Страница:
Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображения и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специалисты на местах могли соответствующим образом наладить оборудование. Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каждого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем временно был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными параметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконференцию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале, а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значение, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следует помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе внимание жестами.
Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое другое совещание.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое - председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня. Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она могут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
Завершение совещания или собрания
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь, это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слушать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили собравшимся, а также за прекрасную речь.
Когда вам надо выступить с речью
Залогом успеха любого публичного выступления является хорошая подготовка к нему и обязательная предварительная репетиция. Ваша речь может быть продолжительной или краткой, серьезной или забавной, однако уверенность в том, что собранный вами материал заслуживает внимания, равно как то удовлетворение, которое вы получите, произнеся текст выступления с блеском, с лихвой компенсируют вам долгие часы, потраченные на составление речи и ее многократное повторение.
Если в том нет насущной необходимости, не пишите свое выступление полностью, чтобы потом прочесть текст на публике. Независимо от того, насколько хорошо вы знакомы с материалом, чтение по бумажке лишит вас радости непосредственного общения с аудиторией, которая быстро утратит к вам интерес. При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обязательно нужно иметь перед глазами всю речь, читайте ее перед выступлением столько раз, чтобы запомнить почти наизусть. В этом случае вам легче будет удерживать внимание слушателей.
Несмотря на то что во многих пособиях по ораторскому искусству рекомендуется разнообразить выступление шутками, лучше вообще не шутить, чем пошутить неудачно. Если же вы решите "приправить" свою речь остроумными замечаниями, чтобы лучше завладеть вниманием аудитории, эти замечания не должны показаться слушателям ни безвкусными, ни нелепыми. Очень немногие ораторы обладают даром острословия, и, если вы не относитесь к их числу, не стоит переживать. Серьезность вполне может соперничать с юмором, особенно в том случае, когда вы затрагиваете близкую сердцам слушателей тему.
К числу остальных советов, которые хотелось бы дать тем, кто намерен выступать на собрании или обращаться к широкой аудитории, можно отнести следующие:
Старайтесь говорить хорошо поставленным голосом и не очень громко. Перед началом выступления установите микрофон на оптимальном расстоянии, чтобы вас было хорошо слышно на последних рядах, и вместе с тем в динамиках не раздавалось ни пронзительного визга, ни ужасающих хрипов от того, что вы слишком близко поднесли микрофон к губам. Не свистите и не постукивайте по нему пальцами - обычным голосом спросите, хорошо ли вас слышат сидящие сзади. Убедитесь в том, что микрофон расположен на удобной для вас высоте, чтобы вы могли перед ним нормально стоять. Ничто не выглядит столь нелепо, как верзила, в три погибели согнувшийся над микрофоном, или коротышка, пытающийся встать на цыпочки, чтобы дотянуться до микрофонной стойки. Придерживайтесь темы своего выступления. Даже в том случае, если вы мастер импровизации, добавление предварительно не отрепетированных вставок, призванных сделать вашу речь более остроумной или убедительной, может привести вас к нарушению последовательности изложения и уклонению от основной темы выступления или доклада.
Обратите внимание на жестикуляцию. Если вы будете выступать с кафедры, можете держаться за ее боковые края и при необходимости переворачивать страницы текста выступления. Не вертите ничего в руках, не теребите вещи, лежащие у вас в карманах и не держите трясущиеся руки перед собой - так вы рискуете перепутать или уронить на пол страницы своего выступления. Если вам некуда деть руки, сосредоточтесь на том, чтобы держать их спокойно. Жестикуляция может усилить выразительность вашего выступления, однако, если вы не знаете, как этого добиться, не крутите и не машите руками попусту, отвлекая внимание слушателей от содержания своего доклада. Никогда не берите в руки микрофон, установленный на штативе. Он разнесет звук от ваших пальцев по всему залу, а ваше волнение может произвести на слушателей - одновременно являющихся и зрителями - впечатление того, что вы отчаянно боретесь за собственную жизнь.
Почувствовав потребность чихнуть или прокашляться - так и сделайте. Если у вас начнется приступ кашля - извинитесь перед аудиторией. Сделайте паузу, выпейте воды, дайте горлу отдохнуть. На всякий случай вам всегда следует иметь в кармане носовой платок.
Когда время вашего выступления истекло или вы сказали все, что хотели, в заключение можете подвести краткие итоги сказанному. Слушатели сочтут вас прекрасным оратором, коль скоро вы позволите им покинуть зал до того, как от нетерпения они уже просто не смогут спокойно сидеть, а также если вы оставите им надежду на то, что вам еще есть о чем поговорить.
Если вам предложили выступить неожиданно
Никогда не говорите: "Я не привык выступать перед аудиторией" или: "Вы бы сначала спросили мое мнение - терпеть не могу говорить со сцены". Большинство людей сильно волнуются, когда им приходится выступать перед слушателями, поэтому, если их застают врасплох, им бывает труднее связно изложить то, чем они хотели бы поделиться с окружающими. Тем не менее, сделайте все возможное, чтобы быть на высоте положения: глубоко вздохните и начните громко говорить, только не срывайтесь на крик.
