о его результативности, мы говорим о совершенстве действия. Исходя из этого менеджерам и бизнесменам следует обратить внимание на действия первого вида, являющиеся результативными и ведущие к цели.
9.3. НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ
Добивайтесь от подчиненных применения технических знаний и применяйте их сами. Планируя производство, определяя режим работы, изыскивая пути сокращения издержек производства, обращаясь к внутренним источникам технической информации, старайтесь применять технические знания. В любой области, где бы вы ни были заняты, сведите все к точно измеряемым критериям и введите их, повышайте производительность труда на базе повышения его материально-технической оснащенности, использования современных технических средств механизации и автоматизации. Добивайтесь комплексности в применении технических средств, используйте простые и опробованные элементы работы, связанные с оформлением документов, их подготовкой, размножением, учетом, обработкой, приемом и передачей, механизируйте и автоматизируйте их. Применяйте диктофоны для рационализации и облегчения своих действий, ведения записей на собраниях и совещаниях, составления документов для ведения диалога с подчиненными, выдачи указаний исполнителям через диспетчера и секретаря. Это позволит в 4-5 раз уменьшить затраты вашего времени. Тренируйтесь говорить и излагать свои мысли кратко, четко, ясно и грамотно. Используйте шире средства связи. Применяйте их для общения с заместителем и помощниками. Из громкоговорящих переговорных устройств шире используйте аппараты двусторонней связи. При большом числе абонентов применяйте телефонный аппарат с автоматическим устройством набора номеров, что обеспечит вам оперативную связь со многими абонентами, возможность закодирования телефонных номеров, позволит производить вызов нажатием кнопки. Шире используйте различные графики, контрольные номограммы. Определите их потребность, результативность, эффективность. Повышайте отдачу от АСУ, получая и анализируя информацию, ее целевую направленность, критерии ее подготовки и создания. Подходите к АСУ как к комплексу технических средств обработки данных, функционирование которых должно быть органически связано с деятельностью аппарата управления и позволит решать новые задачи, оптимизировать решения, перераспределять функции, перестраивать организационную структуру, обосновывать перспективы, повышать эффективность.
9.4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПЛАНОВ
Убеждайте подчиненных принимать планы и выполнять их. Инструктируйте сотрудников относительно новых порядков работы. Отвечайте на уточняющие вопросы и обучайте новых сотрудников. Выдавайте конкретное задание и наряды на работу. Воздействуйте на отстающих работников. Получайте необходимую для сотрудников информацию. Договоритесь о минимальных требованиях, необходимых для поддержания дисциплины, исходя из всеобъемлющего критерия, что данная обязанность выполняется удовлетворительно лишь тогда, когда все нарушения разбираются быстро и справедливо в соответствии с действующими предписаниями. Убеждайте, предусматривая многократное, терпеливое, доброжелательное повторение ряда положений, направленных на избавление от слабостей, ошибок, вредных привычек, предрассудков, тенденциозности. Направляя подчиненных на принятие и выполнение планов, изучайте характерологию, личностные реакции подчиненных, их морально-этические и социальные установки, воспитывая у них профессионально важные качества. Своевременная корректировка характерологических особенностей работника может явиться эффективным способом профилактики. Исходите из индивидуальных психологических качеств работника и его социальных позиций, его роли в коллективе. Определяйте наличие неформальных групп и неофициальных лидеров, их авторитет и степень влияния на коллектив, их организаторские способности и целеустремления. Учитывайте, направляйте и используйте мнение этих лидеров, убеждайте их принимать и выполнять планы в первую очередь. Наряду с этим не допускайте полного обособления неформальных групп, хотя и учитывайте сложившуюся официальную структуру при расстановке кадров или распределении поручений. Учитывайте, что вводимые вами резкие ограничения и препятствия в контактах между членами группы могут способствовать усилению ее сплоченности, направленной прежде всего против ваших действий и планов. Проводите целенаправленную воспитательную работу совместно с профсоюзной организацией по сплочению коллектива, активизации общения его членов, согласованности их действий, нормализации психологического и морального климата, развитию товарищеских контактов, психологической совместимости. Создавайте условия для совершенствования молодых работников, доведя до них более интенсивные и напряженные задания, выполнение которых не соответствует иногда даже их способностям, исходите в этом из принципа развития личности. Уделите внимание характеру официальной управленческой структуры, организационным связям работников. Учитывайте, что неупорядоченность в делегировании полномочий, отсутствие документальной регламентации функций, зафиксированных в соответствующих положениях или должностных инструкциях, снижает оперативность в руководстве коллективом и, следовательно, качество работы руководителя, вызывает неравномерность в нагрузке, нарушает порядок делегирования полномочий, существующий на предприятии.
