Гост Эмили. Этикет

   Не забудьте взять с собой те документы, которые могут вам понадобиться. В их числе может быть копия вашей характеристики или образцы сделанных вами работ. Позаботьтесь о том, чтобы в случае необходимости быстро вынуть нужные бумаги, если они вам потребуются, а не перерывать в поисках документов все содержимое портфеля или сумки.
   Говорите с чувством собственного достоинства. Отвечайте на заданные вопросы полностью, дополняя отдельными деталями факты, изложенные в характеристике. Дайте возможность вашему собеседнику подойти к интересующим его темам обсуждения; не тратьте попусту время на изложение информации, которая никого не интересует. Не стесняйтесь задавать вопросы о предстоящей работе, помня о том, что вопрос типа: "Какие у меня будут перспективы роста?" произведет на возможного работодателя гораздо большее впечатление, чем: "Сколько дней будет продолжаться мой отпуск?".
   Не вступайте в обсуждение семейных проблем и не упоминайте в разговоре имени вашей жены или мужа.
   Не бросайтесь именами высокопоставленных персон, даже если вы с ними знакомы.
   Не просите извинения за то, что не умеете чего-то делать. Просто признайте это как данность, добавив, что быстро научитесь тому, что от вас требуется, поскольку очень любите учиться.
   Не флиртуйте.
   Не пропустите момент, когда вам дадут понять, что аудиенция окончена. Некоторые поднимаются со стула, когда хотят это показать, другие употребляют фразы типа: "Наша беседа доставила мне удовольствие" или: "Спасибо, что зашли к нам". Сделайте для себя соответствующие выводы и без промедления встаньте, чтобы уйти.
   Будьте вежливы. Во время собеседования придерживайтесь правил хорошего тона. Перед уходом можете обменяться рукопожатием. Поблагодарите того, кто с вами разговаривал, за уделенное вам время и проявленный интерес. Улыбайтесь. Выйдя из кабинета, не забудьте поблагодарить секретаря того, кто проводил с вами беседу.
   После собеседования напишите тому, кто с вами разговаривал, письмо с выражением благодарности. Это не только будет соответствовать правилам хорошего тона, но и поможет вашему собеседнику лучше вас запомнить и предложить вам работу тогда, когда такая возможность появится.
   Коль скоро в течение двух-трех недель после собеседования вы не получили ответ, можете послать письмо или позвонить по телефону тому, с кем вы говорили, и сообщить ему, что интерес к работе на той фирме у вас еще не пропал. Если вам ничего на это не ответят, не беспокойте больше людей. Назойливость не вызывает ничего, кроме раздражения.
   Вопросы, на которые вам отвечать не обязательно
   Даже сегодня на собеседовании с потенциальным работодателем женщины нередко оказываются в сложном положении, поскольку многие наниматели считают, что если женщина молода, то в ближайшем будущем она уйдет в декретный отпуск, а потом будет растить детей, а если она в более зрелом возрасте, работа является для нее лишь средством убить время, пока муж ее не выйдет на пенсию и они не переедут во Флориду. В том случае, когда у представительницы слабого пола уже есть маленькие дети, занимающие в ее жизни гораздо более важное место, чем служба, некоторые руководители убеждены, что малыши будут сильно отвлекать сотрудницу от работы, поскольку она станет часто с ними сидеть на бюллетене по уходу. Объяснение такого отношения к женщинам часто кроется в том, что нанимателю как-то не повезло с работницей, и однажды приобретенный печальный опыт он стал распространять на всех остальных женщин, претендующих на работу в его фирме.
   По закону человек, проводящий собеседование, не должен задавать вам вопросы ни о вашем семейном статусе, ни о том, кто будет сидеть с вашими детьми в то время, когда вы будете заняты на работе. Тем не менее, вы поступили бы предусмотрительно, продумав заранее ответы на такого рода вопросы и были бы готовы на них ответить в том случае, если об этом зайдет речь, Коль скоро вы почувствуете, что беседа проходит в благоприятном для вас направлении, и вам хочется получить это место, можете сказать: "Мы с мужем, конечно, собираемся иметь детей, но после непродолжительного отпуска мне бы очень хотелось вернуться на работу. Там, где мы живем, проблемы ухода за детьми, как правило, не возникает, а меня очень волнует вопрос о повышении моего профессионального мастерства". Или: "У меня двое малышей, за которыми присматривает чудесная няня, когда я на работе". Такого рода признания лишь усилят впечатление о серьезности вашего подхода к собственной карьере.