Если кто-нибудь попросит вас сказать "несколько слов" после выступления предыдущего оратора, с вашей стороны будет крайне невежливо заявить в ответ: "Боюсь, что уважаемая председательствующая чрезмерно преувеличивает мои скромные возможности". Скромность украшает человека, но человек скромный от украшений отказывается, поэтому такое нежелание взять слово прозвучит для присутствующих неубедительно, и к тому же выставит вас не в самом выгодном свете перед тем, кто проводит встречу.
Лучше просто встать и сказать: "Спасибо тебе, Генри, за теплые слова в мой адрес", а потом сделать несколько комментариев по поводу выступления предыдущего оратора.
Ответы на вопросы
Нередко после выступления слушатели обращаются к докладчику с вопросами. Вы успешнее справитесь с ответами на них, если сможете организовать диалог со слушателями, соблюдая несколько нехитрых правил. Прежде всего предложите всем собравшимся задавать вопросы только тогда, когда вы позволите им это сделать. Попросите их подниматься с места и, по возможности, перед тем как сформулировать свой вопрос, представляться и называть свою профессию. После этого повторите заданный вопрос с тем, чтобы все присутствующие могли его расслышать.
Если кто-то вместо того, чтобы задать вопрос, сам начнет пускаться в пространные рассуждения, можете перебить его и вежливо спросить: "Скажите, пожалуйста, в чем же, собственно, состоит ваш вопрос?"
В том случае, когда вы не знаете, как ответить, не бойтесь признать этот факт. Можете даже высказать такое предположение: "Я вовсе не исключаю, что кто-то из собравшихся лучше меня осведомлен об этой проблеме. Было бы очень неплохо, если бы этот человек ответил на ваш вопрос".
Если кто-то задаст вам откровенно провокационный вопрос, можете оставить таковой без ответа, подчеркнув, что здесь не место для конфронтации или выяснения отношений. Другой вариант - отложить ответ на данный вопрос, предложив спрашивающему встретиться с вами позже и обсудить проблему. Некоторые ораторы выходят из положения, заметив: "Я вижу, мое высказывание вызвало у вас раздражение. Позвольте мне в связи с этим более подробно остановиться на моей точке зрения".
Когда кто-то задает вопрос, явно свидетельствующий о недостатке у него фактического материала, вы можете сказать: "Мне представляется, что вы располагаете неполной информацией. Перед тем, как я вам отвечу, позвольте мне сначала изложить основные факты".
Если один и тот же человек беспрерывно забрасывает вас вопросами, не давая остальным раскрыть рот, можете предложить ему встретиться позже и сказать: "Я польщен вашим интересом к поднятой теме, однако будет более справедливо предоставить возможность задать вопросы и остальным собравшимся".
ВЫСТУПЛЕНИЯ ПО РАДИО И ТЕЛЕВИДЕНИЮ
Развитие кабельного и спутникового телевидения - явление сравнительно новое, однако благодаря ему значительно увеличилось число телевизионных программ на локальном, национальном и международном уровнях. На каком-то этапе вашей служебной деятельности к вам могут обратиться с просьбой представить вашу компанию по радио или телевидению. Самое главное при этом - помнить о том, что вы являетесь гостем в доме тех, кто вас слушает или смотрит по телевизору. Поэтому ваше поведение должно быть таким же, как если бы вы лично пришли в гости к слушателям или зрителям. Говорить вам следует хорошо поставленным голосом, как будто вы находитесь в одном помещении с теми, к кому обращаетесь. Не забывайте при этом о том, что микрофон передаст звон монет в вашем кармане или шуршание бумаг на столе гораздо отчетливее, чем эти звуки слышны в обычной обстановке. Поэтому перед началом передачи убедитесь в том, что при вас нет никаких источников побочных шумов. Если во время трансляции у вас берут интервью, лучше смотреть на собеседника, чем непосредственно в камеру. Однако, когда вы хотели бы остановиться на важном для вас или вашей компании вопросе и более четко донести его смысл до аудитории, вам следует смотреть в камеру.
В том случае, когда передача идет в прямом эфире, держитесь естественно, не пытайтесь казаться значительнее. Если другие участники программы начинают слишком шумно себя вести или чересчур активно обсуждать какой-то вопрос, не стремитесь попасть в камеру, старайтесь лучше остаться в стороне. Спокойно переждав, пока страсти улягутся, остальные участники передачи успокоятся и тема обсуждения изменится, вы тем самым сохраните свое достоинство.