9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
Осуществляйте надзор за выполнением заданий. Требуйте необходимую информацию о ходе работы. Обеспечивайте гласность. Контролируйте выход сотрудников на работу. Не забудьте об устных отчетах. Однако следует помнить, что получение устных отчетов является лишь второстепенным делом в исполнении ваших служебных обязанностей. Суть же всей вашей деятельности заключается в том, чтобы умело использовать эти отчеты и принимать необходимые меры. Критерием удовлетворительной работы в данном случае целесообразно считать условие, при котором вся необходимая информация собирается и эффективно используется. Будьте оптимистом в оценке итогов и перспектив вашей деятельности на каждбм новом этапе. Четко представляйте себе нерешенные проблемы и реальные возможности их осуществления. Не самообольщайтесь. Осознавайте, что крупные задачи требуют времени и соответствующих усилий для своего претворения в жизнь. Энергично беритесь за все более сложные, ответственные задания, ставшие актуальными и выполнимыми именно в силу уже достигнутого вами. Составляя полный отчет, помните, что он должен отвечать своему основному назначению без каких-либо дополнительных разъяснений. Информируйте своих подчиненных об использовании данных отчета. Помните, что это является очень важной частью работы по отчетности. Определите какой-то условный критерий, позволяющий вам судить о пользе того или иного отчета лично для вас. Критерием удовлетворительности данной работы руководителя может быть условие, при котором все его подчиненные хорошо понимают сообщаемую им информацию. При этом явно недостаточно лишь зачитать распоряжения, исходящие от вышестоящего руководства, а необходимо добиваться такой формы изложения распоряжений, при которой все ваши подчиненные смогли бы ясно увязать их содержание со своей деятельностью.
9.2.3. Активизация потенциала положительных перемен.
Этот процесс связан с процессом обучения у лучших компаний и напоминает двухфазный метод, с помощью которого большинство людей учится ходить на лыжах. Начинающий лыжник пробует нечто новое для себя, делает ошибки, вероятно, падает. Затем инструктор подсказывает ему, что было плохо. Лыжник пробует снова, и, когда получается правильно, инструктор говорит: «Хорошая работа». Психологи называют этот способ обучения модификацией поведения. Однако обучающийся в школе лыжного бега получает таким способом только половину урока. Другая половина состоит в том, что тренер показывает правильные движения, ученик следует за ним и улучшает свою технику. Это имитационное, подражательное обучение. Такой метод исследован лишь немногими психологами, в частности Альбертом Бандурой из Стэнфорда. В реальной жизни и практике все проявления обучения являются результатом непосредственного опыта, приобретаемого на компенсационной основе, – в ходе наблюдения за поведением других людей и следования им. Возможность обучаться путем наблюдения позволяет людям усваивать обобщенные образцы поведения, избегая необходимости вырабатывать их постепенно традиционным путем проб и ошибок. Практика изобилует массой примеров правильной деятельности менеджеров и бизнесменов. Обобщение и систематизация их уроков и подходов дала возможность ученым выработать 18 способов делать больше за то же время. Отнеситесь к ним со вниманием. Испытайте, чего они стоят, и вы окажетесь совсем в ином мире, в таком, в котором время перестанет быть вашим постоянным противником.
1. Точно определите свою цель. Множество людей попусту тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело из-за того, что отчетливо не представляют себе, что, собственно, они собираются сделать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают с пути. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и вы достигнете его гораздо быстрее. Это – решающее условие.
2. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке самые срочные дела в порядке их важности. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайтесь от него, пока не закончите; Затем так же поступите с делом № 2, потом с № 3 и т. д. (естественно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или с двумя пунктами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
3. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам ХОЧЕТСЯ делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем перед теми, которые нам НАДО сделать. Отсюда задача – как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
4. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством (да и не только себя!) – назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Одно дело – сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое – решить: «Я отвечу на письмо, а потом пойду обедать». В первом случае вы даете себе всевозможные оправдания, во втором – ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента. Первый: сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы отстанете и откажетесь от самого дела. Второй: твердо держитесь срока. Не расслабляйте себя и не балуйте рассуждениями о том, что вы не сможете выполнить работу в срок, что срок можно перенести. Наоборот, будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
5. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех состоит в том, чтобы поступать правильно в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
6. Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от главного. Конечно, если вам захочется размяться, отвлечься от дел, поиграйте в теннис или волейбол, сходите в бассейн или посидите за шахматной доской – это зависит от ваших интересов, но избегайте бесцельных обязательств, если в другом месте время можно провести полезней.
7. Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указание или условиться о свидании. Но всегда также есть искушение просто поболтать по телефону. Ограждайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне.
8. Выработайте привычку пользоваться записной книжкой. Всякий, кто хотя бы раз испытал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, поручится за справедливость правила – записывать все предстоящие дела, фиксировать яркие, мимолетные мысли, номера телефонов и т. д. Целесообразно размещение записок на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т. д. Это поможет вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может сберечь время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения. Выбирайте! Экономьте время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке записи часто требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружайте память тогда, когда это не нужно.
9. Досадные помехи. Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график!), тактично дав понять, что вы в цейтноте. Бели в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Некоторые работники переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда товарищи уходят обедать.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторов и исправлений, если с первого раза будете стремиться получать исчерпывающие указания и сведения. Явитесь на совещание к 14.30, когда на самом деле оно назначено на 15.00, и вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же спросите.
11. О шаблоне. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ. Может быть, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться какими-нибудь средствами оргтехники, чтобы сберечь время? Не следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?
12. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но отнимающих время недоразумений, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в вашем быту, – будь то какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашечку кофе, а потом удивляются: куда девалось время! Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить свое продуктивное время, полнее использовать его. Это значит, что время на поездки, ожидания можно занять такими делами, как планирование своей работы, обдумывание предстоящих задач, просматривание записей, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться – прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.
16. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.
17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зададите тон всему дню.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Выработайте привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам также судить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, отнимают у вас рабочее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того, чтобы сразу же выбрасывать их. Стоит ли с меньшим уважением относиться к невосполнимому времени? Бизнесмены и менеджеры в значительной степени работают творчески. Творчество – это предельное значение шкалы, с помощью которой можно было бы измерять деятельность человека с точки зрения неповторимой ценности его труда и результатов этого труда. А одновременно, учитывая характер результатов, даже умственный труд и творчество могут рассматриваться как результативные или нерезультативные. В том случае, когда в результате труда или творчества не возникает конкретный предмет, когда мы наблюдаем фрагмент некоторого действия и не можем судить о его результативности, мы говорим о совершенстве действия. Исходя из этого менеджерам и бизнесменам следует обратить внимание на действия первого вида, являющиеся результативными и ведущие к цели.
9.3. НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ
Добивайтесь от подчиненных применения технических знаний и применяйте их сами. Планируя производство, определяя режим работы, изыскивая пути сокращения издержек производства, обращаясь к внутренним источникам технической информации, старайтесь применять технические знания. В любой области, где бы вы ни были заняты, сведите все к точно измеряемым критериям и введите их, повышайте производительность труда на базе повышения его материально-технической оснащенности, использования современных технических средств механизации и автоматизации. Добивайтесь комплексности в применении технических средств, используйте простые и опробованные элементы работы, связанные с оформлением документов, их подготовкой, размножением, учетом, обработкой, приемом и передачей, механизируйте и автоматизируйте их. Применяйте диктофоны для рационализации и облегчения своих действий, ведения записей на собраниях и совещаниях, составления документов для ведения диалога с подчиненными, выдачи указаний исполнителям через диспетчера и секретаря. Это позволит в 4-5 раз уменьшить затраты вашего времени. Тренируйтесь говорить и излагать свои мысли кратко, четко, ясно и грамотно. Используйте шире средства связи. Применяйте их для общения с заместителем и помощниками. Из громкоговорящих переговорных устройств шире используйте аппараты двусторонней связи. При большом числе абонентов применяйте телефонный аппарат с автоматическим устройством набора номеров, что обеспечит вам оперативную связь со многими абонентами, возможность закодирования телефонных номеров, позволит производить вызов нажатием кнопки. Шире используйте различные графики, контрольные номограммы. Определите их потребность, результативность, эффективность. Повышайте отдачу от АСУ, получая и анализируя информацию, ее целевую направленность, критерии ее подготовки и создания. Подходите к АСУ как к комплексу технических средств обработки данных, функционирование которых должно быть органически связано с деятельностью аппарата управления и позволит решать новые задачи, оптимизировать решения, перераспределять функции, перестраивать организационную структуру, обосновывать перспективы, повышать эффективность.