   Очень важным фактором при найме на работу является возраст, несмотря на то, что возрастная дискриминация запрещена федеральным законодательством. Преодолеть это предубеждение вам поможет презентабельный внешний вид, жизнерадостность и большой опыт.
   Женщине, которая несколько лет не работала, на собеседовании следует делать особый упор на той добровольной общественной деятельности, которую она вела в этот период, чтобы доказать способность к работе и умение энергично вести дела. Мужчине было бы целесообразно сконцентрировать внимание на способности принимать ответственные решения и богатом опыте, приобретенном в предшествующие годы.
   Если вы уже далеко не молоды и опасаетесь, что это послужит основным препятствием для получения должности, вам не обязательно упоминать в характеристике годы учебы в школе и колледже. Кроме того, никто не обязан указывать такие личные данные, как возраст и семейное положение.
   ВАШ ВНЕШНИЙ ОБЛИК. ВАШЕ ПЛАТЬЕ
   Одежда, в которой вы придете на собеседование, как и весь ваш внешний вид, сразу же произведут определенное впечатление на потенциального работодателя. Поэтому стоит, видимо, потратиться на хороший костюм, специально предназначенный для важных встреч. Кроме того, следует обратить внимание на ряд деталей.
   Обувь должна быть начищена до блеска, каблуки - разумной высоты. Прическа должна быть опрятной.
   Ювелирные украшения следует свести к минимуму, необходимо, чтобы они гармонировали с туалетом и не бросались в глаза.
   Ногти должны быть безупречно чистыми и ухоженными.
   Женщине следует надеть чулки без дырок, а мужчине - носки, которые были бы достаточно длинными, чтобы закрывать ноги в том случае, когда, садясь, мужчина подтягивает брюки.
   Следите, чтобы все детали вашего туалета были функциональны и опрятны. Вам не нужно приходить на собеседование с огромным портфелем или сумкой, набитой успокоительными таблетками, старыми тряпками и детскими игрушками.
   Зимняя верхняя одежда тоже должна хорошо выглядеть и быть опрятной. Независимо от того, примет ли у вас пальто секретарша или вы, перекинув его через руку, пройдете на собеседование в кабинет, порванная подкладка, грязный воротник или пятна на ткани ни на кого не смогут произвести благоприятного впечатления.
   ПРИСТУПАЯ К РАБОТЕ
   Изучение в деталях порядков, заведенных в компании, куда вас взяли на работу, поможет вам в первые недели более эффективно и с меньшими издержками справляться со своими обязанностями. С этими правилами вы можете ознакомиться, попросив в отделе кадров специальный информационный буклет для принятых на службу сотрудников, либо на установочном занятии, если таковое проводят на фирме, или просто узнать о порядках у сотрудников, с которыми вы вместе работаете. Вам следует выяснить время начала и окончания работы, обеденного перерыва, продолжительность отпуска, порядок оплаты по болезни и правила предоставления свободных дней. Кроме того, вам стоит уточнить, на чье имя и по какой форме надо писать заявления и служебные записки. И, конечно же, не забудьте спросить, когда и с какой периодичностью вам будут выплачивать зарплату, какие суммы будут из нее удерживаться, какие премии могут вам причитаться и каковы критерии увеличения жалованья.
   Начиная работу, важно выяснить, кто из сотрудников отвечает за отдельные элементы производственного процесса, узнать их должности и имена. Это поможет вам обратиться по адресу в том случае, если потребуется помощь, а также передать выполненную работу тому, кто должен ее у вас принять. Приступив к новой службе, не смущаясь обращайтесь к сослуживцам за помощью. Окружающие скорее извинят ваше незнание, чем простят ошибки.