Если вас пригласили принять участие в передаче благотворительного характера или в дискуссионной программе, убедитесь в том, что ведущий точно знает, чем вы занимаетесь, и заранее обсудите с ним тот сюжет, по поводу которого он должен будет обратиться к вам с вопросом. В противном случае, у вас могут возникнуть трудности с освещением именно той проблемы, ради которой вы пришли на передачу. Если вы являетесь участником одной из дискуссионных групп, прислушивайтесь к вопросам, которые зрители задают членам команды соперников, не сосредоточивайте все внимание исключительно на том, о чем спрашивают вашу собственную команду. Вместе с тем, готовьтесь к ответам тщательно, чтобы то, что вы будете говорить, звучало убедительно и интересно. Ничто так не расстраивает ведущего передачи, как гость, от которого трудно добиться чего-то большего, чем "Да", "Нет" или "Может быть".
Следите за тем, чтобы не говорить свысока, менторским тоном. Не забывайте о том, что в домах людей, которые на вас смотрят, - вы гость. Это самые разные люди, и вы никак не можете знать больше, чем каждый из них о своей профессии. Иначе говоря, не следует недооценивать уровень интеллектуального развития ваших зрителей. Вместе с тем, если они решили смотреть именно ту программу, по которой транслируется ваше выступление, не нужно и переоценивать глубину их представлений о рассматриваемом предмете.
1 /. ПРОДВИЖЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ
УЗЕЛКИ НА ПАМЯТЬ
Иногда случается так, что человек, который при приеме на работу произвел прекрасное впечатление и, казалось, должен был быстро продвигаться по службе, на самом деле так и не получает повышения. В чем причина? Вполне возможно, что уровень его профессиональной подготовки и творческие способности не вызывают сомнений, однако этого человека постигла неудача из-за того, что он не уделял внимания мелочам. Сотрудник, успешно продвигающийся по службе, обращает внимание на некоторые особенности поведения.
Манера разговаривать
Косноязычие обычно мешает людям продвигаться по службе. По поводу того, вводить в школьную программу уроки ораторского искусства или нет, идут нескончаемые дебаты, причем противники такого предложения выдвигают довод о том, что унификация разговорной речи может лишить учащихся их культурных традиций. Не вдаваясь в детали обсуждения этого немаловажного вопроса, отметим лишь, что уважающее себя руководство компании никогда не назначит сотрудника на должность, требующую общения с людьми, в том случае, если у кандидата не все гладко с разговорной речью. Я хотела бы посоветовать сотрудникам фирм, связанных с проблемами рынка и общением с другими людьми, исправить недостатки устной речи и выговора, если они таковыми страдают. В случае необходимости можете брать уроки ораторского мастерства, а дома работать над повышением вашего общего культурного уровня. Неумение четко излагать свои мысли - существенный недостаток для бизнесмена.
Отношение к работе
Благожелательный настрой продвинет вас по службе значительно быстрее, чем жалобы и постоянное выражение недовольства. Вы имеете полное право не соглашаться с той манерой одеваться, которая существует на вашей фирме, или с политикой предоставления отпусков, и даже подстрекать сослуживцев к отстаиванию своих прав, однако такое отношение к проблеме вряд ли ускорит ваше продвижение по служебной лестнице. Поэтому, прежде чем решиться на какой-то поступок, задумайтесь над тем, чего вам больше хочется: вступить с руководством компании в борьбу за ваши права или скорее получить более высокую должность? После этого действуйте сообразно принятому решению.
Пунктуальность
Вовремя приходите на работу; не опаздывайте на совещания; сдавайте докладные записки в установленные сроки; не поглядывайте постоянно на часы в ожидании конца рабочего дня. Если вы никак не можете уложиться в названные сроки, скажите об этом начальнику тогда, когда он будет давать вам поручение, убедительно аргументировав при этом свою позицию.
Грамотность
Ответственные сотрудники корпораций часто выражают озабоченность в связи с тем, что многие их подчиненные недостаточно грамотны, - допускают пунктуационные и орфографические или грамматические ошибки, неверно пишут имена, не могут правильно разбить текст на предложения и абзацы. Зачастую складывается впечатление, что подготовка учащихся в школах не отвечает необходимым требованиям. Тем не менее, аттестат зрелости не сможет прикрыть недочеты в вашей работе. Коль скоро вам не хватает знаний, пройдите повторный курс обучения или курсы повышения квалификации. Если же вы просто безответственно подходите к делу, задумайтесь над тем, какой вред работе может нанести каждая ваша ошибка, и постарайтесь относиться к выполнению своих обязанностей более добросовестно.
Не тратьте времени даром
Независимо от того, насколько вы сами прилежны и старательны, нередко бывает так, что сослуживцы используют общение с вами в качестве предлога для оправдания даром потраченного времени - как их собственного, так и вашего. Подчас они находят тысячи способов оторвать вас от дела, но вам при этом далеко не всегда стоит уделять им внимание. В большинстве случаев следует вежливо избавиться от их назойливости.
Если вам звонит по телефону какой-нибудь любитель поболтать, уловив суть его сообщения, можете прервать поток красноречия этого человека такими, например, словами: "Я поняла вашу просьбу и вышлю вам соответствующие формуляры. Благодарю вас за звонок, а теперь, к сожалению, мне надо идти".