9.4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПЛАНОВ
Убеждайте подчиненных принимать планы и выполнять их. Инструктируйте сотрудников относительно новых порядков работы. Отвечайте на уточняющие вопросы и обучайте новых сотрудников. Выдавайте конкретное задание и наряды на работу. Воздействуйте на отстающих работников. Получайте необходимую для сотрудников информацию. Договоритесь о минимальных требованиях, необходимых для поддержания дисциплины, исходя из всеобъемлющего критерия, что данная обязанность выполняется удовлетворительно лишь тогда, когда все нарушения разбираются быстро и справедливо в соответствии с действующими предписаниями. Убеждайте, предусматривая многократное, терпеливое, доброжелательное повторение ряда положений, направленных на избавление от слабостей, ошибок, вредных привычек, предрассудков, тенденциозности. Направляя подчиненных на принятие и выполнение планов, изучайте характерологию, личностные реакции подчиненных, их морально-этические и социальные установки, воспитывая у них профессионально важные качества. Своевременная корректировка характерологических особенностей работника может явиться эффективным способом профилактики. Исходите из индивидуальных психологических качеств работника и его социальных позиций, его роли в коллективе. Определяйте наличие неформальных групп и неофициальных лидеров, их авторитет и степень влияния на коллектив, их организаторские способности и целеустремления. Учитывайте, направляйте и используйте мнение этих лидеров, убеждайте их принимать и выполнять планы в первую очередь. Наряду с этим не допускайте полного обособления неформальных групп, хотя и учитывайте сложившуюся официальную структуру при расстановке кадров или распределении поручений. Учитывайте, что вводимые вами резкие ограничения и препятствия в контактах между членами группы могут способствовать усилению ее сплоченности, направленной прежде всего против ваших действий и планов. Проводите целенаправленную воспитательную работу совместно с профсоюзной организацией по сплочению коллектива, активизации общения его членов, согласованности их действий, нормализации психологического и морального климата, развитию товарищеских контактов, психологической совместимости. Создавайте условия для совершенствования молодых работников, доведя до них более интенсивные и напряженные задания, выполнение которых не соответствует иногда даже их способностям, исходите в этом из принципа развития личности. Уделите внимание характеру официальной управленческой структуры, организационным связям работников. Учитывайте, что неупорядоченность в делегировании полномочий, отсутствие документальной регламентации функций, зафиксированных в соответствующих положениях или должностных инструкциях, снижает оперативность в руководстве коллективом и, следовательно, качество работы руководителя, вызывает неравномерность в нагрузке, нарушает порядок делегирования полномочий, существующий на предприятии.
9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
Осуществляйте надзор за выполнением заданий. Требуйте необходимую информацию о ходе работы. Обеспечивайте гласность. Контролируйте выход сотрудников на работу. Не забудьте об устных отчетах. Однако следует помнить, что получение устных отчетов является лишь второстепенным делом в исполнении ваших служебных обязанностей. Суть же всей вашей деятельности заключается в том, чтобы умело использовать эти отчеты и принимать необходимые меры. Критерием удовлетворительной работы в данном случае целесообразно считать условие, при котором вся необходимая информация собирается и эффективно используется. Будьте оптимистом в оценке итогов и перспектив вашей деятельности на каждбм новом этапе. Четко представляйте себе нерешенные проблемы и реальные возможности их осуществления. Не самообольщайтесь. Осознавайте, что крупные задачи требуют времени и соответствующих усилий для своего претворения в жизнь. Энергично беритесь за все более сложные, ответственные задания, ставшие актуальными и выполнимыми именно в силу уже достигнутого вами. Составляя полный отчет, помните, что он должен отвечать своему основному назначению без каких-либо дополнительных разъяснений. Информируйте своих подчиненных об использовании данных отчета. Помните, что это является очень важной частью работы по отчетности. Определите какой-то условный критерий, позволяющий вам судить о пользе того или иного отчета лично для вас. Критерием удовлетворительности данной работы руководителя может быть условие, при котором все его подчиненные хорошо понимают сообщаемую им информацию. При этом явно недостаточно лишь зачитать распоряжения, исходящие от вышестоящего руководства, а необходимо добиваться такой формы изложения распоряжений, при которой все ваши подчиненные смогли бы ясно увязать их содержание со своей деятельностью.