   Когда вы в первый раз придете на работу, ваш начальник, его секретарь или заместитель покажут вам все помещения офиса, которые вам следует знать, и представят вас сотрудникам. Постарайтесь внимательно отнестись к именам ваших новых сослуживцев, чтобы скорее их запомнить. В этом вам поможет повторение их имен, когда вы будете приветствовать их: "Здравствуйте, мисс Джонс!". Когда вы познакомитесь поближе, то, скорее всего, станете называть коллег по именам, однако сразу же этого делать не следует. Поэтому, чтобы не ошибиться, при первом знакомстве, обращайтесь ко всем, называя их "мистер", "миссис", "мисс" или "Ms.". Если кто-то скажет вам: "Называйте меня, пожалуйста, просто Мэри (или Джим)", можете так и делать. В этом случае было бы вполне естественно предложить собеседнику тоже обращаться к вам по имени.
   Когда вас будут представлять остальным сотрудникам, пожимайте им руки. Если вы сидели, встаньте, даже в том случае, когда вы старше: вы ведь позже других пришли на эту работу.
   В том случае, если вы получили одну из управленческих должностей, возможно, в первый же день вам захочется самому пройти по офису и познакомиться с сотрудниками. Когда вы сидите за письменным столом, а к вам в кабинет вошел кто-то из работников, с которыми вы еще не познакомились, вам следует подняться и пожать вошедшему руку. Вы гораздо больше выиграете, проявив вежливость, чем кичась своим чином.
   Первый день на службе так же непрост, как начало любого нового дела, он, пожалуй, всегда самый трудный. Когда подойдет время обеда, а вас никто не пригласит в столовую, может быть, одному вам лучше туда не ходить. Пройдитесь вместо этого по улице, подышите воздухом, или съездите домой, выпейте чашечку кофе, если вы недалеко живете. Совсем ни к чему сидеть в одиночестве за письменным столом и сетовать на судьбу.
   Ближе к концу рабочего дня не следует постоянно поглядывать на часы и первым бросаться к двери, как только выйдет время. Не стоит также слоняться по помещению с безразличным видом. Если вы в первый день на новой службе задержитесь минут на пятнадцать, то сможете понаблюдать, как будут вести себя отдельные сотрудники перед уходом. Используйте это время, чтобы привести в порядок письменный стол, разложить бумаги и т.п.
   Наверное, не стоит спешить сразу же заводить дружбу с кем-то из новых коллег, пока вы не разберетесь в обстановке на фирме и в политике, проводимой ее руководством. Будьте вежливы и доброжелательны со всеми сослуживцами, однако воздерживайтесь от установления с ними тесных личных контактов, особенно на первых порах. Но самое главное - не принимайте никакого участия в склоках и сплетнях, а также не задавайте ни о ком из сотрудников вопросов личного характера. Как человека нового, вас все равно не посвятят во внутренние дела и отношения, существующие в сложившемся коллективе, только станут говорить, что вы суете нос в чужие дела, хотя намерения ваши при этом были самыми искренними, и вы лишь хотели получше разобраться в происходящем.
   10. НА РАБОТЕ "Жизнь не настолько коротка, чтобы в ней не нашлось времени для вежливости", - говорил джентльмен из Новой Англии, которого звали Ралф Уолдо Эмерсон*. От себя мы могли бы добавить: "...и занятость этому не помеха". Как в светском обществе, так и в деловых кругах этикет дает возможность с легкостью и изяществом решать повседневные проблемы. И в общественной, и в деловой жизни людям в общем-то нужно одного и того же: превыше всего ценятся взаимное уважение, а также способность считаться с чувствами тех, кто вас окружает.
   Помимо этого есть и другие необходимые условия, которые мы могли бы назвать требованиями к деловому общению. Нам не только следует выполнять те из них, которые облегчают личные отношения, мы еще должны поступать так, чтобы действия наши соответствовали стандартам поведения, делающим профессиональные взаимоотношения одновременно и приятными, и полезными. Одно здесь нераздельно связано с другим, но главная цель соблюдения таких требований состоит в том, чтобы создать на работе благожелательную обстановку, которая способствовала бы личному успеху каждого из сотрудников.