В том случае, когда вы уже обо всем договорились с посетителем, а он и не думает уходить, поднимитесь со стула и скажите ему: "Мне очень жаль, но сейчас я вынужден вернуться к неотложным делам".
Если кто-то спросил вас: "У тебя есть свободная минутка?", а у вас совершенно нет времени, или вы по опыту знаете, что эта "минутка" растянется на целый час, позиция ваша должна быть непреклонной. "Минутка у меня есть, - следует сказать вам, - но если ты за нее не уложишься, нам лучше поговорить в другой раз".
Предусмотрительность
Старайтесь думать об окружающих вас сотрудниках. На работе, как и в семье, постоянное общение сближает людей. Вы можете улучшить отношения в своем рабочем коллективе, обращая внимание на потребности окружающих и избегая таких действий, которые их раздражают. Букетик цветов в день рождения, дружеская услуга, спокойное поведение, не отвлекающее других от дела, - все это может способствовать созданию вокруг вас благожелательной атмосферы, и о вас станут говорить, как о сотруднике, умеющем работать с людьми.
Кроме того, предупредительность поможет вам избежать неловких ситуаций, которые время от времени могут возникать в любом отделе. Так, например, вы находитесь у кого-то в кабинете, когда там зазвонил телефон хотя вы и не можете знать, личного характера этот звонок или нет, - вам лучше подняться со стула и тихо спросить: "Может быть, мне подождать в приемной, пока вы поговорите?" Если кто-то входит в кабинет с очевидным намерением найти там того, кто в данный момент отсутствует, вы могли бы спросить у вошедшего: "Я могу вам чем-то помочь?" Короче говоря, быть предусмотрительным - значит следовать неписаным правилам учтивости и в нужный момент приходить к людям на помощь, когда они сами не решаются вас об этом попросить.
Проявление инициативы
И начальство, и сотрудники с осуждением относятся к проявлению на работе агрессивности. Что же касается инициативы, то она всеми приветствуется. Где между ними пролегает водораздел? Агрессивность непрошенно вторгается в жизнь, отражая попытку человека утвердиться силой; инициатива же движет людей к свершениям, помогает достижению совместно обозначенных целей.
ПОСТУПКИ. КОТОРЫХ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ
Если соблюдение перечисленных выше правил поведения на службе может помочь вам подняться по служебной лестнице, то нижеследующие поступки могут навсегда оставить вас в самом низу.
Сплетни
Не обсуждайте с сослуживцами других сотрудников вашей компании ни на работе, ни в дружеской обстановке. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь.
Отсутствие и опоздания
Старайтесь как можно меньше отсутствовать на службе в рабочее время. Если вам положены три персональных кратковременных отпуска или десять дней, которые вы можете провести дома по болезни, избегайте пользоваться ими без необходимости. Не следует пребывать на работе в дурном расположении духа: ни насморк, ни головная боль не освободят вас от служебных обязанностей. А регулярные отсутствия на работе будут занесены в ваше личное дело и станут частью вашей репутации.
Приезжайте на службу за несколько минут до ее начала, и пусть это время уйдет у вас на то, чтобы подготовиться к рабочему дню.
Неряшливость
Будьте всегда подтянуты и аккуратны - волосы должны быть причесаны, рубашка заправлена в брюки, ботинки начищены, костюм отутюжен. На вашем письменном столе должны царить чистота и порядок. Неряшливость же свидетельствует лишь о том, что вы относитесь к работе спустя рукава.
Обсуждение личных проблем
Личные проблемы лучше оставлять дома. Даже в том случае, когда коллеги одновременно являются вашими друзьями, вопросы, не имеющие непосредственного отношения к службе, лучше обсуждать не на работе; поэтому вы правильно поступите, уделяя им внимание в свое свободное время. Кроме того, в этом случае ваша личная жизнь не станет предметом пересудов всех сотрудников отдела. Продвижению по службе способствуют профессиональные качества, а попытки решить личные проблемы в рабочее время отнюдь не свидетельствуют в пользу ваших деловых качеств.
Разглашение конфиденциальной информации
Когда вы имеете доступ к информации для служебного пользования, вам следует заботиться о том, чтобы она оставалась конфиденциальной. Вы можете быть в курсе еще не преданных огласке планов, секретных сведений финансового или личного характера; не разглашайте то, что вам известно. Если вы не знаете, имеет ли определенная информация закрытый характер, спросите об этом у руководства. Не забывайте и о том, что размер вашей зарплаты также относится к сведениям, не подлежащим разглашению; так к этому и относитесь.
Посещения родственников
Несмотря на то что вашей жене (мужу) и детям может быть очень интересно посмотреть, где вы работаете, удовлетворение их любопытства не ускорит вашего продвижения по службе. Если вы, тем не менее, решите показать им свое рабочее место, сделайте это в выходные дни, когда никого из сотрудников на работе не будет.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконференцию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале, а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значение, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следует помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе внимание жестами.
Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое другое совещание.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое - председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня. Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она могут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
Завершение совещания или собрания
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь, это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слушать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили собравшимся, а также за прекрасную речь.
Когда вам надо выступить с речью
Залогом успеха любого публичного выступления является хорошая подготовка к нему и обязательная предварительная репетиция. Ваша речь может быть продолжительной или краткой, серьезной или забавной, однако уверенность в том, что собранный вами материал заслуживает внимания, равно как то удовлетворение, которое вы получите, произнеся текст выступления с блеском, с лихвой компенсируют вам долгие часы, потраченные на составление речи и ее многократное повторение.
Если в том нет насущной необходимости, не пишите свое выступление полностью, чтобы потом прочесть текст на публике. Независимо от того, насколько хорошо вы знакомы с материалом, чтение по бумажке лишит вас радости непосредственного общения с аудиторией, которая быстро утратит к вам интерес. При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обязательно нужно иметь перед глазами всю речь, читайте ее перед выступлением столько раз, чтобы запомнить почти наизусть. В этом случае вам легче будет удерживать внимание слушателей.
Несмотря на то что во многих пособиях по ораторскому искусству рекомендуется разнообразить выступление шутками, лучше вообще не шутить, чем пошутить неудачно. Если же вы решите "приправить" свою речь остроумными замечаниями, чтобы лучше завладеть вниманием аудитории, эти замечания не должны показаться слушателям ни безвкусными, ни нелепыми. Очень немногие ораторы обладают даром острословия, и, если вы не относитесь к их числу, не стоит переживать. Серьезность вполне может соперничать с юмором, особенно в том случае, когда вы затрагиваете близкую сердцам слушателей тему.
К числу остальных советов, которые хотелось бы дать тем, кто намерен выступать на собрании или обращаться к широкой аудитории, можно отнести следующие:
Старайтесь говорить хорошо поставленным голосом и не очень громко. Перед началом выступления установите микрофон на оптимальном расстоянии, чтобы вас было хорошо слышно на последних рядах, и вместе с тем в динамиках не раздавалось ни пронзительного визга, ни ужасающих хрипов от того, что вы слишком близко поднесли микрофон к губам. Не свистите и не постукивайте по нему пальцами - обычным голосом спросите, хорошо ли вас слышат сидящие сзади. Убедитесь в том, что микрофон расположен на удобной для вас высоте, чтобы вы могли перед ним нормально стоять. Ничто не выглядит столь нелепо, как верзила, в три погибели согнувшийся над микрофоном, или коротышка, пытающийся встать на цыпочки, чтобы дотянуться до микрофонной стойки. Придерживайтесь темы своего выступления. Даже в том случае, если вы мастер импровизации, добавление предварительно не отрепетированных вставок, призванных сделать вашу речь более остроумной или убедительной, может привести вас к нарушению последовательности изложения и уклонению от основной темы выступления или доклада.
Обратите внимание на жестикуляцию. Если вы будете выступать с кафедры, можете держаться за ее боковые края и при необходимости переворачивать страницы текста выступления. Не вертите ничего в руках, не теребите вещи, лежащие у вас в карманах и не держите трясущиеся руки перед собой - так вы рискуете перепутать или уронить на пол страницы своего выступления. Если вам некуда деть руки, сосредоточтесь на том, чтобы держать их спокойно. Жестикуляция может усилить выразительность вашего выступления, однако, если вы не знаете, как этого добиться, не крутите и не машите руками попусту, отвлекая внимание слушателей от содержания своего доклада. Никогда не берите в руки микрофон, установленный на штативе. Он разнесет звук от ваших пальцев по всему залу, а ваше волнение может произвести на слушателей - одновременно являющихся и зрителями - впечатление того, что вы отчаянно боретесь за собственную жизнь.
Почувствовав потребность чихнуть или прокашляться - так и сделайте. Если у вас начнется приступ кашля - извинитесь перед аудиторией. Сделайте паузу, выпейте воды, дайте горлу отдохнуть. На всякий случай вам всегда следует иметь в кармане носовой платок.
Когда время вашего выступления истекло или вы сказали все, что хотели, в заключение можете подвести краткие итоги сказанному. Слушатели сочтут вас прекрасным оратором, коль скоро вы позволите им покинуть зал до того, как от нетерпения они уже просто не смогут спокойно сидеть, а также если вы оставите им надежду на то, что вам еще есть о чем поговорить.
Если вам предложили выступить неожиданно
Никогда не говорите: "Я не привык выступать перед аудиторией" или: "Вы бы сначала спросили мое мнение - терпеть не могу говорить со сцены". Большинство людей сильно волнуются, когда им приходится выступать перед слушателями, поэтому, если их застают врасплох, им бывает труднее связно изложить то, чем они хотели бы поделиться с окружающими. Тем не менее, сделайте все возможное, чтобы быть на высоте положения: глубоко вздохните и начните громко говорить, только не срывайтесь на крик.