   Несмотря на то, что некоторые установленные процедуры могут показаться вам нелепыми или ненужными, когда вы начнете работать на новом месте, не спешите настаивать на проведении незамедлительных преобразований. Сначала присмотритесь повнимательнее к тому, как ведутся дела, и попробуйте понять, почему рабочий процесс организован именно так, а не иначе. Обратите внимание на то, как сотрудники отвечают на телефонные звонки, одеваются, обставляют свои рабочие места и кабинеты, перекусывают в перерыве, обмениваются служебными записками и т.д. Сначала определите для себя приоритеты, которыми руководствуются окружающие вас люди, и только после этого создавайте свои собственные. Любые изменения и новшества, которые вы решите вводить в установившийся распорядок, станут гораздо более целесообразными в том случае, если сначала вы детально познакомитесь с уже существующими процедурами.
   Как к кому следует обращаться
   В каждой фирме существует свой собственный "табель о рангах". Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по фамилии. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру.
   Если вы входите в число ответственных сотрудников, к которым обращаются по фамилии, но сами, беседуя с боссом с глазу на глаз, зовете его "Чарли", в присутствии других служащих вам следует его называть "мистер Джеппесон".
   Когда вы занимаете более скромную должность, вам лучше повременить, пока коллега, представленный вам как "мистер Финн", не попросит вас: "Называйте меня, пожалуйста, просто Стив".
   Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Никого, даже свою секретаршу, в разговоре с кем бы то ни было не стоит называть "моя девочка". Если вам нужно представить секретаршу или своего помощника, следует сказать: "Джин Веррилли - моя секретарша" или: "Тони Эндрес - мой помощник".
   Просьбы о помощи
   Независимо от того, много находится у вас в подчинении людей или никого, иногда возникают такие ситуации, в которых вы не можете обойтись без помощи других. Эти "другие" могут быть вашими подчиненными или просто сослуживцами. Какой бы пост вы ни занимали, никогда ни к кому не следует обращаться с просьбой, звучащей как приказ или требование. Вам помогут с большей охотой, если вы сдобрите свою просьбу изрядной порцией "спасибо" и "пожалуйста".
   Эмерсон, Ралф Уолдо (1803-1882) - американский философ и писатель. (Прим. перев.)
   Указания руководителя
   Часть дня каждый ответственный сотрудник всегда работает вместе с секретаршей: с ее помощью он разбирает почту, диктует ей письма, обсуждает порядок проведения назначенных встреч и т.п. В рутине повседневности легко забываются самые приятные стороны человеческого общения, которые призваны сделать такие встречи более радостными, но, несмотря на это, совершенно недопустимо кричать: "Сьюзен! Пойдите сюда!" или заниматься выполнением обязанностей без тени улыбки, с мрачным выражением лица. Если же вы обратитесь к секретарше, скажем, так: "Сьюзен, когда вы закончите составлять это письмо, будьте добры, зайдите ко мне в кабинет, я должен вам кое-что продиктовать", - в этом обращении прозвучит не только признание того факта, что в данный момент Сьюзен занята делом одновременно вы превратите свой приказ в просьбу.
   Когда на совещании руководителей проектов вы скажете: "Джим, проект Крауса требует некоторой доработки. Вы не могли бы в ближайшие пару дней включить его в свой рабочий график?", тем самым вы признаете важность рабочего графика Джима, а также - как и в предыдущем примере - обратитесь к нему с просьбой, а не отдадите жесткий приказ.
   Заостряя внимание на слове "вы", а не на слове "я", руководитель тем самым как бы дает понять и Сьюзен, и Джиму, и остальным своим сотрудникам, что каждый из них причастен к общему делу, которому все они служат. Если же вы скажете: "Я хочу, чтобы вы пришли..." или: "Мне надо, чтобы вы доработали проект Крауса", сам тон вашей просьбы будет совсем иным.
   Отношения с коллегами
   В некоторых случаях обратиться к сослуживцам с просьбой о помощи бывает непросто. Никто не любит лентяев и бездельников, которые на каждом углу болтают о том, что горят на работе, а на самом деле не могут довести до конца ни одно задание и постоянно докучают своими вопросами окружающим. Вместе с тем, каждый будет считать своим долгом протянуть руку помощи тому, кто всегда охотно делится опытом и знаниями с другими.
   Если вам известно, что один из сотрудников в обеденный перерыв остается в кабинете, потому что ему нужно срочно считать текст документа для ожидающего клиента, и вы добровольно вызоветесь помочь своему коллеге, можете быть уверены в том, что когда вы сами будете "зашиваться" с работой, он охотно придет к вам на помощь. Я не случайно подчеркнула слово "добровольно", поскольку ваша работа не будет вам зачтена и оплачена как сверхурочные. Это - помощь равному с вами по положению сослуживцу, который в данный момент очень в ней нуждается.
   В том случае, если ваше предложение будет принято, не нужно, тем не менее, "завязывать узелок" на память в ожидании подходящего случая "поквитаться" с тем, кому вы сделали одолжение, или рассказывать всем и каждому о том, как бескорыстно вы оказали услугу. Просто можете рассчитывать на помощь этого человека тогда, когда сами окажетесь в трудном положении, и работы у вас будет выше головы.
   Какой бы пост вы ни занимали, обязательно поблагодарите того, кто вам помог в трудную минуту, даже в том случае, если оказанная услуга была весьма незначительна.
   ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ НА РАБОТЕ
   К вам в кабинет часто приходят самые разные посетители: торговые агенты, представители других фирм, ваш секретарь, пришедшие на собеседование люди, которые могут стать вашими будущими сотрудниками, коллеги, занимающие аналогичное вашему или отличающееся от него положение, клиенты и потенциальные заказчики, а также просто незнакомые люди со своими просьбами, жалобами или предложениями.
   Посетители, пришедшие раньше назначенного срока
   Если посетители приходят раньше того часа, на который вы назначили им встречу, скажите секретарше, чтобы она любезно их приняла, помогла повесить на вешалку их верхнюю одежду и предложила присесть. Когда вы вынуждены заставлять посетителей ждать, секретарша должна с ними быть особенно любезна. Ей следует известить вас об их прибытии, а вам - сделать все возможное, чтобы как можно скорее завершить то дело, которое вас задерживает. Я знакома с одним ответственным сотрудником, который лично выходит к посетителю, вынужденному ожидать приема, извиняется перед ним и говорит, когда он освободится, чтобы принять того, кому была назначена встреча. Секретарша предлагает ожидающему свежие журналы и угощает его чашечкой чая или кофе.
   Приветствия
   Когда вам следует подняться со стула? И женщины, и мужчины должны встать, когда в кабинет входит старший по возрасту или положению человек. Стоя вы приветствуете также клиента или заказчика. Для того чтобы сэкономить время, можете не вставать, когда входит секретарша, если только она не является новым сотрудником, который зашел к вам представиться. Оставайтесь сидеть и тогда, когда к вашему рабочему столу подходит кто-то из коллег, независимо от его или ее пола либо возраста, как и в предыдущем случае делая исключения для тех, кого хотят вам представить.
   В Прошлом правила хорошего тона требовали, чтобы женщина при встрече с деловым партнером-мужчиной всегда протягивала руку первой. Сейчас это вовсе не обязательно: и мужчина, и женщина могут первыми протянуть руку клиенту, заказчику, человеку, не работающему в данной компании, а также любому другому посетителю, с которым они встречаются в первый раз.
   Деловое приветствие традиционно начинается с обмена рукопожатиями. В последние годы некоторые встречи начинаются с поцелуев, которые могут оказаться как уместными, так и неуместными, в зависимости от обстоятельств. Приветственный поцелуй - жест личного характера, поэтому следует быть весьма осмотрительным, прибегая к нему в любой ситуации, связанной с деловыми отношениями. Не нужно целовать человека, с которым вы едва знакомы. Это может вызвать у него резкое неприятие, смущение или замешательство, и вы оба окажетесь в неловком положении. Проще говоря, чем дольше вы знакомы с человеком и чем прочнее установившиеся между вами личные и деловые отношения, тем больше у вас есть оснований для того, чтобы обменяться приветственными поцелуями. При этом обязательно нужно помнить о поводе, по которому вы встречаетесь, а также хорошо представлять ситуацию, в которой происходит встреча. Обмен поцелуями между деловыми партнерами во время светского приема или на собраниях, либо банкетах, куда гости приглашены с супругами, может быть вполне уместным. Если же встреча носит чисто деловой характер, и проводится она в конференц-зале или комнате для переговоров, следует ограничиться дружеским рукопожатием. Избегайте целовать тех, чье служебное положение выше или ниже вашего. Когда молодая женщина целует ответственного сотрудника, это производит такое впечатление, будто она хочет попросить его о каком-то одолжении. Если же целуют ее, напротив, может показаться, что руководитель намерен злоупотребить своим служебным положением, рассчитывая на такие действия подчиненной, которые обычно воспринимаются как предосудительные.