Если кто-нибудь попросит вас сказать "несколько слов" после выступления предыдущего оратора, с вашей стороны будет крайне невежливо заявить в ответ: "Боюсь, что уважаемая председательствующая чрезмерно преувеличивает мои скромные возможности". Скромность украшает человека, но человек скромный от украшений отказывается, поэтому такое нежелание взять слово прозвучит для присутствующих неубедительно, и к тому же выставит вас не в самом выгодном свете перед тем, кто проводит встречу.
Лучше просто встать и сказать: "Спасибо тебе, Генри, за теплые слова в мой адрес", а потом сделать несколько комментариев по поводу выступления предыдущего оратора.
Ответы на вопросы
Нередко после выступления слушатели обращаются к докладчику с вопросами. Вы успешнее справитесь с ответами на них, если сможете организовать диалог со слушателями, соблюдая несколько нехитрых правил. Прежде всего предложите всем собравшимся задавать вопросы только тогда, когда вы позволите им это сделать. Попросите их подниматься с места и, по возможности, перед тем как сформулировать свой вопрос, представляться и называть свою профессию. После этого повторите заданный вопрос с тем, чтобы все присутствующие могли его расслышать.
Если кто-то вместо того, чтобы задать вопрос, сам начнет пускаться в пространные рассуждения, можете перебить его и вежливо спросить: "Скажите, пожалуйста, в чем же, собственно, состоит ваш вопрос?"
В том случае, когда вы не знаете, как ответить, не бойтесь признать этот факт. Можете даже высказать такое предположение: "Я вовсе не исключаю, что кто-то из собравшихся лучше меня осведомлен об этой проблеме. Было бы очень неплохо, если бы этот человек ответил на ваш вопрос".
Если кто-то задаст вам откровенно провокационный вопрос, можете оставить таковой без ответа, подчеркнув, что здесь не место для конфронтации или выяснения отношений. Другой вариант - отложить ответ на данный вопрос, предложив спрашивающему встретиться с вами позже и обсудить проблему. Некоторые ораторы выходят из положения, заметив: "Я вижу, мое высказывание вызвало у вас раздражение. Позвольте мне в связи с этим более подробно остановиться на моей точке зрения".
Когда кто-то задает вопрос, явно свидетельствующий о недостатке у него фактического материала, вы можете сказать: "Мне представляется, что вы располагаете неполной информацией. Перед тем, как я вам отвечу, позвольте мне сначала изложить основные факты".
Если один и тот же человек беспрерывно забрасывает вас вопросами, не давая остальным раскрыть рот, можете предложить ему встретиться позже и сказать: "Я польщен вашим интересом к поднятой теме, однако будет более справедливо предоставить возможность задать вопросы и остальным собравшимся".
ВЫСТУПЛЕНИЯ ПО РАДИО И ТЕЛЕВИДЕНИЮ
Развитие кабельного и спутникового телевидения - явление сравнительно новое, однако благодаря ему значительно увеличилось число телевизионных программ на локальном, национальном и международном уровнях. На каком-то этапе вашей служебной деятельности к вам могут обратиться с просьбой представить вашу компанию по радио или телевидению. Самое главное при этом - помнить о том, что вы являетесь гостем в доме тех, кто вас слушает или смотрит по телевизору. Поэтому ваше поведение должно быть таким же, как если бы вы лично пришли в гости к слушателям или зрителям. Говорить вам следует хорошо поставленным голосом, как будто вы находитесь в одном помещении с теми, к кому обращаетесь. Не забывайте при этом о том, что микрофон передаст звон монет в вашем кармане или шуршание бумаг на столе гораздо отчетливее, чем эти звуки слышны в обычной обстановке. Поэтому перед началом передачи убедитесь в том, что при вас нет никаких источников побочных шумов. Если во время трансляции у вас берут интервью, лучше смотреть на собеседника, чем непосредственно в камеру. Однако, когда вы хотели бы остановиться на важном для вас или вашей компании вопросе и более четко донести его смысл до аудитории, вам следует смотреть в камеру.
В том случае, когда передача идет в прямом эфире, держитесь естественно, не пытайтесь казаться значительнее. Если другие участники программы начинают слишком шумно себя вести или чересчур активно обсуждать какой-то вопрос, не стремитесь попасть в камеру, старайтесь лучше остаться в стороне. Спокойно переждав, пока страсти улягутся, остальные участники передачи успокоятся и тема обсуждения изменится, вы тем самым сохраните свое достоинство.