   Никогда не считайте себя обязанным кого-то поцеловать. Добрые чувства и расположение к человеку всегда можно выразить открытой улыбкой и фразой типа: "Очень рад вас видеть" в сочетании с рукопожатием. Если во время предыдущей встречи кто-то приветствовал вас поцелуем, и вам теперь хочется избежать такого приветствия, держитесь от этого человека на достаточном расстоянии, и перед тем, как он сможет близко к вам подойти, протяните ему руку.
   Внимание к словам собеседника
   Беседуя с посетителем во время назначенной встречи, помните, что слушать не менее важно, чем говорить. Посетитель пришел к вам для того, чтобы что-то сообщить; дайте ему возможность высказать все, что человек считает нужным, и пусть человек видит при этом вашу заинтересованность. Тело ваше должно помогать ушам слушать: смотрите на говорящего, не отводите взгляд в сторону. Отвечая, говорите искренне, предварительно взвесив свои слова. Если вы не согласны с собеседником, сдерживайте раздражение и не высказывайте возникающие по ходу его речи отрицательные замечания; "нет" тоже нужно уметь сказать любезно. Если же вы разделяете точку зрения посетителя, умерьте свой энтузиазм, особенно в том случае, если принимать решение по обсуждаемому вопросу будете не вы, а ваше руководство; не давайте обещаний, в возможности выполнения которых у вас нет полной уверенности.
   Ничто так не раздражает и не задевает посетителя, которому вы назначили встречу, как постоянные телефонные звонки, прерывающие вашу беседу. Если есть такая возможность, дайте указание секретарше ни с кем вас не соединять по телефону до окончания встречи, за исключением самых неотложных звонков. Если же кто-то позвонит вам по прямому номеру, сообщите ему, что у вас посетитель, и договоритесь, что перезвоните позже.
   Принимая посетителя, вы можете оказаться в неловком положении, если заранее не продумаете свое поведение в некоторых ситуациях.
   Как, например, вы откажете человеку в его просьбе? Можете, конечно, сказать прямо: "К сожалению, я этого сделать не могу". Однако вы вполне в состоянии объяснить при этом причину отказа: "Такое решение противоречит политике нашей компании", или: "Мне неудобно делать это", либо можете привести любую другую причину отказа. Хотя, естественно, вы никому не обязаны давать какие бы то ни было объяснения.
   Как вам лучше всего завершить беседу с назойливым коммивояжером, цель визита которого состоит в том, чтобы продать ненужную вам вещь? Можете сказать ему: "Я понял суть вашего предложения; оно достаточно интересно, и вы четко объяснили его преимущества. К сожалению, я не могу уделить вам больше времени; обдумав все, я свяжусь с вами позже".
   Что вы можете сделать, чтобы обойти тему, которую вы не хотели бы затрагивать в беседе? В этом случае уместно сослаться на личные обстоятельства, либо поставить собеседника в известность о том, что решение компании по данному вопросу пока не подлежит разглашению. Поэтому ответить можно просто: "К сожалению, я не хочу (или не имею права) в настоящее время обсуждать этот вопрос. Надеюсь, вы меня правильно понимаете".
   Что делать в том случае, когда вы не знаете, как ответить на заданный вопрос? Ничто не мешает вам прямо сказать: "Я, к сожалению, не знаю". Тем не менее, правила хорошего тона требуют, чтобы вы продолжили мысль и добавили, в частности, такую фразу: "Но, мне кажется, я могу назвать человека, который ответит на ваш вопрос". Если этот человек находится поблизости или соответствующее разъяснение можно получить сразу же, позвонив ему по телефону, можете связать собеседника с тем сотрудником, который владеет интересующей вашего посетителя информацией. Если же для ответа на поставленный вопрос требуется время и дополнительные усилия, скажите, что вы свяжетесь с вашим собеседником позже и предоставите ему ответ на интересующий его вопрос.