Если вас пригласили принять участие в передаче благотворительного характера или в дискуссионной программе, убедитесь в том, что ведущий точно знает, чем вы занимаетесь, и заранее обсудите с ним тот сюжет, по поводу которого он должен будет обратиться к вам с вопросом. В противном случае, у вас могут возникнуть трудности с освещением именно той проблемы, ради которой вы пришли на передачу. Если вы являетесь участником одной из дискуссионных групп, прислушивайтесь к вопросам, которые зрители задают членам команды соперников, не сосредоточивайте все внимание исключительно на том, о чем спрашивают вашу собственную команду. Вместе с тем, готовьтесь к ответам тщательно, чтобы то, что вы будете говорить, звучало убедительно и интересно. Ничто так не расстраивает ведущего передачи, как гость, от которого трудно добиться чего-то большего, чем "Да", "Нет" или "Может быть".
Следите за тем, чтобы не говорить свысока, менторским тоном. Не забывайте о том, что в домах людей, которые на вас смотрят, - вы гость. Это самые разные люди, и вы никак не можете знать больше, чем каждый из них о своей профессии. Иначе говоря, не следует недооценивать уровень интеллектуального развития ваших зрителей. Вместе с тем, если они решили смотреть именно ту программу, по которой транслируется ваше выступление, не нужно и переоценивать глубину их представлений о рассматриваемом предмете.
1 /. ПРОДВИЖЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ
УЗЕЛКИ НА ПАМЯТЬ
Иногда случается так, что человек, который при приеме на работу произвел прекрасное впечатление и, казалось, должен был быстро продвигаться по службе, на самом деле так и не получает повышения. В чем причина? Вполне возможно, что уровень его профессиональной подготовки и творческие способности не вызывают сомнений, однако этого человека постигла неудача из-за того, что он не уделял внимания мелочам. Сотрудник, успешно продвигающийся по службе, обращает внимание на некоторые особенности поведения.
Манера разговаривать
Косноязычие обычно мешает людям продвигаться по службе. По поводу того, вводить в школьную программу уроки ораторского искусства или нет, идут нескончаемые дебаты, причем противники такого предложения выдвигают довод о том, что унификация разговорной речи может лишить учащихся их культурных традиций. Не вдаваясь в детали обсуждения этого немаловажного вопроса, отметим лишь, что уважающее себя руководство компании никогда не назначит сотрудника на должность, требующую общения с людьми, в том случае, если у кандидата не все гладко с разговорной речью. Я хотела бы посоветовать сотрудникам фирм, связанных с проблемами рынка и общением с другими людьми, исправить недостатки устной речи и выговора, если они таковыми страдают. В случае необходимости можете брать уроки ораторского мастерства, а дома работать над повышением вашего общего культурного уровня. Неумение четко излагать свои мысли - существенный недостаток для бизнесмена.
Отношение к работе
Благожелательный настрой продвинет вас по службе значительно быстрее, чем жалобы и постоянное выражение недовольства. Вы имеете полное право не соглашаться с той манерой одеваться, которая существует на вашей фирме, или с политикой предоставления отпусков, и даже подстрекать сослуживцев к отстаиванию своих прав, однако такое отношение к проблеме вряд ли ускорит ваше продвижение по служебной лестнице. Поэтому, прежде чем решиться на какой-то поступок, задумайтесь над тем, чего вам больше хочется: вступить с руководством компании в борьбу за ваши права или скорее получить более высокую должность? После этого действуйте сообразно принятому решению.
Пунктуальность
Вовремя приходите на работу; не опаздывайте на совещания; сдавайте докладные записки в установленные сроки; не поглядывайте постоянно на часы в ожидании конца рабочего дня. Если вы никак не можете уложиться в названные сроки, скажите об этом начальнику тогда, когда он будет давать вам поручение, убедительно аргументировав при этом свою позицию.
Грамотность
Ответственные сотрудники корпораций часто выражают озабоченность в связи с тем, что многие их подчиненные недостаточно грамотны, - допускают пунктуационные и орфографические или грамматические ошибки, неверно пишут имена, не могут правильно разбить текст на предложения и абзацы. Зачастую складывается впечатление, что подготовка учащихся в школах не отвечает необходимым требованиям. Тем не менее, аттестат зрелости не сможет прикрыть недочеты в вашей работе. Коль скоро вам не хватает знаний, пройдите повторный курс обучения или курсы повышения квалификации. Если же вы просто безответственно подходите к делу, задумайтесь над тем, какой вред работе может нанести каждая ваша ошибка, и постарайтесь относиться к выполнению своих обязанностей более добросовестно.
Не тратьте времени даром
Независимо от того, насколько вы сами прилежны и старательны, нередко бывает так, что сослуживцы используют общение с вами в качестве предлога для оправдания даром потраченного времени - как их собственного, так и вашего. Подчас они находят тысячи способов оторвать вас от дела, но вам при этом далеко не всегда стоит уделять им внимание. В большинстве случаев следует вежливо избавиться от их назойливости.
Если вам звонит по телефону какой-нибудь любитель поболтать, уловив суть его сообщения, можете прервать поток красноречия этого человека такими, например, словами: "Я поняла вашу просьбу и вышлю вам соответствующие формуляры. Благодарю вас за звонок, а теперь, к сожалению, мне надо идти".
В том случае, когда вы уже обо всем договорились с посетителем, а он и не думает уходить, поднимитесь со стула и скажите ему: "Мне очень жаль, но сейчас я вынужден вернуться к неотложным делам".
Если кто-то спросил вас: "У тебя есть свободная минутка?", а у вас совершенно нет времени, или вы по опыту знаете, что эта "минутка" растянется на целый час, позиция ваша должна быть непреклонной. "Минутка у меня есть, - следует сказать вам, - но если ты за нее не уложишься, нам лучше поговорить в другой раз".
Предусмотрительность
Старайтесь думать об окружающих вас сотрудниках. На работе, как и в семье, постоянное общение сближает людей. Вы можете улучшить отношения в своем рабочем коллективе, обращая внимание на потребности окружающих и избегая таких действий, которые их раздражают. Букетик цветов в день рождения, дружеская услуга, спокойное поведение, не отвлекающее других от дела, - все это может способствовать созданию вокруг вас благожелательной атмосферы, и о вас станут говорить, как о сотруднике, умеющем работать с людьми.
Кроме того, предупредительность поможет вам избежать неловких ситуаций, которые время от времени могут возникать в любом отделе. Так, например, вы находитесь у кого-то в кабинете, когда там зазвонил телефон хотя вы и не можете знать, личного характера этот звонок или нет, - вам лучше подняться со стула и тихо спросить: "Может быть, мне подождать в приемной, пока вы поговорите?" Если кто-то входит в кабинет с очевидным намерением найти там того, кто в данный момент отсутствует, вы могли бы спросить у вошедшего: "Я могу вам чем-то помочь?" Короче говоря, быть предусмотрительным - значит следовать неписаным правилам учтивости и в нужный момент приходить к людям на помощь, когда они сами не решаются вас об этом попросить.
Проявление инициативы
И начальство, и сотрудники с осуждением относятся к проявлению на работе агрессивности. Что же касается инициативы, то она всеми приветствуется. Где между ними пролегает водораздел? Агрессивность непрошенно вторгается в жизнь, отражая попытку человека утвердиться силой; инициатива же движет людей к свершениям, помогает достижению совместно обозначенных целей.
ПОСТУПКИ. КОТОРЫХ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ
Если соблюдение перечисленных выше правил поведения на службе может помочь вам подняться по служебной лестнице, то нижеследующие поступки могут навсегда оставить вас в самом низу.
Сплетни
Не обсуждайте с сослуживцами других сотрудников вашей компании ни на работе, ни в дружеской обстановке. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь.
Отсутствие и опоздания
Старайтесь как можно меньше отсутствовать на службе в рабочее время. Если вам положены три персональных кратковременных отпуска или десять дней, которые вы можете провести дома по болезни, избегайте пользоваться ими без необходимости. Не следует пребывать на работе в дурном расположении духа: ни насморк, ни головная боль не освободят вас от служебных обязанностей. А регулярные отсутствия на работе будут занесены в ваше личное дело и станут частью вашей репутации.
Приезжайте на службу за несколько минут до ее начала, и пусть это время уйдет у вас на то, чтобы подготовиться к рабочему дню.
Неряшливость
Будьте всегда подтянуты и аккуратны - волосы должны быть причесаны, рубашка заправлена в брюки, ботинки начищены, костюм отутюжен. На вашем письменном столе должны царить чистота и порядок. Неряшливость же свидетельствует лишь о том, что вы относитесь к работе спустя рукава.
Обсуждение личных проблем
Личные проблемы лучше оставлять дома. Даже в том случае, когда коллеги одновременно являются вашими друзьями, вопросы, не имеющие непосредственного отношения к службе, лучше обсуждать не на работе; поэтому вы правильно поступите, уделяя им внимание в свое свободное время. Кроме того, в этом случае ваша личная жизнь не станет предметом пересудов всех сотрудников отдела. Продвижению по службе способствуют профессиональные качества, а попытки решить личные проблемы в рабочее время отнюдь не свидетельствуют в пользу ваших деловых качеств.
Разглашение конфиденциальной информации
Когда вы имеете доступ к информации для служебного пользования, вам следует заботиться о том, чтобы она оставалась конфиденциальной. Вы можете быть в курсе еще не преданных огласке планов, секретных сведений финансового или личного характера; не разглашайте то, что вам известно. Если вы не знаете, имеет ли определенная информация закрытый характер, спросите об этом у руководства. Не забывайте и о том, что размер вашей зарплаты также относится к сведениям, не подлежащим разглашению; так к этому и относитесь.
Посещения родственников
Несмотря на то что вашей жене (мужу) и детям может быть очень интересно посмотреть, где вы работаете, удовлетворение их любопытства не ускорит вашего продвижения по службе. Если вы, тем не менее, решите показать им свое рабочее место, сделайте это в выходные дни, когда никого из сотрудников на работе не будет.